TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH (Tài liệu dành cho Văn thư) Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành MỤC LỤC I ĐĂNG NHẬP CHƯƠNG TRÌNH Địa truy cập Giao diện Trang chủ .3 II QUẢN TRỊ DANH MỤC .3 Giới thiệu chung Nhập .5 Sửa Xóa III VĂN BẢN ĐẾN Vào sổ văn .9 1.1 Vào sổ văn đến thông thường 1.2 Vào sổ văn đến qua mạng .11 Tạo báo cáo in sổ .12 Tra cứu 13 IV VĂN BẢN ĐI 15 Vào sổ văn 15 1.1 Vào sổ văn thông thường 15 1.2 Vào sổ văn chờ ban hành 16 Tạo báo cáo in sổ .17 Tra cứu 18 V THÔNG TIN TỔNG HỢP .19 Thông tin tổng hợp Văn đến 19 Thông tin tổng hợp Văn 20 Báo cáo văn đến 20 Báo cáo văn .21 Báo cáo hồ sơ công việc 21 Nhật ký công việc 21 Trang /22 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành I ĐĂNG NHẬP CHƯƠNG TRÌNH Địa truy cập Để sử dụng chương trình, dùng trình duyệt Chrome, Cốc cốc,… truy cập vào địa chỉ: http://qlvb Giao diện đăng nhập chương trình hiển thị: Tại hộp thoại Đăng nhập người sử dụng đăng nhập theo Tên đăng nhập mật cấp Tuỳ vào đối tượng truy nhập, chương trình ẩn số chức theo nhóm theo số quyền người quản trị cấp Sử dụng font UNICODE làm việc với chương trình Giao diện Trang chủ Giao diện trang chủ: II QUẢN TRỊ DANH MỤC Chọn chức Danh mục Trang /22 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành Giao diện Quản trị danh mục hiển thị: Giới thiệu chung Với vai trò Văn thư thay đổi thơng tin phần “Quản trị Danh mục” Văn thư tổ chức danh mục cho thuận tiện cho trình nhập văn Sau số danh mục chính:  Sổ văn bản: Liệt kê loại sổ văn (của văn đến)  Loại văn bản: Quản lý tên đầy đủ tên tắt loại văn quản lý phạm vi chương trình, phục vụ cho việc nhập liệu nhanh xác Đồng thời quản lý hạn xử lý loại văn (nếu có)  Lĩnh vực văn bản: Quản lý tên đầy đủ tên viết tắt loại lĩnh vực quản lý phạm vi chương trình, vấn đề lĩnh vực mà nội dung văn đề cập tới  Độ mật, Độ khẩn: Phân loại văn theo mức độ, để phân biệt với loại văn thông thường, văn quy phạm pháp luật hay văn hành Các loại văn phải lưu trữ bảo quản riêng theo quy định Trang /22 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành  Danh sách cấp quan: Danh sách cấp quan để phân cấp tổ chức, quan theo cấp cụ thể thuận lợi cho việc nhập liệu sàng lọc tổ chức, quan  Danh sách quan ngoài: Liệt kê danh sách quan, đơn vị theo cấp, quan hiển thị thông tin chi tiết địa nhận văn mạng  Danh sách đơn vị nội cấp 1: Liệt kê danh sách phòng ban quan  Danh sách chức vụ: Liệt kê chức vụ cán quan  Danh sách ngày lễ tết năm: Khai báo ngày lễ tết nghỉ theo quy định nhà nước, nhằm phục vụ cho việc tính hạn xử lý văn bản, (nếu thời gian xử lý văn có ngày lễ hạn xử lý tự động bỏ qua ngày cộng thêm hạn xử lý vào ngày tiếp theo) Nhập Bước 1: Chọn nút Nhập Bước 2: Nhập thông tin ấn Lưu Trang /22 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành Sửa Bước 1: Chọn danh mục cần sửa Bước 2: Ấn nút Sửa Bước 3: Sửa thông tin ấn Lưu Trang /22 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành Xóa Bước 1: Chọn Danh mục cần xóa Bước 2: Ấn nút Xóa III VĂN BẢN ĐẾN Cho phép vào sổ văn đến quan/ đơn vị Chọn Module Văn đến Giao diện Văn đến hiển thị Trang /22 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành Chú thích chức liệt kê bên trái mành hình:  Văn đến qua mạng: Danh sách văn quan gửi đến thông qua phương thức điện tử (qua mạng)  Văn đến nội bộ: Hiển thị văn từ phòng ban, phận chuyên môn quan phát hành chuyển cho văn phòng  Vào sổ văn bản: Cho phép vào sổ văn đến thông thường (bằng giấy)  Văn chuyển: Cho phép chuyển văn đến sang văn phát hành  Văn đến ngày: Thống kê danh sách văn đến quan/đơn vị ngày hành  Toàn văn đến quan: Thống kê toàn văn mà văn thư vào sổ chương trình  Tồn văn đến cá nhân: Toàn văn tài khoản đăng nhập  Văn có gắn dấu *: Cho phép đánh dấu văn cần theo dõi người dùng  Văn xử lý cá nhân: Hiển thị toàn danh sách văn bàn cần xử lý tài khoản đăng nhập  Văn đế biết: Hiển thị danh sách văn mà người đăng nhập đóng vai trị người nhận để biết  Văn để phối hợp: Hiển thị danh sách văn mà người đăng nhập đóng vai trị người phối hợp xử lý văn  Văn xử lý quan: Thống kê văn xử lý hạn, hạn quan  Báo cáo in sổ: Cho phép in báo cáo theo yêu cầu người dùng  Tra cứu văn bản: Cung cấp phương thức để tìm kiếm văn  Tra cứu liệu năm: Đối với quan, đơn vị sử dụng chương trình từ năm trở lên, nhu cầu cần tra cứu văn nhanh, chương trình cho Trang /22 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành phép thiết lập chế độ tách liệu theo năm Dữ liệu năm cũ tách vào thư mục riêng, cho phép người sử dụng tra cứu nhanh văn  Tra cứu văn đến: Phương thức tra cứu nhanh, cho phép gõ từ khóa văn để liệt kê kết Hướng dẫn chức chính: Vào sổ văn 1.1 Vào sổ văn đến thông thường Chức cho phép vào sổ văn đến thông thường (bằng giấy) Bước 1: Chọn chức Vào sổ văn Sau chọn Thêm (F7) Bước 2: Nhập thông tin quản lý văn Các thơng tin có dấu (*) bắt buộc nhập Bước 3: Chuyển văn cho người phụ trách phân phối văn Chọn (1) (2) Trang /22 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành  (1): Chọn chuyển cho lãnh đạo văn phòng Để mặc định văn chuyển cho lãnh đạo văn phịng  (2): Chọn chuyển cho lãnh đạo quan  Trong trường hợp lãnh đạo (1), (2) không làm việc phần mềm, ủy quyền cho văn thư phân xử lý thay văn thư nhập ý kiến đạo Lãnh đạo, xử lý sơ văn phòng chọn chuyển đến (3) đơn vị xử lý người xử lý văn bản, (4) đơn vị phối hợp, (5) người phối hợp, (6) người xem để biết theo đạo  Quy trình xử lý hiển thị sau chọn đầy đủ mục: Bước 4: Nhấn nút Ghi lại để lưu chuyển văn Trang 10 /22 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành 1.2 Vào sổ văn đến qua mạng Chức cho phép xem vào sổ danh sách văn quan gửi đến thông qua phương thức điện tử (qua mạng) Bước 1: Chọn Văn đến qua mạng Danh sách văn đến qua đường mạng hiển thị: Bước 2: Mở xem chi tiết thông tin văn Trang 11 /22 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành Bước 3: Ấn nút Hiệu chỉnh để vào sổ văn Tạo báo cáo in sổ Bước 1: Chọn Báo cáo in sổ\ Sổ chuẩn Cục văn thư Bước 2: Giao diện tạo báo cáo hiển thị Trang 12 /22 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành Bước 3: Ấn nút Chấp nhận Tra cứu Cho phép tra cứu theo tiêu chí văn Tra cứu theo tiêu thức Trang 13 /22 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành Nhập từ khóa ấn nút Chấp nhận Tra cứu liệu CSDL khác (Dữ liệu năm phân tách): Lọc văn bản: Trang 14 /22 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành IV VĂN BẢN ĐI “Quản lý văn đi” xây dựng nhằm quản lý văn đơn vị, tổ chức Cơ sở liệu văn cho phép lưu trữ xếp văn cách có hệ thống, phục vụ cho việc tìm kiếm cập nhật văn dễ dàng, quản lý thống Văn phần chức cho phép người dùng lưu trữ, tạo lập gửi văn qua mạng đến đơn vị nội quan Ngoài người dùng theo dõi cơng việc cụ thể dựa văn soạn thảo, ký hay theo dõi hồi báo Vào sổ văn 1.1 Vào sổ văn thông thường Bước 1: Chọn Văn Bước 2: Ấn nút Thêm (F7) Trang 15 /22 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành Bước 3: Nhập thông tin Bước 4: Ấn Ghi lại (F8) 1.2 Vào sổ văn chờ ban hành Văn chờ ban hành danh mục hiển thị toàn văn dự thảo quan, đơn vị chờ ban hành (Các dự thảo chuyên viên lãnh đạo duyệt phần mềm chuyển cho văn thư để vào sổ phát hành) Bước 1: Chọn Văn chờ ban hành Trang 16 /22 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành Danh sách văn chờ ban hành hiển thị: Bước 2: Mở xem chi tiết nội dung văn Bước 3: Ấn nút Hiệu chỉnh (F8) để vào sổ phát hành văn Tạo báo cáo in sổ Bước 1: Chọn Báo cáo in sổ\ Sổ chuẩn cùa Cục văn thư Trang 17 /22 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành Bước 2: Giao diện tạo sổ hiển thị Bước 3: Ấn nút Chấp nhận Tra cứu Tra cứu theo tiêu chí văn bản: Trang 18 /22 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành Tra cứu theo tiêu thức: V THÔNG TIN TỔNG HỢP Dữ liệu phần Thông tin tổng hợp liệu thống kê tổng hợp trích rút sở liệu Văn đến, Văn Hồ sơ công việc Các thông tin hiển thị phần thể tình trạng xử lý, ban hành… tất văn đến, văn đi, hồ sơ công việc quan phục vụ cho việc theo dõi điều hành công việc Phần bao gồm chức tạo lập, kết xuất in ấn báo cáo theo trình trạng văn khác Thơng tin tổng hợp Văn đến - TTTH Văn đến quan bao gồm: Trang 19 /22 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành - TTTH Văn đến cá nhân bao gồm: Thông tin tổng hợp Văn - TTTH Văn quan bao gồm: - TTTH Văn cá nhân bao gồm: Báo cáo văn đến - Báo cáo văn đến quan bao gồm: - Báo cáo văn đến cá nhân bao gồm: Trang 20 /22 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành Báo cáo văn - Báo cáo văn quan bao gồm: - Báo cáo văn cá nhân bao gồm: Báo cáo hồ sơ công việc - Báo cáo hồ sơ công việc quan bao gồm: - Báo cáo hồ sơ công việc cá nhân bao gồm: Nhật ký công việc - Nhật ký công việc quan bao gồm: Trang 21 /22 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành - Nhật ký công việc cá nhân bao gồm: Trang 22 /22 ... hành chuyển cho văn phòng  Vào sổ văn bản: Cho phép vào sổ văn đến thông thư? ??ng (bằng giấy)  Văn chuyển: Cho phép chuyển văn đến sang văn phát hành  Văn đến ngày: Thống kê danh sách văn đến quan/đơn... Toàn văn đến quan: Thống kê toàn văn mà văn thư vào sổ chương trình  Tồn văn đến cá nhân: Toàn văn tài khoản đăng nhập  Văn có gắn dấu *: Cho phép đánh dấu văn cần theo dõi người dùng  Văn. .. nhanh văn  Tra cứu văn đến: Phương thức tra cứu nhanh, cho phép gõ từ khóa văn để liệt kê kết Hướng dẫn chức chính: Vào sổ văn 1.1 Vào sổ văn đến thông thư? ??ng Chức cho phép vào sổ văn đến thông thư? ??ng