Đang tải... (xem toàn văn)
ADMIN UBND TỈNH BẮC NINH SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH http //qlvb bacninh gov vn Bắc Ninh, tháng 07 năm 2021 http //qlvb bacninh go[.]
UBND TỈNH BẮC NINH SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH http://qlvb.bacninh.gov.vn Bắc Ninh, tháng 07 năm 2021 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH PHẦN 1: GIỚI THIỆU Giới thiệu chung phần mềm 1.1 Tên phần mềm 1.2 Mô tả chung phần mềm 1.3 Mục đích ứng dụng phần mềm Các nhóm người sử dụng 2.1 Văn thư 2.2 Chuyên viên 2.3 Lãnh đạo phòng 2.4 Lãnh đạo quan PHẦN 2: CÁC CHỨC NĂNG Các thành phần phần mềm 1.1 Văn đến 1.2 Văn 1.3 Văn dự thảo 1.4 Văn ban hành 1.5 Văn bút phê 1.6 Văn không xử lý 1.7 Văn ký duyệt 1.8 Văn chuyển 1.9 Sổ công văn đến 1.10 Sổ công văn 1.11 Hồ sơ văn 1.12 Nhân 1.13 Tủ văn Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 0222.3889.668 Email: ttcntttt.stttt@bacninh.gov.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH 1.14 Tủ hồ sơ 11 1.15 Tìm kiếm văn 12 1.16 Tìm kiếm hồ sơ 12 Chức xử lý Văn thư 14 1.1 Tiếp nhận văn đến 14 1.2 Văn đến liên thông 15 1.3 Gửi văn cho lãnh đạo 15 1.4 Thêm văn 16 1.5 Vào sổ văn ký duyệt 17 1.6 Phát hành văn 18 Các chức xử lý Chuyên viên 20 3.1 Tạo hồ sơ công việc 20 3.2 Hồ sơ công việc 20 3.3 Hồ sơ phối hợp xử lý Error! Bookmark not defined 3.4 Phiếu trao đổi 24 3.5 Phiếu trình khơng duyệt 25 Các chức xử lý Lãnh đạo phòng 26 4.1 Bút phê, đạo 26 4.2 Tạo hồ sơ công việc 28 4.3 Cất văn 29 4.4 Duyệt phiếu trình 29 4.5 Sửa văn dự thảo 32 Các chức xử lý Lãnh đạo quan 33 5.1 Bút phê, đạo 33 5.2 Duyệt, ký tên 35 Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 0222.3889.668 Email: ttcntttt.stttt@bacninh.gov.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH PHẦN 3: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG 38 Quản lý danh mục 39 1.1 Cấp quan Error! Bookmark not defined 1.2 Cơ quan ban hành 39 1.3 Đơn vị 41 1.4 Phòng ban 41 1.5 Lĩnh vực 42 1.6 Loại văn 43 Quản lý lịch lãnh đạo 43 Quản lý lịch cá nhân Error! Bookmark not defined Quản trị người dùng 44 4.1 Quản lý danh sách nhân 45 4.2 Quản lý chức danh 48 Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 0222.3889.668 Email: ttcntttt.stttt@bacninh.gov.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH PHẦN 1: GIỚI THIỆU Giới thiệu chung phần mềm 1.1 Tên phần mềm Tên phần mềm “Hệ thống quản lý văn điều hành”, phần mềm phục vụ tác nghiệp cho cán quan địa bàn tỉnh 1.2 Mô tả chung phần mềm Hệ thống quản lý văn điều hành sản phẩm phần mềm chạy web thực việc quản lý vận hành quy trình xử lý công việc quan, giúp cho cán xử lý tác nghiệp nhanh chóng, thuận lợi Hệ thống xây dựng nhằm giải toán quản lý tài liệu, văn bản, trình xử lý quy trình thực phần mềm hỗ trợ để đáp ứng nhiệm vụ tác nghiệp cán quan 1.3 Mục đích ứng dụng phần mềm Phần mềm sử dụng nhằm nâng cao hiệu suất làm việc cán bộ, viên chức nhà nước việc luân chuyển xử lý tài liệu, văn tỉnh Bắc Ninh Giúp cho việc quản lý, điều hành, tác nghiệp thuận lợi nhanh chóng Tiến tới tham gia vào phủ điện tử theo chủ trương nhà nước Các nhóm người sử dụng 2.1 Văn thư Trong quan, tổ chức, văn thư nhóm chun trách cơng việc tiếp nhận công văn, tài liệu, loại giấy tờ bao gồm đơn người dân gửi lên Công việc hệ thống thực theo trình tự: Tiếp nhận, đăng ký văn đến, chuyển lên cho lãnh đao quan để có ý kiến đạo, xử lý Các chức hệ thống bao gồm: Tiếp nhận văn bản, hồ sơ Trình lãnh đạo phê duyệt Phân phát tài liệu, cơng văn Gửi văn đích danh Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 0222.3889.668 Email: ttcntttt.stttt@bacninh.gov.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH 2.2 Chuyên viên Chuyên viên thành viên phòng quan, nhóm đơng đảo chịu trách nhiệm thực công việc nhiều từ lãnh đạo giao xuống Mỗi chuyên viên có lực nghiệp vụ chuyên môn khác để giải công việc cụ thể quan Trong hệ thống, chuyên viên thực chức xử lý chuyên môn trước gửi sau nhận nhiệm vụ giao từ lãnh đạo cấp Các chức hệ thống bao gồm: Tạo văn dự thảo Trình duyệt Tạo hồ sơ cơng việc Gửi văn đích danh 2.3 Lãnh đạo phòng Lãnh đạo phòng phận trưởng phòng quan, phận có trách nhiệm giao việc, giám sát quản lý chun viên phịng Trong hệ thống, cấu phân chia Chuyên viên nhận nhiệm vụ báo cáo kết lên lãnh đạo phòng Các chức hệ thống bao gồm: Chuyển bút phê Tạo hồ sơ công việc Cất văn Duyệt phiếu trình Sửa văn dự thảo 2.4 Lãnh đạo quan Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 0222.3889.668 Email: ttcntttt.stttt@bacninh.gov.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Lãnh đạo quan nhóm người lãnh đạo cao sở quan Mọi cơng việc quan nhóm định đạo xuống cấp bên để thực Trong hệ thống ứng dụng, nhóm chủ yếu giám sát thông tin xử lý đạo xuống bên nhận báo cáo từ lên Các chức hệ thống bao gồm: Bút phê, đạo Duyệt, ký số cho văn Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 0222.3889.668 Email: ttcntttt.stttt@bacninh.gov.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH PHẦN 2: CÁC CHỨC NĂNG Các thành phần phần mềm 1.1 Văn đến Văn đến văn chuyển đến từ hệ thống hay chuyển từ đối tượng khác hệ thống đến cho người dùng Văn đến công văn, tài liệu,… 1.2 Văn Văn văn tạo lập người dùng đó, sau chuyển cho đối tượng khác hệ thống gửi Văn đi, theo nghĩa văn dự thảo, văn dự thảo đầu vào để trở thành văn bản, công văn 1.3 Văn dự thảo Là văn người dùng soạn thảo đăng ký vào hệ thống để gửi lên cấp phê duyệt cho xuất hay công bố rộng rãi 1.4 Văn ban hành Văn ban hành văn cấp duyệt công bố, xuất Văn ban hành có hai mức văn ban hành rộng rãi quan ban hành nội quan 1.5 Văn bút phê Văn bút phê văn chuyên viên gửi lên lãnh đạo duyệt duyệt, bước trước cho văn ban hành 1.6 Văn không xử lý Văn không xử lý văn đến mà không cần phải xử lý theo nội dung (khơng có u cầu xử lý), người dùng có cờ đánh dấu văn không xử lý 1.7 Văn ký duyệt Văn lãnh đạo ký duyệt chờ văn thư vào sổ phát hành 1.8 Văn chuyển Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 0222.3889.668 Email: ttcntttt.stttt@bacninh.gov.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Là văn qua bước xử lý người sử dụng chuyển cho đối tượng người dùng khác hệ thống 1.9 Sổ công văn đến Sổ công văn đến tập hợp công văn đến, tài liệu đến 1.10 Sổ công văn Sổ công văn tập hợp công văn, tài liệu 1.11 Hồ sơ văn Là toàn yếu tố liên quan đến q trình xử lý cơng việc nội dung văn bản, bao gồm văn đến, văn đi, lịch sử xử lý, phiếu trình, duyệt,… 1.12 Nhân Là đối tượng sử dụng hệ thống, lưu quản lý tồn thơng tin người dùng hệ thống 1.13 Tủ văn Tủ văn nơi để chứa tài liệu nhân tự quản lý Để vào tủ văn bản, menu trái, nhân bấm vào “Tủ văn bản” Để xem văn tủ văn đến\đi, chọn tủ văn cần xem ví dụ chọn xem “Quản lý văn đến” bấm vào hiển thị văn tủ văn tạo (nếu có) Hình 1.1: Màn hình danh sách tủ văn tủ văn đến Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 0222.3889.668 Email: ttcntttt.stttt@bacninh.gov.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Nếu muốn thêm tủ, hình bên phải bấm vào phần “Thêm tủ”, trang “Thêm tủ” điền tên tủ vào phần “Tên tủ” chọn tủ cha cho tủ Sau chọn xong bấm “Lưu” để thêm Hình 1.2: Màn hình quản lý thư mục tủ văn cá nhân Nếu muốn sửa tủ văn bản, bấm chọn tủ cần sửa Chọn “Sửa” điền tên tủ văn vào phần “Tên tủ” chọn thư mục cha cho tủ Sau chọn xong bấm “Lưu” để sửa lại Nếu muốn xóa tủ bấm chọn “Delete” tương ứng tủ trang danh sách tủ để xóa Hình 1.3: Màn hình quản lý tủ văn Để thêm văn vào tủ văn bản, trang danh sách văn đến/đi Bấm chọn văn muốn thêm vào tủ (bấm vào nút checkbox ) bấm vào Khi hình xuất thêm cửa sổ Chọn tủ văn để lưu vào bấm “Thêm vào tủ” Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 0222.3889.668 Email: ttcntttt.stttt@bacninh.gov.vn 10 ... HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Là văn qua bước xử lý người sử dụng chuyển cho đối tượng người dùng khác hệ. .. TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Hình 1.7 : Sửa tủ hồ sơ 1.15 Tìm kiếm văn Sau thời gian sử dụng, số... ttcntttt.stttt@bacninh.gov.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH PHẦN 3: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG 38 Quản lý