HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN BẢN ĐIỆN TỬ

TẬP ĐỒN VIỄN THƠNG QN ĐỘI VIETTEL TRUNG TÂM CƠNG NGHỆ THÔNG TIN HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN BẢN ĐIỆN TỬ Đối tượng Lãnh đạo (Lưu hành nội bộ) Hà Nội, 01/2017 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG LỜI NÓI ĐẦU I Hướng dẫn vào phần mềm Đăng nhập vào hệ thống Đổi mật Đóng, mở chương trình II Xử lý văn đến Xử lý văn 1.1 Văn chờ xử lý a Cho ý kiến xử lý văn b Công bố văn c Nhận để biết d Xin ý kiến 10 e Trả lại văn 11 f Công bố 12 g Tạo dự thảo 13 h Xem luồng 13 1.2 Văn chờ cho ý kiến 15 1.3 Văn nhận để biết 15 Theo dõi xem VB xử lý 15 2.1 Văn xử lý 16 2.2 Văn xử lý 17 2.3 Văn cho ý kiến 17 2.4 Văn thu hồi 17 Tra cứu văn 18 III Xử lý văn 19 Xử lý văn 19 1.1 Chờ xử lý 19 1.2 Chờ cho ý kiến 21 Theo dõi VB xử lý 22 2.1 Đã ban hành 22 2.2 Đã xử lý 22 2.3 VB trình ban hành 22 2.4 Đã cho ý kiến 22 Tra cứu văn 22 IV Quản lý công việc 24 V Hồ sơ công việc 24 VI Lịch công tác 24 VII Báo cáo thống kê 24 Báo cáo thống kê văn đến 24 Báo cáo thống kê văn 25 LỜI NÓI ĐẦU Đây tài liệu hướng dẫn sử dụng tính Hệ thống Quản lý văn điều hành tác nghiệp điện tử (vOffice) quan nhà nước Khuyến cáo: Các Anh/chị vừa đọc hướng dẫn vừa thao tác phần mềm để đạt hiệu cao I Hướng dẫn vào phần mềm Đăng nhập vào hệ thống Đề sử dụng phần mềm anh/chị làm theo bước sau đây: - Mở trình duyệt firefox chrome gõ địa phần mềm (theo cấu hình cho quan khác nhau) Ví dụ: http://125.212.207.14:8000/ , xuất hình đăng nhập sau: - Tên đăng nhập: Là tên người quản trị cấp cho Ví dụ: Tên anh chị Trần Quốc Tam tên đăng nhập vào hệ thống tqtam - Mật khẩu: Mật mặc định lần đầu “123", cửa sổ báo “Tài khoản mật không đúng” Vui lòng liên hệ với nhân viên quản trị website để trợ giúp Anh/Chị tích vào ô “Tự động đăng nhập lần sau” để lần sau gõ lại mật Đổi mật Khi đăng nhập vào hệ thống với mật mặc đinh cung cấp Anh/chị phải thay mật ghi nhớ riêng cho Anh/chị nhấn vào biểu tượng hình người chọn chức “Đổi mật khẩu”  Hệ thống mở hình đổi mật khẩu: - Anh/Chị gõ mật sử dụng vào ô “Mật tại” - Gõ mật vào ô “Mật ”, - Gõ mật lại mật vào ô “Nhập lại mật khẩu”, bạn gõ lại xác mật vào “Nhập lại mật khẩu” để chắn bạn gõ mật - Chọn “Lưu” để hoàn tất Từ lần đăng nhập sau bạn sử dụng mật để đăng nhập chương trình Đóng, mở chương trình Khi hệ thống chạy web tương đương với anh/chị truy nhập vào trang web khác - Để Đóng khỏi chương trình cần tắt bỏ trình duyệt sử dụng - Hoặc chọn “Thoát” khỏi hệ thống mở II Xử lý văn đến Xử lý văn 1.1 Văn chờ xử lý Chức hiển thị văn đến Văn thư, Lãnh đạo văn phịng trình lên Lãnh đạo xin ý kiến xử lý văn a Cho ý kiến xử lý văn Chức cho phép lãnh đạo cho ý kiến chuyển văn cho đơn vị, cá nhân xử lý văn thời hạn cho - Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống thành công, chọn Văn đến  Chờ xử lý Hệ thống hiển thị hình Danh sách văn chờ xử lý, người dùng nhấp chuột vào nội dung văn để mở xem chi tiết văn đến chờ xử lý - Bước 2: Mở hình xem chi tiết văn - Bước 3: Chọn nút Chuyển xử lý, hệ thống hiển thị hình Chuyển xử lý Chọn người nhận xử lý, có cách để chọn người nhận xử lý:  Cách 1:Chọn từ combobox tìm kiếm nhanh autocomplete, thực theo hình đây: Lưu ý: Mặc định giá trị chọn vào danh sách nhận xử lý Xử lý chính, cịn giá trị sau phối hợp  Cách 2: Chọn từ nút Chọn (cây đơn vị), thực theo hình đây: Lưu ý: Chọn tư đơn vị, văn chọn xử lý chính, có phối hợp xử lý bắt buộc phải có Xử lý - Bước 4: Sau nhập đầy đủ thơng tin thực nhấn nút Gửi xử lý để chuyển văn Sau chuyển xử lý VB xong văn chuyển sang menu Văn xử lý b Công bố văn Chức cho phép gửi văn cho cá nhân, đơn vị nhận văn để biết mà xử lý VB Để thực thao tác công bố văn Văn thư thực thao tác sau: - Bước 1: Trên hình chi tiết văn đến, Lãnh đạo nhấn vào nút Cơng bố - Bước 2: Khi hình Cơng bố hiển thị hình dưới: - Bước 3: Chọn đơn vị, cá nhân nhận xử lý, có cách chọn  Cách 1: Chọn người nhận công bố từ hình đơn vị: Tích chọn vào checkbox đơn vị, cá nhân tương ứng muốn công bố văn Lưu ý: Khi tích chọn vào đơn vị cha tất đơn vị con, cá nhân tích chọn  Cách 2: Chọn người nhận cơng bố từ tìm kiếm nhanh Nhập tiêu chí tìm kiếm cá nhân muốn cơng bố: Theo tiêu chí: đơn vị, vai trị, họ tên  Dùng phím mũi tên lên, xuống đển chọn người muốn công bố văn  Nhấn enter trỏ chuột highlight vào cá nhân bạn muốn công bố - Bước 4: Nhấn nút “Gửi xử lý” để gửi đến cá nhân nhận văn c Nhận để biết Tính sử dụng Lãnh đạo muốn chuyển để biết nhiều văn lúc cho cá nhân/ đơn vị Để chuyển nhận để biết nhiều văn lần chuyển, Lãnh đạo thực sau: - Bước Mở hình danh sách VB đến chờ xử lý Tích chọn VB cần chuyển nhận để biết check box cột STT, sau nhấn nút Chuyển nhận để biết: - Bước Hệ thống hiển thị giao diện Chuyển nhận để biết VB Lãnh đạo thực thao tác: - Bước 3: Nhập ý kiến xử lý vào phần Nội dung ý kiến để tải lên tệp đính kèm chuyển VB (nếu có) - Click - Click vào checkbox để gửi thông báo qua Email, SMS đến cá nhân/đơn vị nhận (nếu có) - Bước 4: Click nút Gửi xử lý để chuyển VB đến cá nhân nhận để biết d Xin ý kiến - Chức cho phép Lãnh đạo gửi văn xin ý kiến đơn vị/ cá nhân Bước 1: Trên hình chi tiết văn đến, Lãnh đạo nhấn vào nút Xin ý kiến - Bước 2: Chọn đơn vị, cá nhân Xin ý kiến - Bước 3: Nhấn nút Gửi xử lý để chuyển xin ý kiến e Trả lại văn Cho phép Lãnh đạo trả lại văn cho người gửi văn đến cho - Bước 1: Trên hình chi tiết văn đến, Lãnh đạo nhấn vào nút Trả lại - Bước 2: Trên hình Trả lại văn bản, nhập lý trả lại (không bắt buộc), tích chọn vào check box Gửi thơng báo qua Email, Gửi thông báo qua SMS muốn gửi Email, SMS cho người nhận - Bước 3: Nhấn nút Gửi trả lại để trả lại văn f Công bố Để thực thao tác công bố văn Văn thư thực thao tác sau: - Bước 1: Trên hình chi tiết văn đến, Lãnh đạo nhấn vào nút Cơng bố - Bước 2: Khi hình Cơng bố hiển thị hình dưới: - Bước 3: Chọn đơn vị, cá nhân nhận xử lý  Cách 1: Chọn người nhận cơng bố từ hình đơn vị: Tích chọn vào checkbox đơn vị, cá nhân tương ứng muốn công bố văn Lưu ý: Khi tích chọn vào đơn vị cha tất đơn vị con, cá nhân tích chọn  Nhập nội dung ý kiến muốn chia sẻ, đính kèm tệp (nếu có)  Cách 2: Chọn người nhận cơng bố từ hình tìm kiếm nhanh Nhập tiêu chí tìm kiếm cá nhân muốn cơng bố: theo tiêu chí: đơn vị, vai trị, họ tên Dùng phím mũi tên lên, xuống đển chọn người muốn công bố văn -  Nhấn enter trỏ chuột highlight vào cá nhân bạn muốn công bố  Sau chọn xong người nhận cơng bố, nhập nội dung muốn chia sẻ, đính kèm tệp (nếu có) Bước 4: Nhấn nút Gửi xử lý để công bố g Tạo dự thảo Chức cho phép Lãnh đạo tạo văn trả lời văn đến - Bước 1: Chọn chức Văn đến  Chờ xử lý Giao diện danh sách văn dự thảo hiển thị: - Bước 2: Thực nhập thơng tin văn hình xem chi tiết - Bước 3: Thực chức sau:  Chọn lưu văn vừa nhập xóa hết liệu giao diện để chuẩn bị cho việc tiếp tục thêm văn  Chọn thực lưu văn đi, đồng thời đóng lại giao diện thêm  Chọn lưu văn đi, đồng thời lưu thông tin vừa nhập để phục vụ cho việc thêm văn có thơng tin tương tự  Chọn quay lại hình giao diện trước h Xem luồng Chức cho phép Lãnh đạo xem luồng xử lý VB Chọn menu Văn đến  Chờ xử lý Nhấp vào nội dung văn hiển thị hình Xem chi tiết, chọn nút “Xem luồng”  Mở hình Thơng tin xử lý văn i Theo dõi Chức cho phép Lãnh theo dõi đơn vị/cá nhân tác động theo tác văn Chọn menu Văn đến  Chờ xử lý Nhấp vào nội dung văn hiển thị hình Xem chi tiết, chọn nút  Mở hình Theo dõi xử lý văn 1.2 Văn chờ cho ý kiến Chức chứa VB mà cá nhân khác gửi đến cho Lãnh đạo để xin ý kiến Tại Lãnh đạo xem chi tiết văn nhập ý kiến xử lý - Bước 1: Chọn chức Văn đến  Chờ cho ý kiến Hệ thống hiển thị danh sách văn chờ văn thư cho ý kiến - Bước 2: Nhấp chuột vào nội dung văn bản, mở hình xem chi tiết VB Sau nhập ý kiến xử lý nhấn phím Enter Văn cho ý kiến xử lý xong menu Văn chờ cho ý kiến Chuyển sang menu Văn cho ý kiến 1.3 Văn nhận để biết Chức nhận để biết hiển thị văn gửi cho Lãnh đạo để đọc không cần xử lý Tại chức này, Lãnh đạo có xem xem chi tiết thơng tin xem tệp đính kèm văn - Bước 1: Chọn chức Văn đến  Nhận để biết Hệ thống hiển thị danh sách văn nhận để biết - Bước 2: Khi văn Lãnh đạo chưa đọc danh sách văn có dịng chữ bơi đậm Nhấp chuột vào nội dung văn bản, mở hình xem chi tiết VB Sau đọc xong văn nhận để biết nội dung văn màu đậm Theo dõi xem VB xử lý Các văn sau xử lý, đọc hiển thị menu: Văn xử lý, Văn xử lý Để xem lại văn văn thư xử lý 2.1 Văn xử lý Chức hiển thị văn Lãnh đạo phân công xử lý cho đơn vị/ cá nhân đơn vị, cá nhân chưa hồn thành Lãnh đạo xem luồng xử lý, thu hồi văn gửi đến đơn vị/ cá nhân gửi bổ sung - Bước 1: Chọn menu Văn đến Văn xử lý Màn hình Văn đến xử lý hiển thị: - Bước 2: Nhấp chuột vào nội dung văn bản, mở hình xem chi tiết VB - Thực chức hình xem chi tiết:  Nhập nội dung ý kiến xử lý bên phải hình, Lãnh đạo nhập ý kiến có đính kèm file khơng đính kèm tệp đính kèm  Nhấn nút quay lại để hủy bỏ thao tác vào sổ VB  Nhấn nút để xem luồng xử lý  Nhấn nút để xem lịch sử thao tác người dùng tác động lên VB  Nhấn nút gửi cho đơn vị xem nội dung văn ,VB không cần phải xử lý như: Thông báo, giấy mời …  Nhấn nút gửi cho đơn vị/ cá nhân xin ý kiến góp ý văn  Nhấn nút gửi bổ sung đơn vị/ cá nhân nhận văn  Nhấn nút 2.2 thực thu hồi đơn vị/ cá nhân nhân văn Văn xử lý Các văn sau Lãnh đạo chuyển đến đơn vị/cá nhân đơn vị hoàn thành xử lý văn hiển thị menu Văn xử lý Để thực xem chi tiết văn xử lý, anh/chị thực bước sau: Vào văn đến  Văn xử lý Màn hình danh sách văn đến hiển thị Anh/ chị xem chi tiết văn bản, xem luồng thông tin xử lý VB công bố văn 2.3 Văn cho ý kiến Chức hiển thị tất văn cá nhân gửi đến Lãnh đạo xin ý kiến Lãnh đạo cho ý kiến Tại chức văn thư xem chi tiết văn nội dung ý kiến xử lý Để xem lại văn cho ý kiến lãnh đạo chọn Văn đến  Văn cho ý kiến 2.4 Văn thu hồi Chức hiển thị tất văn gửi đến cho đơn vị sau lại bị người gửi đến thu hồi Khi nhấp vào văn nằm danh sách Lãnh đạo không xem nội dung chi tiết văn Văn thư xem thông tin: Đơn vị thu hồi, người thu hồi, thời gian lý thu hồi văn Để xem lý thu hồi chọn Văn đến  Văn thu hồi Nhấp chuột vào nội dung văn văn thư xem lý thu hồi Tra cứu văn Hệ thống vOffice cung cấp tính tra cứu tồn văn đến đơn vị Hỗ trợ điều kiện lọc văn theo Năm nay, Tháng này, Tuần này, Hôm tìm kiếm nâng cao menu: Tiếp nhận văn bản, Chờ xử lý, Đang xử lý, Đã xử lý, Tra cứu văn Ngoài ra, hệ thống cịn hỗ trợ tìm kiếm nâng cao tìm kiếm nhanh a Tìm kiếm nâng cao Để tìm kiếm nâng cao, người dùng thực bước sau: - Bước 1: Chọn menu Văn đến  Tra cứu văn đến ( để tìm kiếm nâng cao menu khác Văn chờ xử lý, Văn xử lý …)nhấn vào nút Tìm kiếm nâng cao  Hệ thống hiển thị thêm giao diện tìm kiếm nâng cao phía danh sách VB hiển thị: - Bước 2: Người dùng nhập thông tin VB cần tìm kiếm vào văn tương ứng, sau click nút Tìm kiếm Hệ thống hiển thị VB phù hợp với thông tin tìm kiếm nhập Chú ý: Nếu người dùng khơng nhập thơng tin hệ thống hiển thị tồn VB b Tìm kiếm nhanh Để tìm kiếm nhanh, người dùng thực bước sau: - Bước 1: Chọn menu Văn đến  Tra cứu văn đến ( để tìm kiếm nâng cao menu khác Văn chờ xử lý, Văn xử lý …) nhấn vào Tìm kiếm nhanh - Bước 2: Người dùng nhập Số ký hiệu trích u văn cần tìm kiếm vào tìm kiếm nhanh sau nhấn phím enter Hệ thống hiển thị văn phù hợp có Số ký hiệu, Trích u nhập Tìm kiếm nhanh Chú ý: Nếu người dùng không nhập thông tin hệ thống hiển thị tồn VB c Tính đếm văn hiển thị menu Ở tất menu Văn đến có thêm tính đếm số VB có menu hiển thị thơng báo màu cam (ví dụ: ) Mặc định, tính đếm số VB đến theo điều kiện tìm kiếm ngày đến nằm vịng tháng tính đến thời điểm Vì vậy, người dùng thay đổi điều kiện tìm kiếm tính tìm kiếm nâng cao nút tìm kiếm theo năm, theo tháng, theo ngày hơm số lượng VB đếm hiển thị khác III Xử lý văn Xử lý văn 1.1 Chờ xử lý Chức chứa văn cán cấp trình lên Lãnh đạo xin xét duyệt, trình ký văn - Bước 1: Chọn chức Văn  Chờ xử lý Màn hình danh sách văn cần xử lý hiển thị - Bước 2: Cán nhấp chuột vào nội dung văn  Mở hình xem chi tiết văn cần xử lý - Bước 3: Văn thư thao tác chức hình - Đối với văn cần xem xét trình ký Lãnh đạo cấp trên:  Chọn để xem luồng xử lý VB  Chọn để xin ý kiến xử lý VB từ người khác  Chọn  Chọn  Chọn để trình Lãnh đạo cấp xin chữ ký để xem lịch sử thao tác người dùng tác động lên VB để quay lại hình trước - Đối với văn cần ký duyệt văn bản:  Chọn để xem luồng xử lý VB  Chọn xem lịch sử thao tác người dùng tác động lên VB  Chọn để xin ý kiến xử lý VB từ người khác  Chọn  Chọn thực ký duyệt văn chuyển văn thư cấp số, ban hành để trả VB người trình lên cho văn thư Văn trả lại cho chuyên viên trình ký lên Lãnh đạo chuyển vào danh mục Đã xử lý 1.2 Chờ cho ý kiến Chức chưa VB mà cá nhân khác gửi đến cho Lãnh đạo để xin ý kiến Tại Lãnh đạo xem chi tiết văn nhập ý kiến xử lý - Bước 1: Chọn chức Văn  Chờ cho ý kiến Hệ thống hiển thị danh sách văn chờ văn thư cho ý kiến - Bước 2: Nhấp chuột vào nội dung văn bản, mở hình xem chi tiết VB Sau nhập ý kiến xử lý nhấn phím enter để gửi ý kiến Văn sau cho ý kiến xong Chờ cho ý kiến chuyển sang menu Đã cho ý kiến Theo dõi VB xử lý 2.1 Đã ban hành Chức chứa văn Lãnh đạo đơn vị ký duyệt sau văn thư cấp số ban hành Lãnh đạo đơn vị xem thông tin chi tiết, xem luồng xử lý VB xem lịch sử thao tác, công bố VB 2.2 Đã xử lý Chức hiển thị văn Lãnh đạo trả lại phê duyệt văn Để xem lại văn Lãnh đạo xử lý chọn menu Văn  Đã xử lý Hệ thống hiển thị danh sách VB xử lý 2.3 VB trình ban hành Chức hiển thị tất văn Lãnh đạo phê duyệt ban hành giấy văn thư nhập lên hệ thống Lãnh đạo xem chi tiết thơng tin văn chức mà không cần xử lý 2.4 Đã cho ý kiến Chức hiển thị tất văn cá nhân gửi đến văn thư xin ý kiến văn thư cho ý kiến Tại chức văn thư xem chi tiết văn nội dung ý kiến xử lý Để xem lại văn cho ý kiến văn thư chọn Văn  Đã cho ý kiến Tra cứu văn Hệ thống vOffice cung cấp tính tra cứu tồn văn đến đơn vị Hỗ trợ điều kiện lọc văn theo Năm nay, Tháng này, Tuần này, Hôm tìm kiếm nâng cao menu: Tiếp nhận văn bản, Chờ xử lý, Đang xử lý, Đã xử lý, Tra cứu văn Ngoài ra, hệ thống cịn hỗ trợ tìm kiếm nâng cao tìm kiếm nhanh d Tìm kiếm nâng cao Để tìm kiếm nâng cao, người dùng thực bước sau: - Bước 1: Chọn menu Văn  Tra cứu văn bản( để tìm kiếm nâng cao menu khác Chờ xử lý, Đang xử lý …)nhấn vào nút Tìm kiếm nâng cao  Hệ thống hiển thị thêm giao diện tìm kiếm nâng cao phía danh sách VB hiển thị: - Bước 2: Người dùng nhập thơng tin VB cần tìm kiếm vào văn tương ứng, sau click nút Tìm kiếm Hệ thống hiển thị VB phù hợp với thơng tin tìm kiếm nhập Chú ý: Nếu người dùng khơng nhập thơng tin hệ thống hiển thị tồn VB e Tìm kiếm nhanh Để tìm kiếm nhanh, người dùng thực bước sau: - Bước 1: Chọn menu Văn  Tìm kiếm văn bản( để tìm kiếm nâng cao menu khác - Chờ xử lý, Đang xử lý …) nhấn vào Tìm kiếm nhanh Bước 2: Người dùng nhập Số ký hiệu trích yêu văn cần tìm kiếm vào tìm kiếm nhanh sau nhấn phím enter Hệ thống hiển thị văn phù hợp có Số ký hiệu, Trích u nhập Tìm kiếm nhanh Chú ý: Nếu người dùng khơng nhập thơng tin hệ thống hiển thị tồn VB f Tính đếm văn hiển thị menu Ở tất menu Văn có thêm tính đếm số VB có menu hiển thị thơng báo màu cam (ví dụ: ) Mặc định, tính đếm số VB đến theo điều kiện tìm kiếm ngày đến nằm vịng tháng tính đến thời điểm Vì vậy, người dùng thay đổi điều kiện tìm kiếm tính tìm kiếm nâng cao nút tìm kiếm theo năm, theo tháng, theo ngày hơm số lượng VB đếm hiển thị khác IV Quản lý công việc V Hồ sơ công việc VI Lịch công tác VII Báo cáo thống kê Báo cáo thống kê văn đến Chức hỗ trợ văn thư, Lãnh đạo xuất báo cáo thống kê theo tiêu chi chọn xuất báo cáo Văn thư xuất tệp báo cáo dạng pdf, excel, word Để xuất báo cáo chọn menu Văn đến  Báo cáo thống kê Hệ thống hiển thị hình Báo cáo thống kê Sau chọn tiêu chí: Đơn vị xửu lý , Loại báo cáo, Hạn xử lý [từ ngày ~ đến ngày] nhấn nút “Tìm kiếm”  Hệ thống hiển thị kết thống kê báo cáo danh sách Chọn nút Xuất file Excel , hệ thống tự động xuất file excel tổng hợp VB hiển thị Chọn nút xuất file pdf hợp văn hiển thị hệ thống tự động xuất file PDF tổng Báo cáo thống kê văn Chức hỗ trợ văn thư, Lãnh đạo xuất báo cáo thống kê theo tiêu chi chọn xuất báo cáo Văn thư xuất tệp báo cáo dạng pdf, excel, word Để xuất báo cáo chọn menu Văn  Báo cáo thống kê Hệ thống hiển thị hình Báo cáo thống kê Sau chọn tiêu chí: Ngày ban hành [từ ngày ~ đến ngày], Loại báo cáo nhấn nút “Tìm kiếm”  Hệ thống hiển thị kết thống kê báo cáo danh sách Chọn nút Xuất file Excel , hệ thống tự động xuất file excel tổng hợp VB hiển thị Chọn nút xuất file pdf hợp văn hiển thị hệ thống tự động xuất file PDF tổng