TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ

CƠNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC GIẢI PHÁP TÍCH HỢP MỞ 115/100 Lê Văn Sỹ - F13 – Phú Nhuận – HCM ĐT: 028 991 9150 – FAX : 028 991 9152 Email: info@inetcloud.vn - Website: www.inetcloud.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ Dành cho: Văn Thư Tp.HCM - 2019 iDesk Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 03/02/2019 Lịch sử tài liệu Ngày 10/01/2016 24/3/2016 21/7/2017 03/02/2019 05/10/2019 HDSD.VPDT04 Phiên 1.0 2.0 3.0 4.0 Ghi Tài liệu hướng dẫn Cập nhật tài liệu HDSD Cật nhật tài liệu HDSD Cật nhật tài liệu HDSD Cập nhật tài liệu HDSD Tác giả Võ Thị Kim Bích Trần Thị Yến Nhi Nguyễn Văn Đạt Huỳnh Như An Nguyễn Tiên Ngân Thư Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 2/36 iDesk Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 03/02/2019 MỤC LỤC I GIỚI THIỆU Đăng nhập vào hệ thống 1.1 Đổi mật 1.2 Đăng xuất Trang chủ II CHỨC NĂNG 2.1 Đăng nhập Văn đến 1.1 Tiếp nhận văn 1.1.1 Chuyển xử lý 01 lúc nhiều văn .12 1.1.2 Để chỉnh sửa nội dung văn 13 1.1.3 Để Thu hồi văn chuyển xử lý 14 1.1.4 Để Cất văn hình Tiếp nhận văn 15 1.1.5 Để xem theo dõi văn xử lý 16 1.1.6 Để xóa văn 17 1.2 Sổ văn đến 18 Để xuất báo cáo sổ văn đến .18 Văn 20 2.1 Ban hành văn 20 2.2 Sổ văn 22 Để xuất báo cáo sổ văn .22 Công việc 23 3.1 Nhắc nhở 23 3.2 Thông tin phản hồi 24 Theo dõi 25 4.1 Văn đến 25 4.2 Văn 25 4.3 Văn liên thông 26 Tra cứu & tìm kiếm 27 5.1 Tra cứu văn 27 5.2 Tìm kiếm văn 28 HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 3/36 iDesk Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 03/02/2019 5.3 Văn thường dùng 29 5.4 Tra cứu hồ sơ công việc 29 Báo cáo & thống kê 30 6.1 Báo cáo nghiệp vụ 30 6.2 Báo cáo xuất 30 6.3 Thống kê tình hình xử lý văn 30 6.4 Thống kê tình hình xử lý công việc 31 6.5 Thống kê tình hình nhận gửi văn liên thông 31 6.6 Thống kê đơn vị không nhận văn liên thông 32 6.7 Báo cáo số lượng văn đến phát hành liên thông 33 Tổng kết 35 HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 4/36 iDesk Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 03/02/2019 I GIỚI THIỆU Trong quan, tổ chức, văn thư nhóm chun trách cơng việc tiếp nhận công văn, tài liệu Công việc hệ thống thực theo trình tự: Tiếp nhận, đăng ký văn đến, chuyển lên cho lãnh đao quan để có ý kiến đạo, xử lý Các chức hệ thống dành cho văn thư bao gồm: VĂN THƯ Nhắc nhở Tiếp nhận văn Ban hành văn Báo cáo nghiệp vụ Theo dõi Đăng nhập vào hệ thống 1.1 Đổi mật - Bước 1: Nhấp chuột vào biểu tượng hình tam giác màu trắng kế bên góc phải tên tài khoản đăng nhập Sau nhấp chuột vào chức “Thay đổi mật khẩu” Hình: Màn hình thay đổi mật - Bước 2: Thực việc thay đổi mật theo trình tự sau: - Nhập “Mật cũ” Nhập “ Mật mới” Nhập lại “Xác nhận mật khẩu” Chọn “cập nhật” để hồn thành HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Cơng ty iNet Solutions Trang 5/36 iDesk Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phịng điện tử Ngày 03/02/2019 Hình : Màn hình nhập thay đổi mật Chú ý: Mật riêng tư, sau đăng nhập lần đầu với mật quản trị cung cấp Nhưng sau đăng nhập thành cơng phải đổi mật theo ý người dùng 1.2 Đăng xuất Nhấp chuột vào biểu tượng hình tam giác màu trắng kế bên góc phải tên tài khoản đăng nhập Sau nhấp chuột vào chức “Đăng xuất” Hình : Màn hình đăng xuất Trang chủ Sau người dùng đăng nhập thành cơng, hình trang chủ xuất HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 6/36 iDesk Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 03/02/2019 Hình : Màn hình trang chủ Trang chủ thiết kế thành khu vực chính: - Cây chức (1): khơng có thay đổi so với phiên trước - Lịch làm việc (2): thiết kế rộng cho người dùng dễ dàng theo dõi đọc thông tin - Công việc (3): Cho phép hiển thị công việc liên quan đến người dùng, thông báo nội dung công việc xuất - Xử lý công việc (4): Đây thay đổi ưu việt phiên lần Cho phép nhắc nhở người dùng công việc chưa xử lý Giúp người dùng tương tác dễ cơng việc - Ngồi Tính Tìm kiếm (5) chức thú vị Cho phép người dùng tìm kiếm cơng việc hay văn có tài khoản người dùng HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 7/36 iDesk Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 03/02/2019 B1: Tra cứu tìm kiếm B2: Xem kết tra cứu Hình : Màn hình tra cứu tìm kiếm trang chủ Lưu ý: Đối với mục Xử lý công việc Tùy vào chức vụ người dùng hiển thị nội dung nhắc nhở khác Sau trình bày chi tiết tính chức vụ văn thư: Hình : Các cơng việc nhắc nhở dành cho Văn thư Nhắc nhở Văn thư văn cần xử lý: - Văn duyệt cần ban hành - Văn gửi đến cần tiếp nhận vào sổ - Văn tiếp nhận chưa vào sổ Click chọn để dẫn đến văn cần xử lý HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 8/36 iDesk Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 03/02/2019 II CHỨC NĂNG 2.1 Đăng nhập Khi người dùng muốn sử dụng hệ thống iDesk, bắt buộc phải đăng nhập với tài khoản quản trị mạng tạo Các bước thực hiện: Người dùng muốn sử dụng hệ thống iDesk, bắt buộc phải đăng nhập với tài khoản Các bước đăng nhập: - Bước 1: Nhập đường dẫn đăng nhập vào phần mềm (qlvbubndtinh.egov.inetcloud.vn) → gõ Enter - Bước 2: Nhập tài khoản mật đăng nhập vào sau: Hình : Màn hình đăng nhập - Bước 3: Sau nhập thông tin đầy đủ, bấm vào "Đăng nhập" để vào hệ thống iDesk Văn đến 1.1 Tiếp nhận văn ❖ Nếu văn đến từ đơn vị sử dụng iDesk văn thư cần thêm thơng tin làm thao tác vào sổ văn đến chuyển lãnh đạo xử lý xong Các bước thực hiện: - Bước 1: Từ hình menu bên trái chọn dấu mũi tên xổ xuống bên cạnh nút chọn HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 9/36 iDesk Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 03/02/2019 - Bước 2: Chọn văn gửi đến qua hệ thống iDesk - Bước 3: Vào sổ văn → bấm Lưu - Bước 4: Chuyển xử lý văn bấm vào => chọn người xử lý phối hợp xử lý, theo dõi → Bấm Đồng ý Hình : Màn hình chuyển xử lý văn Tiếp tục xử lý: Check vào ô, văn hiển thị danh sách văn để tiếp tục xử lý sau chuyển xử lý; Không check vào ô, văn hoàn thành chuyển xử lý - Gửi nhắc nhở đến người nhận: Check vào ô để gửi thông báo nhận văn bản; Không check vào ô, không thông báo nhận văn - Tài liệu giấy: Check vào ô tài liệu liệu giấy gửi kèm theo ❖ Nếu văn đến từ đơn vị không sử dụng iDesk mà văn giấy làm sau: Các bước thực hiện: - Bước 1: Từ hình menu bên trái chọn dấu mũi tên xổ xuống bên cạnh nút - - Bước 2: Chọn HDSD.VPDT04 chọn → nhập thông tin nội dung văn vào hệ thống Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 10/36 iDesk Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 03/02/2019 Hình : Màn hình chuyển xử lý ban hành Các tính Xóa/ Sửa/ Thu hồi/ chuyển xử lý: Tương tự Văn đến 2.2 Sổ văn Là nơi thống kê tất văn ban hành đựơc xuất thành báo cáo thể rõ số ký hiệu, trích yếu, ngày văn bản, nơi nhận văn Để xuất báo cáo sổ văn Các bước thực : - Bước 1: Từ hình menu bên trái chọn dấu mũi tên xổ xuống bên cạnh nút chọn bấm vào nút - Bước 2: Sau chọn ngày cần xuất báo cáo sổ văn - Bước 3: Bấm vào nút nút HDSD.VPDT04 để xem kết nhanh hình/ Bấm vào kết xuất file excel Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 22/36 iDesk Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 03/02/2019 Hình : Màn hình kết báo cáo sổ văn * Ngồi cịn có tính tạo phiếu trình để đưa thơng tin, yêu cầu, ý kiến cụ thể quan, đơn vị, chuyên viên để trình lên cấp xem xét, phê duyệt Hình : Màn hình tạo phiếu trình cho văn Công việc 3.1 Nhắc nhở Cho phép người dùng chia sẻ tài liệu đến với yêu cầu kèm theo Trao đổi cơng việc với vấn đề khó khăn nhiều thời gian với người dùng Chính iDesk hỗ trợ người dùng “Nhắc nhở/ Thông báo” qua lại dễ dàng HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 23/36 iDesk Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 03/02/2019 Các bước thực hiện: - Buớc 1: Từ hình menu bên trái mục Cần xử lý → chọn "Nhắc nhở" - Buớc 2: Màn hình “Nhắc nhở/ Thơng báo” xuất hiện, với 02 biểu tượng nhắc nhở thơng báo Nếu bạn cần “Nhắc nhở” click vào biểu tượng cần “Thơng báo” chọn biểu tượng - Buớc 3: Sau bạn nhấp chọn vào biểu tượng “Nhắc nhở/ Thông báo” xuất hình kế bên để bạn nhập tiêu đề, nội dung cho nhắc nhở/ thông báo Lưu ý: trường có dấu (*) bắt buộc phải nhập - Buớc 4: Nếu có tài liệu cần đính kèm → bạn click chuột chọn vào biểu tượng để tải “tài liệu cần đính kèm” - Buớc 5: Tiếp theo chọn “Người nhận” để gửi nhắc nhở/ thông báo Từ trường giá trị “Người nhận” bạn click chuột vào xuất thư mục người dùng để bạn chọn người chọn phòng ban để chuyển (Hoặc chọn “Tất cả” để gửi cho tất người quan - Bước 6: Cuối nhấn nút để hoàn thành 3.2 Thông tin phản hồi Chức thông báo cho người dùng nhận thông tin phản hồi sau gửi thông báo nhắc nhở cho người dùng khác, việc trao đổi công việc trở nên dễ dàng khơng thời gian Hình : Màn hình hiển thị thơng tin phản hồi HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 24/36 iDesk Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 03/02/2019 Theo dõi 4.1 Văn đến Hàng ngày văn thư phải tiếp nhận nhiều công văn chuyển xử lý cho nhiều phòng ban, đơn vị Để biết công văn chuyển cho xử lý văn thư vào trang “Theo dõi” tìm kiếm cơng văn cần theo dõi Hệ thống hiển thị tất thông tin công văn xử lý Chức không giúp cho văn thư mà đặc biệt lãnh đạo theo dõi q trình xử lý tất văn đến/ văn Các bước thực hiện: - Bước 1: Nhấp chuột vào mở công văn cần theo dõi - Bước 2: Màn hình hiển thị thơng tin cơng văn xuất sau: Hình: Màn hình xem theo dõi chi tiết xử lý 4.2 Văn Chức cho phép theo dõi văn mà văn thư ban hành Các bước thực tương tự phần theo dõi “văn đến” HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 25/36 iDesk Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 03/02/2019 Hình: Màn hình theo dõi văn 4.3 Văn liên thông Chức cho phép theo dõi tiến trình nhận cơng văn liên thơng công văn gửi cho “Cơ quan” Hình: Màn hình văn liên thơng Các bước thực hiện: HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 26/36 iDesk Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phịng điện tử Ngày 03/02/2019 Từ hình văn liên thông thực nhấp mở văn → sau click vào biểu tượng để xem thơng tin liên thơng → Chương trình hiển thị hình xem thơng tin liên thơng sau: Hình : Màn hình xem thơng tin liên thơng Tra cứu & tìm kiếm Chức cho phép văn thư tìm kiếm lại văn gửi, nhận mà lưu vào sổ văn cách nhanh chóng tạo văn thường dùng để phục vụ cho công việc hàng ngày cách hiệu quả, … 5.1 Tra cứu văn Các bước thực tra cứu văn bản: Bước 1: Từ menu bên trái hình → chọn “Tra cứu & tìm kiếm” → chọn “ Tra cứu văn bản” , lọc văn cần tra cứu theo hình Bước 2: Nhấp chuột vào mở văn cần tra cứu cửa sổ hiển thị thông tin văn lên Màn hình hiển thị thơng tin văn tra cứu xuất sau: HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 27/36 iDesk Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 03/02/2019 Hình : Màn hình tra cứu văn 5.2 Tìm kiếm văn Các bước thực tìm kiếm văn giống bước thực tra cứu văn Các bước thực mô theo hình hướng dẫn dưới: Hình : Màn hình tìm kiếm văn HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 28/36 iDesk Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 03/02/2019 5.3 Văn thường dùng Tính cho phép người dùng tạo văn thường sử dụng cho công việc vào mục riêng để lưu trữ, cần sử dụng tìm kiếm văn cách nhanh chóng, hỗ trợ giải cơng việc hàng ngày cho văn thư cách hiệu Các bước thực tạo văn thường dùng: Từ menu bên trái hình → chọn “Tra cứu & tìm kiếm” → chọn “Văn thường dùng” chọn chọn sau điền trích yếu nội dung văn để tải tệp đính kèm lên cuối chọn Hình : Màn hình tạo văn thường dùng 5.4 Tra cứu hồ sơ cơng việc Tính cho phép tra cứu hồ sơ công việc theo thư mục HSCV, theo thời gian HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 29/36 iDesk Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phịng điện tử Ngày 03/02/2019 Hình : Màn hình tra cứu HSCV Báo cáo & thống kê Chức cho phép văn thư tạo lại báo cáo nghiệp vụ như: Báo cáo sổ văn đến, sổ văn đi,… 6.1 Báo cáo nghiệp vụ - Báo cáo Sổ văn đến (Xem phần Tiếp nhận văn bản) - Báo cáo Sổ văn (Xem phần Ban hành văn bản) 6.2 Báo cáo xuất Các bước thực tương tự báo cáo nghiệp vụ 6.3 Thống kê tình hình xử lý văn Các bước thực hiện: Từ menu bên trái hình → chọn “Báo cáo & thống kê” → chọn “TK tình hình xử lý văn bản” →bấm vào để chọn người dùng cần thống kê, chọn thời gian cần thống kê cuối bấm vào nút để thống kê, muốn xuất file excel bấm vào HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 30/36 iDesk Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phịng điện tử Ngày 03/02/2019 Hình : Màn hình thống kê tình hình xử lý văn 6.4 Thống kê tình hình xử lý cơng việc Các bước thực TK tình hình xử lý cơng việc giống bước TK tình hình xử lý văn Hình : Màn hình thống kê tình hình xử lý cơng việc 6.5 Thống kê tình hình nhận gửi văn liên thông Các bước thực hiện: Từ menu bên trái hình → chọn “Báo cáo & thống kê” → chọn “TK tình hình nhận gửi văn liên thông” → cuối bấm vào nút HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions để thống kê Trang 31/36 iDesk Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phịng điện tử Ngày 03/02/2019 Hình : Màn hình thống kê tình hình nhận, gửi văn liên thông 6.6 Thống kê đơn vị không nhận văn liên thông Chức thống kê văn mà văn thư đơn vị phát hành văn gửi cho đơn vị bên (trong tỉnh ngồi tỉnh) khơng nhận được, từ giúp văn thư nắm thông tin đơn vị chưa nhận văn liên thông Các bước thực hiện: Từ menu bên trái hình → chọn “Báo cáo & thống kê” → chọn “TK đơn vị không nhận văn liên thông” → cuối bấm vào nút để thống kê Hình : Màn hình TK đơn vị khơng nhận văn liên thông HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 32/36 iDesk Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 03/02/2019 6.7 Báo cáo số lượng văn đến phát hành liên thơng Hình : giao diện báo cáo số lượng văn đến phát hành liên thông Thực theo bước sau: Bước 1: Vào mục Báo cáo & thống kê -> chọn TK số lượng VB gửi/nhận liên thơng ngồi Tỉnh Bước 2: Chọn thời gian cần thống kê -> Ấn nút Thống kê để xem kết HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 33/36 iDesk Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phịng điện tử Ngày 03/02/2019 Hình : thao tác thống kê Bước 3: Ấn vào số Số lượng văn để xem chi tiết văn Hình : Số lượng văn thống kê Bước 4: danh sách thông tin văn gửi nhận theo kết báo cáo Hình : Hình danh sách thông tin văn HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 34/36 iDesk Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 03/02/2019 Bước 5: Ấn vào biểu tượng tìm kiếm để tìm kiếm nhanh văn cần xem Bước 6: Ấn vào văn để xem nội dung chi tiết văn Hình : xem nội dung chi tiết văn Bước 7: Ấn để tải file báo cáo máy Tổng kết Nếu bạn cần giúp đỡ, dịch vụ, hay hỗ trợ kỹ thuật, muốn biết thêm thông tin sản phẩm iNet Solutions, bạn tìm thấy thơng tin bổ ích từ nguồn sau iNet Solutions: ▪ Website: www.inetcloud.vn: trang chủ giới thiệu sản phẩm, công nghệ ý tưởng công ty Cổ phần Tin học Giải pháp Tích hợp Mở iNet Solutions ▪ Diễn đàn thảo luận www.inetcloud.vn: nơi iNet Solutions khách hàng, cộng đồng, quan tâm trao đổi vấn đề sản phẩm, công nghệ, cộng đồng Công nghệ thơng tin ngồi nước HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 35/36 iDesk Phiên 4.0 Tài liệu hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử Ngày 03/02/2019 ▪ Nếu nguồn thông tin khơng làm bạn hài lịng, đừng ngần ngại: ➢ Gửi email đến support@inetcloud.vn để phản hồi thông tin nhận trợ giúp kỹ thuật qua email ➢ Gọi điện thoại đến số (028) 7300 0126 (028) 3991 9148 để giải đáp qua điện thoại HDSD.VPDT04 Bản quyền thuộc Công ty iNet Solutions Trang 36/36