TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG Hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice Phiên bản 3.0

TẬP ĐỒN BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG VIỆT NAM VIỄN THƠNG BẾN TRE *************** TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG Hệ thống quản lý văn điều hành VNPT-iOffice Phiên 3.0 Bến Tre, 01/2019 TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG Hệ thống quản lý văn điều hành VNPT-iOffice MỤC LỤC CHỨC NĂNG XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN 1.1 GIẢI THÍCH LƯU ĐỒ 1.2 ĐĂNG KÝ SỔ VĂN BẢN ĐẾN: 1.3 SỔ VĂN BẢN ĐẾN: 1.4 THÊM MỚI VĂN BẢN ĐẾN: 1.5 VĂN BẢN ĐẾN ĐIỆN TỬ: 1.6 DUYỆT VĂN BẢN ĐẾN: 1.7 XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN: 12 1.8 THEO DÕI QUÁ TRÌNH XỬ LÝ: 15 CHỨC NĂNG XỬ LÝ VĂN BẢN ĐI 16 2.1 GIẢI THÍCH LƯU ĐỒ: 16 2.2 DỰ THẢO VĂN BẢN ĐI: 16 2.3 XỬ LÝ VĂN BẢN ĐI: 19 2.4 DUYỆT VĂN BẢN ĐI: 23 2.5 SỔ VĂN BẢN ĐI: 28 2.6 THÊM MỚI SỔ VĂN BẢN ĐI: 30 2.7 TẠO NHÓM NHẬN VĂN BẢN: 32 CHỨC NĂNG THÔNG TIN ĐIỀU HÀNH 33 CHỨC NĂNG HỒ SƠ CÔNG VIỆC 38 CHỨC NĂNG LỊCH CÔNG TÁC 42 CHỨC NĂNG TIN NỘI BỘ 47 CHỨC NĂNG TIN NHẮN 50 CHỨC NĂNG TÀI LIỆU 56 CHỨC NĂNG ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC 63 10 CHỨC NĂNG THÔNG TIN LIÊN THÔNG 71 11 TÍNH NĂNG HỒ SƠ ĐIỆN TỬ 82 Viễn thông Bến Tre Website: www.bentre.vnpt.vn Trang TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG Hệ thống quản lý văn điều hành VNPT-iOffice Chức xử lý văn đến Văn thư Lãnh đạo Chuyên viên Bắt đầu Tiếp nhận văn đến Văn đến giấy Xem xét Văn đến điện tử Chuyển lãnh đạo khác phê duyệt Xử lý thành văn điện tử(scan, ) Vào sổ văn đến trình lãnh đạo Xem xét cho ý kiến đạo Tiếp nhận văn có ý kiến đạo Văn xem để biết Kiểm tra Văn cần phúc đáp Cập nhật trang thái xử lý Chuyển tiếp để xem Lưu vào hồ sơ công việc Dự thảo văn phúc đáp trình lãnh đạo Xem xét văn dự thảo Chỉnh sửa văn trình lại lãnh đạo Cho số, vào sổ phát hành văn Đúng Duyệt Kết thúc Sai Đề nghị chỉnh sửa, bổ sung nội dung 1.1 Giải thích lưu đồ Văn thư tiếp nhận văn đến: văn giấy văn đến điện tử (nếu văn giấy văn thư cần xử lý thành văn điện tử) sau lưu vào sổ văn đến trình lãnh đạo Lãnh đạo xem xét cho ý kiến đạo chuyển cho chuyên viên đơn vị Nếu văn không thuộc chuyên mơn phê duyệt chuyển cho lãnh đạo khác phê duyệt Chuyên viên tiếp nhận văn có ý kiến đạo Trường hợp văn xem để biết, chuyên viên cập nhật trạng thái xử lý, chuyển tiếp để xem, lưu vào hồ sơ công việc Đối với văn cần phúc đáp, chuyên viên phải dự thảo văn phúc đáp trình lên lãnh đạo Viễn thông Bến Tre Website: www.bentre.vnpt.vn Trang Kết thúc TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG Hệ thống quản lý văn điều hành VNPT-iOffice Lãnh đạo xem xét văn dự thảo, cần đề nghị chỉnh sửa bổ sung nội dung văn chuyển lại cho chuyên viên, chuyên viên chỉnh sửa trình lại lãnh đạo Nếu văn hợp lệ, chuyển cho văn thư phát hành Văn thư cho số, vào sổ phát hành văn theo đạo 1.2 Đăng ký sổ văn đến: Tạo sổ văn đến (chỉ thực đơn vị chưa có sổ): vào ‘Danh mục’ → ‘DM văn thư →DM sổ văn đến’ → chọn ‘Thêm’ Viễn thông Bến Tre Website: www.bentre.vnpt.vn Trang TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG Hệ thống quản lý văn điều hành VNPT-iOffice - Nhập thông tin bắt buộc → ‘Lưu lại’ 1.3 Sổ văn đến: Văn thư vào menu Quản lý văn đến -> Sổ đăng ký văn đến, để quản lý toàn văn đến quan + Tab văn đến điện tử: danh sách văn chuyển liên thông từ đơn vị khác đến 30 ngày gần + Tab văn lưu tạm: danh sách văn lưu tạm + Tab văn chờ lãnh đạo phê duyệt: danh sách văn mà văn thư lưu chờ lãnh đạo phê duyệt 30 ngày gần + Tab văn chờ văn thư chuyển: danh sách văn chờ chuyển thực + Tab văn chuyển thực hiện: danh sách văn duyệt chuyển đến đơn vị khác hay chuyển cho cán đơn vị 30 ngày gần Phần tìm kiếm cho phép cán tìm kiếm văn theo tiêu chí như: số ký hiệu, trích yếu, năm, lĩnh vực, cấp độ, loại văn bản, Viễn thông Bến Tre Website: www.bentre.vnpt.vn Trang TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG Hệ thống quản lý văn điều hành VNPT-iOffice 1.4 Thêm văn đến: Khi văn thư nhận văn giấy từ quan khác gửi tới, thực scan văn giấy vào máy tính Sau vào menu ‘Quản lý văn đến’ → ‘Sổ đăng ký văn đến’ → chọn ‘Thêm VB đến’ Viễn thông Bến Tre Website: www.bentre.vnpt.vn Trang TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG Hệ thống quản lý văn điều hành VNPT-iOffice Nhập vào thông tin văn bản: chọn sổ văn đến, số ký hiệu, trích yếu, quan ban hành,… trường có dấu (*) bắt buộc Văn thư click vào nút ‘Chọn văn đính kèm’ để đính kèm văn giấy scan, giao diện đính kèm file hình bên dưới: + Chọn đường dẫn đến file văn cần gửi Sau nhấp “Chọn” (Văn thư chọn nhiều file văn cách giữ phím Ctrl) + Khi chọn xong muốn xóa văn nhấn vào biểu tượng thùng rác màu đỏ Sau chọn xong file cần thiết nhấn “Hồn tất” + Nếu văn thư khơng đính kèm file, mặc định phần mềm sinh file ảo có tên ‘nofile.pdf’ Chuyển văn đến: Viễn thông Bến Tre Website: www.bentre.vnpt.vn Trang TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG Hệ thống quản lý văn điều hành VNPT-iOffice - Trường hợp 1: Chuyển lãnh đạo phê duyệt văn đến: chọn lãnh đạo cần chuyển duyệt, check chọn nhắn tin thông báo (nếu cần), nhấn nút ‘Lưu chuyển lãnh đạo phê duyệt’ - Trường hợp 2: Văn lãnh đạo duyệt giấy: văn thư check vào ‘Văn duyệt, nhập vào ngày duyệt, hạn xử lý (mặc định hạn xử lý ngày), nhấn nút ‘Lưu để phát hành văn bản’ 1.5 Văn đến điện tử: Là văn đến gửi liên thông phần mềm từ quan khác Văn hiển thị tab ‘Văn điện tử’ Sổ văn đến Văn thư vào từ menu Quản lý văn đến -> VB Chờ lưu trữ, tab ‘Văn điện tử’ hiển thị văn đến chờ lưu trữ Văn thư click vào trích yếu văn để xem chi tiết, tồn thơng tin văn lưu lại phát hành từ quan khác Văn thư cần nhập vào thơng tin cịn thiếu chọn sổ văn để lưu trữ + Nút ‘Lưu chuyển lãnh đạo phê duyệt’: để chuyển văn cho lãnh đạo phê duyệt Viễn thông Bến Tre Website: www.bentre.vnpt.vn Trang TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG Hệ thống quản lý văn điều hành VNPT-iOffice + Nút ‘Đã lưu chuyển lãnh đạo’: để hủy văn điện tử trường hợp nhận văn giấy trước đó, văn thư lưu vào sổ chuyển xử lý văn 1.6 Duyệt văn đến: Lãnh đạo vào menu ‘Duyệt văn đến’ để duyệt theo dõi văn đến chuyển xử lý: + Tab ‘Văn chờ duyệt’: hiển thị văn đến chờ lãnh đạo duyệt + Tab ‘Văn chuyển lãnh đạo khác’: hiển thị văn đến lãnh đạo chuyển cho lãnh đạo khác duyệt + Tab ‘Văn chuyển văn thư’: hiển thị văn lãnh đạo duyệt chuyển văn thư chờ chuyển thực + Tab ‘Văn chuyển thực hiện’: hiển thị văn đến chuyển phòng ban, cán thực Viễn thông Bến Tre Website: www.bentre.vnpt.vn Trang TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG Hệ thống quản lý văn điều hành VNPT-iOffice Khi có văn đến chờ lãnh đạo duyệt có xuất menu ‘VB chờ duyệt’ Lãnh đạo click vào trích yếu để xem duyệt văn + Nút ‘Xem’ (Tải về): để xem tải nội dung file văn đính kèm + Nút ‘Duyệt’: để duyệt văn chuyển phòng, cán thực + Nút ‘Lưu’: để duyệt văn mà khơng chuyển cho phịng, cán khác thực + Nút ‘Chuyển lãnh đạo khác’: để chuyển lãnh đạo khác duyệt văn chưa chuyên mơn Viễn thơng Bến Tre Website: www.bentre.vnpt.vn Trang 10 TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG Hệ thống quản lý văn điều hành VNPT-iOffice HSĐT” để đưa cá nhân thành viên BCH (đảm nhiệm chức vụ bí thư, chủ tịch, ủy viên đương nhiệm vào) Cụ thể: + Chọn “Nhóm cán HSĐT”: Nhấp vào nút lệnh “Thêm nhóm cán bộ”: mục “Tên nhóm cán : đặt tên cho nhóm “ĐẢNG- ĐOÀN THỂ TRONG CƠ QUAN”, lưu lại; (*)” Nhấp vào nút “+ Thêm cán vào nhóm”: chọn mục “Cơ quan”; chọn mục “Cán bộ”, từ danh sách tên mục “Cán bộ” chọn tên những người có Ban chấp hành Đảng bộ/đảng ủy/chi ủy; ban chấp hành cơng đồn đồn niên (nếu có) vào nhóm lưu lại Trường hợp có thay đổi nhân tổ chức này, ta cần sửa xóa bỏ tên người khơng cịn làm Ban chấp hành (biểu tượng sọt rác bên cạnh tên người).Ví dụ: Viễn thơng Bến Tre Website: www.bentre.vnpt.vn Trang 98 TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG Hệ thống quản lý văn điều hành VNPT-iOffice Nút lệnh “Xóa nhóm cán bộ”: để xóa bỏ nhóm khỏi hệ thống Nút chức sử dụng, tạo nhóm bị sai tên nhóm ta cần sửa tên nhóm c) Bước Nhập tên hồ sơ vào DMHS: Chọn mục “Tạo lập Danh mục hồ sơ” chức “Hồ sơ điện tử” Trong hộp thoại “Tạo lập DMHS”: Chọn năm nhập hồ sơ mục “Năm” Chọn nút lệnh “Thêm hồ sơ” Trong hộp thoại “Thêm, sửa”: Chọn xác liệu mục “Đề mục”; Nhập trường bắt buột (có đánh dấu màu đỏ) như: “Số/KH hồ sơ” (chỉ nhập số, ký hiệu hồ sơ hệ thống tự hiển thị theo ký hiệu tên đề mục) “Tiêu đề hồ sơ”, “Thời hạn bảo quản”, “Người lập hồ sơ” Đối với tập lưu văn văn thư (kể văn thư tổ chức đảngđồn thể có đăng ký văn đi, đến hệ thống), phải check vào trước nội dung “Tập lưu” để hệ thống liên kết với “Sổ đăng ký văn đi” Nhấn nút lệnh “Lưu lại” để tiếp tục nhập hồ sơ cách “Thêm hồ sơ” vào hệ thống hết hồ sơ có giấy DMHS Bổ sung hồ sơ phát sinh vào DMHS Viễn thông Bến Tre Website: www.bentre.vnpt.vn Trang 99 TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG Hệ thống quản lý văn điều hành VNPT-iOffice Việc bổ sung hồ sơ phát sinh DMHS không dự kiến sẵn hồ sơ, ngồi thực tế có hồ sơ Khi người làm chuyên môn (kể văn thư) xử lý công việc giao mà sẵn hồ sơ phải bổ sung hồ sơ Người làm chuyên môn không phân quyền để chỉnh sửa hồ sơ thao tác sai (đặt tên hồ sơ sai, để hồ sơ không đề mục cần gộp hồ sơ) Khi có nhu cầu sửa chữa hồ sơ phải báo Văn thư quan thực việc sửa đổi Thao tác thêm (bổ sung) hồ sơ hệ thống có 02 trường hợp: a)Trường hợp giải văn đến, cần bổ sung hồ sơ: - Trong Hộp thoại “Chi tiết văn bản”: + Chọn nút lệnh “Lưu vào hồ sơ”; + Chọn dấu “+” bên phải ô trống thuộc trường “Hồ Sơ” Chú ý: Tại tên trường “Hồ sơ”, có dịng thích màu đỏ “(cách đặt tên cho hồ sơ)”, click vào dòng này, hệ thống lên 01 bảng hướng dẫn cách đặt tên cho hồ sơ, người dùng cần theo hướng dẫn để đặt tên cho hồ sơ nhằm đảm bảo yêu cầu nghiệp vụ văn thư Trong hộp thoại “Thêm hồ sơ”: Viễn thông Bến Tre Website: www.bentre.vnpt.vn Trang 100 TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG Hệ thống quản lý văn điều hành VNPT-iOffice Chọn “Đề mục(*)” chứa hồ sơ cần thêm mới; Nhập thông tin hồ sơ (tiêu đề(*), thời hạn bảo quản(*), từ khóa, ghi chú) vào hệ thống; Kết thúc nút lệnh “Lưu lại” b) Trường hợp “thêm mới” hồ sơ trực tiếp “Danh mục hồ sơ” cá nhân thao tác giống bước phần tạo lập DMHS văn thư nêu bên Gồm bước: - Bước Trong chức “Hồ sơ điện tử”, chọn “Thêm hồ sơ”; Viễn thông Bến Tre Website: www.bentre.vnpt.vn Trang 101 TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG Hệ thống quản lý văn điều hành VNPT-iOffice - Bước Trong hộp thoại “Danh mục hồ sơ”, nhập đầy đủ thông tin trường: “Năm(*)”; “Đề mục(*) “; “Số/KH hồ sơ(*)” (chỉ nhập số hồ sơ, số số cuối DMHS cá nhân), “Tiêu đề hồ sơ(*)” (đặt tên hồ sơ phù hợp với công việc giải theo 1/5 công thức gợi ý hệ thống); “Thời hạn bảo quản(*)” (dự kiến thời hạn bảo quản cho hồ sơ sở Bảng THBQ quan Thông tư số 09/11/TT-BNV- quan chưa ban hành); “Từ khóa”, “Ghi chú”; Nhấn nút lệnh “Lưu” để kết thúc việc thêm hồ sơ Chú ý: Đối với tập lưu văn phát sinh thêm, Văn thư quan nên vào lại “Tạo lập DMHS” để thêm hồ sơ, giao diện khơng có mục “Tập lưu” để check, mà thiếu mục hệ thống khơng cho trích văn đăng ký từ sổ để hình thành tập lưu sau Thực lập hồ sơ giải công việc Viễn thông Bến Tre Website: www.bentre.vnpt.vn Trang 102 TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG Hệ thống quản lý văn điều hành VNPT-iOffice Việc lập hồ sơ giải công việc thực lúc hồ sơ giấy hồ sơ điện tử Hệ thống Quản lý văn điều hành Trên thực tế, hồ sơ hình thành văn đầu (văn quan) văn đầu vào (văn đến) Người làm chun mơn mở hồ sơ có văn phát sinh giao nhiệm vụ xử lý Thao tác mở hồ sơ điện tử hệ thống gồm bước sau: a) Bước Mở hồ sơ: thao tác cho việc hình thành hồ sơ thực 02 trường hợp: - Đối với quan cập nhật Danh mục hồ sơ vào hệ thống: Người làm chuyên môn thuận lợi thực thao tác mở hồ sơ; - Đối với hồ phát sinh giải cơng việc, khơng có dự kiến Danh mục hồ sơ: Người lập hồ sơ phải bổ sung hồ sơ cách “Thêm hồ sơ” thực thao tác “Mở hồ sơ” (xem chi tiết Khoản Mục II giáo trình- phần bổ sung/thêm hồ sơ người làm chuyên môn giải văn đến trình bày trên) * Mở hồ sơ giải văn đến hệ thống: Sau lãnh đạo quan (đối Phòng chuyên môn UBND cấp huyện UBND cấp xã), Lãnh đạo phịng chun mơn (đối với quan có tổ chức lớn phòng sở, ban, ngành đơn vị trực thuộc) phân phối văn giao việc Văn đến hệ thống chuyển tới người giao xử lý (gồm đối tượng: để biết, để theo dõi, để phối hợp xử lý chính); lúc biểu tượng tiêu đề hiển thị số lượng văn cần xử lý có màu đỏ Người làm chun mơn click chuột vào biểu tượng để mở bảng thống kê “Xem văn bản”, chọn văn để mở giao diện “Chi tiết văn bản”, xem thông tin đạo thẻ “Bút phê lãnh đạo” “Nội dung chuyển tiếp” (phía mục “Văn có liên quan”) để xác định vai trị việc xử lý văn Tùy vào vị trí giao, người làm chun mơn xử lý khác Cụ thể: - Trường hợp văn chuyển tới để biết: Chọn nút lệnh “Xem” để xem nội dung văn tải lưu trữ máy tính cá nhân (cách lưu file máy tính), phép xử lý nhanh cách chọn nút lệnh “Xử lý nhanh” giao diện “Chi tiết văn bản” để kết thúc phần xử lý mình; - Giải văn trường hợp phân công theo dõi: + Ở vai trị này, thường người phân cơng (lãnh đạo quan, phịng) xem nội văn bản, tải lưu văn vào máy tính (nếu cần thiết) Đồng thời, yêu Viễn thông Bến Tre Website: www.bentre.vnpt.vn Trang 103 TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG Hệ thống quản lý văn điều hành VNPT-iOffice cầu người xử lý báo cáo tiến độ giải quyết, kết cuối mà không thiết phải lập hồ sơ công việc phúc đáp văn - Thao tác sau: Chọn nút lệnh “Xử lý”; chọn tên người xử lý chính, ghi thơng tin yêu cầu báo cáo vào mục “Nội dung yêu cầu”, bổ sung file văn (mục “Chọn văn đính kèm”), check vào ô “Gửi tin nhắn cho người nhận” cần; sau nhấn nút lệnh “Xác nhận” để kết thúc việc xử lý văn - Giải văn đến trường hợp phân công phối hợp: + Ở vai trò này, người xử lý phối hợp trao đổi với người xử lý chính, xem nội văn bản, tải lưu văn vào máy tính (nếu cần thiết), cung cấp liệu văn thuộc nhiệm vụ giao chuyển cho người xử lý để giải cơng việc + Thao tác: Thống kê liệu soạn văn theo nội dung giao; chọn nút lệnh “Xử lý”, chọn tên người xử lý chính, ghi thơng tin phản hồi kết phối hợp vào mục “Nội dung yêu cầu”, đính kèm file chứa liệu văn (mục “Chọn văn đính kèm”), check vào “Gửi tin nhắn cho người nhận” cần; sau nhấn nút lệnh “Xác nhận” để kết thúc việc xử lý văn - Giải văn vai trò xử lý chính: + Ở vai trị này, người xử lý khơng chọn nút lệnh “Xử lý nhanh” mà bắt buột phải lập hồ sơ công việc giao qua việc mở hồ sơ, phúc đáp văn bản; đồng thời phải báo cáo cho người theo dõi tiến độ kết xử lý (khi có u cầu); Viễn thơng Bến Tre Website: www.bentre.vnpt.vn Trang 104 TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG Hệ thống quản lý văn điều hành VNPT-iOffice + Thao tác: Trong giao diện “Chi tiết văn bản”: xem nội dung “Ý kiến đạo”, “Nội dung chuyển tiếp” nội dung văn bản, tải lưu văn vào máy tính; Tiếp nhận liệu văn người xử lý phối hợp (nếu có); Soạn thảo văn phúc đáp theo yêu cầu văn đến; Chọn nút “Phúc đáp văn bản” để mở giao diện “Dự thảo văn đi”; Trong giao diện “Dự thảo văn đi”: Nhập chọn trường “Năm”, “Hồ sơ”, “Nhóm công việc”, “Ghi chú”, “Lĩnh vực văn bản”, “Mức độ khẩn”, “Tên loại”, “Số trang”, “Người ký”, “Nơi nhận văn bản”, “Đơn vị, người nhận lưu”, “Ý kiến người dự thảo văn bản”, “Chi chú”; đính kèm file văn phúc đáp, file văn có liên quan” (nếu có) Cần lưu ý trường sau: “Hồ sơ”: bắt buột phải chọn hồ sơ phù hợp DMHS cá nhân để lưu văn mở hồ sơ; trường hợp khơng có hồ sơ phù hợp danh mục phải bổ sung hồ sơ vào danh mục (xem nội dung Khoản Mục II) nhấn vào dấu “cộng” bên phải trường “hồ sơ” để tạo hồ sơ mới; “Nhóm cơng việc”: để đưa văn vào nhóm riêng (thực chất hồ nhỏ hơn) chứa hồ sơ trường hợp hồ sơ ghép Ví dụ: Hồ sơ thẩm định tài liệu tiêu hủy năm 2018 Chi cục Văn thư Lưu trữ có tài liệu 04 đợt thẩm định quan khác (thực chất đợt thẩm định hồ sơ, tài liệu có vụ việc, khác đối tượng nên người làm chuyên môn gộp 04 hồ sơ thành 01 hồ sơ), để thuận lợi cho việc Viễn thông Bến Tre Website: www.bentre.vnpt.vn Trang 105 TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG Hệ thống quản lý văn điều hành VNPT-iOffice quản lý, tra cứu, sử dụng tài liệu, ta tạo 04 “Nhóm cơng việc” (thẩm định Sở Tư pháp, Thẩm định Sở Công thương, Thẩm định Sở Tài Nguyên, Thẩm định Thanh tra tỉnh) hồ sơ đưa văn vào nhóm; “Ý kiến người dự thảo”: sau nhập nội dung trình ký để lãnh đạo xem xét lúc duyệt văn bản, cần copy lại để dán vào nội dung tương tự chọn lãnh đạo, đỡ tốn thời gian nhập lại thông tin; “Chọn văn liên quan”: đính kèm thêm văn ngồi luồng cơng việc để làm sở pháp lý cho việc trình lãnh đạo xem duyệt nội dung; “File đính kèm”: Là file dự thảo văn phúc đáp để lãnh đạo xem xét duyệt nội dung; Nút lệnh “Chuyển cán khác”: sử dụng trường hợp trao đổi với người xử lý phối hợp lấy ý kiến đóng góp cho dự thảo trước trình ký; Nút lệnh “Chuyển văn thư”: để thực việc kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn trước trình lãnh đạo ký; Nút lệnh “Chuyển lãnh đạo khác”: để chuyển dự thảo đến lãnh đạo phụ trách trực tiếp kiểm duyệt nội dung dự thảo người có thẩm quyền ký văn Văn đến giao giải văn sau ký, ban hành hệ thống tự động đưa vào hồ chọn Việc mở hồ sơ xem hoàn tất * Mở hồ sơ trường hợp dự thảo văn Viễn thông Bến Tre Website: www.bentre.vnpt.vn Trang 106 TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG Hệ thống quản lý văn điều hành VNPT-iOffice Khi công việc phát sinh văn quan lãnh đạo giao Người làm chuyên môn thực thao tác sau: + Soạn thảo văn word; + Vào menu dọc, chọn chức “Dự thảo văn bản” để đăng ký đầy đủ thông tin cần thiết dự thảo văn Quá trình thực giống phần “Phúc đáp văn xử lý văn đến b) Bước Thu thập, cập nhật văn vào hồ sơ Ngay sau mở hồ sơ, hệ thống tự động cập nhật văn phúc đáp người xử lý soạn vào hồ sơ Tuy nhiên, cần lưu ý: - Nếu có phát sinh thêm văn đến phản hồi văn phúc đáp, văn (văn có liên quan đến cơng việc giải quyết), người xử lý cần chọn hồ sơ giải để lưu văn vào hồ sơ; đồng thời chọn nút lệnh “Xử lý nhanh” (đối với văn phản hồi theo yêu cầu), tiếp tục phúc đáp văn trường hợp quan gửi văn yêu cầu xử lý tiếp; - Để văn hồ sơ đầy đủ, văn phát sinh luồng (đến đi), người xử lý cần bổ sung thêm văn có liên quan cách đính kèm file lưu từ ổ cứng máy tính (tải từ chức “Thơng Viễn thơng Bến Tre Website: www.bentre.vnpt.vn Trang 107 TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG Hệ thống quản lý văn điều hành VNPT-iOffice tin điều hành, Điều hành công việc” mạng internet) Trường hợp này, văn không thống kê Mục lục văn hồ sơ c) Bước Kết thúc hồ sơ Khi công việc giải xong, khơng cịn phát sinh văn hồ sơ kết thúc Đối với hồ sơ điện tử lập, việc kết thúc hồ sơ cần thực thao tác: - Vào DMHS cá nhân, chọn hồ sơ xử lý xong kiểm tra, cập nhật thông tin cho hồ sơ (số ký hiệu, tên hồ sơ, thời hạn bảo quản); - Thực việc gộp, tách hồ sơ giải xong (xem Khoản 5): Trường hợp hồ sơ bị trùng phản ánh vấn đề, vụ việc văn yêu cầu Văn thư quan gộp hồ sơ Ngược lại, hồ sơ nhiều văn phản ánh vấn đề, vụ việc có tính chất nghiêm trọng tách hồ sơ ra; - Trường hợp phát văn để nhầm: ghi lại số, ký hiệu văn đồng thời xóa văn khỏi hồ sơ Vào chức tìm kiếm văn (đến đi), tìm lưu vào hồ sơ khác - Lập mục lục văn (đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 70 năm đến vĩnh viễn) để bổ sung mục lục chứng từ kết thúc cho hồ sơ giấy: + Tại giao diện “Chi tiết hồ sơ”, chọn nút lệnh “Nộp lưu trữ in” để xuất báo cáo (gồm bìa hồ sơ, Mục lục văn Chứng từ kết thúc) định dạng file hình ảnh, pdf, word excell (nên chọn file word, excell để chỉnh sửa trước in ấn); + Tiến hành in Mục lục văn bản; + Tiến hành xếp văn bản, đánh số tờ cho hồ sơ giấy theo Mục Mục văn kết thúc việc biên mục Viễn thông Bến Tre Website: www.bentre.vnpt.vn Trang 108 TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG Hệ thống quản lý văn điều hành VNPT-iOffice Gộp, tách hồ sơ Trường hợp hồ sơ người giải cơng việc tạo trùng với hồ sơ có sẵn DMHS có chức giống chứa tài liệu phải gộp lại; Văn thư quan kiểm tra thực “Gộp hồ sơ”, thao tác: - Vào chức “Hồ sơ điện tử”, chọn “Tạo lập Danh mục hồ sơ”; - Trong giao diện “Tạo lập Danh mục hồ sơ”, cột “Gộp HS” check vào ô “” tương ứng với hồ sơ có tiêu đề trùng có chức giống để thực lệnh “Gộp hồ sơ”; - Trong Hộp thoại “Gộp hồ sơ”,chọn hồ sơ đích (hồ sơ chứa văn hồ sơ cần gộp), nhấn nút lệnh “Lưu lại” để hoàn tất việc gộp hồ sơ Viễn thông Bến Tre Website: www.bentre.vnpt.vn Trang 109 TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG Hệ thống quản lý văn điều hành VNPT-iOffice Lập “Tập lưu văn đi” Cuối năm, Văn thư quan lập tập lưu văn theo quy định Thao tác sau: - Vào chức “Hồ sơ điện tử” menu dọc, chọn chức “Tạo tập lưu văn đi”; Viễn thông Bến Tre Website: www.bentre.vnpt.vn Trang 110 TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG Hệ thống quản lý văn điều hành VNPT-iOffice Viễn thông Bến Tre Website: www.bentre.vnpt.vn Trang 111 TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG Hệ thống quản lý văn điều hành VNPT-iOffice - Tại giao diện “Tạo tập lưu văn đi”: + Xác định điều kiện tìm kiếm văn gồm: “Năm”, “Sổ đi”, “Từ ngày”, “Đến ngày”; chọn hồ sơ trường “Hồ sơ”; + Nhấn nút lệnh “tìm văn bản”; + Nhấn nút lệnh “Lưu hồ sơ” Viễn thông Bến Tre Website: www.bentre.vnpt.vn Trang 112 ... VNPT -iOffice Ký hiệu sổ văn load tự động vào ký hiệu văn sổ chọn Viễn thông Bến Tre Website: www.bentre.vnpt.vn Trang 31 TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG Hệ thống quản lý văn điều hành VNPT -iOffice. .. thống quản lý văn điều hành VNPT -iOffice Viễn thông Bến Tre Website: www.bentre.vnpt.vn Trang 43 TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG Hệ thống quản lý văn điều hành VNPT -iOffice ➢ Xem lịch công tác cá... www.bentre.vnpt.vn Trang Kết thúc TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG Hệ thống quản lý văn điều hành VNPT -iOffice Lãnh đạo xem xét văn dự thảo, cần đề nghị chỉnh sửa bổ sung nội dung văn chuyển lại cho