HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN BẢN ĐIỆN TỬ Phân hệ Quản lý công việc

TẬP ĐỒN VIỄN THƠNG QN ĐỘI VIETTEL TRUNG TÂM CƠNG NGHỆ THÔNG TIN VIETTEL HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN BẢN ĐIỆN TỬ Phân hệ Quản lý công việc (Lưu hành nội bộ) Hà Nội, 02/2017 Phân hệ Quản lý công việc v1.0 MỤC LỤC MỤC LỤC GIAO VIỆC 1.1 Màn hình Danh sách cơng việc 1.2 Thêm công việc 1.3 Xem chi tiết công việc CÔNG VIỆC ĐƯỢC GIAO 2.1 Màn hình Danh sách công việc giao 2.2 Xem chi tiết công việc 11 2.3 Cập nhật tiến độ 12 2.4 Trả lại 13 2.5 Tạo giao việc 14 CÔNG VIỆC ĐĂNG KÝ 14 3.1 Màn hình Danh sách công việc 14 3.2 Thêm công việc 17 3.3 Xem chi tiết công việc 20 3.4 Cập nhật tiến độ 22 PHÊ DUYỆT CÔNG VIỆC 22 4.1 Màn hình Danh sách cơng việc 22 4.2 Xem chi tiết công việc 24 ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC GIAO 26 5.1 Màn hình Danh sách cơng việc 27 5.2 Xem chi tiết công việc 29 ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC ĐĂNG KÝ 32 6.1 Màn hình Danh sách công việc 33 6.2 Xem chi tiết công việc 34 Trung tâm Công nghệ thông tin Viettel 2/37 Phân hệ Quản lý công việc v1.0 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC Giao việc Chức giao việc cho phép lãnh đạo quản lý theo dõi công việc tạo giao đi, bao gồm chức năng: thêm mới, sửa, xóa, tìm kiếm, giao việc, xem chi tiết cơng việc Màn hình Danh sách cơng việc 1.1 Vào hình: - Đăng nhập vào hệ thống - Vào menu Quản lý công việc  Giao việc  hiển thị hình Danh sách cơng việc sau: Các chức thực hình bao gồm: Lọc Tìm kiếm cơng việc: tính lọc công việc theo năm nay, tháng này, tuần này, hơm Tìm kiếm nâng cao: Các bước thực tìm kiếm nâng cao: o Nhập nhiều tiêu chí tìm kiếm o Nhấn nút Tìm kiếm => Kết tìm kiếm hiển thị bảng bên Khi mở hình giao việc => mặc định hiển thị tất công việc mà tài khoản đăng nhập Trung tâm Công nghệ thông tin Viettel 3/37 Phân hệ Quản lý công việc v1.0 tạo giao việc Thêm công việc: Nhấn nút Thêm => hiển thị hình thêm văn bản, kiểm tra hình => xem mục 3.1.2 Xem chi tiết cơng việc: Nhấn vào dịng liệu ghi công việc muốn xem bảng để mở hình Xem chi tiết cơng việc => Xem mục 3.1.3 Sửa công việc: o Đối với cơng việc có trạng thái = Mới tạo => Cột Sửa hiển thị nút (có ) cho phépSửa Đối với cơng việc có trạng thái = Đã giao việc icon cột Sửa khơng hiển thị nút cho phép sửa o Nhấn vào nút Sửa => Hiển thị hình Sửa cơng việc o Màn hình Sửa cơng việc khác hình thêm chỗ: hình Sửa mặc định hiển thị giá trị lưu, cịn lại nghiệp vụ giống hệt hình Thêm Xóa cơng việc o Đối với cơng việc có trạng thái = Mới tạo => Cột Xóa hiển thị nút (có icon ) cho phépXóa Đối với cơng việc có trạng thái = Đã giao việc cột Xóa khơng hiển thị nút cho phép Xóa o Nhấn vào nút Xóa => Hiển thị thơng báo xác nhận:  Nhấn nút Chấp nhận để xác nhận Xóa  Nhấn Bỏ qua để hủy bỏ việc xóa cơng việc Xem Tệp đính kèm: o Đối với cơng việc có Tệp đính kèm => Cột Tệp đính kèm hiển thị icon cho phép xem nội dung file đính kèm với cơng việc Trung tâm Cơng nghệ thông tin Viettel 4/37 Phân hệ Quản lý công việc o Nhấn vào icon v1.0 => Hiển thị hộp thoại  Chọn Open with để mở file đính kèm ln mà khơng cần lưu vào máy tính  Chọn Save File để thực lưu vào máy tính trước  Nhấn OK để thực thao tác, nhấn Cancel để hủy bỏ thao tác 1.2 Thêm công việc Vào hình: Nhấn nút Thêm menu hình Danh sách cơng việc => Màn hình thêm hiển thị sau: Trung tâm Công nghệ thông tin Viettel 5/37 Phân hệ Quản lý công việc v1.0 Các bước thực thêm mới: Nhập thông tin công việc: o Các trường đánh dấu (*) trường bắt buộc nhập, không nhập lưu hiển thị thông báo lỗi o Chọn văn liên quan (không bắt buộc): Nhấn nút mục văn liên quan để mở popup Chọn văn liên quan  Thực tìm kiếm văn liên quan tab: Văn đến, Trung tâm Công nghệ thông tin Viettel 6/37 Phân hệ Quản lý công việc v1.0 Văn (đã ban hành)  Tích chọn văn liên quan nhấn nút Chọn Nhấn Hủy để đóng lại popup Chọn văn liên quan  Sau chọn văn liên quan xong => văn hiển thị bảng thông tin tương ứng o Chọn Công việc liên quan (không bắt buộc): Nhấn nút mục Công việc liên quan để mở popup Chọn công việc liên quan  Thực tìm kiếm Cơng việc liên quan tab: Giao việc, Công việc giao, Công việc đăng ký  Tích chọn Cơng việc liên quan nhấn nút Chọn Nhấn Hủy để đóng lại popup Chọn Cơng việc liên quan  Sau chọn Công việc liên quan xong => Công việc hiển thị bảng thông tin tương ứng Chọn Người thực công việc Nhấn nút : o Lưu thêm mới: Lưu thông tin công việc vừa nhập đồng thời reset trường giá trị mặc định o Lưu đóng: thực lưu cơng việc vào CSDL, cơng việc trạng thái Mới tạo o Lưu gửi: Lưu công việc đồng thời gửi giao việc cho người thực hiện, công việc trạng thái Đã giao việc.Trường hợp không nhập người thực mà nhấn nút Lưu gửi=> Hệ thống hiển thị thông báo lỗi bạn Trung tâm Công nghệ thông tin Viettel 7/37 Phân hệ Quản lý công việc v1.0 chưa chọn người thực Nhấn nút 1.3 để quay lại hình DS Xem chi tiết cơng việc Màn hình xem chi tiết công việc hiển thị sau: Các thao tác thực hình này: Nhấn nút để quay lại hình DS Nhấn nút => để xem lịch sử xử lý công việc Một số nút chức khác hiển thị tùy theo trạng thái công việc: o Trạng thái công việc = Mới tạo => Hiển thị nút Giao việc o Trạng thái công việc = Chưa thực hiện|Đang thực => Hiển thị nút Xem Tệp đính kèm: o Đối với cơng việc có Tệp đính kèm => Cột Tệp đính kèm hiển thị icon cho phép xem nội dung file đính kèm với cơng việc o Nhấn vào icon => Hiển thị hộp thoại Trung tâm Công nghệ thông tin Viettel 8/37 Phân hệ Quản lý công việc v1.0  Chọn Open with để mở file đính kèm ln mà khơng cần lưu vào máy tính  Chọn Save File để thực lưu vào máy tính trước  Nhấn OK để thực thao tác, nhấn Cancel để hủy bỏ thao tác Gửi ý kiến xử lý: o Nhập ý kiến xử lý nhấn enter bàn phím => Ý kiến hiển thị Mục Ý kiến xử lý theo thứ tự thời gian o Tất người nhìn thấy cơng việc xem Công việc giao Màn hình cho phép lãnh đạo cấp chuyên viên quản lý công việc giao cấp trên, bao gồm chức năng: xem chi tiết công việc, cập nhật tiến độ, Xem lịch sử xử lý cơng việc, trao đổi ý kiến hồn thành cơng việc giao 2.1 Màn hình Danh sách cơng việc giao Vào hình: - Đăng nhập vào hệ thống - Vào menu Quản lý công việc >> Cơng việc giao => hiển thị hình Danh sách công việc giao sau: Trung tâm Công nghệ thông tin Viettel 9/37 Phân hệ Quản lý cơng việc v1.0 Các chức thực hình bao gồm: Lọc Tìm kiếm cơng việc: tính lọc cơng việc theo năm nay, tháng này, tuần này, hơm Tìm kiếm nâng cao: Các bước thực tìm kiếm nâng cao: o Nhập nhiều tiêu chí tìm kiếm o Nhấn nút Tìm kiếm => Kết tìm kiếm hiển thị bảng bên Khi mở hình Công việc giao => mặc định hiển thị tất công việc mà tài khoản đăng nhập nhận từ cấp Xem chi tiết công việc: Nhấn vào dịng liệu ghi cơng việc muốn xem bảng để mở hình Xem chi tiết công việc => Xem mục 3.2.2 Xem Tệp đính kèm: o Đối với cơng việc có Tệp đính kèm => Cột Tệp đính kèm hiển thị icon cho phép xem nội dung file đính kèm với cơng việc o Nhấn vào icon => Hiển thị hộp thoại Trung tâm Công nghệ thông tin Viettel 10/37 Phân hệ Quản lý cơng việc v1.0 Vào hình: - Đăng nhập vào hệ thống - Vào menu Quản lý công việc >> Phê duyệt công việc => hiển thị hình Danh sách cơng việc sau: Các chức thực hình bao gồm: Lọc Tìm kiếm cơng việc: tính lọc công việc theo năm nay, tháng này, tuần này, hơm Tìm kiếm nâng cao: Các bước thực tìm kiếm nâng cao: o Nhập nhiều tiêu chí tìm kiếm o Nhấn nút Tìm kiếm => Kết tìm kiếm hiển thị bảng bên Khi mở hình Phê duyệt cơng việc => mặc định hiển thị tất công việc mà tài khoản đăng nhập tạo Phê duyệt công việc Xem chi tiết công việc: Nhấn vào dịng liệu ghi cơng việc muốn xem bảng để mở hình Xem chi tiết cơng việc => Xem mục 3.4.3 Xem Tệp đính kèm: o Đối với cơng việc có Tệp đính kèm => Cột Tệp đính kèm hiển thị icon cho phép xem nội dung file đính kèm với cơng việc o Nhấn vào icon => Hiển thị hộp thoại Trung tâm Công nghệ thông tin Viettel 23/37 Phân hệ Quản lý công việc v1.0  Chọn Open with để mở file đính kèm ln mà khơng cần lưu vào máy tính  Chọn Save File để thực lưu vào máy tính trước  Nhấn OK để thực thao tác, nhấn Cancel để hủy bỏ thao tác 4.2 Xem chi tiết cơng việc Màn hình xem chi tiết công việc hiển thị sau: Trung tâm Công nghệ thông tin Viettel 24/37 Phân hệ Quản lý công việc v1.0 Các thao tác thực hình này: Nhấn nút để quay lại hình DS Nhấn nút => để xem lịch sử xử lý công việc Nhấn nút Phê duyệt để thực phê duyệt Nhấn nút Từ chối để thực từ chối công việc đăng ký Xem Tệp đính kèm: o Đối với cơng việc có Tệp đính kèm => Cột Tệp đính kèm hiển thị icon cho phép xem nội dung file đính kèm với cơng việc o Nhấn vào icon => Hiển thị hộp thoại Trung tâm Công nghệ thông tin Viettel 25/37 Phân hệ Quản lý công việc v1.0  Chọn Open with để mở file đính kèm ln mà khơng cần lưu vào máy tính  Chọn Save File để thực lưu vào máy tính trước  Nhấn OK để thực thao tác, nhấn Cancel để hủy bỏ thao tác Gửi ý kiến xử lý: o Nhập ý kiến xử lý nhấn enter bàn phím => Ý kiến hiển thị Mục Ý kiến xử lý theo thứ tự thời gian Tất người nhìn thấy cơng việc xem Đánh giá công việc giao Chức Đánh giá công việc giao cho phép lãnh đạo đánh giá cơng việc giao hồn thành Trung tâm Công nghệ thông tin Viettel 26/37 Phân hệ Quản lý cơng việc v1.0 Màn hình Danh sách cơng việc 5.1 Vào hình: - Đăng nhập vào hệ thống - Vào menu Quản lý công việc >> Đánh giá cơng việc giao => hiển thị hình Danh sách cơng việc sau: Các chức thực hình bao gồm: Lọc Tìm kiếm cơng việc: tính lọc cơng việc theo năm nay, tháng này, tuần này, hôm Tìm kiếm nâng cao: Các bước thực tìm kiếm nâng cao: a Nhập nhiều tiêu chí tìm kiếm b Nhấn nút Tìm kiếm => Kết tìm kiếm hiển thị bảng bên Khi mở hình Đánh giá cơng việc giao => mặc định hiển thị tất công việc mà tài khoản đăng nhập tạo Đánh giá công việc giao Thêm công việc: Nhấn nút Thêm => hiển thị hình thêm văn bản, kiểm tra hình => xem mục 3.1.2 Xem chi tiết cơng việc: Nhấn vào dịng liệu ghi công việc muốn xem bảng để mở hình Xem chi tiết cơng việc => Xem mục 3.1.3 Sửa công việc: Trung tâm Công nghệ thông tin Viettel 27/37 Phân hệ Quản lý công việc v1.0 a Đối với cơng việc có trạng thái = Mới tạo => Cột Sửa hiển thị nút (có icon ) cho phépSửa Đối với cơng việc có trạng thái = Đã Đánh giá cơng việc giao cột Sửa không hiển thị nút cho phép sửa b Nhấn vào nút Sửa => Hiển thị hình Sửa cơng việc c Màn hình Sửa cơng việc khác hình thêm chỗ: hình Sửa mặc định hiển thị giá trị lưu, lại nghiệp vụ giống hệt hình Thêm Xóa cơng việc a Đối với cơng việc có trạng thái = Mới tạo => Cột Xóa hiển thị nút (có icon ) cho phépXóa Đối với cơng việc có trạng thái = Đã Đánh giá cơng việc giao cột Xóa khơng hiển thị nút cho phép Xóa b Nhấn vào nút Xóa => Hiển thị thơng báo xác nhận: i Nhấn nút Chấp nhận để xác nhận Xóa ii Nhấn Bỏ qua để hủy bỏ việc xóa cơng việc Xem Tệp đính kèm: a Đối với cơng việc có Tệp đính kèm => Cột Tệp đính kèm hiển thị icon cho phép xem nội dung file đính kèm với cơng việc b Nhấn vào icon => Hiển thị hộp thoại Trung tâm Công nghệ thông tin Viettel 28/37 Phân hệ Quản lý công việc v1.0 i Chọn Open with để mở file đính kèm ln mà khơng cần lưu vào máy tính ii Chọn Save File để thực lưu vào máy tính trước iii Nhấn OK để thực thao tác, nhấn Cancel để hủy bỏ thao tác 5.2 Xem chi tiết công việc Màn hình xem chi tiết cơng việc hiển thị sau: Trung tâm Công nghệ thông tin Viettel 29/37 Phân hệ Quản lý cơng việc v1.0 Các thao tác thực hình này: Nhấn nút để quay lại hình DS Nhấn nút => để xem lịch sử xử lý công việc Đánh giá công việc, nhấn nút đánh giá hiển thị popup sau: Chọn trạng thái Đạt hay không đạt a Chọn Đạt cho cơng việc đánh giá hồn thành tốt nhập nội dung đánh giá sau nhấn Lưu b Chọn Khơng đạt cho cơng việc hồn thành chưa tốt, trường hợp hệ thống đưa câu hỏi:  Nếu nhấn Chấp nhận => Người thực phải thực lại cơng việc => Nhìn thấy công việc mục Công việc giao Trung tâm Công nghệ thông tin Viettel 30/37 Phân hệ Quản lý công việc v1.0  Nếu nhấn Không => Người thực thực lại công việc  Nhấn Bỏ qua => đóng lại popup Xác nhận, quay lại Popup Đánh giá công việc  Nhấn lưu để thực lưu thông tin đánh giá Nhấn đóng để đóng popup Xem Tệp đính kèm: a Đối với cơng việc có Tệp đính kèm => Cột Tệp đính kèm hiển thị icon cho phép xem nội dung file đính kèm với cơng việc b Nhấn vào icon => Hiển thị hộp thoại i Chọn Open with để mở file đính kèm ln mà khơng cần lưu vào máy tính ii Chọn Save File để thực lưu vào máy tính trước iii Nhấn OK để thực thao tác, nhấn Cancel để hủy bỏ thao tác Gửi ý kiến xử lý: a Nhập ý kiến xử lý nhấn enter bàn phím => Ý kiến hiển thị Mục Ý kiến xử lý theo thứ tự thời gian Trung tâm Công nghệ thông tin Viettel 31/37 Phân hệ Quản lý cơng việc v1.0 b Tất người nhìn thấy công việc xem ý kiến Đánh giá công việc đăng ký Chức Đánh giá công việc đăng ký cho phép lãnh đạo đánh giá cơng việc đăng ký hồn thành Trung tâm Cơng nghệ thông tin Viettel 32/37 Phân hệ Quản lý cơng việc v1.0 Màn hình Danh sách cơng việc 6.1 Vào hình: - Đăng nhập vào hệ thống - Vào menu Quản lý công việc >> Đánh giá công việc đăng ký => hiển thị hình Danh sách cơng việc sau: Các chức thực hình bao gồm: Lọc Tìm kiếm cơng việc: tính lọc cơng việc theo năm nay, tháng này, tuần này, hơm Tìm kiếm nâng cao: bước thực sau: o Nhập nhiều tiêu chí tìm kiếm o Nhấn nút Tìm kiếm => Kết tìm kiếm hiển thị bảng bên Khi mở hình Đánh giá công việc đăng ký => mặc định hiển thị tất công việc đăng ký cấp (tài khoản đăng nhập có quyền phê duyệt) với trạng thái hồn thành Xem chi tiết cơng việc: Nhấn vào dịng liệu ghi cơng việc muốn xem bảng để mở hình Xem chi tiết công việc => Xem mục 3.1.3 Xem Tệp đính kèm: o Đối với cơng việc có Tệp đính kèm => Cột Tệp đính kèm hiển thị icon cho phép xem nội dung file đính kèm với cơng việc o Nhấn vào icon => Hiển thị hộp thoại Trung tâm Công nghệ thông tin Viettel 33/37 Phân hệ Quản lý công việc v1.0  Chọn Open with để mở file đính kèm ln mà khơng cần lưu vào máy tính  Chọn Save File để thực lưu vào máy tính trước  Nhấn OK để thực thao tác, nhấn Cancel để hủy bỏ thao tác 6.2 Xem chi tiết cơng việc Màn hình xem chi tiết công việc hiển thị sau: Các thao tác thực hình này: Trung tâm Công nghệ thông tin Viettel 34/37 Phân hệ Quản lý công việc Nhấn nút v1.0 để quay lại hình DS Nhấn nút => để xem lịch sử xử lý công việc Đánh giá công việc, nhấn nút đánh giá hiển thị popup sau: Chọn trạng thái Đạt hay không đạt a Chọn Đạt cho cơng việc đánh giá hồn thành tốt nhập nội dung đánh giá sau nhấn Lưu b Chọn Khơng đạt cho cơng việc hồn thành chưa tốt, trường hợp hệ thống đưa câu hỏi:  Nếu nhấn Chấp nhận => Người thực phải thực lại cơng việc => Nhìn thấy cơng việc mục Công việc giao Trung tâm Công nghệ thông tin Viettel 35/37 Phân hệ Quản lý công việc v1.0  Nếu nhấn Không => Người thực thực lại công việc  Nhấn Bỏ qua => đóng lại popup Xác nhận, quay lại Popup Đánh giá công việc c Nhấn lưu để thực lưu thơng tin đánh giá Nhấn đóng để đóng popup Xem Tệp đính kèm: a Đối với cơng việc có Tệp đính kèm => Cột Tệp đính kèm hiển thị icon cho phép xem nội dung file đính kèm với cơng việc b Nhấn vào icon => Hiển thị hộp thoại i Chọn Open with để mở file đính kèm ln mà khơng cần lưu vào máy tính ii Chọn Save File để thực lưu vào máy tính trước iii Nhấn OK để thực thao tác, nhấn Cancel để hủy bỏ thao tác Gửi ý kiến xử lý: a Nhập ý kiến xử lý nhấn enter bàn phím => Ý kiến hiển thị Mục Ý kiến xử lý theo thứ tự thời gian b Tất người nhìn thấy cơng việc xem ý kiến Trung tâm Công nghệ thông tin Viettel 36/37 Phân hệ Quản lý công việc Trung tâm Công nghệ thông tin Viettel v1.0 37/37