TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG Hệ thống quản lý văn bản và điều hành Phiên bản 3.0

Trang 1

Ty TẬP ĐỒN BƯU CHÍNH VIEN THONG VIET NAM

tắt cự dị tị sự dị tị sự tị tự 2 tị ok VNPT

TAI LIEU TAP HUAN NGUOI DUNG

Hệ thống quản lý văn ban và điều hành Phiên bản 3.0

Hà Nội, 01/2016

Liên hệ: Tập đồn Bưu chính —- Viễn thơng Việt Nam, 57 Huỳnh Thúc Kháng, Hà Nội

Trang 2

Ty TAI LIEU TAP HUAN NGUOI DUNG

4 Hệ thống quản lý văn bản và điều hành — V3.0

MỤC LỤC

l _ Chức năng hệ thống - - - EESE9E E911 1111111111 1111111111111 T111 11111812 xep 3 2 _ Chức năng xử lý văn bản đẾn ¿k1 S1 1919151111111 11111511 11111111E1E11 E111 ckrki 7 3 _ Chức năng xử lý văn bản Ởi - S1 1000001111111 1111111 111111119000 1111k ke 23

4 Chức năng văn bản nội ĐỘ - << +11 1111833888393111199933 111111111 1111111000251 ke 36

5 Chức năng thơng tin điều hành . ¿+ kkE*E£E#E#E#ESEExEE SE rree 46 6 Chức năng hồ sơ cơng viỆC - E111 E19E9E9E5 111111111 1515111111112 ceekrki 52

7 Chie nang lich v0 0 .- ẻ se ca 57

DI Che nang quan ly hop — a 62

9 Chie Nang thu MOL ::O` 71

10 Chức năng tin nhắn G- - k1 S95 5 E111 11 1111111111111 1111111111111 111111 gexke 78 II Chức năng tài lIỆU . - 0001119111111 110010 1111 vn 00 61 kh 84

12 Chức năng tin nội ĐỘ . - 01011011111 11333111111189913 10 1111 110000 1 1 kh 90

13 Chức năng lấy ý kiẾn - -kk11SE SE SE E111 11111111 11111111 1111111111111 T111 100 g2 xee 94

14 Chức năng báo cáo thống Kê - - + E333 11111111511 1111111111111 111 xeE 98

Trang 3

Hé thong quan ly van ban va diéu hanh — V3.0 VNPT I Chức năng hệ thống Bắt đầu Đăng nhập : Thay đổi thơng tin cá nhân Thay đổi mật khẩu Xem nhật ký sử dụng Cập nhật thơng báo khẩn Đăng ký nhận mã xác thực Tra cứu danh bạ Ÿ Đăng xuất ỏ Kết thúc Sơ đồ chức năng hệ thống 1.1 Giải thích lưu đồ

Người dùng đăng nhập hệ thống cĩ thể: Thay đổi thơng tin cá nhân, thay đơi mật

khẩu, xem nhật ký sử dụng, đăng ký nhận mã xác thực (nếu cần thiết), cập nhật thơng báo

Trang 4

A

VNPT

TAI LIEU TAP HUAN NGƯỜI DÙNG Hé thong quan ly van ban va diéu hanh — V3.0 Thơng tin cá nhân BỆ Hệ thống Chi tiết

Họ và tên Quê quán Trình độ

Lê Nguyễn Quốc Thái Hậu Thành - Cái Bè - Tiền Giang Kỹ sư ’

- - ¬ Tên Địa chỉ Đồn viên Đảng viên w#

Lê Nguyên Quốc Thái

Thái Hậu Vinh - Hậu Thành - Cái Bè - T Sàn mẻ Trung tâm Cơng nghệ Thơng tin Ngày vào Đảng Chức vụ Tơn giáo 3 20/11/2015 Chức vụ Tơ trưởng Tổ trưởng Khơng y Điện thoại Ngày vào ngành 01/10/2009 Ngày vào ngành Dân tộc % 0733 882300 Trình độ Kỹ sư Gg & = 01/10/2009 Kinh v Di động Ngày sinh Số CMND O 0917141018 fal Chon anh dai dién Đối mát khâu & 10/09/1984 Nơi sinh Tiên Giang Giới tính Nam 311828470 Ngày cấp 3 18/07/2000 Nơi cấp Tiên Giang Email - thailnq.tgg@vnpt.vn

- Sau khi đăng nhập, cần phải thay đổi mật khẩu mặc định ban đầu của

nhà cung cấp nhăm mục đích bảo mật tài khoản người dùng Người dùng vào menu Hệ thống -> Đơi mật khâu Đổi mt khu đĐ H thng - Đơi mậtkhẩu Mật khâu cũ * Mật khâu mới * Nhập lại mật khâu mới * Chú ý! Mật khẫu phải cĩ ít nhất 6 ký tự > > > >

Mat khau phải cĩ ít nhất 1 ky tự thường (VD: a,b,c,d, ) Mật khẫu phải cĩ ít nhất 1 ký tự hoa (VD: A,B,C,D, ) Mật khẫu phải cĩ ít nhất 1 ky tự đặc biệt (VD: @,#,$, ) Nhập mật khẩu cũ, mật khẩu mới, nhập lại mật khâu mới, sau đĩ nhấn Cập nhật Đăng ký / Hủy đăng ký nhận mã xác thực: Người dùng muốn tăng độ bảo mật cho tài

khoản của mình cĩ thể đăng ký nhận mã xác thực OTP, tai khoan của người dùng sẽ được

bảo vệ 2 lớp Người dùng vào menu Hệ thống / Đăng ký nhận mã xác thực

Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa Hà nội

Trang 5

TAI LIEU TAP HUAN NGƯỜI DÙNG A Hé thong quan ly van ban va diéu hanh — V3.0 VN PT Dang ky nhan ma xac thuc xZ” — te xác thực

Số di động hiện ti ee Nhập số điện thoại đang sử

Đằng ÿ đăng ký: dụng, check chọn đồng ý đăng

— ký (đăng ký) hoặc bỏ check

chọn đăng ký (hủy đăng ký), sau đĩ nhấn Cập nhật

Chú ý!

› Hệ thơng Văn Phỏng Điện Tử được ứng dụng cơng nghệ "Mã xác thực theo ngày đề bảo mật"

› Khi đăng nhập Hệ thơng, ngồi mật khẫu của tài khoản thì người dùng phải nhập thêm Mã xác thực được gửi đến máy di động mà bạn đăng ký khi sử dụng Hệ thơng

Xem nhật ký sử đụng: Giúp người dùng kiểm tra ngày giờ đăng nhập, thao tác trên hệ thống Người dùng vào menu Hệ thống -> Xem nhật ký sử dụng

Xem nhật ký sử dụng 8É Hệ thống - Xem nhậtký sử dụng

Từ ngày: # 01/01/2016 Đến ngày: #® 06/01/2016 ary

Stt ^ Chức năng Ngày thao tác IP máy Trình duyêt Thiết bị

1 Đăng nhập 06/01/2016 06:58:40 42.116.251.40 Google Chrome May tinh

2 Dang nhap 05/01/2016 16:25:54 14.161.0.217 Google Chrome May tinh

5 Dang nhap 05/01/2016 13:37:33 14.161.0.217 Google Chrome May tinh 6 Dang nhap 05/01/2016 09:34:55 14.161.0.217 Google Chrome May tinh 7 Dang nhap 05/01/2016 09:02:02 14.161.0.217 Google Chrome May tinh

9 Dang nhap 04/01/2016 17:29:36 14.161.0.217 Google Chrome May tinh 10 Dang nhap 04/01/2016 15:06:15 14.161.0.217 Google Chrome May tinh

Cáp nhật thơng báo khẩn: Chỉ người dùng được cấp quyền mới được cập nhật thơng

báo khẩn của đơn vị mình Khi người dùng nhập thơng báo khẩn thì nhân viên tại đơn vị khi

đăng nhập hệ thống sẽ thấy được thơng báo Người dùng vào menu Hệ thống -> Cập nhật thơng báo khẩn Cập nhật thơng báo khẩn €8 Hé thống - Cập nhậtthơng báo khẩn Thơng báo

Ngày mai họp giao ban lúc 8h30 tại hội trường, đề nghị anh

a Nhập nội dung thơng báo, nhấp

"Cập nhật” nếu muốn đăng

thơng báo Xĩa trắng nội dung

thơng báo, nhấp "Cập nhật” nếu

Trang 6

TAI LIEU TAP HUAN NGƯỜI DÙNG A Hé thong quan ly van ban va diéu hanh — V3.0 VNPT Tra cứu danh b đĐ H thng - Tra cứu danh bạ mo |

Danh sách đơn vị Họ vả tên Điện thoại Tổ Đơn vị

+ Trung tam Cơng nghệ Thơng ! -

Nguyễn Văn Thái 3873236 0919234567

7 ke oo iam Déc Vién thơng Ban Giám đốc Viễn thơng Ban Giám đốc Viên thơng tinF VTTG tỉnh

` Phịng Nhân sự Tống hợp

' Phịng Tài chính - Kế tốn ẹ Bùi Thái Hồng Anh 0733537538 0913034811 Trưởng A A » z

Nhập nội dung cần tra cưu,

nhấn Enter hoặc nhấp nút “Tim”

› Phỏng Mạng và Dịch vụ Huỳnh Văn Thái 0917227755 Trưởng

` Phịng Đầu tư và Xây dựng cc

'_ Phịng Kế hoạch Kinh doanh Lê Hữu Thái 01234008020 Tơ trưở

+ Trung tam Kinh doanh Lé Nguyén Quéc 0733882300 0917141018 Tổ trưởng — ~

+ Trung tam Điều hành Thơng t Thái Giáo dục tin

›_ Phịng bán hàng khu vực Mỹ Nguyén Thai Duy 3978888 0919900288 Tổ phĩ Địa bàn Tân Mỹ Chánh Phỏng bán hàng khu vực Mỹ

` Phịng bán hàng khu vực Cái Tho

` Phịng bán hàng khu vực Cai ` ca +

3 - 3 : Nguyén Quoc Thai 0946616463 Hop dong To Tong hop BVT My Tho Đài viên thơng Mỹ Tho

+ Phong ban hang khu vu Cha! Min ` Phịng bán hàng khu vực Chợ ; -

+ Phang ban hang khu vực GCE Nguyén Thai An 3870002 0913962121 Nhân viên Tổ Kỹ thuật Mỹ Tho Đài viễn thơng Mỹ Tho › Phịng bán hàng khu vực Gị ( Nguyễn Thái Diễn 0913105000 Nhân viên Tổ Bảo mật Trung tâm Điều hành Thơng

` Phịng bán hàng khu vực Tân tin

> ss = ˆ ~ -

Đài viên thơng Mỹ Tho Nguyễn TháiHọc 26/03/2006 0944796079 Nhânviên Tổ Dịch vụ Hành chính cơng Trung tâm Cơng nghệ Thơng

` Đài viên thơng Cái Bè tin

bo RAE act hme emt 8 Bae

Trang 7

TAI LIEU TAP HUAN NGƯỜI DÙNG 4 Hệ thống quản lý văn bản và điều hành — V3.0 2 Chức năng xứ lý văn bản đến Văn thư Lãnh đạo Chuyên viên Bắt đầu Tiếp nhận văn bản đến Văn bản đến điện tử Văn bản đến bằng giây Chuyễn lãnh đạo khác phê duyệt Xử lý thành văn bản điện tử(scan, ) Vào số văn bản đến và trình lãnh đạo ] œ-| Xem xét và cho ý kến chỉ đạo an Tiếp nhận văn bản cĩ ý iên chỉđạo Cập nhật trang thái xử lý

Chuyễn tiếp đễ xem Lưu vào hơ sơ cơng việc Văn bản chỉ xem đề biêt Lo Kết thúc Van ban can phuc dap Dự thảo văn bản phúc đáp và trình lãnh đạo Chỉnh sửa văn bản và trình lại lãnh đạo

Xem xét văn bản dự thảo

Cho số, vào số và phát hành văn bản đi Kết thúc Đề nghị chỉnh sửa, bỗ sung nội dung Sơ đồ xứ lý văn bản đên 2.1 Giải thích lưu đồ

Văn thư tiếp nhận văn bản đến: văn bản giấy hoặc văn bản đến điện tử (nếu là văn bản giấy văn thư cần xử lý thành văn bản điện tử) sau đĩ lưu vào số văn bản đến và trình lãnh

đạo

Lãnh đạo xem xét và cho ý kiến chỉ đạo và chuyên cho chuyên viên trong đơn vị Nếu

văn bản khơng thuộc chuyên mơn phê duyệt cĩ thể chuyển cho lãnh đạo khác phê duyệt

Chuyên viên tiếp nhận văn bản cĩ ý kiến chỉ đạo Trường hợp văn bản chỉ xem để

biết, chuyên viên cĩ thể cập nhật trạng thái xử lý, chuyên tiếp để xem, lưu vào hồ sơ cơng việc Đối với văn bản cần phúc đáp, chuyên viên phải dự thảo văn bản phúc đáp và trình lên

lãnh đạo

Trang 8

Lãnh đạo xem xét văn bản dự thảo, khi cần đề nghị chỉnh sửa bố sung nội dung văn bản sẽ được chuyền lại cho chuyên viên, khi đĩ chuyên viên sẽ chỉnh sửa và trình lại lãnh đạo Nếu văn bản hợp lệ, chuyền cho văn thư phát hành

Văn thư cho số, vào số và phát hành văn bản đi theo chỉ đạo

2.2 Hướng dẫn chỉ tiết

Số văn bản đến: văn thư vào menu Văn bản -> Số văn bản đến

+ Tab van bản đến điện tử: hiện danh sách các văn bản được chuyển từ các đơn vị

khác đến trong 30 ngày gân nhất

+_ Tab văn bản chờ lãnh đạo phê duyệt: hiện danh sách các văn bản mà văn thư đã

lưu và chờ lãnh đạo phê duyệt trong 30 ngày gần nhất

+_ Tab văn bản chờ văn thư phát hành: hiện danh sách các văn ban mà lãnh đạo đã

phê duyệt trong 30 ngày gần nhất

+ Tab văn bản đã chuyển thực hiện: hiện danh sách các văn bản đã được duyệt và đã

chuyển đến các đơn vị khác hay đã chuyển cho các cán bộ của chính đơn vị mình trong 30 ngày gần nhất

Phân tìm kiêm cho phép cán bộ tìm kiêm văn bản theo các tiêu chí như: sơ ký hiệu,

trích yêu, năm, lĩnh vực, câp độ, loại văn bản,,

Trang 9

A TAI LIEU TAP HUAN NGƯỜI DÙNG A A ? wv w ? ` oA ` Hệ thơng quản lý văn bản và điêu hành — V3.0 VNPT

Số văn ban đên Vănbản - Số văn bản đến VB điện tử VB chờ lãnh đạo phê duyệt VB chờ văn thư phát hành VB đã chuyên thực hiện

Hiển thị 10 y dịng Tìm kiếm

Stt # Sốkýhiệu Trich yéu Ngaynhan Bon vi givi 1% 1220/VNPT-DNO- Viv thay d6i dia cht IP tinh 1112/2015 VNPT Dak Néng MDV 2W 1216BCVNPTĐNO BÁO CÁO Ràsốtviệc cung cấp dịch vụ viễn thơng khẩn cấp 115 10/12/2015 VNPTĐắkNơng MDV 3 W_ 936QĐ-VNPT-ĐNO- QUYẾT ĐỊNH V/v Thành lập Tỏ chuyên gia đầu thảu, Tơ thẩm định HSYC và két quả lựa chọn nhà thàu 09/42/2015 VNPTĐắkNơng TCHC

4 579STTI-BCVT Vwtiếp tục triển khai để án sĩ hĩa truyền hình, phát sĩng truyền hình mặt đát đến năm 2020 trên địa bàn tinh 09/12/2015 VNPTĐắkNơng 5W 2334TT-VNPTĐNO- TỚTRÌNHVwxin cấp vốn bảo trợ SXKD 09/42/2015 VNPTĐắkNơng

TCKT

§ # 232TT-VNPT-ĐNO- TỜTRÌNHwĐề nghị cấp vốn cho các dự án đầu tư dợt 09/2015 09/12/2015 VNPTĐắkNơng TCKT

Hiễn thị từ 1 đến 6 của 6 mau tin - ¬ Cấp độ: # Thường # Trung bình # Khan

+ Thêm mới VB đến | fDanh sách VB đã hủy

Tìm kiếm

Số ký hiệu Năm Lĩnh vực văn bản Cấp độ Tat cả v Tat cả ' Tat cả

Trích yêu Ngày nhận Loại văn bản

khi click chọn vào trích yếu của văn bản đĩ thì thơng tin của văn bản xuất hiện và cho phép văn thư cliek nút “Lưu chuyền lãnh đạo phê duyệt” để lưu văn bản và chuyền cho lãnh đạo

rite |

Đê xử lý văn bản từ các đơn vị khác đên, văn thư cân chọn văn bản đĩ đê xem Sau

duyệt, sau đĩ triển khai cho đơn vị mình

Trang 10

TAI LIEU TAP HUAN NGƯỜI DÙNG

A Hé thong quan ly van ban va diéu hanh — V3.0

VNPT

Lưu văn bản đến B nhân - Sơvánhắnđên - LuuyànHẩn den

Thơng tin chính (') là thơng th bằ buậc Số đồn (} Năm (} $0 dung chung tt + 20 6 Số ký hiệu () 1220NNPT-ĐN0-MDV Trích yêu ƒ}

VN thay di dia ch IP tinh

File van ban (})

238543-122-VNPT-DND-MDV ptf

Ngày đĩn ƒ)

Co quan ban hanh

y Vien thing Bak Ning Van ban lien quan

Nguoi ky van ban

Hoang Manh Tri

Linh vue van ban Chuyén man Lãnh đạo phê duyệt Giám đúc Tập đuàn Bút phê lãnh đạo: Gibi tin nhấn đến lãnh đạo $ Chọn vận bản đính kèm Này ban hành () [12/2015 Nơi luu bản chính + VinthơngĐäkNơng $ Chụn vẫn bản liên quan Số hản phát hành Loại văn bản t + Bao cao lu Cấp đị Y ThƯỜNH '

PLuu chuyén anh dao phé duyét | @HAlwuvachuyenlénh dao } € Quaylai

Thém moi van ban dén: van thu vao menu Van ban -> SO van ban dén, bam vào nút

Thêm mới văn bản

Văn thư của đơn vị cĩ quyên lưu trữ văn bản đến Các thơng tin cĩ dấu (*) là thơng

tin băt buộc như: trích yêu, file cơng văn, sơ đên, sơ ký hiệu Văn thư cân chọn đúng các thơng tin như: lĩnh vực, loại văn bản, cấp độ văn bản và lãnh đạo phê duyệt

Trang 11

TAI LIEU TAP HUAN NGƯỜI DÙNG A Hé thong quan ly van ban va diéu hanh — V3.0

VNPT

Khi cân gửi tin nhăn đền lãnh đạo đề thơng báo hiện tại cĩ văn bản cân duyệt, văn thư check vào nút “Gửi tin nhăn đến lãnh đạo”

Số văn bản đến _- Thêm mới vẫn bản đến

Thêm mới văn bản đến B Vinbin Thong tin chinh ƒ) Là thơng tin bat bude $6 dén (’) Năm () Số dùng chung vie 1 Số ký hiệu (°) Ngay dén (*) Ngay ban hanh (*) 14/12/2015 Trích yếu (*)

File van ban (*) % Chon van bản đính kèm Co’ quan ban hành Nơi lưu bản chính

Y Tập đồn VNPT + - Tập đồn VNPT Noi dung van ban

Van ban lién quan $ Chọn vẫn bản liên quan

Người ký văn bản Số bản phát hành

Lĩnh wực văn bản Loại van ban

Chuyên mơn Y Bán cán Y

Lãnh đạo phê duyệt Cấp độ

Giám đốc Tập đồn Y Thường y

Gửi tin nhấn đến lãnh đạo

Văn bản đã duyệt

# Lưu chuyên lãnh đạo phê duyệt

Trang 12

TAI LIEU TAP HUAN NGƯỜI DÙNG 4 Hệ thống quản lý văn bản và điều hành — V3.0

Chọn đường dẫn đến các file văn bản cần gửi Sau đĩ nhấp “Chọn” (Văn thư cĩ thể

chọn nhiều file văn bản bằng cách giữ phím Cữrl)

Khi chọn xong muốn xĩa văn bản nào thì nhấn vào biểu tượng thùng rác màu đỏ Sau

khi đã chọn xong các file cần thiết nhắn “Hồn tất”

Văn thư lưu ý nên đặt tên văn bản đúng số ký hiệu trên văn bản để sau này cĩ thể tìm

kiếm dé dang Vi du: 1424-TB-VTTG.pdf

Phan văn ban liên quan cho phép văn thư chọn những file văn bản cĩ liên quan đến

văn bản đang thêm Cĩ thể chọn một hoặc nhiều văn bản liên quan

Văn thư nên cập nhật đầy đủ phần này thì khi nhân viên xem văn bản cĩ thể xem lại

những văn bản liên quan mà khơng cân tìm kiêm

Danh sách văn bản liên quan

Số ký hiệu Trích yêu

Số ký hiệu Trích yếu Văn bản

1220/VNPT-ĐNO-MDV V/ thay đổi địa chỉ IP tĩnh 238543-1220-VNPT-DNO-MDV.pdf

Stt Số ký hiệu Trích yếu Văn bản Xĩa

1220/VNPT-ĐNO-MDV V/ thay đổi địa chỉ IP tĩnh 238543-1220-VNPT-DNO-MDV.pdf X

Nếu văn bản này đã được duyệt trên giấy thì văn thư cĩ thể check vào “Văn bản đã duyệt”, nhập ngày duyệt, hạn xử lý của văn bản và nhập chỉ đạo của lãnh đạo vào ơ “Bút phê lãnh đạo” ‹# Văn ban đã duyệt Ngày duyệt Hạn xử lý 14/12/2015 Bút phê lãnh đạo

(#Z Lưu để phát hành văn bản € Quay lai

Trang 13

VNPT

Nếu khơng check vào “Văn bản đã duyệt” thì văn bản sẽ trở thành văn bản chờ duyệt và nằm trên Tab “Văn bản chờ lãnh đạo phê duyệt” của chức năng Xử lý văn bản đến của

văn thư và Tab “Văn bản chờ duyệt” của chức năng “Duyệt văn bản đên” của lãnh đạo

Số văn bản đến B Văn bản - Sổ văn bản đến

VB điện tử VB chờ lãnh đạo phê duyệt VB chờ văn thư phát hành VB đã chuyên thực hiện

Hién thi 10 + dịng Tim kiém:

St # Trich yeu Sĩ đến Số ký hiệu Ngày lưu Xĩa 1 #7 Hướng dẫn sử dụng VPĐT 4 115/VTCBE_VPĐT 14/12/2015 Hiển thị từ 1 đến 1 của 1 mẫu tin c— — Cấp độ: 7? Thường # Trung bình # Khan

Tìm kiếm

$6 đến Năm Lĩnh vực văn bản Cơ quan ban hành Tát cả ' Tat ca v v

Số ký hiệu Nội dung Loại văn bản

Trang 14

VNPT

Trích yêu “

Triễn khai thử n ghiém van ban ¥PBT

File van ban * % Chon van ban dinh kèm 1424-TB-VTTG.PDF S6 dén* Nam Số dùng chung vẻ + 2015 Số ký hiệu ? 113/VMTCEE-VPĐT Ngày đến * Ngày ban hành * 14/12/2015 15/12/2015 Cơ quan ban hành w - Tận đồn VNPT + Nơi lưu bản chính Tap doan ¥NPT

Nội dung văn bản:

Văn bản liên quan ® Chon van ban lién quan

Người ký văn ban Số bản phát hành

†1 Lĩnh vực văn bản Loại văn bản

Chuyên mơn vẻ + Bán cán v +

Lãnh đạo phê duyệt Cấp độ

Phú giám đốc Tập đuàn v Thưởng v (ở Cận nhật # Nhập bút phê lãnh đạn để phát hành AT,

Văn thư nhấn nút “Xem” để kiểm tra nội dung của File văn bản, “Cập nhật” để cập

nhật lại các thơng tin cần thiết, nhấp “Nhập bút phê lãnh đạo để phát hành” để nhập bút phê

của lãnh đạo

Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà nội Trang 14

Trang 15

TAI LIEU TAP HUAN NGƯỜI DÙNG A Hé thong quan ly van ban va diéu hanh — V3.0 VNPT Nhập bút phê lãnh đạo Ngày duyệt * Hạn xử lý 14/12/2015 Bút phê lãnh đạo * Hư |= | Sau đĩ nhân “Luu”, VB sẽ chuyên qua tab “VB chờ văn thư phát hành” Số văn bản đến RŠ Văn bản - Sổ văn bản đến

VB cho van thu phat hành x

Hién thi 10 + dong Tim kiém: Stt # Trích yêu

1 Ww Hướng dẫn sử dụng VPĐT

Hiển thị từ 1 đến 1 của 1 mẫu tin «~ = Cap dé: x Thuong ve Trung binh %& Khan

Tim kiém

Sĩ đến Năm Lĩnh vực văn bản Cơ quan ban hành Tat ca v Tat ca v v

Trích yêu Cấp độ Ngày duyệt Tất cả

Nếu đã check vào “Văn bản đã duyệt” thì văn bản sẽ trở thành đã duyệt và năm trên Tab “Văn bản đã duyệt” của chức năng Xử lý văn bản đến của văn thư và Tab “Văn bản đã

duyệt” của chức năng “Duyệt văn bản đên” của lãnh đạo

Trang 16

A

VNPT

TAI LIEU TAP HUAN NGƯỜI DÙNG Hé thong quan ly van ban va diéu hanh — V3.0 Số văn bản đến R5 Văn bản - Sổ văn bản đến VB cho van thư phát hành x Hiển thị 10 + dịng Stt # 1 & Hiển thị từ 1 đến 1 của 1 mau tin Cấp độ: 7? Thường + Trung bình # Khan Trích yếu Hướng dẫn sử dụng VPĐT Tìm kiếm: Tìm kiếm Sĩ đến $6 ký hiệu Trích yêu Năm Lĩnh vực văn bản Tất cả v Tất cả Nội dung Loại văn bản Tat ca Cấp độ Ngày duyệt Tất cả v - Cơ quan ban hành x v

Văn thư vào Tab “Văn bản chờ văn thư phát hành”, nhẫn vào trích yếu cua VB, sé

hiện thơng tin chi tiét cla VB:

Chi tiét van ban KS Vanban - Sổ văn bản đến - Chỉ tiết văn bản Thơng tin chính Trích yêu: Hướng dẫn sử dụng VPĐT Số đến: 4 - Ngày đến: 14/12/2015 Số ký hiệu: 115A/TCBE_VPĐT Ngày ban hành: 16/12/2015

Cơ quan ban hành: Tập đồn VNPT

Nơi lưu bản chính: Tập đồn VNPT

Người ký văn bản: {rỗng} Số bản phát hành: {rỗng}

Lĩnh vực văn bản: Chuyên mơn Loại văn bản: Báo cáo

Ngày duyệt: 14/12/2015 - Hạn xử lý: 16/12/2015

Lãnh đạo phê duyệt: Giám đốc Tập đồn

Cấp độ: Thường Nội dung văn bản: {rỗng}

f Chuyển # Cap nhật file văn bản (# Cập nhật nội dung € Quay lai

Phut phé lanh dao

Giám đĩc Tập đồn - Tập đồn VNPT (14/12/2015 15:28:42) :

Giám đốc Tập đồn - Tập đồn VNPT (14/12/2015 09:16:13) : Chuyển: Chuyên viên Tập đồn; Chuyên viên Tập đồn - Tập đồn VNPT (14/12/2015 10:17:53) :

Chuyển tiếp: Giám đốc Tập đồn;

Nhâp “Xem” đê xem nội dung văn bản, nhâp “Chuyên” đê chọn nhân viên cân gửi sau đĩ nhấp “Lưu” để chuyền văn bản theo bút phê của lãnh đạo

Trang 17

TAI LIEU TAP HUAN NGƯỜI DÙNG 4 Hệ thống quản lý văn bản và điều hành — V3.0 Sau khi chuyển văn bản sẽ năm trong Tab “Văn bản đã chuyển” của Lãnh đạo lẫn Văn thư Số văn bản đến BB Van bin VB da chuyén thực hiện + Hiénthi}10 * | dịng Tìm kiếm Số Trich Số ký Ngày Stt # yếu đến hiệu duyệt QTXL 1 # Tập huần VPĐT 2 w Hướng dẫn sử dụng VPĐT

# Vw thời gian Tổ chức Hồi nghị triễn khai kế hoạch năm 2016 của VNPT Đăk Nơng 4 we Triễn khai thử nghiệm văn bản VPĐT

i) w VAv thay đổi địa chỉ IP tĩnh

Hiễn thị từ 1 đến 5 của 5 mẫu tin " a _ Cấp độ: 7y Thường # Trung bình '#t hẳn E100 1 0 i00: 0h 0 007000-i Tìm kiếm Số đến Năm Lĩnh vực văn bản Cơ quan ban hành Tất cả ’ Tat ca ’ v Số ký hiệu Nội dung Loại văn bản Tat cả v Q Tìm Trích yêu Cấp độ Ngày duyệt Tất cả Duyệt văn bản đến: Lãnh đạo vào menu Văn bản -> Duyệt văn bản đến +_ Tab văn bản chờ duyệt: hiện danh sách các văn bản chờ lãnh đạo phê duyệt trong 30 ngày gần nhất

+ Tab van bản đã chuyén văn thư: hiện danh sách các văn bản lãnh đạo đã chuyển cho

văn thư nhưng chưa triển khai trong 30 ngày gần nhất

+ Tab văn bản đã chuyển thực hiện: hiện danh sách các văn bản lãnh đạo duyệt và đã

chuyên đền các đơn vị khác hay đã chuyên cho các cán bộ của chính đơn vị mình

Trang 18

TAI LIEU TAP HUAN NGƯỜI DÙNG A Hé thong quan ly van ban va diéu hanh — V3.0 VNPT Duyệt văn bản đến RB Văn bản - Duyệt văn bản đến

VB chờ duyệt VB đã chuyền văn thư VB đã chuyền thực hiện

SỐ |

St # Trích yêu den So ky hiéu Ngày nhận Xĩa

1 Ýï VW thay đổi địa chỉ IP tĩnh 1 1220/VNPT-ĐNO-MDV 13/12/2015 Hiển thị từ 1 đến 1 của 1 mẫu tin — —

Cấp độ: ý? Thường Trung bình # Khan

Tìm kiếm

Số đến Năm Lĩnh vực văn bản Cơ quan ban hành

Tat ca v Tat ca v Tat ca v

Trích yêu Cấp độ Ngày duyệt

Tắt cả ' -

Khi lãnh đạo click vào Trích yếu của một “Văn bản chờ duyệt” thì thong tin cua van

bản này hiện ra

Chì tiết văn bản IÊ Văn bản - Duyệt văn bản đến - Chỉ tiết văn bản

Thong tin chính

Trích yêu: VW thay đổi địa chỉ IP tĩnh Nơi lưu bản chính: Viễn thơng Đắk Nơng Hạn xử lý: {rỗng}

Số đến: 1 - Ngày đến: 08/12/2015 Người ký văn bản: Hồng Mạnh Trí Số bản phát hành: 3 - Cap độ: Thường

Số ký hiệu: 1220//NPT-ĐNO-MDV Lĩnh vực văn bản: Chuyên mơn Trạng thái: Chưa phê duyệt Ngày ban hành: 02/12/2015 Loại văn bản: Thơng báo Nội dung văn bản: {rống}

Cơ quan ban hành: Viến thơng Đắk Nơng Ngày duyệt: {rống}

Trang 19

+ Nút “Chuyển lãnh đạo khác” cho phép lãnh đạo chuyển văn bản cho một lãnh đạo khác cùng đơn vị duyệt

+ Nút “Duyệt” cho phép lãnh đạo duyệt văn bản và chuyển lại cho văn thư để chuyển cho các cán bộ cùng đơn vị hoặc các đơn vị khác Lãnh đạo cũng cĩ thể tự chuyển đến các thành viên trong đơn vị hoặc gởi đến các đơn vị khác Khi chọn “Duyệt” thì một cửa số xuất hiện, lãnh đạo cĩ thể chọn những đơn vị hoặc cán bộ nào cần chuyển văn

Trang 20

VNPT

Sau khi chuyển xong thì văn bản sẽ được hiện lên trên Tab “Văn bản đã chuyến thực hiện” của lãnh đạo

Duyệt văn bản đến KS} Văn bản - Duyệt văn bản đến

VB chờ duyệt VB đã chuyên vănthư VB đã chuyển thực hiện

Hién thi 10 + dịng Tìm kiếm:

Stt # Tríchyêu $o den Số ký hiệu Ngày duyệt QTXL 1 # Vwthay đổ địa chỉ IP tĩnh 1 1220WNPT-ĐNOMDV 14/12/2015 sa

Hiển thị từ 1 đến 1 của 1 mẫu tin “ la "

Cấp độ: ý: Thường # Trung bình Khản

Tìm kiếm

So den Nam Lĩnh vực văn ban Cơ quan ban hành

Tat ca ’ Tat ca ’ Tat ca ’ Số ký hiệu Nội dung Loại văn bản

Tat ca ' Trích yêu Cấp độ Ngày duyệt

Tat ca ’

Khi lãnh đạo tiếp tục click vào Trích yếu của văn bản đã chuyên thì thơng tin chỉ tiết

của văn bản hiện ra Đồng thời phần Bút phê lãnh đạo sẽ hiện thơng tin của lãnh đạo, đơn vi của lãnh đạo duyệt văn bản, các đơn vi được chuyền văn bản đên

Trang 21

A Hé thong quan ly van ban va diéu hanh — V3.0 VNPT Chi tiét van ban I Vanban - Duyệt văn bản đến - Chiliết văn bản Thơng tin chính

Trích yêu: VW thay đơi địa chi IP tinh Nơi lưu bản chính: {rỗng} Hạn xử lý: {rỗng}

§ơ đến: 1 - Ngày đến: 08/12/2015 Người ký văn bản: Hồng Mạnh Trí §ơ bản phát hành: 3 - Cấp độ: Thường Số ký hiệu: 1220/VNPT-ĐNO-MDV Lĩnh vực văn bản: Chuyên mơn Trạng thái: Đã phê duyệt

Ngày ban hành: 02/12/2015 Loại văn bản: Thơng báo Nội dung văn ban: {réng} Cơ quan ban hành: Viễn thơng Đắk Nơng Ngày duyệt: 14/12/2015

íf# Chuyển tiếp | #8 Lưu vào hồ sơ cơng việc | (# Cập nhật nội dung | € Quay lai

Phút phê lãnh đạo

Giám đốc Tập đồn - Tập doan VNPT (44/42/2045 09:16:13) :

Chuyên: Chuyên viên Tập đồn:

Sau khi chuyển văn bản đến các cán bộ trong đơn vị hoặc các đơn vị khác, lãnh đạo

cĩ thể nhấp link QTXL để xem quá trình xử lý của văn bản Nhìn vào đây lãnh đạo cĩ thể

biêt được cán bộ nhận văn bản đã xem văn bản chưa và tình trạng xử lý văn bản của cán bộ

Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà nội Trang 21

Trang 22

A Hé thong quan ly van ban va diéu hanh — V3.0 TAI LIEU TAP HUAN NGƯỜI DÙNG

VNPT

Quá trình xử lý RŠ Văn bản - Quá trình xử lý

Người nhận Tình trạng Ngày nhận Ngày xem Nội dung xử lý Tập đồn VNPT

Giám đốc Tập đồn 14/12/2015 09:16 — 14/12/2015 06:16 Giám đốc Tập đồn 14/12/201509:16 — 14/12/2015 09:16 Chuyên viên Tập đồn 14/12/2015 09:16

Xư lý văn bán đên: Đê xem được văn bản lãnh đạo chuyên đên, chuyên viên vào

menu Văn bản -> Xem văn bản đền

Xem văn bản đến ĐS Văn bản - Xem văn bản đến

Hiến thị|10 Y | dịng Tìm kiếm

Stt #_ Trích yếu Số đến Số ký hiệu Ngảynhận Hạnxửlý Trạng thái QTXL

1 Ý Giao nhiệm vụ triển khai cung cấp sản phẩm VnERP cho nhĩm khách 22 — 10/VNPT-IT&VAS 06/01/2016 th

hàng doanh nghiệp

2 Tờ trình về việc điều chuyền, bé tri lao động tháng 01/ 21 — 03/TTrBHKVMTO 06/01/2016 Gr «

3 BC phong trao toan dan BV ANTQ thang 12/ 17 02/BC-VNPT-TG- 05/01/2016 ah

TTQSBV

4% pambioan} Nhap link trich yéu dé n 16 338/DH/DV 05/01/2016 Gr a

quyết tốn c plan y 2

| xem chi tiet van ban

5 Ý Cơng nhận Để 15 1013QĐ-VNPT-TG- 04/01/2016 CT lk

KHCN (MDV)

6 TB tuyển sinh trình độ thạc sĩ đợt 1/2016 11 381TB-HVCS 04/01/2016 GC ‹

7 Sao Quyết định Tặng Cờ thi đua của Cơng đồn Thơng tin & Truyền thơng 12 627/SL-CDVNPT 04/01/2016 | Đã hồn tắt | ih

Trang 23

TAI LIEU TAP HUAN NGƯỜI DÙNG A Hé thong quan ly van ban va diéu hanh — V3.0 VNPT Chi tiệt văn bản IB Văn bản - Xem văn bản đên - Chỉ tiệtvăn bản Thơng tin chính Trích yêu: Giao nhiệm vụ triên VnERP cho nhĩm khách hàng d ống} Ngày duyệt: 06/01/2016 - Hạn xử lý: {rỗng} Nhấp để báo cáo xử lý văn bản vừa xem Tơ Mạnh Cường Lãnh đạo phê duyệt: Trương Quốc Tuần Số đến: 22 - Ngày đến: 05/01/2 ong} fy ts Tiere Số ký hiệu: 10/VNPT-IT&VAS

n bản: Chuyên mơn Nhấp để đăng ký văn

bản: Cơng văn bản đi phúc đáp văn bản đến vừa xem Ngày ban hành: 04/01/2016 Cơ quan ban hành: Tập đồn Bưu chính Viễn thơng/ VBDT Ss

- Nhâp vào “Xử ly” đê xử lý văn bản đang xem

Chuyển tiếp văn bản Ky Van ban Xem van ban den Chi tiêt văn bản Chuyễn tiếp văn bản Câp nhật trạng thái xử lý Chọn trạng thái xử lý, nhập nội dung xử lý, nhấp "Xác nhận” để hồn thành xử lý Trạng thái Đang xử lý ® Đã hồn tất Ý kiến xử lý

ELưu vảo hồ sơ cơng việc | X3 Tạo luồng người nhận } €auay ii |

Trang 24

3.1 Giải thích lưu đơ:

Chuyên viên dự thảo văn bản đi và trình lãnh đạo

Lãnh đạo xem xét văn bản dự thảo Nếu cần tham mưu ý kiến lãnh đạo khác chuyển lãnh đạo khác phê duyệt Khi lãnh đạo duyệt văn bản, nếu văn bản khơng hợp lệ hoặc can bé

sung chinh stra chon chuyén lai chuyén vién dé chuyén vién chinh stra van ban va trinh lai lãnh đạo, đối với văn bản hợp lệ cĩ thể phát hành sẽ được chuyển sang văn thư

Văn thư cho số, vào số và phát hành văn bản đi

3.2 Hướng dẫn chỉ tiết

Đăng ký văn bản dự thảo: Chuyên viên vào menu Văn bản -> Đăng ký văn bản di Chuyên viên vào đây để chuyền văn bản đi vừa soạn thảo đến lãnh đạo xin ý kiến trước khi

cho phát hành trong nội bộ hoặc chuyển ra các đơn vị khác

Các thơng tinh cĩ dấu (*) là thơng tin bắt buộc

Đăng ký văn bản đ BR Van ban Bang ky van ban di

Thơng tin chính (*) Là thơng tin bắt buộc Trích yêu ()

File văn bản () Chọn văn bản đính kèm

Số ký hiệu Cơ quan ban hành Tập đồn VNPT Nơi nhận văn bản Nơi lưu bản chính

v + Tập đồn VNPT

Văn bản liên quan Chọn văn bản liên quan Lĩnh vực văn bản Loại văn bản

Chuyên mơn v Báo cáo Số bản phát hành Cấp độ

Thường Người ký văn bản

v

Van ban phuc dap don vi ngoai tinh

@ Chuyén can bé khac | f Chuyển lãnh đạn phê duyệt | @ Chuyénvan thy | € Quay lại

+ Chọn “chuyên cán bộ khác” đê chuyên tiêp văn bản cho cán bộ khác thì van ban sé hiện trên tab văn bản đã xử lý đồng thời cũng hiện trên tab chờ xử lý của cán bộ khác

Trang 25

Hé thong quan ly van ban va diéu hanh — V3.0 VNPT Chuyển cán bộ khác gĩp ý Gửi tin nhắn đến người nhận Chọn phịng ban £) Chọn người nhận Lãnh đạo Tập đồn v v Ý kiến xử lý (*) + Chọn “Chuyên lãnh đạo phê duyệt”: thì văn bản sẽ hiện trên tab văn bản đã xử lý và đồng thời cũng hiện trên tab văn bản chờ duyệt của lãnh đạo

Chuyển lãnh đạo phê duyệt

Trang 26

+ Chọn “Chuyển văn thư”: thì văn bản sẽ hiện trên tab văn bản chờ văn thư phát hành

và đồng thời cũng hiện trên tab văn bản chờ phát hành của văn thư Chuyển văn thư phát hành Văn thư nhận £) Văn thư Tập đồn v Ý kiến xử lý £)

(*⁄) Thơng tin baf bude f# Chuyễn Đĩng

Xư lý văn bản đi: Chuyên viên vào menu Văn bản -> Xử lý văn bản đi Chuyên viên

vào đây đề xử lý những văn bản đi cần xử lý

+_ Tab văn bản chờ xử lý: hiện danh sách các văn bản mà chuyên viên cân xử lý trong 30 ngày gần nhất

+ Tab van ban da xu lý: hiện danh sách các văn bản mà chuyên viên đã xử lý xong và đang chờ chuyên viên khác tiếp tục xử lý hày đang chờ lãnh đạo duyệt trong 30 ngày gần nhất

+_ Tab văn bản chờ văn thư phát hành: hiện danh sách các văn bản mà lãnh đạo đã phê duyệt và chờ văn thư phát hành trong 30 ngày gần nhất

+_ Tab văn bản đã phát hành: hiện danh sách các văn bản đã được duyệt và đã chuyển

đến các đơn vị khác hay đã chuyển cho các cán bộ của chính đơn vị mình trong 30 ngày gần nhất

Trang 27

Xử lý van ban di RS Vanban > Xử lý văn bản đi

VBchờxửlý VBđãxửlý VBchờvănthưpháthành VB đã phát hành

Stt # Trich yeu Số ký hiệu Ngày tạo

Khơng tìm thấy dữ liệu Hiển thị từ 0 đến 0 của 0 mẫu tin Cấp độ: 7: Thường # Trung bình # Khản *+ Soạn thảo văn bản mới Tìm kiếm Số ký hiệu Năm Lĩnh vực văn bản Cấp độ Tất cả ’ Tat ca ’ Tat ca Trich yeu Ngày lưu Loại văn bản Tat ca ’

Duyét van ban di: Lanh dao vao menu Van ban -> Duyét van ban di Lanh dao vao day

để duyệt những văn bản dự thảo chuyên viên gửi lên

+ Tab văn bản chờ duyệt: hiện những văn bản đi chờ lãnh đạo phê duyệt trong 30 ngày gần nhất

+ Tab văn bản chờ chuyên viên sửa: hiện danh sách các văn bản đi lãnh đạo gởi lại

chuyên viên chỉnh sửa

+ Tab văn bản chờ lãnh đạo khác duyệt: hiện danh sách các văn bản lãnh đạo chuyển

lãnh đạo khác phê duyệt

Trang 28

TAI LIEU TAP HUAN NGƯỜI DÙNG A Hé thong quan ly van ban va diéu hanh — V3.0 VNPT Duyệt văn bản đi RỀ Văn bản > Duyệt văn bản đi

VB chờ duyệt VB chờ chuyên viên xử lý VB chờ lãnh đạo khác duyệt VB chờ văn thư phát hành VB đã phát hành Hién thi 10 + dịng Tim kiém:

St # Trich yeu Sĩđi — Số ký hiệu Ngày nhận

1 wow thay đổi dia chi IP tinh 0 14/12/2015

Hiển thị từ 1 đến 1 của 1 mẫu tin — —

Cấp độ: 7 Thường # Trung bình ¥& Khan Tìm kiếm Số ký hiệu Năm Lĩnh vực văn bản Cấp độ Tất cả v Tất cả v Tất cả v Trích yêu Ngày nhận Loại văn bản - Tắt cả ' Sau đĩ cliek vào trích yếu văn bản để xem thơng tin chỉ tiết Chỉ tiết văn bản ẤS Văn bản - Xửlyvăn bản đi ~ Chitiét van ban Thơng tin chính

Trích yêu: V/ thay đổi dia chi IP tinh Nơi lưu bản chính: Tập đồn VNPT Nhân viên tạo: Văn thư Tập đồn

Sĩ ký hiệu: {rỗng} Người ký văn bản: {rỗng} Lĩnh vực văn bản: Chuyên mơn Cơ quan ban hành: Tập đồn VNPT Sĩ bản phát hành: {rỗng} - Cập độ: Thường Loại văn bản: Báo cáo

Nơi nhận văn bản: {rỗng} Ngày lưu: 14/12/2015

( Chuyển chuyên viên || f2 Chuyển lãnh đạo khác | f2 Chuyển văn thư j € Quay lại

Bút phê lãnh đạo

Quá trình xử lý

Stt Ngày Người gửi Người nhận Nội dung xử lý Tap tin đính kèm

1 14/12/2015 10:00:19 Văn thư Tập đồn Giám đốc Tập đồn vidu IpTinh.doc

Nêu văn bản cân chỉnh sửa lại, lãnh đạo cĩ thê click nút “Chuyên chuyên viên” đề yêu

câu xử lý lại

Trang 29

VNPT

Chuyén lại chuyên viên chỉnh sửa

Gửi tin nhắn đến người nhận Chọn phịng/tõ * Chọn người nhận * Lãnh đạo Tập đồn v v Cập nhật file WEB mới & Chon văn bản đính kèm Ý kiên xử lý *

(*) Thơng tin bắt buộc ( Chuyén | 2 Beng

Van ban vira chuyén duoc chuyén sang tab VB cho chuyén vién xt ly Duyét van ban di R5 Văn bản - Duyệt văn ban di VB chờ duyệt VB chờ chuyên viên xử lý VB chờ lãnh đạo khác duyệt VB chờ văn thư phát hành VB đã phát hành Hiển thị 10 + dịng Tìm kiếm: Stt # Trích yếu Sốĩđi — Số ký hiệu Ngày nhận 1 #_ Ứng dụng VPĐT 0 14/12/2015

Hiển thị từ 1 đến 1 của 1 mẫu tin - — Cấp độ: 7? Thường # Trung bình $c Khan

Tìm kiếm

$6 ký hiệu Năm Lĩnh vực văn bản Cấp độ

Tat ca v Tat ca v Tắt cả

Trích yêu Ngày nhận Loại văn bản

Nếu văn bản cân lãnh đạo khác hay lãnh đạo cấp trên phê duyệt thì cĩ thế click nút

“Chuyển lãnh đạo khác” đề trình cho lãnh đạo khác duyệt

Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa Hà nội Trang 29

Trang 30

VNPT

Chuyển lãnh đạo khác phê duyệt

Gửi tin nhắn đến lãnh đạo Chọn lãnh dao * Phĩ giám đốc Tập đồn Cập nhat file VB moi Ý kiên xử lý * (*) Thơng tin bắt buộc & Chon van bản đính kèm

Văn bản vừa chuyển được chuyền sang tab VB chờ LÐ khác duyệt

Duyệt văn bản đi R5 Văn bản Duyệt văn bản đi

VB chờ duyệt VB chờ chuyên viên xử lý VB chờ lãnh đạo khác duyệt VB chờ văn thư phát hành VB đã phát hành

Hién thi 10 y dịng Tim kiém:

Stt # Trich yeu Số di $6 ky hiéu Ngay tao

1 Ýï VA thay đổi địa chỉ IP tĩnh 0 14/12/2015 Hién thi từ 1 đến 1 của 1 mau tin = —>

Cấp độ: 7z Thường + Trung bình # Khan Tìm kiếm

Số ký hiệu Năm Lĩnh vực văn bản Cấp độ

Tắt cả Tắt cả Tat ca Trich yéu Ngày lưu Loại văn bản

Trang 31

VNPT

Chuyển văn thư phát hành

Gửi tin nhắn đến người nhận

Chọn văn thu *

Văn thư Tập đồn v

Cập nhật file VB mới & Chon van ban đính kèm

Ý kiến xử lý *

(*) Thơng tin bắt buộc f? Chuyển } x Beng |

Van bản vừa chuyền được chuyền sang tab VB chờ văn thư phát hành

Duyệt văn bản đi RS Van ban - Duyệt văn bản ấi VB chờ duyệt VB chờ chuyên viên xử lý VB chờ lãnh đạo khác duyệt VB chờ văn thư phát hành VB đã phát hành Hiển thị 10 + dịng Tìm kiếm: Stt # Trích yếu Sodi — Số ký hiệu Ngày nhận 1 # ỨngdụngVPĐT 0 14/12/2015

Hiển thị từ 1 đến 1 của 1 mẫu tin - —

Cap do: yy Thuong #t Trung bình %& Khan

Tim kiém

Số ký hiệu Năm Lĩnh vực văn bản Cấp độ

Tat ca v Tat ca v Tat ca

Trich yéu Ngay nhan Loai van ban

- Tat ca v

Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đơng Đa, Hà nội Trang 31

Trang 32

Số văn bản đi: Văn thư vào menu Văn bản -> Số văn bản đi Văn thư vào đây để phát

hành những văn bản dự thảo mà lãnh đạo đã duyệt

Trên menu Sơ văn bản đi của văn thư chỉ cĩ 2 tab: văn bản chờ phát hành và văn bản đã phát hành Số văn bản đi RŠ Văn bản - Sổ văn bản di VB chờ phát hành VB đã phát hành Hién thi 10 + dịng Stt # Trich yeu 4 ¥% VIDU 2 Ung dung VPBT

Hiển thị từ 1 đến 2 của 2 mau tin Cấp độ: ý: Thuong ye Trung binh we Khan Tim kiém: Số đi Số ký hiệu 1 0 Ngày duyệt 14/12/2015 14/12/2015 Tìm kiếm Số ký hiệu Năm Tat ca Trích yêu Ngày duyệt Lĩnh vực văn bản Cấp độ Tat ca v Tat ca

Loai van ban

Sau khi click vao trich yếu một văn bản cần phát hành, văn thư cần nhập một SỐ thơng

tin cần thiết để phát hành văn bản như: số đi, số ký hiệu, ngày ban hành

Trang 33

A

VNPT

TAI LIEU TAP HUAN NGƯỜI DÙNG Hé thong quan ly van ban va diéu hanh — V3.0 Phat hanh van ban di i Van ban Số văn ban di Phat hanh van ban di Thơng tin chính Số đi () Sổ dùng chung 2 Số ký hiệu () Trích yêu () Ứng dụng VPĐT File văn bản () Cơ quan ban hành Tập đồn VNPT Nơi lưu bản chính Tập đồn VNPT Lĩnh vực văn bản Chuyên mơn Số bản phát hành Người ký văn bản @ Chuyén lai chuyén viên Nam (*) v + 2015 Ngày ban hành £) % Chọn văn bản đính kèm Nơi nhận văn bản x + Văn bản liên quan Chọn văn bản liên quan Loại văn bản Báo cáo Cấp độ Thường Giám đốc Tập đồn @ Chuyén lãnh đạn | fỞ Phát hành

(*) Là thơng tin bắt buộc

Khi click nút phát hành thì một cửa số xuất hiện cho phép chọn nơi cần phát hành đến

Website: www.vnpt.vn

Trang 34

TAI LIEU TAP HUAN NGƯỜI DÙNG 4 Hệ thơng quản lý văn bản và điêu hành — V3.0 VN PT Phat hanh van ban di đ Vanban > Sévanbandi > Phat hanh van band

Trong don vi Theo luồng Đøn vị liên thơng

Gửi tin nhắn đến người nhận Trưởng đơnv|_ '® Chọn tât cả cán bộ

Đơn vị/ Văn phịng/ Văn thư Tập đồn VNPT Lãnh đạo Tập đồn Văn phịng Đơn vị/ Người nhận VNPT ản Giang VNPT Bà Rịa - Vũng Tàu VNPT Bắc Giang VNPT Bắc Kạn VNPT Bắc Ninh VNPT Bên Tre VNPT Bình Định VNPT Bình Dương VNPT Bình Phước VNPT Bình Thuận VNPT Cà Mau

(# Chuyển phát hành | %3 Tạo luằng liên thơng

Chọn cán bộ hoặc đơn vị cần chuyền, nhân “Chuyển phát hành”

Tạo nhĩm người nhận văn bản: Văn thư vào menu Văn bản -> Tạo nhĩm người nhận

văn bản Đề thuận tiện trong quá trình chọn người nhận văn bản theo các nhĩm, văn thư cĩ

thê tạo các nhĩm người nhận: + Nhập tên nhĩm cân tạo

+ Chọn các cán bộ cân đưa vào luơng nhân nút “>>” Đê xĩa bỏ cán bộ đã chọn ra khỏi luơng, chọn cán bộ từ lưới danh sách đã chọn, nhân “<<”

+ Nhân “Lưu” để lưu lại thơng tin luồng

Trang 35

TAI LIEU TAP HUAN NGƯỜI DÙNG 4 Hệ thơng quản lý văn bản và điêu hành — V3.0 VNPT Tạo nhĩm cán bộ nhận văn bản đến fỀ Văn bản ~ Tạo nhĩm cán bộ nhận văn bản đến Họ và tên Danh sách nhĩm Tập đồn VNPT Lãnh đạo Tập đồn Giảm đốc Tập đồn Tên nhĩm (*) Tạo nhĩm mới Phĩ giảm đốc Tập đồn Văn phịng

Chánh văn phịng Tập đồn Họ và tên

Văn thư Tập đồn

Chuyên viên Tập đồn Khơng cĩ dữ liệu

Quản trị hệ thống

Tao nhom don vị nhận văn ban: Van thư vào menu Văn bản -> Tạo nhĩm đơn vị nhận

văn bản Đê thuận tiện trong quá trình chọn đơn vị nhận văn bản theo các nhĩm, văn thư cĩ thê tạo các nhĩm đơn vị nhận:

+ Nhập tên nhĩm cân tạo

+ Chọn các đơn vị cân đưa vào luơng nhân nút “>>” Đề xĩa bỏ đơn vị đã chọn ra khỏi luơng, chọn cán bộ từ lưới danh sách đã chọn, nhân “<<”

+ Nhân “Lưu” để lưu lại thơng tin luồng

Trang 36

A TAI LIEU TAP HUAN NGƯỜI DÙNG

VNPT Hệ thống quản lý văn bản và điều hành — V3.0 Tạo nhĩm đơn vị nhận văn bản đến IS Van ban Tạo nhĩm đơn vi nhận văn bản đến Danh sách đơn vị trực thuộc Tên đơn vị VNPT An Giang VNPT Bà Rịa - Vững Tàu VNPT Bắc Giang VNPT Bắc Kạn VNPT Bắc Ninh Danh sách nhĩm Tạo nhĩm mới Tên nhĩm (*) VNPT Bến Tre Tên đơn vị VNPT Bình Định oo VNPT Binh Duong Khơng cĩ dữ liệu VNPT Bình Phước VNPT Bình Thuận VNPT Cà Mau VNPT Cao Bằng VNPT Đắk Lắk VNPT Đắk Nơng VNPT Điện Biên VNPT Đồng Nai VNPT PAna Than x wv w w ? Ae A

4 Chức năng văn bản nội bộ

Người gửi Người nhận Văn thư Bắt đầu Soạn thảo văn bản nội bộ Văn bản khơng can cap so Van ban can cap số

Chuyển văn thư cấp số me| Cap SO van ban ndi bd

Trang 37

5.1 Giải thích lưu đồ

Người gửi (CB-CNV sử dụng hệ thống) soạn thảo văn bản nội bộ Trường hợp văn

bản cần cấp số sẽ được chuyền sang văn thư để cấp số khi đĩ Văn thư sẽ cấp số cho văn ban

nội bộ và gửi lại văn bản nội bộ đã được cấp số cho nguoi gui

Chuyén văn bản nội bộ đến danh sách người nhận

Người nhận nhận được văn bản nội bộ, cĩ thể chuyển tiếp văn bản nội bộ nếu cần

5.2 _ Hướng dẫn chỉ tiết

Gửi văn bản nội bộ: Vào menu Văn bản nội bộ -> Gửi văn bản nội bộ Cho phép

người dùng gửi văn bản nội bộ đên các cán bộ trong đơn vỊ

Gui van ban hội bộ lỀ Vân bản nội bộ - Gửi vàn bản nội bộ

Thơng tin chính (*) La hơng tin bắt buộ:

Trích yêu ƒ}

Danh sách can bộ tham gia tap huan VPEIT

File văn bản () $ Chọn vẫn ban din ker Danh sach tap huan VPĐT xÌs

$6 ký hiệu (°) Co quan ban hanh

|3NTCBE-VPEIT Tập đồn VNPT Noi nhan van ban Noi lưu bản chính T đồn VNPT Tập đồn VNPT

Văn bản liền quan % Chon van ban lién quan

Linh vue van ban Loai van ban

Trang 38

+ Người dùng nhập các thơng tin văn bản nội bộ (bắt buộc nhập đối với các

trường cĩ dấu *)

+ Sau khi nhập day đủ thơng tin cần thiết, nhân “Chuyển văn thư cấp số”

Chọn văn thư cân gửi, nhân “Chuyên”

Chuyển văn thư phát hành

Gửi tin nhắn đến người nhận Văn thư nhận (*) Văn thư Tập đồn v Ý kiên xử lý + Nêu cán bộ muơn chuyên cho donvi/can bộ khác thì nhân “Chuyên Đơn

vi/Can bộ khác”, chọn danh sách đơn vi/cán bộ muơn chuyên, nhập ý kiên vào mục

“Y kiên xử lý”, nhần “Chuyên”

Trang 39

Trang 40

TAI LIEU TAP HUAN NGƯỜI DÙNG A Hé thong quan ly van ban va diéu hanh — V3.0 VNPT Van ban nội bộ đã gửi RŠ Văn bản nội bộ - Văn bản nội bộ đã gửi

VBNB đã được cấp số VBNB chờ cập số VBNB đã chuyên Đơn vị/Cán bộ khác

St # Trich yeu Số ký hiệu Ngày gửi

1 #' Tập Huấn Ứng Dụng Văn Phịng Điện Tử 123/VTCBE-CPĐT 13/12/2015

2 _ Ý Danh sách cán bộ tham gia tập huần VPĐT 113//TCBE-VPĐT 13/12/2015

Hiển thị từ 1 đến 2 của 2 mẫu tin - —

Cấp độ: #? Thường # Trung bình Khản

Tìm kiếm

Số ký hiệu Lĩnh vực văn bản Xem Cấp độ

Tat ca v Tat ca ' Tat ca

Trich yeu Loai van ban Ngày gửi

Đề xem thơng tin chi tiệt của văn bản nội bộ nhâp vào trích yêu văn bản cân xem, chi

tiệt về văn bản nội bộ đã chọn sẽ được hiên thi

Định dạng
Số trang	104
Dung lượng	4,59 MB