Hướng dẫn sử dụng Hệ thống quản lý thông tin nghiên cứu

Hướng dẫn sử dụng Hệ thống quản lý thông tin nghiên cứu HƯỚNG DẪN 01 SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN NGHIÊN CỨU TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐÀ LẠT (DALAT UNIVERSITY RESEARCH INFORMATION MANAGEMENT SYSTEM – DLU.

dùng để xác định đoạn văn bản, thẻ dùng để xuống hàng đoạn văn Chức Quản lý kết nghiên cứu nhà khoa học Dữ liệu kết nghiên cứu hệ thống phân theo Đơn vị / Khoa chuyên môn Nhà khoa học thuộc đơn vị có quyền đưa tài liệu lên sưu tập thuộc đơn vị Để duyệt Bộ sưu tập đơn vị cần xem, từ trang chủ, click chọn ‘Đơn vị & Bộ sưu tập’ để duyệt theo đơn vị xem danh mục sưu tập tài liệu có đơn vị Hình 6: Giao diện duyệt theo đơn vị 3.1 Nhập công bố nhà khoa học Lưu ý Nếu 01 cơng bố có nhiều tác giả nhà khoa học trường cần nhà khoa học nhập liệu Các đơn vị thống để chọn nhà khoa học nhập liệu, ví dụ chọn người đứng đầu nhập liệu Trong trình nhập liệu, cơng bố có hệ thống cảnh báo Để nhập công bố, sau đăng nhập vào hệ thống, tiến hành vào “Trang cá nhân”  Nhấn nút “Bắt đầu việc tải tài liệu mới” Trang |5 DLU RIMS Hướng dẫn sử dụng Hệ thống quản lý thông tin nghiên cứu Hình 7: Giao diện chọn nhập liệu duyệt theo Đơn vị chọn Bộ sưu tập cần nhập liệu  Click nút “Thêm tài liệu vào sưu tập này” Hình 8: Giao diện chọn nhập liệu duyệt sưu tập Màn hình hiển thị giao diện nhập liệu Người dùng có 03 lựa chọn để nhập liệu:  Chế độ nhập liệu mặc định: Là chế độ người dùng tự khai báo thông tin tài liệu Đầu tiên, tiến hành lựa chọn Bộ sưu tập lưu trữ tài liệu Tùy theo loại hình tài liệu mà lựa chọn cho phù hợp Trang |6 DLU RIMS Hướng dẫn sử dụng Hệ thống quản lý thơng tin nghiên cứu Hình 9: Giao diện chọn sưu tập nhập liệu Sau lựa chọn Bộ sưu tập  nhấp chọn “Nhập liệu thủ công” Đối với trình này, người dùng phải khai báo thông tin tài liệu vào hệ thống theo biểu mẫu Hình 10: Giao diện chọn sưu tập nhập liệu Trong cửa sổ ra, người dùng tiến hành nhập thông tin tài liệu nhan đề, nhan đề khác (nhan đề song ngữ), năm xuất bản, tác giả, loại tài liệu Trang |7 DLU RIMS Hướng dẫn sử dụng Hệ thống quản lý thơng tin nghiên cứu Hình 11: Giao diện nhập thông tin mô tả tài liệu Tùy theo sưu tập mà biểu mẫu nhập liệu có khác  Lưu ý, tác giả tài liệu, cần thực nhập liệu theo quy ước sau:  Quy cách nhập liệu: + Nhập theo cấu trúc Họ, Chữ lót Tên, ví dụ: Phan, Ngọc Đông + Nhập tác giả Sử dụng nút ‘Thêm’ để thêm tác giả khác  Đối với tác giả nhà khoa học trường Nhập tên tác giả, sau nhấn biểu tượng “Tìm kiếm” bên cạnh để tìm kiếm gắn hồ sơ tác giả với tài liệu Thao tác bắt buộc để tài liệu gắn với hồ sơ tác giả Nếu tài liệu có nhiều tác giả, nhấn nút “Thêm” nhập tác giả khác Đối với tác giả sau, thực thao tác xác nhận hồ sơ tác  Đối với tác giả nhà khoa học trường Chỉ nhập họ tên tác giả, không thực thao tác gắn hồ sơ  Thao tác nhập xác nhận Hồ sơ tác giả: Sau nhập đầy đủ họ tên tác giả theo cấu trúc, nhấn nút ‘Tìm kiếm’, cửa sổ để lựa chọn Hồ sơ tác giả Trang |8 DLU RIMS Hướng dẫn sử dụng Hệ thống quản lý thơng tin nghiên cứu Hình 12: Giao diện lựa chọn tác giả từ liệu Hồ sơ tác giả Tiến hành lựa chọn Hồ sơ tác giả gắn với tên tác giả vừa nhập cách: (1) Click chọn Hồ sơ tác giả (2) Tùy chỉnh lại tên cho phù hợp với tên xuất ấn phẩm Một số nhà khoa học sử dụng nhiều biến thể tên khác ấn phẩm (3) Nhấn nút ‘Chấp nhận’ Thao tác đảm bảo tài liệu nhập xuất hồ sơ tác giả vừa chọn Nếu khơng tìm thấy thơng tin tác giả từ liệu thẩm quyền, có nghĩa tác giả lần xuất hệ thống, click ‘Chấp nhận’ để tiến hành xác nhận Hình 13: Giao diện xác nhận lựa chọn tác giả từ liệu Hồ sơ tác giả Trang |9 DLU RIMS Hướng dẫn sử dụng Hệ thống quản lý thông tin nghiên cứu Tiếp tục khai báo các thông tin khác tài liệu để hồn tất q trình nhập liệu, như:  Định danh: Nhập định danh tài liệu (nếu có), ví dụ: Bài báo thường có số DOI Lưu ý: Chỉ nhập dãy số phía sau https://doi.org/ Hình 14: Giao diện tra cúu định danh tài liệu  Loại tài liệu (DLU): Chọn loại tài liệu theo quy định thống kê trường Đại học Đà Lạt  Loại: Loại tài liệu gốc tài liệu, như: Sách, báo, đề tài, luận văn, luận án Hình 15: Giao diện nhập thông tin khác tài liệu T r a n g | 10 DLU RIMS Hướng dẫn sử dụng Hệ thống quản lý thông tin nghiên cứu Tùy theo loại hình tài liệu mà trình khai báo thơng tin tài liệu khác  Tiếp theo, chọn upload tập tin tồn văn tài liệu (nếu có) Hiện nay, hệ thống thiết lập cần có tài khoản xem tải tập tin đính kèm Hình 16: Giao diện tải tập tin Tiếp theo, người dùng hệ thống yêu cầu xác nhận giấy phép, click chọn mục “Tơi đồng ý” Hình 17: Giao diện xác nhận việc tải biểu ghi T r a n g | 11 DLU RIMS Hướng dẫn sử dụng Hệ thống quản lý thơng tin nghiên cứu Trong q trình nhập liệu, hệ thống tự động đề xuất việc nhập liệu vào sưu tập Người dùng nhấn “Gửi mục khác vào sưu tập” để tiếp tục nhập liệu tài liệu khác vào sưu tập Hình 18: Giao diện hồn tất việc nhập liệu  Chế độ nhập liệu cách tìm kiếm thông tin tài liệu qua định danh: Là chế độ cho phép tìm kiếm tài liệu có sở liệu thư mục để hệ thống lấy thông tin đưa vào phần mềm thơng qua mục “Tìm kiếm định danh” Hình 19: Giao diện trang chủ lựa chọn tiêu chí tìm kiếm tài liệu Hệ thống cho phép người dùng tìm kiếm liệu từ hệ thống thông qua định danh như: PubMed ID, DOI (Digital Object Identifier), arXiv ID, CiNii NAID từ hệ thống https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/ https://arxiv.org/ Tuy nhiên, hạn chế hệ thống nên có tài liệu không hệ thống đưa vào mục Từ kết tìm kiếm, người dùng lựa chọn biểu ghi cần lấy liệu để đưa vào hệ thống Sau có liệu, người nhập liệu tùy chỉnh liệu theo đặc thù quản T r a n g | 12 DLU RIMS Hướng dẫn sử dụng Hệ thống quản lý thông tin nghiên cứu lý đơn vị Vì cách thức lưu trữ khác nhau, người dùng cần tùy chỉnh lại liệu cho phù hợp với quy định chung trường Hình 20: Giao diện trang kết tìm kiếm tài liệu  Chế độ nhập liệu cách tải tập tin trích dẫn chứa thơng tin tài liệu: Là chế độ cho phép nhập liệu thông qua tập tin chứa thông tin mô tả tài liệu, định dạng trích dẫn BibTex, Endnote… Tương tự cách trên, cách thức lưu trữ khác nhau, người dùng cần tùy chỉnh lại liệu cho phù hợp với quy định chung trường Để nhập liệu theo cách này, nhà khoa học cần trích xuất thông tin tài liệu từ hệ thống liệu khác tải định dạng (BibTex bib RIS ris) Hiện đa số hệ thống xuất cho phép xuất thông tin định dạng  Vào phần nhập liệu lựa chọn mục ‘Tải tập tin lên’  Chọn kiểu liệu, ví dụ xuất thông tin dạng bib lựa chọn mục ‘Kiểu liệu’ là: BibTex  Chọn tập tin cần nhập liệu mà tải trước Hình 21: Giao diện nhập liệu cách tải tập tin chứa thông tin tài liệu  Nhấp chọn mục ‘Chế độ xem trước’ để xem chi tiết thông tin  Chọn ‘Tiếp tục’ T r a n g | 13 DLU RIMS Hướng dẫn sử dụng Hệ thống quản lý thông tin nghiên cứu  Click để lựa chọn biểu ghi cần nhập liệu  Chọn Bộ sưu tập nhập tài liệu vào nhấn nút ‘Gửi’ Hình 22: Giao diện lựa chọn biểu ghi chứa thông tin tài liệu  Khi hệ thống truy xuất thơng tin đưa vào biểu mẫu nhập liệu số thông tin bản, người dùng cần tiếp tục tùy chỉnh thông tin cho phù hợp với quy định tiến hành bước 3.2 Xem/ chỉnh sửa thông tin mô tả tài liệu Để xem chỉnh sửa thơng tin mơ tả, tập tin tồn văn tài liệu, tiến hành tìm kiếm chọn tài liệu cần chỉnh sửa, sau chọn mục “Chỉnh sửa (chế độ gửi)” để chỉnh sửa thông tin tài liệu theo chế độ giao diện trực quan gửi tài liệu; cọn chế độ “Chỉnh sửa (chế độ quản trị)” để chỉnh sửa tài liệu chế độ hiển thị trường liệu theo hình thức chuyên gia Hình 23: Giao diện trang chủ xem, chỉnh sửa thông tin tài liệu Ở lựa chọn “Chỉnh sửa (chế độ quản trị)”, người nhập liệu cần phải nắm rõ quy ước nhập liệu cách thức nhập liệu trường liệu dublin core Không khuyến cáo T r a n g | 14 DLU RIMS Hướng dẫn sử dụng Hệ thống quản lý thông tin nghiên cứu người dùng chỉnh sửa thơng tin cách Hình 24: Giao diện trang chỉnh sửa thông tin tài liệu 3.3 Hiển thị thông tin tài liệu Tài liệu hệ thống hiển thị với hai hình thức: Hình thức đơn giản: hiển thị thơng tin tài liệu, như: Nhan đề, tác giả, từ khoá, năm xuất bản, nhà xuất Cịn hình thức hiển thị đầy đủ cho phép hiển thị tất thông tin cùa tài liệu hình thức trường liệu dublin core Hình 25: Giao diện trang xem thơng tin tài liệu T r a n g | 15 DLU RIMS Hướng dẫn sử dụng Hệ thống quản lý thông tin nghiên cứu Đối với tài liệu có định danh DOI, hệ thống trích dẫn đánh mục phần mềm tự trích xuất thơng tin trích dẫn sở liệu Scopus, Almetric hiển thị xem tài liệu Dữ liệu thư mục hệ thống Google Scholar định kỳ đánh mục hệ thống Google Scholar 3.4 Xóa, ẩn, chuyển đổi biểu ghi Để xóa tài liệu đưa vào hệ thống, tiến hành tìm kiếm tài liệu cần xóa chọn mục “Chỉnh sửa (Chế độ quản trị)” Hình 26: Giao diện trang chủ xem, chỉnh sửa thơng tin tài liệu Sau chọn mục “Xóa tạm” muốn tạm thời xóa tài liệu, tài liệu bị xóa đưa vào thùng rác, phục hồi tài liệu tài liệu thùng rác Còn chọn mục Xóa (bỏ) tài liệu xóa khỏi hệ thống phục hồi tài liệu Nếu muốn chuyển tài liệu chế độ cơng cộng thành chế độ riêng tư chọn mục “Chuyển biểu ghi riêng tư” T r a n g | 16 DLU RIMS Hướng dẫn sử dụng Hệ thống quản lý thơng tin nghiên cứu Hình 27: Giao diện lựa chọn chỉnh sửa tài liệu Để đảm bảo an tồn liệu, tính cấp cho người đại diện đơn vị HỖ TRỢ KỸ THUẬT Phan Ngọc Đông 0902 815 518 dongpn@dlu.edu.vn T r a n g | 17 ... Hướng dẫn sử dụng Hệ thống quản lý thông tin nghiên cứu người dùng chỉnh sửa thông tin cách Hình 24: Giao diện trang chỉnh sửa thông tin tài liệu 3.3 Hiển thị thông tin tài liệu Tài liệu hệ thống. .. diện trang chỉnh sửa thông tin hồ sơ khoa học Trang |4 DLU RIMS Hướng dẫn sử dụng Hệ thống quản lý thông tin nghiên cứu Trong trình khai báo, cập nhật thơng tin, nhà khoa học sử dụng thẻ HTML để... Trang |3 DLU RIMS Hướng dẫn sử dụng Hệ thống quản lý thông tin nghiên cứu Hồ sơ nhà khoa học bao gồm thông tin sau: - Thông tin cá nhân (Profile): Nhà khoa học cập nhật - Thông tin xuất phẩm (Publications):

Định dạng
Số trang	18
Dung lượng	2,54 MB