Khi một lãnh đạo có lịch công tác, lãnh đạo đó sẽ thông báo về cho văn phòng trực thuộc. Người quản trị của văn phòng này sẽ chịu trách nhiệm lên lịch cho lãnh đạo.
Chức năng này cho phép người quản trị có thể lên lịch công tác cho lãnh đạo cơ quan.
Để sử dụng chức năng này, tại giao diện quản trị, người dùng bấm vào trên menu. Màn hình xuất hiện để người dùng thao tác.
Muốn thêm mới lịch lãnh đạo, người dùng chọn trên lưới dữ liệu hoặc
nhấp vào trong tab “Quản lý lịch lãnh đạo” trên menu trái
của màn hình quản trị. Màn hình thêm mới lịch lãnh đạo xuất hiện cho người dùng có thể thao tác.
Chọn lãnh đạo cần tạo lịch lãnh đạo, công tác và các dữ liệu về ngày giờ, địa điểm. Nhấn “Thêm mới” để lưu dữ liệu hoặc “Nhập lại” thao tác lại.
Muốn sửa lại thông tin của lịch lãnh đạo, người dùng chọn “Sửa” trên lưới dữ liệu.
Muốn xóa lịch lãnh đạo, người dùng chọn “Xóa” trên lưới dữ liệu.
3. Quản trị người dùng
Đây là một trong những chức năng quan trọng nhất của quản trị hệ thống giúp người quản trị có thể quản lý được thông tin nhân sự, hợp đồng, khen thưởng, kỷ luật cũng như phân quyền sử dụng hệ thống cho người dùng khác.
3.1 Quản lý danh sách nhân sự
Chức năng này giúp người quản trị có thể quản lý thông tin và phân quyền sử dụng hệ thống cho nhân sự trong cơ quan, văn phòng mình.
Những tài khoản người dùng có trong danh sách bắt buộc phải là các tài khoản mail của hòm thư và được phân quyền sử dụng. Người quản trị không thể tự thêm mới tài khoản người dùng trong hệ thống mà chỉ có thể sửa, xóa hoặc phân quyền cho những tài khoản có tài khoản mail.
Để quản lý danh sách nhân sự, người quản trị nhấn vào “Quản trị người dùng”
trên menu trái của màn hình quản trị
Màn hình quản trị danh sách nhân sự sẽ xuất hiện, chứa thông tin về tên tài khoản, chức danh của từng nhân sự. Danh sách tài khoản sẽ hiển thị theo chức danh và thứ tự ưu tiên của nhân sự đó.
Người dùng có thể lọc danh sách nhân sự hiển thị của từng phòng ban bằng cách
chọn phòng ban trong dropdown hoặc có thể tìm kiếm
nhanh bằng cách nhập từ khóa vào ô văn bản , nhấn “Tìm
kiếm” để tìm kiếm đích danh trong trường hợp dữ liệu hiển thị danh sách tài khoản nhiều.
Trong trường hợp thông tin cá nhân của nhân sự có sự thay đổi, người quản trị có
thể dễ dàng cập nhật lại thông tin của nhân sự đó bằng cách nhấn vào nút “Lưu lại”
bên góc phải của màn hình hiển thị thông tin chi tiết của nhân sự đó hoặc nhấn vào
Người dùng có thể cập nhật lại các thông tin của nhân sự trong màn hình cập nhật thông tin chi tiết. Nhấn “Cập nhật” để lưu thay đổi hoặc “Hủy bỏ” để hủy thao tác.
Khi cập nhật thông tin người dùng, quản trị chú ý phần phân quyền cho từng tài khoản. Mặc định theo chức danh của người dùng đã có quyền xử lý tương ứng của nhóm chức danh đó. Ví dụ như chức danh “Giám đốc sở” thuộc nhóm chức danh “Lãnh đạo đơn vị” thì nhân sự có chức danh “Giám đốc sở” sẽ có đầy đủ quyền và chức năng của lãnh đạo đơn vị. Ngoài những quyền mặc định theo chức danh thì có thể cấp bổ sung quyền cho người dùng bằng cách chọn thêm các quyền sau:
- Có quyền quản trị: quyền quản trị hệ thống
- Có quyền thêm lịch: mặc định chỉ quản trị hệ thống mới có quyền thêm lịch công tác lãnh đạo và lịch họp. Khi người dùng nào được thêm quyền này thì cũng sẽ có quyền thêm lịch công tác lãnh đạo và lịch họp.
- Có quyền xử lý văn bản: Đây là quyền có thể tạo hồ sơ công việc. Mặc định
trên hệ thống là chỉ có nhóm chức danh chuyên viên mới có quyền tạo hồ sơ công việc từ văn bản đến. Tuy nhiên trong một số trường hợp thì lãnh đạo phòng ban có thể xử lý văn bản ngay mà không cần giao việc cho chuyên viên thì quản trị có thể cấp thêm quyền này cho lãnh đạo phòng để lãnh đạo phòng đó cũng có thể tạo hồ sơ công việc.
- Có quyền kiểm tra văn bản: Đây là quyền có thể kiểm tra tất cả các văn bản sắp
hết hạn xử lý của đơn vị. Quyền này thường dành cho chánh văn phòng của đơn vị.
- Có quyền xem tất cả văn bản: Thông thường chỉ nhân sự nào được nhận văn
bản mới được xem văn bản đó. Nhưng khi nhân sự được cấp quyền này sẽ xem được hết tất cả văn bản của đơn vị. Quyền này thường dành cho chánh văn phòng hoặc lãnh
3.2 Quản lý chức danh
Chức danh là vị trí của nhân sự trong cơ quan, tùy theo từng chức danh mà nhân sự đó có quyền gì trong hệ thống. Để quản trị chức danh,tại menu trái người quản trị
bấm chọn chức năng “Quản trị chức danh”, màn hình bên phải sẽ hiển thị danh sách
các chức năng hiện đang có trong hệ thống.
Hình 6.2 : Màn hình hiển thị danh sách chức danh
Để thêm mới chức danh, người quản trị bấm vào nút ở phía trên của
màn hình. Màn hình thêm mới chức danh xuất hiện.
Hình 6.3 : Màn hình thêm mới chức danh
Phần nhóm chức danh là đặc biệt quan trọng. Nó quyết định quyền và chức năng xử lý của người dùng có chức danh thuộc nhóm đó.
- Nhóm lãnh đạo phòng ban: có quyền của lãnh đạo phòng
- Nhóm chuyên viên- cán bộ: có quyền của chuyên viên
- Nhóm văn thư: có quyền của văn thư.
Để sửa thông tin chức danh bấm vào nút “Sửa” , màn hình sửa chức năng sẽ xuất
hiện. Sau khi sửa xong ấn “Lưu lại” để lưu lại.
Hình 6.4 : Màn hình sửa chức danh