TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM HỌP KHÔNG GIẤY PHIÊN BẢN WEBAPP DÀNH CHO THƯ KÝ

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM HỌP KHÔNG GIẤY PHIÊN BẢN WEBAPP DÀNH CHO THƯ KÝ Hà Nội – 2021 MỤC LỤC CHƯƠNG I: LÀM VIỆC VỚI HỆ THỐNG Quyền hạn người sử dụng tài khoản Lấy lại mật Thoát khỏi hệ thống CHƯƠNG II: SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỌP KHÔNG GIẤY Danh sách họp tới Danh sách lịch họp diễn CHƯƠNG I: LÀM VIỆC VỚI HỆ THỐNG Quyền hạn người sử dụng tài khoản Hệ thống chạy Web, cán bộ, cơng chức cần chạy trình duyệt Web tốt ứng dụng như: chrome , Crôm+ , firefox , IE8,9,10 Trong cửa sổ trình duyệt, điền địa truy cập Hệ thống họp không giấy (Theo tên miền riêng đơn vị đăng ký) Trong trường hợp bạn gõ địa chỉ, hình web hiển thị giao diện sau: Hình 1.01 Màn hình giao diện trang đăng nhập hệ thống họp không giấy Cán công chức nhập tên tài khoản, mật đăng nhập nhấn chức đăng nhập để truy cập hệ thống, hệ thống cho phép lưu lại thông tin tài khoản để phục vụ cho lần đăng nhập sau (chú ý: việc nhớ tài khoản nên sử dụng máy tính cá nhân mình) Mỗi tài khoản cấp với tên đăng nhập, mật truy cập Tên đăng nhập hệ thống Người sử dụng tự đổi tên đăng nhập quyền hạn cần đổi mật để không bị mạo danh Chú ý: Khi thay đổi mật bạn cần ý cố xử lý "Tiếng Việt" Nếu máy tính bạn chế độ tiếng Việt với bàn phím telex gõ "hungs" mật đưa vào "húng" mà bạn sau bạn khơng đăng nhập được.Vậy tốt chọn mật cho không bị ảnh hưởng cố xử lý tiếng Việt Sau đăng nhập thành công, Trang chủ họp không giấy gồm thành phần sau: Họp không giấy: Quản lý thông tin họp, đăng ký lịch họp tham gia họp không giấy Quản trị hệ thống: Bao gồm chức quản lý người dùng, quản lý danh mục, quản lý cấu hình hệ thống Hỗ trợ: Bao gồm tài liệu hướng dẫn sử dụng, phần mềm công cụ hỗ trợ sử dụng hệ thống Hình 1.02 Màn hình giao diện hệ thống họp không giấy Lấy lại mật Trường hợp Cán bộ, công chức quên mật đăng nhập Hệ thống cho phép lấy lại mật cũ thông qua phương thức 1) gửi thông tin mật qua email 2) gửi thông tin mật qua tin nhắn SMS 3) Liên hệ trực tiếp cán quản trị để hỗ trợ Thoát khỏi hệ thống Để thoát khỏi phiên làm việc hệ thống, người sử dụng trỏ chuột tới mũi tên góc phải hình [Tên cán bộ/cơng chức] [] chọn “Đăng xuất” để trở trang đăng nhập thoát khỏi phiên làm việc *Lưu ý: khơng nên cách gõ vào địa (URL) để sang nguồn tra cứu Internet Tránh trường hợp bạn bỏ máy, người bấm chức Back theo ngun tắc trình duyệt quay lại trang bạn làm người lạm dụng làm nhiều việc khơng mong muốn tài khoản bạn CHƯƠNG II: SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỌP KHÔNG GIẤY Danh sách họp tới Khi truy cập chức Cuộc họp tới, danh sách họp mời tham dự hiển thị Hệ thống mặc định hiển thị danh sách họp tuần thời theo danh sách ngày tháng thời gian bắt đầu họp theo thứ tự tăng dần Đối với cán chủ trì thư ký họp, hệ thống cho phép thực việc nhắn tin nhắc lịch họp qua tin nhắn điện thoại di động (nếu có đầu số), Mobile App Đối với cán tham dự họp hệ thống cho phép thực việc ủy quyền cho cán khác quan dự họp thay, từ chối tham dự họp xác nhận tham dự họp Hình 2.01 Màn hình giao diện trang danh sách lịch họp tới chủ trì họp thư ký họp Đối với cán chủ trì thư ký họp Hệ thống cho phép thực chức gửi tin nhắn nhắc lịch họp cho cán liên quan Khi click vào chức [GỬI SMS] tương ứng với lịch họp giao diện chương trình Hệ thống hiển thị cửa sổ nhập nội dung nhắc lịch họp Tin nhắn gửi đến toàn cán tham gia Chú ý nội dung SMS sử dụng tiếng việt khơng dấu Hình 2.02 Màn hình giao diện cửa sổ nhập thông báo lịch họp Danh sách lịch họp diễn Khi truy cập chức Lịch họp diễn ra, danh sách họp mời tham dự hiển thị Hệ thống mặc định hiển thị danh sách họp tuần thời theo danh sách ngày tháng thời gian bắt đầu họp theo thứ tự tăng dần Hình 2.03 Màn hình giao diện Danh sách họp diễn Để tham gia họp người sử dụng click vào nội dung họp tương ứng Hệ thống hiển thị hình thơng tin họp tác vụ liên quan Đối với cán Lãnh đạo chủ trì thư ký họp, hình hệ thống hiển thị thơng tin sau: Hình 2.04 Màn hình tham dự họp cán chủ trì thư ký họp Bắt đầu họp: Thư ký họp click vào tab [Điều hành] giao diện thông tin họp Chọn chức [Bắt đầu họp] Hình 2.05 Màn hình bắt đầu họp Hệ thống hiển thị hình chọn Agent chuyển đổi giọng nói thành văn Thư ký chọn tên máy tính cài đặt Agent phục vụ cho họp thời Hình 2.06 Màn hình lựa chọn Agent chuyển đổi giọng nói sang văn Bắt đầu thảo luận: Hệ thống yêu cầu cán chủ trì thư ký họp click vào chức [THẢO LUẬN] tương ứng với nội dung họp - Hình 2.07 Bắt đầu thảo luận nội dung họp Hình 2.08 Nội dung thảo luận Khi nội dung họp kết thúc Thư ký chọn [Kết thúc] để kết thúc nội dung thảo luận Hình 2.09 Kết thúc nội dung thảo luận Đối với nội dung thảo luận kết thúc, hệ thống cho phép mở lại thảo luận cách chọn [THẢO LUẬN LẠI] nội dung tương ứng Hình 2.10 Thảo luận lại nội dung họp Kết luận - thông qua nội dung họp: Sau thảo luận xong vấn đề hệ thống yêu cầu cán chủ trì thư ký họp click vào chức [KẾT LUẬN – THÔNG QUA] tương ứng với nội dung họp hệ thống hiển thị hình nhập nội dung kết luận họp sau: Hình 2.11 Màn hình nhập nội dung kết luận họp Bổ sung tài liệu: Cho phép thư ký trước trình họp bổ sung tài liệu phục vụ họp bổ sung nội dung họp Để sử dụng tính này, Thư ký thực thao tác hình sau: (1) Chọn tab [Điều hành] giao diện chi tiết họp diễn (2) Chọn chức [Bổ sung tài liệu] Hình 2.12 Màn hình điều hành họp Hệ thống hiển thị hình bổ sung Nội dung Bổ sung tài liệu cho họp Hình 2.13 Màn hình bổ sung tài liệu họp Ý kiến tổng hợp: Chức ý kiến tổng hợp cho phép Thư ký sử dụng tính chuyển đổi giọng nói sang văn để thu nhận ý kiến phát biểu đại biểu đưa vào danh sách ý kiến họp Để sử dụng tính này, Thư ký thực thao tác hình sau: - (3) Chọn tab [Ý kiến tổng hợp] giao diện chi tiết họp diễn (4) Chọn nội dung họp thời (5) Chọn đại biểu phát biểu Hình 2.14 Màn hình nhập nội dung kết luận họp (6) Bắt đầu chuyển đổi giọng nói thành văn (7) Lưu ý kiến đại biểu phát biểu xong (8) Kết thúc, xóa trắng liệu Tạo nội dung biểu theo nội dung họp: Hệ thống yêu cầu cán chủ trì thư ký họp truy cập chức [Tạo biểu quyết] giao diện điều hành họp Hệ thống hiển thị hình tạo biểu nội dung họp Hệ thống mặc định hiển thị danh sách biểu tạo Trường hợp thêm nội dung biểu hệ thống yêu cầu người sử dụng nhấn chức [Thêm câu hỏi] giao diện chương trình Sau người sử dụng nhấn chức [Tạo biểu quyết] giao diện chương trình Hệ thống hiển thị cửa sổ nhập câu hỏi biểu sau: Hình 2.15 Màn hình thêm câu hỏi biểu cho họp Sau người sử dụng nhấn chức [Thêm] câu hỏi giao diện chương trình Hệ thống hiển thị cửa sổ nhập nội dung câu hỏi phương án biểu sau: Hình 2.16 Màn hình nhập nội dung câu hỏi phương án biểu cho họp Sau người sử dụng nhập nội dung câu hỏi phương án biểu tương ứng, hệ thống yêu cầu người sử dụng nhấn [Xác nhận] để hoàn thành Để bắt đầu biểu quyết, hệ thống yêu cầu cán chủ trì thư ký họp click vào chức [Bắt đầu biểu quyết] giao diện chương trình Lúc biểu cơng bố cho toàn cán tham dự họp để lấy ý kiến Hình 2.17 Màn hình cho phép biểu Sau hết thời gian biểu quyết, hệ thống yêu cầu cán chủ trì thư ký họp click vào chức [Kết thúc] giao diện chương trình Lúc biểu cơng bố cho tồn cán tham dự họp để lấy ý kiến Hình 2.18 Màn hình kết biểu kết thúc biểu Góp ý cho báo cáo văn kiện theo nội dung họp: Hệ thống cho phép cán tham gia góp đóng góp ý kiến cho nội dung báo cáo văn họp Hệ thống hiển thị hình góp ý nội dung báo cáo văn họp Hệ thống yêu cầu người dùng chọn nội dung họp, văn tài liệu cần góp ý, nhập nội dung góp ý và/hoặc đính kèm văn góp ý cho nội dung tương ứng Hệ thống hiển thị nội dung tài liệu cho phép góp ý trực tiếp tài liệu (Đối với tài liệu định dạng Docx), đồng thời cho phép nhập ý kiến góp ý Hệ thống yêu cầu người sử dụng nhấn chức [Xác nhận] giao diện chương trình để lưu thơng tin Nhấn [Thốt] khơng có ý kiến góp ý cho tài liệu Hình 2.19 Màn hình theo dõi/góp ý văn họp Hình 2.20 Màn hình nhập nội dung góp ý văn họp Gửi ý kiến/thảo luận họp: Hệ thống cho phép cán tham gia góp đóng góp ý kiến q trình diễn họp Hệ thống hiển thị hình ý kiến nội dung họp Hệ thống yêu cầu người dùng chọn nội dung họp, nhập nội dung góp ý và/hoặc đính kèm văn góp ý cho nội dung tương ứng Hệ thống yêu cầu người sử dụng nhấn chức [Xác nhận] giao diện chương trình để lưu thơng tin Nhấn chức [Tạo mới] để xóa liệu nhập để nhập lại Hình 2.21 Màn hình nhập nội dung góp ý cho họp Tham gia biểu họp: Hệ thống cho phép cán tham gia biểu vấn đề nêu họp Hệ thống hiển thị nội dung biểu Hệ thống yêu cầu người dùng chọn đáp án tương ứng Hệ thống yêu cầu người sử dụng nhấn chức [Biểu quyết] giao diện chương trình để lưu thơng tin Hình 2.22 Màn hình biểu vấn đề nêu họp Kết thúc họp: Sau kết thúc họp thư ký họp thực kết thúc họp Hệ thống yêu cầu thư ký chọn chức [Kết thúc] giao diện [Điều hành] họp Thông tin họp chuyển danh sách họp kết thúc Hình 2.23 Màn hình kết thúc họp Danh sách họp kết thúc Sau Thư ký thực thao tác [Kết thúc] họp Thông tin họp lưu trữ hiển thị danh mục [Cuộc họp kết thúc] Người dùng tìm kiếm thông tin họp cách nhập vào thời gian tổ chức họp nhấn [Xem] Hình 2.23 Danh sách họp kết thúc Đại biểu cá nhân có liên quan truy xuất lại thông tin, tài liệu ý kiến phát biểu đại biểu trình diễn họp Hình 2.24 Chi tiết họp kết thúc ... họp, văn tài liệu cần góp ý, nhập nội dung góp ý và/hoặc đính kèm văn góp ý cho nội dung tương ứng Hệ thống hiển thị nội dung tài liệu cho phép góp ý trực tiếp tài liệu (Đối với tài liệu định... diễn (2) Chọn chức [Bổ sung tài liệu] Hình 2.12 Màn hình điều hành họp Hệ thống hiển thị hình bổ sung Nội dung Bổ sung tài liệu cho họp Hình 2.13 Màn hình bổ sung tài liệu họp Ý kiến tổng hợp:... gồm chức quản lý người dùng, quản lý danh mục, quản lý cấu hình hệ thống Hỗ trợ: Bao gồm tài liệu hướng dẫn sử dụng, phần mềm công cụ hỗ trợ sử dụng hệ thống Hình 1.02 Màn hình giao diện hệ thống