TÀI LIỆU HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH (Tài liệu dành cho Chuyên viên)

để nhận xử lý công việc phần mềm Bước 1: Sau đăng nhập, Chọn nhắc việc Hồ sơ công việc/ Phiếu yêu cầu chờ xử lý Danh sách phiếu yêu cầu hiển thị: Bước 2: Mở xem nội dung chi tiết Trang 14 /20 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành Bước 3: Ấn nút Xử lý Có hƣớng xử lý: Chuyển tiếp văn Xử lý văn + Trƣờng hợp chuyển tiếp: Tích chọn Nhập thơng tin chuyển tiếp văn bản: Cách chọn Đơn vị/ Ngƣời xử lý: Nhấp chuột vào mũi tên màu đen chọn ngƣời theo danh sách phịng ban + Trƣờng hợp xử lý: Tích chọn Xử lý phiếu yêu cầu cách tạo lập dự thảo (cách thực xem trình bày mục Tạo dự thảo) lập phiếu xử lý ghi tóm tắt q trình xử lý cơng việc Với lựa chọn Lập phiếu xử lý: Trang 15 /20 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành Tra cứu IV VĂN BẢN ĐI Tra cứu Tra cứu văn phát hành theo phần chức đƣợc liệt kê bên trái hình: Tra cứu nhanh: Trang 16 /20 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành Cập nhật văn dự thảo duyệt Cập nhật văn dự thảo duyệt chức cho phép ngƣời dùng cập nhật văn dự thảo đƣợc ký duyệt nhƣng khơng làm việc chƣơng trình Để cập nhật văn thuộc dạng này, ngƣời sử dụng thao tác nhƣ sau: Bước 1: Nhấp chọn chức Cập nhật VB dự thảo duyệt danh mục Chức bên trái giao diện làm việc Bước 2: Nhấn nút chức Thêm để mở giao diện cập nhật văn dự thảo: Bước 3: Cập nhật thông tin VB dự thảo nơi nhận văn trƣờng Văn nội (Các đơn vị nội bộ) Nơi nhận (Các đơn vị ngoài) Trang 17 /20 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành Ghi chú: Nơi nhận thao tác tương tự Văn nội Tại phần “File chứa nội dung toàn văn văn bản”, nháy chuột vào nút “Choose File” để tìm đến tệp văn dự thảo duyệt để gắn kèm Sau chọn tệp VB gắn kèm, nhấn vào biểu tượng ghi lại thông tin vừa cập nhật (Hoặc nút chức Ghi lại(F8)) để Muốn thay đổi tệp văn khác nhấn vào biểu tượng để xố văn gắn kèm văn khác bên cạnh tệp văn Bước 4: Nếu khơng gắn thêm tệp Văn bỏ qua bƣớc này, chuyển đến bước Muốn gắn kèm thêm tệp văn bản, thao tác tƣơng tự Hoặc muốn gắn liền lúc nhiều tệp văn bản, nháy chuột vào biểu tƣợng (bên cạnh nút Browse…) để hiển thị thêm trƣờng gắn tệp văn Bước 5: Văn đƣợc cập nhật xong, chuyên viên chuyển đến phận văn thƣ để vào sổ văn phát hành văn Trang 18 /20 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành Chuyên viên nháy chuột vào nút chức “Chuyển văn thƣ ”, văn đƣợc tự động chuyển đến văn thƣ để cập nhật vào sổ phát hành văn V THÔNG TIN TỔNG HỢP Dữ liệu phần Thông tin tổng hợp liệu thống kê tổng hợp đƣợc trích rút sở liệu Văn đến, Văn Hồ sơ công việc Các thông tin hiển thị phần nyaf thể tình trạng xử lý, ban hành… tất văn đến, văn đi, hồ sơ công việc quan phục vụ cho việc theo dõi điều hành cơng việc Phần cịn bao gồm chức tạo lập, kết xuất in ấn báo cáo theo trình trạng văn khác Thông tin tổng hợp Văn đến - TTTH Văn đến cá nhân bao gồm: Trang 19 /20 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành Thông tin tổng hợp Văn - TTTH Văn cá nhân bao gồm: Báo cáo văn đến - Báo cáo văn đến cá nhân bao gồm: Báo cáo văn - Báo cáo văn cá nhân bao gồm: Báo cáo hồ sơ công việc - Báo cáo hồ sơ công việc cá nhân bao gồm: Nhật ký công việc - Nhật ký công việc cá nhân bao gồm: Trang 20 /20 ... chuyển tiếp văn bản: Cách chọn Đơn vị/ Ngƣời xử lý: Nhấp chuột vào mũi tên màu đen chọn ngƣời theo danh sách phịng ban + Trƣờng hợp xử lý: Tích chọn Xử lý phiếu yêu cầu cách tạo lập dự thảo (cách... thuộc dạng này, ngƣời sử dụng thao tác nhƣ sau: Bước 1: Nhấp chọn chức Cập nhật VB dự thảo duyệt danh mục Chức bên trái giao diện làm việc Bước 2: Nhấn nút chức Thêm để mở giao diện cập nhật văn