tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm bảng tính điện tử openoffice.org calc

Bạn có thể chọn một trong các cách sau:- Vào menu File\New\Spreadsheet; hoặc - Nhấn chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ.. Nhấn giữ biểu tượng New hoặc nhấn chuột vào mũi tên bên

Trang 1

MỤC LỤC

GIỚI THIỆU 4

CHƯƠNG 01: LÀM QUEN VỚI CALC 6

1 Cách khởi động Calc 6

2 Màn hình làm việc của Calc 7

3 Tạo một bảng tính mới 8

4 Lưu bảng tính lên đĩa 9

5 Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa 11

6 Đóng bảng tính và thoát khỏi Calc 12

CHƯƠNG 02: CÁC THAO TÁC VỚI TRANG TÍNH 14

1 Thêm và xoá các trang tính 14

2 Đổi tên trang tính 16

3 Sao chép/Di chuyển một trang tính 16

4 Ẩn và hiện lại một trang tính 17

5 Bảo vệ trang tính 18

6 Chọn nhiều trang tính 20

CHƯƠNG 03: XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH 21

1 Các kiểu dữ liệu 21

1.1 Dạng chuỗi (Text) 21

1.2 Dạng số (Number) 22

1.3 Dạng công thức (Formulas) 22

1.4 Dạng ngày (Date), giờ (Time) 22

2 Các toán tử trong công thức 23

2.1 Toán tử số 23

2.2 Toán tử chuỗi 23

2.3 Toán tử so sánh 23

3 Nhập dữ liệu 24

3.1 Dữ liệu bất kỳ 24

3.2 Dữ liệu trong các ô tuân theo quy luật 24

3.3 Dữ liệu kiểu công thức 27

3.4 Công thức mảng 29

4 Sửa, xóa dữ liệu 30

Trang 2

5.1 Chọn ô 30

5.2 Di chuyển giữa các ô 32

5.3 Cắt, sao chép và dán ô 34

6 Xử lý ô, hàng và cột trong bảng tính 35

6.1 Điều chỉnh kích cỡ hàng và cột 35

6.2 Chèn ô, hàng và cột 37

6.3 Xóa ô, hàng và cột 38

6.4 Chuyển hàng thành cột và ngược lại 39

6.5 Ẩn/hiện hàng, cột 41

6.6 Cố định và bỏ cố định các hàng, cột 41

7 Định dạng dữ liệu 42

7.1 Định dạng ký tự 42

7.2 Định dạng số 44

7.3 Canh biên (dóng hàng) 44

7.4 Kẻ khung 46

7.5 Tô màu nền 47

7.6 Định dạng tự động 48

8 Đặt tên cho ô hoặc miền 48

8.1 Đặt tên cho ô hoặc miền bằng tay 49

8.2 Đặt tên theo tiêu đề của cột hay hàng (tự động) 50

8.3 Dán tên vào công thức 50

8.4 Về nhanh một ô hoặc miền đã được đặt tên 51

8.5 Xóa tên ô hoặc miền 51

9 Ghi chú cho ô 51

10 Bảo vệ ô hoặc miền 52

11 Theo dõi sự thay đổi của dữ liệu 53

CHƯƠNG 04: HÀM TRONG CALC 56

1 Quy tắc chung 56

2 Xây dựng công thức 57

3 Các hàm trong Calc 59

3.1 Hàm ngày tháng 59

3.2 Hàm ký tự 64

3.3 Hàm toán học 68

Trang 3

3.4 Hàm logic 72

3.5 Hàm thống kê 73

3.6 Hàm tìm kiếm và tham chiếu 74

CHƯƠNG 05: ĐỒ THỊ 79

1 Tạo đồ thị mới 79

2 Chỉnh sửa đồ thị 83

2.1 Thay đổi vị trí đồ thị 83

2.2 Thay đổi kích thước đồ thị 84

2.3 Thay đổi loại đồ thị 84

2.4 Thay đổi miền dữ liệu đầu vào cho đồ thị 84

2.5 Chỉnh sửa các đối tượng 85

2.6 Bổ sung/bỏ đường kẻ lưới 85

CHƯƠNG 06: QUẢN TRỊ DỮ LIỆU 86

1 Khái niệm về cơ sở dữ liệu 86

2 Sắp xếp dữ liệu 87

3 Lọc dữ liệu 88

3.1 Các yếu tố cơ bản 88

3.2 Lọc tự động (AutoFilter) 89

3.3 Lọc nâng cao (Advanced Filter) 90

4 Tổng kết theo nhóm 91

4.1 Tổng kết theo một loại nhóm (Subtotals): 91

4.2 Tổng kết theo nhiều loại nhóm 93

CHƯƠNG 07: TRÌNH BÀY TRANG VÀ IN 96

1 Chọn cỡ giấy, hướng in, đặt lề 96

2 Tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang 98

3 Lặp lại tiêu đề của bảng tính khi sang trang 100

4 In 101

BÀI TẬP 103

PHỤ LỤC: NHỮNG KHÁC NHAU CƠ BẢN GIỮA CALC VÀ EXCEL 117

MỘT SỐ CÂU HỎI THƯỜNG GẶP 123

Trang 4

GIỚI THIỆU

OpenOffice.org là bộ phần mềm ứng dụng văn phòng nguồn mởđược phát triển bởi Sun Microsystems và cộng đồng nguồn mở, cócác tính năng tương tự như Microsoft Office OpenOffice.org có thểchạy trên nhiều hệ điều hành, hỗ trợ đa ngôn ngữ (trong đó có cảphiên bản tiếng Việt), thường xuyên được cập nhật và nâng cấp

Phiên bản OpenOffice.org 3.0 kế thừa toàn bộ những tính năng ưu việtcủa những phiên bản trước, đồng thời cải tiến giao diện và biểu tượngđẹp hơn, trực quan và sinh động hơn, ngoài ra còn thêm nhiều tính năngmới như: hỗ trợ Web 2.0, hỗ trợ định dạng của Microsoft Office 2007, bổsung màn hình Welcome to OpenOffice.org và nhiều tính năng khác.Năm 2008, Bộ Khoa học và Công nghệ đã biên soạn bộ sách hướng dẫn

sử dụng và đĩa chương trình OpenOffice.org 2.4 cung cấp cho các Bộ,ngành, địa phương, các tổ chức và doanh nghiệp làm cẩm nang tra cứu.Năm 2009, với bộ sách OpenOffice.org 3.0, chúng tôi hy vọngphần mềm này sẽ trở nên gần gũi, thân thiện hơn với người sử dụng.Các tính năng được nâng cấp của OpenOffice.org 3.0 sẽ đáp ứng tốthơn nhu cầu

sử dụng của đông đảo người dùng

Giống như phiên bản 2.4, bộ sách OpenOffice.org 3.0 cũng bao gồm 04quyển tài liệu và đĩa chứa các chương trình phần mềm:

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Soạn thảo văn bản

Trang 6

Trong tài liệu này, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng phần mềmBảng tính điện tử OpenOffice.org Calc OpenOffice.org Calc cótính năng tương tự về mặt giao diện và cách sử dụng như MicrosoftOffice Excel, dễ học và dễ sử dụng OpenOffice.org Calc ngày càngđược ưa chuộng và sử dụng rộng rãi bởi tính hiệu quả cao trong côngviệc.

Lần đầu làm quen với OpenOffice.org Calc, cách học nhanh nhất là đọchết tài liệu, sau đó tiến hành thực hành ngay trên máy tính khi kết thúcmỗi chương, nếu có vấn đề khúc mắc bạn tra cứu lại tài liệu để hiểu rõràng hơn Đối với người dùng đã có kinh nghiệm sử dụng phầnmềm Microsoft Office Excel, tài liệu này có giá trị để tra cứu trong quátrình

sử dụng

Nội dung cuốn sách bao gồm:

 Chương 01: Làm quen với Calc

 Chương 02: Các thao tác với trang tính

 Chương 03: Xử lý dữ liệu trong bảng tính

 Chương 04: Hàm trong Calc

 Chương 05: Đồ thị

 Chương 06: Quản trị dữ liệu

 Chương 07: Trình bày trang và in

 Bài tập thực hành

 Phụ lục: Những khác nhau cơ bản giữa Calc và Excel

 Một số câu hỏi thường gặp

Trang 7

CHƯƠNG 01: LÀM QUEN VỚI CALCSau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:

 Cách khởi động Calc

 Màn hình làm việc của Calc

 Tạo một bảng tính mới

 Lưu bảng tính lên đĩa

 Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa

 Đóng bảng tính và thoát khỏi Calc

1 Cách khởi động Calc

Có rất nhiều cách có thể khởi động được phần mềm Calc Tuỳ vào mụcđích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong cáccách sau đây để khởi động:

- Cách 1: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org 3.0\OpenOffice.org Calc.

- Cách 2: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org 3.0\OpenOffice.org, xuất hiện màn hình Welcome to OpenOffice.org Tại màn hình này, nhấn chuột vào biểu tượng Spreadsheet.

- Cách 3: Bấm đúp chuột lên biểu tượng của Calc nếu như nhìn thấy

nó bất kỳ ở chỗ nào trên màn hình Desktop,…

- Cách 4: Nếu muốn mở nhanh một bảng tính gần đây nhất trên máy tính đang làm việc, có thể chọn Start\Documents, chọn tên bảng tính

(Calc) cần mở Khi đó Calc sẽ khởi động và mở ngay bảng tính vừachỉ định

Trang 8

2 Màn hình làm việc của Calc

Sau khi khởi động, màn hình làm việc của Calc có dạng như sau:

Hình 1 Màn hình chính của OpenOffice.org Calc

- Thanh tiêu đề (Title Bar): Nằm trên cùng của màn hình hiển thị tên

của bảng tính hiện thời Nếu bảng tính mới được tạo thì tên của nó sẽ

là Untitled X, với X là một con số

- Thanh trình đơn (Menu Bar): Chứa các lệnh để gọi tới các

chức năng của Calc trong khi làm việc Bạn phải dùng chuột để

mở các mục chọn này, đôi khi cũng có thể sử dụng tổ hợp phímtắt để gọi nhanh tới các mục chọn

- Thanh công cụ chuẩn và thanh công cụ định dạng (Standard Toolbar, Formatting Toolbar): Cung cấp các biểu tượng

chức năng, giúp việc thực hiện các lệnh cơ bản, quản lý và xử lýtrang tính nhanh hơn

Trang 9

- Thanh công thức (Formular Bar): Bên trái của thanh công thức là

một ô nhập liệu nhỏ gọi là ô Tên, bao gồm một chữ cái và một số, vídụ: D7 Đây là chữ cái tên cột và số dòng của ô hiện thời Bên phảicủa ô Tên là các biểu tượng chức năng của hàm Nội dung của ô hiệnthời (dữ liệu, công thức hoặc hàm) được hiển thị trong ô còn lại củathanh công thức Bạn có thể sửa nội dung của ô hiện thời tạiđây, hoặc sửa tại chính ô hiện thời đó

- Thanh thẻ tên trang tính (Sheet Bar): Hiển thị tên của các

trang tính

- Thanh trạng thái (Status Bar): Nằm cuối cửa sổ, hiển thị vị trí trang

tính hiện thời trên tổng số trang tính, độ thu phóng của trangtính, trạng thái phím Insert,…

- Cột (Column): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều dọc được

đánh thứ tự bằng chữ cái (từ trái sang phải bắt đầu từ A, B, C, , đếnAMH, AMI, AMJ, tổng số có 1024 cột) Ngoài cùng bên trái là nútchọn (đánh dấu khối) toàn bộ trang tính

- Hàng (Row): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều ngang

được đánh thứ tự bằng số từ 1 đến 65536

- Ô (Cell): Là giao của một cột và một hàng Địa chỉ của ô được xác

định bằng cột trước, hàng sau, ví dụ C4, A23

- Ô hiện thời (Active Cell): Là ô có khung viền chung quanh với một

chấm vuông nhỏ ở góc dưới (Mốc điền) hay còn gọi là Con trỏ ô (saunày gọi là con trỏ) Tọa độ của ô này được hiển thị trên thanh côngthức

3 Tạo một bảng tính mới

Làm việc với Calc là làm việc trên các bảng tính Bạn có thể mở một bảng tính mới cho dù tại thời điểm đó đang sử dụng một chương trình

Trang 10

khác trong bộ OpenOffice.org, ví dụ, mở bảng tính từ chương trìnhWriter hoặc Draw Bạn có thể chọn một trong các cách sau:

- Vào menu File\New\Spreadsheet;

hoặc

- Nhấn chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ Nhấn giữ biểu tượng New hoặc nhấn chuột vào mũi tên bên phải biểu tượng New để mở menu con, từ đó chọn Spreadsheet;

hoặc

- Nếu bạn đã mở một bảng tính, có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl+N để

mở một bảng tính mới

4 Lưu bảng tính lên đĩa

Thư mục mặc định để lưu các bảng tính là thư mục My Documents trên

đĩa cứng Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi lại thông số này khi làm việcvới Calc

Để lưu bảng tính đang làm việc lên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau:

- Vào menu File\Save;

hoặc

- Nhấn chuột vào biểu tượng Save trên thanh công cụ Biểu tượng

này sẽ có màu xanh đen và không chọn được nếu như tệp đã được lưu

và không có bất cứ sự thay đổi nào mới;

hoặc

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S.

Nếu trước đó bảng tính chưa được lưu, khi đó với bất cứ cách nào nêu

trên sẽ mở ra hộp hội thoại Save As Trong hộp hội thoại này bạn có thể

đặt tên cho bảng tính và xác định vị trí lưu bảng tính

Trang 11

Hình 2 Hộp hội thoại Save As

- Chọn vị trí lưu bảng tính mới

- Đặt tên bảng tính tại ô File name.

- Chọn phần mở rộng của tệp tại ô Save as type Mặc định phần mở rộng là ODF Spreadsheet (.ods), tuy nhiên bạn có thể chọn lưu tệp

dưới dạng xls, xml,…

- Nhấn nút <<Save>> để kết thúc việc lưu bảng tính lên đĩa.

Nếu bảng tính đã được lưu trước đó, thao tác lưu sẽ ghi đè lên bảng tính

đã tồn tại mà không mở hộp hội thoại Save As Nếu bạn muốn lưu bảng tính với tên khác, khi đó vào menu File\Save As.

Bạn nên thực hiện thao tác lưu thường xuyên trong khi soạn tài liệu để tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố như mất điện, máy tính hỏng…

Trang 12

5 Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa

Calc cho phép bạn không chỉ mở được những bảng tính được tạo ra bằngchương trình này, mà còn mở được cả những bảng tính được tạo ra bằngchương trình MS Excel (tệp xls, thậm chí là xlsx)

Để mở một bảng tính đã có trên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau:

- Vào menu File\Open;

Trang 13

Hình 3 Hộp hội thoại Open

Tìm đến thư mục chứa bảng tính cần mở trên đĩa, chọn tệp tài liệu Nhấn

nút <<Open>> trên hộp hội thoại, tệp tài liệu được chọn sẽ mở ra trên

màn hình Calc

Bạn có thể mở một bảng tính đã làm việc trước đó trong menu

File\Recent Documents Tại đây hiển thị danh sách 10 tệp đã được mở

bởi bất cứ chương trình nào trong bộ OpenOffice.org.

6 Đóng bảng tính và thoát khỏi Calc

Khi không muốn làm việc với Calc nữa, thực hiện theo một trong các cách sau:

- Vào menu File\Exit;

hoặc

Trang 14

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Q.

Trang 15

CHƯƠNG 02: CÁC THAO TÁC VỚI TRANG TÍNH

Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:

 Thêm và xoá các trang tính

 Đổi tên trang tính

 Sao chép/Di chuyển một trang tính

 Ẩn và hiện lại một trang tính

 Bảo vệ trang tính

 Chọn nhiều trang tính

1 Thêm và xoá các trang tính

Theo mặc định, mỗi một bảng tính mới chứa ba trang tính trống.Nếu không cần tất cả ba trang tính, bạn có thể dễ dàng xoá bỏ nhữngtrang tính không cần thiết Nếu muốn có thêm trang tính, bạn có thểchèn các trang tính tuỳ theo nhu cầu Cách thực hiện như sau:

- Thêm trang tính:

+ Vào menu Insert\Sheet, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ tên trang tính và chọn Insert Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:

Trang 16

Hình 4 Hộp hội thoại Insert Sheet

+ Chọn vị trí xuất hiện của trang tính mới tại phần Position:

o Before current sheet: Xuất hiện trước trang tính hiện thời.

o After current sheet: Xuất hiện sau trang tính hiện thời + Chọn số lượng trang tính cần thêm mới tại ô No of sheets.

+ Đặt tên cho trang tính mới tại ô Name.

+ Nhấn nút <<OK>> để thêm trang tính mới.

Trang 17

2 Đổi tên trang tính

Ngầm định các trang tính được đặt tên lần lượt là Sheet1, Sheet2

và Sheet3 Tuy nhiên bạn có thể đổi tên các trang để dễ nhận biết nộidung của từng trang tính Cách thực hiện như sau:

- Vào menu Format\Sheet\Rename, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ tên trang tính, chọn Rename Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 5 Hộp hội thoại Rename Sheet

- Nhập tên mới cho trang tính tại ô Name.

- Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận tên mới của trang tính.

3 Sao chép/Di chuyển một trang tính

Bạn có thể sao chép một trang tính để tạo ra trang tính mới, đồng thời cóthể thay đổi vị trí của các trang tính để tiện lợi cho việc quản lý Cáchthực hiện như sau:

- Trên thanh thẻ tên trang tính, nhấn chuột phải vào tên trang tính cần

sao chép hoặc di chuyển, chọn Move/Copy Sheet, xuất hiện hộp hội

thoại:

Trang 18

Hình 6 Hộp hội thoại Move/Copy Sheet

- Tích chọn ô Copy nếu bạn muốn sao chép trang tính.

- Chọn vị trí mới cho trang tính tại phần Insert before (Trang tính sẽ

được di chuyển ra trước trang tính được chọn trong danh sách này,hoặc sẽ được di chuyển xuống cuối cùng của bảng tính nếu bạn chọn

move to end position)

- Nhấn nút <<OK>> để sao chép hoặc di chuyển trang tính.

Bạn có thể sao chép hoặc di chuyển nhanh trang tính bằng cách sau: + Di chuyển: Nhấn giữ chuột trái vào tên trang tính và di tên trang tính

ra vị trí mới rồi thả chuột.

+ Sao chép: Giữ phím Ctrl, nhấn giữ chuột trái vào tên trang tính và di

tên trang tính ra vị trí mới rồi thả chuột.

4 Ẩn và hiện lại một trang tính

Bạn có thể ẩn một trang tính và cho hiện lại trang tính đó khi cần Cách thực hiện như sau:

- Ẩn một trang tính:

Trang 19

+ Chọn trang tính cần ẩn.

+ Vào menu Format\Sheet\Hide, trang tính được chọn sẽ biến mất

và chuyển trang tính ngay sau đó thành trang hiện thời

- Hiện lại trang tính:

+ Vào menu Format\Sheet\Show, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 7 Hộp hội thoại Show Sheet

+ Chọn trang tính cần hiện trong danh sách

+ Nhấn nút <<OK>> để hiện lại trang tính đó.

5 Bảo vệ trang tính

Để bảo vệ trang tính khỏi sự thay đổi dữ liệu do người khác gây nên, bạn

có thể thực hiện như sau:

- Chọn trang tính cần bảo vệ

- Vào menu Tools\Protect Document\Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:

Trang 20

Hình 8 Hộp hội thoại Protect Sheet

- Nhập mật khẩu bảo vệ vào ô Password.

- Nhập lại mật khẩu bảo vệ vào ô Confirm để xác nhận.

- Vào menu Tools\Protect Document\Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 9 Hộp hội thoại Unprotect sheet

- Nhập mật khẩu bảo vệ vào ô trống

- Nhấn nút <<OK>> để bỏ bảo vệ.

Với chức năng bảo vệ trang tính, người dùng khác sẽ nhìn thấy dữ liệu nhưng không thay đổi được dữ liệu đó.

Trang 21

Để bảo vệ cả bảng tính khỏi sự truy nhập và nhìn thấy dữ liệu của người khác, bạn có thể thực hiện theo cách sau:

+ Vào menu File\Save As.

+ Trên hộp hội thoại Save As hiện ra, tích chọn ô Save with password + Nhấn nút <<Save>>, xuất hiện cảnh báo, chọn <<Yes>>.

+ Trên hộp hội thoại Enter Password hiện ra, nhập mật khẩu bảo

- Liền kề: Nhấn chuột vào thẻ tên đầu, giữ phím Shift trong khi nhấn

chuột vào thẻ tên cuối

- Cách nhau: Giữ phím Ctrl trong khi nhấn chuột vào các thẻ tên cần

chọn

- Để bỏ chọn một trang tính: Giữ phím Ctrl trong khi nhấn chuột vào

thẻ tên của trang tính cần bỏ chọn

Trang 22

CHƯƠNG 03: XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNHSau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:

 Bảo vệ ô hoặc miền

 Theo dõi sự thay đổi của dữ liệu

1 Các kiểu dữ liệu

Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu của ô phụthuộc vào ký tự đầu tiên gõ vào Các kiểu dữ liệu trong một ô được tạo ranhư sau:

1.1 Dạng chuỗi (Text)

- Bắt đầu bởi các chữ cái a đến z hoặc A đến Z

- Những dữ liệu dạng chuỗi như số nhà, số điện thoại, mã số khi nhập vào phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn (') và không có giá trị tính toán

- Theo mặc định, dữ liệu dạng chuỗi được căn sang trái ô

Trang 23

1.2 Dạng số (Number)

- Bắt đầu bởi các số từ 0 đến 9; các dấu +, - , *, (, $ hoặc một dấu đơn

vị tiền tệ khác tùy thuộc vào việc đặt các thông số quốc tế củaWindows

- Theo mặc định, dữ liệu dạng số được căn sang phải ô

1.3 Dạng công thức (Formulas)

- Bắt đầu bởi dấu bằng (=) Sau khi nhấn phím Enter công thức nhập

vào chỉ thể hiện trên thanh công thức còn kết quả được thể hiện trongô

Nếu thấy Có thể là do:

#### Cột quá hẹp

#DIV/0! Chia cho 0, sai về kiểu của toán hạng

#NAME? Thực hiện phép tính với một biến không xác định (tên

không gắn với một ô hay vùng nào cả)

#N/A Tham chiếu đến ô rỗng hoặc không có trong danh sách

1.4 Dạng ngày (Date), giờ (Time)

- Trong cách trình bày dưới đây:

Trang 24

2 Các toán tử trong công thức

2.2 Toán tử chuỗi

& Nối chuỗi

Ví dụ: “Tin”&“Học” Kết quả thu được là: TinHọc

Trang 25

3 Nhập dữ liệu

3.1 Dữ liệu bất kỳ

- Đưa con trỏ về ô cần thiết

- Nhập dữ liệu theo loại dạng thức

- Để kết thúc việc nhập dữ liệu, làm theo một trong các cách sau:

+ Nhấn phím Enter, con trỏ ô sẽ xuống ô dưới.

+ Nhấn một phím mũi tên để đưa con trỏ sang ô cần thiết, ví dụ

nhấn phím → sẽ đưa con trỏ sang ô bên phải

+ Trỏ chuột vào ô cần tới, nhấn chuột trái

3.2 Dữ liệu trong các ô tuân theo quy luật

 Chuỗi số với bước nhảy là 1:

- Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ để đánh

số thứ tự cho một số ô bắt đầu từ 1, ta gõ 1

- Trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu cộng màu đen, kéo và thảchuột tại ô cuối của miền Kết quả ta được một chuỗi số 1, 2, 3,

 Chuỗi số với bước nhảy bất kỳ:

- Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ để có chuỗi số chẵn ta gõ 2 vào một ô nào đó

- Về ô dưới (hoặc ô bên phải) của miền, gõ vào số tiếp theo, ví dụ ta gõ

số 4

- Đánh dấu khối 2 ô này, trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu cộng, kéo và thả chuột tại ô cuối của miền

Trang 26

Hình 10 Nhập chuỗi số với bước nhảy là 2

 Chuỗi ngày tháng năm tăng:

- Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào ngày tháng năm bắt đầu

- Trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu cộng, kéo và thả chuột tại

ô cuối của miền

- Theo mặc định, chuỗi ngày tháng năm sẽ tăng theo ngày với bước nhảy là 1 Bạn có thể sửa mặc định này bằng cách:

+ Chọn chuỗi ngày tháng năm vừa tạo

+ Vào menu Edit\Fill\Series, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 11 Hộp hội thoại Fill Series

+ Trong phần Time unit chọn:

o Day: để tăng theo ngày, ví dụ: 16/05/2008, 17/05/2008, 18/05/2008,…

Trang 27

o Weekday: để tăng theo ngày trong tuần, ví dụ: 16/05/2008, 19/05/2008, 20/05/2008,… (vì ngày 17/05/2008 và

18/05/2008 là các ngày cuối tuần nên không được tính)

o Month: để tăng theo tháng, ví dụ: 16/05/2008, 16/06/2008, 16/07/2008,…

o Year: để tăng theo năm, ví dụ: 16/05/2008, 16/05/2009, 16/05/2010,…

+ Chọn bước nhảy tại ô Increment.

+ Nhấn nút <<OK>>.

 Điền một danh sách tự tạo:

- Nếu danh sách này chưa có thì ta phải tạo bằng cách vào menu

Tools\Options:

Hình 12 Hộp hội thoại Options - OpenOffice.org Calc - Sort Lists

- Trong khung Entries lần lượt nhập các giá trị cho danh sách, hết mỗi giá trị nhấn phím Enter để xuống dòng.

- Nhấn nút <<OK>>.

Để sử dụng danh sách tự tạo:

Trang 28

- Nhập một giá trị có trong danh sách tự tạo vào ô đầu.

- Điền tự động tới ô cuối miền như phần trên

3.3 Dữ liệu kiểu công thức

- Phải bắt đầu bởi dấu =

- Khi cần lấy số liệu ở ô nào, nháy chuột vào ô đó hoặc gõ địa chỉ ô đó vào công thức

Ví dụ: Tính lương và tỷ lệ theo công thức:

Lương = Số ngày công * Lương ngày

Tỷ lệ = Lương / Tổng cộng Lương

Hình 13 Ví dụ về dữ liệu kiểu công thức

Cách thực hiện như sau:

- Tính lương cho nhân viên đầu tiên:

Trang 29

+ Nhấn phím Enter.

- Để tính lương cho những nhân viên còn lại, đưa con trỏ về ô E2, sao chép công thức cho tới ô E7

- Tính tổng lương và ghi vào ô E8:

+ Đưa con trỏ về ô E8

+ Nhấn chuột vào biểu tượng Sum ∑ trên thanh công thức, hoặc gõ

vào công thức =SUM(E2:E7) từ bàn phím

o Đưa con trỏ ô về ô F2, nháy đúp chuột, sau đó đưa con trỏbàn phím về ngay trước ký hiệu E8, nhấn tổ hợp

phím Shift+F4, dấu $ được điền vào trước và giữa ký hiệu

đó

Trang 31

+ Đánh dấu khối các ô từ F2 đến F7, chọn biểu tượng % trên thanhđịnh dạng, Calc đổi ra dạng phần trăm và điền dấu % cho các số Sau khi tính toán ta có:

Hình 14 Kết quả tính toán theo công thức

- Nhập công thức mảng (array formula):

+ Bước 1: Về ô đầu tiên cần thiết cần nhập công thức mảng

+ Bước 2: Khác với công thức tương đối (trong ví dụ trên là

=C2*D2), ở đây phải lập toàn bộ dãy ô là: =C2:C7*D2:D7

+ Bước 3: Khi kết thúc phải nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter.

Calc sẽ tự sinh kết quả ở các ô tương ứng

- Sửa một công thức mảng:

Trang 32

4 Sửa, xóa dữ liệu

 Sửa: Làm theo một trong hai cách sau:

- Cách 1: Nháy đúp chuột tại ô (hoặc nhấn phím F2), nội dung của ô xuất hiện tại ô đó và tại thanh công thức, đưa con trỏ về chỗ cần thiết

và sửa Ta nên nhấn chuột tại thanh công thức và sửa tại đó, sửa xong

nhấn phím Enter để ghi lại, ngược lại nhấn phím Esc để hủy bỏ mọi

 Chọn một ô

Để chọn một ô, bạn nhấn chuột vào ô đó Khi một ô được chọn, một

đường viền đậm màu đen bao quanh nó và ô đó trở thành ô hiện thời

 Chọn nhiều ô liền nhau

Một dải các ô liền nhau có thể được chọn bằng cách sử dụng bàn phím hoặc chuột

- Để chọn một dải các ô bằng cách kéo chuột:

+ Nhấn chuột vào ô đầu tiên của dải cần chọn

+ Nhấn và giữ chuột trái

Trang 34

+ Di chuyển chuột.

+ Khi đã chọn được tập hợp các ô mong muốn thì thả chuột

- Để chọn một dải các ô không phải kéo chuột:

+ Nhấn chuột vào ô đầu tiên của dải cần chọn

+ Giữ phím Shift.

+ Nhấn chuột vào ô cuối cùng của dải cần chọn

- Để chọn một dải các ô không sử dụng chuột:

+ Chọn ô là một trong các góc của dải đó

+ Giữ phím Shift.

+ Sử dụng các phím mũi tên để chọn phần còn lại của dải

 Chọn nhiều ô không liền nhau

- Chọn một ô hoặc một dải các ô bằng các phương pháp nêu trên

- Di chuyển chuột tới điểm bắt đầu của dải ô tiếp theo

- Giữ phím Ctrl và nhấn chuột để chọn dải tiếp theo.

- Lặp lại các bước trên nếu cần

+ Để chọn nhiều hàng hoặc cột liên tiếp:

 Nhấn chuột vào hàng hoặc cột đầu tiên trong nhóm

 Giữ phím Shift.

Trang 36

 Nhấn chuột vào hàng hoặc cột cuối cùng trong nhóm.

+ Để chọn nhiều hàng hoặc cột không liên tiếp:

 Nhấn chuột vào hàng hoặc cột đầu tiên trong nhóm

 Giữ phím Ctrl.

 Nhấn chuột vào từng hàng hoặc cột cần chọn

- Chọn toàn bộ trang tính: Nhấn chuột vào ô chữ nhật bên phía trên bên trái của trang tính

Hình 15 Chọn toàn bộ trang tính

Có thể sử dụng bàn phím để chọn toàn bộ trang tính bằng cách nhấn tổ

hợp phím Ctrl+A.

5.2 Di chuyển giữa các ô

Trong một bảng tính bao giờ cũng có một ô chữ nhật có viền đen, nó chỉ

ra vị trí của ô hiện thời

- Sử dụng phím Tab và phím Enter:

+ Nhấn phím Enter hoặc tổ hợp phím Shift+Enter để di chuyển lần

lượt lên hoặc xuống

+ Nhấn phím Tab hoặc tổ hợp phím Shift+Tab để di chuyển

lần lượt sang phải hoặc trái

Trang 37

- Sử dụng các phím mũi tên: Nhấn các phím mũi tên trên bàn phím để

di chuyển theo hướng mũi tên

- Sử dụng phím Home, End, Page Up và Page Down:

+ Nhấn phím Home để chuyển về đầu hàng.

+ Nhấn phím End để chuyển tới cột xa nhất bên phải có chứa dữ

Ctrl+ Tới cột cuối cùng chứa dữ liệu trong hàng đó

hoặc tới cột AMJCtrl+ Tới cột đầu tiên chứa dữ liệu trong hàng đó

hoặc tới cột ACtrl+ Tới hàng đầu tiên chứa dữ liệu trong cột đó

hoặc tới dòng 1Ctrl+ Tới hàng cuối cùng chứa dữ liệu trong cột đó

hoặc tới dòng 65536

Trang 38

Ctrl+Home Tới ô A1

Ctrl+End Tới ô góc dưới bên phải của vùng chứa dữ liệuAlt+Page Down Dịch một màn hình sang bên phải (nếu có thể)Alt+Page Up Dịch một màn hình sang bên trái (nếu có thể)Ctrl+Page Down Dịch một trang tính sang bên phải (trong danh

sách trang tính)Ctrl+Page Up Dịch một trang tính sang bên trái (trong

danh sách trang tính)

Shift+Tab Sang ô bên trái

Với chức năng cắt và dán, dữ liệu được chuyển từ ô này sang ô khác (từmiền nguồn tới miền đích) Trong trường hợp bạn không muốn di chuyển

dữ liệu mà cần nhân bản dữ liệu đó, chức năng sao chép sẽ thực hiện

điều đó

 Di chuyển dữ liệu:

- Chọn miền nguồn chứa dữ liệu cần di chuyển

Trang 39

- Vào menu Edit\Cut, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Cut trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+X.

- Đưa con trỏ ô tới ô trên cùng bên trái của miền đích

- Vào menu Edit\Paste, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Paste