Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Trình diễn hội thảo OpenOffice.org Impress.

Trong tài liệu này, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng phần mềm Trình diễn hội thảo OpenOffice.org Impress. OpenOffice.org Impress có tính năng tương tự về mặt giao diện và cách sử dụng như Microsoft Office PowerPoint, dễ học và dễ sử dụng. OpenOffice.org Impress ngày càng được ưa chuộng và sử dụng rộng rãi bởi tính hiệu quả cao trong công việc. Lần đầu làm quen với OpenOffice.org Impress, cách học nhanh nhất là đọc hết tài liệu, sau đó tiến hành thực hành ngay trên máy tính khi kết thúc mỗi chương, nếu có vấn đề khúc mắc bạn tra cứu lại tài liệu để hiểu rõ ràng hơn. Đối với người dùng đã có kinh nghiệm sử dụng phần mềm Microsoft Office PowerPoint, tài liệu này có giá trị để tra cứu trong quá trình sử dụng. Nội dung cuốn sách bao gồm:  Chương 01: Làm quen với Impress  Chương 02: Xây dựng các Slide  Chương 03: Sử dụng các Template  Phụ lục: Sự khác nhau cơ bản giữa Impress và PowerPoint  Một số câu hỏi thường gặp

Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress MỤC LỤC GIỚI THIỆU CHƢƠNG 01: LÀM QUEN VỚI IMPRESS Cách khởi động Impress .5 Cửa sổ OpenOffice.org Impress 2.1 Ngăn danh sách slide (Slide pane) 2.2 Ngăn danh sách tác vụ (Task pane) 2.3 Vùng thao tác 2.4 Thanh công cụ .12 2.5 Điều hướng 13 Tạo trình diễn .13 3.1 Tạo slide 15 3.2 Chèn thêm slide .16 3.3 Đổi tên slide 19 Trình diễn slide 19 Lưu tệp trình diễn lên đĩa 20 Mở tệp trình diễn tồn đĩa 22 Xuất tài liệu dạng tệp PDF 22 Thốt khỏi chương trình làm việc 23 CHƢƠNG 02: XÂY DỰNG CÁC SLIDE .25 Quản lý slide 25 1.1 Làm việc với slide 25 1.2 Làm việc với style 31 1.3 Các thao tác với slide 35 Đưa thông tin lên slide .49 2.1 Thêm định dạng text 49 2.2 Định dạng ký tự .52 2.3 Định dạng đoạn văn .53 2.4 Sử dụng trường 58 2.5 Sử dụng siêu liên kết .59 2.6 Thêm định dạng hình ảnh 61 2.7 Tạo đối tượng đồ họa 69 2.8 Định dạng đối tượng đồ họa 82 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress 2.9 Chèn bảng biểu, bảng tính, biểu đồ .98 2.10 Tạo tiêu đề đầu, tiêu đề cuối 116 Thiết lập hiệu ứng trình diễn 118 3.1 Sử dụng chuyển dịch slide 118 3.2 Sử dụng hiệu ứng hoạt hình 120 3.3 Sử dụng tương tác 125 Cửa sổ Sorter 126 Kỹ thuật trình diễn 128 5.1 Chọn thiết lập cho trình chiếu slide 129 5.2 Ẩn slide khơng muốn xuất tệp trình diễn 130 5.3 Chiếu slide theo trật tự khác .130 In ấn 132 6.1 Định dạng trang in .132 6.2 In ấn .133 CHƢƠNG 03: SỬ DỤNG CÁC TEMPLATE 135 Sử dụng mẫu slide có sẵn (Template) 135 Sử dụng mẫu từ nguồn khác .137 Thiết lập template mặc định 138 Thiết lập template bạn 139 Chỉnh sửa template 140 Tổ chức template 140 6.1 Tạo tệp template 141 6.2 Xóa tệp template 141 6.3 Di chuyển template .142 6.4 Xóa template .142 6.5 Nhập template .142 6.6 Xuất template .143 PHỤ LỤC: SỰ KHÁC NHAU CƠ BẢN GIỮA IMPRESS VÀ POWERPOINT .145 MỘT SỐ CÂU HỎI THƢỜNG GẶP 148 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress GIỚI THIỆU OpenOffice.org phần mềm ứng dụng văn phòng nguồn mở phát triển Sun Microsystems cộng đồng nguồn mở, có tính tương tự Microsoft Office OpenOffice.org chạy nhiều hệ điều hành, hỗ trợ đa ngơn ngữ (trong có phiên tiếng Việt), thường xuyên cập nhật nâng cấp Phiên OpenOffice.org 3.1 kế thừa tồn tính ưu việt phiên trước, đồng thời cải tiến giao diện biểu tượng đẹp hơn, trực quan sinh động hơn, tăng cường khả đồ họa việc sử dụng ánh xạ đa chiều để làm giao diện mượt mà tốc độ xử lý lại nhanh so với phiên cũ Năm 2008, Bộ Khoa học Công nghệ biên soạn sách hướng dẫn sử dụng đĩa chương trình OpenOffice.org 2.4 cung cấp cho Bộ, ngành, địa phương, tổ chức doanh nghiệp làm cẩm nang tra cứu Đầu năm 2009, tiếp tục biên soạn sách OpenOffice.org 3.0 để giúp đơn vị tiếp cận với phiên phần mềm Đến nay, với sách OpenOffice.org 3.1, hy vọng phần mềm trở nên gần gũi, thân thiện với người sử dụng Các tính nâng cấp OpenOffice.org 3.1 đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng đông đảo người dùng Giống phiên trước, sách OpenOffice.org 3.1 bao gồm 04 tài liệu đĩa chứa chương trình phần mềm:  Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Soạn thảo văn OpenOffice.org Writer  Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc  Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Trình diễn hội thảo OpenOffice.org Impress Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress  Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Mozilla Thunderbird 2.0, Mozilla Firefox 3.5 UniKey 4.0 Trong tài liệu này, hướng dẫn bạn sử dụng phần mềm Trình diễn hội thảo OpenOffice.org Impress OpenOffice.org Impress có tính tương tự mặt giao diện cách sử dụng Microsoft Office PowerPoint, dễ học dễ sử dụng OpenOffice.org Impress ngày ưa chuộng sử dụng rộng rãi tính hiệu cao công việc Lần đầu làm quen với OpenOffice.org Impress, cách học nhanh đọc hết tài liệu, sau tiến hành thực hành máy tính kết thúc chương, có vấn đề khúc mắc bạn tra cứu lại tài liệu để hiểu rõ ràng Đối với người dùng có kinh nghiệm sử dụng phần mềm Microsoft Office PowerPoint, tài liệu có giá trị để tra cứu q trình sử dụng Nội dung sách bao gồm:   Chương 02: Xây dựng Slide  Chương 03: Sử dụng Template  Phụ lục: Sự khác Impress PowerPoint  Chương 01: Làm quen với Impress Một số câu hỏi thường gặp Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress CHƢƠNG 01: LÀM QUEN VỚI IMPRESS Sau hồn thành chƣơng này, bạn nắm đƣợc:  Cách khởi động Impress  Cửa sổ OpenOffice.org Impress  Tạo trình diễn  Trình diễn slide  Lưu tệp trình diễn lên đĩa  Mở tài liệu tồn đĩa  Xuất tài liệu dạng tệp PDF  Thoát khỏi chương trình làm việc Cách khởi động Impress Có nhiều cách khởi động phần mềm Impress Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích tiện dụng mà ta chọn cách sau để khởi động: - Cách 1: Nhấn nút 3.1\OpenOffice.org Impress - Cách 2: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org 3.1\OpenOffice.org, xuất hình Welcome to OpenOffice.org Tại hình này, nhấn chuột vào biểu tượng Presentation Start\Programs\OpenOffice.org Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress Hình 1: Màn hình Welcome to OpenOffice.org - Cách 3: Bấm đúp chuột lên biểu tượng Impress nhìn thấy chỗ hình Desktop - Cách 4: Nếu muốn mở nhanh tệp trình diễn gần máy tính làm việc, chọn Start\Documents, chọn tên tệp trình diễn (Impress) cần mở Khi Impress khởi động mở tệp trình diễn vừa định Màn hình làm việc Impress xuất hiện, cho phép chọn hướng làm việc: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress Hình 1: Cửa sổ Presentation Wizard - Empty presentation: để bắt đầu tạo tệp trình diễn - From Template: để bắt đầu tạo tệp trình diễn sử dụng mẫu định dạng có sẵn thư viện Impress - Open exiting presentation: để mở tệp trình diễn có sẵn (chỉ dùng cách mà bạn có tệp trình diễn máy) Cửa sổ OpenOffice.org Impress Cửa sổ OpenOffice.org Impress gồm thành phần chính: Ngăn danh sách slide, vùng thao tác ngăn danh sách tác vụ Ngoài ra, cửa sổ OpenOffice.org Impress cịn có vài cơng cụ điều hướng để trợ giúp cho người dùng tạo trình diễn Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress Hình 2: Giao diện Impress 2.1 Ngăn danh sách slide (Slide pane) Ngăn danh sách slide bao gồm hình ảnh thu nhỏ slide trình diễn bạn Để hiển thị slide bạn nhấn chuột vào slide để slide xuất vùng thao tác 2.2 Ngăn danh sách tác vụ (Task pane) Ngăn danh sách tác vụ gồm phần: - Các trang – Master Pages: Tại bạn xác định style cho slide Impress gồm nhiều trang chủ đóng gói trước Một số mặc định slide trắng, số cịn lại có phơng - Biểu mẫu – Layouts: 21 mẫu đóng gói trước Bạn chọn biểu mẫu mong muốn, đồng thời bạn hồn tồn chỉnh sửa theo u cầu bạn - Thiết kế bảng – Table Design: Tại bạn thêm bảng biểu vào slide chỉnh sửa chúng cách dễ dàng Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress - Hoạt hình tùy chỉnh – Custom Animation: Phần gồm nhiều hiệu ứng hoạt hình mà áp dụng thời điểm đối tượng chọn slide - Dịch chuyển slide – Slide Transition: Hệ thống tích hợp sẵn 56 cách chuyển động slide Bạn chọn tốc độ chuyển động (chậm, bình thường, nhanh) Đồng thời, bạn lựa chọn chuyển động tự động hay thủ công 2.3 Vùng thao tác Vùng thao tác gồm có trang: Normal, Outline, Notes, Handout Slide Sorter 2.3.1 Chế độ xem thông thường - Normal View: Là chế độ xem để tạo slide riêng lẻ Sử dụng chế độ xem để định dạng thiết kế slide thêm dòng text, đồ họa hiệu ứng Có hai cách để đặt slide vào vùng thiết kế slide chế độ xem Normal: - Cách 1: nhấn chuột vào hình thu nhỏ slide ngăn danh sách slide – Slide pane - Cách 2: sử dụng điều hướng o Để mở điều hướng, nhấn chuột vào biểu tượng Navigator công cụ nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+F5 o Chọn slide cách cuộn xuống danh sách điều hướng bạn tìm thấy slide mà bạn mong muốn bấm đúp chuột vào slide 2.3.2 Chế độ xem phân cấp - Outline View: Hiển thị tiêu đề, mục đánh dấu mục lục đánh số slide theo định dạng phân cấp Sử dụng chế độ xem để xếp lại Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress trật tự slide, chỉnh sửa đề mục tiêu đề, xếp lại trật tự danh mục danh sách thêm slide Nếu slide nằm khơng vị trí, bạn di chuyển đến vị trí sau: - Nhấn chuột vào biểu tượng slide mà bạn muốn di chuyển - Kéo thả vào vị trí mà bạn mong muốn Hình 3: Giao diện trình diễn chế độ outline 2.3.3 Chế độ xem có phần ghi - Notes View: Chế độ cho phép bạn thêm ghi cho slide mà khơng nhìn thấy trình diễn thực - Nhấn chọn thẻ Notes Vùng tác vụ - Workspace - Chọn slide mà bạn muốn thêm thích cách bấm đúp chuột vào slide ngăn danh sách slide bấm đúp chuột vào tên slide điều hướng 10 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress Hình 106: Hộp hội thoại Load Slide Design - Để chọn mẫu slide mong muốn, nhấn chuột vào danh sách Categories nhấn chọn mục Preview để xem trước mẫu slide khung phía bên trái hộp hội thoại Load Slide design - Nhấn nút để đồng ý Khi tồn slide tệp trình diễn mở tự động chuyển theo mẫu định dạng slide vừa chọn Sử dụng mẫu từ nguồn khác Nếu bạn vừa tạo mẫu trình diễn nhập từ vị trí khác, biểu mẫu lưu tệp My Templates mục Templates and Documents cửa sổ Templates - Tải biểu mẫu từ nguồn khác máy bạn - Vào menu Tools\Extension Manager 137 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress Hình 107: Hộp hội thoại Extension Manager - Nhấn nút hộp hội thoại Extension Manager - Hộp hội thoại Add extension xuất hiện, tìm chọn gói mẫu trình diễn bạn muốn cài đặt, nhấn nút - Trên hộp hội thoại Extension Manager, chọn gói mẫu trình diễn mà bạn vừa thêm vào nhấn chọn Thiết lập template mặc định Bạn thiết lập mặc định cho template Cách thao tác sau: - Vào menu File\Templates\Organize, xuất hộp hội thoại Template Management 138 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress Hình 108: Hộp hội thoại Template Management - Chọn tệp có chứa mẫu trình diễn phần bên trái hộp thoại cách bấm đúp chuột vào tệp - Nhấn mũi tên bên phải nút , chọn Set As Default Template - Nhấn nút để đóng hộp hội thoại Thiết lập template bạn Để tạo template từ trình diễn, bạn thao tác sau: - Mở tệp trình diễn mà bạn muốn sử dụng cho template - Vào menu File\Templates\Save, hộp hội thoại Templates xuất Hình 109: Hộp hội thoại Templates 139 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress - Trong trường New Template, nhập tên cho template - Trong danh sách Categories, chọn tệp mà bạn muốn lưu trữ template tạo Thông thường tệp My Templates, bạn muốn tạo tệp khác - Nhấn nút Chỉnh sửa template Để chỉnh sửa template, bạn thao tác sau: - Vào menu File\Templates\Edit, hộp hội thoại Open xuất - Chọn template mà bạn muốn chỉnh sửa, sau nhấn nút , template vừa chọn mở Impress - Sửa template, sau vào menu File\Save để lưu thay đổi template vừa sửa Tổ chức template Bạn phân tách tệp template thành template cho mục đích khác dự án khác Bạn nhập xuất template - Vào menu File\Templates\Organize, xuất hộp hội thoai Template Management để thao tác Tất thao tác thực nút hộp hội thoại Template Management, cách nhấn chuột phải vào template tệp 140 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress Hình 110: Hộp hội thoại Template Management-Tổ chức template 6.1 Tạo tệp template - Nhấn chuột vào tệp hộp hội thoại Template Management - Nhấn chuột vào mũi tên bên phải nút , chọn New Một tệp có tên Untitled xuất - Nhập tên cho tệp đó, tiếp đến nhấn phím Enter OOo lưu tệp với tên mà bạn vừa nhập 6.2 Xóa tệp template Bạn khơng xóa tệp template mà OOo cung cấp cài đặt cách sử dụng Extension Manager Bạn xóa tệp mà bạn tự tạo Để xóa tệp template, bạn thao tác sau: - Nhấn chọn tệp mà bạn muốn xóa hộp hội thoại Template Management - Nhấn chuột vào mũi tên bên phải nút , chọn Delete - Nhấn nút để xóa tệp xuất thơng báo xác nhận xóa tệp template 141 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress 6.3 Di chuyển template Để di chuyển template từ tệp sang tệp khác, bạn thao tác sau: - Bấm đúp chuột vào tệp chứa template mà bạn muốn di chuyển hộp hội thoại Template Management Xuất danh sách tất template tệp - Nhấn chọn template bạn muốn di chuyển kéo đến tệp mong muốn Nếu bạn khơng có quyền xóa template từ tệp nguồn, hành động chép template thay di chuyển 6.4 Xóa template Bạn khơng thể xóa template OOo cung cấp cài đặt cách sử dụng Extension Manager Bạn xóa template mà bạn tự tạo Để xóa template bạn thao tác sau: - Bấm đúp chuột vào tệp có chứa template cần xóa Một danh sách template chứa tệp xuất - Nhấn chọn template muốn xóa - Nhấn chuột vào mũi tên bên phải nút , chọn Delete - Nhấn nút để xác nhận xóa template xuất thơng báo xác nhận xóa template 6.5 Nhập template Nếu template mà bạn muốn sử dụng nằm OOo Impress, bạn phải nhập vào tệp template OOo Để nhập template, bạn thao tác sau: - Nhấn chọn tệp mà bạn muốn nhập template vào hộp hội thoại Template Management - Nhấn chuột vào mũi tên bên phải nút , chọn Import Template Hộp hội thoại Open xuất 142 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress - Tìm chọn template mà bạn muốn nhập khẩu, sau nhấn nút - Nhấn nút để đóng hộp hội thoại 6.6 Xuất template Để xuất template từ tệp sang nơi khác, bạn thao tác sau: - Bấm đúp chuột vào tệp chứa template mà bạn muốn xuất hộp hội thoại Tempale Management Danh sách template chứa tệp xuất - Nhấn template mà bạn muốn xuất - Nhấn vào mũi tên bên phải nút , chọn Export Template Xuất hộp hội thoại Save As - Tìm tệp mà bạn muốn xuất template vào nhấn nút 143 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress PHỤ LỤC: SỰ KHÁC NHAU CƠ BẢN GIỮA IMPRESS VÀ POWERPOINT  Truy cập vào chế độ xem khác Impress cung cấp chế độ xem tương tự PowerPoint Sự khác Impress cho phép bạn truy cập đến tất chế độ xem từ cửa sổ Hình 111: Giao diện cửa sổ Impress Cửa sổ Impress gồm có phần chính: ngăn slide, vùng thao tác ngăn tác vụ o Ngăn slide: hiển thị slide cho phép bạn thực số thao tác cụ thể với slide riêng rẽ o Vùng thao tác: nơi mà hầu hết thao tác thực để tạo slide riêng lẻ Gồm có thẻ Normal, Outline, Notes, Handout Slide Sorter 145 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress o Ngăn tác vụ gồm tác vụ liên quan đến slide chính, định dạng kiểu, mẫu, hoạt hình dịch chuyển slide trình diễn bạn  Màu đổ bóng đƣờng viền Khơng giống Microsoft PowerPoint, Impress khơng hỗ trợ đổ bóng ba màu, đường viền đôi ba, đường viền chấm xung quanh  Đa phƣơng tiện o Impress không hỗ trợ việc thuyết minh trực tiếp o Impress cho phép chèn âm vào slide cụ thể  Biểu đồ hoạt hình Trong Impress khơng có khả tạo “các hiệu ứng biểu đồ” PowerPoint, trình diễn chuỗi loại thời điểm  Đóng gói tách rời Với đặc tính PowerPoint cho phép lưu tệp Powerpoint vào ổ đĩa CD hay tách để lưu vào vài ổ đĩa mềm Đặc tính khơng có Impress Impress không mở tệp Impress xuất trình diễn thành tệp dạng flash, đặc tính khơng có Powerpoint  Trƣờng liệu Các trường liệu Impress xuất dạng text, chúng không tự động cập nhật  Thiết lập hành động tƣơng tác PowerPoint cung cấp thiết lập hành động thông qua chuột (nhảy vào slide, chạy chương trình) Impress khơng có lựa chọn ngoại trừ thiết lập on mouse click PowerPoint có tùy chọn làm bật đối tượng on mouse click mouse over, cịn Impress khơng có tính nhập bỏ qua 146 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress  Chèn text vào khung Chèn text vào khung vào hộp text hai chương trình cách thao tác khác Trong chương trình PowerPoint, chương trình tự động điều chỉnh kích thước phơng chữ vượt q kích thước hộp text Trong với Impress bạn tích chọn tùy chọn Fit to frame chương trình cho phép nhập text hộp textbox 147 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress MỘT SỐ CÂU HỎI THƢỜNG GẶP Câu 1: Tơi dùng OpenOffice.org Impress để mở tệp định dạng Microsoft Office PowerPoint 2007 (tệp pptx) hay không? Trả lời: Hồn tồn OpenOffice.org 3.1 cho phép bạn mở tệp định dạng tạo Microsoft Office 2007, bạn dùng chương trình Impress để mở tệp pptx Cũng tương tự vậy, bạn dùng chương trình Writer để mở tệp docx hay chương trình Calc để mở tệp xlsx Câu 2: Tơi có hình đẹp, muốn lấy làm hình cho slide phải làm nào? Trả lời: Để chèn hình làm cho slide, bạn thực sau: - Nhấn chuột phải vào slide, chọn chức Slide\Set Background Picture for Slide Hình 112: Chọn chức Set Background Picture for Slide 149 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress - Xuất hộp hội thoại: Hình 113: Hộp hội thoại Set Background Picture for Slide - Tại mục Look in, tìm đến thư mục chứa hình mà bạn muốn lấy làm hình - Nhấn chọn hình - Nhấn nút , xuất thơng báo: Hình 114: Xác nhận có thiết lập hình cho tất slide hay không - Nhấn nút bạn muốn hình hình tất slide, nhấn nút bạn muốn hình hình slide 150 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress Câu 3: Tôi muốn chèn ngày tháng vào tiêu đề slide, đồng thời ngày tháng ln ngày (bất kỳ ngày tơi mở trình diễn mình) phải làm nào? Trả lời: Bạn thực sau: - Vào menu View\Header and Footer - Tích chọn Variable hình sau: Hình 115: Chèn ngày vào slide - Nhấn nút bạn muốn áp dụng thiết lập cho tất slide, nhấn nút bạn muốn áp dụng thiết lập cho slide 151 ... điện tử OpenOffice.org Calc  Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Trình diễn hội thảo OpenOffice.org Impress Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress  Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Mozilla... trước, sách OpenOffice.org 3.1 bao gồm 04 tài liệu đĩa chứa chương trình phần mềm:  Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Soạn thảo văn OpenOffice.org Writer  Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Bảng... 3.5 UniKey 4.0 Trong tài liệu này, hướng dẫn bạn sử dụng phần mềm Trình diễn hội thảo OpenOffice.org Impress OpenOffice.org Impress có tính tương tự mặt giao diện cách sử dụng Microsoft Office