Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG EKP DÀNH CHO NHÀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ pdf

HR –Line Manager Guide -1- GK Corporation 102 – B1 Nguy n Khánh Toàn – C u Gi y - Hà N i Tel: (+84 4) 2813888 Fax: (+84 4) 2813999 TÀI LI U H NG D N S D NG EKP DÀNH CHO NHÀ QU N LÝ NHÂN S http://www.gkcorp.com.vn http://www.vietnamlearning.com.vn C m n b n s d ng gi i pháp đào t o tr c n t p đoàn GK cung c p Trong tài li u b n s đ c cung c p thông tin, cách th c s d ng h th ng qu n lý đào t o EKP danh ti ng c a t p đoàn Netdimensions i t ng c a tài li u: • Các nhà qu n lý nhân s • Nhà qu n lý doanh nghi p N i dung tài li u Thi t l p h s công vi c, k n ng 1.1 Thi t l p h s công vi c 1.2 Thi t l p k n ng Gán h s công vi c cho nhân viên 11 Qu n lý ho t đ ng đào t o c a nhân viên 13 3.1 Qu n lý vi c h c t p c a nhân viên 13 3.2 Qu n lý, đánh giá ho t đ ng c a nhân viên 17 L u ý: Các ph n qu n lý ng i dùng qu n lý báo cáo b n có th tham kh o t i tài li u dành cho Admin tài li u h ng d n s d ng qu n lý báo cáo GK Corporation HR –Line Manager Guide -2- Thi t l p h s công vi c, k n ng Trong doanh nghi p vai trị c a ng i qu n lý nhân s (HR) h t s c quan tr ng i v i mơ hình đào t o HR ph i phân tích nhu c u đào t o c a doanh nghi p đ a nh ng chi n l c đào t o nhân viên công ty, vi c th c hi n b ng cách thi t l p h s công vi c t ng ng v i nh ng v trí khác nhau, qua s đ a nh ng yêu c u v k n ng, ki n th c đ có th đáp ng đ c cơng vi c Trên h th ng EKP, HR có th th c hi n nh ng công vi c thông qua công c qu n lý Mu n th c hi n vi c này, tr c h t HR ph i đ ng nh p vào h th ng, ph n trang ch l a ch n m c “Qu n lý” 1.1 Thi t l p h s cơng vi c • t o h s cơng vi c k n ng, l a ch n m c “Qu n lý k n ng” ph n “Qu n lý” nêu • Trong m c “Qu n lý k n ng” l a ch n “So n th o k n ng” • Màn hình “So n th o k n ng” hi n ra, bao g m thành ph n: Danh m c H s cơng vi c, nhóm k n ng, cơng c hình hi n th GK Corporation HR –Line Manager Guide -3- Danh m c h s cơng vi c phía bên ph i hình s hi n th nh ng H s , k n ng mà b n có quy n qu n lý Thanh cơng c phía bên ph i hình s cho phép b n t o, theo dõi tình tr ng h s cơng vi c k n ng L a ch n ph n T o m i đ t o H s , k n ng m i, giao di n qu n lý Giao di n c a ph n “T o m i” h s s hi n • L a ch n “T o danh m c h s công vi c” r i b m nút “T o m i” • Sau t o xong danh m c h s cơng vi c b n có th t o h s công vi c b ng cách nh n l i vào nút “T o m i” l a ch n ph n “T o h s công vi c” C a s m i m ra, nh p thông s v Mã tham chi u, Tên, Danh m c… c a h s công vi c mà b n mu n t o GK Corporation HR –Line Manager Guide • • -4- Trong ph n l a ch n “Kích ho t”, n u nh b n l a ch n “ ang ho t đ ng” h s cơng vi c s đ c tính ho t đ ng, cịn n u khơng s đ c coi khơng ho t đ ng Ti p theo b n ch p nh n b ng cách l a ch n nút “OK” Sau b n s th y đ c thông tin v h s công vi c c a b n đ c hi n th Sau t o xong h s cơng vi c b n c n ph i phân tích xem h s cơng vi c c n nh ng k n ng c n thi t Sau b n s ph i gán nh ng k n ng cho h s cơng vi c th c hi n vi c này, ph n thông tin v h s công vi c l a ch n ph n “Gán k n ng” đ gán k n ng cho h s cơng vi c Ngồi b n có th l a ch n “Gán nhóm” đ gán m t nhóm k n ng cho h s cơng vi c GK Corporation HR –Line Manager Guide • -5- Sau l a ch n Gán k n ng, hình m i s m đ b n l a ch n m t ho c nhi u k n ng s n có cho h s cơng vi c (đ bi t cách t o k n ng m i b n tham kh o ph n 1.2) L a ch n ph n “B sung k n ng”, hình m i hi n b n tìm ki m nh ng k n ng phù h p v i h s công vi c mà b n thi t l p Ti p theo ph n k t qu k n ng đ c tìm th y, b n l a ch n k n ng phù h p r i b m nút đ l a ch n m t k n ng ho c b m nút ch n t t c k n ng đ c tìm th y Ti p theo l a ch n nút “OK” GK Corporation đ l a HR –Line Manager Guide -6- M t hình m i s hi n th đ ngh b n xem l i thông s m t l n cu i N u đ ng ý b n l a ch n nút “OK” Và k t qu hi n s có d ng nh sau: GK Corporation HR –Line Manager Guide -7- 1.2 Thi t l p k n ng Trong ph n ta bi t cách thi t l p h s công vi c, ph n b n s đ h ng d n cách th c thi t l p k n ng nhóm k n ng • c t o danh m c k n ng m i, b m vào nút “T o m i” l a ch n “T o danh m c k n ng” Màn hình m i s hi n ra, b n nh p vào tên danh m c k n ng mà b n mu n t o, sau b m vào nút “T o m i” Sau t o danh m c k n ng m i b n có th th y danh m c k n ng m i s hi n th bên trang thông tin phía bên ph i hình b ng cách b m vào nút “C p nh t” • phía bên ph i hình t o k n ng m i quay l i hình t o m i b ng cách nh n vào nút “T o m i” l a ch n ph n “T o k n ng” GK Corporation HR –Line Manager Guide -8- Trong ph n b n nh p thông tin v k n ng bao g m mã tham chi u( ví d mathamchieu1) tên c a k n ng, danh m c k n ng, kích ho t?… L u ý: B n có th thi t l p k n ng đ c s d ng ho c không s d ng b ng cách l a ch n ph n “Kích ho t” “ ang ho t đ ng” Ti p theo có thông s mà b n c n thi t l p thơng s “T thi t l p”, n u đ c l a ch n h c viên có th t gán k n ng cho h , n u khơng l a ch n h c viên ch có đ c k n ng sau hồn thành m t s yêu c u c a b n Cu i b n b m nút “OK” Sau t o k n ng b n c n ph i gán khóa h c t ng ng v i k n ng vi c b n b m vào nút “Gán khóa h c cho k n ng” GK Corporation th c hi n HR –Line Manager Guide -9- Màn hình m i hi n b n l a ch n ph n “Thêm khóa h c” Sau b n c n tìm khóa h c t ng ng v i k n ng b ng cách nh p thơng tin c n tìm ki m r i b m vào nút “Tìm ki m” Trong hình ti p theo b n l a ch n khóa h c t danh sách tìm ki m r i b m nút ho c GK Corporation HR –Line Manager Guide - 10 - Màn hình m i hi n ra, b n ki m tra l i thông tin l n cu i r i b m nút “OK” K t qu cu i cùng: GK Corporation HR –Line Manager Guide - 11 - Gán h s công vi c cho nhân viên Trong ph n tr c b n bi t cách t o h s công vi c k n ng liên quan cho công vi c Trong ph n b n s đ c h ng d n cách gán h s cơng vi c cho nhân viên ho c t ch c mà b n qu n lý • L a ch n Danh m c công vi c mà b n mu n xem phía bên ph i hình, ví d “Danh m c 1” Trong ph n qu n lý h s công vi c (Qu n lý -> Qu n lý k n ng -> So n th o k phía bên ph i hình n ng) ta l a ch n nút “Tìm ki m” Màn hình tìm ki m hi n b n l a ch n ki u tìm ki m r i b m nút “Tìm ki m” M o: B n có th b m nút “Tìm ki m” mà khơng c n n thơng tin tìm ki m đ hi n th t t c H s công vi c K t qu s hi n th ph n danh m c phía bên ph i, ti p theo b n l a ch n h s công vi c mà b n c n gán cho h c viên (ví d : h s Nhân viên phịng d ch v khách hàng) Màn hình m i hi n lên, b n l a ch n phím “Gán h s cơng vi c” Ti p theo b n b m vào “Ch n h c viên” đ l a ch n ng v i h s công vi c mà b n mu n gán GK Corporation i có vai trị t ng ng HR –Line Manager Guide - 12 - Trong hình tìm ki m b n l a ch n h c viên mà b n mu n tìm thơng qua Mã h c viên, Tên, H , Vai trò, T ch c r i b m nút “Tìm ki m” Trong ph n k t qu tìm ki m b n l a ch n h c viên t ng ng r i b m nút ho c , ti p theo b m nút “OK” Màn hình m i hi n cho b n xem l i thông tin m t l n n a, n u ch p thu n b n ch n nút “OK” • Sau hồn thành vi c gán h s cơng vi c cho nhân viên ( User_CS) h s công vi c c a User_CS s hi n th h s cơng vi c nh ng k n ng t ng ng c n hoàn thành Lúc nhân viên đ c gán ch ng ch có th xem thơng tin b ng cách truy c p vào đ L uý: ng d n k t qu s nh sau: ph n “Tr ng thái hồn thành k n ng” có bi u t đ hoàn thành k n ng c a h c viên N u bi u t ng màu xám h c viên ch a hoàn thành đ c k n ng N u bi u t ngh a h c viên hoàn thành k n ng GK Corporation ng th hi n m c ng màu xanh ngh a HR –Line Manager Guide - 13 - Qu n lý ho t đ ng đào t o c a nhân viên Trong hai ph n b n bi t cách thi t l p h s công vi c, k n ng gán h s công vi c cho nhân viên c a Trong ph n b n s đ c h ng d n cách th c qu n lý nhân viên c a thơng qua h th ng qu n lý đào t o i m khác bi t c a ph n so v i hai ph n là: ch c n ng qu n lý s đ c s d ng b i HR ng i qu n lý doanh nghi p Thông th ng mơ hình đào t o s đ c phân c p nh sau : • HR ng i qu n lý cao nh t quy trình đào t o • Line Manager hay ng i qu n lý tr c ti p lãnh đ o phòng ban, Line Manager s qu n lý nh ng nhân viên d i quy n • D i nhân viên phòng ban Nh v y c HR Line Manager đ u có nh ng ch c n ng đ qu n lý vi c đào t o ho t đ ng làm vi c c a nhân viên, th ph n s trình bày n i dung chính: • Qu n lý vi c h c t p c a nhân viên • Qu n lý đánh giá ho t đ ng c a nhân viên 3.1 Qu n lý vi c h c t p c a nhân viên M i công vi c qu n lý h c t p c a nhân viên đ u đ c th c hi n m c “Giám sát h c viên”, đ truy c p vào ph n b n (HR ho c Line Manager) ch c n b m vào nút viên” s hi n phía bên ph i hình, hình “Giám sát h c • Phê t đ ng ký h c Thông th ng đ đ ng ký m t khóa h c h c viên c n ph i có đ c s phê chu n ch p thu n t ng i qu n lý h Trong vài trò ng i qu n lý b n có th s ph i phê chu n nh ng yêu c u t phía h c viên th c hi n u đ u tiên b n truy c p vào m c “Giám sát h c viên” nh nêu trên, ti p theo ph n Phê t đ ng ký h c b n s th y thông tin yêu c u đ ng ký c n b n phê t GK Corporation HR –Line Manager Guide - 14 - ch p thu n yêu c u đ ng ký b n l a ch n nút “Ch p nh n”, n u không ch p nh n b n l a ch n nút “T ch i” Ti p theo hình m i hi n ra, b n có th thêm thơng tin thích cho vi c phê chu n đ ng ký h c đ g i t i h c viên B m phím "Ti p” đ h c thành trình phê t, sau khóa h c mà h c viên yêu c u s xu t hi n m c “Các khóa h c h c” c a h c viên • Qu n lý q trình đào t o c a ng i đ c b n qu n lý tr c ti p Ch c n ng cho phép nhà qu n lý theo dõi, giám sát qu n lý vi c h c t p c a h c viên Mu n th c hi n b n b m vào ph n “Quá trình đào t o c a ng i đ c đánh giá” ph n “Giám sát h c viên” Màn hình giám sát trình đào t o c a h c viên hi n lên v i thông tin v nh ng ng i mà b n đ c quy n giám sát GK Corporation HR –Line Manager Guide - 15 - b t đ u vi c đánh giá m t h c viên b n l a ch n tên h c viên t danh sách, m t hình qu n lý h c viên s m v i ch c n ng nh “Các khóa h c đ c đ ng ký”, “H s /B ng m”,”Gán khóa h c”,"Báo cáo ho t đ ng đào t o" o Trong ph n "Các khóa h c đ c đ ng ký” b n s th y đ c nh ng khóa h c mà h c viên đ ng ký B n có th l a ch n xem h c viên h c nh th b ng cách b m vào tên c a khóa h c hi n th k t qu hi n GK Corporation HR –Line Manager Guide - 16 - o Trong ph n "H s /B ng m” b n s bi t chi ti t h n trình h c t p c a h c viên nh tình tr ng hồn thành khóa h c, s m đ t đ c th m chí thêm nh ng H s /b ng m t bên c a h c viên vào h th ng • o Trong ph n “Gán khóa h c” b n có th gán cho ng i mà b n qu n lý nh ng khóa h c mà b n mu n ng i h c Sau th c hi n vi c gán khóa h c khóa h c s xu t hi n ph n “Nh ng khóa h c h c” c a h c viên Qu n lý nhóm, phịng ban mà b n qu n lý Ph n qu n lý nhóm, phịng ban mà b n qu n lý c ng t ng t nh ph n qu n lý nh ng h c viên b n qu n lý tr c ti p nêu ph n Tuy nhiên ch nh ng ng i qu n lý phòng ban ho c HR m i có quy n th c hi n ch c n ng này, ng i qu n lý tr c ti p m t s nh nhân viên s khơng có quy n chuy n sang ph n qu n lý b n l a ch n m c “ ánh giá nhóm b n qu n lý” GK Corporation HR –Line Manager Guide - 17 - 3.2 Qu n lý, đánh giá ho t đ ng c a nhân viên Vi c đánh giá ho t đ ng c a nhân viên h t s c quan tr ng đ i v i doanh nghi p, h th ng EKP công vi c có th th c hi n đ c b ng chu trình nh sau: • Nhân viên (ng i đ c đánh giá) hàng n m s t đánh giá ho t đ ng c a n m tr c, đ nh ng m c tiêu h c t p, kinh doanh c a • Ng i qu n lý tr c ti p c a nhân viên s ki m tra l i b n t đánh giá đó, đ a nh ng phê chu n ho c khuy n ngh thích h p ph n h i l i h c viên • Cu i ng i qu n lý c p cao h n xem nh ng đánh giá đ c phê t đ a nh ng sách đào t o ho c m c tiêu công vi c c th cho nhân viên t ch c th c hi n công vi c đánh giá h c viên, ng i qu n lý c n ph i truy c p vào ph n qu n lý “Quá trình đào t o c a ng i đ c đánh giá” nh nêu (Giám sát h c viên -> Quá trình đào t o c a ng i đ c đánh giá) r i l a ch n ph n “Phát tri n ngh nghi p” Màn hình qu n lý ngh nghi p c a nhân viên s hi n lên, t i b n có th th y thơng tin v h s cơng vi c, tình tr ng hồn thành k n ng, ch ng ch c a nhân viên, th m chí b n có th đ ngh h c viên h c m t khóa h c b n đ ngh b ng cách b m vào nút “K ho ch đào t o” Quay tr l i m c đích c a ph n “ ánh giá đào t o”, b n l a ch n m c “ ánh giá ho t đ ng” hình qu n lý ngh nghi p c a nhân viên GK Corporation HR –Line Manager Guide - 18 - Màn hình đánh giá ho t đ ng hi n ra, b n l a ch n n m c n đánh giá r i b m vào nút “B t đ u đánh giá” • Trong hình đ u tiên, b n s th y thông tin t đánh giá c a nhân viên v nh ng ho t đ ng nhân viên th c hi n đ c n m tr c B n có th ch nh s a ho c góp ý vào b n t đánh giá c a h c viên chuy n sang ph n ti p theo b n b m nút GK Corporation HR –Line Manager Guide - 19 - • Trong hình ti p theo b n s th y nh ng thông tin t đánh giá m t m nh m t y u c a nhân viên, c ng nh ph n b n có th s a đ i n i dung ho c đ a thêm nh ng ý ki n trao đ i • Ti p theo đ n hình th b n s th y thông tin v k ho ch, m c tiêu mà nhân viên t đ cho mình, b n c ng có th s a đ i ho c đ a ý ki n c a vào GK Corporation HR –Line Manager Guide - 20 - Trong b c cu i cùng, n u b n ch p nh n v i b n t đánh giá c a nhân viên, b n ch c n l a ch n ph n “Ng i đánh giá ch p thu n” l a ch n “Tr ng thái đánh giá” v i l a ch n: o M đ s a : Cho phép nhân viên có th s a đ i b n t đánh giá o Ch nh s a b i ng i đánh giá: Không cho phép nhân viên s a đ i b n t đánh giá n a, ch có b n ho c ng i qu n lý cao h n m i có quy n ch nh s a o Ch nh s a qu n tr h th ng: Khơng có quy n ch nh s a b n đánh giá tr ng i qu n tr cao nh t c a h th ng Cu i b n b m nút “L u l i” hoàn t t trình đánh giá h c viên M i ý ki n th c m c xin liên h : Phòng Customer Service – GK Corporation Phone: +844 2813 888 Fax: +844 2813 999 support@gkcorp.com.vn GK Corporation ... c a nhân viên, th ph n s trình bày n i dung chính: • Qu n lý vi c h c t p c a nhân viên • Qu n lý đánh giá ho t đ ng c a nhân viên 3.1 Qu n lý vi c h c t p c a nhân viên M i công vi c qu n lý. .. Qu n lý ho t đ ng đào t o c a nhân viên Trong hai ph n b n bi t cách thi t l p h s công vi c, k n ng gán h s cơng vi c cho nhân viên c a Trong ph n b n s đ c h ng d n cách th c qu n lý nhân viên... vi c cho nhân viên Trong ph n tr c b n bi t cách t o h s công vi c k n ng liên quan cho công vi c Trong ph n b n s đ c h ng d n cách gán h s cơng vi c cho nhân viên ho c t ch c mà b n qu n lý •