hướng dẫn sử dụng phần mềm sugarcrm

SUGARCRM VN HR CRM USER GUIDE Hướng dẫn sử dụng phần mềm CRM CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến Nghé, Quận 1, TP HCM T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737 W: www.onlinecrm.vn – www.sugarcrm.com.vn – www.vtiger.com.vn 1 | P a g e MỤC LỤC 1 ĐĂNG NHẬP 2 1.1 Màn hình giao diện 2 1.2 Ý nghĩa phân hệ 3 2 QUẢN LÝ CANDIDATE 3 2.1 Tạo mới Candidate 3 2.2 Xem Danh sách Candidate 5 2.3 Tìm kiếm Candidate 7 2.3.1 Tìm kiếm cơ bản 8 2.3.2 Tìm kiếm nâng cao 9 2.3.3 Tìm kiếm cục bộ 10 3 QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ HR 10 3.1 Quy trình tổng quan 10 3.2 Khách hàng (Accounts) 11 3.2.1 Nhập thông tin khách hàng 11 3.2.2 Xem Danh sách khách hàng 13 3.2.3 Tạo tương tác với khách hàng 15 3.2.4 Tìm kiếm khách hàng 19 3.3 Vacancy 19 3.3.1 Tạo thông tin Vacancy 19 3.3.2 Xem Danh sách Vacancy 20 3.3.3 Tìm kiếm Vacancy 20 3.3.4 Tạo hoạt động 20 3.4 Mapping Va –Ca 20 3.4.1 Cách tính điểm matching 20 3.4.2 Mapping 23 3.5 Billing 33 4 REPORT 34 CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến Nghé, Quận 1, TP HCM T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737 W: www.onlinecrm.vn – www.sugarcrm.com.vn – www.vtiger.com.vn 2 | P a g e 1 ĐĂNG NHẬP 1.1 Màn hình giao diện CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến Nghé, Quận 1, TP HCM T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737 W: www.onlinecrm.vn – www.sugarcrm.com.vn – www.vtiger.com.vn 3 | P a g e 1.2 Ý nghĩa phân hệ STT Từ ngữ, khái niệm Định nghĩa/ Diễn giải/Ghi chú 1 Accounts (KH chính thức) Là những KH đã có ít nhất 1 lần sử dụng DV-SP của cty 2 Contracts (Người liên hệ) Là thông tin hợp đồng giữa KH-cty, HĐ này là HĐ nguyên tắc. 3 Vancancy (Đầu mối công việc) Là những đầu mối việc làm bao gồm: + Job title = Sales Manager + Industry = Retail/ Wholesales,Trading - Distribution 4 Candidate Là những thông tin ứng viên, bao gồm chuyên môn, kinh nghiệm, kĩ năng…. 5 Billing Là hóa đơn thu sau khi có một Candidate success giữa KH - HR 6 Báo cáo (Reports) Là báo cáo lại doanh số về cuộc hẹn, candidate, vancacy….theo yêu cầu của quản lý 2 QUẢN LÝ CANDIDATE 2.1 Tạo mới Candidate Bước 1: Vào Menu Chọn Candidates  Create Candidates CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến Nghé, Quận 1, TP HCM T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737 W: www.onlinecrm.vn – www.sugarcrm.com.vn – www.vtiger.com.vn 4 | P a g e Bước 2:Nhập thông tin & kiểm tra trùng Candidate Khi tạo một record ứng viên mới thì cần kiểm tra việc ứng viên trùng dựa vào các field: - Full Name - Email - Mobile phone Nếu báo trùng CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến Nghé, Quận 1, TP HCM T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737 W: www.onlinecrm.vn – www.sugarcrm.com.vn – www.vtiger.com.vn 5 | P a g e Nếu hệ thống ko tìm thấy record trùng thì sẽ show ra thông báo: “This account is new. No duplicated record was found.” Bước 3: Kiểm tra lại thông tin rồi chọn Save 2.2 Xem Danh sách Candidate CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến Nghé, Quận 1, TP HCM T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737 W: www.onlinecrm.vn – www.sugarcrm.com.vn – www.vtiger.com.vn 6 | P a g e Tại Profile ta có thể thêm bớt hoặc chỉnh sửa thông tin ứng viên CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến Nghé, Quận 1, TP HCM T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737 W: www.onlinecrm.vn – www.sugarcrm.com.vn – www.vtiger.com.vn 7 | P a g e 2.3 Tìm kiếm Candidate CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến Nghé, Quận 1, TP HCM T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737 W: www.onlinecrm.vn – www.sugarcrm.com.vn – www.vtiger.com.vn 8 | P a g e Tìm kiếm cơ bản CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến Nghé, Quận 1, TP HCM T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737 W: www.onlinecrm.vn – www.sugarcrm.com.vn – www.vtiger.com.vn 9 | P a g e Tìm kiếm nâng cao Tìm kiếm nâng cao kết hop nhiều thông tin tìm kiếm khác nhau, cho kết quả tìm kiếm chính xác. [...]... ty này thì sử dụng chức năng Create Note or Attachment 17 | P a g e CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến Nghé, Quận 1, TP HCM T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737 W: www.onlinecrm.vn – www .sugarcrm. com.vn – www.vtiger.com.vn - Archive Mail :Lưu những mail trao đổi với khách hàng 18 | P a g e CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN... thông tin trên ,Phần mềm tự xuất ra 1 phiếu thu tiền với đầu mối công việc tương ứng 33 | P a g e CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến Nghé, Quận 1, TP HCM T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737 W: www.onlinecrm.vn – www .sugarcrm. com.vn – www.vtiger.com.vn 4 REPORT More -> Report 34 | P a g e CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN... CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến Nghé, Quận 1, TP HCM T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737 W: www.onlinecrm.vn – www .sugarcrm. com.vn – www.vtiger.com.vn Với việc hỗ trợ các field với giá trị mặc định như trên thì việc schedule 1 meeting/call trong hệ thống cho một candidate chỉ mất 1 phút là tối đa Sử dụng lại... (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737 W: www.onlinecrm.vn – www .sugarcrm. com.vn – www.vtiger.com.vn  Tạo cuộc hẹn 16 | P a g e CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến Nghé, Quận 1, TP HCM T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737 W: www.onlinecrm.vn – www .sugarcrm. com.vn – www.vtiger.com.vn  Compose Mail: Tương tự tạo...CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến Nghé, Quận 1, TP HCM T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737 W: www.onlinecrm.vn – www .sugarcrm. com.vn – www.vtiger.com.vn Tìm kiếm cục bộ 3 QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ HR 3.1 Quy trình tổng quan 10 | P a g e CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM A:... 7737 W: www.onlinecrm.vn – www .sugarcrm. com.vn – www.vtiger.com.vn Tìm kiếm khách hàng (Tương tự như Tìm kiếm Candidate) 3.3 Vacancy Tạo thông tin Vacancy 19 | P a g e CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến Nghé, Quận 1, TP HCM T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737 W: www.onlinecrm.vn – www .sugarcrm. com.vn – www.vtiger.com.vn... Nghé, Quận 1, TP HCM T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737 W: www.onlinecrm.vn – www .sugarcrm. com.vn – www.vtiger.com.vn Xem Danh sách Vacancy Tương tự phần Candidate 2.2 Tìm kiếm Vacancy Tương tự phần Candidate 2.3 Tạo hoạt động Tương tự phần Account 3.4 Mapping Va –Ca Mapping là chức năng tự động lọc những ứng viên tiềm năng thỏa các tiêu chí yêu cầu của công việc để đưa vào danh sách ứng viên... 7737 W: www.onlinecrm.vn – www .sugarcrm. com.vn – www.vtiger.com.vn Lưu ý: Các ô có dấu (*) là bắt buộc Nếu tìm thấy record trùng thì hệ thống sẽ thông báo: 12 | P a g e CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến Nghé, Quận 1, TP HCM T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737 W: www.onlinecrm.vn – www .sugarcrm. com.vn – www.vtiger.com.vn... e CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến Nghé, Quận 1, TP HCM T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737 W: www.onlinecrm.vn – www .sugarcrm. com.vn – www.vtiger.com.vn lịch meeting/call sắp tới): Click “Go to full report for this vacancy”: Sẽ mở trang report list ra tất cả các Events liên quan đến vị trí tuyển dụng này trong... rồi chuyển trạng thái thành “held”, rồi chọn Save 30 | P a g e CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến Nghé, Quận 1, TP HCM T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737 W: www.onlinecrm.vn – www .sugarcrm. com.vn – www.vtiger.com.vn 31 | P a g e CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business . SUGARCRM VN HR CRM USER GUIDE Hướng dẫn sử dụng phần mềm CRM CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM A:. www.onlinecrm.vn – www .sugarcrm. com.vn – www.vtiger.com.vn 6 | P a g e Tại Profile ta có thể thêm bớt hoặc chỉnh sửa thông tin ứng viên CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH. Trường hợp muốn ghi chú hoặc đính kèm file cho công ty này thì sử dụng chức năng Create Note or Attachment. CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam