IV. Quản lý văn bản đi
2. Văn bản chờ ban hành
Để xem danh sách văn bản chờ ban hành, người dùng thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Trên thanh menu, người dùng click chọn “VĂN BẢN”.
Bước 2: Click chọn “Văn bản chờ ban hành”.
Hình 30: Màn hình hiển thị danh sách văn bản chờ ban hành.
Danh sách văn bản chờ vào sổ gồm:
o Văn bản nhập từ “Vào sổ văn bản đi”.
Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông Quảng Nam Trang 29
a) Ký số lãnh đạo
Ký số lãnh đạo là văn thư thực hiện ký số thay cho lãnh đạo.
Để ký số lãnh đạo từ “Văn bản chờ ban hành”, người dùng thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Tại màn hình danh sách văn bản chờ ban hành, người dùng click chọn văn bản cần xử lý.
Bước 2: Click chọn “Mở rộng” để xem chi tiết thông tin dự thảo.
Bước 3: Click chọn chức năng “Ký số lãnh đạo”.
Bước 4: Click chọn để thực hiện ký số hoặc click chọn
để quay lại.
Hình 31: Màn hình ký số lãnh đạo.
b) Ban hành
Để ban hành văn bản từ “Văn bản chờ ban hành”, người dùng thực hiện theo các bước sau:
Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông Quảng Nam Trang 30
Bước 1: Tại màn hình danh sách văn bản chờ ban hành, người dùng click chọn văn bản cần xử lý.
Bước 2: Click chọn “Mở rộng” để xem chi tiết thông tin dự thảo.
Bước 3: Click chọn chức năng “Ban hành”.
Bước 4: Người dùng nhập vào các thông tin cần thiết khi ban hành văn bản đi. Các trường thông tin có dấu sao màu đỏ (*) là bắt buộc nhập.
Bước 5: Click chọn để ký chứng thư số và ban
hành văn bản đi, click chọn để ban hành văn bản đi nhưng
không ký số hoặc click chọn để quay lại.
Hình 32: Màn hình ban hành văn bản đi.
Ký số và ban hành: Thực hiện ký chứng thư số và ban hành văn bản đến các đơn vị đã chọn tại Danh sách cá nhân/đơn vị được chọn.
Ban hành: Không ký số đơn vị và ban hànhvăn bản đến các đơn vị đã chọn tại Danh sách cá nhân/đơn vị được chọn.
Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông Quảng Nam Trang 31
Nếu không đồng ý ban hành văn bản đi, người dùng thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Tại màn hình danh sách văn bản chờ ban hành, người dùng click chọn văn bản cần xử lý.
Bước 2: Click chọn “Mở rộng” để xem chi tiết thông tin dự thảo.
Bước 3: Click chọn chức năng “Không đồng ý”.
Bước 4: Người dùng nhập vào lý do không đồng ý ban hành văn bản đó.
Bước 5: Click chọn để lưu hoặc click chọn để quay lại.
Hình 33: Màn hình không đồng ý ban hành văn bản đi.
Văn bản không được đồng ý ban hành đi sẽ được chuyển về lại cho người tham mưu văn bản đó.
d) Lưu văn bản
Để lưu văn bản chờ ban hành đi, người dùng thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Tại màn hình danh sách văn bản chờ ban hành, người dùng click chọn văn bản cần xử lý.
Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông Quảng Nam Trang 32
Bước 3: Click chọn chức năng “Lưu”.
Bước 4: Người dùng nhập vào lý do lưu văn bản đó.
Bước 5: Click chọn để lưu hoặc click chọn để quay lại.
Hình 34: Màn hình lưu văn bản chờ ban hành.
Văn bản chờ ban hành được lưu sẽ chuyển vào mục tra cứu văn bản đi.
3. Lập và in sổ văn bản đi
Để lập và in sổ văn bản đi, người dùng thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Trên thanh menu, người dùng click chọn “VĂN BẢN”.
Bước 2: Click chọn “Lập và in sổ văn bản đi”.
Bước 3: Nhập vào các thông tin cần tìm kiếm.
Bước 4: Click chọn để thực hiện tìm kiếm.
Bước 5: Click chọn để tải về máy file excel kết quả tìm kiếm.
Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông Quảng Nam Trang 33
Hình 35: Màn hình lập và in sổ văn bản đi.
4. Lấy số trước
Để lấy số trước, người dùng thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Trên thanh menu, người dùng click chọn “VĂN BẢN”.
Bước 2: Click chọn “Lấy số trước”.
Bước 3: Nhập vào các thông tin cần lấy số.
Bước 4: Click chọn để thực hiện lấy số trước.
Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông Quảng Nam Trang 34