QUY CHẾ QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, SỬ DỤNG, KHAI THÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH VNPT-IOFFICEV4.0 TẠI TRUNG TÂM KIỂM SOÁT BỆNH TẬTTỈNH AN GIANG

QUY CHẾ QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, SỬ DỤNG, KHAI THÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH VNPT-IOFFICEV4.0 TẠI TRUNG TÂM KIỂM SOÁT BỆNH TẬTTỈNH AN GIANG (Ban hành kèm theo Quyết định số …./QĐ-TTKSBT ngày / /2019 Giám đốc Trung tâm Kiểm soát bệnh tật tỉnh An Giang) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng Quy chế quy định việc quản lý, khai thác sử dụng Hệ thống quản lý văn điều hành VNPT-iOffice phiên 4.0 (gọi tắt Hệ thống) Trung tâm Kiểm soát bệnh tật tỉnh An Giang (gọi tắt TTKSBT) Quy chế áp dụng công chức, viên chức, cán bộ, nhân viên; khoa, phòng tham gia khai thác, sử dụng, quản lý Hệ thống (sau gọi tắt cá nhân, khoa, phịng) Điều Giải thích thuật ngữ Trong Quy chế này, thuật ngữ hiểu sau: Hệ thống Quản lý Điều hành văn điện tử (sau gọi tắt hệ thống): bao gồm phân hệ “Văn đến” phân hệ “Văn đi” phục vụ công tác tiếp nhận, xử lý, điều hành lưu trữ văn Lãnh đạo TTKSBT tỉnh, Lãnh đạo chuyên viên đơn vị trực thuộc thông qua phương tiện điện tử theo quy định “Phương tiện điện tử” với nghĩa “phương tiện hoạt động dựa công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn khơng dây, quang học, điện tử công nghệ tương tự (Luật giao dịch điện tử năm 2005) Văn điện tử: văn thể dạng thông điệp liệu (Nghị định số 64/2007/NĐ-CP) Ở khái niệm định nghĩa thông qua khái niệm “Thơng điệp liệu” với giải thích “thơng tin tạo ra, gửi đi, nhận lưu trữ phương tiện điện tử (Luật giao dịch điện tử năm 2005) Tính tồn vẹn văn điện tử: liệu hay thông tin văn điện tử không bị thay đổi, mát lưu trữ hay truyền tải Nói cách khác tính tồn vẹn tính khơng bị hiệu chỉnh liệu Văn đến: tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức Văn đi: tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan, tổ chức phát hành Đơn vị thuộc quan Trung tâm Kiểm soát bệnh tật tỉnh: bao gồm khoa chun mơn, phịng chức TTKSBT tỉnh Đơn vị ngồi quan Trung tâm Kiểm sốt bệnh tật tỉnh (nếu có): đơn vị khác khơng thuộc quan TTKSBT tỉnh quy định khoản điều Đơn vị nội bộ: tất đơn vị tham gia quản lý, khai thác, triển khai, sử dụng hệ thống Cá nhân xử lý văn bản: bao gồm tất cán bộ, nhân viên, công chức, viên chức thuộc đơn vị giao quản lý, khai thác, sử dụng xử lý văn 10 Tài khoản (Account):là đối tượng đại diện cho cá nhân, khoa, phòng tham gia vào Hệ thống bao gồm tên mật đăng nhập Sau đăng nhập, tài khoản có quyền quản lý, sử dụng khai thác sở liệu tùy thuộc vào mức độ phân quyền thoát khỏi Hệ thống Các tài khoản phân quyền quản lý người quản trị Hệ thống 11 Cơ sở liệu (Database): Là hệ thống thông tin có cấu trúc lưu trữ tập trung máy tính nhằm thỏa mãn u cầu khai thác thơng tin đồng thời nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với nhiều mục đích khác 12 Số hóa văn (Text digitize): Là q trình chuyển đổi từ văn giấy sang văn điện tử lưu trữ máy tính dạng liệu có cấu trúc liệu tồn văn 13 Quản trị Hệ thống:là người quản trị toàn Hệ thống bao gồm quản trị thông tin cấu hình hệ thống, cụ thể thực hiệnthiết lập tham số cấu hình cho tồn Hệ thống, thiết lập tham số quy trình xử lý văn bản, chế độ làm việc, chế độ nhật ký, chế độ đăng nhập/đăng xuất, khai thác liệu, quản trị phân quyền sử dụng cho người dùng theo quy trình xử lý công việc, theo quy chế làm việc quan Điều Các nguyên tắc chungkhi sử dụng khai thác hệ thống Mỗi khoa, phòng cung cấp trang (Site); cá nhân cấp tài khoản (Account); phân quyền để truy cập, quản trị, sử dụng khai thác Hệ thống.Tài khoản cá nhân phân quyền theo vai trò tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ quyền hạn tham gia Hệ thống Các cá nhân phải tự bảo vệ thơng tin tài khoản mình, quản lý khai thác nội dung thông tin văn bản, tài liệu phạm vi phân quyền thoát khỏi Hệ thống; 2 Đối với tài khoản cấp tham gia Hệ thống mơi trường mạng thơng qua trình duyệt phổ dụng máy tính (Firefox, Chrome, Internet Explorer), thiết bị di động Hệ thống phát triển phiên Ipad giúp cá nhân xử lý dễ dàng hơn; Khi kết thúc phiên làm việc, cá nhân phải khỏi Hệ thống đóng trình duyệt để đảm bảo an toàn liệu; Đơn vị, cá nhânkhi cần cấp mới, thay đổi quyền hạn, khóa, hỗ trợ xử lý, tài khoản cá nhân thuộc đơn vị mình, phải thơng báođếnLãnh đạo quanvà người quản trị Hệ thống việc hỗ trợ xử lý u cầu Cá nhân có thẩm quyền xử lý cơng việc Hệ thống muốn ủy quyền lại cho người khác xử lý phải cho phép Lãnh đạo quan; Các đơn vị cá nhân có trách nhiệm sử dụng Hệ thống để thực việc tiếp nhận, xử lý, luân chuyển, điều hành, lưu trữ khai thác thông tin văn bản, tài liệu q trình xử lý, giải cơng việc; 6.Các cá nhân, khoa, phòngtham gia sử dụng, khai thác Hệ thống phải tuân thủ theo mục đích, thẩm quyền phục vụ công tác;đảm bảo trách nhiệm thực việc gửi, nhận, trao đổi xử lý văn quy trình tiến độ xử lý để khơng làm gián đoạn q trình xử lý; đảm bảo tính xác, tồn vẹn nội dung xử lý luân chuyển thông tin văn bản, tài liệu Hệ thống; Tất văn bản, tài liệu đi/đến phải scan cập nhật lên hệ thống Đối với văn đóng dấu “mật”, “tuyệt mật”, “tối mật”, văn khiếu nại, tố cáo, hồ sơ cán công chức, viên chức không đưa lên Hệ thống Quản lý Điều hành văn điện tử; Các thông tin, liệu dạng ký tự dùng Hệ thống phải sử dụng mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909-2001 (Unicode) Chương II TỔ CHỨC HỆ THỐNG Điều Địa truy cập vàoHệ thống Tên miền chung để truy cập Hệ thốngtại TTKSBT http://vpdt.angiang.gov.vn Định dạng tên miền truy cập Hệ thống TTKSBT: Tên miền truy cập Hệ thống TTKSBTkhông trực thuộc Sở Y tế tỉnh An Giang: sử dụng tên viết tắt quan tên viết nguyên đơn vị hành địa phương chữ in thường, tiếng Việt, viết liền không khoảng trống không dấu theo dạng ttksbtag Điều Tài khoản truy cập Định dạng tên tài khoản đăng nhập Hệ thống: - Định dạng tên tài khoản cá nhân người dùng tham gia vào Hệ thống:trong đó họ đệm người truy cập, ho lấy chữ đầu, dem lấy chữ đầu;là tên người truy cập, viết đầy đủ, tiếng Việt khơng dấu; gạch nối ; liền tên viết tắt đơn vị Ví dụ:tên tài khoản đăng nhập Huỳnh Thị Phương Thanh thuộc phòng Tổ chức hành có dạng (sau truy cập Site vpdt.angiang.gov.vn): htpthanh.ttksbtag; - Đối với khoa, phòng TTKSBT, định dạng tên tài khoảntham gia vào Hệ thống:trong đó tên TTKSBT; gạch nối ;là tên khoa, phòng chức năng; gạch nối ; là tên viết tắt đối tượng công tác, viết đầy đủ, tiếng Việt khơng dấu, liền Ví dụ: tên tài khoản đăng nhập đối tượng Văn thưthuộc phòng Tổ chức hành có dạng (sau truy cập Site ttksbtangiang.vnptioffice.vn): ttksbt_tchc_VT (văn thư); tên tài khoản đăng nhập Lãnh đạo Ban Giám đốc có dạngttksbt_bgd_LD (lãnh đạo); - Khi có nhiều người quan trùng họ tên, người quản trị Hệ thống quan thiết lập thông báo cho người dùng biết tài khoản truy cập Mật tài khoản: - Mật mặc định khởi tạo là: Vnpt1234 Sau tuần kể từ cấp tài khoản đặt lại mật mặc định, cá nhân không thay đổi mật mặc định, tài khoản tự động bị khóa - Các cá nhân, khoa, phịng có trách nhiệm thay đổi mật tài khoản đăng nhập sử dụng tài khoản lần đầu, thường xuyên thay đổi mật có trách nhiệm bảo mật thơng tin mật riêng - Mật OTP (One Time Password): cá nhân tự đăng ký thêm mã xác thực để tăng lớp bảo mật vào hệ thống Sau đăng ký, cá nhân đăng nhập vào hệ thống, hệ thống nhắn mã xác thực gồm chữ số đến điện thoại di động cá nhân vàđương dùng mã xác thực để nhập vào hệ thống - Tất cá nhân, khoa, phòng cấp tài khoản đăng nhập Hệ thống để sử dụng khai thác thông tin Hệ thống thơng qua trình duyệt Web vào địa cung cấp (hoặc truy cập vào Hệ thống chung vnptioffice.vn, sau truy cập vào Site TTKSBTT: tksbtangiang.vnptioffice.vn) -Các cá nhân, khoa, phòng tham gia vào Hệ thốngkhông tự ý thay đổi thông tin Hệ thống truy cập trái phép vào Hệ thống Trường hợp cần thay đổi thông tin liên quan đến Hệ thống phải phê duyệt lãnh đạo quan Trường hợp bị quyền kiểm soát tài khoản cần báo cho người quản trị quan để kịp thời có phương án xử lý (thiết lập lại mật truy cập) Quy định truy cập vào Hệ thống Trong số trường hợp sau đây, toàn thể người dùng quan truy cập vào hệ thống: quan bị cắt điện, cố mạng internet, hệ thống bị lỗi truy cập, Khi đó, quy trình xử lý văn đi/đến hệ thống quy định sau: Sự cố xảy (01) ngày - Đối với văn mang tính chất hỏa tốc, thượng khẩn, khẩn cho phép xử lý theo đường giấy thông thường phải bổ sung Hệ thống ngày làm việc - Đối với văn khơng mang tính chất hỏa tốc, thượng khẩn, khẩn để lại xử lý ngày làm việc Sự cố xảy lớn (01) ngày Xử lý tất văn theo đường giấy thông thường phải bổ sung Hệ thống ngày làm việc sau khắc phục cố Chương III QUY ĐỊNH VỀ SỬ DỤNG, KHAI THÁC CÁC CHỨC NĂNG HỆ THỐNG Điều Xử lý văn đến Trách nhiệm Văn thư: a) Văn giấy đến quan qua đường bưu điện, fax, chuyển trực tiếp nguồn khác: - Văn thư tiếp nhận, quét (scan) văn bản, số hóa văn bản; cập nhật đầy đủ, kịp thời thông tin văn vào Hệ thống ngày nhận văn trình xử lý Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành theo quy định; chuyển cho người có thẩm quyền "Xử lý Văn đến", lưu ý: Văn thư điền đầy đủ trường tin theo thẩm quyền văn đến quy định (như quan gửi, độ khẩn, lĩnh vực, trích yếu ) Riêng mục trích yếu cần ghi rõ trích yếu văn gốc để tiện cho việc thống kê, tìm kiếm sau này; ví dụ: không ghi chung "V/v Mời họp" mà phải ghi "Sở Y tế mời họp ngày giờ, địa điểm, việc ” Không photocopy văn bản, tài liệu cập nhật lên Hệ thống, chuyển gốc đơn vị xử lý theo phân công Lãnh đạo; - Đối với văn đến từ quan bên ngồi: có tài liệu kèm theo 30 trang, Văn thư scan văn bản, không scan tài liệu kèm theo, trình xử lý song song giấy điện tử Văn thư chịu trách nhiệm photo gửi đơn vị có liên quan xử lý cơng văn theo quy định công tác văn thư; - Đối với văn bản, tài liệu phải chuyển bì có ghi đích danh tên đơn vị/cá nhân: Văn thư sử dụng Phần mềm Quản lý văn để cập nhật trường thông tin đầu vào tương ứng với thơng tin ghi bì theo quy định tích chọn vào mục □ chuyển bì trước chuyển cho đơn vị/cá nhân ghi đích danh; b) Văn điện tử đến qua Hệ thống (là PDF có chữ ký số): - Văn thư cập nhật chuyển cho Lãnh đạo TTKSBT (hoặc người Lãnh đạo TTKSBT ủy quyền xử lý văn bản) Người ủy quyền theo dõi văn ủy quyền mục văn ủy quyền; - Ngay sau nhận văn hệ thống, Văn thư phải vào sổ trình xử lý Hệ thống Quản lý văn Điều hành Theo dõi, vào sổ văn (đối với văn đến từ đơn vị nội bộ) scan cập nhật văn (đối với văn đến từ đơn vị ngồi hệ thống) trình Lãnh đạo TTKSBT xử lý tất văn đến đơn vị; - Định kỳ theo yêu cầu đột xuất Lãnh đạo:Văn thư sử dụng tính báo cáo thống kê có Phần mềm để lập báo cáo thống kê theo dõi, tổng hợp số liệu, tình hình tiến độ xử lý văn đơn vị - Theo dõi đôn đốc tiến độ xử lý văn bản, tài liệu Hệ thống phần mềm đơn vị mình; Trách nhiệm Trưởng phịng Tổ chức hành chính: Thực chịu trách nhiệm trước công việc sau: - Theo dõi, phân chuyển sơ văn đến hệ thống phần mềm cho đơn vị trình Lãnh đạo TTKSBT theo chức nhiệm vụ giao Trưởng phòng Tổ chức hành phải phân chuyển/trình văn ngày văn đưa lên hệ thống văn thơng thường, vịng đồng hồ văn khẩn - thượng khẩn - hỏa tốc - ưu tiên; - Chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo TTKSBT việc giám sát, theo dõi, đôn đốc Văn thư scan, cập nhật thông tin văn lên hệ thống - Trường hợp trực tiếp thao tác phân phối văn phần mềm, Trưởng phịng Tổ chức hành ủy quyền cho cá nhân phòng thao tác để việc phân phối văn phần mềm không bị gián đoạn Cá nhân ủy quyền cá nhân ủy quyền phải chịu trách nhiệm việc xử lý cơng việc theo quy định Trách nhiệm Lãnh đạo TTKSBT: - Lãnh đạo TTKSBT có trách nhiệm phân phối, cho ý kiến đạo xử lý văn đến hệ thống phần mềm tài khoản Trách nhiệm Trưởng, phó khoa, phòng tương đương: - Là người trực tiếp xử lý văn đến chuyển cho chuyên viên tùy theo u cầu, tính chất cơng việc phân công nhiệm vụ đơn vị; đồng thời điền đầy đủ thông tin giao diện như: ý kiến đạo, thời hạn xử lý, - Theo dõi, xử lý phân công xử lý văn đến Hệ thống phần mềm theo tiến độ; - Giám sát, theo dõi đôn đốc tiến độ xử lý văn bản, tài liệu Hệ thống phần mềm đơn vị mình; - Chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo TTKSBT việc quản lý điều hành cơng việc đơn vị Hệ thống phần mềm; - Trường hợp văn không thuộc chức nhiệm vụ, lĩnh vực đơn vị xử lý, cán xử lý trả lại văn cho cán trực tiếp phân phối công văn - Trường hợp trực tiếp thao tác phân phối văn phần mềm, Lãnh đạo đơn vị ủy quyền cho cá nhân khác thao tác để việc phân phối văn phần mềm không bị gián đoạn Cá nhân ủy quyền cá nhân ủy quyền phải chịu trách nhiệm việc xử lý công việc theo quy định Trách nhiệm cá nhân xử lý văn bản: Người có thẩm quyền xử lý văn quan: - Xem xét, phân loại; điền đầy đủ thông tin giao diện như: ý kiến đạo, thời hạn xử lý chuyển đến khoa, phòng, cá nhân liên quan biết để triển khai, đôn đốc, phối hợp thực hiện; - Người có thẩm quyền xử lý văn bản, có quyền giao thời hạn xử lý văn bản, người xử lý chính, qua theo dõi thời hạn xử lý văn bản, số ngày văn xử lý hạn - Theo dõi, chịu trách nhiệm xử lý văn đến Hệ thống phần mềm tiến độ theo phân công Lãnh đạo; - Trường hợp văn không thuộc chức nhiệm vụ, lĩnh vực xử lý, cán xử lý trả lại văn cho lãnh đạo trực tiếp giao nhiệm vụ - Trong trường hợp người có thẩm quyền xử lý văn chuyển thẳng đến chuyên viên thuộc khoa, phòng để xử lý phải đồng thời chuyển cho Lãnh đạo phịng Lãnh đạo quan phụ trách lĩnh vực người có liên quan biết để đạo, theo dõi, đôn đốc, phối hợp thực - Cá nhân trực tiếp xử lý văn đến phải cập nhật trình xử lý văn thơng qua trạng thái: xử lý, hoàn tất; lưu văn vào hồ sơ công việc để theo dõi thực Trong trường hợp văn đến cần phải xử lý, trả lời soạn thảo ban hành văn thực theo Khoản 1, Điều Quy chế Trách nhiệm khoa, phòng trực thuộc: Phải sử dụng hệ thống gửi văn đến đơn vị thuộc TTKSBT Thời hạn cập nhật, xử lý văn Hệ thống: - Văn thư đơn vị TTKSBT phải scan cập nhật tất văn đến lên Hệ thống ngày nhận văn giấy Đối với văn khẩn - thượng khẩn - hỏa tốc, Văn thư phải hoàn thành vòng từ nhận văn - Tất cán phân phối/chuyển xử lý/xử lý văn phải thực hệ thống theo thời hạn xử lý văn - Cán trực tiếp xử lý văn (là cán cuối phải trực tiếp thụ lý xử lý văn bản, định trạng thái hồn thành hay khơng hồn thành văn bản) phải xử lý văn thời gian cho phép cán cấp thời hạn văn đến Điều Xử lý văn Trách nhiệm Văn thư: - Thao tác tổng quát:Văn thư chọn mục Văn đi\Chờ phát hành, chọn số đi, nhập số văn bản, ngày ban hành, nơi nhận văn phát hành văn nhận dự thảo văn điện tử có đồng ý cho ban hành Lãnh đạo TTKSBT chuyên viên chuyển đến; Văn thư quét (scan) văn Lãnh đạo ký kèm tập tin để phát hành; sử dụng chữ ký số tiến hành chứng thực chữ ký số cho văn theo quy trình quy định - Trong trường hợp phát hành văn phát nhầm lẫn, Văn thư thu hồi văn phát hành lại với điều kiện nơi nhận chưa xử lý văn - Đối với phiếu trình: phải cấp số phiếu trình điện tử trước trình Lãnh đạo TTKSBT - Đối với văn bản: Văn thư chịu trách nhiệm cấp số ban hành văn theo thẩm quyền đơn vị Chỉ cấp số nhận văn giấy có chữ ký người có thẩm quyền; đồng thời Hệ thống văn nằm mục chờ cấp số Văn thư phải chịu trách nhiệm kiểm tra lại thông tin cập nhật Hệ thống so với giấy phê duyệt, sau cấp số điện tử, Văn thư cấp số đóng dấu đỏ giấy, scan văn (đã có số dấu đỏ), cập nhật văn ban hành Hệ thống phần mềm ngày văn cấp số Trường hợp văn chưa cập nhật Hệ thống thông tin cập nhật không với giấy thiếu sót thơng tin, Văn thư có trách nhiệm yêu cầu cán soạn thảo cập nhật/cập nhật lại thông tin văn lên Hệ thống trước cấp số phát hành văn bản; - Kiểm tra, giám sát đảm bảo thông tin văn Hệ thống trùng với thông tin giấy Lãnh đạo phê duyệt trước cấp số ban hành Hệ thống; - Định kỳ theo yêu cầu đột xuất Lãnh đạo TTKSBT, Trưởng phó phịng Tổ chức hành chính, Văn thư sử dụng tính báo cáo thống kê có Hệ thống để báo cáo thống kê theo dõi, tổng hợp số liệu, tình hình ban hành văn Trách nhiệm Lãnh đạo TTKSBT: - Lãnh đạo TTKSBT (cấp cao quan người ủy quyền ký văn bản) cho ý kiến xử lý Nếu thống với nội dung hình thức dự thảo văn bút phê chuyển lại cho chuyên viên để in, trình ký chuyển cho Văn thư để phát hành; khơng thống chuyển lại cho người khởi tạo văn để tiếp tục chỉnh sửa dự thảo đến đạt thống - Tra cứu, theo dõi tất văn cá nhân ký phê duyệt Trách nhiệm cá nhân xử lý văn đi: - Khi cấp có văn thị trực tiếp: cá nhân xử lý văn sử dụng chức "Dự thảo văn đi"để soạn thảo văn bản; soạn thảo văn trực tiếp phần mềm soạn thảo máy tính đính kèm file soạn thảo lên Hệ thống - Khi có yêu cầu trả lời từ văn đến (đối với người giao cán xử lý chính): cá nhân xử lý văn sử dụng chức “phúc đáp văn đến” để chọn tập tin văn dự thảo đính kèm - Khi khởi tạo văn bản, cá nhân xử lý văn có trách nhiệm xác định rõ loại văn bản, trích yếu nội dung, nơi nhận (xác định quan chỉnhận điện tử, quan nhận điện tử cảbản giấy) - Sau dự thảo văn bản, vào mục Văn đi\Dự thảo văn đi, sau điền thơng tin vào phần “trích yếu”, chọn “văn đính kèm” để đính kèm tập tin văn dự thảo ; chọn mục Chuyển lãnh đạo khác để chuyển thảo đến lãnh đạo cấp phòng (hoặc cấp trực tiếp) để trình duyệt thơng qua chức xử lý văn đi, lưu ý điền đầy đủ mục thông tin giao diện phần mềm (như: Trích yếu, ), cần đính kèm văn có liên quan mục "Chọn văn liên quan” để lãnh đạo tham khảo - Trong trường hợp văn dự thảo chuyển nhầm đến lãnh đạo cá nhân khác lãnh đạo chuyên viên khácchưa xử lý văn đó, người soạn thảo văn sử dụng cơng cụ Thu hồi để chuyển lại - Trường hợp văn dự thảo không phát hành sử dụng cơng cụ xóa để loại văn khỏi mục văn - Phê duyệt lãnh đạo cấp phòng cấp trực tiếp cá nhân xử lý văn đi: a)Trường hợp chưa sử dụng chữ ký số: - Nếu dự thảo văn chưa đạt yêu cầu: Lãnh đạo cấp phịng (hoặc cấp trực tiếp) chỉnh sửa trực tiếp văn bản, đánh dấu phần chưa đạt chuyển lại cho người khởi tạo chỉnh sửa đến đạt yêu cầu - Nếu dự thảo văn đạt yêu cầu: Lãnh đạo cấp phòng (hoặc cấp trực tiếp) chuyển lại cá nhân xử lý văn để in trình Lãnh đạoTTKSBT xem xét; Lãnh đạoTTKSBT thống với thảo, đồng ý ký, cho ban hành cá nhân xử lý văn chuyển đồng thời giấy Lãnh đạoTTKSBT ký điện tử đến Văn thư để phát hành, kết thúc trình xử lý văn b)Trường hợp sử dụng chữ ký số: - Đối với văn gửi điện tử, không gửi giấy: cá nhân xử lý văn in trình văn giấy đến người có thẩm quyền ký để Văn thư lưu, đồng thời chuyển điện tử đến Văn thư để thực quy trình xác thực chữ ký số phát hành - Đối với văn phải gửi điện tử giấy: cá nhân xử lý văn in văn giấy, trình Lãnh đạoTTKSBT ký, đồng thời chuyển điện tử để Văn thư thực quy trình xác thực chữ ký số phát hành giấy điện tử Lưu ý: Trong trường hợp Lãnh đạo chuyển nhầm văn mà người nhận chưa xử lý sử dụng công cụ Thu hồi để xử lý lại văn Trường hợp dự thảo không muốn phát hành sử dụng cơng cụ Xóa để loại văn khỏi mục Văn Điều Danh mục văn trao đổi môi trường mạng Danh mục văn trao đổi hoàn toàn điện tử, không gửi văn giấy: Là văn thường, dạng điện tử (gồm PDF có chữ ký số), cụ thể: a) Trong phạm vi nội TTKSBT, gồm: Văn cung cấp thông tin, văn phục vụ đạo, điều hành lãnh đạo; lịch cơng tác; chương trình, kế hoạch quan; giấy mời họp tài liệu phục vụ họp; thông báo chung quan; văn để biết, để báo cáo, xin ý kiến; tài liệu cần trao đổi q trình xử lý cơng việc 10 b) Giữa quan nhà nước với gồm: Giấy mời họp tài liệu kèm theo; báo cáo tháng, quí, tháng báo cáo theo yêu cầu; văn gửi quan, đơn vị để biết, để phối hợp, để báo cáo; lịch công tác; chương trình, kế hoạch khơng liên quan đến kinh phí, tài chính; văn dự thảo để xin ý kiến, văn đóng góp ý kiến cho dự thảo; văn y Quy định văn xử lý song song theo hệ thống điện tử văn giấy Trong số trường hợp sau đây, văn xử lý song song: - Văn có phụ lục đính kèm 30 trang, scan đưa lên hệ thống phần văn bản, phần phụ lục đính kèm trình xử lý song song giấy điện tử Văn thư chịu trách nhiệm photocopy gửi đơn vị có liên quan xử lý cơng văn - Văn mang tính chất cá nhân, văn liên quan đến tài kế tốn, hồ sơ trình khen thưởng, hồ sơ thẩm định, phải sử dụng văn giấy dấu đỏ, đơn vị gửi/nhận song song hệ thống điện tử đường văn thư theo hình thức thơng thường - Đơn vị soạn thảo cung cấp thêm văn giấy có dấu đỏ cho đơn vị nhận văn trường hợp có yêu cầu đơn vị thuộc thành phần nơi nhận văn Danh mục loại văn trao đổi dạng điện tử(gồm PDF có chữ ký số), đồng thời gửi kèm văn giấy: a) Văn quy phạm pháp luật; b) Văn trình cấp ủy, HĐND, UBND cấp quan cấp trên, gồm: tờ trình, cơng văn, kế hoạch, báo cáo, kèm theo hồ sơ tài liệu (nếu có); c) Văn bản, bao gồm: cơng văn, tờ trình, định, thơng báo, kết luận, kế hoạch, hướng dẫn, quy hoạch, đề án cơng tác , mang tính đạo, cho chủ trương, hướng dẫn; có nội dung dự toán, phê duyệt, phân bổ, giao tiêu, định mức, tốn tài chính, ngân sách; tổ chức máy, cán bộ, biên chế; ban hành thủ tục hành Lưu ý: Trong phần “Nơi nhận văn bản”cá nhân xử lý văn phải liệt kêđầy đủchi tiết quan cá nhân nhận điện tử, quan cá nhân nhận điện tử cảbản giấy để Văn thư phát hành Giá trị thông tin Hệ thống - Các văn bản, tài liệu điện tử đưa lên lưu trữ hệ thống tham khảo trực tiếp chuyển đổi thành văn giấy có giá trị tương đương với gốc mặt nội dung đảm bảo yêu cầu tính tồn vẹn thơng tin; 11 - Các văn bản, tài liệu điện tử lưu trữ sở liệu hành Hệ thống phục vụ khai thác, tra cứu có giá trị tương đương văn giấy Điều Lập quản lý thư mục Hồ sơ công việc, thư mục Tài liệu phục vụ công tác - Công việc: Là thư mục lưu hồ sơ, tài liệu giao việc hình thành trình xử lý văn Hệ thống, bao gồm chức năng: + Mới tạo: Chức liệt kê thư mục lưu văn hệ thống, cho phép người dùng thêm thư mục, xóa thư mục khởi tạo trước đó; + Hồ sơ công việc: Tương tự chức “Mới tạo”, khác chỗ thư mục hiển thị theo dạng hình để tiện theo dõi; + Lưu công việc mới: Cho phép người dùng tạo lập thư mục để lưu hồ sơ hệ thống - Tài liệu: Là thư mục lưu tài liệu người dùng lấy từ bên Hệ thống để phục vụ cho việc nghiên cứu, tham khảo, gồm chức nhưtài liệu tôi; tài liệu chia sẻ; tài liệu xóa… Điều 10 Khai thác tính khác Hệ thống Văn nội Là văn phạm vi nội quan để trao đổi thông tin, không phát hành bên Chức khai thác để trao đổi thông tin người dùng, khoa, phịng nội quan nhằm hồn thiện dự thảo văn trước phát hành văn bên ngồi Thơng tin - Điều hành Chức dùng để trao đổi thông tin nội quan, đạo - điều hành lãnh đạo gửi/nhận văn nội cách nhanh chóng, góp phần tiết kiệm văn phịng phẩm Lịch cơng tác Bao gồm đăng ký, xem lịch công tác cá nhân, lãnh đạo quan, đơn vị;các cá nhân, khoa, phịng thực lập lịch cơng tác dạng tin Lãnh đạo khoa, phòng, người lãnh đạo khoa, phòng ủy quyền người chịu trách nhiệm gửi lịch công tác hàng tuần khoa, phòng cho Lãnh đạo quan Văn thư, phòng Tổ chức hành chịu trách nhiệm lập gửi lịch công tác quan lên Hệ thống 12 Quản lý Lịch họp (cuộc họp) Bao gồm chức năng: tạo lịch họp, thông báo mời họp cho Lãnh đạoTTKSBT đạo; Lãnh đạoTTKSBT giao nhiệm vụ cho cá nhân thực việc tạo lịch họp, thông báo mời họp Chú ý thông báo mời họp phải điền đủ thông tin ngày, họp, địa điểm, thành phần mời họp, tài liệu họp (đính kèm), thơng báo cho đối tượng mời họp biết qua điện thoại, tin nhắn Hệ thống Tin nhắn Chức cho phép người dùng gửi tin nhắn SMS cho cá nhân khác quan; số cá nhân có thẩm quyền cấp quyền sử dụng tính nhắn tin phục vụ cơng việc, khơng sử dụng tính cho mục đích ngồi cơng việc; nội dung tin nhắn nhập tiếng Việt không dấu độ dài tối đa khơng q 160 kí tự Tin nội Chức cho phép người dùng tạo tin nội xem tin nội đăng để trao đổi thông tin nội quan, giống Bảng tin truyền thống Tuy nhiên, người cấp quyền cập nhật xóa tin nội đăng Lấy ý kiến Nếu cần lấy ý kiến đóng góp chomột dự thảo văn vấn đề đó, người lãnh đạo quan giao nhiệm vụ soạn thảo đưa thông tin lên mục "Góp ý" Hệ thống Các cá nhân, khoa, phịng nhận u cầu góp ý có trách nhiệm phản hồi với người soạn thảo theo Quy chế làm việc quan đơn vị Báo cáo thống kê Chức cho phép người quản trị hệ thống người có thẩm quyền quan thực việc kiểm tra, theo dõi, đánh giá tình hình đăng nhập; tình hình xử lý, phê duyệt văn bản; tình hình xử lý thơng tin điều hành; trích xuất, lưu trữ, in sổ văn đến, in sổ văn Hệ thống Cho phép người dùng xem, sửa đổi, cập nhật thông tin về: cá nhân người dùng, đổi mật khẩu, tra cứu danh bạ, nhật ký sử dụng, đăng ký mã xác thực, cập nhật thông báo khẩn Đối với người quản trị Hệ thống có thêm quyền sửa đổi, bổ sung xóa danh mục nhưđơn vị hành chính, tơn giáo, trình độ, danh mục đơn vị, danh mục khoa phòng, danh mục cán (thêm người dùng), lĩnh vực văn bản, loại văn bản, sổ văn đến, sổ văn đi, nơi gửi văn bản; phân quyền cho người dùng.v.v 13 10 Trao đổi trực tuyến Cho phép người dùng trao đổi trực tiếp với Tại người dùng trao đổi với đoạn hội thoại text gửi file cho nhằm mục đích phối hợp giải nhanh công việc Chương IV QUY ĐỊNH VỀ TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN CỦA NHỮNG NGƯỜI THAM GIA QUẢN LÝ, SỬ DỤNG, KHAI THÁC HỆ THỐNG Điều 11 Trách nhiệm quyền hạn Lãnh đạoTTKSBT Chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc triển khai sử dụng, khai thác Hệ thống quản lý văn điều hành quan Tham gia điều hành Hệ thống tất văn liên quan đến công việc quan; Cập nhật nội dung đạo, thời hạn xử lý cho văn đến trước chuyển cho cá nhân, khoa, phịng có liên quan thực hiện; Kiểm tra phê duyệt nội dung văn cho ý kiến định ban hành văn Hệ thống Điều 12 Trách nhiệm quyền hạn Văn thư Thực công việc liên quan đến luồng xử lý văn bản: vào số văn đến, văn đi; quét (scan) nội dung văn sau lãnh đạo quan ký đóng dấu thực xác thực chữ ký số văn bản; kiểm soát lần cuối nội dung, hình thức, thể thức thực phát hành, gửi văn đi; Thực lập báo cáo, bảng thống kê để theo dõi, tổng hợp văn đi/đến, tình hình xử lý văn đi/đến, thông tin xử lý loại văn theo yêu cầu chế độ báo cáo, thống kê quy định yêu cầu lãnh đạo quan đề nghị lãnh đạo khoa, phịng chun mơn; Thực cơng việc khác Hệ thống ủy quyền; Trong trường hợp có sai sót nhập văn đi, văn đến (nhầm số, sai số công văn, ) không tự khắc phục phải báo với người phụ trách để đạo ngườiquản trị Hệ thống hỗ trợ khắc phục Điều 13 Trách nhiệm quyền hạn Người dùng 14 Sử dụng chức phạm vi cho phép tài khoản tạo lập Hệ thống để trao đổi, xử lý công việc thuộc phạm vi trách nhiệm giao; Trong trường hợp xử lý sai luồng công văn kết thúc xử lý công văn đến giao xử lý văn đến, cá nhân xử lý văn có trách nhiệm báo cáo lãnh đạo quan để phối hợp với người quản trị Hệ thống quan tìm cách khắc phục; Điều 14 Trách nhiệm quyền hạn Lãnh đạo khoa, phịng Có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc cá nhân thực xử lý văn đi, văn đến phạm vi quản lý khoa, phịng mình; Tham gia quản lý điều hành tồn cơng việc, giám sát q trình xử lý phát hành cơng văn khoa, phịng Hệ thống; Trường hợp cơng tác khơng trực tiếp xử lý phải ủy quyền cho cá nhân thuộc khoa, phịng thực thao tác Hệ thống theo quy định Khoản 3, Điều Khoản 2, Điều Quy chế để quy trình xử lý khơng bị gián đoạn; Chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo quan việc quản lý điều hành công việc khoa, phịng Hệ thống Điều 15 Trách nhiệm củangười Quản trị Hệ thống Cơ quan VNPT chịu trách nhiệm: - Quản lý Hệ thống chung toàn tỉnh, áp dụng biện pháp đảm bảo an toàn, an ninh thơng tin tồn Hệ thống; - Hướng dẫn, hỗ trợ người quản trị, người sử dụng Hệ thống TTKSBT; đảm bảo chất lượng đường truyền, kịp thời khắc phục cố kỹ thuật để Hệ thống hoạt động thông suốt 24/24 tất ngày tuần; - Tiếp nhận ý kiến người sử dụng để chỉnh sửa, bổ sung, hoàn thiện, tối ưu hóa phần mềm Người giao quản trị Hệ thống TTKSBT: - Phân quyền khai thác hệ thống cho người dùng quan; bảo mật thông tin người dùng quan; thêm, bớt tài khoản người dùng có yêu cầu - Đảm bảo an ninh, an tồn hạ tầng cơng nghệ thơng tin quan hoạt động liên tục, ổn định tất ngày; trường hợp Hệ thống gặp cố, bị liệu, có trách nhiệm báo cáo lãnh đạo quan, đồng thời thông báo cho phận kỹ thuật đơn vịVNPT để xử lý kịp thời - Phối hợp cán đơn vị VNPT, người quản trị Hệ thống VNPT suốt trình thực Hệ thống 15 Điều 16 Trách nhiệm quyền hạn cá nhân, khoa, phòng truy cập Hệ thống từ xa qua mạng Internet Các cá nhân, khoa, phịng truy cập Hệ thống từ xa qua mạng nơi nào, thời gian để theo dõi, xử lý điều hành công việc thông qua tài khoản tạo lập Khi truy cập Hệ thống qua mạng, cá nhân, khoa, phịng có trách nhiệm tự quản lý tài khoản bảo quản mật Trong trường hợp, không cho người khác dùng tài khoản mật để truy cập Trường hợp tài khoản truy cập từ xa bị sử dụng không đúng, gây liệu lộ thông tin quan cá nhân, khoa, phịng sở hữu tài khoản chịu trách nhiệm hồn tồn thiệt hại gây bị xem xét, xử lý theo quy định Điều 17 Quản lý vận hành Hệ thống Phịng Tổ chức hành TTKSBT phối hợp với VNPT quản lý, vận hành, đảm bảo hạ tầng kỹ thuật, nghiên cứu đề xuất phương án nâng cấp kịp thời đáp ứng nhu cầu phát triển hoạt động ổn định Hệ thống; VNPT thực việc đảm bảo vận hành an toàn, ổn định hệ thống; kịp thời xử lý lỗi phát sinh; hỗ trợ, tiếp nhận yêu cầu từ người sử dụng; xây dựng kế hoạch nâng cấp, điều chỉnh quy trình xử lý mở rộng tính hệ thống phù hợp với yêu cầu thực tế quản lý điều hành văn TTKSBT tỉnh; Lãnh đạo TTKSBT có trách nhiệm đơn đốc cán bộ, nhân viên đơn vị thường xuyên theo dõi, sử dụng Hệ thống việc xử lý văn đến ban hành văn đi; Điều 18 Đảm bảo an tồn thơng tin, liệu VNPT đơn vị cung cấp phần mềm nghiên cứu, đảm bảo điều kiện kỹ thuật, hướng dẫn người dùng trình sử dụng, khai thác vận hành Hệ thống đảm bảo yêu cầu an toàn thông tin Chương V TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 19 Khen thưởng, xử lý vi phạm Các khoa phòng cá nhân tham gia sử dụng, khai thácHệ thống phần mềm VNPTiOffice phiên 4.0 TTKSBT có trách nhiệm thực nghiêm túc Quy chế này, việc thực tốt quy định Quy chế xem tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ cán bộ, nhân viên bình xét thi đua, khen thưởng hàng năm Cá nhân, khoa, phòng vi phạm quy định Quy chế bị xử lý theo quy định, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm 16 Điều 20 Tổ chức thực Trên sở Quy chế này, khoa, phịng cụ thể hóa việc quản lý, khai thác sử dụng Hệ thống quản lý văn điều hành VNPT-iOffice V4.0 cho phù hợp với tình hình đặc điểm quy chế làm việc đơn vị, không trái với quy định pháp luật công tác Văn thư lưu trữ quy định trao đổi văn môi trường mạng Trong trình tổ chức thực hiện, có khó khăn, vướng mắc, cá nhân, khoa, phịng phản ánh đến Lãnh đạo TTKSBT, phòng Tổ chức hành để tổng hợp, chuyển gửi đến đơn vị VNPT xem xét, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./ Một số văn liên quan đính kèm Quyet dinh 50 2018 Chi thi 02 CT TTg Chi thi 15 CT TTg Quyet dinh 1259 Quyet dinh 1464 tăng cường sử dụng chữ ký tăng QDbản QD UBND UBND cường sử dụng văn Quy danh chế quảnQD mục mã định danh vănUBND lý văn gửi, số.doc điện bảndanh nhận.doc tử.doc điện mục tử.doc Thông tư 26 2017 TT Thong tu 51 2014 TT BYT Hướng dẫn tổ chức Trung BYTtâm Quy KSBT.docx định chức TTYTDP.doc 17