HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Q-OFFICE (Dành cho văn thư)

SỞ THÔNG TIN TRUYỀN THÔNG TRUNG TÂM CNTT – TT QUẢNG NAM Tel 0510 3838 444, Fax:0510 3811764 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Q-OFFICE (Dành cho văn thư) Lưu hành nội 2014 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE MỤC LỤC GIỚI THIỆU PHẦN I: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG CÁ NHÂN I Đăng nhập hệ thống II Thay đổi thông tin người sử dụng PHẦN II: GIỚI THIỆU CHỨC NĂNG CỦA VĂN THƯ PHẦN III: TÁC NGHIỆP VĂN THƯ I Danh mục văn thư Sổ văn Loại văn Lĩnh vực Ký hiệu văn Nhóm quan Cơ quan 10 II Ủy quyền văn thư 12 Ủy quyền 12 Chuyển tiếp 13 Xử lý: Vì vai trị lãnh đạo nên chức sử dụng 11 Lưu tham khảo 11 PHẦN IV: VÀO SỔ VÀ IN VĂN BẢN ĐẾN 12 I Vào sổ văn đến 12 II Lập in sổ văn đến 14 PHẦN V: VÀO SỔ VÀ IN VĂN BẢN ĐI 15 I Vào sổ văn 15 Vào sổ văn 15 Lấy số trước 16 Lập in sổ văn đi: Sẽ giới thiệu kỹ mục II phần 17 Văn chuyển 17 Văn cá nhân 17 II Lập in sổ văn 18 PHẦN VI: TRAO ĐỔI NỘI BỘ 19 I Soạn tin 19 II Hộp tin đến 20 III Tin gửi 21 IV Tin đánh dấu 21 V Tin mẫu 22 VI Tin nháp 23 VII Chữ ký 23 VIII Giỏ rác 24 PHẦN VII TRA CỨU VĂN BẢN 25 Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE GIỚI THIỆU Phần mềm Hệ thống quản lý văn Hồ sơ cơng việc đời với mục đích nhằm tin học hóa việc xử lý văn hỗ trợ công tác điều hành quan quản lý nhà nước nhằm tiết kiệm tối đa chi phí văn phịng tạo mơi trường làm việc đại Tài liệu sử dụng để hướng dẫn thao tác chức người sử dụng vận hành chương trình Với tài liệu cung cấp quyền hạn cho người sử dụng đăng nhập thao tác với vai trò văn thư Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE PHẦN I: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG CÁ NHÂN I Đăng nhập hệ thống Để đăng nhập vào hệ thống phần mềm Quản lý văn hồ sơ công việc (gọi tắt Qoffice) Người sử dụng đăng nhập hướng dẫn sau: Bước 1: Trên hình desktop máy tính sử dụng, bạn kích đơi chuột vào biểu tượng Mozilla Firefox Internet Explore (khuyến cáo sử dụng phiên 6.0 trở lên) Bước 2: Trên địa (address bar) trình duyệt, nhập vào địa phần mềm quản trị cung cấp Địa đăng nhập: Qoffice.nuithanh.quangnam.gov.vn Bước 3: Nhập thông tin Tên đăng nhập Mật vào ứng dụng sau: Hình 1: Màn hình đăng nhập vào phần mềm Qoffice Ví dụ: người sử dụng có tên Nguyễn Văn Anh tên đăng nhập mật sau: - Tên đăng nhập: vananh - Mật khẩu: 1234567 Lưu ý: Tên đăng nhập vào hệ thống quy định theo cú pháp sau: Tên đăng nhập: Mật mặc định lần đầu cho việc đăng nhập 1234567 II Thay đổi thông tin người sử dụng Sau đăng nhập vào hệ thống, người dùng thay đổi thơng tin chi tiết liên quan đến cá nhân người sử dụng Để thay đổi thông tin Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE người sử dụng click chuột vào tên theo Hình 2: số (1) góc bên phải để vào trang thông tin chi tiết cá nhân hình sau: Hình 2: Màn hình hiển thị trang thay đổi thông tin cá nhân Click chuột vào biểu tượng nhân: (Hình 2: số (2)) để thay đổi thơng tin cá Hình Trang thay đổi thơng tin cá nhân Người sử dụng sau thay đổi thông tin chi tiết cá nhân thay đổi thông tin mật sau nhấn tin sau cập nhập để lưu thông Người sử dụng muốn thay đổi thông tin mật vào tab “Đổi mật cá nhân” xuất hình sau: Hình 4: Màn hình thay đổi mật Nhập vào thông tin cần thiết (như hình 4) - Nhập mật cũ (2) - Nhập mật (3) - Nhập lại mật (4) Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Sau nhập xong thông tin cần thiết nhấn nút để lưu thông tin vừa thay đổi Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE PHẦN II: GIỚI THIỆU CHỨC NĂNG CỦA VĂN THƯ Để sử dụng với vai trò văn thư, người văn thư sau đăng nhập hệ thống thành cơng xuất hình sau đăng nhập sau: Hình 5: Trang chủ đăng nhập với vai trị văn thư Với hình người sử dụng lưu ý có hai nội dung để dễ dàng sử dụng tác nghiệp: menu bên trái menu truy cập nhanh chương trình hình thơng tin quản lý văn điều hành tác nghiệp (Nhắc việc) Các chức văn thư (ở menu trái hình): STT Nội dung Mô tả I Tác nghiệp văn thư Chức văn thư I.1 Vào sổ văn đến Có chức năng: vào số văn bản, vào sổ, văn chờ chuyển, xử lý thay lãnh đạo, I.2 Văn chờ chuyển Hiển thị danh sách văn đến chưa chuyển Có chức I.3 Vào số văn - Văn chờ ban hành: danh sách văn chờ ban hành - Vào sổ văn - Văn chuyển: danh sách văn chuyển Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE - Văn tham khảo: danh sách văn tham khảo I.4 Lập in văn đến Thống kê in danh sách văn Lập in văn Thống kê in danh sách văn Có chức năng: - Sổ văn I.5 Danh mục văn thư - Loại văn - Nhóm quan - Cơ quan II Quản lý văn II.1 Văn đến cá nhân II.2 Văn cá nhân III Xử lý công việc III.1 Hồ sơ công việc III.2 Lập phiếu yêu cầu IV Trao đổi nội IV.1 Soạn tin IV.2 Tin đến IV.3 Tin gửi IV.4 Tin nháp IV.5 Tin mẫu IV.6 Chữ ký IV.7 Giỏ rác V Tra cứu văn V.1 Văn đến V.2 Văn V.3 Tìm kiếm tổng hợp Trả lời, chuyển tiếp … Trên số chức chương trình phục vụ cho công tác văn thư phần mềm Qoffice Để trình tác nghiệp rõ ràng, QTI xin đề cập chi tiết chức với vai trị đăng nhập văn thư Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE PHẦN III: TÁC NGHIỆP VĂN THƯ I Danh mục văn thư Đầu tiên vào sử dụng chương trình, người sử dụng cần khai báo thông tin cần thiết để thiết lập thông tin cố định chương trình Sổ văn Hình 6: Màn hình khai báo sổ văn Với hình người sử dụng lưu ý khai báo số văn cần thông tin sau: - Nhập vào “Tên sổ văn bản”: nhập tên sổ văn - Nhập “Tên viết tắt”: không cần thiết - Tùy vào trạng thái loại sổ mà click chọn vào Sau khai báo xong loại sổ cần thiết phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ, người sử dụng nhấn vào nút để hồn tất việc lưu thơng tin sổ Sau lưu xong phía xuất danh sách loại sổ người sử dụng vừa thêm vào Loại văn Danh sách loại văn Thêm loại văn Hình 7: Màn hình khai báo loại văn Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Để khai báo loại văn mới, người sử dụng cần nhập vào thông tin sau: - “Tên loại văn bản” ví dụ: Quyết định - “Tên viết tắt”, ví dụ: QĐ - “Hạn xử lý”, ví dụ: ngày - “Ký hiệu văn bản” - Click vào “Trạng thái sử dụng”, chương trình mặc định click vào ô Sau khai báo đầy đủ thông tin trên, người sử dụng nhấn vào nút để lưu thông tin loại văn vừa thêm Sau khai báo số loại văn cần thiết phục vụ cho công tác văn thư, người sử dụng nhìn thấy hình danh sách loại văn thêm vào chương trình Lĩnh vực Danh sách lĩnh vực Thêm lĩnh vực Hình Màn hình khai báo lĩnh vực Để khai báo lĩnh vực hệ thống, người sử dụng vui lòng điền đầy đủ thông tin sau: - “Tên lĩnh vực” - “Tên viết tắt” - “Thứ tự lĩnh vực” xuất danh sách - Click vào “Trạng thái sử dụng”, chương trình mặc định click vào Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE PHẦN V: VÀO SỔ VÀ IN VĂN BẢN ĐI I Vào sổ văn Khi người văn thư vào Tác nghiệp văn thư bên Menu trái chọn vào sổ văn xuất menu chức sau: Tại Menu chức này, người sử dụng khai thác chức với ý nghĩa chức sau: Vào sổ văn Khi có văn đi, người văn thư scan văn đến sau vào menu bên trái -> chọn Vào sổ văn đi, sau xuất hình sau: Hình 19 Màn hình Vào sổ văn Nhập thông tin liên quan đến văn (1) “Sổ văn bản”: chọn sổ muốn lưu văn (2) Chọn “Văn thường/QPPL” (3) Số đi: Đánh số văn (4) Chọn “Ký hiệu văn bản” (5) Chọn “Ngày ban hành” biểu tượng (6) Chọn “Ngày hiệu lực” biểu tượng (7) Chọn “Loại văn bản”: Quyết định, Tờ trình (8) Chọn “Lĩnh vực”: chọn lĩnh vực liên quan đến văn ban hành Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 15 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE (9) Đánh thơng tin “Trích yếu” (10) Chọn “Người ký văn bản” (tên người ký văn mặc định chuyển từ văn dự thảo, hồ sơ, y chuyển sang) (11) Chọn “Người soạn thảo văn bản” (Tên người soạn thảo mặc định chuyển từ văn dự thảo, hồ sơ, y chuyển sang) (12) “Đơn vị soạn thảo”: đơn vị nơi người soạn thảo làm việc (13) Chọn “Độ mật” cho văn (14) Chọn “Độ khẩn” cho văn (15) Chọn “Ngày vào sổ”: mặc định theo ngày hệ thống, người văn thư thay đổi thông tin cách chọn biểu tượng (16) Đánh vào thông tin “ghi chú” “số tờ” văn (17) Chọn danh sách “file đính kèm” cho văn (18) Chọn “Nơi nhận đơn vị nhận quan”, Nếu từ văn y có danh sách nhận cho trước Sau điền đầy đủ tất thông tin cần cho văn đi, người văn thư click vào nút (19) phép vào sổ phát hành văn với thông tin vừa chọn nhập Nếu thơng tin chưa lý người văn thư muốn người soạn thảo nhập lại thơng tin văn click vào nút(20) thư để yêu cầu sửa lại theo yêu cầu văn Lưu ý: Những thơng tin có dấu (*) thông tin bắt buột phải nhập chương trình Lấy số trước Chức cho phép lấy số trước theo sổ văn định Sau click vào tab , hình xuất chức sau: Hình 20 Màn hình click chọn vào chức “Lấy số trước” Ý nghĩa thông tin chức sau: Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 16 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Sau người sử dụng chọn vào chức (1) Sổ văn cần lấy số trước, chương trình xuất câu cảnh báo bên cạnh dòng Sổ văn thơng báo số thứ tự có chương trình Loại sổ văn chọn Ví dụ: danh sách sổ văn hệ thống có ba văn Sổ văn đi, câu cảnh báo để người sử dụng hiểu hiển thị sau: Câu cảnh báo chọn Sổ văn Sau người sử dụng chọn lấy số trước cho số lượng văn nhập số vào thông tin thứ (2) Nhập số cần lấy từ sổ văn chọn Nếu lấy số trước cho nhiều văn chọn thơng tin số (3) Từ số đến số Sau chọn thông tin (2) (3), người sử dụng click vào biểu tượng (6) thấy list danh sách nhiều văn vừa lấy số thông tin số (4) Danh sách số lấy trước Người sử dụng click vào biểu tượng (5) muốn xóa số không sử dụng Lập in sổ văn đi: Sẽ giới thiệu kỹ mục II phần Văn chuyển Là danh sách chứa văn mà văn thư phát hành Khi người sử dụng click vào mục xuất sau: Hình 21 Màn hình Danh sách văn chuyển Người văn thư muốn xem lại nội dung văn click vào dịng văn xuất thơng tin chi tiết văn Văn cá nhân Chứa danh sách văn phát hành gửi tới cho người sử dụng, người sử dụng xem chi tiết văn phát hành, nguồn gốc văn phát hành….Khi người sử dụng click vào hình sau: xuất Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 17 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Hình 22 Danh sách văn cá nhân II Lập in sổ văn Vào Menu trái hình, vào mục Tác nghiệp văn thư, chọn Lập in sổ văn (hoặc Vào Tab Lập In sổ văn menu chọn Vào sổ văn đi) xuất hình sau: Hình 23: Màn hình Lập in sổ văn Cho phép lập in theo nhiều tiêu chí khác theo yêu cầu đơn vị Lọc theo tiêu chí sau: (1) Kỳ báo cáo (6) Ngày ban hành (2) Sổ văn (7) Số (3) Số ký hiệu (8) Trích yếu (4) Loại văn (9) Người ký (5) Đơn vị soạn thảo (10) Người soạn thảo Sau chọn vào tiêu chí click chuột vào nút (12) để lập sổ văn đến Nếu vào sổ văn sai nháy chuột vào (13) để cập nhật lại văn đến Nếu người sử dụng muốn sửa đổi thông tin văn danh sách click vào biểu tượng (11) để sửa đổi cập nhật lại văn Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 18 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE PHẦN VI: TRAO ĐỔI NỘI BỘ Bên menu trái, người sử dụng lưu ý vào phần Trao đổi nội gồm chức sau: Soạn tin, Hộp tin đến, Tin gửi, Tin nháp, Tin đánh dấu, Tin mẫu, Chữ ký, Giỏ rác, Tìm kiếm Mục đích phần để trao đổi, điều hành nội phòng ban, Sở, ban, ngành thay sử dụng thư điện tử để trao đổi quan nhằm cho phép nhân viên nội quan trao đổi thơng tin qua lại cho nhanh chóng, hiệu I Soạn tin Cho phép người sử dụng soạn nội dung tin để gửi đi, chọn nhiều tệp tin đính kèm, cho phép chọn người nhận theo phòng ban theo chức vụ… (giống soạn tin email) Khi người sử dụng vào Menu trái -> Trao đôi nội -> Soạn tin xuất hình sau: Hình 24 Màn hình soạn tin trao đổi nội Ý nghĩa nội dung thông tin: (1) Tiêu đề Đánh nội dung tiêu đề thư (2) Nội dung Đánh nội dung thư (3) Chọn file đính kèm Click vào nút (3) để mở đường dẫn chứa file đính kèm chọn file cần đính kèm Lưu ý: người sử dụng chọn file đính kèm khơng muốn xóa file đính kèm chọn click vào biểu tượng (4) để xóa file đính kèm (5), (6) Chọn người Có thể tìm chọn người nhận theo phịng ban theo chức vụ người nhận Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 19 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Sau đánh đầy đủ nội dung thư, đính kèm thơng tin cần gửi chọn người nhận xong, người sử dụng có thể: - Gửi thư nút (7) để gửi thư đến cho người nhận - Hoặc chưa gửi muốn lưu để lần sau đánh tiếp nội dung muôn kiểm tra lại trước gửi, người sử dụng click vào nút (8) để lưu thư (Thư xuất hộp Thư nháp Trao đổi nội bộ) - Và click vào nút (9) để trở hộp tin đến II Hộp tin đến Là danh sách tất tin gửi đến cho cá nhân, cho phép cá nhân quản lý dể dàng, tiện lợi Các tính như: cho phép lọc tin theo chuyên mục, lọc tin đọc, tin chưa đọc giúp truy xuất tin nhanh chóng Sau chọn từ Menu trái -> Trao đổi nội -> Hộp tin đến (hoặc vào tab hộp tin đến) xuất sau: Hình 25 Màn hình Hộp tin đến Ý nghĩa thông tin chức (1) Chọn tick theo tiêu chí Có thể chọn theo tiêu chí: tin đọc, tin chưa đọc, hay tất để tick chọn xóa tin để xóa tin (2) Xóa tin Cho phép xóa tin chọn (3) Xem tất tin Cho phép tải lại tất tin hộp tin đến (4) Lọc theo chuyên mục Cho phép lọc tin theo chuyên mục cá nhân tạo tin (5) Lọc tin Cho phép lọc tin đọc chưa đọc (6) Danh sách tin đến Muốn xem tin click vào tin để xem chi tiết (7) Tick chọn tin Cho phép chọn nhiều tin riêng lẻ để xóa (8) Đánh dấu tin Cột thể tin đánh dấu: Sao màu vàng đánh dấu, trắng không đánh dấu (9) Đính kèm tin Cột thể có tệp tin đính kèm hay khơng: Có tệp tin có hình ảnh thể hiện, khơng có trống Trung tâm Cơng nghệ thơng tin Truyền thông Quảng Nam Trang 20 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Chọn vào (10) , để tìm kiếm tin theo tiêu chí cần thiết Lưu ý: Người sử dụng rê chuột đến người gửi tin danh sách hộp tin đến, xuất thông tin người gửi cho phép “Gửi tin” “Xem tất tin hộp tin đến người gửi tin”, tiện ích cho phép người truy cập thao tác nhanh chóng, tiết kiệm thời gian III Tin gửi Là danh sách tất tin gửi đi, cho phép cá nhân quản lý xem lại tin gửi trước Vào Menu trái -> Trao đổi nội -> Tin gửi, xuất hình sau Hình 26 Màn hình danh sách tin gửi Ý nghĩa thông tin chức (1) Chọn danh sách Cho phép chọn “Tất cả” tin để xóa (2) Xóa tin Nút xóa tin cho phép xóa tin chương trình (3) Nút tick chọn Cho phép chọn tin xóa tick vào nút (4) Danh sách tin gửi Muốn xem tin click vào tin để xem chi tiết Đính kèm tin Cột thể có tệp tin đính kèm hay khơng: Có tệp tin có hình ảnh thể hiện, khơng có trống (5) Tìm kiếm Cho phép tim kiếm tin gửi theo nhiều tiêu chí khác IV Tin đánh dấu Là danh sách tin cá nhân đánh dấu hộp tin đến Vào Menu trái -> Trao đổi nội -> Tin gửi, xuất hình sau Trung tâm Cơng nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 21 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Hình 27 Màn hình danh sách tin đánh dấu Ý nghĩa thông tin chức (1) Chọn danh sách Cho phép chọn “Tất cả” tin để xóa (2) Xóa chọn Nút xóa chọn tin cho phép xóa tin chọn chương trình (3) Nút tick chọn Cho phép chọn tin xóa tick vào nút (4) Danh sách tin Muốn xem tin click vào tin để xem chi tiết đánh dấu Đính kèm file Cột thể có tệp tin đính kèm hay khơng: Có tệp tin có hình ảnh thể hiện, khơng có trống (5) Tìm kiếm Cho phép tim kiếm tin đánh dâu theo nhiều tiêu chí khác V Tin mẫu Cho phép người sử dụng soạn tin mẫu, xem danh sách tin mẫu Vào Menu trái -> Trao đổi nội -> Tin mẫu, xuất hình sau Hình 28 Màn hình hiển thị tin mẫu Ý nghĩa thông tin chức Cho phép người sử dụng thêm tin mẫu (thêm tương tự chức soạn tin) (1) Thêm (2) Danh sách tin mẫu Muốn xem tin click vào tin để xem chi tiết có người sử dụng (3) Nút Cho phép sửa lại tin mẫu (4) Xóa tin mẫu Cho phép xóa tin mẫu Trung tâm Cơng nghệ thơng tin Truyền thông Quảng Nam Trang 22 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Đính kèm file Cột thể có tệp tin đính kèm hay khơng: Có tệp tin có hình ảnh thể hiện, khơng có trống (5) Tìm kiếm Cho phép tim kiếm tin mẫu theo nhiều tiêu chí khác VI Tin nháp Là danh sách tất tin chưa gửi lưu lại để gửi sau để tham khảo Vào Menu trái -> Trao đổi nội -> Tin nháp, xuất hình sau Hình 29 Màn hình danh sách tin nháp Ý nghĩa thông tin chức (1) Chọn tin Cho phép người sử dụng chọn tin để xóa (2) Xóa chọn Cho phép xóa tin chọn (3) Tick chọn Cho phép người sử dụng chủ động tick chọn vào tin cần xóa (4) Danh sách tin nháp Đính kèm file Cột thể có tệp tin đính kèm hay khơng: Có tệp tin có hình ảnh thể hiện, khơng có trống (5) Tìm kiếm Cho phép tim kiếm tin nháp theo nhiều tiêu chí khác VII Chữ ký Cho phép cá nhân tạo chữ ký riêng cho mình, chữ ký tự động đặt bên hộp soạn tin Vào tab xuất sau: Hình 30 Màn hình thay đổi chữ ký Trung tâm Cơng nghệ thơng tin Truyền thông Quảng Nam Trang 23 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Ý nghĩa thông tin chức (1) Nội dung chữ ký Cho phép người sử dụng đánh nội dung chữ ký cần hiển thị tin (2) Nút Cho phép lưu chữ ký cá nhân, thông tin chữ ký hiển thị chân tin nhắn người sử dụng soạn tin trả lời, chuyển tiếp tin VIII Giỏ rác Chứa danh sách tin xóa bạn, cho phép phục hồi xóa vĩnh viễn khỏi thùng rác bạn Vào tab , xuất sau Hình 31 Màn hình click chọn tab Giỏ rác Ý nghĩa thông tin chức (1) Danh sách tin nhận Hiển thị danh sách tin nhận xóa từ người sử dụng xóa (2) Danh sách tin gửi xóa Hiển thị danh sách tin gửi xóa từ người sử dụng (3) Danh sách tin nháp Hiển thị danh sách tin nháp xóa từ người sử dụng xóa (4) Nút Cho phép người sử dụng khơi phục lại tin xóa (5) Nút Cho phép xóa hẳn tin hệ thống Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 24 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE PHẦN VII TRA CỨU VĂN BẢN Mục Tra cứu văn chương trình giúp quản lý, tra cứu văn người sử dụng cần giúp tiết kiệm thời gian nhanh chóng giải cơng việc hiệu Vào Menu trái -> Tra cứu văn có chức sau : - Tra cứu văn đến : hiển thị thống kê số lượng văn đến có hệ thống - Tra cứu văn : hiển thị thống kê số lượng văn có hệ thống - Tra cứu tổng hợp I Tra cứu văn đến Vào Menu trái -> (1) Tra cứu văn -> Click vào Tra cứu văn đến xuất hình sau Hình 32 Màn hình Tra cứu văn đến Tại mục Tra cứu văn đến cho phép người sử dụng tra cứu văn theo thể loại sau: - Tra cứu theo Văn đến ngày - Theo ngày văn - Theo Sổ văn Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 25 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE - Theo Loại văn - Theo Cơ quan ban hành - Theo Lĩnh vực - Theo ngày đến Để hiểu rõ việc tra cứu văn theo thể loại trên, phần chi tiết vào thể loại để người sử dụng nắm rõ giúp việc tra cứu nhanh hơn, hiệu theo mong muốn a) Tra cứu văn đến ngày (Theo minh họa hình 32 phía trên) Vào (1) Tra cứu văn đến -> Chọn (2) Văn đến ngày, văn đến ngày văn thư vào sổ văn lưu trữ hết trang văn đến ngày Tại danh sách văn đến ngày (3), người thao tác click vào dịng văn cần xem để xem thơng tin chi tiết b) Tra cứu văn theo tiêu chí khác: Phần đề cập đến việc tra cứu văn đến heo nhiều tiêu chí khác theo ngày ban hành, sổ văn bản, loại văn bản, quan ban hành, lĩnh vực, ngày đến Dưới tra cứu theo tiêu chí điển hình theo ngày ban hành Những tiêu chí cịn lại tra cứu tương tự Hình 33 Màn hình tra cứu văn đến theo ngày ban hành Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 26 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Vào Tra cứu văn đến (1) -> Chọn Tra cứu Văn đến theo ngày ban hành (2) (3) Trích yếu văn muốn tra cứu Người sử dụng chọn vào phần (3) để vào thông tin chi tiết văn II Tra cứu văn Vào Menu trái -> (1) Tra cứu văn -> Click vào Tra cứu văn xuất hình sau Hình 33 Màn hình Tra cứu văn Tại mục Tra cứu văn đến cho phép người sử dụng tra cứu văn theo thể loại sau: - Tra cứu theo Văn ngày - Theo ngày văn - Theo Người ký - Theo Người xử lý - Theo Sổ văn - Theo Văn QPPL - Theo Loại văn - Theo lĩnh vực Để hiểu rõ việc tra cứu văn theo thể loại trên, phần hướng dẫn chi tiết cách tra cứu thể loại để người sử dụng nắm rõ giúp việc tra cứu nhanh hơn, hiệu theo mong muốn Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 27 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE a) Tra cứu văn ngày (Theo minh họa hình 33 phía trên) Vào (1) Tra cứu văn -> Chọn (2) Văn ngày, văn ngày văn thư vào sổ văn lưu trữ hết trang văn ngày Tại danh sách văn đến ngày (3), người thao tác click vào dòng văn cần xem để xem thông tin chi tiết b) Tra cứu văn theo tiêu chí khác: Phần đề cập đến việc tra cứu văn theo nhiều tiêu chí khác theo ngày ban hành, người ký, người xử lý chính, Sổ văn bản, loại văn bản, Văn QPPL, lĩnh vực Dưới tra cứu theo tiêu chí điển hình theo ngày ban hành Những tiêu chí cịn lại tra cứu tương tự Hình 33 Màn hình tra cứu văn đến theo ngày ban hành Vào Tra cứu văn (1) -> Chọn Tra cứu Văn theo ngày ban hành (2) (3) Trích yếu văn muốn tra cứu Người sử dụng chọn vào phần (3) để vào thông tin chi tiết văn Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 28 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE III Tra cứu tổng hợp Hình 34 Trang tra cứu tìm kiếm tổng hợp Vào Menu trái -> (1) Tra cứu văn -> Click vào Tìm kiếm tổng hợp xuất hình 34 Ý nghĩa chức phần này: (2) Tick chọn tìm kiếm theo (5) Tick chọn tìm kiếm theo hồ sơ cơng việc văn đến (3) Tick chọn tìm kiếm theo (6) Tick chọn tìm kiếm theo văn phối hợp văn (4) Tick chọn tìm kiếm theo (7) Tổng hợp tiêu chí tìm kiếm văn y Sau điền thông tin phần theo mục tick chọn, người sử dụng nhấn nút (8) để tìm văn theo u cầu CHÚC THÀNH CƠNG VÀ MAY MẮN -o0o - Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 29