4. Sửa, xóa dữ liệu
6.5. Ẩn/hiện hàng, cột
Trong những tình huống có nhiều hàng và cột trong trang tính, bạn có thể ẩn các hàng và cột để chúng không hiển thị trên màn hình hoặc trên các bản in trang tính. Khi muốn xem lại các hàng và cột đó, bạn có thể cho chúng hiện trở lại. Cách thực hiện như sau:
- Ẩn các hàng, cột:
+ Chọn các hàng (hoặc cột) cần ẩn đi.
+ Vào menu Format\Rows\Hide (hoặc Format\Columns\Hide). - Hiện lại các hàng, cột đã ẩn:
+ Chọn các hàng (hoặc cột) liền kề với chúng. Ví dụ: Cần cho các hàng 4, 5, 6 hiện trở lại, ta chọn các hàng ở ngay trên và ngay dưới chúng là hàng 3 và hàng 7. Cần cho các cột C, D, E hiện trở lại, ta chọn các cột đứng ngay trước và ngay sau chúng là cột B và cột F.
+ Vào menu Format\Rows\Show (hoặc Format\Columns\Show).
6.6. Cố định và bỏ cố định các hàng, cột
Ở các trang tính lớn, khi cuộn xem hoặc nhập dữ liệu ở phần dưới thì không còn thấy tiêu đề cột của chúng ở hàng trên cùng, do đó rất dễ bị nhầm lẫn giữa cột nọ và cột kia. Tương tự như vậy, khi cuộn xem hoặc nhập dữ liệu ở bên phải thì không còn thấy các cột ngoài cùng bên trái nên rất dễ bị nhầm lần hàng nọ với hàng kia.
Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể cố định các hàng và cột để chúng hiển thị trên màn hình ngay cả khi cuốn xuống và cuộn ngang trang tính. Cách thực hiện như sau:
- Cố định hàng:
+ Vào menu Window\Freeze. - Cố định cột:
+ Chọn cột ngay bên phải những cột cần cố định. + Vào menu Window\Freeze.
- Cố định cả hàng và cột:
+ Đưa con trỏ về ô ngay dưới hàng và ngay bên phải cột cần cố định. Ví dụ, cần cố định các cột A, B và các hàng 1, 2, ta đưa con trỏ về ô C3.
+ Vào menu Window\Freeze.
- Bỏ cố định các hàng và cột: Vào menu Window\Freeze một lần nữa để bỏ dấu tích trước chức năng này.
7. Định dạng dữ liệu 7.1. Định dạng ký tự
• Dùng thanh công cụ định dạng:
Hình 23. Định dạng phông chữ
- Chọn miền dữ liệu cần định dạng. - Chọn một kiểu chữ từ ô Font Name. - Chọn một cỡ chữ từ ô Font Size.
- Chọn Bold để (hoặc bỏ) in đậm, chọn Italic để (hoặc bỏ) in nghiêng, chọn Underline để (hoặc bỏ) gạch chân.
- Chọn màu chữ tại ô Font Color. • Dùng menu:
- Chọn miền dữ liệu cần định dạng.
- Vào menu Format\Cells, chọn thẻ Font.
Hình 24. Hộp hội thoại Format Cells – Thẻ Font
- Chọn một kiểu chữ trong khung Font.
- Trong khung Typeface, chọn Italic để in nghiêng, chọn Bold để in đậm, chọn Bold Italic để in vừa nghiêng vừa đậm, chọn Regular để ký tự trở lại bình thường.
- Chọn một cỡ chữ trong khung Size. - Nhấn nút <<OK>>.
• Dùng bàn phím:
- Nhấn tổ hợp phím Ctrl+I để (hoặc bỏ) in nghiêng. - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+U để (hoặc bỏ) gạch chân.
7.2. Định dạng số
- Chọn miền dữ liệu cần định dạng, sau đó chọn các biểu tượng tương ứng trên thanh định dạng.
Số Dùng biểu tượng Đổi thành
123 Điền dấu tiền tệ $123.00
0.156 Nhân với 100 và điền dấu % 15.60% 12.345 Lấy thêm một số thập phân 12.3450 12.345 Giảm đi một số thập phân 12.35
7.3. Canh biên (dóng hàng)
- Chọn vùng dữ liệu cần canh biên.
• Dùng biểu tượng (chỉ căn được theo chiều ngang):
Hình 25. Căn lề cho dữ liệu
Ví dụ: Để có tiêu đề như dưới đây ta làm như sau:
Hình 26. Căn chỉnh tiêu đề
- Tại ô A1 gõ: Công ty Cổ phần MISA
- Tại ô A2 gõ: Phòng Tư vấn Nghiệp vụ
- Chọn miền A2:B2, sau đó nhấn chuột vào biểu tượng để gộp ô. - Tại ô C1 gõ: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
- Chọn miền C1:G1, sau đó nhấn chuột vào biểu tượng để gộp ô và biểu tượng để căn giữa.
- Tại ô C2 gõ: Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
- Chọn miền C2:G2, sau đó nhấn chuột vào biểu tượng để gộp ô và biểu tượng để căn giữa.
• Dùng menu (căn được cả theo chiều ngang và chiều dọc):
- Vào menu Format\Cells.
- Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ Alignment.
Hình 27. Hộp hội thoại Format Cells – Thẻ Alignment
+ Horizontal: Định dạng dữ liệu theo chiều ngang. + Vertical: Định dạng dữ liệu theo chiều dọc.
+ Text orientation: Xoay dữ liệu theo độ nhập vào tại ô Degrees.
7.4. Kẻ khung
- Chọn miền dữ liệu cần kẻ khung.
- Nhấn chuột vào biểu tượng Border trên thanh công cụ và chọn đường kẻ khung cần thiết.
hoặc
- Vào menu Format\Cells.
- Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ Borders.
Hình 28. Hộp hội thoại Format Cells – Thẻ Borders
- Nhấn chọn kiểu khung tại phần Line arrangement, kiểu khung được chọn sẽ hiển thị mẫu tại ô User-defined.
- Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận kiểu khung vừa chọn.
7.5. Tô màu nền
- Chọn miền dữ liệu cần tô màu nền.
- Nhấn chuột vào biểu tượng Background Color trên thanh công cụ và chọn màu nền cần thiết.
hoặc
- Vào menu Format\Cells.
- Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ Background.
Hình 29. Hộp hội thoại Format Cells – Thẻ Background
- Chọn màu nền cần thiết.
7.6. Định dạng tự động
Calc có sẵn một số khuôn mẫu được sử dụng để định dạng bảng. Cách thực hiện như sau:
- Chọn miền dữ liệu cần định dạng bảng.
- Vào menu Format\AutoFormat, xuất hiện hộp hội thoại:
Hình 30. Hộp hội thoại AutoFormat
- Chọn kiểu bảng trong danh sách tại cột trái, hình minh hoạ sẽ hiển thị tại ô giữa của hộp hội thoại.
- Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận kiểu bảng vừa chọn.