TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG Hệ thống quản lý văn bản và điều hành Phiên bản 3.0

Ty TẬP ĐỒN BƯU CHÍNH VIEN THONG VIET NAM VNPT tắt cự dị tị dị tị tị tự tị ok TAI LIEU TAP HUAN NGUOI DUNG Hệ thống quản lý văn ban điều hành Phiên 3.0 Hà Nội, 01/2016 Liên hệ: Tập đồn Bưu —- Viễn thông Việt Nam, 57 Huỳnh Thúc Kháng, Hà Nội Tel: (84-4) 3774 1337 Fax: (84-4) 3774 1656 Email: info@vnpt.vn Website: http:/www.vnpt.vn Ty TAI LIEU TAP HUAN NGUOI DUNG Hệ thống quản lý văn điều hành — V3.0 MỤC LỤC l _ Chức hệ thống - - - EESE9E E911 1111111111 1111111111111 T111 11111812 xep _ Chức xử lý văn đẾn .¿k1 S1 1919151111111 11111511 11111111E1E11 E111 ckrki _ Chức xử lý văn Ởi S1 1000001111111 1111111 111111119000 1111k ke 23 Chức văn nội ĐỘ - - 12 Chức tin nội ĐỘ . -01011011111 11333111111189913 10 1111 110000 11 kh 90 DI 10 II 13 14 Chức Chức Chie Che Chie Chức Chức năng nang nang Nang năng Thông tin cá nhân Đặt biệt cập nhật sô di động đê nhận tin nhac nhặc việc sau Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà nội Website: www.vnpt.vn Trang TAI LIEU TAP HUAN NGƯỜI DÙNG Hé thong quan ly van ban va diéu hanh — V3.0 A VNPT Thông tin cá nhân BỆ Hệ thống Chi tiết Họ tên Quê quán Lê Nguyễn Quốc Thái - - ¬ Tên Lê Nguyên Quốc Thái Chức vụ Tô trưởng Ngày vào ngành 01/10/2009 Chức vụ Kỹ sư fal Chon anh dai dién & = 01/10/2009 Ngày sinh & v Số CMND 0733 882300 Di động 0917141018 Email - Ngày cấp Điện thoại O 311828470 w# 20/11/2015 % Kinh Gg Tiên Giang Giới tính y Dân tộc 10/09/1984 Nơi sinh Không Đảng viên Sàn mẻ Ngày vào Đảng Tơn giáo Tổ trưởng ’ Đồn viên Hậu Vinh - Hậu Thành - Cái Bè - T Ngày vào ngành Trình độ Kỹ sư Địa Thái Trung tâm Cơng nghệ Thơng tin Trình độ Hậu Thành - Cái Bè - Tiền Giang thailnq.tgg@vnpt.vn 18/07/2000 Nơi cấp Nam Tiên Giang Đối mát khâu - Sau đăng nhập, cần phải thay đổi mật mặc định ban đầu nhà cung cấp nhăm mục đích bảo mật tài khoản người dùng Người dùng vào menu Hệ thống -> Đôi mật khõu i mt khu đĐ H thng - ụi mtkhu Mật khâu cũ * Mật khâu * Nhập lại mật khâu * Nhập mật cũ, mật Chú ý! > > > > Mật Mat Mật Mật khẫu khau khẫu khẫu phải phải phải phải có có có có ít ít 1 ký ky ký ky tự tự thường (VD: a,b,c,d, ) tự hoa (VD: A,B,C,D, ) tự đặc biệt (VD: @,#,$, ) mới, nhập lại mật khâu mới, sau nhấn Cập nhật Đăng ký / Hủy đăng ký nhận mã xác thực: Người dùng muốn tăng độ bảo mật cho tài khoản đăng ký nhận mã xác thực OTP, tai khoan người dùng bảo vệ lớp Người dùng vào menu Hệ thống / Đăng ký nhận mã xác thực Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa Hà nội Website: www.vnpt.vn Trang VN TAI LIEU TAP HUAN NGƯỜI DÙNG Hé thong quan ly van ban va diéu hanh — V3.0 A PT Dang ky nhan ma xac thuc xZ” Sốdi động ti ee Đằng ÿ đăng ký: — te xác thực Nhập số điện thoại sử dụng, check chọn đồng ý đăng ký (đăng ký) bỏ check chọn đăng ký (hủy đăng ký), sau nhấn Cập nhật — Chú ý! › Hệ thông Văn Phỏng Điện Tử ứng dụng công nghệ "Mã xác thực theo ngày đề bảo mật" › Khi đăng nhập Hệ thơng, ngồi mật khẫu tài khoản người dùng phải nhập thêm Mã xác thực gửi đến máy di động mà bạn đăng ký sử dụng Hệ thông Xem nhật ký sử đụng: Giúp người dùng kiểm tra ngày đăng nhập, thao tác hệ thống Người dùng vào menu Hệ thống -> Xem nhật ký sử dụng Xem nhật ký sử dụng Từ ngày: Stt ^ 8É Hệ thống - Xem nhậtký sử dụng # 01/01/2016 Đến ngày: #® 06/01/2016 ary Chức Ngày thao tác IP máy Trình duyêt Thiết bị Đăng nhập 06/01/2016 06:58:40 42.116.251.40 Google Chrome May tinh Dang nhap 05/01/2016 16:25:54 14.161.0.217 Google Chrome May Dang nhap 05/01/2016 15:37:11 14.161.0.217 Google Chrome May tinh Dang nhap 05/01/2016 15:03:24 14.161.0.217 Google Chrome May Dang nhap 05/01/2016 13:37:33 14.161.0.217 Google Chrome May tinh Dang nhap 05/01/2016 09:34:55 14.161.0.217 Google Chrome May tinh Dang nhap 05/01/2016 09:02:02 14.161.0.217 Google Chrome May tinh Dang nhap 05/01/2016 08:21:08 14.161.0.217 Google Chrome May Dang nhap 04/01/2016 17:29:36 14.161.0.217 Google Chrome May tinh 10 Dang nhap 04/01/2016 15:06:15 14.161.0.217 Google Chrome May tinh tinh tinh tinh Cáp nhật thông báo khẩn: Chỉ người dùng cấp quyền cập nhật thơng báo khẩn đơn vị Khi người dùng nhập thơng báo khẩn nhân viên đơn vị đăng nhập hệ thống thấy thông báo Người dùng vào menu Hệ thống -> Cập nhật thông báo khẩn Cập nhật thông báo khẩn €8 Hé thống - Cập nhậtthông báo khẩn Thông báo Ngày mai họp giao ban lúc 8h30 hội trường, a đề nghị anh Nhập nội dung thông báo, nhấp "Cập nhật” muốn đăng thơng báo Xóa trắng nội dung thơng báo, nhấp "Cập nhật” Cập nhật muốn gỡ bỏ thông báo khẩn Tra cứu danh bạ: Ciúp người dùng tra cứu nhanh thông tin cán đơn vị (ví dụ: số điện thoại, chức vụ ) Người dùng vào menu Hệ thống -> Tra cứu danh bạ Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà nội Website: www.vnpt.vn Trang TAI LIEU TAP HUAN NGƯỜI DÙNG Hé thong quan ly van ban va diéu hanh — V3.0 A VNPT Tra cu danh b đĐ H thng - mo | Danh sách đơn vị Họ vả tên Điện thoại Trung tam Công nghệ Thông ! ke oo Ban Giám đốc Viên thông tinF Nguyễn Văn Thái 3873236 ` ' Phòng Nhân Tống hợp ẹ Phịng Tài - Kế tốn Bùi Thái Hồng Anh › Phỏng Mạng Dịch vụ ` Phòng Đầu tư Xây dựng cc + Trung tam Kinh doanh Lé Nguyén Quéc + Trung tam Điều hành Thông t Thái + '_ Phòng Kế hoạch Kinh doanh 0917227755 Trưởng Lê Hữu Thái 01234008020 Tô trưở 0917141018 Tổ trưởng ` Phòng + Phong Nguyén Quoc Thai ` Phòng Phang ban hang khu vực GCE Nguyén Thai An › Phòng bán hàng khu vực Gò ( Nguyễn Thái Diễn ` Phòng bán hàng khu vực Tân + > ` bo ss Cái bán hàng khu vực Cai - : ban hang khu vu Cha! bán hàng khu vực Chợ = ˆ ~ Đài viên thông Mỹ Tho Đài viên thông Cái Bè RAE act emt Bae hme iam Déc Vién thông ; 3978888 0919900288 A A » z Nhập nội dung cần tra cưu, nhấn Enter nhấp nút “Tim” — ~ tin Tổ phó Địa bàn Tân Mỹ Chánh ` Hop dong ca To Tong hop BVT My Tho 0913962121 Nhân viên Tổ Kỹ thuật Mỹ Tho Đài viễn thông Mỹ Tho 0913105000 Nhân viên Tổ Bảo mật Trung tâm Điều hành Thông 0946616463 3870002 Ban Giám đốc Viễn thông tỉnh Giáo dục Nguyén Thai Duy vực 0733882300 Đơn vị VTTG Huỳnh Văn Thái Phòng khu 0919234567 Trưởng ` hàng 0733537538 Tổ 0913034811 ›_ Phòng bán hàng khu vực Mỹ bán Tra cứu danh bạ Min - Phỏng bán hàng khu vực Mỹ Tho + Đài viên thông Mỹ Tho tin Nguyễn TháiHọc 26/03/2006 0944796079 Dia chi: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà nội Website: www.vnpt.vn Nhânviên - Tổ Dịch vụ Hành cơng Trung tâm Công nghệ Thông tin Trang TAI LIEU TAP HUAN NGƯỜI DÙNG Hệ thống quản lý văn điều hành — V3.0 Chức xứ lý văn đến Văn thư Lãnh đạo Chuyên viên Bắt đầu Tiếp nhận văn đến Văn đến giây Văn đến điện tử Chuyễn lãnh đạo Xử lý thành văn điện tử(scan, ) khác phê duyệt ] Vào số văn đến trình lãnh đạo œ-| Xem xét cho ý kến đạo an Tiếp nhận văn có ý iên chỉđạo Văn xem đề biêt Cập nhật trang thái xử lý Chuyễn tiếp đễ xem Van ban can phuc dap Lo Lưu vào hô sơ công Kết thúc việc Dự thảo văn phúc đáp trình lãnh đạo Xem xét văn dự thảo Chỉnh sửa văn trình lại lãnh đạo Cho số, vào số phát hành văn Kết thúc Đề nghị chỉnh sửa, bỗ sung nội dung Sơ đồ xứ lý văn đên 2.1 Giải thích lưu đồ Văn thư tiếp nhận văn đến: văn giấy văn đến điện tử (nếu văn giấy văn thư cần xử lý thành văn điện tử) sau lưu vào số văn đến trình lãnh đạo Lãnh đạo xem xét cho ý kiến đạo chuyên cho chuyên viên đơn vị Nếu văn khơng thuộc chun mơn phê duyệt chuyển cho lãnh đạo khác phê duyệt Chuyên viên tiếp nhận văn có ý kiến đạo Trường hợp văn xem để biết, chuyên viên cập nhật trạng thái xử lý, chuyên tiếp để xem, lưu vào hồ sơ công việc Đối với văn cần phúc đáp, chuyên viên phải dự thảo văn phúc đáp trình lên lãnh đạo Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà nội Website: www.vnpt.vn Trang Ty TAI LIEU TAP HUAN NGUOI DUNG Hệ thống quản lý văn điều hành — V3.0 Lãnh đạo xem xét văn dự thảo, cần đề nghị chỉnh sửa bố sung nội dung văn chuyền lại cho chuyên viên, chuyên viên chỉnh sửa trình lại lãnh đạo Nếu văn hợp lệ, chuyền cho văn thư phát hành Văn thư cho số, vào số phát hành văn theo đạo 2.2 Hướng dẫn tiết Số văn đến: văn thư vào menu Văn -> Số văn đến + Tab van đến điện tử: danh sách văn chuyển từ đơn vị khác đến 30 ngày gân +_ Tab văn chờ lãnh đạo phê duyệt: danh sách văn mà văn thư lưu chờ lãnh đạo phê duyệt 30 ngày gần +_ Tab văn chờ văn thư phát hành: danh sách văn ban mà lãnh đạo phê duyệt 30 ngày gần + Tab văn chuyển thực hiện: danh sách văn duyệt chuyển đến đơn vị khác hay chuyển cho cán đơn vị 30 ngày gần Phân tìm kiêm cho phép cán tìm kiêm văn theo tiêu chí như: sơ ký hiệu, trích u, năm, lĩnh vực, câp độ, loại văn bản,, Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà nội Website: www.vnpt.vn Trang TAI LIEU TAP HUAN NGƯỜI DÙNG A Hệ thông quản lý văn điêu hành — V3.0 A VNPT Số văn ban VB điện tử Hiểnthị 10 Stt ? wv w ? ` oA ` đên Vănbản - VB chờ lãnh đạo phê duyệt VB chờ văn thư phát hành Số văn đến VB chuyên thực y dịng Tìm kiếm Sốkýhiệu Trich u Ngaynhan Bon vi givi 1% 1220/VNPT-DNOMDV Viv thay d6i dia cht IP tinh 1112/2015 VNPT Dak Néng 2W 1216BCVNPTĐNO MDV BÁO CÁO Ràsốtviệc cung cấp dịch vụ viễn thơng khẩn cấp 115 10/12/2015 VNPTĐắkNông 936QĐ-VNPT-ĐNOTCHC QUYẾT ĐỊNH V/v Thành lập Tỏ chuyên gia đầu thảu, Tô thẩm định HSYC két lựa chọn nhà thàu 09/42/2015 VNPTĐắkNông Vwtiếp tục triển khai để án só hóa truyền hình, phát sóng truyền hình mặt đát đến năm 2020 địa bàn tinh 09/12/2015 VNPTĐắkNơng # A W_ 579STTI-BCVT 5W § # 2334TT-VNPTĐNOTCKT TỚTRÌNHVwxin cấp vốn bảo trợ SXKD 09/42/2015 VNPTĐắkNơng 232TT-VNPT-ĐNOTCKT TỜTRÌNHwĐề nghị cấp vốn cho dự án đầu tư dợt 09/2015 09/12/2015 VNPTĐắkNông Hiễn thị từ đến mau tin - ¬ Cấp độ: # Thường # Trung bình # Khan + Thêm VB đến | fDanh sách VB hủy Tìm kiếm Số ký hiệu Năm Tat Trích yêu Ngày nhận Lĩnh vực văn v Cấp độ Tat ' Loại văn | rite Tat Đê xử lý văn từ đơn vị khác đên, văn thư cân chọn văn đê xem Sau click chọn vào trích yếu văn thơng tin văn xuất cho phép văn thư cliek nút “Lưu chuyền lãnh đạo phê duyệt” để lưu văn chuyền cho lãnh đạo duyệt, sau triển khai cho đơn vị Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa Hà nội Website: www.vnpt.vn Trang TAI LIEU TAP HUAN NGƯỜI DÙNG A Hé thong quan ly van ban va diéu hanh — V3.0 VNPT Lưu văn đến B nhân - Sôvánhắnđên - LuuyànHẩn den Thơng tin (') thơng th bằ buậc Số đồn(} Năm(} $0 dung chung t + 20 Số ký hiệu() 1220NNPT-ĐN0-MDV Trích yêuƒ} VN thay di dia ch IP tinh File van ban (}) $ Chọn vận đính kèm 238543-122-VNPT-DND-MDV ptf Ngày đón ƒ) Này ban hành () [12/2015 Nơi luu Co quan ban hanh y Vien thing Bak Ning + VinthôngĐäkNông Van ban lien quan $ Chụn liên quan Số hản phát hành Nguoi ky van ban Hoang Manh Tri Linh vue van ban Chuyén man Loại văn t + Bao cao Cấp đị Lãnh đạo phê duyệt Giám đúc Tập ñuàn lu Y ThƯỜNH ' Bút phê lãnh đạo: Gibi tin nhấn đến lãnh đạo PLuu chuyén anh dao phé duyét | @HAlwuvachuyenlénh dao } € Quaylai Thém moi van ban dén: van thu vao menu Van ban -> SO van ban dén, bam vào nút Thêm văn Văn thư đơn vị có quyên lưu trữ văn đến Các thơng tin có dấu (*) thơng tin băt buộc như: trích u, file cơng văn, sơ đên, sô ký hiệu Văn thư cân chọn thông tin như: lĩnh vực, loại văn bản, cấp độ văn lãnh đạo phê duyệt Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà nội Website: www.vnpt.vn Trang 10 ... vụ Hành cơng Trung tâm Cơng nghệ Thông tin Trang TAI LIEU TAP HUAN NGƯỜI DÙNG Hệ thống quản lý văn điều hành — V3.0 Chức xứ lý văn đến Văn thư Lãnh đạo Chuyên viên Bắt đầu Tiếp nhận văn đến Văn. .. HUAN NGƯỜI DÙNG Hệ thống quản lý văn điều hành — V3.0 Chọn đường dẫn đến file văn cần gửi Sau nhấp “Chọn” (Văn thư chọn nhiều file văn cách giữ phím Cữrl) Khi chọn xong muốn xóa văn nhấn vào biểu... TAP HUAN NGƯỜI DÙNG A Hệ thông quản lý văn điêu hành — V3.0 A VNPT Số văn ban VB điện tử Hiểnthị 10 Stt ? wv w ? ` oA ` đên Vănbản - VB chờ lãnh đạo phê duyệt VB chờ văn thư phát hành Số văn đến