HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC (Q-OFFICE) (Dành cho Lãnh đạo)

SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TRUNG TÂM CNTT – TT QUẢNG NAM HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC (Q-OFFICE) (Dành cho Lãnh đạo) Quảng Nam – 2020 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE MỤC LỤC PHẦN I: GIỚI THIỆU PHẦN II: ĐĂNG NHẬP VÀO PHẦN MỀM PHẦN III: KHAI THÁC SỬ DỤNG I Trang chủ II Quản lý văn đến Văn chờ xử lý a) Danh sách văn chờ xử lý b) Chuyển xử lý văn đến c) Xử lý văn đến d) Lưu tham khảo văn đến e) Luồng văn 10 f) Văn liên quan 10 Văn xử lý 11 Văn quan tâm 11 III Hồ sơ công việc 12 Hồ sơ chờ xử lý 12 a) Danh sách hồ sơ chờ xử lý 12 b) Lập dự thảo hồ sơ chờ xử lý 13 Hồ sơ yêu cầu sửa 14 a) Danh sách hồ sơ yêu cầu sửa 14 b) Lập lại dự thảo 14 Hồ sơ giám sát, phối hợp 14 Tra cứu hồ sơ công việc 15 IV Quản lý phiếu yêu cầu 16 Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Lập phiếu yêu cầu 16 Phiếu yêu cầu chờ xử lý 16 Phiếu yêu cầu chuyển 17 Phiếu yêu cầu xử lý 18 Phiếu yêu cầu giám sát phối hợp 19 V Tra cứu văn 19 VI Thống kê báo cáo 20 VII Lịch công tác 21 Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE PHẦN I: GIỚI THIỆU Hệ thống quản lý văn Hồ sơ công việc đời với mục đích nhằm tin học hóa việc xử lý văn hỗ trợ công tác điều hành quan quản lý nhà nước nhằm tiết kiệm tối đa chi phí văn phịng tạo môi trường làm việc đại Tài liệu sử dụng để hướng dẫn thao tác chức người sử dụng vận hành chương trình Với tài liệu cung cấp quyền hạn cho người sử dụng đăng nhập thao tác với vai trị lãnh đạo Trung tâm Cơng nghệ thơng tin Truyền thông Quảng Nam Trang Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE PHẦN II: ĐĂNG NHẬP VÀO PHẦN MỀM Để đăng nhập vào phần mềm Q-Office tỉnh Quảng Nam Người dùng thực theo bước sau: Bước 1: Trên hình desktop máy tính sử dụng, người dùng kích đơi chuột vào biểu tượng trình duyệt web Bước 2: Trên địa (address bar) trình duyệt, nhập vào địa phần mềm: qoffice.quangnam.gov.vn Bước 3: Nhập thông tin Tên đăng nhập Mật vào phần mềm quản trị cung cấp Hình 1: Màn hình đăng nhập vào phần mềm Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE PHẦN III: KHAI THÁC SỬ DỤNG I Trang chủ Sau đăng nhập thành cơng, xuất hình trang chủ hình sau: Hình 1: Màn hình trang chủ Với hình người sử dụng có chức sau: STT I I.1 NỘI DUNG MÔ TẢ Văn Văn đến Hiển thị danh sách văn đến chờ I.1.1 Văn chờ xử lý I.1.2 Văn xử lý Hiển thị danh sách văn xử lý I.1.3 Văn quan tâm Hiển thị văn đánh dấu quan tâm I.2 Văn I.2.1 Lập dự thảo I.3 xử lý xử lý phụ Lập dự thảo văn trình lãnh đạo phê duyệt Tra cứu văn I.3.1 Văn đến I.3.2 Văn II Hồ sơ công việc II.1 Hồ sơ công việc Hiển thị danh sách văn đến ngày tất Hiển thị danh sách văn ngày tất Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE II.1.1 Hồ sơ chờ xử lý II.1.2 Hồ sơ yêu cầu sửa II.1.3 II.2 III III.1 Hồ sơ giám sát, phối hợp Tra cứu hồ sơ công việc III.1.3 Phiếu yêu cầu chờ xử lý Phiếu yêu cầu chuyển III.1.5 Phiếu yêu cầu GSPH Hiển thị danh sách hồ sơ giám sát, phối hợp Tra cứu hồ sơ công việc theo ngày trạng thái hồ sơ Lập phiếu yêu cầu, chuyển cán chuyên môn xử lý Hiển thị danh sách phiếu yêu cầu chờ xử lý Hiển thị danh sách phiếu yêu cầu chuyển Hiển thị danh sách phiếu yêu cầu xử lý Hiển thị danh sách phiếu yêu cầu giám sát phối hợp Thống kế báo cáo IV.1 Văn đến IV.2 Hồ sơ công việc IV.3 Văn V Hiển thị danh sách hồ sơ yêu cầu sửa Phiếu yêu cầu III.1.4 Phiếu yêu cầu xử lý IV chờ xử lý Phiếu yêu cầu, đề xuất III.1.1 Lập phiếu yêu cầu III.1.2 Hiển thị danh sách hồ sơ công việc Lịch công tác Tổng hợp, thống kê văn đến theo phòng ban cá nhân Tổng hợp, thống kê hồ sơ cơng việc theo phịng ban cá nhân Tổng hợp, thống kê văn theo phòng ban cá nhân Hiển thị lịch công tác đơn vị Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE II Quản lý văn đến Văn chờ xử lý a) Danh sách văn chờ xử lý Để xem danh sách văn chờ xử lý, người dùng thực theo bước sau: Bước 1: Trên menu, người dùng click chọn “VĂN BẢN” Bước 2: Click chọn “Văn chờ xử lý” Hình 2: Màn hình hiển thị danh sách văn chờ xử lý Văn chờ xử lý có loại:  Xử lý chính: có quyền Xử lý văn đến Lưu tham khảo  Xử lý phụ: xem thơng tin, góp ý thêm văn liên quan b) Chuyển xử lý văn đến Để chuyển xử lý văn đến, người dùng thực theo bước sau: Bước 1: Tại hình danh sách văn chờ xử lý, người dùng chọn văn đến cần xử lý Bước 2: Người dùng xem đầy đủ thơng tin văn chờ xử lý cách click vào chức “Mở rộng” Bước 3: Người dùng nhập vào thông tin Các trường thơng tin có dấu màu đỏ (*) bắt buộc nhập  Thời hạn giải quyết: Chọn thời hạn giải cho phòng ban cá nhân xử lý văn Trung tâm Cơng nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE  Bắt buộc báo cáo: Khi người dùng tick chọn vào “Bắt buộc báo cáo” người xử lý khơng có quyền lưu tham khảo văn  Trong quan: Chọn người nhận quan cách tick chọn vào ô trước họ tên chức danh người để chuyển văn cho cá nhân chọn tick chọn trước tên phòng ban để chuyển văn cho phịng ban chọn Bước 4: Người dùng click chọn để chuyển click chọn để quay lại Hình 3: Màn hình xử lý văn đến c) Xử lý văn đến Để trực tiếp xử lý văn đến, người dùng thực theo bước sau: Bước 1: Tại hình xử lý văn đến, người dùng click “Xử lý” Bước 2: Người dùng xử lý văn đến cách sau:  Tạo hồ sơ: Người dùng nhập vào thông tin hồ sơ Các trường thơng tin có dấu màu đỏ (*) bắt buộc nhập Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE  Thêm vào hồ sơ có: Thêm văn vào hồ sơ tồn trước Bước 3: Người dùng click chọn để lưu click chọn để quay lại Hình 4: Màn hình xử lý văn đến d) Lưu tham khảo văn đến Nếu văn đến không cần phải xử lý, cần lưu lại để xem nắm thông tin sử dụng chức Lưu tham khảo văn đến Để lưu tham khảo văn đến, người dùng thực theo bước sau: Bước 1: Tại hình xử lý văn đến, người dùng click “Lưu tham khảo” Bước 2: Người dùng chọn người xem văn tra cứu văn đến Bước 3: Người dùng click chọn để lưu click chọn để quay lại Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Hình 5: Màn hình lưu tham khảo văn e) Luồng văn Q trình xử lý văn đến có luồng văn thông tin luân chuyển lưu lại trình chuyển xử lý xử lý văn đến Tại hình xử lý hiển thị thơng tin luân chuyển, người dùng xem cụ thể luồng văn theo dạng thư mục cách click chọn “Luồng văn bản”  click chọn để hiển thị người xử lý Hình 6: Màn hình hiển thị thơng tin ln chuyển văn f) Văn liên quan Để xem văn liên quan, hình xử lý văn  người dùng click chọn “Văn liên quan” Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 10 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Hình 7: Màn hình hiển thị văn liên quan đến văn đến Văn xử lý Để xem danh sách văn xử lý, người dùng thực theo bước sau: Bước 1: Trên menu, người dùng click chọn “VĂN BẢN” Bước 2: Click chọn “Văn xử lý” Bước 3: Click chọn vào văn để xem thông tin chi tiết văn Hình 8: Màn hình hiển thị danh sách văn xử lý Văn quan tâm Để xem danh sách văn quan tâm, người dùng thực theo bước sau: Bước 1: Trên menu, người dùng click chọn “VĂN BẢN” Bước 2: Click chọn “Văn quan tâm” Bước 3: Click chọn vào văn để xem thông tin chi tiết văn Trung tâm Cơng nghệ thơng tin Truyền thông Quảng Nam Trang 11 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Hình 9: Màn hình hiển thị danh sách văn quan tâm Để thực quan tâm văn bản, người dùng thực sau: Trong văn chờ xử lý  người dùng click chọn vào dấu để đanh dấu quan tâm văn Hình 10: Màn hình đánh dấu văn quan tâm III Hồ sơ công việc Hồ sơ chờ xử lý a) Danh sách hồ sơ chờ xử lý Hồ sơ chờ xử lý phát sinh sau tạo hồ sơ công việc từ văn đến phiếu yêu cầu, đề xuất Để xem hồ sơ chờ xử lý, người dùng thực theo bước sau: Bước 1: Trên menu, người dùng click chọn “HỒ SƠ CÔNG VIỆC” Bước 2: Click chọn “Hồ sơ chờ xử lý” Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 12 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Hình 17: Màn hình hiển thị danh sách hồ sơ chờ xử lý b) Lập dự thảo hồ sơ chờ xử lý Từ hình danh hồ sơ chờ xử lý, người dùng click chọn hồ sơ cần xử lý Người dùng nhập vào trường thơng tin dự thảo Các trường có dấu màu đỏ (*) bắt buộc phải nhập để trình lãnh đạo phê duyệt click chọn Click chọn để quay lại Hình 18: Màn hình lập dự thảo văn  Lưu ý:  File đính kèm dự thảo phải file có định dạng doc, docx, pdf  File dự thảo phải có đầy đủ mã ký tự đặc biệt vị trí tương ứng Văn có đủ ký tự đặc biệt thực ký số tự động điền thông tin tương ứng vào file dự thảo ký tự đặc biệt gồm: o #SoKyHieuVanBan: vị trí số ký hiệu văn o #DiaDiemNgayBanHanh: vị trí địa điểm, ngày ban hành o #ChuKyLanhDao: vị trí chữ ký lãnh đạo Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 13 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE  File dự thảo soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn theo quy định Điều 10 Thông tư số 01/2019/TT-BNV Người dùng tham khảo mẫu file dự thảo Trang chủ  chọn  chọn Hồ sơ yêu cầu sửa a) Danh sách hồ sơ yêu cầu sửa Hồ sơ yêu cầu sửa hồ sơ trình ký lãnh đạo khơng đồng ý hiển thị danh sách Để xem hồ sơ yêu cầu sửa, người dùng thực theo bước sau: Bước 1: Trên menu, người dùng click chọn “HỒ SƠ CÔNG VIỆC” Bước 2: Click chọn “Hồ sơ yêu cầu sửa” Hình 19: Màn hình hiển thị danh sách hồ sơ yêu cầu sửa b) Lập lại dự thảo Từ hình danh hồ sơ yêu cầu sửa, người dùng click chọn hồ sơ cần xử lý thực lập lại dự thảo Hồ sơ giám sát, phối hợp Hồ sơ giám sát, phối hợp hồ sơ bạn chọn với vai trò giám sát phối hợp xử lý Để xem hồ sơ giám sát, phối hợp người dùng thực theo bước sau: Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 14 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Bước 1: Trên menu, người dùng click chọn “HỒ SƠ CÔNG VIỆC” Bước 2: Click chọn “Hồ sơ giám sát, phối hợp” Bước 3: Click chọn hồ sơ cần xem để xem thông tin chi tiết hồ sơ Hình 20: Màn hình hiển thị danh sách hồ sơ giám sát, phối hợp Tra cứu hồ sơ công việc Các hồ sơ Đã ban hành Lưu tham khảo xem phần tra cứu Hồ sơ công việc Để tra cứu hồ sơ công việc, người dùng thực theo bước sau: Bước 1: Trên menu, người dùng click chọn “HỒ SƠ CƠNG VIỆC” Bước 2: Click chọn “Hồ sơ cơng việc” Bước 3: Click chọn hồ sơ cần xem để xem thơng tin chi tiết hồ sơ Hình 21: Màn hình tra cứu hồ sơ cơng việc Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 15 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE IV Quản lý phiếu yêu cầu Lập phiếu yêu cầu Để lập phiếu yêu cầu, người dùng thực theo bước sau: Bước 1: Trên menu, người dùng click chọn “PHIẾU YÊU CẦU, ĐỀ XUẤT” Bước 2: Click chọn “Lập phiếu yêu cầu” Bước 3: Nhập vào thơng tin phiếu u cầu Các trường thơng tin có dấu màu đỏ (*) bắt buộc nhập Bước 4: Click chọn để tạo hồ sơ công việc click chọn để hủy Hình 11: Màn hình lập phiếu yêu cầu Phiếu yêu cầu chờ xử lý Để xem phiếu yêu cầu chờ xử lý, người dùng thực theo bước sau: Bước 1: Trên menu, người dùng click chọn “PHIẾU YÊU CẦU, ĐỀ XUẤT” Bước 2: Click chọn “Phiếu yêu cầu chờ xử lý” Bước 3: Click chọn phiếu yêu cầu cần xử lý Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 16 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Hình 12: Màn hình hiển thị danh sách phiếu yêu cầu chờ xử lý Bước 4: Nhập vào thông tin xử lý hồ sơ Bước 5: Click chọn để tạo hồ sơ công việc click để quay lại chọn Hình 13: Màn hình hiển thị thơng tin phiếu yêu cầu Phiếu yêu cầu chuyển Các phiếu yêu cầu sau lập danh sách Phiếu yêu cầu chuyển Để xem phiếu yêu cầu chuyển, người dùng thực theo bước sau: Bước 1: Trên menu, người dùng click chọn “PHIẾU YÊU CẦU, ĐỀ XUẤT” Bước 2: Click chọn “Phiếu yêu cầu chuyển” Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 17 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Bước 3: Click chọn phiếu yêu cầu cần xem để hiển thị chi tiết phiếu u cầu Hình 14: Màn hình hiển thị danh sách phiếu yêu cầu chuyển Đối với phiếu yêu cầu trạng thái “Chưa xử lý”, người dùng click vào biểu tượng để xóa phiếu yêu cầu Phiếu yêu cầu xử lý Để xem phiếu yêu cầu xử lý, người dùng thực theo bước sau: Bước 1: Trên menu, người dùng click chọn “PHIẾU YÊU CẦU, ĐỀ XUẤT” Bước 2: Click chọn “Phiếu yêu cầu xử lý” Bước 3: Click chọn phiếu yêu cầu cần xem để hiển thị chi tiết phiếu u cầu Hình 15: Màn hình hiển thị danh sách phiếu yêu cầu xử lý Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 18 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Phiếu yêu cầu giám sát phối hợp Để xem phiếu yêu cầu giám sát phối hợp, người dùng thực theo bước sau: Bước 1: Trên menu, người dùng click chọn “PHIẾU YÊU CẦU, ĐỀ XUẤT” Bước 2: Click chọn “Phiếu yêu cầu GSPH” Bước 3: Click chọn phiếu yêu cầu cần xem để hiển thị chi tiết phiếu u cầu Hình 16: Màn hình hiển thị danh sách phiếu yêu cầu giám sát phối hợp V Tra cứu văn Để tra cứu văn bản, người dùng thực theo bước sau: Bước 1: Trên menu, người dùng click chọn “VĂN BẢN” Bước 2: Trong menu “Tra cứu văn bản”, người dùng click chọn “Văn đến” để tra cứu văn đến click chọn “Văn đi” để tra cứu văn Bước 3: Mặc định hiển thị văn đế ngày Người dùng click bỏ chọn “Văn ngày” để hiển thị danh sách tất văn Bước 4: Click chọn văn để xem thơng tin chi tiết văn Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 19 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Hình 22: Màn hình hiển thị danh sách văn cần tra cứu VI Thống kê báo cáo Để tổng hợp thống kê, báo cáo, người dùng thực theo bước sau: Bước 1: Trên menu, người dùng click chọn “THỐNG KÊ BÁO CÁO” Bước 2: Người dùng click chọn “Văn đến” để tổng hợp, thống kê văn đến; click chọn “Hồ sơ công việc” để tổng hợp, thống kê hồ sơ công việc click chọn “Văn đi” để tổng hợp, thống kê văn Bước 3: Nhập vào khoảng thời gian cần tổng hợp thống kê Bước 4: Click để tổng hợp, thống kê Bước 5: Click vào tên phòng ban để thống kê theo cá nhân Hình 23: Màn hình tổng hợp, thống kê theo phịng ban Trung tâm Cơng nghệ thơng tin Truyền thông Quảng Nam Trang 20 Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM Q-OFFICE Hình 24: Màn hình tổng hợp, thống kê theo cá nhân Tất tổng hợp, thống kê hỗ trợ xuất excel VII Lịch công tác Để xem lịch công tác, menu, người dùng click chọn “LỊCH CƠNG TÁC” Hình 25: Màn hình hiển thị lịch công tác Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Quảng Nam Trang 21