06.Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm trình diễn hội thảo OpenOffice.org Calc

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm trình diễn hội thảo OpenOffice.org Calc

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN HỘI THẢO OpenOffice.org Impress * Bản quyền OpenOffice.org (2000 - 2006) sở hữu hãng Sun Microsystems Inc Sản phẩm phát triển Sun Microsystems Inc dựa OpenOffice.org * Công ty Cổ phần MISA biên tập tài liệu cung cấp dịch vụ đào tạo Hà nội, tháng - 2007 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress MỤC LỤC GIỚI THIỆU Chương 01 - TRÌNH DIỄN ĐƠN GIẢN 1.1 Cách khởi động Impress 1.2 Tạo trình diễn 1.3 Trình diễn Slide .7 1.4 Lưu file trình diễn lên đĩa 1.5 Mở file trình diễn tồn đĩa 1.6 Thoát khỏi chương trình làm việc Chương 02 - XÂY DỰNG CÁC SLIDES 11 2.1 Quản lý Slides 11 2.1.1 Thêm Slide 11 2.1.2 Di chuyển đến Slides 11 2.1.3 Xoá slide 11 2.2 Đưa thông tin lên Slide 12 2.2.1 Chèn văn bản, hình vẽ 12 2.2.2 Chèn hình ảnh, âm 12 2.2.3 Tạo tiều đề đầu, tiêu đề cuối 12 2.3 Thiết lập hiệu ứng trình diễn 14 2.4 Cửa sổ Sorter 16 2.5 Kỹ thuật trình diễn 18 2.6 In ấn 19 2.6.1 Định dạng trang in 19 2.6.2 In ấn 19 Chương 03 - SỬ DỤNG CÁC TEMPLATE VÀ THIẾT LẬP SLIDE MASTER 21 3.1 Sử dụng mẫu slide có sẵn (Template) 21 3.2 Slide Master 23 Phụ lục: Sự khác Impress PowerPoint 25 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress GIỚI THIỆU OpenOffice.org Impress phần mềm soạn thảo văn thuộc phần mềm OpenOffice.org phát triển Sun Microsystems cộng đồng mã nguồn mở OpenOffice.org chạy nhiều hệ điều hành hỗ trợ đa ngơn ngữ, có phiên tiếng Việt OpenOffice Impress có tính tương tự mặt giao diện cách sử dụng Microsoft Office PowerPoint, dễ học dễ sử dụng OpenOffice.org Impress ngày ưa chuộng sử dụng rộng rãi tính hiệu cao công việc Phần mềm OpenOffice.org Impress giới thiệu tài liệu phiên 2.2 Lần đầu làm quen với phần mềm, cách học nhanh đọc hết tài liệu, sau tiến hành thực hành máy tính kết thúc chương, có vấn đề khúc mắc người sử dụng tra cứu lại tài liệu để hiểu rõ ràng Đối với người dùng có kinh nghiệm sử dụng phần mềm Microsoft Office PowerPoint, tài liệu có giá trị để tra cứu trình sử dụng Nội dung sách gồm chương phần ♦ ♦ Chương 02: Xây dựng Slides ♦ Chương 03: Sử dụng Template thiết lập Slide Master ♦ Chương 01: Trình diễn đơn giản Phụ lục: Sự khác Impress PowerPoint Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress Chương 01 TRÌNH DIỄN ĐƠN GIẢN Làm việc OpenOffice.org Impress làm việc tệp trình diễn Mỗi tệp trình diễn bao gồm trình diễn (Slides) chúng theo thứ tự Các trình diễn chứa nội dung thơng tin bạn muốn trình bày Có thể minh họa cấu trúc tệp trình diễn theo trình diễn (Slides) sau: Quy trình để tạo sử dụng tệp trình diễn sau: Bước 1: Xác định rõ ràng nội dung trình bày Từ định cấu trúc tệp trình diễn là: Chọn slides theo mẫu cho phù hợp? Cần slides? Nội dung Slides gì? Bước 2: Dùng Impress để xây dựng nội dung slide Bước 3: Trình diễn Slide Khi nội dung Slide phóng to lên tồn hình máy tính Nếu máy tính bạn nối với máy chiếu (Multimedia Projector chẳng hạn), nội dung slide trình chiếu đưa lên hình lớn, nhiều người quan sát cách dễ dàng 1.1 Cách khởi động Impress Có nhiều cách khởi động phần mềm Impress Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích tiện dụng mà bạn chọn cách sau để khởi động: Cách 1: Chọn lệnh Start Windows: Start → Programs → OpenOffice.org 2.2 → OpenOffice.org Impress Cách 2: Nháy kép chuột lên biểu tượng phần mềm Impress công cụ, hình Windows Màn hình làm việc Impress xuất hiện, cho phép chọn hướng làm việc: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress Hình Cửa sổ Presentation Wizard - Empty presentation - giúp tạo tệp trình diễn - From Template - để bắt đầu tạo tệp trình diễn sử dụng mẫu định dạng sẵn có thư viện Impress - Open an exiting presentation để mở tệp trình diễn có trước(chỉ dùng cách cho lần sau, mà bạn có tệp trình diễn máy) 1.2 Tạo trình diễn Chọn Create hình làm việc Impress xuất hiện: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress Hình Giao diện OpenOffice.org Impress Danh sách Layouts: chứa loại bố cục Slide mà bạn chọn Click đúp chuột chọn mẫu để tiếp tục Màn hình làm việc Impress thông thường bao gồm thành phần: - Bản trình diễn (slide): Là nơi chế nội dung trình diễn Mỗi tệp trình diễn (Presentation) bao gồm nhiều trình diễn (Slide) Tại thời điểm, hình hiển thị trình diễn để thiết kế Bạn sử dụng công cụ chế (như sử dụng Writer) để đưa thông tin lên Slides - Hệ thống menu: chứa lệnh để gọi tới chức Impress làm việc Bạn phải dùng chuột để mở mục chọn này, sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới mục chọn - Hệ thống công cụ: bao gồm nhiều công cụ, Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress công cụ bao gồm nút lệnh để phục vụ nhóm cơng việc - Danh sách tác vụ: Bao gồm danh sách Layouts, Master Pages, v.v - Danh sách Slide tạo: cho phép định vị nhanh đến Slide cách nhấn chuột Mặt khác, làm việc với Impress bạn sử dụng cách sau để tạo tệp trình diễn: - Mở mục chọn File → New → Presentation hoặc: - Nhấn nút New chọn Presentation công cụ Standard hoặc: - Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N Tiếp theo, thực xây dựng nội dung cho Slide này: Hình Phần cửa sổ soạn thảo nội dung trình diễn Hãy gõ thơng tin vào hai tiêu đề slide Sở dĩ slide Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress có tiêu đề việc bạn chọn mẫu slide hộp thoại New slide Tuy nhiên bạn chọn mẫu slide khác phần Layouts cho phù hợp theo mục đích 1.3 Trình diễn Slide Bạn sử dụng tính trình diễn slide để kiểm định kết Có nhiều cách mở tính này: - Cách 1: Nhấn chuột lên nút Slide Show góc phải, cuối hình: - Cách 2: Mở mục chọn Slide Show; - Cách 3: Bấm phím F5 bàn phím Màn hình trình diễn slide tồn sau: Hình Màn hình trình diễn Muốn chuyển đến slide trình diễn, bạn nhấn trái chuột nhấn phím Enter Muốn khỏi hình trình diễn, để trở hình thiết kế bấm phím ESC 1.4 Lưu file trình diễn lên đĩa Để ghi tệp trình diễn làm việc lên đĩa, chọn cách sau: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress - Mở mục chọn File → Save hoặc: - Nhấn nút Save công cụ Standard; hoặc: Nhấn tổ hợp phím tắt “Ctrl + S” Sẽ có hai khả xảy ra: Nếu tài liệu mới, hộp thoại Save As xuất hiện, cho phép ghi tài liệu tệp tin Hình Hộp thoại Save As Hãy gõ tên tệp tin vào mục File name, nhấn nút Save để kết thúc việc ghi tệp trình diễn Nếu tài liệu bạn ghi vào tệp rồi, lệnh ghi liệu, tất thay đổi tài liệu ghi lại lên đĩa Bạn nên thực thao tác ghi tài liệu vừa thường xuyên làm việc, để tránh liệu gặp cố điện, hay Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress 2.2 Đưa thơng tin lên Slide 2.2.1 Chèn văn bản, hình vẽ Trên Impress, bạn phải dùng đến công cụ Drawing để đưa văn (thông qua Textbox) đưa khối hình vẽ lên Slide Cách sử dụng công cụ hệt sử dụng chúng phần mềm Writer, nên không đưa hướng dẫn chi tiết 2.2.2 Chèn hình ảnh, âm Bạn chèn ảnh từ tệp tin mục chọn: Insert → Picture → From file, bấm đúp chuột vào vị trí muốn chèn hình ảnh, âm thanh, chọn đường dẫn đến nơi chứa file cần chèn, nhấn nút OK để hoàn tất 2.2.3 Tạo tiều đề đầu, tiêu đề cuối Để tạo tiêu đề đầu tiêu đề cuối cho slide, bạn mở mục chọn: View → Header and Footer, hộp thoại sau xuất giúp bạn xây dựng tiêu đề đầu, tiêu đề cuối cho slides: 12 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress Hình Hộp thoại Header and Footer - Slide Thẻ Slide cho phép thiết lập số thông tin lên tiêu đề cuối Slide như: Thông tin ngày, (Date and Time): Nếu bạn chọn mục này, thơng tin ngày đưa lên tiêu đề cuối slide Khi đó, chọn Variable thông tin ngày tự động cập nhật lên tiêu đề theo ngày máy tính; Nếu chọn Fixed bạn phải nhập vào giá trị ngày cố định Giá trị không tự động thay đổi theo ngày tháng - Nếu chọn mục Slide number, máy tự động điền số thứ tự slide lên tiêu đề cuối - Nếu chọn mục Footer , bạn gõ vào dịng văn hiển thị tiêu đề cuối slide - Nhấn nút Apply, thiết lập áp dụng cho Slide (slide chọn) - Nếu nhấn Apply All, thiết lập áp dụng cho tất slides tệp trình diễn 13 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress Hình Hộp thoại Header and Footer – Notes and Handouts Thẻ Notes and Handouts cho phép thiết lập số thông tin lên tiêu đề đầu tiêu đề cuối trang in (thông tin hiển thị bạn in máy in): - Thông tin ngày, (Date and Time): sử dụng tương tự thẻ Slide - Header: nơi bạn nhập dịng văn cho tiêu đề đầu trang (page) - Nếu chọn Page number cho phép chèn số thứ tự trang lên tiêu đề cuối trang in - Footer: nơi bạn nhập vào nội dung tiêu đề cuối trang in - Nhấn nút Apply, thiết lập áp dụng cho trang in (trang chứa slide chọn) - Nếu nhấn Apply All, thiết lập áp dụng cho tất trang in tệp trình diễn 2.3 Thiết lập hiệu ứng trình diễn Một điểm mạnh Impress khả thiết lập 14 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress hiệu ứng động (Animation effect) Với hiệu ứng này, thông tin slide bạn sinh động hơn, hấp dẫn thu hút người theo dõi Để kích hoạt tính hoạt họa, bạn mở mục chọn Slide shows → Custom Animation, hộp thoại sau xuất hiện: Hình Cửa sổ Custom Animation Muốn thiết lập hiệu ứng cho đối tượng thông tin nào, bạn phải: Bước 1: Bấm chuột lên vùng đối tượng Bước 2: Nhấn chuột vào Add, hộp thoại sau xuất 15 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress Hình 10 Hộp thoại Custom Animation - Entrance Chọn hiệu ứng cho vùng đối tượng thẻ hộp thoại Hãy ln quan sát hình bên cạnh để biết xác đối tượng chọn Cuối nhấn OK để kết thúc công việc 2.4 Cửa sổ Sorter Bạn biết số thao tác quản lý Slides cho tệp trình diễn qua mục 2.1 Quản lý slides Nhưng cửa sổ Sorter giúp bạn đơn giản nhiều việc quản lý slide tệp trình diễn Để mở cửa sổ Sorter, bạn chọn thẻ Silde Sorter Sử dụng cửa sổ sau: Nhấn phải chuột lên Slide cần làm việc, bạn làm việc sau: - Delete - Slide bị xố khỏi tệp trình diễn - Chọn Copy - để chép Slide - Chọn Paste - để dán Slide copy thành slide 16 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress - Chọn Hiden slide - ẩn slide Impress khơng hiển thị nội dung slide ẩn trình diễn - Chọn Slide Transition để thiết lập thơng tin trình diễn cho Slide qua hộp thoại sau: Hình 11 Cửa sổ Slide Transition Tiếp theo chọn tốc độ trình diễn hiệu ứng đó: Slow- tốc độ chậm; Medium- tốc độ vừa phải; Fast- tốc độ nhanh; - Hộp Advance slide cho phép thiết lập kiện để chuyển đến trình diễn slide từ slide trước Chọn On mouse click – chuyển đến trình diễn slide bạn bấm chuột trái(ngầm định) Bạn thiết lập khoảng thời gian tự động trình diễn slide mục Automatically after (sẽ tự động trình diễn sau … mm:ss (phút:giây); - Hộp Sound cho phép chọn kiểu âm dịch chuyển đến slide 17 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress Nhấn Apply All: tất slide chọn kiểu thiết lập trình diễn Bạn dùng chuột kéo thả (Drop & Drag) slides hình để hốn chuyển vị trí chúng Để đóng cửa sổ trở cửa sổ thiết kế ban đầu, bạn làm theo hai cách sau: Cách 1: Nhấn đúp chuột lên slide cửa sổ Shorter, slide hiển thị cửa sổ thiết kế ban đầu (chế độ Normal) Cách 2: Bạn nhấn chuột lên thẻ Normal 2.5 Kỹ thuật trình diễn Trình diễn trình thể nội dung slide thiết kế tệp trình diễn lên tồn hình Có nhiều cách để thực trình diễn slides: - Nhấn chuột lên nút Slide Show góc phải, cuối hình: - Mở mục chọn Slide Show → Slide Show ; - Bấm phím F5 bàn phím Màn hình trình diễn xuất Với hình trình diễn này, bạn làm cơng việc cách nhấn chuột phải lên hình trình diễn, mục chọn xuất - Chọn Next để chuyển đến trình diễn Slide (bạn nhấn phím Enter bấm chuột trái để làm việc này) - Previous để chuyển đến slide vừa trình diễn kề trước (sử dụng trường hợp bạn muốn quay trở lại trình diễn slide trước đó) -Nhấn Go to slide để chuyển đến trình diễn slide - Nếu nhấn End show kết thúc phiên trình diễn (bạn nhấn phím ESC để làm việc này) 18 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress 2.6 In ấn Việc in ấn Impress gần giống in Writer Nên định dạng trang in, thực in ấn 2.6.1 Định dạng trang in Để định dạng trang in, mở mục chọn Format → Page, hộp thoại Page Setup xuất hiện: Hình 12 Hộp thoại Page Setup Hộp Format: chọn khổ giấy in máy in Mục Width Height để nhập vào chiều rộng chiều cao khổ giấy in (chỉ sử dụng mục khổ giấy in bạn không nằm danh sách Format Mục Orientation để thiết lập hướng in: Chọn Portrait – muốn in theo chiều dọc chọn Landscape muốn in theo chiều ngang Nhấn OK để đồng ý thiết lập 2.6.2 In ấn Để in nội dung slide máy in, bạn thực lệnh in theo cách: 19 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress Cách 1:Chọn File → Print Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P Hộp thoại Print xuất hiện: Hình 13 Hộp thoại Print - Mục Printer để chọn máy in in - Mục Print range chọn phạm vi in - All in toàn slide; - Page để in phạm vi slide Ví dụ: 1,3,5-12 – tức in slide 1, slide slide từ đến 12 - Ô Copies để chọn số in - Ngồi cịn có số tuỳ chọn in hộp thoại Options - Nhấn OK để thực lệnh in 20 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress Chương 03 SỬ DỤNG CÁC TEMPLATE VÀ THIẾT LẬP SLIDE MASTER Trong chương trước, bạn biết kỹ thuật để soạn thảo loại thông tin lên slide Đó kiến thức giúp bạn xây dựng trình diễn theo ý tưởng Phần giới thiệu bạn cách sử dụng mẫu slide định dạng sẵn (Template Slide) kèm với phần mềm Impress cách thiết lập định dạng slide mặc định làm việc (Master Slide) 3.1 Sử dụng mẫu slide có sẵn (Template) Impress cung cấp cho thư viện slide định dạng sẵn Cách sử dụng slide định dạng sẵn sau: Tạo tệp trình diễn sử dụng mẫu slide định dạng sẵn: Hình 14 Hộp thoại Presentation Wizard – chọn Template Bước 1: Chọn File → New, hộp thoại New Presentation bạn 21 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress chọn thẻ From Template: Bước 2: Dùng chuột để chọn mẫu slide theo ý muốn (Chú ý: chọn mẫu nào, hộp Preview hiển thị bố cục định dạng mẫu slide đó, chọn xong, nhấn Create để tiếp tục Bước 3: Chọn bố cục(Layout) slide cần chèn lên tệp trình diễn soạn thảo nội dung cho slide trình bày Chương Muốn áp dụng mẫu slide định dạng sẵn cho tệp trình diễn có sẵn thì: Bước 1: Mở tệp trình diễn cần làm việc, mở mục chọn Format → Slide Design, hộp thoại Slide Design xuất hiện: Hình 15 Hộp thoại Slide Design Bước 2: Nhấn chuột vào nút Load , hộp thoại Load Slide Design xuất 22 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress Hình 16 Hộp thoại Load Slide Design Để chọn mẫu slide bạn muốn, bạn bấm chuột vào danh sách Categories xem trước mẫu Slide phía hộp thoại Chọn xong, nhấn OK để đồng ý Khi tồn slide tệp trình diễn mở tự động chuyển theo mẫu định dạng slide vừa chọn 3.2 Slide Master Slide master hiểu slide chủ cho tệp trình diễn Thơng thường tạo tệp trình diễn, muốn thay đổi định dạng liệu toàn slide theo định dạng chuẩn đó, bạn phải thay đổi định dạng liệu slide Vậy có cách để tạo slide có định dạng chuẩn, áp đặt tồn slide tệp trình diễn theo định dạng vậy? Slide Master giúp bạn giải vấn đề Như vậy, mẫu slide định dạng sẵn vừa nói mục 3.1(template slide) hiểu Slide master Vì mẫu slide có sẵn định dạng cho trước áp đặt kiểu định dạng cho tồn slide tệp trình diễn cho trước 23 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress Với slide master, bạn thay đổi định dạng văn bản, định dạng biểu đồ, định dạng hình vẽ theo bố cục slide chuẩn(AutoLayout) Impress Hơn bạn thiết lập tiêu đề đầu, tiêu đề cuối, chèn số trang, chèn thêm hình ảnh vào slide Khi đó, định dạng bố cục toàn slide tệp trình diễn thay đổi theo slide master Cách thiết lập slide master sau: Hình 17 Giao diện Slide Master Bước 1: Mở tệp trình diễn cần thiết lập lại Slide master Chọn View → Master → Slide master, hình làm việc với slide master xuất với thành phần sau: Bước 2: Thiết lập định dạng thông tin bố cục slide, soạn thảo nội dung cho slide bao gồm: Sau tạo xong slide master, nhấn nút Close cơng cụ Tasks, tồn slide tệp trình diễn soạn thảo có định dạng hệt slide master vừa tạo 24 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress Phụ lục: Sự khác Impress PowerPoint Giao diện Impress có phần chính: Sildes pane hiển thị Slide bạn tạo Workspace nơi soạn thảo nội dung trình diễn Nó bao gồm thẻ Normal; Outline; Notes; Handout Slide Sorter Taskspane bao gồm tác vụ Master Pages; Layouts; Custom Animation; Slide Transition trình diễn bạn Màu đổ bóng đường viền Khơng giống Microsoft PowerPoint, Impress khơng hỗ trợ đổ bóng ba màu, đường viền đôi ba, đường viền chấm xung quanh Chèn bảng Trong Impress khơng có chức chèn bảng (Table), PowerPoint có chức Đa phương tiện Impress không hỗ trợ việc thuyết minh trực tiếp Biểu đồ hoạt họa Trong Impress khơng có khả tạo “các hiệu ứng biểu đồ” PowerPoint, trình diễn chuỗi loại thời điểm Đóng gói Chức “Đóng gói” PowerPoint cho phép tệp tin PowerPoint tách nhiều bảo đảm tất tệp tin bị rời đóng gói lại Đặc tính khơng có Impress, Impress khơng thể mở tệp tin tương tự Các cài đặt hành động ảnh hưởng PowerPoint cung cấp cài đặt hành động thơng qua chuột, Impress khơng có tùy chọn này, việc kích chuột, 25 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress mouseovers lấy ánh xạ từ việc kích chuột PowerPoint có tùy chọn cho việc chọn đối tượng việc kích chuột mouse over; Impress khơng có chức này, nhập bỏ qua 26 ... thành phần: - Bản trình diễn (slide): Là nơi chế nội dung trình diễn Mỗi tệp trình diễn (Presentation) bao gồm nhiều trình diễn (Slide) Tại thời điểm, hình hiển thị trình diễn để thiết kế Bạn sử dụng. .. Chương 01: Trình diễn đơn giản Phụ lục: Sự khác Impress PowerPoint Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress Chương 01 TRÌNH DIỄN ĐƠN GIẢN Làm việc OpenOffice.org Impress làm việc tệp trình diễn Mỗi... tệp trình diễn bao gồm trình diễn (Slides) chúng theo thứ tự Các trình diễn chứa nội dung thơng tin bạn muốn trình bày Có thể minh họa cấu trúc tệp trình diễn theo trình diễn (Slides) sau: Quy trình