(TIỂU LUẬN) kỹ NĂNG tổ CHỨC và CÔNG VIỆC của THƯ ký y KHOA tại BỆNH VIỆN

ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NHÂN LỰC Y TẾ THEO NHU CẦU XÃ HỘI - - KHÓA LUẬN THƯ KÝ Y KHOA – KHÓA 10 Đề tài: KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ CÔNG VIỆC CỦA THƯ KÝ Y KHOA TẠI BỆNH VIỆN Họ tên sinh viên: BÙI NGUYỄN QUỲNH TRÂM NGUYỄN THỊ XUÂN HƯƠNG NGUYỄN THỊ HỒNG THÚY NGUYỄN PHƯƠNG NHI NGUYỄN PHƯỚC LỘC LÂM TUYẾT XUÂN PHAN THỊ THẢO Giảng viên hướng dẫn: ThS VÕ THỊ MỸ DUNG Thành phố hồ chí minh, năm 2022 [Type text] [Type text] [Type text] LỜI CẢM ƠN Sau mười tuần ngắn ngủi thực tập Bệnh viện Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh nhóm em học hỏi nhiều điều mẻ, nhận giúp đỡ cách tận tình trình thực tập, hội cho nhóm em tổng hợp hệ thống hóa lại kiến thức học ngồi ghế nhà trường, đồng thời kết hợp với thực tế để nâng cao kiến thức chun mơn Tuy có mười tuần thực tập, q trình thực tập, nhóm em mở rộng tầm nhìn tiếp thu nhiều kiến thức trau dồi kĩ làm việc thực tế, đồng thời cảm nhận áp lực yêu cầu công việc mà học bọn em hiểu Từ em nhận thấy, tổ chức đợt thực tập để sinh viên cọ sát thực tế vơ quan trọng – giúp sinh viên củng cố tảng lý thuyết học trường vững Trong q trình thực tập, từ chỗ cịn bở ngỡ lần đầu tiếp xúc với công việc việc thiếu kinh nghiệm, nhóm em gặp phải nhiều khó khăn với giúp đỡ tận tình q thầy cơ, anh chị hướng dẫn khoa giúp em có kinh nghiệm quý báu, cách xử lý tình xảy q trình làm việc để hồn thành tốt tập Nhóm em xin chân thành cám ơn Lời cám ơn nhóm em xin gửi đến ban lãnh đạo phịng ban, chú, anh chị khoa bệnh viện Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh tiếp nhận nhiệt tình tạo điều kiện thuận lợi cho nhóm em tiếp cận thực tế cơng việc người Thư ký Y khoa Nhóm em xin gửi lời cám ơn chân thành đến Quý Thầy Cô Trung tâm đào tạo nhân lực y tế theo nhu cầu Xã hội – Đại học Y Dược TP, cô Võ Thị Mỹ Dung trưởng môn, cô Võ Thùy Trang chủ nhiệm lớp Thư ký Y khoa khóa 10 tận tâm giảng dạy truyền đạt kiến thức, kinh nghiệm quý báu cho em Vì thời gian kiến thức hạn hẹp nên báo cáo khơng thể tránh khỏi thiếu sót, mong góp ý q thầy bạn, để nhóm em rút kinh nghiệm hồn thành tốt Nhóm em xin chân thành cám ơn! [Type text] [Type text] [Type text] LỜI MỞ ĐẦU Trong năm gần kinh tế nước ta ngày phát triển mạnh mẽ, kèm theo nhu cầu đời sống người dân ngày nâng cao Hiện nay, ngành dịch vụ khám, chữa bệnh có thay đổi mạnh mẽ, đặc biệt sau nước ta trải qua Đại dịch COVID-19 người dân thấy rõ tầm quan trọng việc chăm sóc sức khỏe Vì nhu cầu xã hội tăng lên, lượng công việc y bác sĩ tương đối nhiều đảm bảo chất lượng cơng tác khám chữa bệnh, đời Thư ký Y khoa giải phần khó khăn cơng việc y bác sĩ, nâng cao chất lượng khám chữa bệnh giảm tải lượng công việc không cần thiết giúp y bác sĩ tập trung vào chuyên môn Thư ký Y khoa thực công việc hành văn phịng, xếp quy thời gian, giúp y bác sĩ có kế hoạch hiệu làm việc với xuất cao Để làm điều Thư ký Y khoa cần có kỹ tổ chức, biết cánh ưu tiên hóa cơng việc theo mức độ,phải biết cách xếp công việc cách có trình tự, xác định quy trình cụ thể, kết hợp nhiều tác vụ lúc cách trơn tru từ nâng cao hiêu suất cơng việc Ví dụ: Bạn có chức lên kế hoạch tuyển dụng nhân lực cho khoa phòng / ban bệnh viện Vậy làm để tuyển dụng? câu trả lời bạn áp dụng quy trình tuyển dụng Mỗi bước quy trình tuyển dụng bạn đặt câu hỏi theo 5W1H giúp cho việc tuyển dụng trở nên dễ dàng Vì thế, việc Thư ký Y Khoa cần đào tạo áp dựng tốt kỹ tổ chức công việc vô quan trọng luận cung cấp cho bạn kiến thức kinh nghiệm áp dụng kỹ tổ chức công việc thư ký MỤC LỤC MỞ ĐẦU CHƯƠNG KỸ NĂNG TỔ CHỨC CỦA NGƯỜI THƯ KÝ Y KHOA 1.1 Nhiệm vụ Thư ký Y khoa [Type text] [Type text] [Type text] 1.1.1 Đưa thông tin vào phần mềm quản lý 1.1.2 Lập kế hoạch làm việc cho y bác sĩ điều dưỡng 1.1.3 Xử lý thủ tục cần thiết 1.1.4 Giúp bệnh nhân trong.việc thực thủ tục 1.1.5 Tổ chức họp 1.1.6 Các công việc khác bệnh viện 1.2 Kỹ tổ chức người thư ký y khoa 1.2.1 Lập kế hoạch 1.2.2 Kỹ quản lý thời gian 1.2.3 Kỹ giao tiếp 1.2.4 Kỹ đặt mục tiêu 1.2.5 Kỹ làm việc dưới.áp lực 1.2.6 Kỹ chủ động 1.2.7 Kỹ ghi chi tiết 1.2.8 Kỹ định CHƯƠNG CÔNG VIỆC CỦA THƯKÝ Y KHOA TẠI BỆNH VIỆN ĐẠI HỌC Y DƯỢC 2.1 Giới thiệu quan thực tập 2.1.1 Lịch sử hình thành 2.1.2 Sơ đồ tổ chức Bệnh viện Đại học Y dược TP.HCM 2.2 Công việc Thư ký Y khoa Bệnh viện Đại học Y Dược 2.2.1 Thư ký Y Khoa Khám bệnh,.Khoa Lâm sàng, Khoa Cận lâm sàng 2.2.2 Thư ký Phòng chức 2.2.3 Thư ký Ban Giám đốc 2.2.4 Thư ký phụ trách Bảo hiểm y tế 2.2.5 Các công việc khác CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Danh mục từ viết tắt [Type text] [Type text] [Type text] Danh mục hình ảnh, bảng biểu [Type text] [Type text] [Type text] MỞ ĐẦU Kỹ tổ chức kỹ mềm liên quan đến việc lên kế hoạch nhiệm vụ thời gian hoàn thành cách rõ ràng cụ thể, xếp thứ tự ưu tiên, quản lý tốt thời gian, nguồn lực, không gian làm việc, để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Kỹ tổ chức cơng việc q trình tạo cấu trúc tác vụ có trình tự giúp gia tăng suất Để tổ chức vậy, tác vụ phải ưu tiên hóa theo mức độ: cần hồn thành ngay, hỗn lại, giao cho người khác làm giảm bớt Kỹ tổ chức công việc giúp giảm thiểu thói quen làm việc hiệu bình tĩnh, trì hỗn, khơng hiểu ý Người có kỹ tổ chức tốt giúp giảm nguy xấu xảy trình làm việc trì hỗn, lộn xộn, chậm trễ, bỏ sót cơng việc cần phải làm hiệu đạt không cao Đây kỹ quan trọng giúp bạn làm việc đa nhiệm giúp công việc vận hành cách trơn tru mang lại hiệu cao [Type text] [Type text] [Type text] Thư ký y khoa ngành phát triển giới, hỗ trợ đắc lực giúp bác sĩ giảm thiểu tối đa công việc hành để tập trung vào chun mơn Tại Việt Nam năm gần đây, hình ảnh người thư ký y khoa dần trở nên quen thuộc với người dân đến khám chữa bệnh sở y tế Theo xu phát triển giới VN nhiều bệnh viện có nhu cầu Thư ký y khoa lớn Thư ký y khoa phải có kỹ tổ chức tuyệt vời khả đa nhiệm, hầu hết công việc TKYK liên quan đến kỹ tổ chức, chứng ta thấy rõ tầm quan trọng thơng qua cơng việc xếp lịch trình, lên kế hoạch, thực cơng việc theo thứ tự ưu tiên, … Hiện nay, Bệnh viện Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh sở hữu hệ thống TKYK với số lượng lớn nhân lực đào tạo chun nghiệp ,với mơ hình quản trị chuyên nghiệp, bên cạnh đội ngũ chuyên môn, TKYK phận thiếu tổ chức nhân đơn vị Hệ thống thư ký Bệnh viện với phận chính: Thư ký Khoa Khám bệnh, Khoa Lâm sàng, Khoa Cận Lâm sàng Thư ký Phòng chức Thư ký Ban Giám đốc Hệ thống thư ký Bệnh viện hoạt động theo mạng lưới, sinh hoạt định kỳ nhằm gia tăng tính liên kết Mơi trường làm việc xây dựng tinh thần đoàn kết, sẻ chia kiến tạo hội để nhân viên phát huy lực, tích lũy kinh nghiệm Bên cạnh đó, người thư ký cịn góp phần truyền tải hình ảnh tương thân tương ái, kết nối lịng vàng chung tay hỗ trợ hồn cảnh khó khăn, người già neo đơn, gia đình sách Đây hoạt động gia tăng gắn kết thành viên Hệ thống thư ký, lan tỏa quan tâm, chăm sóc sẻ chia đến cộng đồng Tại BVĐHYD, kỹ tổ chức người TKYK tối ưu hóa hay chưa góp phần hỗ trợ cơng việc nào, có ưu điểm hạn chế gì, để hiểu rõ điều đó, nhóm em chọn đề tài: “ Kỹ tổ chức công việc Thư ký Y khoa bệnh viện” Đề tài gồm ba phần: TKYK kỹ tổ chức người TKYK Công việc TKYK bệnh viện Đại học Y dược Thực trạng giải pháp [Type text] [Type text] [Type text] CHƯƠNG KỸ NĂNG TỔ CHỨC CỦA NGƯỜI THƯ KÝ Y KHOA Thư ký làm việc sở y tế gọi thư ký y khoa Hiện nay, thư ký y khoa người trợ thủ đắc lực cho cấp quản lý đội ngũ y bác sĩ, cầu nối đội ngũ y bác sĩ người bệnh, người nhà người bệnh thủ tục đăng ký khám chữa bệnh, hướng dẫn trình khám, chữa bệnh Thư ký y khoa đào tạo quản lý hành số kiến thức nghiệp vụ y tế Bảo hiểm y tế, thuật ngữ y khoa, dược khoa, thông số sức khỏe, y đức phân cơng đảm nhiệm cơng tác hành phịng, khoa sở y tế Chính từ đào tạo bản, thư ký y khoa đảm đương tốt cơng việc mình, dần khẳng định vai trị vị trí trợ lý, thư ký hành chính, nhân viên chăm sóc khách hàng, nhân viên hướng dẫn; hỗ trợ hiệu cho cấp lãnh đạo, bác sĩ tập trung vào công tác chuyên môn Tại Bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM, Giám đốc bố trí đội ngũ thư ký y khoa vào vị trí hành Bệnh viện, đồng thời trọng công tác đào tạo, nâng cao nghiệp vụ phát triển đội ngũ thư ký tự tin, chuyên nghiệp Mỗi vị trí thư ký có chức năng, nhiệm vụ riêng gắn kết chặt chẽ, tạo thành mạng lưới hệ thống gọi hệ thống thư ký Bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM Bệnh viện tiên phong ứng dụng cơng nghệ số hóa quản trị hành chính, đáp ứng cơng cụ cho việc tổ chức quản lý công việc thư ký hệ thống quản lý Bệnh viện 1.1.Nhiệm vụ Thư ký Y khoa Thư ký y khoa có trách nhiệm số nhiệm vụ bao gồm: lên lịch theo dõi hẹn, thủ tục toán cho bệnh nhân, biên soạn lưu trữ hồ sơ báo cáo y tế đảm bảo mẫu xét nghiệm đánh dấu bảo [Type text] [Type text] [Type text] quản theo tiêu chuẩn gửi thời gian Thư ký y khoa thực hoạt động hành tổng hợp soạn gửi thư, báo cáo chuyên môn, trả lời điện thoại, xếp văn thư chuẩn bị lịch làm việc, ghi kế hoạch 1.1.1 Đưa thông tin vào phần mềm quản lý Như nói trên, với nhiệm vụ nhập liệu bệnh nhân bao gồm: thông tin, thể trạng sức khỏe, kết khám bệnh vào phần mềm quản lý để lưu trữ thông tinh bệnh nhân quản lý cách dễ dàng Khơng có nhiệm vụ nhập liệu thơng tin bệnh nhân mà thư ký y khoa có nhiệm vụ chuyển tiếp thơng tin nhập liệu đến phịng ban liên quan bệnh viện để họ nắm bắt tình hình bệnh án bệnh nhân để đưa phương án điều trị sau họ thăm khám bệnh viện Thực việc quản lý hồ sơ bệnh án, quản lý bệnh nhân, bác sĩ, điều dưỡng viên thông qua hỗ trợ phần mềm quản lý Thư ký y khoa người nhận tồn thơng tin lên phần mềm để dễ quản lý đặc biệt lưu trữ thông tin dễ dàng Điều khiến thư ký y khoa phải biết sử dụng phần mềm, ứng dụng công nghệ thông tin ngành y học để thực công việc hiệu 1.1.2 Lập kế hoạch làm việc cho y bác sĩ điều dưỡng Trong kế hoạch làm việc TKYK họ bắt buộc phải có nhiệm vụ thực việc lên kế hoạch xếp lịch làm việc cho bác sĩ điều dưỡng để họ có thời gian làm việc hiệu Các bác sĩ thường xuyên phải quan tâm đến bệnh nhân nên việc lên kế hoạch làm việc cho họ giúp họ gánh tải bớt lượng công việc giúp họ đem lại suất làm việc cao 1.1.3 Xử lý thủ tục cần thiết Hầu hết, văn liên quan đến hành chính, hồ sơ bệnh nhân, giấy tờ liên quan bệnh viện cần đến đảm nhiệm TKYK Không vậy, vấn đề liên quan đến chi trả bảo hiểm bệnh nhân vấn đề thuế bệnh viện cần đến TKYK xử lý lo liệu Thư ký y khoa thực việc xử lý thủ tục hành lập hồ sơ bệnh án, giải vấn đề giấy tờ thay cho bác sĩ, điều dưỡng viên Việc giúp bác sĩ chuyên tâm việc khám chữa bệnh cứu người Thay mặt bác sĩ giải đáp thắc mắc thủ tục làm hành chính, hướng dẫn bệnh nhân tiến hành thủ tục hành theo quy trình bệnh [Type text] [Type text] [Type text] viện, phòng khám nay, thay bác sĩ ghi chép lại toàn bệnh án bệnh nhân vấn đề bác sĩ điều dưỡng viên yêu cầu 1.1.4 Giúp bệnh nhân việc thực thủ tục Mỗi bệnh nhân đến thăm khám, chữa bệnh bệnh viện cần đến thủ tục rắc rối khác với vai trị TKYK phải có nhiệm vụ hướng dẫn cách làm thủ tục Bên cạnh đó, bệnh nhân có thắc mắc liên quan đến thủ tục, tư vấn TKYK phải giải đáp Trong việc tiến hành làm thủ tục hành chính, bệnh nhân gặp khơng vấn đề vướng mắc cách thực hiện, lúc cần đến giúp đỡ từ TKYK Thông qua giúp đỡ bệnh nhân nhanh chóng hồn thành thủ tục hành chính, hài lịng với phục vụ bệnh viện 1.1.5 Tổ chức họp Để tổng kết lại trình làm việc ngày, tuần, tháng có vấn đề cần bàn bạc giải họp bệnh viện vơ cần thiết TKYK lúc người lên kế hoạch tổ chức họp chuẩn bị tài liệu liên quan để buổi họp diễn cách thành công tốt đẹp Việc ghi chép tổng kết nội dung họp cần TKYK ghi chép lại cách đầy đủ để báo cáo lên cấp bác sĩ bệnh viện Các bác sĩ thường có buổi họp quan trọng thường xuyên bất ngờ, người TKYK người lên kế hoạch tổ chức cho buổi hợp chuẩn bị đầy đủ thiết bị, tài liệu, vấn đề liên quan đến họp để đảm bảo họp diễn tốt đẹp Trong họp, TKYK người ghi lại toàn nội dung diễn họp để lập thành tài liệu gửi đến bác sĩ, điều dưỡng, nhân viên có liên quan làm việc bệnh viện phòng khám nơi bạn làm việc 1.1.6 Các công việc khác bệnh viện Không cần đảm nhiệm tốt công việc kể TKYK cịn cần phải làm cơng việc khác bệnh viện bao gồm: - Xử lý vấn đề nghiệp vụ chuyên môn điều dưỡng bệnh viện Quản lý vấn đề liên quan đến hành văn phịng, phịng khám nội vụ bệnh viện Ngoài ra, TKYK cần phải nắm bắt rõ vấn đề hành sở khác bệnh viện - Triển khai, hồn thành cơng việc khác bác sĩ, trưởng khoa bệnh viện u cầu Ngồi cơng việc nói trên, thư ký y khoa cịn cần thực cơng việc khác như: - [Type text] [Type text] [Type text] Thứ nhất, thực việc quản lý hành văn phịng, quản lý vấn đề nghiệp vụ chuyên môn nhân viên điều dưỡng Thứ hai, với trường hợp cần làm thủ thuật bệnh viện thư ký y khoa cần tiến hành trình hội chuẩn nên bác sĩ có thẩm quyền Thứ ba, thực công việc khác bác sĩ yêu cầu phận chức khác bệnh viện, phòng khám sở y tế 1.2 Kỹ tổ chức người thư ký y khoa Kỹ tổ chức có vai trị giúp bạn biết nhiệm vụ cần tập trung vào thời điểm mà khơng bỏ sót cơng việc nào, dù nhỏ Nó giúp bạn biết cách sử dụng hợp lý thời gian vào công việc để đạt kết mong muốn Kỹ tổ chức có nhiều dạng Chúng khác dựa nơi bạn làm việc chức danh công việc cụ thể bạn, chúng thường liên quan đến việc trì khơng gian làm việc ngăn nắp, quản lý khối lượng công việc thời gian hoàn thành hiểu thời gian tổ chức họp nhóm cơng ty 1.2.1 Lập kế hoạch Trong kế hoạch làm việc TKYK, họ phải chịu trách nhiệm lập kế hoạch xếp lịch làm việc bác sĩ điều dưỡng để họ có làm việc hiệu Các bác sĩ thường xuyên phải quan tâm chăm sóc bệnh nhân nên việc có thư ký y khoa lên lịch làm việc giúp họ giảm tải công việc đạt suất cao Trong trình làm việc, có vấn đề ảnh hưởng đến lịch làm việc bác sĩ, thư ký y khoa trực tiếp góp ý để điều chỉnh lịch làm việc phù hợp ưu tiên trường hợp khẩn cấp để bác sĩ có mặt giải kịp thời 1.2.2 Kỹ quản lý thời gian Giá trị thời gian đem lại lớn, người TKYK hiểu rõ điều này, việc họ cần biết cách quản lý thời gian để đạt hiệu cơng việc điều vơ cần thiết, yếu tố quan trọng giúp bạn thăng tiến nghiệp Vẫn ví dụ điển hình giáo án kỹ quản lý thời gian, khối lượng công việc với thời gian xác định, có người làm việc nhẹ nhàng mà kết lại tốt có người ln bận rộn với áp lực căng thẳng khơng biết phải làm cuối kết đạt lại không mong đợi 1.2.3 Kỹ giao tiếp [Type text] [Type text] [Type text] Có 03 loại giao tiếp TKYK thường dùng sau: Trong giao tiếp ngôn TKYK phải nói chuyện lịch sự,nói chuyện nhẹ nhàng, nói dễ hiểu, tốc độ nói phù hợp với độ tuổi bệnh nhân, nói giao tiếp với bệnh nhân phải chăm lắng nghe bệnh nhân gật đầu "dạ", "vâng” Kỹ giao tiếp hình thể TKYK, giao tiếp với bệnh nhân, nhân viên phải giơ lòng bàn tay lên với ánh mắt chăm lắng nghe bệnh nhân tránh cử động gây khó xử quay đầu từ bên sang bên kia, nhìn sang hướng khác khoanh tay tiếp nhận bệnh nhân làm động tác dư thừa không phù hợp với nội dung giao tiếp Kỹ giao tiếp qua điện thoại TKYK gọi cho phải giới thiệu tên phận làm nghe điện thoại nhân viên "vâng" người bên đầu dây bên biết nhân viên ý lắng nghe họ nói 1.2.4 Kỹ đặt mục tiêu Kỹ tổ chức nơi làm việc liên quan đến việc thiết lập mục tiêu nơi làm việc TKYK có kỹ tổ chức đặt mục tiêu cá nhân nghề nghiệp mình, điều giúp nhân viên có động lực công việc, định hướng công việc làm việc chăm để đạt mục tiêu họ Cần phải đặt mục tiêu hàng ngày, hàng tuần hàng tháng để nhân viên biết cần tập trung vào điều gì, việc thiết lập phận giúp nhân viên không cảm thấy nhàm chán công việc 1.2.5 Kỹ làm việc áp lực Kỹ tổ chức hữu ích bạn tình cơng việc áp lực cao Trong môi trường Bệnh viện Đại học Y Dược có nhịp độ nhanh, địi hỏi TKYK phải nắm bắt tình nơi làm việc tiến độ thời hạn nghiêm ngặt, kỹ tổ chức điều quan trọng để nhân viên giữ bình tĩnh tập trung Nếu bạn xếp thời gian, quản lý lượng sử dụng hiệu nguồn lực mình, khả làm việc tốt áp lực khiến bạn trở thành nhân viên giỏi ưu tú bệnh viện 1.2.6 Kỹ chủ động Một yếu tố quan trọng kỹ tổ chức khả chủ động Các nhân viên có tổ chức phải nhận thức rõ ràng nhiệm vụ họ cần phải thực hiện, trách nhiệm cơng việc thực nhiệm vụ giao mà không cần giám sát trợ giúp [Type text] Nếu bạn có kỹ tổ chức tốt khả tự chủ nơi làm việc, bạn đạt hiệu suất cao có nhiều hội thăng tiến nghề nghiệp 1.2.7 Kỹ ghi chi tiết Kỹ tổ chức liên quan đến mức độ chu đáo, tỉ mỉ kỹ lưỡng bạn công việc Việc ghi chép chi tiết giúp bạn khơng bỏ sót thơng tin q trình làm việc, điều giúp cho TKYK tiết kiệm nhiều thời gian cho cơng việc 1.2.8 Kỹ định Những người có kỹ tổ chức đưa định nhanh chóng xác Đưa định cân nhắc kỹ lưỡng có nghĩa thu thập tất thông tin cần thiết, xem xét hậu suy nghĩ trước để dự đoán kết Nếu bạn có kỹ tổ chức, bạn có kỹ giao tiếp, tư logic thái độ hướng tới mục tiêu cần thiết để đưa định hiệu CHƯƠNG CÔNG VIỆC CỦA THƯ KÝ Y KHOA TẠI BỆNH VIỆN ĐẠI HỌC Y DƯỢC 2.1 Giới thiệu quan thực tập Bệnh viện Đại học Y Dược TP.HCM Bệnh viện Công lập, Đa khoa, hoạt động theo mơ hình tiên tiến kết hợp Trường – Viện nhằm nâng cao chất [Type text] [Type text] [Type text] lượng hiệu công tác khám chữa bệnh, đào tạo nghiên cứu khoa học Với đội ngũ Bác sĩ chuyên môn cao trang thiết bị đại, Bệnh viện Đại học Y Dược ln khẳng định trách nhiệm việc phục vụ chăm sóc sức khỏe nhân dân với chất lượng cao Địa chỉ: 215 Hồng Bàng, phường 11, quận 5, Thành phố Hồ Chí Minh Điện thoại: +84 (8) 3855 4269 Fax: +84 (8) 3950 6126 Email: bvdh@hcm.vnn.vn 2.1.1 Lịch sử hình thành 10/4/1994: Khai trường Phịng khám Đa khoa Đại học Y Dược TP.HCM có giường lưu 18/10/2000: Thành lập Bệnh viện Đại học Y Dược TP.HCM sở sáp nhập Phòng khám Đa khoa Đại học Y Dược, phịng khám bệnh ngồi thuộc khoa Điều dưỡng Kỹ thuật Y học sở khám chữa bệnh nội ngoại trú thuộc Khoa Y học cổ truyền 12/4/2006: Khởi cơng xây dựng tịa nhà bệnh viện 15 tầng 21/9/2010: Chuyển đổi mơ hình hoạt động từ bệnh viện bán công sang bệnh viện công 07/01/2013: Triển khai hoạt động phần tòa nhà 15 tầng [Type text] [Type text] [Type text] [Th kýY khoa khóa 10] 2.1.2 Sơ đồ tổ chức Bệnh viện Đại học Y dược TP.HCM ĐƠN VỊ KIỂM SOÁT NHIỄM KHUẨN TRUNG TÂM HỒI SỨC TÍCH CỰC ĐƠN VỊ TIÊM CHỦNG NGƯỜI BỆNH COVID-19 ĐƠN VỊ HỖ TRỢ TRUNG TÂM TRUYỀN THÔNG SINH SẢN TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU LÂM SÀNG ĐƠN VỊ SÀN ĐÁY CHẬU ĐƠN VỊ RỐI LOẠN VẬN ĐỘNG TIÊU HÓA ĐƠN VỊ BỆNH VIÊM RUỘT MẠN Bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM bệnh viện đạt chuẩn hạng I, trực thuộc Bộ Y tế Với cấu tổ chức bao gồm 12 phòng chức năng, 12 Ban, 42 khoa Lâm sàng, 14 khoa Cận lâm sàng, trung tâm, 41 đơn vị [Type text] Page 15 [Th kýY khoa khóa 10] 2.2 Cơng việc Thư ký Y khoa Bệnh viện Đại học Y Dược 2.2.1 Thư ký Y Khoa Khám bệnh, Khoa Lâm sàng, Khoa Cận lâm sàng Đối với TKYK hành công việc họ liên quan đến vấn đề hành chính, bao gồm: Tiếp nhận phân loại bệnh - Tiếp nhận hồ sơ bệnh án - Tư vấn, đặt lịch hẹn nhập viện làm thủ tục nhập viện - Đo dấu hiệu sinh tồn - Sắp xếp, chuẩn bị hồ sơ, in xét nghiệm cho bác sĩ khám bệnh - Gọi bệnh hỗ trợ cho bác sĩ khám bệnh - Cho BN ký trả BHYT Thư ký phòng khám thực diều phối phòng khám, hướng dẫn đầy đủ thủ tục trước vào khám, thủ tục chuyển viện, vị trí thực cận lâm sàng, mua thuốc cho người bệnh Nhập liệu thông tin - Tư vấn, đặt lịch hẹn nhập viện làm thủ tục nhập viện - Hỗ trợ bác sĩ nhập liệu thông tin bệnh án thuốc người bệnh nội trú - Nhập liệu chi phí phát sinh ngày người bệnh nội trú - Cập nhật thông tin làm thủ tục xuất viện cho NB - In tổng chi phí người bệnh, theo dõi cập nhật cho người bệnh đóng tạm ứng tốn viện phí - Phát giấy hẹn khám lại hướng dẫn tái khám Tiếp đón người bệnh Tiếp nhận thơng tin trực tiếp gián tiếp qua điện thoại người bệnh chuyển thơng tin đến người có trách nhiệm để giải vấn đề Tiếp nhận mời hội chẩn chuyên khoa hội chẩn liên chuyên khoa nội viện Tiếp nhận mời hội chẩn chuyên khoa hội chẩn liên chuyên khoa từ khoa nhắc nhở bác sĩ tham dự hội chẩn theo lịch phân công đột xuất Thực 5S khoa - Sắp xếp khoa, phịng theo tiêu chí 5S - Chủ động xếp phòng ngăn nắp, - Hợp tác với nhân viên phân công chịu trách nhiệm khu vực 5S Quản lý phần mềm HIS [Type- text]Quản lý phần mềm his xuất Page–nhập16 vật tư thông dụng khoa [Th kýY khoa khóa 10] - Phối hợp phịng Tài kế tốn thực báo cáo kiểm kê vật tư thông dụng vào cuối tháng Theo dõi tin tức thông tin, thông báo trang Điều hành tác nghiệp báo cáo kịp thời - Thường xuyên theo dõi tin đăng trang điều hành tác nghiệp để thông báo lịch họp lãnh đạo nhân viên có liên quan - Cập nhật thơng tin yêu cầu phòng ban để giải kịp thời hạn, thời hạn Lên kế hoạch, xếp lịch làm việc cho bác sĩ, điều dưỡng - Lên kế hoạch xếp lịch làm việc hàng ngày Bác sĩ, điều dưỡng - Cập nhật, đề xuất chỉnh sửa lịch làm trình làm việc hợp lý - Đăng kí nghỉ phép hủy phép Bác sĩ, điều dưỡng - Thực hồ sơ công tác, hỗ trợ chuyên môn, lịch tiêm ngừa cho Bác sĩ - Sắp xếp buổi họp, chuẩn bị phòng họp theo yêu cầu quy định bệnh viện Quản lý công tác lưu trữ công văn, giấy tờ - Hỗ trợ Điều dưỡng trưởng Trưởng khoa xây dựng quy trình, quy định khoa cần - Nhận công văn đến, gửi công văn đi, giây tờ liên quan đến hoạt động khoa - Soạn thảo đề nghị, tờ trình, báo cáo, … trình ký theo dõi thơng tin phản hồi phần mềm iOffice - Là thư ký họp khoa, liên quan đến khoa, ghi chép lại biên họp trình lãnh đạo - Hỗ trợ thực hồ sơ xem xét thành tích thi đua, bình bầu, bổ nhiệm tái kí hợp đồng - Chuẩn bị giấy tờ cho bác sĩ cơng tác ngồi nước - Xin phép báo cáo buổi sinh hoạt khoa học khoa Quản lý triển khai thi đua năm đột xuất tập thể cá nhân - Báo cáo thành tích thi đua năm tập thể - Hỗ trợ nhân viên khoa biểu mẫu báo cáo thi đua hàng năm - Quản lý lưu trữ hồ sơ thi đua hàng năm khoa Hỗ trợ Điều dưỡng - Hỗ trợ Điều dưỡng hành chánh nhập liệu thông tin trả hồ sơ bệnh án kho lưu trữ [Type text] [Th kýY khoa khóa 10] Hỗ trợ Điều dưỡng nhập liệu báo cáo kiểm kê vật tư y tế tiêu hao cuối tháng Hỗ trợ vị trí khác Thế vị trí như: thư ký phịng khám, thư ký xác nhận BHYT có nhân viên nghỉ phép học 2.2.2 Thư ký Phòng chức - Theo dõi tin tức thông tin, thông báo trang Điều hành tác nghiệp báo cáo kịp thời - Thường xuyên theo dõi tin đăng trang điều hành tác nghiệp để thông báo lịch họp lãnh đạo nhân viên có liên quan - Cập nhật thơng tin yêu cầu phòng ban để giải kịp thời hạn, thời hạn Thực 5S khoa - Sắp xếp khoa, phịng theo tiêu chí 5S - Chủ động xếp phòng ngăn nắp, - Hợp tác với nhân viên phân công chịu trách nhiệm khu vực 5S Quản lý công tác lưu trữ công văn, giấy tờ - Hỗ trợ Điều dưỡng trưởng Trưởng khoa xây dựng quy trình, quy định khoa cần - Nhận cơng văn đến, gửi công văn đi, giây tờ liên quan đến hoạt động khoa - Soạn thảo đề nghị, tờ trình, báo cáo, … trình ký theo dõi thông tin phản hồi phần mềm iOffice - Là thư ký họp khoa, liên quan đến khoa, ghi chép lại biên họp trình lãnh đạo - Hỗ trợ thực hồ sơ xem xét thành tích thi đua, bình bầu, bổ nhiệm tái kí hợp đồng - Chuẩn bị giấy tờ cho bác sĩ công tác nước - Xin phép báo cáo buổi sinh hoạt khoa học khoa 2.2.3 Thư ký Ban Giám đốc - Ngồi chun mơn hành chính, địi hỏi phải có kiến thức nâng cao quản trị pháp lý, đảm bảo thủ tục hành Bệnh viện kiểm soát chặt chẽ chuẩn mực, đặc biệt vai trò trợ lý cho cấp [Type text] Page 18 [Th kýY khoa khóa 10] lãnh đạo cơng tác đối ngoại, trì phát triển mối quan hệ với cấp quyền, đối tác Bệnh viện 2.2.4 Thư ký phụ trách Bảo hiểm y tế Tiếp nhận xác nhận BHYT phần mềm - Tiếp nhận hồ sơ nhập viện từ người bệnh - Kiểm tra thông tin thẻ thực xác nhận BHYT người bệnh lên phần mềm - Hướng dẫn người bệnh thông tin đổi thẻ, xin giấy chuyển tuyến (khi cần) - Hỗ trợ cung cấp thông tin hướng dẫn cho người bệnh xin giấy chuyển tuyến Cấp giấy nghỉ hưởng BHXH Kiểm tra thông tin thực xác nhận nghỉ hưởng BHXH cho người bệnh lên trang BHXH TP.HCM Xác nhận nhập viện Nhập liệu thông tin nhập viện - Cho người bệnh đóng tạm ứng theo dõi giám sát - Hỗ trợ bác sĩ nhập cận lâm sàng cho người bệnh (khi cần) Thực 5S khoa - Sắp xếp khoa, phịng theo tiêu chí 5S - Chủ động xếp phòng ngăn nắp, - Hợp tác với nhân viên phân công chịu trách nhiệm khu vực 5S Báo cáo giám sát 5S - Báo cáo kết giám sát 5S từ Điều dưỡng trưởng nhập phần mềm - In báo cáo thực hiện, trình lãnh đạo khoa ký gửi Phịng Quản lý chất lượng - In thơng tin gắn lên bảng quản lý chất lượng khoa Quản lý phần mềm his - Quản lý phần mềm his xuất – nhập vật tư thông dụng khoa - Phối hợp phịng Tài kế tốn thực báo cáo kiểm kê vật tư thông dụng vào cuối tháng Hỗ trợ Điều dưỡng trưởng Hỗ trợ Điều dưỡng trưởng chỉnh sửa biểu mẫu Điều dưỡng trưởng phân công Lưu trữ biên hội chẩn khoa Bệnh án ngoại trú [Type text] [Th kýY khoa khóa 10] In bệnh án ngoại trú, trình ký bác sĩ, gửi Khoa khám bệnh 2.2.5 Các công việc khác - Dự trù văn phịng phẩm, vật tư thơng dụng, y tế hàng tháng Quản lý thiết bị vật tư thông dụng, vật tư y tế theo quy định Lập kiểm kê, báo cáo kiểm kê thiết bị vật tư Thực đề nghị lý tài sản, mang tài sản cổng Thực kiểm sốt nhiễm khuẩn, an tồn người bệnh Giám sát thiết bị hư hỏng khoa, phòng liên hệ với phòng hỗ trợ kĩ thuật CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP TÀI LIỆU THAM KHẢO Hiến pháp năm 2013 Luật cán bộ, công chức Quốc hội khóa 12 thơng qua ngày 13/11/2008 Nghị định 204/2004/NĐ-CP ngày 14 tháng năm 2004 quy định chế độ tiền lương cán bộ, công chức, viên chức lực lượng vũ trang Quyết định số 18/2016/QĐ-UBND ngày 27/4/2016 UBND tỉnh ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi Cổng thông tin điện tử Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi http://www.quangngai.gov.vn/vi/sonv/Pages/qnp-intro-chucnangnhiemvu[Typeqnpstatictext]-14-qnpdyn-0-qnpsite-1.htmlPage 20 [Th kýY khoa khóa 10] Nghị định số 72/2018/NĐ-CP ngày 15 tháng năm 2018 quy định mức lương sở cán công chức, viên chức lực lượng vũ trang Văn hợp số 04/VBHN-BNV ngày 22 tháng năm 2014 quy định tiền lương cán bộ, công chức, viên chức lực lượng vũ trang Thông tư số 08/2013/TT-BNV ngày 31 tháng năm 2013 hướng dẫn thực chế độ nâng bậc lương thường xuyên nâng bậc lương trước thời hạn cán bộ, công chức, viên chức người lao động Quyết định số 13/2014/QĐ-UBND ngày 22 tháng năm 2014 UBND tỉnh Quảng Ngãi ban hành Quy định cụ thể điều kiện, tiêu chuẩn xét nâng bậc lương trước thời hạn đối vớ cán bộ, công chức,viên chức người lao động lập thành tích xuất sắc thực nhiệm vụ cơng vụ PHỤ LỤC Bảng 1.1: Thông tin nhân số lượng Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi Nh Tiêu chí Số lượng [Type text] Page 21 [Th kýY khoa khóa 10] Bảng 1.2: Thơng tin nhân chất lượng Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi Trình độ chun mơn, nghiệp vụ Tiêu chí Số lượng ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NHÂN LỰC Y TẾ THEO NHU CẦU XÃ HỘI - - [Type text] Page 22 [Th kýY khoa khóa 10] KHĨA LUẬN THƯ KÝ Y KHOA – KHÓA 10 Đề tài: KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ CÔNG VIỆC CỦA THƯ KÝ Y KHOA TẠI BỆNH VIỆN Họ tên sinh viên: BÙI NGUYỄN QUỲNH TRÂM NGUYỄN THỊ XUÂN HƯƠNG NGUYỄN THỊ HỒNG THÚY NGUYỄN PHƯƠNG NHI NGUYỄN PHƯỚC LỘC LÂM TUYẾT XUÂN PHAN THỊ THẢO Giảng viên hướng dẫn: ThS VÕ THỊ MỸ DUNG Thành phố hồ chí minh, năm 2022 [Type text] Page 23 ... tài: “ Kỹ tổ chức công việc Thư ký Y khoa bệnh viện? ?? Đề tài gồm ba phần: TKYK kỹ tổ chức người TKYK Công việc TKYK bệnh viện Đại học Y dược Thực trạng giải pháp [Type text] [Type text] [Type text]... CHƯƠNG KỸ NĂNG TỔ CHỨC CỦA NGƯỜI THƯ KÝ Y KHOA Thư ký làm việc sở y tế gọi thư ký y khoa Hiện nay, thư ký y khoa người trợ thủ đắc lực cho cấp quản lý đội ngũ y bác sĩ, cầu nối đội ngũ y bác sĩ... NHÂN LỰC Y TẾ THEO NHU CẦU XÃ HỘI - - [Type text] Page 22 [Th k? ?Y khoa khóa 10] KHÓA LUẬN THƯ KÝ Y KHOA – KHÓA 10 Đề tài: KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ CÔNG VIỆC CỦA THƯ KÝ Y KHOA TẠI BỆNH VIỆN Họ