Tài liệu này Hướng dẫn cách sử dụng Google Form cho công tác báo cáo công tác hàng ngày tại Điện lực, nhằm Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong sản xuất nhằm nâng cao năng suất lao động.Giúp cho Lãnh đạo điện lực nắm bắt được tình hình thực hiện của các nhóm công tác để có phương án điều hành, chỉ đạo kịp thời.
GIẢI PHÁP Ứng dụng Google Form (Google biểu mẫu) để thu thập thơng tin tình hình thực hàng ngày nhóm cơng tác đội QLVHĐD&TBA Tác giả: Nguyễn Văn Đảng Nguyễn Thanh Tứ Đơn vị: Điện lực TX Hồng NgựPCĐT Tháng năm 2018 Ứng dụng Google Form (Google biểu mẫu) để thu thập thông tin tình hình thực hàng ngày nhóm cơng tác đội QLVHĐD&TBA Tình trạng tổ chức sản xuất tại: Số lượng nhân viên Đội QLVHĐD&TBA chiếm tỉ lệ 40% nhân viên toàn Điện lực, nên suất lao động Đội QLVHĐD&TBA ảnh hưởng lớn đến suất lao động toàn Điện lực Việc báo cáo tình hình thực cơng tác ngày hơm trước nhóm cơng tác chiếm nhiều thời gian cơng tác sinh hoạt an tồn hàng ngày Đội QLVHĐD&TBA, trưởng nhóm cơng tác phải báo cáo nhiều nội dung cho người chủ trì sinh hoạt an tồn như: Kết thực cơng tác, Nội dung tồn (nếu có), Ngun nhân tồn (nếu có), Phê bình, Biểu dương, Lý phê bình, Lý biểu dương… Ngồi ra, việc Chấm công Theo dõi nội dung công tác trưởng ca vận hành, trưởng nhóm cơng tác; Chấm th xe gắn máy; Xét mức hoàn thành nhiệm vụ hàng tháng Đội QLVHĐD&TBA tốn nhiều thời gian phải truy xuất lại Biên sinh hoạt hàng ngày, phiếu công tác, phiếu thao tác… phải điền nhiều thông tin như: Ngày công tác; Nội dung công tác; Tên người công tác, số PCT, PTT, LCT… Giám đốc Điện lực khó nắm bắt tình hình thực nhóm cơng tác khơng tham gia sinh hoạt an toàn hàng ngày với Đội QLVHĐD&TBA Hầu hết nhân viên Điện lực sử dụng điện thoại thơng minh máy tính bảng có kết nối internet tham gia mạng xã hội Ứng dụng Google Form (Google biểu mẫu) để thu thập thông tin tình hình thực hàng ngày nhóm cơng tác đội QLVHĐD&TBA Mục đích giải pháp điều kiện cần thiết để đạt mục đích: •Ứng dụng cơng nghệ thơng tin phục vụ công tác chuyên môn nhằm nâng cao suất lao động Điện lực •Giúp cho Giám đốc Điện lực nắm bắt tình hình thực nhóm cơng tác để có phương án điều hành đạo kịp thời • Để áp dụng giải pháp người tạo biểu mẫu trưởng nhóm cơng tác phải sử dụng điện thoại thơng minh máy tính bảng máy vi tính có kết nối internet đồng thời phải sử dụng email mạng xã hội Riêng người tạo biểu mẫu phải có thêm tài khoản Gmail để sử dụng ứng dụng miễn phí Google Form Google Ứng dụng Google Form (Google biểu mẫu) để thu thập thơng tin tình hình thực hàng ngày nhóm cơng tác đội QLVHĐD&TBA Mô tả chi tiết chất giải pháp: Bước thứ nhất: Tạo biểu mẫu Tạo biểu mẫu Google Form (Google biểu mẫu), nội dung biểu mẫu gồm số câu hỏi sau: Ngày công tác; PCT, PTC, LCT; Nội dung cơng tác; Trưởng nhóm cơng tác trưởng ca vận hành; Nhân viên nhóm cơng tác; Kết thực hiện; Nội dung tồn (nếu có); Nguyên nhân tồn tại, khó khăn, vướng mắc (nếu có); Cơng tác nghiệm thu, tốn VT, Biên đóng điện, treo tháo điện kế…; Biểu dương; Lý biểu dương; Phê bình; Lý phê bình; Kiến nghị khác (nếu có) Việc tạo sử dụng biểu mẫu Google Form đơn giản khơng cần kiến thức lập trình nên không yêu cầu người tạo người sử dụng phải có nhiều kiến thức cơng nghệ thơng tin (các hướng dẫn cách tạo sử dụng Google Form có nhiều internet), cách tạo biểu mẫu theo video hướng dẫn đính kèm Ứng dụng Google Form (Google biểu mẫu) để thu thập thông tin tình hình thực hàng ngày nhóm cơng tác đội QLVHĐD&TBA Mô tả chi tiết chất giải pháp: Bước thứ hai: Gửi đường link biểu mẫu tạo cho nhân viên trưởng nhóm cơng tác Đội QLVHĐD&TBA qua mạng xã hội email (việc tạo biểu mẫu gửi đường link thực lần đầu tiên, lặp lại cho lần công tác) Hiện tại, 100% nhân viên Đội QLVHĐD&TBA sử dụng điện thoại thông minh thường xuyên sử dụng mạng xã hội nên công tác thuận lợi Ứng dụng Google Form (Google biểu mẫu) để thu thập thơng tin tình hình thực hàng ngày nhóm cơng tác đội QLVHĐD&TBA Mơ tả chi tiết chất giải pháp: Bước thứ ba: Báo cáo công tác Sau công tác xong (cuối buổi làm việc vào buổi tối ngày công tác, sáng sớm ngày hôm sau trước lúc sinh hoạt an tồn) trưởng nhóm cơng tác sử dụng Điện thoại di động thơng minh máy tính bảng máy vi tính để báo cáo tình hình thực nhóm cơng tác phụ trách cách trả lời câu hỏi biểu mẫu gửi đường link nêu mà không cần phải báo cáo miệng hay văn sinh hoạt an toàn hàng ngày Các nội dung báo cáo Google Form lưu trữ lại internet (lưu trữ Drive Google ) Ứng dụng Google Form (Google biểu mẫu) để thu thập thơng tin tình hình thực hàng ngày nhóm cơng tác đội QLVHĐD&TBA Mô tả chi tiết chất giải pháp: Bước thứ tư: Khai thác liệu báo cáo: Từ liệu trưởng nhóm cơng tác báo cáo Google Form lưu trữ mạng internet, trước sinh hoạt an toàn hàng ngày Lãnh đạo Điện lực, Lãnh đạo Đội QLVHĐD&TBA vào xem trước nội dung trưởng nhóm cơng tác báo cáo để nắm bắt tình hình thực nhóm cơng tác nhằm có phương án điều hành, đạo kịp thời Trưởng nhóm công tác không cần phải báo cáo miệng văn tình hình thực nhóm cơng tác ngày hơm trước phụ trách nên giảm nhiều thời gian công tác sinh hoạt an tồn hàng ngày Ngồi ra, Google Form có chức xuất liệu nội dung báo cáo trưởng nhóm cơng tác file Excel nên thuận tiện công tác như: Chấm công; Chấm công thuê xe gắn máy Theo dõi nội dung công tác, trưởng ca vận hành, trưởng nhóm cơng tác; Xét mức hoàn thành nhiệm vụ hàng tháng Đội QLVHĐD&TBA Ứng dụng Google Form (Google biểu mẫu) để thu thập thơng tin tình hình thực hàng ngày nhóm cơng tác đội QLVHĐD&TBA Q trình áp dụng giải pháp thực tiễn: Giải pháp áp dụng Điện lực thị xã Hồng Ngự - Công ty Điện lực Đồng Tháp từ tháng 01 năm 2018 đến Việc áp dụng giải pháp rút ngắn thời gian thời gian sinh hoạt an toàn hàng ngày, tăng mức độ xác giảm thời gian: chấm công, chấm công thuê xe gắn máy, xét mức hoàn thành nhiệm vụ hàng tháng Đội QLVHĐD&TBA Ứng dụng Google Form (Google biểu mẫu) để thu thập thơng tin tình hình thực hàng ngày nhóm cơng tác đội QLVHĐD&TBA Hiệu thực tế thu áp dụng giải pháp Giúp nâng cao suất Đội QLVHDD&TBA, cụ thể sau áp dụng giải pháp tiết kiệm thời gian sinh hoạt an toàn hàng ngày khoảng 10 phút/1ngày Tiết kiệm thời gian thực công tác như: Chấm công; Chấm công thuê xe gắn máy; Theo dõi nội dung công tác, trưởng ca vận hành, trưởng nhóm cơng tác 4giờ/1 tháng (≈ 0,5 ngày công) Giúp cho lãnh đạo Điện lực nắm bắt tình hình thực cơng tác nhóm cơng tác tốt nhằm có phương án điều hành đạo kịp thời Ứng dụng Google Form (Google biểu mẫu) để thu thập thơng tin tình hình thực hàng ngày nhóm cơng tác đội QLVHĐD&TBA The End Thank You!!! Ứng dụng Google Form (Google biểu mẫu) để thu thập thơng tin tình hình thực hàng ngày nhóm cơng tác đội QLVHĐD&TBA 10 ... Bước thứ ba: Báo cáo công tác Sau công tác xong (cuối buổi làm việc vào buổi tối ngày công tác, sáng sớm ngày hơm sau trước lúc sinh hoạt an tồn) trưởng nhóm công tác sử dụng Điện thoại di... QLVHĐD&TBA sử dụng điện thoại thông minh thường xuyên sử dụng mạng xã hội nên công tác thuận lợi Ứng dụng Google Form (Google biểu mẫu) để thu thập thơng tin tình hình thực hàng ngày nhóm cơng tác đội... có thêm tài khoản Gmail để sử dụng ứng dụng miễn phí Google Form Google Ứng dụng Google Form (Google biểu mẫu) để thu thập thông tin tình hình thực hàng ngày nhóm công tác đội QLVHĐD&TBA Mô tả