1. Hồ sơ chờ xử lý
a) Danh sách hồ sơ chờ xử lý
Hồ sơ chờ xử lý phát sinh sau khi tạo hồ sơ công việc từ văn bản đến hoặc phiếu yêu cầu, đề xuất.
Để xem những hồ sơ chờ xử lý, người dùng thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Trên thanh menu, người dùng click chọn “HỒ SƠ CÔNG VIỆC”.
Bước 2: Click chọn “Hồ sơ chờ xử lý”.
Hình 37: Màn hình hiển thị danh sách hồ sơ chờ xử lý.
b) Lập dự thảo hồ sơ chờ xử lý
Từ màn hình danh hồ sơ chờ xử lý, người dùng click chọn 1 hồ sơ cần xử lý. Người dùng nhập vào các trường thông tin của dự thảo. Các trường có dấu sao màu đỏ (*) là bắt buộc phải nhập.
Click chọn để trình lãnh đạo phê duyệt hoặc click chọn
Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông Quảng Nam Trang 35
Hình 38: Màn hình lập dự thảo văn bản.
Lưu ý:
File đính kèm dự thảo phải là file có định dạng .doc, .docx, .pdf
File dự thảo phải có đầy đủ 3 mã ký tự đặc biệt tại các vị trí tương ứng. Văn bản có đủ 3 ký tự đặc biệt mới có thể thực hiện ký số và tự động điền các thông tin tương ứng vào file dự thảo. 3 ký tự đặc biệt gồm:
o #SoKyHieuVanBan: tại vị trí Số ký hiệu văn bản
o #DiaDiemNgayBanHanh: tại vị trí địa điểm, ngày ban hành
o #ChuKyLanhDao: tại vị trí chữ ký của lãnh đạo
File dự thảo được soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định tại Điều 10 Thông tư số 01/2019/TT-BNV. Người dùng có thể tham khảo mẫu file dự thảo tại Trang chủ chọn
Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông Quảng Nam Trang 36
2. Hồ sơ yêu cầu sửa
a) Danh sách hồ sơ yêu cầu sửa
Hồ sơ yêu cầu sửa là những hồ sơ đã được trình ký nhưng lãnh đạo không đồng ý thì hiển thị ở danh sách này.
Để xem những hồ sơ yêu cầu sửa, người dùng thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Trên thanh menu, người dùng click chọn “HỒ SƠ CÔNG VIỆC”.
Bước 2: Click chọn “Hồ sơ yêu cầu sửa”.
Hình 39: Màn hình hiển thị danh sách hồ sơ yêu cầu sửa.
b) Lập lại dự thảo
Từ màn hình danh hồ sơ yêu cầu sửa, người dùng click chọn 1 hồ sơ cần xử lý và thực hiện lập lại dự thảo.
3. Hồ sơ giám sát, phối hợp
Hồ sơ giám sát, phối hợp là những hồ sơ bạn được chọn với vai trò giám sát hoặc phối hợp xử lý. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Để xem những hồ sơ giám sát, phối hợp người dùng thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Trên thanh menu, người dùng click chọn “HỒ SƠ CÔNG VIỆC”.
Bước 2: Click chọn “Hồ sơ giám sát, phối hợp”.
Bước 3: Click chọn 1 hồ sơ cần xem để xem thông tin chi tiết của hồ sơ đó.
Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông Quảng Nam Trang 37
Hình 40: Màn hình hiển thị danh sách hồ sơ giám sát, phối hợp.
4. Tra cứu hồ sơ công việc
Các hồ sơ Đã ban hành hoặc Lưu tham khảo thì có thể xem ở phần tra cứu Hồ sơ công việc.
Để tra cứu hồ sơ công việc, người dùng thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Trên thanh menu, người dùng click chọn “HỒ SƠ CÔNG VIỆC”.
Bước 2: Click chọn “Hồ sơ công việc”.
Bước 3: Click chọn 1 hồ sơ cần xem để xem thông tin chi tiết của hồ sơ đó.
Hình 41: Màn hình tra cứu hồ sơ công việc.