Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC MỞ ĐẦU ........................................................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài .......................................................................................................................... 1 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu .............................................................................................. 1 3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................................................... 2 4.Phương pháp nghiên cứu ............................................................................................................. 2 5.Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài ............................................................................................. 2 NỘI DUNG ....................................................................................................................................... 3 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ......... 3 1.1. Những khái niệm liên quan đến văn bản đến và văn bản đi .................................................... 3 1.1.1. Khái niệm văn bản đến ............................................................................................................. 3 1.1.2. Khái niệm văn bản đi ............................................................................................................... 3 1.1.3. Khái niệm quản lý văn bản ....................................................................................................... 3 1.1.4. Phân loại văn bản hành chính ................................................................................................. 4 1.2. Quy trình quản lý văn bản đến .................................................................................................. 5 1.2.1. Nguyên tắc quản lý văn bản đến .............................................................................................. 5 1.2.2. Quy trình xử lý văn bản ............................................................................................................ 6 1.2.2.1. Văn bản đến .......................................................................................................................... 6 1.2.2.2.Trình và chuyển giao văn bản đến ...................................................................................... 10 1.2.2.3.Xử lý văn bản đến ................................................................................................................ 11 1.2.2.4.Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến ................................................................... 13 1.2.2.5. Sơ đồ xử lý văn bản đến ...................................................................................................... 14 1.2.2.6. Quá trình xử lý văn bản đến ................................................................................................ 14 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH CHÁNH .......................................................................................................................................................... 16 2.1.Khái quát chung là về UBND huyện Bình Chánh ................................................................. 16 2.1.1. Tiểu sử hình thành huyện bình chánh .................................................................................... 16 2.2.Thực trạng công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến của UBND huyện BìnhChánh ........ 18 2.2.1.Tình hình quản lý văn bản tại UBND huyện Bình Chánh ...................................................... 18 2.2.2.Trang thiết bị .......................................................................................................................... 19 2.2.3.Quy trình và hiệu quả quả của công tác quản lý văn bản đến ............................................... 19 2.3. Đánh giá chung ........................................................................................................................ 20 2.3.1.Kết quả đạt được .................................................................................................................... 20 2.3.2.Hạn chế .................................................................................................................................. 21 2.3.3. Nguyên nhân .......................................................................................................................... 22 2.3.4. Các giải pháp ......................................................................................................................... 22 CHƯƠNG 3: MÔ TẢ MỘT SỐ LỖI VI PHẠM PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN CỦA UBND HUYỆN BÌNH CHÁNH ....................................................... 24 3.1. Tình huống ............................................................................................................................... 24 3.1.1. Mô tả tình huống .................................................................................................................... 24 3.1.2. Xác định trách nhiệm ............................................................................................................. 24 3.1.3. Nguyên nhân và hậu quả ........................................................................................................ 25 3.1.3.1. Nguyên nhân ....................................................................................................................... 25 3.1.3.2. Hậu quả: ............................................................................................................................. 25 3.1.4. Hướng giải quyết .................................................................................................................... 25 KẾT LUẬN ..................................................................................................................................... 27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................... 28 MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài Trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, thực tiễn cho thấy việc quản lý hồ sơ nếu được tổ chức và thực hiện hợp lý, nghiêm túc, khoa học sẽ giúp bảo mật thông tin cho hoạt động. Cung cấp tài liệu, tư liệu phục vụ mục đích, nhu cầu giải quyết công việc. Đồng thời, nếu cần thiết, cung cấp thông tin, luận chứng và bằng chứng về hoạt động quản lý của cơ quan. Giúp cán bộ, viên chức nâng cao hiệu quả công việc và giải quyết, xử lý công việc nhanh chóng. Dữ liệu trở thành phương tiện để theo dõi, kiểm soát và giám sát công việc một cách có hệ thống và do đó góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý. Góp phần quản lý các căn cứ, bằng chứng, thông tin quan trọng, bí mật về hoạt động của cơ quan. Đồng thời, quản lý văn bản còn là cơ sở để tổng hợp tình hình văn bản của cơ quan, tổ chức. Khi công cuộc cải cách hành chính được đẩy mạnh, việc xây dựng một hệ thống các mục tiêu, tiêu chí và các nhiệm vụ tối ưu để từng bước hiện đại hóa nền hành chính nhà nước đang được đặt ra. Hoạt động quản lý văn bản có chức năng bảo đảm hiệu lực, hiệu quả của bộ máy hành chính. Nâng cao chất lượng phục vụ của đội ngũ cán bộ, công chức, góp phần đưa thể chế cải cách đúng hướng. Tài liệu được coi là một trong những sản phẩm của quá trình quản lý, đồng thời là văn bản. Nó cũng được công nhận là một phương tiện hữu hiệu phục vụ đắc lực và hiệu quả cho các hoạt động quản lý, do đó, quản lý tài liệu của Hoạt động 2 là công cụ để các cơ quan có thẩm quyền chịu trách nhiệm kiểm soát quá trình quản lý nhà nước đối với các dịch vụ cho người dân theo quy định Chức năng và nhiệm vụ được giao. Đối với các cơ quan hành chính như UBND thì việc thực hiện các quy định về quản lý văn bản cũng trở nên quan trọng hơn. 2.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích: Mục đích của đề tài là nghiên cứu vấn đề để nâng cao hiệu quả cuarcoong tác quản lý văn bản của UBND huyện Bình Chánh, đề từ đó có thể nhìn vào và đánh giá thực trạng để đưa ra các biện pháp hợp lý, phù hợp và kịp thời. Nhiệm vụ nhiên cứu: Nghiên cứu các cơ sở lý luận văn bản Nghiên cứu thực trạng công tác quản lý văn bản tại văn thư của UBND huyện Bình Chánh Giúp chỉ ra những lỗi sai phạm và đưa ra các biện pháp khắc phục Đưa ra những kiến nghị, giải pháp hợp lý nhằm nân cao hiệu quả công việc 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Cán bộ đảm nhiệm quản lý văn bản của UBND huyện Phạm vi nghiên cứu: UNBD huyện Bình Chánh thành phố Hồ Chí Minh 4. Phương pháp nghiên cứu Sử dụng các phương pháp như: Nghiên cứu, tổng hợp, sàn lọc, nghiên cứu thực trạng, phân tích dựa trên các lý thuyết đã có sẵn 5. Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài Ý nghĩa của việc nghiên cứu để tài là giúp ta có thể nhận ra những mặt còn sai và thiếu sót của công tác quản lý văn để đưa ra các phương hướng giải quyết và biện pháp hợp lý các vấn đề phát sinh.NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1. Những khái niệm liên quan đến văn bản đến và văn bản đi 1.1.1. Khái niệm văn bản đến Có nhiều khái niệm về văn bản đến. Từ điển lưu trữ Việt Nam được Cục Văn thư và Lưu trữ phát hành năm 2002 viết: “Công văn đến là khái niệm chỉ chung các văn bản, tài liệu do cơ quan nhận được”. Thông tư 072012TTBNV ngày 22112012 của Bộ Nội vụ “Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan” định nghĩa: “Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến”. 1.1.2. Khái niệm văn bản đi Văn bản đi được giải thích trong nhiều tài liệu khác nhau. Từ điển lưu trữ Việt Nam được Cục Văn thư và Lưu trữ phát hành năm 2002 viết; “Công văn đi là khái niệm chỉ chung các văn bản, tài liệu do một cơ quan gửi đi. Điều 17, Nghị định 1102004NĐCP ngày 0842004 quy định: “Văn bản đi là tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành”. Thông tư 072012TTBNV ngày 22112012 định nghĩa: “Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi”. 1.1.3. Khái niệm quản lý văn bản Văn bản là tài sản, là phương tiện hoạt động đặc biệt của cơ quan, tổ chức nên phải được quản lý chặt chẽ. Quản lý văn bản chính là việc áp dụng các biện pháp khoa học, nghiệp vụ để nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức; lưu giữ văn bản phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng. 1.1.4. Phân loại văn bản hành chính Văn bản hành chính là loại văn bản mang tính thông tin quy phạm Nhà nước, cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý. Văn bản hành chính được chia thành 2 loại chính sau: Văn bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể. Bao gồm: Quyết định cá biệt; Chỉ thị cá biệt; Nghị quyết cá biệt. Ví dụ: Quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ công chức; Chỉ thị về phát động thi đua, biểu dương người tốt việc tốt,… Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức. Hệ thống loại văn bản này rất đa dạng và phức tạp, có thể phân thành 2 loại chính: Văn bản không có tên loại: Công văn là văn bản dùng để giao dịch về công việc giữa các cơ quan đoàn thể. Đối với loại văn bản này thì ở đầu văn bản không thể hiện tên loại văn bản. Đây cũng là cách để phân biệt công văn với loại văn bản hành chính khác. Ví dụ: Công văn đôn đốc, công văn trả lời, công văn mời họp, công văn giải thích, công văn yêu cầu, công văn kiến nghị, công văn chất vấn. Văn bản có tên gọi: Thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm,…) các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…). Những văn bản loại này thường thể hiện loại tên gọi cụ thể. Ví dụ: Báo cáo: Dùng để trình bày cho rõ tình hình hay sự việc. Ví dụ: Báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị; Thông báo: Báo cho mọi người biết tình hình hoạt động, tin tức liên quan tới đơn vị bằng văn bản; Biên bản: Bản ghi chép lại những gì đã xảy ra hoặc tình trạng của một sự việc để làm chứng về sau. Ví dụ: biên bản hội nghị, biên bản nghiệm thu, biên bản hợp đồng, biên bản bàn giao. Văn bản hành chính có vai trò chủ yếu là cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ trợ cho quá trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp luật. Chúng ta cần phải phân biệt rõ ràng văn bản hành chính với văn bản quy phạm pháp luật. Theo đó, văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung, được nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội, được quy định cụ thể tại Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015 bổ sung và sửa đổi năm 2020 1.2. Quy trình quản lý văn bản đến 1.2.1. Nguyên tắc quản lý văn bản đến Tất cả văn bản đến của cơ quan đều phải được tập trung, thống nhất tại bộ phận văn thư của cơ quan. Văn bản đến thuộc ngày nào đều phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng các dấu chỉ mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình lãnh đạo Văn phòng xử lý và chuyển giao ngay sau khi nhận được văn bản đó. Đối với văn bản khẩn gửi đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký. 1.2.2. Quy trình xử lý văn bản 1.2.2.1. Văn bản đến Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến: Tất cả các loại văn bản đến cơ quan, tổ chức từ các nguồn khác nhau đều phải tập trung tại văn thư cơ quan. Việc thống nhất quản lý văn bản đến ở văn thư cơ quan sẽ giúp lãnh đạo cơ quan quản lý điều hành công việc của cơ quan một cách thuận lợi, thống nhất, khoa học, nắm và phân loại được tầm quan trọng của từng công việc mà cơ quan cần giải quyết. Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng HỎA TỐC HẸN GIỜ ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết; phải lập biên bản với người chuyển văn bản. Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy fax hoặc qua mạng, văn thư kiểm tra về số lượng văn bản, số trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. Đối với tài liệu mật: Mọi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến từ các nguồn đều phải qua văn thư vào sổ “Tài liệu mật đến” để theo dõi và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết. Trường hợp thấy tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến mà nơi gửi không thực hiện đúng thủ tục bảo mật thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, đồng thời thông tin lại nơi gửi để rút kinh nghiệm. Nếu phát hiện tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến có dấu hiệu bị bóc, mở bao bì, lộ bí mật nhà nước hoặc tài liệu, vật bị tráo đổi, mất, hư hỏng … thì người nhận phải báo cáo ngay với thủ trưởng cơ quan, đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến: + Phân loại sơ bộ: Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau: Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức. Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ mức độ mật, gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức, văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư để đăng ký. + Bóc bì văn bản đến: Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu: Những bì có đóng dấu chỉ mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời. Khi bóc bì văn bản không được gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện để tiện cho việc kiểm tra khi cần thiết. Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi hoặc người có nhiệm vụ biết để giải quyết. Đối với văn bản là đơn thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản, khi bóc bì cần giữ lại bì đính kèm văn bản để làm bằng chứng. Trường hợp tài liệu mang bí mật nhà nước đến mà trên bì có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”, văn thư vào sổ số văn bản ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có trách nhiệm giải quyết. Văn thư không được bóc bì văn bản này. Đăng ký văn bản đến: Đăng ký văn bản đến là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đơn vị và cá nhân có liên quan. Cũng như văn bản đi, hiện nay ở hầu hết các cơ quan đều áp dụng cả hai phương pháp đăng ký văn bản đến: Đăng ký truyền thống (bằng sổ) và đăng ký bằng máy vi tính. Tất cả các văn bản đến đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn hoặc đăng ký vào cơ sở dữ liệu phải rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột mục theo mẫu quy định . Khi đăng ký văn bản đến bằng sổ không được dùng bút chì, không tẩy xóa, viết tắt những từ ít thông dụng, dễ gây nên sự nhầm lẫn, khó khăn trong việc tra tìm. Theo Thông tư số 072012TTBNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, việc lập sổ đăng ký văn bản đến được quy định như sau : Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp: Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lập hai sổ: Sổ đăng ký văn bản đến dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản mật) và sổ đăng ký văn bản mật đến; Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn bản đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến; Trên 5000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quan giao dịch nhất định và Số đăng ký văn bản mật đến; Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo thì lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì lập thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật. Đối với văn bản mật : Các văn bản đến có dấu MẬT; TỐI MẬT; TUYỆT MẬT thì cần lập sổ đăng ký riêng. Mẫu sổ đăng ký giống như sổ đăng ký văn bản đến loại thường nhưng thêm cột “ Mức độ mật “ sau cột “ Tên loại và trích yếu nội dung” văn bản. Đăng ký đơn thư : Khi đăng ký các đơn thư khiếu nại, tố cáo cũng tiến hành bình thường như đăng ký các văn bản đến, nhưng cần chú ý: + Phần lớn các đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc về cá nhân hoặc một đơn vị tập thể nên hầu như không có số và ký hiệu, vì vậy ở cột 3 Tên người hoặc đơn vị gửi và cột số 6 trích yếu nội dung phải ghi cụ thể rõ ràng, chính xác để tiện cho việc kiểm tra và đề ra hướng giải quyết thích hợp. + Nội dung đơn thư không thuộc thẩm quyền và phạm vi giải quyết của cơ quan cần báo cho lãnh đạo văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính để chuyển trả cơ quan có liên quan hoặc trả lời đương sự trong thời gian sớm nhất. + Đơn thư của các cá nhân, đơn vị là vấn đề rất nhạy cảm cho nên cần được xem xét và giải quyết kịp thời vừa bảo đảm quyền lợi chính đáng của người hoặc đơn vị có khiếu nại, vừa đề cao vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của cơ quan. Những cơ quan lớn hoặc cơ quan hành chính thường nhận được nhiều đơn thư khiếu nại, tố cáo của các tập thể hoặc cá nhân. Để giúp cho công việc xử lý giải quyết được thuận lợi, nhanh chóng, những đơn thư này cần được thống kê đăng ký vào sổ đăng ký đơn thư. Sổ đăng ký đơn, thư phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký đơn, thư”. 1.2.2.2. Trình và chuyển giao văn bản đến Bước 1: Trình văn bản đến Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Căn cứ nội dung của văn bản đến,căn cứ Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối ,ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản (nếu cần).
MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa việc nghiên cứu đề tài NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Những khái niệm liên quan đến văn đến văn 1.1.1 Khái niệm văn đến 1.1.2 Khái niệm văn 1.1.3 Khái niệm quản lý văn 1.1.4 Phân loại văn hành 1.2 Quy trình quản lý văn đến 1.2.1 Nguyên tắc quản lý văn đến 1.2.2 Quy trình xử lý văn 1.2.2.1 Văn đến 1.2.2.2 Trình chuyển giao văn đến 10 1.2.2.3 Xử lý văn đến 11 1.2.2.4 Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 13 1.2.2.5 Sơ đồ xử lý văn đến 14 1.2.2.6 Quá trình xử lý văn đến 14 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH CHÁNH 16 2.1 Khái quát chung UBND huyện Bình Chánh 16 2.1.1 Tiểu sử hình thành huyện bình chánh 16 2.2 Thực trạng công tác quản lý văn đi, văn đến UBND huyện BìnhChánh 18 2.2.1 Tình hình quản lý văn UBND huyện Bình Chánh 18 2.2.2 Trang thiết bị 19 2.2.3 Quy trình hiệu quả công tác quản lý văn đến 19 2.3 Đánh giá chung 20 2.3.1 Kết đạt 20 2.3.2 Hạn chế 21 2.3.3 Nguyên nhân 22 2.3.4 Các giải pháp 22 CHƯƠNG 3: MÔ TẢ MỘT SỐ LỖI VI PHẠM PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN CỦA UBND HUYỆN BÌNH CHÁNH 24 3.1 Tình 24 3.1.1 Mơ tả tình 24 3.1.2 Xác định trách nhiệm 24 3.1.3 Nguyên nhân hậu 25 3.1.3.1 Nguyên nhân 25 3.1.3.2 Hậu quả: 25 3.1.4 Hướng giải 25 KẾT LUẬN 27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong hoạt động quan hành nhà nước, thực tiễn cho thấy việc quản lý hồ sơ tổ chức thực hợp lý, nghiêm túc, khoa học giúp bảo mật thông tin cho hoạt động Cung cấp tài liệu, tư liệu phục vụ mục đích, nhu cầu giải cơng việc Đồng thời, cần thiết, cung cấp thông tin, luận chứng chứng hoạt động quản lý quan Giúp cán bộ, viên chức nâng cao hiệu công việc giải quyết, xử lý công việc nhanh chóng Dữ liệu trở thành phương tiện để theo dõi, kiểm sốt giám sát cơng việc cách có hệ thống góp phần thực tốt mục tiêu quản lý Góp phần quản lý cứ, chứng, thông tin quan trọng, bí mật hoạt động quan Đồng thời, quản lý văn sở để tổng hợp tình hình văn quan, tổ chức Khi cơng cải cách hành đẩy mạnh, việc xây dựng hệ thống mục tiêu, tiêu chí nhiệm vụ tối ưu để bước đại hóa hành nhà nước đặt Hoạt động quản lý văn có chức bảo đảm hiệu lực, hiệu máy hành Nâng cao chất lượng phục vụ đội ngũ cán bộ, cơng chức, góp phần đưa thể chế cải cách hướng Tài liệu coi sản phẩm trình quản lý, đồng thời văn Nó cơng nhận phương tiện hữu hiệu phục vụ đắc lực hiệu cho hoạt động quản lý, đó, quản lý tài liệu Hoạt động cơng cụ để quan có thẩm quyền chịu trách nhiệm kiểm sốt q trình quản lý nhà nước dịch vụ cho người dân theo quy định Chức nhiệm vụ giao Đối với quan hành UBND việc thực quy định quản lý văn trở nên quan trọng Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích: - Mục đích đề tài nghiên cứu vấn đề để nâng cao hiệu cuarcoong tác quản lý văn UBND huyện Bình Chánh, đề từ nhìn vào đánh giá thực trạng để đưa biện pháp hợp lý, phù hợp kịp thời Nhiệm vụ nhiên cứu: - Nghiên cứu sở lý luận văn - Nghiên cứu thực trạng công tác quản lý văn văn thư UBND huyện Bình Chánh - Giúp lỗi sai phạm đưa biện pháp khắc phục - Đưa kiến nghị, giải pháp hợp lý nhằm nân cao hiệu công việc Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Cán đảm nhiệm quản lý văn UBND huyện Phạm vi nghiên cứu: UNBD huyện Bình Chánh thành phố Hồ Chí Minh Phương pháp nghiên cứu Sử dụng phương pháp như: Nghiên cứu, tổng hợp, sàn lọc, nghiên cứu thực trạng, phân tích dựa lý thuyết có sẵn Ý nghĩa việc nghiên cứu đề tài Ý nghĩa việc nghiên cứu để tài giúp ta nhận mặt cịn sai thiếu sót cơng tác quản lý văn để đưa phương hướng giải biện pháp hợp lý vấn đề phát sinh NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Những khái niệm liên quan đến văn đến văn 1.1.1 Khái niệm văn đến Có nhiều khái niệm văn đến Từ điển lưu trữ Việt Nam Cục Văn thư Lưu trữ phát hành năm 2002 viết: “Công văn đến khái niệm chung văn bản, tài liệu quan nhận được” Thông tư 07/2012/TTBNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ “Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan” định nghĩa: “Tất văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể fax, văn chuyển qua mạng văn mật) đơn thư gửi đến quan, tổ chức gọi chung văn đến” 1.1.2 Khái niệm văn Văn giải thích nhiều tài liệu khác Từ điển lưu trữ Việt Nam Cục Văn thư Lưu trữ phát hành năm 2002 viết; “Công văn khái niệm chung văn bản, tài liệu quan gửi Điều 17, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 quy định: “Văn tất văn quan, tổ chức phát hành” Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 định nghĩa: “Tất loại văn bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn lưu chuyển nội văn mật) quan, tổ chức phát hành gọi chung văn đi” 1.1.3 Khái niệm quản lý văn Văn tài sản, phương tiện hoạt động đặc biệt quan, tổ chức nên phải quản lý chặt chẽ Quản lý văn việc áp dụng biện pháp khoa học, nghiệp vụ để nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an tồn văn hình thành hoạt động hàng ngày quan, tổ chức; lưu giữ văn phục vụ cho nhu cầu khai thác sử dụng 1.1.4 Phân loại văn hành Văn hành loại văn mang tính thơng tin quy phạm Nhà nước, cụ thể hóa việc thi hành văn pháp quy, giải vụ việc cụ thể khâu quản lý Văn hành chia thành loại sau: Văn hành cá biệt phương định quản lý quan quản lý hành nhà nước có thẩm quyền sở quy định chung, định quy phạm quan nhà nước cấp quy định quy phạm quan nhằm giải cơng việc cụ thể Bao gồm: Quyết định cá biệt; Chỉ thị cá biệt; Nghị cá biệt Ví dụ: Quyết định nâng lương, định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán công chức; Chỉ thị phát động thi đua, biểu dương người tốt việc tốt,… Văn hành thơng thường văn mang tính thơng tin điều hành nhằm thực văn quy phạm pháp luật khác dùng để giải công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc quan, tổ chức Hệ thống loại văn đa dạng phức tạp, phân thành loại chính: Văn khơng có tên loại: Cơng văn văn dùng để giao dịch công việc quan đoàn thể Đối với loại văn đầu văn khơng thể tên loại văn Đây cách để phân biệt công văn với loại văn hành khác Ví dụ: Công văn đôn đốc, công văn trả lời, công văn mời họp, cơng văn giải thích, cơng văn u cầu, công văn kiến nghị, công văn chất vấn Văn có tên gọi: Thơng báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, loại giấy (giấy đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm,…) loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…) Những văn loại thường thể loại tên gọi cụ thể Ví dụ: Báo cáo: Dùng để trình bày cho rõ tình hình hay việc Ví dụ: Báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị; Thơng báo: Báo cho người biết tình hình hoạt động, tin tức liên quan tới đơn vị văn bản; Biên bản: Bản ghi chép lại xảy tình trạng việc để làm chứng sau Ví dụ: biên hội nghị, biên nghiệm thu, biên hợp đồng, biên bàn giao Văn hành có vai trị chủ yếu cụ thể hóa văn quy phạm pháp luật, hướng dẫn cụ thể chủ trương, sách nhà nước, hỗ trợ cho trình quản lý hành nhà nước thơng tin pháp luật Chúng ta cần phải phân biệt rõ ràng văn hành với văn quy phạm pháp luật Theo đó, văn quy phạm pháp luật văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, có quy tắc xử chung, nhà nước đảm bảo thực nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội, quy định cụ thể Luật ban hành văn quy phạm pháp luật 2015 bổ sung sửa đổi năm 2020 1.2 Quy trình quản lý văn đến 1.2.1 Nguyên tắc quản lý văn đến Tất văn đến quan phải tập trung, thống phận văn thư quan Văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có đóng dấu mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” “Khẩn” (gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình lãnh đạo Văn phòng xử lý chuyển giao sau nhận văn Đối với văn khẩn gửi cần hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký 1.2.2 Quy trình xử lý văn 1.2.2.1 Văn đến Tiếp nhận kiểm tra bì văn đến: Tất loại văn đến quan, tổ chức từ nguồn khác phải tập trung văn thư quan Việc thống quản lý văn đến văn thư quan giúp lãnh đạo quan quản lý điều hành công việc quan cách thuận lợi, thống nhất, khoa học, nắm phân loại tầm quan trọng công việc mà quan cần giải Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, làm việc, văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải kiểm tra sơ số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Trường hợp phát thiếu, bì, tình trạng bì khơng nguyên vẹn văn chuyển muộn thời gian ghi bì (đối với bì văn có đóng "HỎA TỐC HẸN GIỜ" ), Văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải báo cáo người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết; phải lập biên với người chuyển văn Đối với văn đến chuyển phát qua máy fax qua mạng, văn thư kiểm tra số lượng văn bản, số trang văn bản; phát có sai sót, phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Đối với tài liệu mật: Mọi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến từ nguồn phải qua văn thư vào sổ “Tài liệu mật đến” để theo dõi chuyển đến người có trách nhiệm giải Trường hợp thấy tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến mà nơi gửi không thực thủ tục bảo mật chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, đồng thời thông tin lại nơi gửi để rút kinh nghiệm Nếu phát tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến có dấu hiệu bị bóc, mở bao bì, lộ bí mật nhà nước tài liệu, vật bị tráo đổi, mất, hư hỏng … người nhận phải báo cáo với thủ trưởng quan, đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến: + Phân loại sơ bộ: Các bì văn đến phân loại xử lý sau: - Loại phải bóc bì: bì văn đến gửi cho quan, tổ chức - Loại khơng bóc bì: bì văn đến có đóng dấu mức độ mật, gửi đích danh cá nhân tổ chức đồn thể quan, tổ chức, văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư để đăng ký + Bóc bì văn đến: Việc bóc bì văn phải đảm bảo u cầu: - Những bì có đóng dấu mức độ khẩn phải bóc trước để giải kịp thời - Khi bóc bì văn khơng gây hư hại văn bản, khơng bỏ sót văn bì, khơng làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện để tiện cho việc kiểm tra cần thiết - Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì; văn đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu văn bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát có sai sót, thơng báo cho nơi gửi người có nhiệm vụ biết để giải - Đối với văn đơn thư khiếu nại, tố cáo văn cần phải kiểm tra, xác minh văn đến mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn bản, bóc bì cần giữ lại bì đính kèm văn để làm chứng - Trường hợp tài liệu mang bí mật nhà nước đến mà bì có dấu “Chỉ người có tên bóc bì”, văn thư vào sổ số văn ghi ngồi bì chuyển đến người có trách nhiệm giải Văn thư khơng bóc bì văn Đăng ký văn đến: Đăng ký văn đến công việc bắt buộc phải thực trước chuyển giao văn đến đơn vị cá nhân có liên quan Cũng văn đi, hầu hết quan áp dụng hai phương pháp đăng ký văn đến: Đăng ký truyền thống (bằng sổ) đăng ký máy vi tính Tất văn đến phải đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn đăng ký vào sở liệu phải rõ ràng, đầy đủ cột mục theo mẫu 14 văn đến” “Sổ chuyển giao văn đến” để nắm văn giải văn chưa giải giải chậm trễ Trường hợp quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn Văn thư cần lập “Sổ theo dõi việc giải văn đến” “Sổ theo dõi việc giải văn đến”giúp người đứng đầu quan nắm tình hình giải văn đến cuả quan, thuận lợi khó khăn việc giải nội dung công việc quan, tổ chức từ có đạo kịp thời giải văn pháp luật tiến độ 1.2.2.5 Sơ đồ xử lý văn đến Sơ đồ trình sử lý văn đến UBND huyện Bình Chánh 1.2.2.6 Quá trình xử lý văn đến Văn thư tiếp nhận văn đến, kiểm tra tình trạng nguyên vẹn bên ngồi bì văn bản, bóc bì, đóng dấu cơng văn đến lên trang đầu, góc phía trên, bên trái văn (ghi rõ số đến, ngày đến) nhập đầy đủ thơng tin vào máy tính (Sổ tiếp nhận văn đến) Sau văn thư tiếp nhận văn đến phân loại sơ xử lý sau: Loại khơng bóc bì: Bao gồm bì văn gởi cho tổ chức, tổ chức 15 Đảng, đoàn thể quan bì văn gởi đích danh người nhận (nếu văn liên quan đến công việc chung quan, cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký) Loại bóc bì: Bao gồm tất loại bì cịn lại Cuối buổi làm việc ngày, Văn thư tập hợp văn đến buổi, trình Chánh Văn phịng UBND xem xét Chánh Văn phòng ghi ý kiến chuyển giao vào Phiếu chuyển xử lý văn đến để đính kèm lên loại văn đến, chuyển văn thư - trình Lãnh đạo UBND trực để có ý kiến đạo xử lý Trường hợp văn đến loại văn “Thượng khẩn/Khẩn/Hỏa tốc” Văn thư phải xử lý vào Sổ chuyển đến Chánh Văn phòng trực tiếp đến Lãnh đạo UBND để xử lý kịp thời Căn ý kiến đạo, Văn thư nhập tiếp vào máy tính, chuyển giao văn đến phịng chun mơn, ghi rõ tên người nhận, ngày tháng tiếp nhận văn vào Sổ 16 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH CHÁNH 2.1 Khái quát chung UBND huyện Bình Chánh 2.1.1 Tiểu sử hình thành huyện bình chánh Dưới thời nhà Nguyễn, Bình Chánh thuộc huyện Tân Long, phủ Tân Bình, tỉnh Gia Định Sau Pháp xâm lược cai trị, thay đổi cách thức cai trị phân ranh hành chánh, theo Bình Chánh lại thuộc quận Trung Quận (về phía quyền cách mạng gọi huyện Trung Huyện) tỉnh Chợ Lớn Đến năm 1957 huyện Bình Chánh thành lập sở tách từ huyện Trung Huyện; đến năm 1960 yêu cầu kháng chiến Bình Chánh lại tách Nam, Bắc Bình Chánh; Nam gọi Bình Chánh- Nhà Bè, Bắc nhập với Tân Bình gọi Bình Tân Đến năm 1972, tên gọi huyện Bình Chánh phục hồi sở hợp Nam, Bắc Bình Chánh Đến tháng 12 năm 2003, tăng dân số học để tạo điều kiện thuận lợi để phát triển, Huyện Bình Chánh tách thành lập thêm Quận Bình Tân Vậy Huyện Bình Chánh cịn lại 16 xã –thị trấn, với diện tích 25.255,58 ha, dân số năm 2009 418.513 người Cùng với trình hình thành phát triển Huyện, nhân dân Bình Chánh với truyền thống yêu nước, chống áp bất công, từ ngày đầu thực dân Pháp sang xâm lược nước ta, nhân dân Bình Chánh đứng lên đấu tranh chống lại cờ nghĩa khí Bình Tây Đại Ngun Sối Trương Định lực lượng kháng chiến khác Đến Đảng Cộng Sản Việt 17 Nam đời (3/2/1930 ), Bình Chánh có ơng : Hồ Văn Long, Nguyễn Văn Kỉnh, Nguyễn Văn Tiếp, Nguyễn Văn Tạo, Nguyễn Văn Trân …là người giác ngộ cách mạng, đồng thời cánh chim đầu đàn dẫn dắt nhân dân Bình Chánh làm cách mạng Dưới lãnh đạo Đảng, nhân dân Bình Chánh hăng hái đứng lên đấu tranh chống lại áp bất công, chống lại cai trị tàn bạo thực dân Pháp, tham gia phong trào chống sưu cao thuế nặng (1930 –1931 ), tham gia vào khởi nghĩa Nam Kỳ (1940 ) …Năm 1945, Cách mạng tháng Tám thành cơng, nước nhà độc lập, nhân dân Bình Chánh nhân dân nước hồ hởi đón chào độc lập nước nhà, thực dân Pháp lại quay trở lại xâm lược nước ta lần nữa, nhân dân Bình Chánh lại hăng hái đứng lên chống lại xâm lược thực dân Pháp; lãnh đạo Đảng, mảnh đất Bình Chánh anh hùng có trận đánh oanh liệt, gây cho địch nhiều thiệt lại to lớn, nặng nề góp phần làm cho tinh thần binh lính địch hoang mang, dao động Bình Chánh tiếng với địa danh Vườn Thơm- Bà Vụ, trở thành nơi đứng chân lực lượng vũ trang cán lãnh đạo cao cấp ta Từ “ Vành đai đỏ” này, quân dân ta xiết chặt vòng vây công vào trung tâm đầu não địch Sài Gòn Đặc biệt trận chống càn Láng Le – Bàu Cị ngày 15 /04/ 1948, qn dân Bình Chánh tạo nên chiến công hiển hách, chiến công ghi vào lịch sử vũ trang quân đội nhân dân Việt Nam Những chiến công hiển hách kế thừa phát huy giai đoạn kháng chiến chống Mỹ, Bình Chánh trở thành cứ, chỗ dựa lực lượng cách mạng đứng chân đây, đồng thời xuất phát từ đây, lực lượng cách mạng tổ chức nhiều trận đánh thọc sâu vào quan đầu não địch Sài Gịn, điển tổng tiến công dậy năm Mậu Thân 1968, đặt biệt góp phần vào thắng lợi chiến dịch Hồ 18 Chí Minh lịch sử vào tháng 04 năm 1975, thắng lợi giải phóng hồn tồn đất nước giành lại độc lập cho dân tộc Với đóng góp chiến cơng vẻ vang hai kháng chiến chống Pháp đế quốc Mỹ, Đảng nhân dân Huyện Bình Chánh vinh dự Đảng, Nhà nước phong tặng danh hiệu Huyện Anh Hùng Thực Nghị định 130/2003/NĐ ngày tháng 11 năm 2003 Thủ tướng Chính phủ việc chia tách địa giới hành chánh, ngày 02 tháng 12 năm 2003 Huyện Bình Chánh thực xong việc chia tách Trên sở chia tách xã –thị trấn: Tân Tạo, Bình Trị Đơng, Bình Hưng Hịa Thị trấn An Lạc để thành lập 10 phường trực thuộc Quận Bình Tân Sau lễ cơng bố thành lập Quận Bình Tân, Huyện Bình Chánh tổ chức lễ cơng bố thành lập Thị trấn Tân Túc, huyện Bình Chánh cịn lại 16 xã –thị trấn, có 1.266 tổ, 80 ấp, khu phố, 112.801 hộ với 418.513 nhân Tóm lại, hình thành phát triển huyện Bình Chánh từ thành lập nay, nhân dân Bình Chánh khơng ngừng chiến đấu, lao động sáng tạo để góp phần xây dựng Huyện nhà ngày phát triển lên, xứng đáng với danh hiệu cao quý Đảng – Nhà nước trao tặng “ Anh hùng Lực lượng Vũ trang Nhân dân” Vị Phía trí Bắc giáp địa huyện lý: Hóc Mơn Phía Đơng giáp quận Bình Tân, Quận 8, Quận huyện Nhà Bè Phía Nam giáp huyện Bến Lức huyện Cần Giuộc tỉnh Long An Phía Tây giáp huyện Đức Hoà tỉnh Long An 2.2 Thực trạng công tác quản lý văn đi, văn đến UBND huyện BìnhChánh 2.2.1 Tình hình quản lý văn UBND huyện Bình Chánh 19 2.2.2 Trang thiết bị Trang thiết bị phục vụ cho công tác quản lý văn huyện Bình Chánh trang bị tốt đầy đủ Hệ thống máy tính kết nối mạng Lan, Internet, kết mối với Cổng thông tin điện tử Thành phố, cài đặc phần mền quản lý văn hồ sơ công việc đại 2.2.3 Quy trình hiệu quả cơng tác quản lý văn đến Quy trình quản lý văn đến UBND huyện Bình Chánh thực sau: - Tiếp nhận, vào sổ quét văn bản: UBND huyện đưa đạo thống văn tất văn đến qua văn thư, vào sổ, lấy số văn ( trừ văn liên quan đến công tác tiếp nhận đơn, xử lý đơn thư kiểu nại, tố cáo) Khi tiếp nhận văn bản, văn thư kiểm tra vả tiếp nhận văn thuộc thẩm quyền sử lý UBND huyện Bình Chánh Những văn gửi riêng cho nhân, phịng ban khơng bóc phong bì mà phải chuyển đến nhân, phịng ban có tên phong bì Văn đóng dấu “ Mật” phải quản lý theo quy định riêng - Xử lý sơ bộ: Lãnh đạo Văn phòng ký tắc vào nội dung đề xuất phân bố, xác nhận duyệt đồng ý trình ban lãnh đạo ( người có thẩm quyền) phê duyệt Đối với văn khẩn, hỏa tốc văn phải giải ngay, văn thư phải báo cáo ngày Chánh Văn phịng để kịp thời trình lên lãnh 20 đaoh UBND xem xét, lãnh đạo công tác rời khỏi quan phải gọi điện báo cáo - Xử lý văn bản: Người có thẩm quyền UBND ủy quyền xem xét, phê duyệt chuyển tả văn Văn thư UBND Quét ý kiến cử lý chuyển văn cho phòng, ban theo quy định: Văn thư thực việc chuyển vàn đến người/phịng ban có trách nhiệm để giải văn bản, phịng ban có trách nhiệm phối hợp văn thư chuyển cho phịng ban qua hệ thống quản lý văn hồ sơ công việc Đối với văn cần photo cho nhiều người/phòng ban tỏng phiếu xử lý ghi rõ lưu lại văn thư văn thư có trách nhiệm lưu văn theo quy định Các phịng ban phải có trách nhiệm cử người ký nhận văn chuyển cho phịng ban văn thư hàng ngày có thơng basom dồng thười thường xun kiểm tra phần mền hệ thống quản lý băn hồ sơ để kịp thời nhận sử lý - Giải công việc lưu hồ sơ: Các phòng, ban đơn vị nhận ý kiến sử ls văn tiến hành ngiên cứu đề xuất thực theo đạo, lập hồ sơ công việc, lưu hồ sơ, thực nghiêm chỉnh quy định bảo mật tài liệu 2.3 Đánh giá chung 2.3.1 Kết đạt Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan có chuyển biến tích cực, hầu hết quan, đơn vị ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm Công chức, viên chức trình theo dõi giải 21 công việc tiến hành lập hồ sơ công việc giao nộp tài liệu vào Lưu trữ quan Việc xử lý tài liệu tồn đọng quan tâm, số quan, tổ chức dành phần kinh phí để chỉnh lý tài liệu tồn đọng Đa số quan bố trí diện tích phịng kho trang bị thiết bị như: giá, bìa, hộp, cặp phục vụ cho cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ Về ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ, quan, tổ chức sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành để thực gửi, nhận quản lý văn điện tử đảm bảo quy định 2.3.2 Hạn chế Bên cạnh kết đạt được, mặt tồn tại, hạn chế quan, đơn vị hoạt động văn thư, lưu trữ như: - Tại UBND cịn tình trạng tài liệu bó gói chưa chỉnh lý nguyên nhân chưa bố trí nguồn kinh phí cho lĩnh vực cơng tác - Công tác văn thư, lưu trữ điện tử nghiệp vụ mới, có tính cấp thiết, u cầu hạ tầng cơng nghệ thơng tin, trình độ, nhân lực phụ trách công tác văn thư, lưu trữ điện tử thay đổi Tuy nhiên hạ tầng công nghệ thông tin chưa đồng bộ, hệ thống quản lý văn điều hành tác nghiệp thường xuyên bị lỗi, tốc độ xử lý cịn chậm, cịn tình trạng văn bị treo trục liên thông; liệu văn hệ thống không lưu trữ năm trước dẫn đến nhiều tài liệu bị khơng tìm kiếm hệ thống Mặt khác, việc thực nghiệp vụ văn thư, lưu trữ yêu cầu đơn vị phải bố trí chuyên trách đồng thời phải có trình độ chun mơn phù hợp đáp ứng yêu cầu chuyên môn thời kỳ mới, hầu hết quan, đơn vị bố trí kiêm nhiệm làm cơng tác này, trình độ 22 chun mơn khơng phù hợp dẫn đến tình trạng tài liệu, văn khơng lưu trữ, quản lý quy định - Kinh phí dành cho công tác bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử cịn hạn chế Do đó, công chức, viên chức người làm công tác văn thư, lưu trữ chưa tập huấn, bồi dưỡng chuyên sâu nghiệp vụ Kinh phí đầu tư trang bị cho Kho Lưu trữ chuyên dụng chưa đáp ứng yêu cầu đặt - Việc chấp hành đạo chuyên môn công tác văn thư, lưu trữ cấp huyện, cấp xã cịn chậm, khơng kịp thời làm nhiều thời gian quan quản lý cấp 2.3.3 Nguyên nhân - Văn thư chưa đào tạo cách kỹ lưỡng chuyên nghiệp vần gây chậm tiến độ văn - Việt quản lý sử lý văn cần nhiều quy trình gây ảnh hưởng đến tiến trình văn - Việc trang bị phương tiện kỹ thuật công tác quản lý văn cịn hạn chế: Cấu hình máy tính cịn thấp, chưa cài đặt hệ điều hành windows quyền, phần mềm diệt vỉ rút cung cấp miễn phí khơng đủ mạnh Máy scan, máy fax, máy photo coppy sử dụng lâu với tần suất hoạt động thường xuyên nên bị hư hỏng, thủ tục sửa chữa lại rườm rà Hệ thống mạng internet, đường truyền chậm Do hạn chế kinh phí nên chưa có hệ thống máy tính scan lưu riêng văn mật theo quy định - Thực ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn khiến hoạt động phụ thuộc nhiều vào hệ thống mạng, đường truyền nên 23 cần cố hỏng hóc nhỏ hệ thống mạng dẫn đến đình trệ việc tiếp nhận giải công việc 2.3.4 Các giải pháp - UBND huyện bố trí ngân sách để chỉnh lý dứt điểm khối tài liệu tài liệu giấy cịn tồn đọng, bó gói quan chuyên môn thuộc UBND huyện - Chỉ đạo quan, đơn vị đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin xử lý văn đi, đến, hệ thống mạng nội từ cấp tỉnh đến cấp huyện, cấp xã, phần mềm quản lý hồ sơ công việc; không chuyển văn giấy văn hành thơng thường - Ưu tiên kinh phí để bố trí cho quan, đơn vị xây kho lưu trữ để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ quan, đơn vị Bố trí kinh phí cho hoạt động quan, đơn vị công tác văn thư, lưu trữ để thực công tác chỉnh lý hồ sơ, tài liệu tồn đọng, đầu tư trang thiết bị giá kệ, bìa, hộp nhằm bảo quản an toàn tài liệu quan tốt - Tăng cường đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin lĩnh vực quản lý tài liệu điện tử mà cụ thể hệ thống quản lý văn điều hành phải ổn định, tích hợp đầy đủ tính hệ thống, bảo đảm bảo quản tuyệt đối toàn liệu, văn thực hệ thống Tránh trường hợp hệ thống bị lỗi, văn bị mất, không tìm kiếm tồn tài liệu, văn phát hành qua hệ thống - Kho Lưu trữ chuyên dụng phận đặc thù, quản lý toàn tài liệu tỉnh qua thời kỳ với tính yêu cầu kỹ thuật cao, khác biệt Vì vậy, đề nghị quan tâm đầu tư kinh phí, bố trí đủ nhân lực bảo đảm an toàn cho hoạt động bảo quản nghiệp vụ quản lý Kho theo quy định - Bố trí kinh phí đủ kịp thời để tổ chức tập huấn, bồi dưỡng cho đội ngũ công chức, viên chức, người làm công tác văn thư, lưu trữ làm tốt công tác lập 24 hồ sơ, xử lý nghiệp vụ quản lý hồ sơ, văn môi trường mạng, đáp ứng yêu cầu quyền điện tử phủ số - Tăng cường tra, kiểm tra việc chấp hành quy định quản lý văn thư, lưu trữ cấp huyện, từ có sở đánh giá trách nhiệm người đứng đầu quan, phận để chấn chỉnh, nâng cao hiệu quản lý công tác văn thư, lưu trữ địa bàn huyện CHƯƠNG 3: MÔ TẢ MỘT SỐ LỖI VI PHẠM PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN CỦA UBND HUYỆN BÌNH CHÁNH 3.1 Tình 3.1.1 Mơ tả tình Trong thời kỳ huyện vào cải cách nhân lực vào tháng 02/2015 ông A bổ nhiệm vào giữ chức Chánh văn phịng UBND huyện Bình Chánh tiếp nhận thực uỷ quyền người đứng đầu quan, tổ chức số công việc liên quan đến hoạt động đối nội đối ngoại quan, định vấn đề thuộc chức văn phòng theo quy định quan, tổ chức Tháng 5/2015 ông A phân công đảm nhiệm xử lý văn đến quan Tính đến tháng 11/2015 ơng A hồn thành tốt nhiệm vụ giao đến ngày 12/12/2016 UBND TP.HCM đưa việc bãi bỏ văn rườm rà không cần thiết đến UBND quận, huyện Nhưng ông A không phổ biến cho quan; việc không phổ biến đến làm cho tiến độ công việc quan trở nên chậm tiến độ gây thời gian cho người dân tất người quan 3.1.2 Xác định trách nhiệm 25 Trách nhiệm thuộc lãnh đạo cấp khơng đánh giá lực nhân viên mà đưa vào vị trí cao quan ngây ảnh hưởng khơng nhỏ cho quan Trách nhiệm quang trọng thuộc ơng A khơng thực rách nhiệm mà giao từ gây ảnh hưởng đến người quan người dân đến làm việc quan 3.1.3 Nguyên nhân hậu 3.1.3.1 Nguyên nhân Ông A bổ nhiệm làm Chánh văn phòng lúc thực nhiệm vụ ơng A cố tình khơng thơng báo, phổ biến đến quan quy định việc bãi bỏ văn rườm rà khơng cần thiết Tuy ơng A có nhiệt tình cơng tác cán nên lực hạn chế mà bổ nhiệm vị trí cao lúc huyện cải cách nên không xem xét đánh giá kỹ lưỡng lực với vị trí Lãnh đạo cấp không kiên sử lý sai phạm nhỏ mà nhắc nhở mà không sử lý sai phạm đó; từ tạo thói quen không tốt cho ông A làm ông trở nên ỷ y khó kiểm tra đánh giá lực làm việc quan Vì cán nên lực tác phong ông A chưa đạt tiêu chuẩn mà cán công nhân viên chức cần có trình độ khơng đảm bảo cho việc xử lý công việc đề 3.1.3.2 Hậu quả: Việc không phổ biến đến làm cho tiến độ công việc quan trở nên chậm tiến độ gây thời gian cho người dân tất người quan 3.1.4 Hướng giải 26 Đầu tiên ban lãnh đạo UBND huyện tiến hành khảo sát kiểm tra đánh giá lại lực công nhân viên chức đương nhiệm vị trí quan Song song với tiến hành biện pháp sàn lọc nhân yếu tiêu chuẩn đề Thứ hai tiến hành hội đồng kỹ luật để đề biện pháp kỹ luật cứng rắng ơng A hành vi cố tình khơng thơng báo định bãi bỏ văn gây ảnh hưởng đến cán làm việc quan người dân đến quan làm việc Thứ ba tiến hành phổ biến quy định đề định thành phố đến với phòng bang tránh làm trì trệ thêm tiếng độ cơng việc 27 KẾT LUẬN Nâng cao hiệu công tác quản lý văn vấn đề cần thiết ủy ban nhân dân huyện nói riêng quan quyền nói chung Thực tốt cơng tác quản lý tài liệu giúp đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ tham mưu, đạo, điều hành, cung cấp thơng tin kịp thời, xác cho quyền, tổ chức, cá nhân phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nghiệp xây dựng phát triển Luận văn phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức máy chức nhiệm vụ so với yêu cầu công việc Luận án làm rõ Nguyên nhân lực thực thi cơng vụ văn phịng sở cịn thấp, chưa đáp ứng yêu cầu công việc Luận án quan điểm; Các giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao khả hoạt động hệ thống quản lý xử lý văn thành phố, nhiên chủ đề phức tạp, có ý nghĩa sâu sắc xã hội, đó, hệ thống giải pháp gói giải pháp nêu đưa trước với luận giải thích khoa học Bảo đảm tính đại, hài hịa với thực tế khách quan vấn đề phức tạp DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS.TS Triệu Văn Cường (2016), Giáo trình Văn thư, Nhà xuất lao động, Hà Nội PGS Vương Đình Quyển (2006), Giáo trình Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nhà xuất Đại học quốc gia, Hà Nội 28 Văn hành gì, thukyluat, https://thukyluat.vn/news/diem- tin-vanban/van-ban-hanh-chinh-la-gi-16904.html, 14:40, 12/07/2016 Lịch sử hình thàn huyện Bình Chánh , UBND huyện Bình Chánh, http://binhchanh.hochiminhcity.gov.vn/gioithieu/pages/gioi-thieu-chung.aspx Luật số: 80/2015/QH13, Ban hành văn quy phạm pháp luật Luật số: 63/2020/QH14, Sửa đổi, bổ sung số điều luật ban hành văn quy phạm pháp luật Thông tư số: 07/2012/TT-BNV, Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Quyết định số: 02/2010/QĐ-UBND (huyện Bình Chánh), Ban hành quy chế tổ chức hoạt động phòng tư pháp thuộc ủy ban nhân dân huyện bình chánh Nghị định số : 30/2020/NĐ-CP, Về cơng tác văn thư