Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Soạn thảo văn bản OpenOffice.org Writer

Có rất nhiều cách có thể khởi động được phần mềm Writer. Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong các cách sau đây để khởi động: - Cách 1: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org 3.1\OpenOffice.org Writer. - Cách 2: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org 3.1\OpenOffice.org, xuất hiện màn hình Welcome to OpenOffice.org. Tại màn hình này, nhấn chuột vào biểu tượng Text Document.

Trang 1

MỤC LỤC

GIỚI THIỆU 5

CHƯƠNG 01: LÀM QUEN VỚI WRITER 7

1 Cách khởi động Writer 7

2 Màn hình làm việc của Writer 8

3 Các màn hình thể hiện văn bản 10

4 Tạo một tài liệu mới 10

5 Lưu tài liệu lên đĩa 10

6 Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa 12

7 Xuất khẩu tài liệu ra dạng tệp PDF 13

8 Hiện/ẩn thanh công cụ 13

9 Thay đổi đơn vị tính trên thước 14

10 Xem nhiều trang văn bản cùng lúc 14

11 Thoát khỏi môi trường làm việc 15

12 Bài tập 16

CHƯƠNG 02: SOẠN THẢO VĂN BẢN 17

1 Một số thao tác soạn thảo cơ bản 17

1.1 Nhập văn bản 17

1.2 Thao tác trên khối văn bản 18

2 Các kỹ năng định dạng văn bản 20

2.1 Định dạng ký tự 20

2.2 Sao chép định dạng 22

2.3 Thay đổi định dạng mặc định 22

2.4 Điều chỉnh khoảng cách giữa các ký tự 22

2.5 Chọn màu chữ 23

2.6 Tô nền văn bản 24

3 Định dạng đoạn văn bản 26

3.1 Căn chỉnh lề 26

3.2 Thiết lập Bullets and Numbering 29

3.3 Thiết lập Tab 32

3.4 Soạn thảo công thức toán học 34

3.5 Chia văn bản thành nhiều cột 35

3.6 Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản 36

3.7 Chèn chú thích cuối trang và chú thích cuối văn bản 37

Trang 2

Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer

3.9 Chức năng đánh dấu sự thay đổi 39

3.10 Chèn chú ý vào văn bản 40

3.11 Tạo và quản lý các Style 41

3.12 Tham khảo chéo 47

4 Tìm kiếm và thay thế văn bản 49

4.1 Tìm kiếm văn bản 49

4.2 Tìm và thay thế văn bản 50

5 Tính năng AutoCorrect 51

5.1 Thêm một từ viết tắt 51

5.2 Xoá đi một từ viết tắt 52

5.3 Tính năng hoàn thành từ - Word Completion 53

6 Chèn ký tự đặc biệt 54

7 Bài tập 54

CHƯƠNG 03: BẢNG BIỂU 59

1 Thực đơn và thanh công cụ về bảng 59

2 Tạo bảng mới 61

3 Một số thao tác trong bảng 63

4 Trình bày nội dung trong bảng 68

5 Vẽ khung và tô nền 69

6 Chuyển đổi giữa văn bản và bảng 70

7 Tính toán trên bảng 72

8 Sắp xếp dữ liệu trên bảng 73

9 Chèn chú thích cho bảng 75

10 Bài tập 75

CHƯƠNG 04: ĐỒ HỌA 77

1 Vẽ khối hình đơn giản 77

2 Tạo chữ nghệ thuật 78

3 Chèn ảnh vào tài liệu 80

3.1 Chèn ảnh từ một tệp tin 80

3.2 Chèn ảnh từ máy quét (Scanner) 81

3.3 Chèn ảnh từ OpenOffice.org Gallery 81

4 Hiệu chỉnh hình ảnh 81

4.1 Thay đổi kích thước 81

4.2 Di chuyển 82

4.3 Thay đổi nhanh hình 82

Trang 3

4.5 Vị trí của hình ảnh đối với văn bản 82

5 Tạo các biểu thức, phương trình tính toán 83

5.1 Tạo biểu thức 83

5.2 Hiệu chỉnh 84

5.3 Xóa 84

6 Bài tập 84

CHƯƠNG 05: IN ẤN 87

1 Xác lập khổ giấy và hướng in 87

2 Thiết lập tiêu đề đầu trang, cuối trang 88

2.1 Thiết lập tiêu đề đầu trang – Header 88

2.2 Thiết lập tiêu đề cuối trang – Footer 89

2.3 Chèn thông tin vào tiêu đề đầu trang, cuối trang 90

3 Mục lục tự động 91

3.1 Tạo mục lục tự động 91

3.2 Xóa một mục lục 92

3.3 Cập nhật một mục lục sau khi thay đổi tiêu đề trong tài liệu 92

3.4 Chỉnh sửa mục lục 92

3.5 Tạo liên kết cho mục lục với nội dung trên văn bản 93

4 In ấn 94

4.1 Xem văn bản trước khi in 94

4.2 In 94

5 Bài tập 98

CHƯƠNG 06: TRỘN TÀI LIỆU 99

1 Khái niệm về trộn tài liệu 99

2 Chuẩn bị dữ liệu 99

3 Đăng ký nguồn dữ liệu 100

4 Tạo nội dung thư mời 104

5 In nội dung thư mời 105

6 Lưu nội dung thư mời lên đĩa 106

7 In nhãn trộn thư 106

8 Bài tập 109

PHỤ LỤC: SỰ KHÁC NHAU CƠ BẢN GIỮA WRITER VÀ WORD 111

MỘT SỐ CÂU HỎI THƯỜNG GẶP 115

Trang 5

GIỚI THIỆU

OpenOffice.org là bộ phần mềm ứng dụng văn phòng nguồn mở được phát triển bởi Sun Microsystems và cộng đồng nguồn mở, có các tính năng tương tự như Microsoft Office OpenOffice.org có thể chạy trên nhiều hệ điều hành, hỗ trợ đa ngôn ngữ (trong đó có cả phiên bản tiếng Việt), thường xuyên được cập nhật và nâng cấp

Phiên bản OpenOffice.org 3.1 kế thừa toàn bộ những tính năng ưu việt của những phiên bản trước, đồng thời cải tiến giao diện và biểu tượng đẹp hơn, trực quan và sinh động hơn, tăng cường khả năng đồ họa bằng việc sử dụng ánh xạ đa chiều để làm giao diện mượt mà hơn nhưng tốc

độ xử lý lại nhanh hơn so với các phiên bản cũ

Năm 2008, Bộ Khoa học và Công nghệ đã biên soạn bộ sách hướng dẫn

sử dụng và đĩa chương trình OpenOffice.org 2.4 cung cấp cho các Bộ, ngành, địa phương, các tổ chức và doanh nghiệp làm cẩm nang tra cứu Đầu năm 2009, chúng tôi tiếp tục biên soạn bộ sách OpenOffice.org 3.0

để giúp các đơn vị tiếp cận với phiên bản mới của các phần mềm Đến nay, với bộ sách OpenOffice.org 3.1, chúng tôi hy vọng phần mềm này

sẽ trở nên gần gũi, thân thiện hơn nữa với người sử dụng Các tính năng được nâng cấp của OpenOffice.org 3.1 sẽ đáp ứng tốt hơn nhu cầu sử dụng của đông đảo người dùng

Giống như các phiên bản trước, bộ sách OpenOffice.org 3.1 bao gồm 04 quyển tài liệu và đĩa chứa các chương trình phần mềm:

 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Soạn thảo văn bản OpenOffice.org Writer

 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc

 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Trình diễn hội thảo OpenOffice.org Impress

Trang 6

 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Mozilla Thunderbird 2.0, Mozilla Firefox 3.5 và UniKey 4.0

Trong tài liệu này, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng phần mềm Soạn thảo văn bản OpenOffice.org Writer OpenOffice.org Writer có tính năng tương tự về mặt giao diện và cách sử dụng như Microsoft Office Word, dễ học và dễ sử dụng OpenOffice.org Writer ngày càng được ưa chuộng và sử dụng rộng rãi bởi tính hiệu quả cao trong công việc

Lần đầu làm quen với OpenOffice.org Writer, cách học nhanh nhất là đọc hết tài liệu, sau đó tiến hành thực hành ngay trên máy tính khi kết thúc mỗi chương, nếu có vấn đề khúc mắc bạn tra cứu lại tài liệu để hiểu

rõ ràng hơn Đối với người dùng đã có kinh nghiệm sử dụng phần mềm Microsoft Office Word, tài liệu này có giá trị để tra cứu trong quá trình

sử dụng

Nội dung cuốn sách bao gồm:

 Chương 01: Làm quen với Writer

 Chương 02: Soạn thảo văn bản

 Chương 03: Bảng biểu

 Chương 04: Đồ họa

 Chương 05: In ấn

 Chương 06: Trộn tài liệu

 Phụ lục: Sự khác nhau cơ bản giữa Writer và Word

 Một số câu hỏi thường gặp

Trang 7

CHƯƠNG 01: LÀM QUEN VỚI WRITER Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:

 Cách khởi động Writer

 Màn hình làm việc của Writer

 Các màn hình thể hiện văn bản

 Tạo một tài liệu mới

 Lưu tài liệu lên đĩa

 Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa

 Xuất khẩu tài liệu ra dạng tệp PDF

 Hiện/ẩn thanh công cụ

 Thay đổi đơn vị tính trên thước

 Xem nhiều trang văn bản cùng lúc

 Thoát khỏi môi trường làm việc

1 Cách khởi động Writer

Có rất nhiều cách có thể khởi động được phần mềm Writer Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong các cách sau đây để khởi động:

- Cách 1: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org 3.1\OpenOffice.org Writer

- Cách 2: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org 3.1\OpenOffice.org, xuất hiện màn hình Welcome to OpenOffice.org Tại màn hình này, nhấn chuột vào biểu tượng Text Document

Trang 8

Hình 1: Màn hình Welcome to OpenOffice.org

- Cách 3: Bấm đúp chuột lên biểu tượng của Writer nếu như nhìn thấy

nó bất kỳ ở chỗ nào trên màn hình Desktop,…

- Cách 4: Nếu muốn mở nhanh một tệp văn bản gần đây nhất trên máy tính đang làm việc, có thể chọn Start\Documents, chọn tên tệp văn

bản (Writer) cần mở Khi đó Writer sẽ khởi động và mở ngay tệp văn bản vừa chỉ định

2 Màn hình làm việc của Writer

Sau khi khởi động xong, màn hình làm việc của Writer thường có dạng như sau:

Trang 9

Hình 2: Giao diện chính của OpenOffice.org Writer

Thường thì môi trường làm việc trên Writer gồm các thành phần chính sau:

- Thanh tiêu đề (Title Bar): Hiển thị tên chương trình OpenOffice và

tên tài liệu đang soạn thảo

- Thanh trình đơn (Menu Bar): Chứa các lệnh để gọi tới các chức

năng của Writer trong khi làm việc Bạn phải dùng chuột để mở các mục chọn này, đôi khi cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn

- Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar): Chứa các biểu tượng

của các lệnh thường dùng

- Thanh công cụ định dạng (Formating Toolbar): Chứa các biểu

tượng của các lệnh định dạng cho văn bản

- Thanh thước kẻ (Ruler Bar): Gồm 2 thước (ruler) bao viền trang

văn bản Sử dụng thước này bạn có thể điều chỉnh được lề trang văn

Trang 10

bản, cũng như thiết lập các điểm dịch (tab) một cách đơn giản và trực quan

- Vùng soạn thảo: Là nơi để chế bản tài liệu Bạn có thể gõ văn bản,

định dạng, chèn các hình ảnh lên đây Nội dung trong vùng này sẽ được in ra máy in khi sử dụng lệnh In

- Thanh trạng thái (Status Bar): Giúp bạn biết được một vài trạng

thái cần thiết khi làm việc Ví dụ: bạn đang làm việc ở trang nào, dòng bao nhiêu,…

- Thanh cuộn (Scroll Bar): Các thanh này nằm ở bên phải và phía

dưới cửa sổ Writer, bên trong có các mũi tên cuộn dùng để di chuyển tài liệu lên, xuống hoặc sang phải, trái

3 Các màn hình thể hiện văn bản

Writer có một số cách để xem văn bản như sau:

- Print Layout: Là màn hình mặc nhiên để soạn thảo

- Web Layout: Cho thấy tất cả các định dạng, hình ảnh…

- Full Screen: Xem văn bản toàn màn hình

- Zoom: Xem văn bản theo tỷ lệ tùy ý

Để tùy chọn hình thức hiển thị văn bản, bạn vào menu View rồi chọn các

kiểu hiển thị mong muốn

4 Tạo một tài liệu mới

Bạn có thể tạo một tài liệu mới trong bộ soạn thảo Writer bằng những cách sau:

- Vào menu File\New\Text Document

- Nhấn chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N

5 Lưu tài liệu lên đĩa

Làm việc với Writer là làm việc trên các tài liệu (Documents) Mỗi tài

Trang 11

thì các tệp tài liệu của bạn sẽ được lưu vào thư mục C:\My Documents

trên ổ đĩa cứng Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi lại thông số này khi làm việc với Writer

Để ghi tài liệu đang làm việc lên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau:

- Vào menu File\Save

- Nhấn chuột vào biểu tượng Save trên thanh công cụ

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S

Sẽ có hai khả năng xảy ra:

 Nếu đây là tài liệu mới, hộp hội thoại Save As xuất hiện:

Hình 3: Hộp hội thoại Save As

- Trong hộp Save in chọn tên ổ đĩa để lưu tài liệu mới

- Bấm đúp chuột vào biểu tượng thư mục để mở thư mục bạn muốn lưu tài liệu mới vào

Trang 12

- Nhập tên tài liệu mới vào hộp File name

- Bộ soạn thảo Writer luôn mặc định sẵn phần mở rộng của

tài liệu là Open Document Text (.odt) Khi bạn muốn lưu

tài liệu ở dạng mở rộng khác như doc; txt; html… thì nhấn

chuột vào mũi tên bên phải của hộp hội thoại Save as type

và chọn dạng mở rộng mong muốn

 Nếu tài liệu của bạn đã được ghi vào một tệp, khi thực hiện

lệnh Save, tất cả những sự thay đổi trên tài liệu sẽ được ghi

lại lên đĩa

Bạn nên thực hiện thao tác lưu tài liệu thường xuyên trong khi soạn tài liệu, để tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố mất điện, hay những trục trặc của máy tính

6 Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa

Writer cho phép bạn không chỉ mở được những tài liệu được tạo ra bằng chương trình này, mà còn cả những tài liệu được tạo ra bằng chương trình MS Word (tệp doc, thậm chí là docx)

Để mở một tài liệu Writer đã có trên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau đây:

- Vào menu File\Open

- Nhấn chuột vào biểu tượng Open trên thanh công cụ

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O

Hộp hội thoại Open xuất hiện:

Trang 13

Hình 4: Hộp hội thoại Open

- Trong hộp Look in chọn tên ổ đĩa

- Bấm đúp chuột vào biểu tượng tệp chứa tài liệu cần mở

- Nhấn chọn tài liệu cần mở

7 Xuất khẩu tài liệu ra dạng tệp PDF

- Mở tài liệu muốn xuất ra dạng tệp PDF

- Nhấn chuột vào biểu tượng Export directly as PDF trên thanh công cụ

- Nhập tên cho văn bản trong hộp File name của màn hình hộp hội thoại Export

8 Hiện/ẩn thanh công cụ

- Vào menu View\Toolbars, rồi chọn tên thanh công cụ muốn hiển thị

hoặc ẩn đi

Trang 14

9 Thay đổi đơn vị tính trên thước

- Vào menu Tools\Options\OpenOffice.org Writer, chọn thẻ General, xuất hiện hộp hội thoại sau:

Hình 5: Hộp hội thoại Options – OpenOffice.org Writer – General

- Chọn đơn vị đo lường cần thay đổi trong hộp Measurement unit

10 Xem nhiều trang văn bản cùng lúc

Writer cho phép bạn xem nhiều trang văn bản cùng lúc trên màn hình, ví

dụ như sau:

Trang 15

Hình 6: Xem nhiều trang văn bản cùng lúc

Để chọn chế độ xem một hoặc nhiều trang văn bản cùng lúc, bạn nhấn chuột vào các biểu tượng tương ứng tại góc dưới bên phải của màn hình

Hình 7: Chọn chế độ xem

11 Thoát khỏi môi trường làm việc

Khi không làm việc với Writer nữa, bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau:

- Vào menu File\Exit

- Nhấn tổ hợp phím Alt+F4

Trang 16

12 Bài tập

 Bài tập 1

- Bạn tạo một văn bản có tên là “Mẫu thư mời họp” và lưu vào thư mục “Mẫu thư” trong ổ C dưới dạng tệp odt

- Mở văn bản có tên là “Mẫu thư” mời họp trong thư mục

“Mẫu thư” và lưu dưới dạng tệp doc

Trang 17

CHƯƠNG 02: SOẠN THẢO VĂN BẢN Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:

 Một số thao tác soạn thảo cơ bản

Từ năm 2001 Chính phủ ban hành tiêu chuẩn bộ mã chữ Việt trên máy

tính TCVN:6909 sử dụng phông chữ Unicode Hiện nay có hai cách gõ

tiếng Việt chính là kiểu gõ Telex được sử dụng rộng rãi ở các tỉnh phía bắc còn VNI được sử dụng rộng rãi ở phía Nam

Phần mềm tiếng Việt chúng tôi giới thiệu trong cuốn giáo trình này là

Unikey với kiểu gõ Telex Máy tính của bạn phải được cài đặt phần mềm

này để có được bộ gõ và bộ phông chữ đi kèm

Bạn sẽ gõ được tiếng Việt sau khi đã cài bộ gõ Unikey và kiểu gõ phải là tiếng Việt với biểu tượng Nếu biểu tượng xuất hiện là (kiểu gõ tiếng Anh), bạn phải nhấn chuột vào biểu tượng đó để chuyển về chế độ

gõ tiếng Việt

 Sử dụng bàn phím:

Bật tiếng Việt (nếu bạn muốn gõ tiếng Việt) và sử dụng những thao tác soạn thảo, thông thường để soạn thảo tài liệu như là:

Trang 18

- Các phím số từ 0 đến 9

- Các phím dấu: „ , > < ? [ ] { }…

- Sử dụng phím Shift để gõ chữ in hoa và một số dấu

- Sử dụng phím Caps Lock để thay đổi kiểu gõ chữ in hoa, chữ

thường

- Sử dụng phím Enter để ngắt đoạn văn bản

- Sử dụng phím Tab để dịch điểm dừng Tab

- Sử dụng phím Space Bar để chèn dấu cách

- Sử dụng các phím mũi tên: ←↑→↓ để dịch chuyển con trỏ trên tài

liệu

- Sử dụng phím Page Up và Page Down để dịch chuyển con trỏ về đầu

hoặc cuối từng trang màn hình

- Sử dụng phím Home, End để đưa con trỏ về đầu hoặc cuối dòng văn

bản

- Sử dụng phím Delete để xoá ký tự văn bản đứng kề sau điểm trỏ

- Sử dụng phím Backspace để xoá ký tự đứng kề trước điểm trỏ

1.2 Thao tác trên khối văn bản

1.2.1 Di chuyển trong tài liệu

 Dùng chuột:

- Dùng thanh cuộn để cuộn đến vị trí mong muốn

- Nhấn chuột vào vị trí mong muốn di chuyển đến

 Sử dụng phím:

- Để sang phải, trái một ký tự hoặc lên hay xuống một dòng: Sử dụng 4 phím mũi tên

- Để về đầu hay cuối dòng: Sử dụng phím Home và End

- Để lên đầu màn hình hay xuống cuối màn hình: Nhấn tổ hợp phím

Trang 19

- Để về đầu tài liệu hoặc xuống cuối tài liệu: Nhấn tổ hợp phím

Ctrl+Home hoặc Ctrl+End

 Phóng to, thu nhỏ tài liệu:

- Nhấn chuột vào biểu tượng Zoom trên thanh công cụ rồi chọn phần trăm thích hợp, hoặc kéo thanh trượt trên thanh Zoom tại góc dưới bên phải màn hình

- Chọn nhiều dòng: Nhấn giữ và kéo chuột tại vùng của các dòng

- Chọn một đoạn: Giữ phím Shift trong khi nhấn chuột tại điểm đầu và

điểm cuối của đoạn văn muốn chọn

- Chọn toàn bộ văn bản: Giữ phím Shift trong khi nhấn chuột tại điểm đầu và điểm cuối của văn bản, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+A

 Xóa văn bản, hình ảnh:

- Chọn văn bản hoặc hình ảnh muốn xóa rồi nhấn Delete

 Chuyển đổi chữ hoa thành chữ thường và ngược lại:

- Để chuyển chữ in thường thành chữ in hoa, vào menu

Trang 20

- Để hủy bỏ thao tác vừa làm để trở lại tình trạng trước đó: Nhấn chọn

biểu tượng Undo trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím

Ctrl+Z

- Để trở lại tình trạng văn bản vừa mới hủy bỏ: Nhấn chọn biểu tượng

Redo trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+Y

 Di chuyển và sao chép bằng cách kéo thả:

- Chọn đối tượng cần di chuyển hoặc sao chép (thông tin chi tiết xem phần chọn văn bản trang 19)

- Di chuyển con trỏ chuột đến đối tượng vừa chọn, nhấn giữ chuột trái cho đến khi xuất hiện mũi tên rỗng hướng trái thì kéo chuột đến vị trí

mới rồi thả ra (Trong trường hợp sao chép thì nhấn giữ phím Ctrl

trước khi thả chuột tại vị trí muốn sao chép tới)

 Di chuyển và sao chép vùng đệm (Clipboard):

- Chọn đối tượng cần di chuyển hoặc sao chép

- Nhấn chuột vào biểu tượng Cut trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ

hợp phím Ctrl+X (Trong trường hợp sao chép thì nhấn chuột vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím

Ctrl+C)

- Đưa con trỏ chuột đến vị trí muốn dán rồi nhấn chuột vào biểu tượng

Paste trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V

2 Các kỹ năng định dạng văn bản

2.1 Định dạng ký tự

 Cách 1:

- Chọn khối văn bản muốn định dạng

- Nhấn chọn các biểu tượng định dạng ký tự mong muốn trên thanh công cụ định dạng

+ Font : Nhấn vào mũi tên bên phải của hộp này

để chọn phông chữ

Trang 21

+ Size : Nhấn vào mũi tên bên phải hộp này để chọn cỡ chữ

+ Bold : Nhấn chuột vào biểu tượng này để in đậm ký tự

+ Italic : Nhấn chuột vào biểu tượng này để in nghiêng ký tự

+ Underline : Nhấn chuột vào biểu tượng này để gạch chân ký

tự

 Cách 2:

- Chọn khối văn bản muốn định dạng

- Vào menu Format\Character, xuất hiện hộp hội thoại sau:

Hình 9: Hộp hội thoại Characters – Thẻ Font

- Nhấn chọn thẻ Font

- Chọn phông chữ ở trong hộp Font

- Chọn cỡ chữ trong hộp Size

- Chọn kiểu hiển thị ký tự trong hộp Typeface

- Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc thiết lập các định dạng ký tự

cho đoạn văn bản đã chọn

Trang 22

2.2 Sao chép định dạng

- Chọn đoạn văn bản mẫu

- Nhấn chuột vào biểu tượng Format Paintbrush trên thanh công

cụ

- Khi đó con trỏ chuột thay đổi thành hình lọ mực, kéo chuột qua khối văn bản mới và nhấn chuột

2.3 Thay đổi định dạng mặc định

- Chọn đoạn văn bản cần thay đổi định dạng

- Vào menu Format\Character

- Chọn định dạng rồi nhấn nút <<OK>>

2.4 Điều chỉnh khoảng cách giữa các ký tự

- Chọn đoạn văn bản cần điều chỉnh khoảng cách giữa các ký tự

- Vào menu Format\Character\Position, xuất hiện hộp hội thoại sau:

Hình 10: Hộp hội thoại Character – Thẻ Position

Trang 23

+ Default: Khoảng cách giữa các ký tự ở mức bình thường theo mặc

định của hệ thống

+ Expanded: Giãn khoảng cách giữa các ký tự

+ Condensed: Co khoảng cách giữa các ký tự

- Chọn vị trí của ký tự so với dòng (lên hoặc xuống) tại mục Position + Normal: Bình thường

+ Superscript: Ký tự được nâng lên phía bên trên dòng một khoảng

cách nào đó

+ Subscript: Ký tự được hạ thấp xuống bên dưới dòng một khoảng

cách nào đó

Khi chọn Superscript hoặc Subscript bạn có thể điều chỉnh:

o Khoảng cách nâng lên hay hạ xuống của ký tự so với dòng

trong hộp Raise/lower by

o Kích thước lớn hay nhỏ của các ký tự nâng lên hay hạ

xuống trong hộp Relative font size

- Nhấn nút <<OK>> để áp dụng các thiết lập trên

2.5 Chọn màu chữ

Để chọn màu sắc chữ cho đoạn văn bản bạn thực hiện các thao tác sau:

- Bước 1: Chọn đoạn văn bản cần chọn màu chữ cho các ký tự

- Bước 2: Nhấn chuột vào biểu tượng Font color trên thanh công

cụ, khi đó sẽ xuất hiện bảng màu cho phép bạn lựa chọn

Trang 24

Hình 11: Hộp hội thoại màu phông chữ - Font color

2.6 Tô nền văn bản

 Cách 1:

- Chọn đoạn văn bản cần tô nền

- Vào menu Format\Paragraph, chọn thẻ Background, khi đó xuất

hiện hộp hội thoại sau:

Trang 25

- Tại khung As, chọn Color hoặc Graphic:

+ Color: Chọn màu trong bảng màu tại khung Background color

để làm nền cho đoạn văn bản

+ Graphic: Chọn hình từ bất kỳ để làm nền cho đoạn văn bản Sau

khi chọn Graphic sẽ xuất hiện hộp hội thoại sau:

Hình 13: Hộp hội thoại định dạng đoạn văn bản – Paragraph

+ Trong phần File, nhấn chuột vào nút <<Browse>> để chọn đường

dẫn tới thư mục chứa hình mà bạn muốn chèn vào làm nền cho đoạn văn bản

+ Trong phần Type: Bạn có thể xác định kiểu chèn hình nền vào

đoạn văn bản:

o Chọn Position, rồi nhấn chọn nút điểm vị trí cần chèn hình

nền trong đoạn văn bản

o Chọn Area nếu bạn muốn chèn hình nền phủ toàn bộ

không gian của đoạn văn bản

Trang 26

o Chọn Tile nếu bạn muốn chèn hình nền theo kiểu lợp ngói,

không gian văn bản đủ rộng để chứa được bao nhiêu hình nền cần chèn thì sẽ có bấy nhiêu hình nền xuất hiện trên đoạn văn bản đó sau khi bạn chọn mục này

- Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận nền văn bản đã chọn

 Cách 2:

Để chọn màu nền cho văn bản, bạn thực hiện các thao tác sau:

+ Bước 1: Chọn đoạn văn bản cần tạo màu nền

+ Bước 2: Nhấn chuột vào biểu tượng Background color trên

thanh công cụ Một bảng màu xuất hiện cho phép bạn chọn lựa:

Hình 14: Cửa sổ màu nền – Background Color

+ Có thể chọn loại màu nền phù hợp bằng cách nhấn chuột lên ô

màu cần chọn, nếu chọn No Fill tương đương việc chọn màu

trắng

3 Định dạng đoạn văn bản

3.1 Căn chỉnh lề

3.1.1 Sử dụng hộp hội thoại định dạng

Trang 27

- Vào menu Format\Paragraph, xuất hiện hộp hội thoại sau:

Hình 15: Hộp hội thoại Paragraph – Thẻ Indents & Spacing

- Nhấn chọn thẻ Indents & Spacing để thiết lập các thông tin sau: + Before text: Chọn khoảng cách thụt lề cả đoạn văn bản so với lề

+ Tại khung Options, chọn:

o Left: Căn văn bản về bên trái

o Right: Căn văn bản về bên phải

o Center: Căn văn bản vào giữa

Trang 28

o Justified: Căn đều hai bên

+ Trong hộp Alignment tại khung Text-to-text:

o Automatic: Tự động

o Baseline: Đường thẳng cơ bản

o Top: Phía trên

o Middle: Khoảng giữa

o Bottom: Phía dưới

- Nhấn nút <<OK>> để áp dụng các thiết lập

3.1.2 Sử dụng thanh công cụ và thước

Hình 16: Thước trong Writer

 Căn văn bản:

- Chọn văn bản

- Trên thanh công cụ, nhấn chuột vào biểu tượng Align Left để căn

trái, Align Right để căn phải, Centered để căn giữa,

Justified để căn đều hai bên

 Khoảng cách cho lề trái, lề phải:

- Nhấn giữ chuột và kéo lề trên thanh thước kẻ

Trang 29

3.2 Thiết lập Bullets and Numbering

Phần này sẽ hướng dẫn cách thiết lập các loại đánh dấu đầu đoạn

(Bullets) và cách đánh số chỉ mục (Numbering) cho các tiêu đề trên tài

liệu Writer

3.2.1 Thiết lập Bullets

Để đánh dấu đầu dòng một đoạn văn bản, hãy làm theo các bước sau đây:

- Chọn đoạn văn bản muốn tạo ký hiệu đầu đoạn

- Vào menu Format\Bullets and Numbering, xuất hiện hộp hội thoại Bullets and Numbering:

Hình 17: Hộp hội thoại Bullets and Numbering – Thẻ Bullets

- Chọn thẻ Bullets, nhấn chuột lên kiểu Bullet muốn thiết lập

- Bạn có thể chọn một kiểu Bullet là các hình ảnh khác trong thẻ Graphics

Trang 30

Hình 18: Hộp hội thoại Bullets and Numbering – Thẻ Graphics

- Để thiết lập các tùy chọn cho việc đánh dấu đầu dòng bạn có thể thao tác như sau:

+ Chọn thẻ Options

Trang 31

Hình 19: Hộp hội thoại Bullets and Numbering – Thẻ Options

+ Thiết lập các tùy chọn về việc đánh dấu đầu dòng như mong muốn

+ Nhấn nút <<OK>> nếu muốn thực hiện các tùy chọn vừa thiết

Để đánh số chỉ mục cho các tiêu đề tài liệu, bạn thao tác như sau:

- Chọn đoạn văn bản muốn đánh số

- Vào menu Format\Bullets and Numbering

- Chọn thẻ Numbering type như hình sau:

Trang 32

Hình 20: Hộp hội thoại Bullets and Numbering – Thẻ Numbering type

- Thiết lập các thông tin về đánh số chỉ mục ở thẻ Numbering type

- Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc đánh số chỉ mục với những

thông tin vừa thiết lập

3.3 Thiết lập Tab

Tab là công cụ được sử dụng rất nhiều trong việc nhập văn bản Mục này

sẽ giới thiệu cách sử dụng Tab cho việc tạo một văn bản hiển thị dưới dạng các cột

 Đặt các điểm canh cột – Tab:

Theo ngầm định các điểm canh cột được đặt cách nhau 0.5 inches (1,27 cm) bắt đầu từ lề

 Các loại Tab:

- Left tab : Nội dung gõ bắt đầu từ biên trái của Tab và di chuyển dần về bên phải

Trang 33

- Right tab : Nội dung gõ bắt đầu từ biên phải của Tab và di chuyển dần về bên trái

- Center tab : Nội dung gõ vào sẽ giãn đều ra hai bên của Tab

- Decimal tab: Tab thập phân – Nếu nội dung gõ là text thì nội dung

gõ vào sẽ dịch chuyển sang bên trái Nếu nội dung gõ vào có dấu chấm thập phân thì dấu thập phân đó sẽ được đặt vào vị trí trung tâm của điểm dừng Tab

 Cách đặt Tab:

- Nhấn chuột vào biểu tượng Tab Alignment nằm bên trái thước ngang cho đến khi nào chọn được loại Tab cần sử dụng

Hình 21: Biểu tượng Tab

- Trên thanh thước kẻ nhấn chuột tại vị trí muốn đặt Tab

- Muốn thiết lập các thông tin cho các điểm dừng Tab, vào menu

Format\Paragraph, chọn thẻ Tabs

Trang 34

Hình 22: Hộp hội thoại Paragraph – Thẻ Tabs

- Trong khung Position chọn vị trí của Tab muốn đặt dấu dẫn đầu

- Trong khung Type chọn loại Tab cần đặt

- Trong khung Fill character chọn kiểu dấu dẫn đầu

- Nhấn nút <<New>>

- Nhấn nút <<OK>>

3.4 Soạn thảo công thức toán học

Cách soạn thảo một công thức toán học được tiến hành như sau:

- Chọn vị trí cần chèn công thức toán học vào trong tài liệu

- Vào menu Insert\Object\Formula

- Tiến hành nhập công thức cần thiết

Trang 35

3.5 Chia văn bản thành nhiều cột

OpenOffice.org cung cấp tính năng Columns giúp người dùng dễ dàng

chia văn bản của mình thành nhiều cột (giống như định dạng trên các trang báo và tạp chí)

Mỗi đoạn văn bản có thể được chia thành các cột có độ rộng khác nhau Trên mỗi cột, có thể thực hiện chèn các thông tin như: bảng biểu, hình vẽ,… giống như thao tác trên các trang tài liệu thông thường

- Chọn vùng văn bản muốn chia cột

- Vào menu Format\Columns, xuất hiện hộp hội thoại Columns:

Hình 23: Hộp hội thoại Columns

- Thiết lập các thông số cho hộp hội thoại Columns với các định dạng

tương tự như hình vẽ mô tả

+ Đánh số lượng cột cần chia vùng văn bản vào ô Columns hoặc có

Trang 36

+ Chọn đường kẻ phân cách các cột văn bản bằng cách chọn kiểu

đường phân cách trong hộp Line, chọn chiều cao và vị trí tương ứng trong hộp Height và hộp Position

- Nhấn nút <<OK>> để áp dụng thiết lập

3.6 Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản

Tính năng Drop Caps của Writer giúp tạo các kiểu chữ cái lớn đầu đoạn

văn bản

3.6.1 Cách tạo

- Đặt con trỏ tại đoạn văn muốn tạo chữ cái lớn - Drop Caps

- Vào menu Format\Paragraph, chọn thẻ Drop Caps

Hình 24: Hộp hội thoại Paragraph – Thẻ Drop Caps

- Thiết lập các thông số cho chữ lớn này:

Trang 37

o Đánh dấu vào mục Display drop caps

o Chọn số ký tự cần in lớn trong hộp Number of characters

o Chọn chiều cao của chữ cần in lớn trong hộp Line

+ Trong khung Contents:

o Hộp Text: Hiển thị ký tự để in lớn

o Hộp Character Style: Chọn kiểu chữ được in lớn

- Nhấn nút <<OK>> để hoàn tất việc thiết lập các định dạng cho kiểu

chữ in lớn

3.6.2 Điều chỉnh chữ cái lớn ở đầu đoạn

- Chọn chữ cái lớn đầu đoạn cần chỉnh sửa

- Vào menu Format\Paragraph, chọn thẻ Drop Caps

- Thay đổi các thông số định dạng về chữ cái lớn cần sửa

- Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc chỉnh sửa với những thông tin

vừa mới thiết lập

3.7 Chèn chú thích cuối trang và chú thích cuối văn bản

Để chèn chú thích cuối trang (Footnote) hoặc chú thích cuối văn bản (Endnote), bạn thực hiện một trong hai cách sau:

 Cách 1:

- Đưa con trỏ chuột vào vị trí chèn dấu hiệu cho chú thích cuối trang và chú thích cuối văn bản

- Vào menu View\Toolbars\Insert để hiển thị thanh công cụ Insert

- Khi thêm chú thích cuối trang:

+ Nhấn chuột vào biểu tượng Insert Footnote Directly trên

thanh công cụ Insert để thêm chú thích vào cuối trang hiện thời + Nhấn chuột vào biểu tượng Insert Endnote Directly trên

thanh công cụ Insert để thêm chú thích vào cuối văn bản

Trang 38

Hình 25: Thanh công cụ Insert

- Nhập nội dung chú thích vào khung Footer nơi cuối trang hoặc cuối

Hình 26: Hộp hội thoại Insert Footnote

- Trong mục Numbering, chọn biểu tượng hiển thị chú thích là số tự

động hay là ký tự đặc biệt

+ Automatic: Hệ thống tự động chèn ký hiệu số biểu hiện cho phần

chú thích cần thêm vào

+ Character: Khi nhấn chuột vào biểu tượng , hộp hội thoại

Special Characters xuất hiện, sau đó chọn một ký tự đặc biệt làm

dấu hiệu cho chú thích cần thêm vào

- Trong mục Type:

+ Footnote: chọn mục này để chèn thêm chú thích vào cuối trang

Trang 39

+ Endnote: chọn mục này để chèn thêm chú thích vào cuối văn bản

- Nhấn nút <<OK>> để thực hiện

3.8 Kiểm tra lỗi chính tả

Để thực hiện việc kiểm tra lỗi chính tả cho văn bản, bạn có thể thực hiện các cách sau:

 Vào menu Tools\Spellcheck, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Autospellcheck trên thanh công cụ, hoặc nhấn phím F7

3.9 Chức năng đánh dấu sự thay đổi

Chức năng đánh dấu sự thay đổi cho phép làm nổi bật những thay đổi được gây ra đối với tài liệu để bất cứ ai biên soạn tài liệu đều có thể nhìn thấy ai thay đổi cái gì và khi nào

3.9.1 Ghi lại và hiển thị sự thay đổi

- Để ghi lại những thay đổi được gây ra đối với tài liệu, vào menu

3.9.2 Chấp nhận hay loại bỏ thay đổi và lời giải thích

- Vào menu Edit\Changes\Accept or Reject, xuất hiện hộp hội thoại Accept or Reject Changes

Trang 40

Hình 27: Hộp hội thoại Accept or Reject Changes

- Khi bạn chọn một thay đổi nào trong hộp hội thoại Accept or Reject Changes, thì nội dung thay đổi được làm nổi bật trong tài liệu của

bạn

- Nhấn nút <<Accept>> nếu bạn thực hiện theo thay đổi đã chọn

- Nhấn nút <<Reject>> nếu bạn không muốn thực hiện theo thay đổi

đã chọn

- Nhấn nút <<Accept All>> nếu bạn thực hiện theo tất cả thay đổi