TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG OFFICE365

Hướng dẫn sử dụng Office365_FTI_FPT TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG OFFICE365 Tháng 07 năm 2017 Hướng dẫn sử dụng Office365_FTI_FPT MỤC LỤC I Giới thiệu giải pháp Office365 II Hướng dẫn sử dụng 2.1 Đăng nhập Online tài khoản bạn 2.2 Email exchange online 2.2.1 Đăng nhập online 2.2.2 Thiết lập đăng nhập outlook 2.3 Thao tác Word Online 16 2.4 Sử dụng Excel Online 21 2.5 Sử dụng Powerpoint Online 22 2.6 Cài đặt Office điện thoại Iphone 25 2.7 Hướng dẫn sử dụng Office điện thoại 27 2.8 Skype for Business 29 2.9 One drive for Business 45 2.10 Sharepoint online mạng xã hội Yammer 55 CucNT17-CPS FTI Hướng dẫn sử dụng Office365_FTI_FPT I Giới thiệu giải pháp Office365 Office365 phần mềm/tiện ích văn phịng phát triển điện toán đám mây Microsoft Office 365 đánh giá giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp vừa nhỏ Việt Nam Giải pháp Office 365 Microsoft gói thuê bao gồm phần mềm quen thuộc Office (Word, Excel, PowerPoint,…), Office 365 có nhiều ưu điểm vượt trội hẳn Tài liệu người dùng lưu trữ đám mây, doanh nghiệp sử dụng cần đăng nhập để lấy tài liệu, chỉnh sửa tùy chọn thiết bịđã đăng kí như: PC, máy tính bảng, điện thoại, Office 365 cơng nghệ điện toán đám mây thay đổi cách làm việc truyền thống: Hồn thành cơng việc nơi đâu: bạn làm việc lúc, - nơi thiết bị (PC, laptop, smartphone…) Làm việc hiệu đơn giản hơn: Office365 cung cấp cho - người dùng email đẳng cấp hoạch định chia sẻ lịch biểu, chat, hội nghị trực tuyến, truy cập tài liệu cập nhật cloud làm việc nhau, đồng thời giúp bảo mật liệu quan trọng Ưu điểm giải pháp : - Doanh nghiệp không cần đầu tư phần cứng cho hạ tầng CNTT - Khắc phục hạn chế hệ thống mail thông thường - Tiết kiệm chi phí license - Tiết kiệm chi phí network - Đơn giản hóa việc quản trị IT: - Trả tiền theo nhu cầu sử dụng thực tế CucNT17-CPS FTI Hướng dẫn sử dụng Office365_FTI_FPT II Hướng dẫn sử dụng 2.1 Đăng nhập Online tài khoản bạn Mở trình duyệt, vào link: https://portal.office.com/Home Đăng nhập user cấp Ở lần đầu đăng nhập, hệ thống yêu cầu người dùng đổi pass cho lần đăng nhập Sau đăng nhập thành công, bạn đưa vào giao diện người dùng sau CucNT17-CPS FTI Hướng dẫn sử dụng Office365_FTI_FPT Chọn mục setting bên góc phải có tính dành cho bạn: Như thay đổi mật khẩu, cài đặt… Click vào tên account góc bên phải dashboard, chọn View account CucNT17-CPS FTI Hướng dẫn sử dụng Office365_FTI_FPT Chọn tab Install Status, giao diện hiển thị thiết bị cài đặt Office365 sử dụng tài khoản Một tài khoản có quyền cài đặt 05 máy tính cá nhân Nếu muốn bỏ quyền thiết bị nào, click vào Deactivate tương ứng với thiết bị CucNT17-CPS FTI Hướng dẫn sử dụng Office365_FTI_FPT Chọn Yes để hoàn tất deactivate 2.2 Email exchange online 2.2.1 Đăng nhập online Chọn mục mail giao diện quản trị Trình duyệt đưa bạn vào trang webmail sau CucNT17-CPS FTI Hướng dẫn sử dụng Office365_FTI_FPT 2.2.2 Thiết lập đăng nhập outlook  Tải xuống Office Office 365 Đăng nhập Bất nhắc, đăng nhập vào Office Office 365 Tài khoản Microsoft hay tài khoản quan trường học bạn CucNT17-CPS FTI Hướng dẫn sử dụng Office365_FTI_FPT  Thêm tài khoản email Mở Outlook Nếu trước bạn chưa cho chạy Outlook, bạn thấy hình chào mừng Chọn Tiếp theo, Có, chọn Tiếp theo lần Nếu không, chọn Tệp > Thêm Tài khoản Nhập Tên, Địa Email Mật bạn, nhập mật lần vào hộp Nhập lại Mật Chọn Tiếp theo > Hoàn tất CucNT17-CPS FTI Hướng dẫn sử dụng Office365_FTI_FPT  Tạo gửi email Chọn Email Mới để bắt đầu thư Nhập tên địa email vào trường Tới , Cc Bcc Trong Chủ đề, nhập chủ đề thư email Đặt trỏ phần nội dung thư email, bắt đầu nhập Sau nhập thư, chọn Gửi CucNT17-CPS FTI Hướng dẫn sử dụng Office365_FTI_FPT o (Tùy chọn) Trong khu vực họp, bạn nhập chương trình làm việc thông tin khác họp Tránh thay đổi thông tin họp trực tuyến (Tùy chọn) Để thêm ảnh phần đính kèm vào chương trình họp, đầu cửa sổ họp, bấm vào biểu tượng Các hành động khác (…), bấm Chèn, bấm Phần đính kèm tệp OneDrive Ảnh kèm Ở đầu cửa sổ họp, bấm Gửi 2.9 One drive for Business Dịch vụ Lưu trữ trực tuyến OneDrive for Business Dịch vụ Lưu trữ hàng đầu tảng Điện toán đám mây Microsoft, cung cấp không gian để người dùng lưu trữ, chia sẻ đồng liệu Sử dụng Dịch vụ lưu trữ OneDrive for Business, doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh với ưu điểm vượt trội: - Giảm chi phí đầu tư - Chi phí phần cứng: server san storage, ổ cứng… - Chi phí phần mềm: Anti virus, anti malware CucNT17-CPS FTI Hướng dẫn sử dụng Office365_FTI_FPT - Chi phí quản trị: có IT man chun trách việc quản trị vận hành hệ thống - Các tính hàng đầu onedrive for business Lưu trữ đồng liệu: • Lưu trữ file, thư mục • Dung lượng từ 1TB/người dùng đến khơng giới hạn • Đồng hóa file tất thiết bị (PC, laptop, tablet, smartphone) truy cập khơng có Internet Nhờ người dùng ln có phiên dù làm việc trực tuyến hay ngoại tuyến • Tìm kiếm file dễ dàng sử dụng OfficeDelve để tìm file có nội dung liên quan Chia sẻ cộng tác: • Người dùng dễ dàng chia sẻ tệp với đồng nghiệp đối tác bên ngồi • Người dùng có quyền kiểm sốt vào xem chỉnh sửa file • Là phần Office365, OneDrive for Business cho phép bạn sử dụng công cụ chỉnh sửa, tạo mới, xem trước thời gian thực thảo luận Yammer • Quản lý file thư mục phiên file, xem phục hồi phiên chỉnh sửa trước (nếu cần) • Cài đặt quyền truy cập cho file (xem, sửa, xóa, upload, download… Là giải pháp lưu trữ thích hợp cho doanh nghiệp: • Đơn giản: Sử dụng quyền quản trị từ Office 365 để quản lý tài khoản người dùng, dung lượng lưu trữ cài đặt khác OneDrive cung cấp giải pháp lai (hybrid) cho phép kết hợp giải pháp doanh nghiệp đám mây • An toàn: Với tư cách người đầu dịch vụ đám mây, Microsoft đảm bảo file mã hóa q trình di chuyển với thuật tốn mã hóa tiên tiến CucNT17-CPS FTI Hướng dẫn sử dụng Office365_FTI_FPT • Đáng tin cậy: Sản phẩm xây dựng đảm bảo nguyên tắc an toàn, tuân thủ bảo mật, đáp ứng tiêu chuẩn tuân thủ quốc tế USO 27001, HIPAA, FISMA, FERPA, SSAE, Quy định xử lý liệu nhiều tiêu chuẩn khác • Với OneDrive for Business, bạn ln có tính như: đồng hóa nhiều tảng, hoạt động ứng dụng mobile, chống liệu, quản lý file thông minh  Đăng nhập onedrive Truy nhập website OneDrive đăng nhập tài khoản Microsoft bạn Hoặc đăng nhập giao diện trang portal  Chia sẻ tài liệu Chọn tài liệu muốn chia sẻ, nhấn chọn vào tài liệu Tab bên góc phải CucNT17-CPS FTI Hướng dẫn sử dụng Office365_FTI_FPT Ở bạn lấy liên kết cho file Nhấn chọn Create để tạo liên kết Hoặc share cho qua email với tùy chọn thiết đặt o Chỉ xem - Khi bạn chia sẻ mục loại liên kết người xem, chép tải xuống mục bạn mà không cần phải đăng nhập Họ chuyển tiếp liên kết cho người khác o Chỉnh sửa - Khi bạn chia sẻ mục loại liên kết người chỉnh sửa tệp, đồng thời thêm xóa tệp thư mục dùng chung Người nhận chuyển tiếp liên kết, thay đổi danh sách người chia sẻ tệp thư mục, thay đổi quyền cho người nhận Nếu bạn chia sẻ thư mục, người có quyền Chỉnh sửa chép, di chuyển, chỉnh sửa, đổi tên, chia sẻ xóa nội dung thư mục CucNT17-CPS FTI Hướng dẫn sử dụng Office365_FTI_FPT sửa  Cài đặt One drive máy tính đồng máy tính Để đồng OneDrive với máy tính cá nhân, vào link https://onedrive.live.com/about/en-hk/download/ để tải tool máy: Chạy file cài đặt Chờ trình cài đặt vài giây CucNT17-CPS FTI Hướng dẫn sử dụng Office365_FTI_FPT Sau cài đặt xong, thấy biểu tượng OneDrive góc phải phía hình Chuột phải vào biểu tượng OneDrive, chọn Settings Tại tab Account, chọn Add a business account CucNT17-CPS FTI Hướng dẫn sử dụng Office365_FTI_FPT Điền thông tin account, mật Click Change locations để chọn đường dẫn đến thư mục đồng lên OneDrive CucNT17-CPS FTI Hướng dẫn sử dụng Office365_FTI_FPT Chọn chọn đường dẫn đến thư mục đồng lên OneDrive, click Select Folder Click Next CucNT17-CPS FTI Hướng dẫn sử dụng Office365_FTI_FPT Click Next Click Open my OneDrive CucNT17-CPS FTI Hướng dẫn sử dụng Office365_FTI_FPT Ta thấy file OneDrive đồng máy tính cá nhân Khi máy tính đồng với OneDrive, muốn upload file/thư mục lên OneDrive, ta không cần phải đăng nhập vào Web mà cần Copy file/thư mục cần Upload CucNT17-CPS FTI Hướng dẫn sử dụng Office365_FTI_FPT 2.10 Sharepoint online mạng xã hội Yammer  Sharepoint online Sharepoint sản phẩm web-based mà Microsoft phát triển để phục vụ cho nhiều mục đích nhu cầu sử dụng khác Ba nhóm đối tượng sử dụng SharePoint gồm: – Người sử dụng Sử dụng tính có sẵn SharePoint (Cộng tác, quản lý nội dung, tìm kiếm, tự động hóa quy trình cơng việc…) để dễ dàng hóa cơng việc nghiệp vụ có liên quan đến thơng tin, tài liệu, làm việc nhóm….Người sử dụng dễ dàng thay đổi, bố trí lại thành phần tính có sẵn để thuận tiện trình sử dụng – Chuyên viên quản trị CNTT Triển khai tảng web-based thống để tạo lập, trì ứng dụng web phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ doanh nghiệp tổ chức, chẳng hạn web site làm việc nhóm, intranet nội bộ, web site internet để quảng bá doanh nghiệp, ứng dụng cho tốn nghiệp vụ quản lý cơng văn, quản lý dự án, quản lý nhân sự… – Lập trình viên Tuỳ chỉnh tính có, mở rộng, phát triển thêm tính tảng SharePoint để đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp/khách hàng Giao diện sharepoint CucNT17-CPS FTI Hướng dẫn sử dụng Office365_FTI_FPT  Yammer Yammer mạng xã hội riêng giúp nhân viên kết nối với người, chia sẻ thông tin quản lý dự án, để bạn xa - nhanh Yammer kết nối bạn với đồng nghiệp, thông tin hội thoại Khai thác mạng lưới bạn để nhanh chóng đưa định để cơng việc thực CucNT17-CPS FTI Hướng dẫn sử dụng Office365_FTI_FPT Không quan tâm đến sơ đồ tổ chức, Yammer tập hợp người chia sẻ mục đích chung để cộng tác xảy - di chuyển.Yammer cho tất người có tiếng nói, cho phép bạn nắm bắt hội để vượt lên mô tả công việc bạn chia sẻ ý tưởng để đưa bạn cơng ty bạn tiến lên phía trước • Thay đổi doanh nghiệp với Yammer Thế giới thay đổi liên tục - công ty phát họ cần cách thức làm việc để thành công Tại Yammer, ứng dụng giúp 200.000 công ty hàng đầu - bao gồm 85% danh sách 500 Fortune - hành trình làm việc xã hội Hãy cộng tác, tham gia, đổi với Yammer mỗi bước đường • Thúc đẩy suất thơng qua cộng tác nhóm Doanh thu tăng Dịch vụ khách hàng tốt Các quy trình hiệu Khi đội bạn làm việc nhau, xảy điều tuyệt vời Yammer cải thiện hợp tác nhóm để giúp bạn chia sẻ ý tưởng, khuyến khích sáng tạo đưa CucNT17-CPS FTI Hướng dẫn sử dụng Office365_FTI_FPT định nhanh chóng Sắp xếp nhóm bạn, phá vỡ rào cản, trì kết nối thiết bị với Yammer • Thu hút nhân viên Một lực lượng lao động bận rộn điều tốt cho kinh doanh: suất cao hơn, lợi nhuận cao doanh thu thấp Yammer tăng cường tham gia nhân viên để tất thành viên nhóm có tiếng nói - công cụ thông tin để làm nhiều Cải thiện truyền thông công ty, xã hội hóa học tập tổ chức, cơng nhận tài hàng đầu với Yammer CucNT17-CPS FTI Hướng dẫn sử dụng Office365_FTI_FPT