TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ Phân hệ tra cứu OPAC phục vụ cho đối tượng bạn đọc truy cập vào tìm kiếm tài liệu đáp ứng nhu cầu học tập nghiên cứu của bạn đọc. Phân hệ OPAC cung cấp khả năng tìm kiếm mạnh, cho phép người dùng tìm kiếm theo nhiều tiêu chí khác nhau, tìm kiếm one search, tìm kiếm nhanh, tìm kiếm đơn giản, tìm kiếm nâng cao, tìm liên thư viện
Chỉ cần có tinh thần sáng tạo, tìm tòi mới,học tập mới, ủng hộ mới, thực mới, việc làm HỒ CHÍ MINH TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư viện điện tử MỤC LỤC Trang PHẦN I DÀNH CHO BẠN ĐỌC I GIỚI THIỆU II TÌM KIẾM TÀI LIỆU III ĐĂNG KÝ MƯỢN 13 IV GIA HẠN MƯỢN 14 V XEM THÔNG TIN CÁ NHÂN 16 VI ĐỔI MẬT KHẨU 16 PHẦN II DÀNH CHO CÁN BỘ NGHIỆP VỤ 18 I GIỚI THIỆU 18 II PHÂN HỆ BỔ SUNG 18 Đơn đặt ấn phẩm 19 Đơn nhận ấn phẩm 27 III PHÂN HỆ BIÊN MỤC MARC21 34 Tạo biểu ghi biên mục 34 Quản lý biểu ghi biên mục 37 Quản lý sưu tập 40 IV PHÂN HỆ QUẢN LÝ KHO 43 Cấp lưu trữ 43 Hệ thống lưu trữ 44 Xếp giá 47 Đánh lại số ĐKCB 47 Luân chuyển tài liệu 49 Tài liệu khỏi kho 51 Kiểm kê 53 Thanh lý 57 Xử lý 59 V PHÂN HỆ LƯU THÔNG 61 Quản lý bạn đọc 61 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư viện điện tử Mượn trả tài liệu 67 Quản lý gia hạn 70 Quản lý đăng ký mượn 71 Bạn đọc trả tài liệu 71 Quản lý phạt 72 Tra cứu mượn trả 76 Chính sách lưu thông 78 VI PHÂN HỆ BIÊN MỤC TÀI LIỆU SỐ 81 Tạo biểu ghi 81 Quản lý biểu ghi 83 Đồng từ ilib 84 Quản lý sưu tập 85 Chính sách lưu thơng tài liệu số 87 VII PHÂN HỆ QUẢN LÝ DOWNLOAD TÀI LIỆU SỐ 88 Danh mục loại thành viên 89 Danh mục loại phí download 90 Quản lý thành viên 90 Quản lý thu phí 91 Thống kê Download 91 VIII PHÂN HỆ BÁO – TẠP CHÍ 92 IX PHÂN HỆ BÁO CÁO 96 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư viện điện tử PHẦN I DÀNH CHO BẠN ĐỌC I GIỚI THIỆU Phân hệ tra cứu OPAC phục vụ cho đối tượng bạn đọc truy cập vào tìm kiếm tài liệu đáp ứng nhu cầu học tập nghiên cứu bạn đọc Phân hệ OPAC cung cấp khả tìm kiếm mạnh, cho phép người dùng tìm kiếm theo nhiều tiêu chí khác nhau, tìm kiếm one search, tìm kiếm nhanh, tìm kiếm đơn giản, tìm kiếm nâng cao, tìm liên thư viện,… Bạn đọc đăng ký thành viên trực tiếp thông qua trang OPAC để quyền tra cứu xem tài liệu toàn văn thư viện Trên trang chủ OPAC thư viện cung cấp dịch vụ trực tuyến: trợ giúp, xem thông tin người dùng, thông báo sách mới, đăng ký mượn xin gia hạn qua mạng Màn hình trang OPAC II TÌM KIẾM TÀI LIỆU Hỗ trợ cho bạn đọc tra cứu tài liệu thư viện thơng qua tiêu chí tìm kiếm như: Tìm kiếm nhanh Tìm kiếm Tìm kiếm nâng cao Tìm kiếm liên thư viện Tìm kiếm nhanh Thực tìm kiếm Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư viện điện tử B1 Từ hình trang chủ OPAC, bạn đọc nhấn chọn menu Tra cứu tài liệu, hiển thị hình tra cứu default với Tab tìm nhanh: Màn hình Tìm nhanh B2 Nhập từ khóa cần tìm kiếm vào Tìm tài liệu sau nhấn phím Enter nhấn chọn nút Tìm kiếm để thực tìm kiếm, hình hiển thị kết tìm kiếm trang OPAC Màn hình hiển thị kết tìm kiếm Xem danh sách kết tìm kiếm Bạn đọc xếp danh sách kết nhan đề tài liệu, theo năm xuất cách nhấn chọn vào ô Sắp xếp để chọn Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư viện điện tử Màn hình chọn xếp kết tìm kiếm Bạn đọc muốn xuất biểu ghi file excel, file marc21, …., bạn đọc tiến hành tích chọn biểu ghi cần xuất chọn kiểu xuất Màn hình xuất kết tìm kiếm Muốn xem danh sách kết tìm kiếm trang bạn đọc nhấn chọn vào số thứ tự trang Màn hình xem kết trang Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư viện điện tử Xem chi tiết kết tìm kiếm Tại hình hiển thị kết tìm kiếm, bạn đọc nhấn vào nhan đề tài liệu nhấn chọn nút Chi tiết để xem thơng tin chi tiết tài liệu Màn hình hiển thị thơng tin chi tiết tài liệu Tại hình xem thơng tin chi tiết tài liệu, bạn đọc chọn chế độ xem theo ISBD, theo MARC21, theo Doublin Core, … cách nhấn chọn vào Chế độ xem Màn hình hiển thị thơng tin chi tiết theo chế độ xem Doublin Core Bạn đọc đưa tài liệu q trình tìm kiếm vào sưu tập bạn đọc thiết lập nhằm giúp cho bạn đọc xem lại tài liệu cần Tại hình xem chi tiết, bạn đọc nhấn chọn Chọn BST để đưa tài liệu vào sưu tập tạo phần thông tin cá nhân Đối với biểu ghi có file tài liệu số có biểu tượng , bạn đọc bấm chọn vào biểu tượng xuất danh sách file tài liệu số kèm biểu ghi Tại Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư viện điện tử hình bạn đọc xem số trang giới hạn, để đọc download file bạn đọc cần cần cấp quyền (Tùy theo sách thư viện cấp quyền đọc download tương ứng với nhóm bạn đọc khác nhau) Màn hình danh sách file tài liệu số Để xem thông tin tình trạng số ĐKCB tài liệu bạn đọc nhấn chọn Tab Vị trí tài liệu Màn hình hiển thị thơng tin ĐKCB Để xem thơng tin tài liệu liên quan đến tài liệu xem, bạn đọc bấm chọn Tab Liên kết Màn hình hiển thị thông tin tài liệu liên quan Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư viện điện tử Để xem thơng tin bình luận bạn đọc khác tài liệu, bạn đọc bấm chọn Tab Bình luận Màn hình hiển thị bình luận liên quan tài liệu Chú ý: Bạn đọc muốn đánh giá, bình luận cho tài liệu phải đăng nhập vào tài khoản, sau tiến hành đánh giá, viết bình luận cho tài liệu nhấn chọn nút Gửi bình luận Bình luận cán thư viện xem xét, phê duyệt trước cho hiển thị trang tra cứu Để tìm kiếm thêm thơng tin tài liệu trang tra cứu khác bấm chọn Tab Tìm kiếm thêm (các trang tra cứu phải liên kết với đơn vị tích hợp tra cứu bạn đọc thực tìm kiếm được) Màn hình tìm kiếm thêm trang tra cứu khác Tìm đơn giản Bạn đọc nhấn chọn Tab Cơ bản, hiển thị hình tìm kiếm với tiêu chí tìm có sẵn Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư viện điện tử Màn hình tìm kiếm Nhập từ khóa cần tìm kiếm theo: nhan đề tài liệu theo tác giả, năm xuất bản, từ khóa,…sau nhấn nút Tìm kiếm Chú ý: Trong q trình thực tìm kiếm, bạn đọc có thể: - Chọn tìm theo Loại tài nguyên Loại tài liệu để thu hẹp kết tìm kiếm lại - Để tìm xác từ khóa, bạn đọc tích chọn vào tương ứng với nhãn trường chứa thơng tin cần tìm kiếm - Để tìm kiếm khơng dấu bạn đọc tích chọn vào Tìm khơng dấu Màn hình giới hạn kết tìm kiếm Tại hình danh sách kết tìm kiếm, bạn đọc tiến hành xếp kết tìm kiếm, xuất danh sách kết tìm kiếm, xem thơng tin chi tiết tài liệu (xem chi tiết phần Tìm kiếm nhanh) 10 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư viện điện tử Màn hình nhập tài liệu số B4 Nhấn chọn Dữ liệu số để nhập file tài liệu số, file ảnh bìa cho tài liệu B5 Nhấn Tải ảnh bìa để nhập bìa cho tài liệu B6 Nhấn tải liệu để nhập file liệu toàn văn B7 Nhấn tải file flash để nhập file liệu toàn văn dạng file flash Màn hình tải file liệu số B8 Chọn file tài liệu cần đưa vào nhóm quyền bảo mật: tích chọn vào tên file sau nhấn chọn Cấu hình bảo mật B9 Tích chọn vào loại tài liệu tương ứng với cấp bảo mật cho tài liệu sau nhấn Cập nhật Màn hình chọn cấp bảo mật cho file tài liệu số B10 Trở hình trước nhấn Ghi lại nhấn Tạo Index để hồn thành việc nhập biểu ghi 82 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư viện điện tử Lưu ý: Tại hình biểu ghi người dùng chọn Bộ sưu tập để đưa tài liệu nhập vào sưu tập Quản lý biểu ghi Tìm kiếm biểu ghi B1 Tại phân hệ Biên mục tài liệu số nhấn chọn Quản lý biểu ghi B2 Nhấn chọn tra cứu tài liệu B3 Nhập thông tin tài liệu muốn tìm kiếm: nhan đề, tác giả, từ khóa,… B4 Nhấn Tìm kiếm Màn hình tìm kiếm tài liệu số Xem chi tiết biểu ghi B1 Tại hình kết tìm kiếm người dùng xem chi tiết biểu ghi tài liệu số B2 Nhấn chọn vào nhan đề tài liệu nhấn biểu tượng để xem chi tiết B3 Hiển thị hình chi tiết biểu ghi biên mục tài liệu số B4 Tại hình chi tiết biểu ghi người dùng có thể: Chỉnh sửa thơng tin biểu ghi Xóa biểu ghi Liên kết biểu ghi Nhập liệu số cho biểu ghi Đưa tài liệu vào sưu tập Sao chép biểu ghi Xem chi tiết file tài liệu số 83 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư viện điện tử Màn hình xem chi tiết tài liệu số Đồng từ ilib Mục đích: tính đồng từ ilib nhằm chuyển biểu ghi từ phần mềm quản lý tài liệu điện tử sang phần mềm quản lý tài liệu số Khi người dùng việc tìm kiếm mở biểu ghi đính kèm file tài liệu số vào cho biểu ghi Thao tác thực hiện: B1 Tại hình phân hệ Biên mục tài liệu số nhấn chọn chức Đồng từ ilib B2 Tìm kiếm tài liệu từ ilib theo tiêu chí có form tìm: nhan đề, tác giả, số ĐKCB,… Màn hình tìm kiếm tài liệu từ ilib 84 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư viện điện tử B3 Nhấn tìm kiếm B4 Tích chọn vào biểu ghi B5 Nhấn nút Đồng ilib Màn hình đồng liệu thư mục vào liệu số B6 Sau đồng xong người dùng vào tính quản lý biểu ghi để tìm kiếm tài liệu đồng từ ilib sau việc đính kèm file tài liệu toàn văn vào biểu ghi Quản lý sưu tập Mục đích: tạo sưu tập tài liệu theo chủ đề theo nhóm tài liệu tùy theo nhu cầu thực tiễn đơn vị thư viện Thao tác thực hiện: Tạo sưu tập B1 Tại phân hệ biên mục tài liệu số nhấn chọn chức quản lý sưu tập B2 Nhấn chọn Tạo B3 Nhập tên sưu tập, số thứ tự, mô tả, thuộc nhóm (nếu sưu tập tạo thuộc cấp phụ thuộc nhóm trước đó) B4 Nhấn Lưu lại 85 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư viện điện tử Màn hình tạo sưu tập Tại hình quản lý sưu tập, người dùng cập nhật xóa sưu tập cách nhấn chọn vào sưu tập sau nhấn biểu tượng nút cập nhật nút xóa Màn hình cập nhật xóa thơng tin sưu tập Tìm kiếm tài liệu đưa vào sưu tập B1 Tại sưu tập tạo nhấn chọn tìm kiếm ấn phẩm B2 Nhập tên tài liệu cần tìm kiếm sau nhấn Tìm kiếm B3 Tích chọn vào tài liệu B4 Nhấn Cho vào sưu tập 86 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư viện điện tử Màn hình tìm kiếm chọn vào sưu tập Loại ấn phẩm khỏi sưu tập B1 Chọn sưu tập B2 Tích chọn vào tài liệu cần loại khỏi sưu tập B3 Nhấn Loại nhấn biểu tượng xóa khỏi sưu tập Màn hình loại tài liệu khỏi sưu tập Chính sách lưu thơng tài liệu số Mục đích: để thiết lập chi tiết sách bảo mật cho loại bạn đọc khác nhau, tùy theo nhu cầu thực tiễn đơn vị Với loại bạn đọc quyền truy cập vào xem tài liệu số hóa quyền download tài liệu, xem với số lượng trang theo quy định,… Thao tác thực hiện: B1 Tại phân hệ quản lý tài liệu số nhấn chọn tính Chính sách lưu thơng B2 Chọn loại bạn đọc 87 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư viện điện tử B3 Nhập chi tiết sách lưu thơng cho cấp bảo mật khác B4 Nhấn biểu tượng lưu lại Màn hình thiết lập sách lưu thơng tài liệu số VII PHÂN HỆ QUẢN LÝ DOWNLOAD TÀI LIỆU SỐ Mục đích: Phân hệ quản lý Download tài liệu nhằm phục vụ cho cán thư viện quản lý tài khoản mà bạn đọc đăng ký thành viên trang OPAC Quản lý xét duyệt cho bạn đọc quyền đăng nhập để download xem tài liệu số trang OPAC Quản lý việc thu phí download tài liệu bạn đọc nộp vào thư viện Chức phân hệ Danh mục loại thành viên Danh mục loại phí download Quản lý thành viên Quản lý phí Thống kê Download 88 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư viện điện tử Màn hình quản lý Download tài liệu Thao tác thực Danh mục loại thành viên Chức danh mục loại thành viên chức tham số, nhằm mục đích tạo tham số cho tài khoản đăng ký truy cập vào tra cứu tài liệu số thư viện Các mã số tham số cố định quy định tương ứng với nhóm danh mục tài khoản 01 – Tài khoản thư viện cấp 02 – Tài khoản đăng ký thành viên từ trang OPAC 03 – Tài khoản truy cập từ Facebook, twitter,… Màn hình tham số loại tài khoản Lưu ý: Danh mục cấu hình cố định hệ thống, người sử dụng khơng thay đổi xóa tham số danh mục 89 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư viện điện tử Danh mục loại phí download Loại phí download tài liệu danh mục tham số phục vụ cho cán thư viện thiết lập sách thu phí download sử dụng tài liệu số thư viện Loại phí download bao gồm phí download tài liệu phí xem tài liệu trực tiếp Khi thiết lập thu phí cho loại tham số chương trình tính phí lượt download xem tài liệu tương ứng với giá trị tiền khai báo cột chi phí Màn hình danh mục Loại phí download/xem tài liệu số Quản lý thành viên Chức Quản lý thành viên dùng để xét duyệt đăng ký tài khoản mà bạn đọc đăng ký thành viên trang OPAC thư viện B1 Nhấn vào chức Quản lý thành viên B2 Tra cứu thành viên đăng ký B3 Nhấn chọn nút Duyệt đăng ký, chương trình gửi thơng báo qua email cho chủ tài khoản biết việc chấp nhận từ chối đăng ký bạn đọc Màn hình duyệt đăng ký thành viên 90 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư viện điện tử Quản lý thu phí Chức quản lý thu phí dùng để quản lý quỹ tài khoản download tài liệu số bạn đọc nộp vào thư viện Tại chức cán thư viện tìm kiếm lại tài khoản bạn đọc để cập nhật thêm tiền vào tài khoản cho bạn đọc bạn đọc đến thư viện để nộp thêm vào tài khoản B1 Nhấn chọn Quản lý phí B2 Tìm kiếm tên đăng nhập B3 Nhập số tiền bạn đọc nộp thêm vào tài khoản B4 Nhấn Cập nhật Màn hình quản lý thu phí download tài liệu số Thống kê Download Chức thống kê download tài liệu dùng để thống kê trình download xem tài liệu số bạn đọc trang OPAC thư viện Người dùng tra cứu thống kê lượt download tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau: thời gian download từ ngày…tới ngày…, theo tên tài liệu, theo tài khoản truy cập,… B1 Nhấn chọn chức thống kê Download B2 Tìm kiếm lượt download tài liệu có form tìm: theo tài khoản, theo tên tài liệu, theo thời gian download từ ngày…tới ngày… B3 Tích chọn vào kết tìm kiếm sau nhấn Xuất liệu để xem báo cáo 91 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư viện điện tử VIII PHÂN HỆ BÁO – TẠP CHÍ Mục đích: dùng đề quản lý nhận trực tiếp số báo-tạp chí thư viện Tạo đơn đặt báo tạp chí: B1 Tại hình giao diện nhấn chọn chức Báo-Tạp chí B2 Chọn tính Nhận báo, tạp chí B3 Nhấn Tạo Màn hình tạo đơn đặt báo, tạp chí B4 Nhập thơng tin đơn đặt: Tên đơn đặt, ngày đặt từ…đến…, chọn nhà cung cấp,… B5 Nhấn Ghi lại Màn hình nhập thơng tin đơn đặt Báo tạp chí B6 Nhấn Tra trùng để tìm kiếm lấy lại tên Báo, tạp chí có 92 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư viện điện tử B7 Nhập điều kiện tìm kiếm form tìm: Chọn loại tài liệu, nhan đề tên báo tạp chí,…sau nhấn Tìm kiếm Màn hình tra trùng tìm kiếm tên báo tạp chí B7 Nhấn chọn tiên báo tạp chí tìm kiếm sau nhấn Đọc lại Màn hình chọn tên báo tạp chí vừa tìm kiếm B8 Tại biểu ghi vừa tìm kiếm nhấn chọn biểu tượng thông tin đặt số báo 93 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư viện điện tử Màn hình chọn thông tin đặt B9 Nhập thông tin cho số báo đặt: giá tiền, số lượng, định kỳ báo sau nhấn Ghi lại Màn hình nhập thơng tin cho số báo đặt B10 Nhấn Tạo số báo: nhập số báo thực nhận, số lượng nhận sau nhấn Lưu lại Màn hình nhập chi tiết số báo nhận B11 Nhấn Quay lại sau nhấn Đọc lại 94 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư viện điện tử Màn hình chi tiết số báo nhận Tìm kiếm đơn nhận báo tạp chí: B1 Tại hình Báo tạp chí nhấn chọn chức Nhận báo tạp chí B2 Nhập điều kiện cần tìm kiếm đơn: tên đơn, ngày nhận, trạng thái,… B3 Nhấn Tìm kiếm Màn hình tìm kiếm đơn nhận báo tạp chí B4 Nhấn chọn biểu tượng Cập nhật đơn để xem thông tin chi tiết đơn nhận báo tạp chí cập nhật thêm số báo tạp chí nhận vào đơn 95 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư viện điện tử IX PHÂN HỆ BÁO CÁO Mục đích: Để in danh sách báo cáo có phân hệ phần mềm Ngoài việc in trực tiếp phân hệ in phân hệ Báo cáo Thao tác thực hiện: B1 Tại hình nhấn chọn phân hệ Báo cáo B2 Chọn phân hệ báo cáo cần in Màn hình phân hệ in Báo cáo B3 Chọn tên báo cáo B4 Nhập điều kiện cần in báo cáo: ngày từ…đến…, chọn kho đơn vị,… sau nhấn Xem báo cáo Màn hình in báo cáo Để in báo cáo khác thực tương tự 96 ... nhân 16 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư viện điện tử B4 Nhấn chọn Đổi mật B5 Nhập thông tin mật B6 Nhấn chọn Cập nhật Màn hình đổi mật bạn đọc 17 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư viện điện tử PHẦN... Thêm tài liệu lấy từ đơn đặt thêm tài liệu trực tiếp không qua đơn đặt Thêm tài liệu từ đơn đặt: B1 Nhấn chọn Thêm từ đơn đặt 27 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư viện điện tử Màn hình thêm tài liệu. .. tiết tài liệu (xem chi tiết phần Tìm kiếm nhanh) 10 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư viện điện tử Chú ý: Để xem thông tin liên quan đến tài liệu cần tìm kiếm, bạn đọc xem phần Kết tìm kiếm Tại phần