TÀI LIỆUHƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀMQUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH

TẬP ĐỒN BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG VIỆT NAM VIỄN THƠNG PHÚ THỌ - TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH Phú Thọ, tháng 4/2016 MỤC LỤC MỤC LỤC PHẦN 1: HƯỚNG DẪN VĂN THƯ I.Xử lý văn đến .2 Bước 1: Đăng nhập hệ thống Bước 2: Thêm văn đến Bước 3: Phát hành văn đến Bước 4: Chuyển văn II.Xử lý văn 10 Bước 1: Đăng ký văn 10 Bước 2: Nhập thông tin để phát hành văn 11 PHẦN 2: HƯỚNG DẪN CHUYÊN VIÊN 14 I.Xử lý văn 14 Bước 1: Đăng nhập hệ thống 14 Bước 2: Xử lý văn đến 15 PHẦN 3: MỘT SỐ CHỨC NĂNG KHÁC CỦA HỆ THỐNG 17 I.Chức hồ sơ công việc .17 1.Hồ sơ công việc 17 2.Lưu công việc .18 3.Lĩnh vực công việc .19 II.Chức lịch công tác tuần 20 1.Xem lịch công tác 20 2.Đăng ký lịch .21 3.Đăng ký chi tiết lịch 21 I.Chức quản lý họp .22 1.Lịch họp .22 2.Mời họp 23 PHẦN 1: HƯỚNG DẪN VĂN THƯ Bài hướng dẫn xin tập trung vào hướng dẫn xử lý văn đến xử lý văn I Xử lý văn đến Bước 1: Đăng nhập hệ thống  Vào trình duyệt web gõ địa tên miền http://.vnptioffice.vn/ VD: Văn phòng hội đồng nhân dân tỉnh Phú Thọ, viết tắt vphdndphutho Địa trang web đăng nhập là: http://vphdndphutho.vnptioffice.vn/ Hoặc truy cập trang web chung: http://phutho.vnptioffice.vn/ Tìm tên đơn vị nhấn vào để truy cập Giao diện Hệ thống quản lý văn điều hành hình bên  Văn thư đăng nhập vào hệ thống Tài khoản mật cấp Nhập Tài khoản Nhập Mật Nhấn nút Đăng nhập Giao diện hệ thống sau đăng nhập thành công Bước 2: Thêm văn đến  Văn thư thực thao tác sau: Chọn Văn đến Chọn Sổ văn đến Nhấn Thêm VB đến Giao diện Thêm văn đến hiển thị hình  Văn thư nhập trường liệu quan trọng vào hệ thống Chú ý: trường liệu có dấu (*) màu đỏ trường bắt buộc cần nhập - Nhập Ký hiệu ghi văn đến - Nhập Ngày ban hành văn đến - Nhập Cơ quan ban hành văn đến - Chọn Loại văn Văn thư nhấn vào Thanh loại văn  Các loại văn hiển thị hình bên văn thư nhấn chọn loại văn - Nhập Trích yếu - Chọn Lĩnh vực văn - Đính kèm File văn Nhấn vào nút Chọn văn đính kèm Giao diện Chọn văn đính kèm hiển thị hình Nhấn Chọn văn đính kèm Giao diện chọn file đính kèm ra, văn thư chọn file  Nhấn nút Open Sau nhấn Open quay lại giao diễn cũ  nhấn nút Chọn Tập tin hiển thị hình  Nhấn Hồn tất - Chọn Sổ văn đến, Số đến hình tự động hiển thị Chú ý: Trường số đến sửa đổi theo ý văn thư - Nhập Năm - Nhập Ngày đến văn - Có thể chọn Tích chất văn bản, Độ khẩn, Hình thức xử lý Lãnh đạo phê duyệt - Tích chọn Văn lãnh đạo phê duyệt - Nhập Ngày tháng năm duyệt - Nhập Hạn xử lý - Nhập Bút phê lãnh đạo Kết thúc trình thêm văn đến nhấn nút Lưu văn Bước 3: Phát hành văn đến Sau Lưu văn thành công văn chuyển sang trạng thái Chờ phát hành Chọn văn đến Chọn Chờ phát hành Chọn VB chờ văn thư phát hành Nhấn chọn vào văn cần phát hành Giao diện Chi tiết văn hiển thị hình bên  Nhấn nút Chuyển xử lý để tiến hành chuyển văn Bước 4: Chuyển văn Giao diện Chuyển văn hiển thị hình bên Bước 2: Nhập thông tin để phát hành văn - Chọn Loại văn Sau chọn loại văn bản, Ký hiệu văn tự động hiển thị 11 Chú ý: Văn thư sửa đội phần ký hiệu Chọn Lĩnh vực văn Nhập Ngày ban hành - Nhập Trích yếu văn - Chọn File văn tương tư phần văn đến - Chọn Sổ đi, số tự dộng hiển thị - Nhập Năm - Nhập Nơi nhận văn - Chọn Phòng ban soạn thảo 12 - Chọn Cán soạn thảo - Chọn Lãnh đạo ký văn Kết thúc trình đăng ký văn đi, Nhấn nút Chuyển phát hành Sau nhấn Chuyển phát hành Giao diện Phát hành văn hiển thị hình Tích chọn vào đơn vị cần phát hành văn 13 Kết thúc bước phát hành văn nhấn nút Chuyển phát hành PHẦN 2: HƯỚNG DẪN CHUYÊN VIÊN Như phần trước hướng dẫn sau văn thư chuyển văn kèm theo bút phê lãnh đạo tới chuyên viên chuyên viên đăng nhập vào hệ thống tiến hành xử lý văn đến I Xử lý văn Bước 1: Đăng nhập hệ thống  Vào trình duyệt web gõ địa tên miền http://vphdndphutho.vnptioffice.vn/  Chuyên viên đăng nhập vào hệ thống tài khoản mật cấp  Nhấn Đăng nhập 14 Bước 2: Xử lý văn đến Chọn Văn đến Chọn Chờ xử lý Chọn Trích yếu để xem chi tiết văn Trạng thái văn đến Quy trình xử lý Giao diện chi tiết văn Bấm nút Xem để xem trực tiếp văn điện tử 15 Chuyên viên in văn cách nhấn biểu tưởng máy in góc phải Sau xem văn tiến hành xử lý văn Cập nhập trạng thái xử lý - Chọn Trạng thái: Đang xử lý Đã hoàn tất - Nhập ý kiến xử lý Có thể chuyển tiếp văn cho cán khác Kết thúc trình bấm nút Xác nhận 16 PHẦN 3: MỘT SỐ CHỨC NĂNG KHÁC CỦA HỆ THỐNG I Chức hồ sơ công việc Hồ sơ công việc giúp cán lưu cơng việc lại để tiện theo dõi Một hồ sơ cơng việc chứa nhiều văn đến, chứa nhiều hồ sơ công việc Dưới menu hồ sơ công việc: Hồ sơ công việc Mục hồ sơ công việc cho phép liệt kê danh sách tất công việc mà cán lưu Danh sách hồ sơ công việc bố trí theo dạng thư mục (cha con) Một hồ sơ cơng việc khơng có nhiều hồ sơ cơng việc Khi chọn vào hồ sơ cơng việc chi tiết hồ sơ công việc lên bên dưới: 17 Thông tin chi tiết bao gồm: - Thông tin chính: tiêu đề, ngày mở, ngày hồn thành, hạn xử lý, độ quan trọng, lĩnh vực tỉ lệ hoàn thành - Nội dung công việc - Văn liên quan: bao gồm số ký hiệu, trích yếu file văn - Danh sách hồ sơ công việc Khi muốn cập nhật lại hồ sơ công việc chọn nút “Cập nhật” lúc trang cập nhật bên cho phép cán câp nhật Cán nhập lại thông tin chọn lưu thơng tin thay đổi hồ sơ công việc lưu lại Lưu công việc Mục cho phép cán lưu hồ sơ cơng việc cho để tiện theo dõi Tiêu đề thơng tin bắt buộc, thuộc tính cịn lại có khơng Có thể chọn nút màu đỏ “Chọn hồ sơ” dòng thuộc hồ sơ để chọn hồ sơ công việc cha 18 cho hồ sơ cơng việc tạo Sau chọn danh sách hồ sơ công việc cha lên cho cán chọn Sau chọn văn hồ sơ cơng việc cha click “Chọn” để lưu lại Có thể chọn tập tin đính kèm hay văn liên quan có Sau nhập đầy đủ thơng tin chọn lưu để lưu lại tồn hồ sơ công việc Lĩnh vực công việc Cho phép cán thêm sửa xóa lĩnh vực cơng việc cho riêng Và thêm hồ sơ cơng việc chọn lĩnh vực cơng việc cho hồ sơ để tiện cho việc theo dõi, tìm kiếm sau 19 II Chức lịch công tác tuần Xem lịch công tác Xem lịch công tác đơn vị: chọn năm, tuần, đơn vị cần xem lịch -> chọn Xem Xem báo cáo đơn vị: nhấp Xem báo cáo Chọn đơn vị cần xem -> nhấn Xem Xem lịch công tác cá nhân: chọn xem Lịch cá nhân, năm, tuần cần xem, chọn cán cần xem -> chọn Xem Chọn cá nhân cần xem -> nhấn Xem 20 Đăng ký lịch Đăng ký lịch công tác tuần Đăng ký lịch cá nhân: chọn năm, tuần muốn đăng ký -> chọn Đăng ký Đăng ký lịch đơn vị: chọn năm, tuần cần đăng ký -> Đăng ký Đăng ký chi tiết lịch Khi click vào đơn vị thực tuần chi tiết lịch công tác tuần 21 bên Nhập chi tiết công tác theo ngày, buổi - > nhấn Lưu để lưu lại Để cán khác thấy lịch cơng tác cá nhân đơn vị, đăng ký chi tiết cần check chọn Hiển thị lịch cơng tác Khi đó, cán xem lịch cơng tác chọn nhấp vào menu Xem chi tiết lịch công tác I Chức quản lý họp Lịch họp Hiển thị lịch họp cán 30 ngày gần • Khung tìm kiếm cho phép người dùng nhập tiêu chí cụ thể cho họp cần tìm, nhấn Tìm hệ thống hiển thị họp theo tiêu chí chọn Nhấn Xóa trắng để xóa thơng tin tìm kiếm tải lại danh sách họp 22 Mời họp Nhấn nút Mời họp danh sách lịch họp để khởi tạo họp Nhập thông tin cần thiết họp: tên họp, nội dung, thời gian họp, phòng họp, tài liệu cho họp, văn liên quan, thành phần tham dự đơn vị, ghi chú, … (bắt buộc nhập trường có dấu * màu đỏ) Chú ý: thành phần tham dự đơn vị phải cách dấu “;” Nhấn mời họp Chọn cán cần mời họp từ danh sách cán bộ, nhấn để chuyển sang lưới cán tham dự để xóa cán khỏi danh sách thành 23 phần tham dự Nếu cần cập nhật vai trị họp cho cán bộ, nhấp đơi chuột cán cần thay đổi nhấn nút Cập nhật vai trò để chỉnh sửa, mặc định cán tham dự với vai trò thành viên Check Gửi tin nhắn đến người nhận bên cần gửi tin nhắn SMS đến danh sách cán tham dự Nhấn Lưu mời họp để tiến hành mời họp cho họp vừa tạo Xem chi tiết họp Khi cần xem thông tin chi tiết họp: nhấp vào dòng tiêu đề cột Cuộc họp lưới hiển thị Đối với cán có tham dự họp có quyền: cập nhật tài liệu cá nhân, biên họp, chọn người đại điện điểm danh Riêng với cán khởi tạo họp có thêm chức cập nhật thành phần tham dự, cập nhật họp cập nhật trạng thái họp Cập nhật mời họp 24 Danh sách cán mời họp hiển thị lưới danh sách tham dự Nhấn nút để thêm xóa người tham dự cho họp Check Gửi tin nhắn đến người nhận bên cần gửi tin nhắn SMS đến danh sách cán tham dự Nhấn Lưu mời họp để tiến hành cập nhật lại danh sách tham dự cho họp Điểm danh thành phần tham dự Click chọn trạng thái tham dự cho cán bộ, mặc định Có mặt -> nhấn Lưu để cập nhật điểm danh cho họp Tên cán điểm danh hiển thị bên góc trái danh sách cán - Đối với cán thuộc đơn vị: cập nhật trạng thái tham dự trực tiếp từ lưới hiển thị - Đối với cán khách mời: người dùng thêm, sửa thông tin cán cần 25 ... I.Chức quản lý họp .22 1.Lịch họp .22 2.Mời họp 23 PHẦN 1: HƯỚNG DẪN VĂN THƯ Bài hướng dẫn xin tập trung vào hướng dẫn xử lý văn đến xử lý văn I Xử lý văn đến... hiệu ghi văn đến - Nhập Ngày ban hành văn đến - Nhập Cơ quan ban hành văn đến - Chọn Loại văn Văn thư nhấn vào Thanh loại văn  Các loại văn hiển thị hình bên văn thư nhấn chọn loại văn - Nhập... phát hành Chọn văn đến Chọn Chờ phát hành Chọn VB chờ văn thư phát hành Nhấn chọn vào văn cần phát hành Giao diện Chi tiết văn hiển thị hình bên  Nhấn nút Chuyển xử lý để tiến hành chuyển văn