HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Q-OFFICE( Dành cho Lãnh đạo )

SỞ THÔNG TIN TRUYỀN THÔNG TRUNG TÂM CNTT – TT QUẢNG NAM Tel 0510 3838 444, Fax:0510 3811764 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Q-OFFICE ( Dành cho Lãnh đạo ) Lưu hành nội 2014 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE MỤC LỤC PHẦN I: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG CÁ NHÂN I Đăng nhập hệ thống .1 II Thay đổi thông tin người sử dụng PHẦN II: GIỚI THIỆU CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO PHẦN III: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN .7 I Xử lý văn đến II Văn đến phối hợp 12 III Văn đến giám sát .13 PHẦN IV: HỒ SƠ CÔNG VIỆC 14 I Hồ sơ xử lý 14 II Lập phiếu yêu cầu .16 III Hồ sơ giám sát 17 PHẦN V: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 19 PHẦN VI: TRAO ĐỔI NỘI BỘ 23 I Soạn tin 23 II Hộp tin đến 24 III Tin gửi 25 IV Tin đánh dấu 25 V Tin mẫu 26 VI Tin nháp 27 VII Chữ ký .27 VIII Giỏ rác 28 PHẦN VII : TRA CỨU VĂN BẢN 29 PHẦN VIII: THỐNG KÊ BÁO CÁO 34 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE PHẦN I: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG CÁ NHÂN I Đăng nhập hệ thống Để đăng nhập vào hệ thống phần mềm Quản lý văn hồ sơ công việc (gọi tắt Qoffice) Người sử dụng đăng nhập hướng dẫn sau: Bước 1: Trên hình desktop máy tính sử dụng, bạn kích đơi chuột vào biểu tượng Mozilla Firefox Internet Explore (khuyến cáo sử dụng phiên 6.0 trở lên) Bước 2: Trên địa (address bar) trình duyệt, nhập vào địa phần mềm quản trị cung cấp Bước 3: Nhập thông tin Tên đăng nhập Mật vào ứng dụng sau: Hình 1: Màn hình đăng nhập vào phần mềm Qoffice Ví dụ: người sử dụng có tên Nguyễn Văn Anh tên đăng nhập mật sau: - Tên đăng nhập: vananh - Mật khẩu: 1234567 Lưu ý: Tên đăng nhập vào hệ thống quy định theo cú pháp sau: Tên đăng nhập: Mật mặc định lần đầu cho việc đăng nhập 1234567 II Thay đổi thông tin người sử dụng Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Sau đăng nhập vào hệ thống, người dùng thay đổi thơng tin chi tiết liên quan đến cá nhân người sử dụng Để thay đổi thông tin người sử dụng click chuột vào tên theo Hình 2: số (1) góc bên phải để vào trang thông tin chi tiết cá nhân hình sau: Hình 2: Màn hình hiển thị trang thơng tin cá nhân Click chuột vào biểu tượng (Hình 2: số (2)) để thay đổi thông tin cá nhân: Hình Trang thay đổi thơng tin cá nhân Người sử dụng sau thay đổi thông tin chi tiết cá nhân thay đổi thông tin mật sau nhấn nhập để lưu thông tin sau cập Người sử dụng muốn thay đổi thông tin mật vào tab “Đổi mật cá nhân” xuất hình sau: Hình 4: Màn hình thay đổi mật Nhập vào thông tin cần thiết (như hình 4): Nhập mật cũ (2), Nhập mật (3), Nhập lại mật (4) Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Sau nhập xong thông tin cần thiết nhấn nút thông tin vừa thay đổi Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam để lưu Trang Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE PHẦN II: GIỚI THIỆU CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO Để sử dụng với vai trò lãnh đạo, người sử dụng sau đăng nhập hệ thống thành cơng xuất hình sau đăng nhập sau: Thơng tin quản lý văn điều hành tác nghiệp (Nhắc việc) Truy cập nhanh Hình Trang chủ đăng nhập với chức danh lãnh đạo Với hình người sử dụng lưu ý có hai nội dung để dễ dàng sử dụng tác nghiệp: menu bên trái menu truy cập nhanh chương trình hình thơng tin quản lý văn điều hành tác nghiệp (Nhắc việc) Các chức lãnh đạo (ở menu trái hình): STT I Nội dung Mô tả Quản lý văn Hiển thị danh sách văn đến Trong văn đến có loại: I.1 Văn đến cá nhân - Văn đến cá nhân - Văn giám sát - Văn phối hợp - Văn lưu tham khảo Hiển thị danh sách văn I.2 Văn cá nhân - Văn chờ ban hành - Văn chờ xử lý II Xử lý công việc II.1 Hồ sơ công việc Hồ sơ công việc bao gồm: - Hồ sơ công việc xử lý Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE - Hồ sơ công việc giám sát - Hồ sơ công việc phối hợp - Hồ sơ nháp II.2 Lập phiếu yêu cầu III Trao đổi nội III.1 Soạn tin III.2 Tin đến III.3 Tin gửi III.4 Tin nháp III.5 Tin mẫu III.6 Chữ ký III.7 Giỏ rác IV Trả lời, chuyển tiếp … Tra cứu văn IV.1 Văn đến IV.2 Văn IV.3 Tìm kiếm tổng hợp V Thống kê báo cáo Trên số chức chương trình phần mềm Qoffice Để trình tác nghiệp rõ ràng, QTI xin đề cập chi tiết chức với vai trị đăng nhập lãnh đạo Một số định nghĩa hiển thị trang chủ (nhắc việc) phần mềm: TÊN ĐỊNH NGHĨA VĂN BẢN ĐẾN Văn đến chờ xử lý Văn nhận ngày hoàn thành Văn đến xử lý gấp Văn nhận ngày hoàn thành Văn đến hạn Văn nhận hết hạn hoàn thành Văn giám sát chờ xử lý Văn chuyển có quyền theo dõi ngày hoàn thành Văn giám sát xử lý gấp Văn chuyển có quyền giám sát cịn ngày hồn thành Văn giám sát hạn Văn chuyển có quyền giám sát hết hạn hoàn thành Văn phối hợp chờ xử lý Văn người nhận phối hợp người xử Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE lý ngày hồn thành Văn phối hợp xử lý gấp Văn người nhận phối hợp người xử lý cịn ngày hồn thành Văn phối hợp hạn Văn người nhận phối hợp người xử lý hết hạn hồn thành HỒ SƠ CÔNG VIỆC Hồ sơ chờ xử lý Hồ sơ xử lý ngày hoàn thành Hồ sơ xử lý gấp Hồ sơ xử lý ngày hoàn thành Hồ sơ hạn Hồ sơ xử lý hạn hoàn thành Hồ sơ giám sát chờ xử lý Hồ sơ theo dõi ngày hoàn thành Hồ sơ giám sát xử lý gấp Hồ sơ theo dõi cịn ngày hồn thành Hồ sơ giám sát hạn Hồ sơ theo dõi hết hạn hoàn thành Hồ sơ yêu cầu sửa Hồ sơ lãnh đạo không đồng ý VĂN BẢN ĐI Văn chờ ban hành Văn lãnh đạo đồng ý văn thư chưa vào sổ Văn tham khảo Văn văn thư vào sổ Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE PHẦN III: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Khi người sử dụng đăng nhập vào hệ thống với quyền sử dụng lãnh đạo, sau đăng nhập xuất hình sau Hình Đây hình trang chủ Đây hình nhắc viêc để người sử dụng quản lý văn dễ dàng, xử lý cơng việc nhanh chóng, xác tránh trễ hạn xử lý Với trang nhắc việc người sử dụng click vào loại văn để xem, theo dõi xử lý văn Với hình trên, ý nghĩa loại văn sau: (1) Văn đến chờ xử lý Văn gọi đến chờ xử lý hạn xử lý ngày (2) Văn đến xử lý gấp Văn gọi xử lý gấp văn ngày xử lý - Nếu văn hết hạn xử lý chuyển qua văn hết hạn xử lý Hồ sơ công việc Văn Trao đổi nội I Chia tài liệu, thông tin nội quan Xử lý văn đến Với trên, người sử dụng click vào “văn đến chờ xử lý” (1) “văn đến xử lý gấp” (2) xuất hình danh sách văn đến sau: Hình Danh sách văn đến Trong danh sách văn đến có loại - “Danh sách văn đến chờ xử lý” (1): tất danh sách văn đến chờ xử lý văn xử lý gấp - “Danh sách văn đến giám sát”: tất danh sách văn người dùng chuyển tiếp - “Danh sách văn đến phối hợp”: tất danh sách văn người dùng người chọn phối hợp xử lý văn Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE - “Danh sách văn xem”: tất danh sách văn người dùng người chọn xem văn Để xử lý văn bản, người dùng click vào dòng văn cần xử lý click vào dịng văn để vào thơng tin chi tiết văn cần xử lý ** Hình thức chuyển tiếp văn Hình 4.1: Chi tiết văn cần xử lý ( Chuyển xử lý) Ý nghĩa thông tin (1) Thông tin chi tiết văn (2) Thông tin luân chuyển Hiển thị thông tin chi tiết luồn luân chuyển văn (3) Chọn hình thức xử lý Với vai trị lãnh đạo có ba hình thức Chuyển tiếp, Xử lý Lưu tham khảo (4) Người nhận Người dùng chọn người muốn nhận văn để xử lý (5) Ý kiến xử lý Ghi nội dung muốn chuyển (6) Thời gian hoàn thành Hạn xử lý văn Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Chứa thông tin chi tiết văn dự thảo tạo, luồng ý kiến phản hồi văn dự thảo Hình 22 Màn hình văn dự thảo Ý nghĩa thông tin (1) Chọn để quay văn phát hành (văn văn chuyển) (2) Chọn (3) Danh sách file văn dự thảo để xem gốc văn đến có (4) Thơng tin chi tiết văn dự thảo (5) Thơng tin ln chuyển góp ý văn dự thảo c) Văn y (nếu có) Chứa thơng tin văn y như: Cơn quan ban hành, số ký hiệu gốc, người ký y, ngày ký y, nơi nhận y… Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 21 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Hình 23 Màn hình văn y Ý nghĩa thông tin (1) Thông tin chi tiết văn y (2) Thông tin chi tiết văn để xem gốc văn đến có (3) Chọn (4) Chọn để chuyển sang trang vào sổ cho văn II để quay văn chờ ban hành Văn tham khảo Chứa danh sách văn phát hành gửi tới cho bạn, xem chi tiết văn phát hành, nguồn gốc văn phát hành… Vào Menu trái -> Quản lý văn -> Văn cá nhân -> Văn tham khảo Hình 24 Màn hình danh sách văn tham khảo Ý nghĩa thông tin trên: (1) Tab Văn tham khảo (2) Danh sách văn cá nhân (là văn chuyển đến văn vào sổ gửi đến cá nhân), kích cht vào văn để xem chi tiết PHẦN VI: TRAO ĐỔI NỘI BỘ Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 22 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Bên menu trái, người sử dụng lưu ý vào phần Trao đổi nội gồm chức sau: Soạn tin, Hộp tin đến, Tin gửi, Tin nháp, Tin đánh dấu, Tin mẫu, Chữ ký, Giỏ rác, Tìm kiếm Mục đích phần để trao đổi, điều hành nội phòng ban, Sở, ban, ngành thay sử dụng thư điện tử để trao đổi quan nhằm cho phép nhân viên nội quan trao đổi thơng tin qua lại cho nhanh chóng, hiệu I Soạn tin Cho phép người sử dụng soạn nội dung tin để gửi đi, chọn nhiều tệp tin đính kèm, cho phép chọn người nhận theo phòng ban theo chức vụ… (giống soạn tin email) Khi người sử dụng vào Menu trái -> Trao đôi nội -> Soạn tin xuất hình sau: Hình 24 Màn hình soạn tin trao đổi nội Ý nghĩa nội dung thông tin: (1) Tiêu đề Đánh nội dung tiêu đề thư (2) Nội dung Đánh nội dung thư (3) Chọn file đính kèm Click vào nút (3) để mở đường dẫn chứa file đính kèm chọn file cần đính kèm Lưu ý: người sử dụng chọn file đính kèm khơng muốn xóa file đính kèm chọn click vào biểu tượng (4) để xóa file đính kèm (5), (6) Chọn người Có thể tìm chọn người nhận theo phịng ban nhận theo chức vụ người Sau đánh đầy đủ nội dung thư, đính kèm thông tin cần gửi chọn người nhận xong, người sử dụng có thể: - Gửi thư nút (7) để gửi thư đến cho người nhận Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 23 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE - Hoặc chưa gửi muốn lưu để lần sau đánh tiếp nội dung muôn kiểm tra lại trước gửi, người sử dụng click vào nút (8) để lưu thư (Thư xuất hộp Thư nháp Trao đổi nội bộ) - Và click vào nút (9) để trở hộp tin đến II Hộp tin đến Là danh sách tất tin gửi đến cho cá nhân, cho phép cá nhân quản lý dể dàng, tiện lợi Các tính như: cho phép lọc tin theo chuyên mục, lọc tin đọc, tin chưa đọc giúp truy xuất tin nhanh chóng Sau chọn từ Menu trái -> Trao đổi nội -> Hộp tin đến (hoặc vào tab hộp tin đến) xuất sau: Hình 25 Màn hình Hộp tin đến Ý nghĩa thông tin chức (1) Chọn tick theo tiêu Có thể chọn theo tiêu chí: tin đọc, tin chưa đọc, chí để xóa tin hay tất để tick chọn xóa tin (2) Xóa tin Cho phép xóa tin chọn (3) Xem tất tin Cho phép tải lại tất tin hộp tin đến (4) Lọc theo chuyên mục Cho phép lọc tin theo chuyên mục cá nhân tạo tin (5) Lọc tin Cho phép lọc tin đọc chưa đọc (6) Danh sách tin đến Muốn xem tin click vào tin để xem chi tiết (7) Tick chọn tin Cho phép chọn nhiều tin riêng lẻ để xóa (8) Đánh dấu tin Cột thể tin đánh dấu: Sao màu vàng đánh dấu, trắng không đánh dấu (9) Đính kèm tin Cột thể có tệp tin đính kèm hay khơng: Có tệp tin có hình ảnh thể hiện, khơng có trống Chọn vào (10) , để tìm kiếm tin theo tiêu chí cần thiết Lưu ý: Người sử dụng rê chuột đến người gửi tin danh sách hộp Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 24 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE tin đến, xuất thông tin người gửi cho phép “Gửi tin” “Xem tất tin hộp tin đến người gửi tin”, tiện ích cho phép người truy cập thao tác nhanh chóng, tiết kiệm thời gian III Tin gửi Là danh sách tất tin gửi đi, cho phép cá nhân quản lý xem lại tin gửi trước Vào Menu trái -> Trao đổi nội -> Tin gửi, xuất hình sau Hình 26 Màn hình danh sách tin gửi Ý nghĩa thông tin chức (1) Chọn danh sách Cho phép chọn “Tất cả” tin để xóa (2) Xóa tin Nút xóa tin cho phép xóa tin chương trình (3) Nút tick chọn Cho phép chọn tin xóa tick vào nút (4) Danh sách tin gửi Muốn xem tin click vào tin để xem chi tiết Đính kèm tin Cột thể có tệp tin đính kèm hay khơng: Có tệp tin có hình ảnh thể hiện, khơng có trống (5) Tìm kiếm Cho phép tim kiếm tin gửi theo nhiều tiêu chí khác IV Tin đánh dấu Là danh sách tin cá nhân đánh dấu hộp tin đến Vào Menu trái -> Trao đổi nội -> Tin gửi, xuất hình sau Hình 27 Màn hình danh sách tin đánh dấu Ý nghĩa thông tin chức Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 25 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE (1) Chọn danh sách Cho phép chọn “Tất cả” tin để xóa (2) Xóa chọn Nút xóa chọn tin cho phép xóa tin chọn chương trình (3) Nút tick chọn Cho phép chọn tin xóa tick vào nút (4) Danh sách tin Muốn xem tin click vào tin để xem đánh dấu chi tiết Đính kèm file Cột thể có tệp tin đính kèm hay khơng: Có tệp tin có hình ảnh thể hiện, khơng có trống (5) Tìm kiếm Cho phép tim kiếm tin đánh dâu theo nhiều tiêu chí khác V Tin mẫu Cho phép người sử dụng soạn tin mẫu, xem danh sách tin mẫu Vào Menu trái -> Trao đổi nội -> Tin mẫu, xuất hình sau Hình 28 Màn hình hiển thị tin mẫu Ý nghĩa thông tin chức (1) Thêm Cho phép người sử dụng thêm tin mẫu (thêm tương tự chức soạn tin) (2) Danh sách tin mẫu Muốn xem tin click vào tin để xem chi tiết có người sử dụng (3) Nút Cho phép sửa lại tin mẫu (4) Xóa tin mẫu Cho phép xóa tin mẫu Đính kèm file Cột thể có tệp tin đính kèm hay khơng: Có tệp tin có hình ảnh thể hiện, khơng có trống (5) Tìm kiếm Cho phép tim kiếm tin mẫu theo nhiều tiêu chí khác VI Tin nháp Là danh sách tất tin chưa gửi lưu lại để gửi sau để tham khảo Vào Menu trái -> Trao đổi nội -> Tin nháp, xuất hình sau Trung tâm Cơng nghệ thơng tin Truyền thông Quảng Nam Trang 26 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Hình 29 Màn hình danh sách tin nháp Ý nghĩa thông tin chức (1) Chọn tin Cho phép người sử dụng chọn tin để xóa (2) Xóa chọn Cho phép xóa tin chọn (3) Tick chọn Cho phép người sử dụng chủ động tick chọn vào tin cần xóa (4) Danh sách tin nháp Đính kèm file Cột thể có tệp tin đính kèm hay khơng: Có tệp tin có hình ảnh thể hiện, khơng có trống (5) Tìm kiếm Cho phép tim kiếm tin nháp theo nhiều tiêu chí khác VII Chữ ký Cho phép cá nhân tạo chữ ký riêng cho mình, chữ ký tự động đặt bên hộp soạn tin Vào tab xuất sau: Hình 30 Màn hình thay đổi chữ ký Ý nghĩa thơng tin chức (1) Nội dung chữ ký Cho phép người sử dụng đánh nội dung chữ ký cần hiển thị tin (2) Nút Cho phép lưu chữ ký cá nhân, thông tin chữ ký hiển thị chân tin nhắn người sử dụng soạn tin trả lời, chuyển tiếp tin VIII Giỏ rác Chứa danh sách tin xóa bạn, cho phép phục hồi xóa vĩnh viễn khỏi thùng rác bạn Vào tab , xuất sau: Trung tâm Cơng nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 27 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Hình 31 Màn hình click chọn tab Giỏ rác Ý nghĩa thông tin chức (1) Danh sách tin nhận Hiển thị danh sách tin nhận xóa từ người xóa sử dụng (2) Danh sách tin gửi xóa Hiển thị danh sách tin gửi xóa từ người sử dụng (3) Danh sách tin nháp Hiển thị danh sách tin nháp xóa từ người sử dụng xóa (4) Nút Cho phép người sử dụng khơi phục lại tin xóa (5) Nút Cho phép xóa hẳn tin hệ thống Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 28 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE PHẦN VII TRA CỨU VĂN BẢN Mục Tra cứu văn chương trình giúp quản lý, tra cứu văn người sử dụng cần giúp tiết kiệm thời gian nhanh chóng giải cơng việc hiệu Vào Menu trái -> Tra cứu văn có chức sau : - Tra cứu văn đến : hiển thị thống kê số lượng văn đến có hệ thống - Tra cứu văn : hiển thị thống kê số lượng văn có hệ thống - Tra cứu tổng hợp I Tra cứu văn đến Vào Menu trái -> (1) Tra cứu văn -> Click vào Tra cứu văn đến xuất hình sau Hình 32 Màn hình Tra cứu văn đến Tại mục Tra cứu văn đến cho phép người sử dụng tra cứu văn theo thể loại sau: - Tra cứu theo Văn đến ngày - Theo ngày văn - Theo Sổ văn - Theo Loại văn - Theo Cơ quan ban hành - Theo Lĩnh vực - Theo ngày đến Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 29 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Để hiểu rõ việc tra cứu văn theo thể loại trên, phần chi tiết vào thể loại để người sử dụng nắm rõ giúp việc tra cứu nhanh hơn, hiệu theo mong muốn a) Tra cứu văn đến ngày (Theo minh họa hình 32 phía trên) Vào (1) Tra cứu văn đến -> Chọn (2) Văn đến ngày, văn đến ngày lưu trữ hết trang văn đến ngày Tại danh sách văn đến ngày (3), người thao tác click vào dịng văn cần xem để xem thơng tin chi tiết b) Tra cứu văn theo tiêu chí khác: Phần đề cập đến việc tra cứu văn đến heo nhiều tiêu chí khác theo ngày ban hành, sổ văn bản, loại văn bản, quan ban hành, lĩnh vực, ngày đến Dưới tra cứu theo tiêu chí điển hình theo ngày ban hành Những tiêu chí cịn lại tra cứu tương tự Hình 33 Màn hình tra cứu văn đến theo ngày ban hành Vào Tra cứu văn đến (1) -> Chọn Tra cứu Văn đến theo ngày ban hành (2) (3) Trích yếu văn muốn tra cứu Người sử dụng chọn vào phần (3) để vào thông tin chi tiết văn II Tra cứu văn Vào Menu trái -> (1) Tra cứu văn -> Click vào Tra cứu văn xuất hình sau Trung tâm Cơng nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 30 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Hình 33 Màn hình Tra cứu văn Tại mục Tra cứu văn đến cho phép người sử dụng tra cứu văn theo thể loại sau: - Tra cứu theo Văn ngày - Theo ngày văn - Theo Người ký - Theo Người xử lý - Theo Sổ văn - Theo Văn QPPL - Theo Loại văn - Theo lĩnh vực Để hiểu rõ việc tra cứu văn theo thể loại trên, phần hướng dẫn chi tiết cách tra cứu thể loại để người sử dụng nắm rõ giúp việc tra cứu nhanh hơn, hiệu theo mong muốn a) Tra cứu văn ngày (Theo minh họa hình 33 phía trên) Vào (1) Tra cứu văn -> Chọn (2) Văn ngày, văn ngày lưu trữ hết trang văn ngày Tại danh sách văn đến ngày (3), người thao tác click vào dịng văn cần xem để xem thơng tin chi tiết b) Tra cứu văn theo tiêu chí khác: Phần đề cập đến việc tra cứu văn theo nhiều tiêu chí khác theo ngày ban hành, người ký, người xử lý chính, Sổ văn bản, loại văn bản, Văn QPPL, Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 31 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE lĩnh vực Dưới tra cứu theo tiêu chí điển hình theo ngày ban hành Những tiêu chí cịn lại tra cứu tương tự Hình 33 Màn hình tra cứu văn đến theo ngày ban hành Vào Tra cứu văn (1) -> Chọn Tra cứu Văn theo ngày ban hành (2) Người sử dụng chọn vào (3) để vào thông tin chi tiết văn III Tra cứu tổng hợp a) Tra cứu tổng hợp văn đến Hình 34 Trang tra cứu tìm kiếm tổng hợp văn đến Vào Menu trái -> (1) Tìm kiếm tổng hợp -> Xuất hình 30 Người sử dụng chọn (2) nhiều tiêu chí để tìm kiếm Sau đó, người sử dụng nhấn nút (3) để tìm văn theo yêu cầu b) Tra cứu tổng hợp văn Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 32 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Hình 35 Trang tra cứu tìm kiếm tổng hợp văn Vào Menu trái -> (1) Tìm kiếm tổng hợp -> Xuất hình 30 Người sử dụng chọn (2) nhiều tiêu chí để tìm kiếm Sau đó, người sử dụng nhấn nút (3) để tìm văn theo yêu cầu PHẦN VIII THỐNG KÊ BÁO CÁO Phần giúp lãnh đạo giám sát cơng việc, thống kê tình hình xử lý cơng việc phịng ban, chun viên theo nhiều trạng thái xử lý khác Để sử dụng phần bên mune trái hình người sử dụng chọn Thống kê báo cáo Giao diện thống kê báo cáo thể sau: Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 33 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Người sử dụng chọn tiêu chí cần thống kê thống kê theo ngày đến, theo tháng, theo quý, theo năm Người sử dụng chọn loại công việc Click chọn loại công việc để thống kê Người sử dụng thống kê theo phòng ban thống kê theo nhân viên + Thống kê theo phịng ban: Trung tâm Cơng nghệ thơng tin Truyền thông Quảng Nam Trang 34 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Click chọn phòng ban cần thống kê Click chọn thống kê theo phòng ban + Thống kê theo nhân viên: Click chọn thống kê theo nhân viên Click chọn tên nhân viên cần thống kê Sau chọn tiêu chí cần thống kê trên, người sử dụng chọn thống hiển thị kết theo tiêu chí cần thống kê chọn , hệ CHÚC THÀNH CÔNG VÀ MAY MẮN -o0o - Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 35