HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC (Q-OFFICE) (Dành cho Văn thư)

SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TRUNG TÂM CNTT – TT QUẢNG NAM HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC (Q-OFFICE) (Dành cho Văn thư) Quảng Nam – 2020 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE MỤC LỤC PHẦN I: GIỚI THIỆU PHẦN II: ĐĂNG NHẬP VÀO PHẦN MỀM PHẦN III: KHAI THÁC SỬ DỤNG I Trang chủ II Danh mục văn thư Danh mục lĩnh vực văn a) Thêm lĩnh vực văn b) Sửa/Xóa lĩnh vực văn Danh mục sổ văn 10 a) Thêm sổ văn 10 b) Sửa/Xóa sổ văn 11 Danh mục ký hiệu văn 11 a) Thêm ký hiệu văn 11 b) Sửa/Xóa ký hiệu văn 12 Loại văn theo sổ văn 12 Quản lý nhóm đơn vị nhận 13 a) Thêm nhóm đơn vị nhận 13 b) Sửa/Xóa nhóm đơn vị nhận 14 Quản lý cấu hình mặc định 14 III Quản lý văn đến 15 Vào sổ văn đến 15 Văn chờ vào sổ 19 a) Tiếp nhận 20 b) Từ chối 21 Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Lập in sổ văn đến 21 Văn chờ xử lý 22 a) Danh sách văn chờ xử lý 22 b) Xử lý văn đến 23 c) Lưu tham khảo văn đến 23 d) Luồng văn 24 e) Văn liên quan 25 f) Văn xử lý 25 g) Văn quan tâm 25 IV Quản lý văn 26 Vào sổ văn 26 Văn chờ ban hành 28 a) Ký số lãnh đạo 29 b) Ban hành 29 c) Không đồng ý ban hành 30 d) Lưu văn 31 Lập in sổ văn 32 Lấy số trước 33 V Hồ sơ công việc 34 Hồ sơ chờ xử lý 34 a) Danh sách hồ sơ chờ xử lý 34 b) Lập dự thảo hồ sơ chờ xử lý 34 Hồ sơ yêu cầu sửa 36 a) Danh sách hồ sơ yêu cầu sửa 36 b) Lập lại dự thảo 36 Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Hồ sơ giám sát, phối hợp 36 Tra cứu hồ sơ công việc 37 VI Quản lý phiếu đề xuất 37 Lập phiếu đề xuất 37 Phiếu đề xuất chờ xử lý 38 Phiếu đề xuất 39 Phiếu đề xuất duyệt 40 VII Tra cứu văn 40 VIII IX Thống kê báo cáo 41 Lịch công tác 42 Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE PHẦN I: GIỚI THIỆU Hệ thống quản lý văn Hồ sơ cơng việc đời với mục đích nhằm tin học hóa việc xử lý văn hỗ trợ công tác điều hành quan quản lý nhà nước nhằm tiết kiệm tối đa chi phí văn phịng tạo mơi trường làm việc đại Tài liệu sử dụng để hướng dẫn thao tác chức người sử dụng vận hành chương trình Với tài liệu cung cấp quyền hạn cho người sử dụng đăng nhập thao tác với vai trị văn thư Trung tâm Cơng nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE PHẦN II: ĐĂNG NHẬP VÀO PHẦN MỀM Để đăng nhập vào phần mềm Q-Office tỉnh Quảng Nam Người dùng thực theo bước sau: Bước 1: Trên hình desktop máy tính sử dụng, người dùng kích đơi chuột vào biểu tượng trình duyệt web Bước 2: Trên địa (address bar) trình duyệt, nhập vào địa phần mềm: qoffice.quangnam.gov.vn Bước 3: Nhập thông tin Tên đăng nhập Mật vào phần mềm quản trị cung cấp Hình 1: Màn hình đăng nhập vào phần mềm Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE PHẦN III: KHAI THÁC SỬ DỤNG I Trang chủ Sau đăng nhập thành công, xuất hình trang chủ hình sau: Hình 1: Màn hình trang chủ Với hình người sử dụng có chức sau: STT I I.1 NỘI DUNG MÔ TẢ Văn Văn đến I.1.1 Vào sổ văn đến I.1.2 Văn chờ vào sổ I.1.3 Văn quan tâm Hiển thị văn đánh dấu quan tâm I.1.4 Văn chờ xử lý Hiển thị danh sách văn đến cá nhân I.1.5 Văn xử lý Hiển thị danh sách văn xử lý I.1.6 Lập in sổ văn đến Vào sổ văn đến đơn vị Hiển thị danh sách văn đến liên thông chờ vào sổ Hiển thị danh sách văn đến vào sổ I.2 Văn I.2.1 Lập dự thảo Lập dự thảo văn trình lãnh đạo phê duyệt I.2.2 Vào sổ văn Ban hành văn đơn vị I.2.3 Văn chờ ban hành Hiển thị danh sách văn lãnh đạo phê duyệt chưa vào sổ văn Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE I.2.4 Lập in sổ văn I.2.5 Lấy số trước I.3 Văn đến I.3.2 Văn II Hồ sơ công việc II.1 Hồ sơ công việc II.1.1 Hồ sơ chờ xử lý II.1.2 Hồ sơ yêu cầu sửa II.2 III III.1 Hồ sơ giám sát, phối hợp Tra cứu hồ sơ công việc Hiển thị danh sách văn đến ngày tất Hiển thị danh sách văn ngày tất Hiển thị danh sách hồ sơ công việc chờ xử lý Hiển thị danh sách hồ sơ yêu cầu sửa Hiển thị danh sách hồ sơ giám sát, phối hợp Tra cứu hồ sơ công việc theo ngày trạng thái hồ sơ Phiếu đề xuất Phiếu đề xuất chờ xử lý III.1.3 Phiếu đề xuất III.1.4 Phiếu đề xuất duyệt IV Lấy số trước văn Phiếu yêu cầu, đề xuất III.1.1 Lập phiếu đề xuất III.1.2 Tra cứu văn I.3.1 II.1.3 Hiển thị danh sách văn ban hành Lập phiếu đề xuất trình lãnh đạo Hiển thị danh sách phiếu đề xuất chờ xử lý Hiển thị danh sách phiếu đề xuất Hiển thị danh sách phiếu đề xuất phê duyệt Thống kế báo cáo Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE IV.1 Văn đến IV.2 Hồ sơ công việc IV.3 Văn V Lịch công tác VI Hệ thống VI.1 Danh mục lĩnh vực văn Tổng hợp, thống kê văn đến theo phòng ban cá nhân Tổng hợp, thống kê hồ sơ công việc theo phòng ban cá nhân Tổng hợp, thống kê văn theo phòng ban cá nhân Hiển thị lịch công tác đơn vị Quản lý lĩnh vực văn đơn vị VI.2 Danh mục sổ văn Quản lý danh mục sổ văn đến VI.3 Ký hiệu văn Quản lý ký hiệu văn theo loại văn VI.4 Loại văn theo sổ văn Quản lý loại văn theo sổ văn VI.5 Nhóm đơn vị nhận Quản lý nhóm đơn vị nhận văn liên thơng VI.6 Cấu hình mặc định Cấu hình mặc định người nhận ký văn II Danh mục văn thư Để quản lý danh mục văn thư, menu, người dùng rê chuột đến memu “Thêm”  click chọn “Hệ thống” Sau người dùng click vào chức “Hệ thống”, phần mềm xuất hình hiển thị danh mục quản lý văn thư Hình 2: Màn hình quản lý danh mục văn thư Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Danh mục lĩnh vực văn Để quản lý danh mục lĩnh vực văn bản, người dùng click vào chức “Danh mục lĩnh vực văn bản” menu bên trái hình làm việc a) Thêm lĩnh vực văn Để thêm lĩnh vực văn bản, người dùng thực theo bước sau: Bước 1: Click chọn vào chức Bước 2: Người dùng nhập vào thông tin lĩnh vực văn Bước 3: Người dùng click chọn để thêm click chọn để quay lại Hình 3: Màn hình thêm lĩnh vực văn b) Sửa/Xóa lĩnh vực văn Để sửa/xóa lĩnh vực văn bản, người dùng thực theo bước sau: Bước 1: Người dùng click chọn vào biểu tượng tương ứng với tên lĩnh vực văn cần sửa/xóa Bước 2: Click chọn chức “Sửa” để sửa “Xóa” để xóa lĩnh vực văn Hình 4: Màn hình sửa/xóa lĩnh vực văn Trung tâm Cơng nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE  Khác (Đơn vị hệ thống/liên thông): nhập tên đơn vị cần gửi văn  nhấn enter để thực tìm kiếm chọn quan ban hành từ danh sách hệ thống trả  Cá nhân/đơn vị nhận ngoài: Nhập vào tên đơn vị nhận  enter để nhập tên đơn vị  Lưu: Chuyển văn vào Văn chờ ban hành  Ký số ban hành: Thực ký chứng thư số đơn vị ban hành văn đến đơn vị chọn Danh sách cá nhân/đơn vị chọn  Ban hành: Không ký chứng thư số đơn vị ban hành văn đến đơn vị chọn Danh sách cá nhân/đơn vị chọn Văn chờ ban hành Để xem danh sách văn chờ ban hành, người dùng thực theo bước sau: Bước 1: Trên menu, người dùng click chọn “VĂN BẢN” Bước 2: Click chọn “Văn chờ ban hành” Hình 30: Màn hình hiển thị danh sách văn chờ ban hành  Danh sách văn chờ vào sổ gồm: o Văn nhập từ “Vào sổ văn đi” o Văn từ hồ sơ công việc lãnh đạo đồng ý phê duyệt Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 28 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE a) Ký số lãnh đạo Ký số lãnh đạo văn thư thực ký số thay cho lãnh đạo Để ký số lãnh đạo từ “Văn chờ ban hành”, người dùng thực theo bước sau: Bước 1: Tại hình danh sách văn chờ ban hành, người dùng click chọn văn cần xử lý Bước 2: Click chọn “Mở rộng” để xem chi tiết thông tin dự thảo Bước 3: Click chọn chức “Ký số lãnh đạo” Bước 4: Click chọn để thực ký số click chọn để quay lại Hình 31: Màn hình ký số lãnh đạo b) Ban hành Để ban hành văn từ “Văn chờ ban hành”, người dùng thực theo bước sau: Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 29 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Bước 1: Tại hình danh sách văn chờ ban hành, người dùng click chọn văn cần xử lý Bước 2: Click chọn “Mở rộng” để xem chi tiết thông tin dự thảo Bước 3: Click chọn chức “Ban hành” Bước 4: Người dùng nhập vào thông tin cần thiết ban hành văn Các trường thơng tin có dấu màu đỏ (*) bắt buộc nhập Bước 5: Click chọn để ký chứng thư số ban hành văn đi, click chọn để ban hành văn không ký số click chọn để quay lại Hình 32: Màn hình ban hành văn  Ký số ban hành: Thực ký chứng thư số ban hành văn đến đơn vị chọn Danh sách cá nhân/đơn vị chọn  Ban hành: Không ký số đơn vị ban hành văn đến đơn vị chọn Danh sách cá nhân/đơn vị chọn c) Không đồng ý ban hành Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 30 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Nếu không đồng ý ban hành văn đi, người dùng thực theo bước sau: Bước 1: Tại hình danh sách văn chờ ban hành, người dùng click chọn văn cần xử lý Bước 2: Click chọn “Mở rộng” để xem chi tiết thông tin dự thảo Bước 3: Click chọn chức “Không đồng ý” Bước 4: Người dùng nhập vào lý không đồng ý ban hành văn Bước 5: Click chọn để lưu click chọn để quay lại Hình 33: Màn hình khơng đồng ý ban hành văn  Văn không đồng ý ban hành chuyển lại cho người tham mưu văn d) Lưu văn Để lưu văn chờ ban hành đi, người dùng thực theo bước sau: Bước 1: Tại hình danh sách văn chờ ban hành, người dùng click chọn văn cần xử lý Bước 2: Click chọn “Mở rộng” để xem chi tiết thông tin dự thảo Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 31 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Bước 3: Click chọn chức “Lưu” Bước 4: Người dùng nhập vào lý lưu văn Bước 5: Click chọn để lưu click chọn để quay lại Hình 34: Màn hình lưu văn chờ ban hành  Văn chờ ban hành lưu chuyển vào mục tra cứu văn Lập in sổ văn Để lập in sổ văn đi, người dùng thực theo bước sau: Bước 1: Trên menu, người dùng click chọn “VĂN BẢN” Bước 2: Click chọn “Lập in sổ văn đi” Bước 3: Nhập vào thơng tin cần tìm kiếm Bước 4: Click chọn Bước 5: Click chọn để thực tìm kiếm để tải máy file excel kết tìm kiếm Trung tâm Cơng nghệ thơng tin Truyền thông Quảng Nam Trang 32 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Hình 35: Màn hình lập in sổ văn Lấy số trước Để lấy số trước, người dùng thực theo bước sau: Bước 1: Trên menu, người dùng click chọn “VĂN BẢN” Bước 2: Click chọn “Lấy số trước” Bước 3: Nhập vào thông tin cần lấy số Bước 4: Click chọn để thực lấy số trước Hình 36: Màn hình lấy số trước Trung tâm Cơng nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 33 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE V Hồ sơ công việc Hồ sơ chờ xử lý a) Danh sách hồ sơ chờ xử lý Hồ sơ chờ xử lý phát sinh sau tạo hồ sơ công việc từ văn đến phiếu yêu cầu, đề xuất Để xem hồ sơ chờ xử lý, người dùng thực theo bước sau: Bước 1: Trên menu, người dùng click chọn “HỒ SƠ CÔNG VIỆC” Bước 2: Click chọn “Hồ sơ chờ xử lý” Hình 37: Màn hình hiển thị danh sách hồ sơ chờ xử lý b) Lập dự thảo hồ sơ chờ xử lý Từ hình danh hồ sơ chờ xử lý, người dùng click chọn hồ sơ cần xử lý Người dùng nhập vào trường thông tin dự thảo Các trường có dấu màu đỏ (*) bắt buộc phải nhập Click chọn để trình lãnh đạo phê duyệt click chọn để quay lại Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 34 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Hình 38: Màn hình lập dự thảo văn  Lưu ý:  File đính kèm dự thảo phải file có định dạng doc, docx, pdf  File dự thảo phải có đầy đủ mã ký tự đặc biệt vị trí tương ứng Văn có đủ ký tự đặc biệt thực ký số tự động điền thông tin tương ứng vào file dự thảo ký tự đặc biệt gồm: o #SoKyHieuVanBan: vị trí Số ký hiệu văn o #DiaDiemNgayBanHanh: vị trí địa điểm, ngày ban hành o #ChuKyLanhDao: vị trí chữ ký lãnh đạo  File dự thảo soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn theo quy định Điều 10 Thơng tư số 01/2019/TT-BNV Người dùng tham khảo mẫu file dự thảo Trang chủ  chọn  chọn Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 35 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Hồ sơ yêu cầu sửa a) Danh sách hồ sơ yêu cầu sửa Hồ sơ yêu cầu sửa hồ sơ trình ký lãnh đạo khơng đồng ý hiển thị danh sách Để xem hồ sơ yêu cầu sửa, người dùng thực theo bước sau: Bước 1: Trên menu, người dùng click chọn “HỒ SƠ CÔNG VIỆC” Bước 2: Click chọn “Hồ sơ yêu cầu sửa” Hình 39: Màn hình hiển thị danh sách hồ sơ yêu cầu sửa b) Lập lại dự thảo Từ hình danh hồ sơ yêu cầu sửa, người dùng click chọn hồ sơ cần xử lý thực lập lại dự thảo Hồ sơ giám sát, phối hợp Hồ sơ giám sát, phối hợp hồ sơ bạn chọn với vai trò giám sát phối hợp xử lý Để xem hồ sơ giám sát, phối hợp người dùng thực theo bước sau: Bước 1: Trên menu, người dùng click chọn “HỒ SƠ CÔNG VIỆC” Bước 2: Click chọn “Hồ sơ giám sát, phối hợp” Bước 3: Click chọn hồ sơ cần xem để xem thông tin chi tiết hồ sơ Trung tâm Cơng nghệ thơng tin Truyền thông Quảng Nam Trang 36 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Hình 40: Màn hình hiển thị danh sách hồ sơ giám sát, phối hợp Tra cứu hồ sơ công việc Các hồ sơ Đã ban hành Lưu tham khảo xem phần tra cứu Hồ sơ công việc Để tra cứu hồ sơ công việc, người dùng thực theo bước sau: Bước 1: Trên menu, người dùng click chọn “HỒ SƠ CÔNG VIỆC” Bước 2: Click chọn “Hồ sơ công việc” Bước 3: Click chọn hồ sơ cần xem để xem thông tin chi tiết hồ sơ Hình 41: Màn hình tra cứu hồ sơ công việc VI Quản lý phiếu đề xuất Lập phiếu đề xuất Để lập phiếu đề xuất, người dùng thực theo bước sau: Bước 1: Trên menu, người dùng click chọn “PHIẾU YÊU CẦU, ĐỀ XUẤT” Bước 2: Click chọn “Lập phiếu đề xuất” Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 37 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Bước 3: Nhập vào thông tin phiếu đề xuất Các trường thơng tin có dấu màu đỏ (*) bắt buộc nhập Bước 4: Tick chọn vào “Bỏ qua bước duyệt đề xuất” muốn bỏ qua bước duyệt đề xuất Bước 5: Click chọn để tạo hồ sơ cơng việc click chọn để hủy Hình 42: Màn hình lập phiếu đề xuất Phiếu đề xuất chờ xử lý Để xem phiếu đề xuất chờ xử lý, người dùng thực theo bước sau: Bước 1: Trên menu, người dùng click chọn “PHIẾU YÊU CẦU, ĐỀ XUẤT” Bước 2: Click chọn “Phiếu đề xuất chờ xử lý” Bước 3: Click chọn phiếu đề xuất cần xử lý Hình 43: Màn hình hiển thị danh sách phiếu đề xuất chờ xử lý Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 38 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Bước 4: Chọn “Đồng ý” “Không đồng ý” phê duyệt Bước 5: Click chọn để lưu click chọn để quay lại Hình 44: Màn hình hiển thị thơng tin phiếu đề xuất Phiếu đề xuất Các phiếu đề xuất sau lập trình lãnh đạo danh sách Phiếu đề xuất Để xem phiếu đề xuất, người dùng thực theo bước sau: Bước 1: Trên menu, người dùng click chọn “PHIẾU YÊU CẦU, ĐỀ XUẤT” Bước 2: Click chọn “Phiếu đề xuất” Bước 3: Click chọn phiếu đề xuất cần xem để hiển thị chi tiết phiếu đề xuất Hình 45: Màn hình hiển thị danh sách phiếu đề xuất Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 39 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Đối với phiếu đề xuất trạng thái “Chờ duyệt”, người dùng click vào biểu tượng để xóa phiếu đề xuất Phiếu đề xuất duyệt Các phiếu đề xuất sau lãnh đạo phê duyệt danh sách Phiếu đề xuất duyệt Để xem phiếu đề xuất duyệt, người dùng thực theo bước sau: Bước 1: Trên menu, người dùng click chọn “PHIẾU YÊU CẦU, ĐỀ XUẤT” Bước 2: Click chọn “Phiếu đề xuất duyệt” Bước 3: Click chọn phiếu đề xuất cần xem để hiển thị chi tiết phiếu đề xuất Hình 46: Màn hình hiển thị danh sách phiếu đề xuất duyệt VII Tra cứu văn Để tra cứu văn bản, người dùng thực theo bước sau: Bước 1: Trên menu, người dùng click chọn “VĂN BẢN” Bước 2: Trong menu “Tra cứu văn bản”, người dùng click chọn “Văn đến” để tra cứu văn đến click chọn “Văn đi” để tra cứu văn Bước 3: Mặc định hiển thị văn đế ngày Người dùng click bỏ chọn “Văn ngày” để hiển thị danh sách tất văn Bước 4: Click chọn văn để xem thông tin chi tiết văn Trung tâm Cơng nghệ thơng tin Truyền thông Quảng Nam Trang 40 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Hình 47: Màn hình hiển thị danh sách văn cần tra cứu VIII Thống kê báo cáo Để tổng hợp thống kê, báo cáo, người dùng thực theo bước sau: Bước 1: Trên menu, người dùng click chọn “THỐNG KÊ BÁO CÁO” Bước 2: Người dùng click chọn “Văn đến” để tổng hợp, thống kê văn đến; click chọn “Hồ sơ công việc” để tổng hợp, thống kê hồ sơ công việc click chọn “Văn đi” để tổng hợp, thống kê văn Bước 3: Nhập vào khoảng thời gian cần tổng hợp thống kê Bước 4: Click để tổng hợp, thống kê Bước 5: Click vào tên phòng ban để thống kê theo cá nhân Hình 48: Màn hình tổng hợp, thống kê theo phịng ban Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 41 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Hình 49: Màn hình tổng hợp, thống kê theo cá nhân Tất tổng hợp, thống kê hỗ trợ xuất excel IX Lịch công tác Để xem lịch công tác, menu, người dùng click chọn “LỊCH CÔNG TÁC” Hình 50: Màn hình hiển thị lịch cơng tác Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 42