Một số Giải pháp nhằm hạn chế những chanh trấp phát sinh trong quy trình NK tại Cty XNK vật tư đường biển

Những năm gần đây, từ khi nước ta chuyển từ nền kinh tế tập trung sang nền kinh tế thị trường, quan hệ thương mại giữa nước ta với các nước trên thế giới ngày càng phát triển mạnh mẽ và cũng

Lời nói đầu

Những năm gần đây, từ khi nớc ta chuyển từ nền kinh tế tập trung sangnền kinh tế thị trờng, quan hệ thơng mại giữa nớc ta với các nớc trên thế giớingày càng phát triển mạnh mẽ và cũng rất đa dạng, các hợp đồng xuất nhập khẩuhàng hoá giữa các thơng nhân Việt Nam với các thơng nhân nớc ngoài ngày càngnhiều hơn về số lợng và lớn hơn về trị giá hợp đồng Trong việc kinh doanhnhập khẩu đặc biệt là trong việc ký kết hợp và thực hiện hợp đồng nhập khâủ, dosự khác biệt về nhiều yếu tố nh ngôn ngữ, tập quán, luật pháp và nhất là sự khácbiệt về quyền và nghĩa vụ giữa ngời xuất khẩu và ngời nhập khẩu nên các tranhchấp phát sinh từ các hợp đồng này nhiều khi là khó tránh khỏi.

Khi phải đơng đầu với các tranh chấp trong quá trình kinh doanh XNKhàng hoá các nhà kinh doanh luôn mong muốn làm thế nào để hạn chế rủi ro vàgiải quyết các tranh chấp đó một cách nhanh chóng, suôn sẻ, đạt đợc kết quả caonhất mà vẫn giữ đợc uy tín và bí mật trong kinh doanh chính vì vậy sau một thờigian thực tập tại công ty XNK vật t đờng biển ( MARINE SUPPLY), với mongmuốn vận dụng những kiến thức lý thuyết đã tích luỹ đợc vào thực tiễn, emmạnh dạn lựa chọn đề tài “Một số giải pháp nhằm hạn chế những tranh chấpphát sinh trong quy trình nhập khẩu tại công ty XNK vật t đờng biển ”.

- Mục đích, ý nghĩa của đề tài

Mục đích cơ bản của đề tài này là nhằm giúp doanh nghiệp hiểu đợc thấu đáocác loại tranh chấp có thể phát sinh trong quy trình NK và các phơng có thể ápdụng để giải quyết các tranh chấp đó giúp doanh nghiệp tìm ra đợc nhữngnguyên nhân và trên cơ sở đó tìm ra những giải pháp hợp lý nhất để hạn chế vàgiải quyết các tranh chấp Với mục đích trên đề tài hy vọng sẽ có ý nghĩa trongviệc giúp cho doanh nghiệp nâng cao hiệu quả trong kinh doanh nhập

khẩu, qua đó có thể quan hệ kinh tế đối ngoại của Việt Nam nói chung và doanhnghiệp nói riêng

- Đối tợng và phạm vi nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu các loại tranh chấp phổ biến thờng phát sinhtrong việc thực hiện quy trình nhập khẩu hàng hoá, các biện pháp nhằm hạn chếtranh chấp đó tại công ty XNK vật t đờng biển.

- Phơng pháp nghiên cứu.

Để giải quyết đợc những vấn đề đặt ra ở gần đối tợng và phạm vi nghiên cứu.Đề tài sẽ áp dụng các phơng pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử theoquan điểm của chủ nghĩa Mac - Lênin Đây là những phơng pháp chung nhất cótính chất bao trùm nhất Các phơng pháp cụ thể bao gồm: Phơng pháp phân tíchtổng hợp, phơng pháp mô tả và khái quát hoá đối tợng nghiên cứu các phơngpháp này đợc sử dụng trong sự kết hợp chặt chẽ với nhau trên cơ sở các quanđiểm kinh doanh thơng mại và pháp lý của Đảng và Nhà nớc ta.

Ngoài ra còn vận dụng các môn học khác nh môn lý thuyết xác suấtthống kê, kinh doanh quốc tế mà còn đã đợc học để hoàn thành đề tài củamình.

- Bố cục của luận văn.

- Ngoài lời nói đầu và phần kết luận, luận văn đợc chia thành 3 chơng:

Chơng I: cơ sở lý luận về tranh chấp trong quá trình nhập khẩu của các

doanh nghiệp kinh doanh XNK;

Chơng II: Thực trạng các tranh chấp phát sinh trong quá trình nhập khâủ tại

công ty XNK Vật t đờng biển.

Chơng III: Một số giải pháp hạn chế các tranh chấp phát sinh trong quá trình

nhập khẩu

mục đích đẩy mạnh sản xuất hàng hoá phát triển, chuyển đổi cơ cấu kinh tếtrong nớc ổn định và từng bớc nâng cao đời sống kinh tế trong nớc ổn định vàtừng bớc nâng cao đời sống của nhân dân Do đó XNK nói chung và NK nóiriêng là hoạt động kinh tế đối ngoại dễ đem lại hiệu quả đột biến rất cao hoặc cóthể gây thiệt hại rất lớn vì nó phải đơng đầu với một hệ thống kinh tế khác từbên ngoài mà các chủ thể tham gia hoạt động nhập khẩu không dễ gì khống chếđợc hoạt động nhập khẩu hàng hoá là hạot động mua bán hàng hoá của thơngnhân Việt Nam với Thơng nhân nớc ngoài theo các hợp đồng mua bán hàng hoábao gồm cả hoạt động tam nhập tái xuất, tạm xuất tái nhập.

- ý nghĩa của nhập khẩu: Nhập khẩu tác động trực tiếp và quyết định đến sảnxuất nâng cao đời sống nhân dân và có nhiệm vụ sau:

+ Nhập khẩu phải bổ sung kịp thời các hàng hoá cần thiết và thiết yếu chonhu cầu tiêu dùng trong nớc để tránh tình trạng mất cân đối của nền kinh tế.- Nhập khẩu phải cùng với chính phủ bảo vệ ngời sản xuất trong nớc tránh tình

trạng bán phá giá, nhập lậu và tránh tình trạng gian lận thơng mại.

1.2 Vai trò của nhập khẩu trong nền kinh tế thị trờng.

Ngày nay sự giao lu giữa các nớc trên thế giới ngày càng mở rộng theo xuhớng khu vực hoá và toàn cầu hoá nền kinh tế thế giới Đặc biệt sự hình thànhtồn tại và phát triển của tổ chức kinh tế và các công ty đa quốc gia trong nhữngthập kỷ qua đã đánh dấu một bớc tiến quan trọng trong lịch sử phát triển củanền kinh tế quốc tế Tình hình này khiến cho các nớc không thể chỉ bó hẹp hoạtđộng Kinh tế của mình trong phạm vi quốc gia mà phải tham gia vào các hoạtđộng kinh tế trong khu vực hoặc toàn cầu để tận dụng mọi lợi thế so sánh củamình.

Trong điều kiện nền kinh tế hiện nay của nớc ta, vai trò của nhập khẩu ợc thể hiện ở các khía cạnh sau:

đ Tạo điều kiện thúc đẩy nhanh quá trình chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hớngcông nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc.

- Nhập khẩu làm tăng khả năng tiêu dùng, đa dạng hoá các mặt hàng, chủngloại, quy cách, cho phép thoả mãn tốt hơn nhu cầu trong nớc Nhập khẩu tăngcờng sự chuyển giao công nghệ, tạo ra sự phát triển vợt bậc của sản xuất xãhội, tiết kiệm đợc chi phí sản xuất và thời gian lao động Đồng thời nhập khẩu

cũng tạo ra sự cạnh tranh gay gắt giữa hàng nội và hàng ngoại tức là tạo rađộng lực buộc các nhà sản xuất.

2 Quy trình nhập khẩu

Kinh doanh TMQT là một quá trình phức tạp bao gồm một tổng thể cáchoạt động có tính logic và quan hệ chặt chẽ với nhau, tác động lẫn nhau và làtiền đề của nhau.

Sơ đồ các bớc trong quy trình nhập khẩu.

Mục tiêu cơ bản của quá trình giao dịch đàm phán mà các Doanh nghiệpkinh doanh XNK cần đạt tới là tiến hành ký kết đợc các hợp đồng TMQT, và lànhững hợp đồng có lợi nhất có thể thực hiện đợc, ít rủi ro và mang lại hiệu qủacao trong quá trình kinh doanh Muốn đạt đợc điều đó thì quá trình chuẩn bị giaodịch và quá trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng giữ một vai trò rất quantrọng, nó quyết định đến mục tiêu trên của DN.

2.1 Bớc 1: Chuẩn bị tiến hành giao dịch

- Nghiên cứu thị trờng NK

Nghiên cứu thị trờng trong KD TMQT là một loạt các thủ tục và kỹ thuật đợcđa ra nhằm giúp cho các nhà KD TMQT có đầy đủ thông tin cần thiết để từ đó đ-a ra những quyết định chính xác về Marketing Nghiên cứu thị trờng là cả mộtquá trình tìm kiếm khách quan và có hệ thống cùng với sự phân tích các thôngtin cần thiết để giải quyết vấn đề Marketing Bởi vậy nghiên cứu thị trờng ngày

Chuẩn bị tiến hành giao dịch

Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩuGiao dịch đàm phán, ký kết hợp đồng

càng đóng một vai trò quan trọng để giúp các nhà kinh doanh đạt hiệu quả caotrong hoạt động kinh doanh đặc biệt là trong kinh doanh TMQT.

Nội dung nghiên cứu thị trờng trong NK hàng hoá thờng bao gồm những nộidung sau:

+ Nghiên cứu mặt hàng nhập khẩu

+ Nghiên cứu dung lợng thị trờng và các nhân tố ảnh hởng.+ Lựa chọn đối tợng giao dịch

+ Nghiên cứu giá cả hàng hoá, nhập khẩu.

Một điểm lu ý trong quá trình này là chúng ta nên lựa chọn cho mình thịtrờng trọng điểm và lựa chọn mặt hàng kinh doanh sao cho có hiệu quả nhất.Đồng thời chúng ta nên sắp xếp thứ tự u tiên cho từng thị trờng đối với từng mặthàng cụ thể để thuận lợi hơn trong qúa trình lựa chọn đối tác giao dịch và mặthàng kinh doanh phù hợp với mình.

- Lựa chọn các đối tác để tiến hành giao dịch cũng giữ một vai trò quan trọng.Lựa chọn đợc những khách hàng có khả năng thanh toán, có uy tín trên thị tr-ờng có điều kiện giao dịch và thơng mại thuận lợi, mới có khả năng ký kết đ-ợc các hợp đồng NK lớn, có hiệu quả, ổn định và phát triển lâu dài Cũng nhkhi lựa chọn đợc các nguồn cung cấp tốt, có chất lợng, mới có thể hy vọngtiến hành giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng NK đảm bảo đợc các mụctieu NK của DN Chính vì vậy các doanh nghiệp cần phẩi sử dụng các phơngthích hợp để đánh giá và lựa chọn các đối tợng tối u nhất để tiến hành giaodịch.

Ba là phải đảm bảo đợc mục tiêu bao trùm của DN; Bốn là, phải có tính khả thivà an toàn; Năm là , phải đảm bảo đợc mối qua hệ biện chứng giữa lợi ích củaDN và lợi ích của xã hôi.

2.2 Bớc 2: Giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng

- Đặt hàng và hỏi hàng trong thơng mại quốc tế.

+ Đặt hàng là lời đề nghị của ngời nhập khẩu gửi cho nhà xuất khẩu biểu thịmuốn mua hàng hoá hoặc dịch vụ nhất định theo những điều kiện nhất địnhvề giá cả, thời gian giao hàng và phơng thức thanh toán Đây là các lời đềnghị ký kết hợp đồng, hai bên cha có gì ràng buộc với nhau.

Đàm phán và ký kết hợp đồng:

Sau khi nhận đợc th chào hàng hay đặt hàng và có sự trả lời của phía bênkia, hai bên tổ chức đàm phán, thơng lợng để đến một thoả mãn chug về điềukiện mua bán và ký kết hợp đồng.

a Đàm phán:

Là việc bàn bạc trao đổi với nhau các điều kiện mua bán giữa các nhà kinhdoanh để đi đến thống nhất ký kết hợp đồng trong TMQT thờng có 3 hình thứcđàm phán sau:

- Đàm phán qua th tín.- Đàm phán qua điện thoại

- Chấp nhận- Xác nhận

c Hợp đồng NK hàng hoá.

Hợp đồng TMQT là sự thoả thuận giữa các đơng sự có trụ sở kinh doanh ởcác quốc gia khác nhau, theo đó một bên gọi là bên bán (bên XK) có nghĩa vụchuyên quyền sở hữu cho một bên khác gọi là bên mua (bên NK) một bên tài sảnnhất định gọi là hàng hoá Bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng.

Hình thức hợp đồng bằng văn bản là một hình thức bặt buộc đối với cácđơn vị XNK ở nớc ta Các điều khoản trong hợp đồng do bên mua và bên bánthoả thuận chi tiết mặc dù trớc đó đã có đơn đặt hàng và chào hàng nhng vẫnphải thiết lập văn bản hợp đồng so cho có cơ sở pháp lý cụ thể để tạo điều kiệncho các hạt động trao đổi hàng hoá từ quốc gia này sang quốc gia khác và làmcăn cứ cho việc xác định lỗi (Trách nhiệm ) khi có tranh chấp xảy ra

Hợp đồng kinh tế ngoại thơng có vai trò rất quan trọng nh:1 Đây là bằng chứng bảo vệ quyền lợi các bên tham gia ký kết.+ Đây là bằng chứng để quy trách nhiệm cho bên vi phạm hợp đồng

+ Hợp đồng kinh tế ngoại thơng tạo điều kiện thuận lợi cho việc thống kêtheo dõi và kiểm tra việc thực hiện hiện hợp đồng

- Đặc điểm của hợp đồng kinh tế ngoại thơng.

+ Chủ thể các hợp đồng mua bán ngoại thơng là các pháp nhân có quốctịch khác nhau.

+ Hàng đợc chuyển từ nớc này sang nớc khác.

+ Đồng tiên thanh toán trong hợp đồng là ngoại tệ hay có nguồn gốc ngoạitệ đổi một trong hai bên ký kết hợp đồng

- Nội dung của hợp đồng mua bán ngoại thơng bao gồm những điều khoảnchính sau:

+ Điều Khoản về tên hàng (Commolity)+ Điều Khoản về chất lợng (Quality)+ Điều Khoản về số lợng (Quatily)

+ Điều Khoản về bao bì , ký mã hiệu ( packing and marking)+ Điều Khoản về giá cả (Price)

+ Điều Khoản về thanh toán ( Payment)

+ Điều Khoản về giao hàng (Shipment /Dolivery)

+ Điều Khoản về trờng hợp muốn tách (Force majeure, acts of god)

+ Điều Khoản về khiếu nại (Claim)+ Điều Khoản về bảo hành (Warranty)+ Phạt và bồi thờng thiệt hại (penalty)+ Điều Khoản về trọng tài (arbitration)

2.3 Bớc 3: tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu:

Việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hoá - Thờng bao gồm các bớc sau:

- Xin giấy phép nhập khẩu:

Xin giấy phép nhập khẩu là vấn đề rất quan trọng về mặt pháp lý để tiến hànhcác khâu tiếp theo trong quá trình nhập khẩu hàng hoá

- Mở L/C: Nếu là phơng thức thanh toán tín dụng chứng từ bên mua phải làmthủ tục mở L/C khi bên bán yêu cầu L/C phải là một văn bản pháp lý trongđó nguồn ngân sách mở L/C cam kết trả tiền cho ngời xuất khẩu nếu họ trìnhđợc bộ chứng từ thanh toán phù hợp với nội dung của L/C, các đặc điểm củaL/C xem trình bày thêm ở phần thanh toán.

Đây là một sự thoản thuận trong đó một ngân hàng (ngân hàng mở L/C)theo yêu cầu của khách hàng (ngời nhập khẩu) trả tiền cho ngời thứ ba hoặc

bất cứ ngời nào theo lệnh của ngời thứ ba đó (ngời hởng lợi) hoặc sẽ trảhoặc chấp nhận mua hối phiếu do ngời hởng lợi phát hành, hoặc cho pháep mộtngân hàng khác trả tiền, chấm nhận hay mua hối phiếu khi ngời này xuất trìnhđầy đủ các bộ chứng từ đã quy định và mọi điều kiện đặt ra đều đợc thực hiệnđầy đủ.

- Thuê tài liệu cớc hoặc uỷ thác thuê tàu:

Trong trờng hợp nhập khẩu theo điều kiện F80 chúng ta phải thuê tàu dựa vàocác căn cứ sau đây:

+ Những điều khoản của hợp đồng.+ Đặc điểm của hàng hoá nhập khẩu.+ Điều kiện vận tải

Tuỳ vào khối lợng và đặc điểm hàng hoá cần chuyên chở mà lựa chọn thuê tàucho phù hợp đảm bảo thuận lợi và nhanh chóng nhng an toàn Chẳng hạn hàng

hoá có khối lợng nhỏ thờng thuê tàu chở, hàng có khối lợng lớn và tính chất phứctạp thì phải thuê tàu chuyến Tuy nhiên hiện nay do điều kiện về tàu của chúng tarất hạn chế và việc thêu tàu nớc ngoài chúng ta rất hạn chế và việc thuê tàu nớcngoài đối với doanh nghiệp Việt Nam không dễ làm nên các doanh nghiệp cóhoạt động nhập khẩu thờng áp dụng nhập khẩu theo điều kiện CIF Incoterm2001.

Mua bảo hiểm cho hàng hoá:

Hiện nay phần lớn hoạt động thơng mại quốc tế đợc thực hiện thông quachuyên chở hàng hoá bằng đờng biển Mà hình thức chuyên chở này thờng gặprủi ro và tổn thất Bởi vậy trong kinh doanh ngoại thơng bảo hiểm đờng biển làloại hình bảo hiểm phổ biến nhất Các đơn vị kinh doanh khi mua bảo hiểm Tuỳthuộc vào tính chất, đặc điểm của hàng hoá cũngnh điều kiện vận chuyển màmua bảo hiểm chuyến hay bảo hiểm bao trong một khoảng thời gian nhất định.- Lạm thủ tục hải quan:

Hàng hoá vận chuyển qua biên giới quốc gia để NK hay XK đều phải làm thủtục hải quan Thủ tục hải quan là một công cụ quảnlý hành vi mua bán qua biêngiới của nhà nớc để ngăn chặn việc buôn lậu Việc làm thủ tục hải quan bao gồcác bớc chủ yếu sau:

+ Khai báo hải quan : chủ hàng phải kê khai chi tiết hàng hoá lên tờ khaihải quan để cơ quan chức năng kiểm tra và làm thủ tục giấy tờ cần thiết.

+ Xuất trình hàng hoá: Hàng hoá phải đợc xếp trật tự, thuận tiện cho việckiểm tra, kiểm soát Hải quan đối chiếu hàng hoá trong tờ khai với thực tế đểquyết định có cho hàng hoá qua biên giới hay không.

+ Thực hiện các quy định của hải quan: Sau khi kiểm tra giấy tờ, hànghóa, hải quan quyết định có cho hàng hoá qua biên giới hay không hoặc cho quavới các điều kiện mà chủ hàng phải thực hiện nghiêm chỉnh Nếu vi phạm cácquyết định của hải quan sẽ bị xử phạt tuỳ theo mức độ nặng, nhẹ.

+ Đóng thuế nhập khẩu (nếu có)Nhận hàng nhập khẩu:

Theo nghị định 200/CP ngày 32/12/1994 của chính phủ thì mọi việc giaonhận hàng hoá đều phải uỷ thác qua cảng Khi hàng về cảng báo cho chủ hàngbiết và chủ hàng sẽ làm thủ tục nhận hàng.

- Kiểm tra hàng hoá:

Sau khi nhận hàng, bên nhập khẩu làm thủ tục kiểm tra quy cách, phẩmchất hàng nhập Thông thờng hai bên chủ thể lựa chọn một cơ quan giám định cóđủ thẩm quyền (phía Việt Nam thờng lựa chọn Vina cotrol)

- Thanh toán tiền hàng nhập khẩu:

Nghiệp vụ thanh toán là sự vận dụng tổng hợp các điều kiện thanh toánquốc tế, là nghiệp vụ quan trọng trong việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu.

Trong kinh doang thơng mại quốc tế hiện nay có rất nhiều phơng thức thành toánkhác nhau nh:

Phơng thức thanh toán bằng th tín dụng (L/C), thanh toán bằng phơng thứcnhờ thu, phơng thức chuyển tiền,

Hiện nay phơng thức tín dụng chứng từ đợc sử dụng phổ biến nhất.Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có).

II Các tranh chấp thờng xảy ra trong quá trình NK củacác DN kinh doanh XNK

1 Tranh chấp xảy ra khi đàm phán.

Đàm phán thơng mại là một quá trình mà các bên tiến hành thơng lợngthảo luận nhằm thống nhất các mối quan tâm chung và những quan điểm còn bấtđồng để có thể đi đến một hợp đồng thơng mại.

Hiện nay trong đàm phán thơng mại thờng sử dụng ba hình thức cơ bảnlà: Đàm phán qua th tín, đàm phán qua điện thoại , đàm phán bằng cách gặp gỡtrực tiếp.

Tranh chấp thờng gặp trong hình thức đàm phán qua th tín đó là thời gianđòi hỏi lâu và nhiều khi không hiểu hết ý của nhau dẫn đến xảy ra tranh chấp vàgây hậu quả xấu tới hoạt động kinh doanh.

Tranh chấp xảy ra trong quá tình đàm phán qua điện thoại do việc kinhdoanh NK thờng diễn ra giã các thơng nhân của các quốc gia khác nhau, khoảngcách xa nhau, vì vậy chi phí đàm phán rất cao Thơng lợng qua điện thoại phảihạn chế về thời gian, cho nên các bên không thể trình bày một cách chi tiết, cụthể về các vấn đề định bàn Mặt khác mỗi quốc gia có một nền văn hoá khácnhau, ngôn ngữ khác nhau, do đó ciệc thơng lợng qua điện thoại sẽ gặp khó khăndo không hiểu hết ngôn ngữ của nhau, và điều cơ bản là trao đổi qua điện thoạithực chất vẫn là trao đổi miệng, không có gì làm bằng chứng cho việc thoảthuận Do đó sẽ có thể xảy ra tranh chấp giữa hai bên.

2 Tranh chấp xảy ra liên quan đến việc ký kết hợp đồng và hiệu lực củahợp đồng NK.

2.1 Các tranh chấp liên quan đến việc ký kết hợp đồng:

Việc ký kết HĐNKHH trớc hế phải đảm bảo nguyên tắc tự nguyện theođó hợp đồng trớc tiên phải thẻe hiện ý chí thực, ý chí tự nguyện của các bên kýkết Bên bán tự nguyện thảo thuận bán và bên mua tự nguyện thoả thuận mua.Để đảm bảo nguyên tắc tự nguyện đó thì hợp đồng chỉ có hiệu lực pháp lý khi nókhông vi phạm các trờng hợp pháp luật ngăn cấm nh sau:

a Hợp đồng ký kết do có sự cỡng bức hoặc đe doạ:

Cỡng bức đê doạ là sự tác động về thể chất hoặc tinh thần làm cho đối phơngbuộc phải ký kết hợp đồng ngoài ý muốn của họ Sự cỡng bức đó có thể là sự tácđộng về thể chất nh chuốc rợu cho ngời giao kết bị say để họ ký hợp đồng trongtình trạng mất tỉnh táo, hoặc dùng áp lực tinh thần buộc đối phơng phải chấpnhận ký hợp đồng với những cam kết bất lợi cho họ Khi đó dù hợp đồng đợcthành lập với đầy đủ mọi yếu tố hợp pháp khác thì vẫ bị coi là vô hiệu.

b Hợp đồng ký kết do có sự lừa dối:

Lừa dối là hành vi có stính chất gian trá cố ý nh bịa đặt công ty giả, đa ra cácchứng từ, tài liệu về khả năng tài chính của công ty hoặc cố ý dấu giếm khuyếttật của hàng hoá để làm cho đối phơng ký kết hợp đồng Ví dụ: máy móc thiết bịđã qua sử dụng nhng ngời bán tân trang lại để lừa dối ngời mua đó là máy mócthiết bị mới Những hành vi nh vậy cũng dẫn đến hợp đồng vô hiệu (nên biết).

c Hợp đồng ký kết có sự nhầm lẫn

Nhầm lẫn là hành vi có tính khách quan (vô ý ) khiến cho một hoặc cả haibên hiểu sai lệch bản chất của sự việc, hiện tợng do vậy cũng không thể dẫn đếnmột sự thoả thuận tự nguyện, không thể coi là ý chí thực của hai bên Ví dụ theoquy ớc của các nớc Phơng tây thì dấu (.) đợc sử dụng để phân biệt các chữ sốhàng thập phân, chẳng hạn: 1.00, thì ở việt nam dấu chấm lại đợc dùng để táchbiệt giữa chữ số hàng ngàn trở lên cộng với chữ số hàng trăm, chẳng hạn: 1000,nên rất có thể gây nhầm lẫn khi ký kết và thực hiện hợp đồng (Vì thế khi

ký kết hợp đồng để tránh sự nhầm lẫn này các bên thờng phải ghi thêm bằngchữ).

2.2 Tranh chấp về địa vị pháp lý của chủ thể:

Chủ thể của hợp đồng MBQTHH có thể là các cá nhân hay các pháp nhâncó trụ sở kinh doanh ở các nóc khác nhau, trong khi luật các nớc quy định khônggiống nhau về địa vị pháp lý của họ Vì thế, khi đàm phán ký kết hợp đồng cầnxác định xem địa vị pháp lý của họ thế nào, ngời thàm gia ký kết hợp đồng vớimình có đủ thẩm quyền hay không ngời đó nhân danh mình hay địa diện cho ng-ời khác.

Cá nhân hay còn gọi là tự nhiên nhân (Natural Person) muốn tham giaquan hệ HĐXNK phải có năng lực pháp luật và năng lực hành vi theo quy địnhcủa pháp luât Năng lực pháp luật của cá nhân thờng bắt đầu từ khi sinh ra và chỉkết thúc khi họ chết đi Còn năng lực hành vi của cá nhân chỉ bắt đầu phát sinhkhi công dân đến tuổi thành niên theo quy định của pháp luật Vì đó chính là khảnăng hởng quyền và thực hiện nghĩa vụ thông qua hành vi của chính bản thân họ Pháp nhân(Lagal person) là một tổ chức thành lập theo luật pháp và đợcdùng danh nghĩa riêng của mình trong quan hệ kinh doanh Thông thờng theoquy định của pháp luật một tổ chức muốn đợc thừa nhận là pháp nhân phải có đủ4 điều kiện :

- Đó phải là một tổ chức thống nhất do nhà nớc thành lập hoặc đợc nhà nớcthừa nhận.

- Tổ chức đó phải có tài sản riêng.

- Tổ chức đó phải có khả năng chịu trách nhiệm độc lập bằng tài sản riên củamình.

- Tổ chức đó phải có quyền hành động với danh nghĩa riêng của mình, có thểra trớc toà với t cách nguyên đơn hoặc bị đơn;

Khi có đủ 4 điều kiện trên thì các pháp nhân đợc coi là các năng lực chủthể để ký kết các hợp đồng XNK Tuy nhiên, trong lĩnh vực t pháp quốc tế thì địavị pháp lý của các pháp nhân cũng là vấn đề khá phức tạp Nhìn chung luật phápcác nớc đều quy định địa vị pháp lý của các pháp nhân đợc xác định theo luậtquốc tịch Tức là, pháp nhân mang quốc tịch nớc nào thì địa vị pháp lý của nó dopháp luật nớc đó quy định Thế nhng, việc xác định quốc tịch cho pháp nhân lạiđợc quy định không giống nhau trong luật pháp các nớc Theo luật của Pháp,Đức và một số nớc khác, pháp nhân đặt trung tâm quản lý ở nớc nào thì mangquốc tịch của nớc đó, không phân biệt nơi đăng ký thành lập hay tiến hành hoạt

động của pháp nhân Các luật gia pháp cho rằng nơi đặt trung tâm quản lý là nơiđặt trụ sở cơ quan lãng đạo, nơi quyết định mọi công việc các pháp nhân.

Khác với luật của Pháp, Đức, pháp luật của Anh và Mỹ lại quy định rằngquốc tịch của pháp nhân tuỳ thuộc vào nơi đặt trụ sở chính hoặc nơi hoạt độngcủa nó.

Pháp luật của một số nớc Trung - Cận Đông nh Ai Cập, Xiri.v.v lại quyđịnh áp dụng nguyên tắc quốc tịch pháp nhân, bất kể nơi đặt trụ sở chính hay nơiđăng ký điều lệ của pháp nhân khi thành lập.

ở Việt Nam , từ trớc tới nay các pháp nhân đợc thành lập theo pháp luậtViệt Nam, đồng thời cũng đặt trụ sở và hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam.Những pháp nhân đó đợc công nhận là mang quốc tịch Việt Nam tất cả nhữngpháp nhân không mang quốc tịch Việt Nam đều đợc coi là pháp nhân nớc ngoài.

Do quy định của các nớc về nguyên tắc xác định quốc tịch các pháp nhânkhông giống nhau nên trong thực tiễn khó tránh khỏi trờng hợp một pháp nhânđợc hai hay nhiều nớc coi là pháp nhân mang quốc tịch nớc mình Vì vậy, trongviệc giao kết hợp đồng XNK rất dễ xảy ra tranh chấp về địa vị pháp lý của cácchủ thể nói chung và của các pháp nhân nói riêng.

2.3 Các tranh chấp về nội dung của hợp đồng:

Nội dung của hợp đồng chính là sự thoả thuận cụ thể về quyền và nghĩa vụcủa các bên ký kết Đây chính là các điều khoản mà các bên thoả thuận với nhau.Căn cứ vào tính chất vai trò của các điều khoản, nội dung của HĐXNKHH cóthể chia làm ba loại điều khoản là điều khoản chủ yếu, điều khoản thông thờngvà điều khoản tuỳ nghi Trong đó các điều khoản chủ yếu là các điều khoản quantrọng nhấn nhng cũng thờng hay xảy ra tranh chấp nhất Điều khoản chủ yếu củahợp đồng, hay còn gọi là điều khoản cơ bản, điều khoản luật định của hợp đồng,là những điều khoản bắt buộc phải có trong hợp đồng nếu thiếu một trong cácđiều khoản đó thì hợp đồng không có giá trị pháp lý Tuy nhiên luật pháp các n -ớc quy định về các điều khoản này lại không giống nhau.

- Theo luật Anh, Mỹ, điều khoản chủ yếu của một hợp đồng HĐXNKHH làđối tợng hợp đồng Nh vậy, khi ký kết hợp đồng các bên chỉ cần thoả thuậnxong đối tợng hợp đồng thì coi nh hợp đồng đã đợc thành lập, còn các điềukhoản khác có thể quy định sau:

Theo luật của các nớc Pháp, Đức, Nhật bản thì điều khoản chủ yếu của hợpđồng bao gồm đối tợng và giá cả.

- Luật pháp các nớc Đông âu quy định điều khoản chủ yếu của hợp đồng gồmđối tợng và thời hạn giao hàng.

- ở Việt nam, theo luật thơng mại 1998 thì các điều khoản chủ yếu của mộthợp đồng XNK bao gồm:

1 Tên hàng2 Số lợng

3 Quy cách, chất lợng.4 Giá cả.

5 Phơng thức thanh toán.

6 Địa điểm và thời hạn giao hàng.

Theo công ớc Viên năm 1980 thì nội dung chủ yếu của một hợp đồng cũngchỉ là : Tên hàng hoá, số lợng và giá cả Giá có thể đợc quy định một cách trựctiếp hoặc gián tiếp.

Nh vậy, luật quốc gia của các nớc cũng nh công ớc Viên 1980 đều thống nhấttính hiệu lực của HĐXNKHH phải bao gồm các điều khoản chủ yếu, sẽ khôngcó hiệu lực cho dù các bên đã ký kết Nhng, vấn đề điều khoản chủ yếu của hợpđồng bao gồm những điều khoản nào thì cha đợc các nguồn luật thống nhất Vìthế, trong mua bán quốc tế có trờng hợp hợp đồng đợc coi là đã có hiệu lực theoluật nớc này, nhng lại cha có hiệu lực theo luật của nớc khác Trong những trờnghợp nh vậy mà các bên không có cách giải quyết thích hợp thì tranh chấp về nộidung của hợp đồng xảy ra là điều khó tránh khỏi Tuy nhiên theo quy định củaViệt Nam thì nội dung của một hợp đồng XNK bắt buộc phải có đủ các điềukiện nh quy định trên cho dù hợp đồng đó đợc ký với bất kỳ thơng nhân nàothuộc nhóm nớc nào.

2.4 Tranh chấp về hình thức của hợp đồng:

Hình thức của hợp đồng là các hình thức mà các bên thể hiện ý chí củamình Theo luật Anh, Mỹ thì hình thức văn bản là bắt buộc khi đối tợng hợpđồng có giá trị trên 10 bảng Anh (luật Anh), hoặc 500 USD (Bộ luật thơng mạithống nhất Mỹ).

Trong tập quán thơng mại quốc tế hầu hết các hợp đồng đợc lập thành vănbản Nhng công ớc Viên 1980 lại chấp nhận một giải pháp rất ( thoang) về hìnhthức hợp đồng: hợp đồng không cần phải lập thành văn bản hay ghi nhận bằngvăn bản và không bị chi phối bởi một điều kiện nào về hình thức, các bên có thểchứng minh rằng mọi cách, kể cả nhân chứng Đây là cách quy định rất rộng rãivề hình thức hợp đồng bằng văn bản Vì vậy, các nớc nh Ac - henti - na, Hung -ga - ri, chi lê, Nga Khi tham gia công ớc này đã tuyên bố không áp dụng bất kỳquy định nào của Điều 29 cho phép các bên ký kết có trụ sở ở các nớc này.

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, HĐXNK cũng nh sửa đổi bổ sung,hay thoả thuận chấm dứt hợp đồng đều phải làm bằng văn bản Do những quyđịnh khác trong luật pháp các nớc, cũng nh trong các điều ớc quốc tế về hìnhthức hợp đồng nên trong giao dịch nếu các bên không có sự thoả thuận cụ thể vềvấn đề này thì tranh chấp xảy ra là điều dễ hiểu.

2.5 Tranh chấp liên quan đến hiệu lực pháp lý của đơn chào hàng vàthời điểm ký kết hợp đồng:

Khi các bên giao dịch không trực tiếp gặp nhau để đàm phán ký kết hợpđồng mà áp dụng phơng pháp đàm phán thông qua th tín thì một vần đề rất quantrọng đợc đặt ra là phải xác định khi nào đơn chào hàng cũng nh chấp nhận chàohàng có hiệu lực pháp luật, và hợp đồng đợc coi là ký kết vào thời điểm nào ?bởi vì, vấn đề này cha có sự quy định giữa luật pháp các nớc cũng nh trong tậpquán TMQT Trớc hết một chào hàng muốn có hiệu lực phải có nội dung xácthực, nghĩa là phải có nội dung tối thiểu Bao gồm các điều khoản chủ yếu củamột HĐXNK nh phần trên đã nêu.

Thứ hai ngời chào hàng có thể huỷ đợc đơn chào hàng hay không, sự ràngbuộc của họ với đơn chào hàng thế nào, sau khi đã chấp nhận đơn chào hàng haykhông? các bên tham gia ký kết hợp đồng rất dễ gặp phải tranh chấp bất đồngxuất phát từ quan điểm đối lập về chào hàng, chấp nhận chào hàng và thời điểmký kết hợp đồng các quan niệm và giải thích khác nhau giữa luật pháp các nớc vàđiều ớc quốc tế về các vấn đề này làm cho các bên trong hợp đồng có cách hiểukhác nhau, và do vậy các tranh chấp liên quan đến những vấn đề này làm cho cácnớc và điều ớc quốc tế về các vấn đề này làm cho bên các bên trong hợp đồng cócách hiểu khác nhau, và do vậy các tranh chấp liên quan đến những vấn đề nóitrên rất dễ phát sinh.

Sau đây là một ví dụ minh hoạ Ngày 22/4/1989 công ty Petrolex (ViệtNam) ký phát một đơn chào chào hàng cố định chào bán dầu thô cho công ty IPI

của Pháp Nội dung đơn chào bao gồm: tên hàng, số lợng, phẩm chất, giá cả,giao hàng vào tháng 17/5/1989 Đến 16h30 Petrolex thảo sẵn điện báo tin cho IPI

bất việc chấp nhận của bên mua đến chậm, mặc dù cha nhận đợc điện báo nhậnnhng do bộ phận phụ trách Telex nghĩ việc nên bức điện đó lại đợc gửi đi vàongày 18/5/1989 Vào ngày 23h18’ ngày 16/5 IPI gửi cho Petrolex một bức điệnvới nội dung “ chấp nhận lời đề nghị ngày 22/4/1989 của bên bán về việc giaohàng vào tháng 6,7,8/1989, và chúng tôi sẽ quay lại vấn đề này với chơng trìnhbốc rót cụ thể” Phía Petrlex cho rằng chấp nhận vào đêm th 7 làm chầm nên hợpđồng tkhông đợc coi là đã ký kết, và do vậy không giao hàng Ngợc lại IPI chorằng thử chấp nhận đến trớc một ngày nên hợp đồng đã đợc thành lập, và họ đãmở L/c, nhng Petrolex vẫn không giao hàng, do vậy IPI đòi huỷ hợp đồng và đòibồi thờng thiệt hại Trớc uỷ ban trọng tài IPI lập luận rằng họ đã chấp nhận đúngthời hạn quy định trong đơn chào hàng nên hợp đồng đã đợc thành lập, vì thế nênPetrolex không giao hàng thì sẽ phải bồi thờng thiệt hại bỏ lỡ là 47.600 USD IPIcòn phê phán Petrolex là thiếu thiện chí trong việc trả lời điện chấp nhận Vềphần mình, Petrlex khẳng định mình có thiện chí trong giao dịch nhng do lỗi củbu điện nên điện báo đến chậm uỷ ban trọng tài cho rằng điện trả lời riêng vềthời hạn giao hàng, cha đề cập đến 4 nội dung khác của đơn chào hàng Mặtkhác, về vấn đề giao hàng IPI còn bao lu quyền đợc quay trở lại chơng trình bốcrót Nh vậy thì hợp đồng cha thể đợc coi là đã đợc thành lập.

3 Các tranh chấp thờng phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng nhậpkhẩu:

Khi ký kết hợp đồng xong nhìn chung các thơng nhân Việt Nam cũng nhcác thơng nhân nớc ngoài đều muốn thực hiện nó motọ cách suôn xẻ để đạt đợcmục đích lơn nhất của mình trong kinh doanh đó là lợi nhuận Song do nhiềunguyên nhân khác nhau nên các tranh chấp phát sinh từ hợp đồng nhiều khi làđiều khó tránh khỏi Khi phải đơng đầu với tranh chấp này các nhà kinh doanhluôn luôn mong muốn làm thế nào giải quyết đợc một cách nhanh chóng và cóhiệu quả nhất Tuy nhiên tranh chấp phát sinh từ hợp đồng nhập khẩu

thờng rất đa dạng, phức tạp và mỗi loại tranh chấp có thể giải quyết khácnhau Do vậy, các tranh chấp trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu th-ờng là:

Các tranh chấp phát sinh do ngời xuất khẩu vi phạm hợp đồng.

Trong hợp đồng nhập khẩu hàng hoá thì nghĩa vụ cơ bản của ngời bán làphải giao hàng hoá - đối tợng của hợp đồng và giao bộ chứng từ có liên quan chongời mua - theo đúng thời gian, phơng thức và địa điểm đã quy định trong hợpđồng Song trên thực tế xảy ra không ít các trờng hợp ngời bán lại vì phạm cácnghĩa vụ đã cam kết và vì thế có thể xảy ra và tranh chấp phổ biến sau:

a Tranh chấp do ngời bán không giao hàng hoặc chậm giao hàng.

Theo quy định của hợp đồng xuất nhập khẩu cũng nh các nguồn luật điềuchỉnh hợp đồng thì ngời bán phải giao hàng đúng trong thời hạn đã thoả thuận.Thời hạn đó có thể là một ngày cụ thể hoặc một khoảng thời gian nhất định.Theo quy định của luật pháp nhiều nớc, trong đó có Việt Nam, thì thời hạn giaohàng là một trong những điều khoản chủ yếu của hợp đồng Do vậy, nếu ngờibán không giao đúng thời hạn đó thì có thể gây rủi ro cho ngời mua và giữa cácbên khó tránh khỏi tranh chấp xảy ra Khi xảy ra trờng hợp này trớc hết ngờimua có quyền đòi ngời bán phải giao hàng bổ sung trong một thời hạn hợp lý.Nếu quá thời hạn mà ngời bán hàng không giao hàng thì ngời mua có thể ápdụng chế trí nặng nhất là đòi hủy hợp đồng và đòi nộp phạt hoặc đòi bồi th-ờng thiệt hại phát sinh Tuy nhiên nếu thời hạn giao hàng trong hợp đồng là cốđịnh, không thay đổi đợc, thì ngời mua có quyền huỷ hợp đồng mà không cần rahạn.

b Tranh chấp do ngời bán giao hàng không đúng số lợng quy định:

Khi thực hiện nghĩa vụ giao hàng ngời bán phải giao hàng phù hợp với hợpđồng về mặt số lợng Nh vậy ngời bán bị coi là vi phạm hợp đồng khi chỉ giaomột số lợng hàng hoá thực tế ít hơn số lợng quy định trong hợp đồng ngời muacũng có quyền từ chối phần d ra khi ngời bán giao vợt quá số

lợng quy định trong hợp đồng Tuy nhiên, theo tập quán Thơng mại quốc tế ngờibán chỉ buộc phải tuân thủ đúng số lợng trong hợp đồng trong trờng hợp đối tợngcủa hợp đồng là những hàng hoá cá biệt, hàng đặc định hoặc các mặt hàng số l-ợng nhỏ với đơn vị đo là cái, chiếc nh máy móc thiết bị, ô tô, xe gắn máy.v.v còn trong trờng hợp hàng hoá đối tợng của hợp đồng là các hàng đồng loại, số l-ợng lớn và đợc xác định bằng các đơn vị đo trọng lợng, khối lợng, dung tích nhtấn, tạ, mét khối, ví dụ, ngũ cốc, nguyên vật liệu v v và hợp đồng thờng quyđịnh một số lợng phỏng chừng, thì ngời bán có quyền giao với số lợng chênhlệch trong tỷ lệ dung sai quy định.

- Rủi ro và tranh chấp phát sinh do ngời bán giao hàng xem chất lợng:

Theo quy định của hợp với phẩm chất đã quy định trong hợp đồng Nếu đối ợng hợp đồng là hàng đặc định thì ngời bán phải giao hàng có phẩm chất hoàntàon phù hợp với quy định của hợp đồng Mọi sự khác biệt về phẩm chất đều bịcoi là vi phạm hợp đồng, bà chắc chắn sẻ dẫn đến tranh chấp phát sinh giữa cácbên.

t-c Tranh chấp do ngời bán vi phạm nghĩa vụ cung cấp chứng từ hàng hoá:Chứng từ hàng hoá có tác dụng nói rõ đặc điểm về giá trị chất lợng và số l-ợng của hàng hoá Những chứng từ này do ngời bán xuất trình và ngời mua sẻ trảtiền hàng khi nhận đợc chúng Những chứng từ chủ yếu mà ngời bán phải cónghĩa vụ giao cho ngời mua thờng là hoá đơn thơng mại, phiếu đóng gói, bản kêchi tiết, giây chứng nhận số lợng, chứng từ vận tải (vận đơn);

Ngoài ra hợp đồng nhập khẩu có thể quy đinh thêm các chứng từ nh hợpđồng bảo hiểm, giấy kiểm định trong số các chứng từ nói trên thì vận đơn làmột chứng từ rất quan trọng, chứng từ này do ngời chuyên trở cấp cho ngời gửihàng (thờng là ngời bán) và ngời này phải gửi nó cho ngời mua để nhận hàng.Thông thờng sau khi gửi hàng ngời bán nhất thiết phải gửi vận đơn gốc cho ngờimua qua đờng ngâm hàng để ngời mua có thể kịp thời đi nhận hàng.

Việc gửi, giao chứng từ hàng hoá chậm, đặc biệt là vận đơn, hay gửi thiếuchứng từ sẽ gây trở ngại cho ngời mua trong việc nhận hàng và sử dụng hànghoá, gây thiệt hại cho ngời mua, và vì thế sẽ dẫn đến tranh chấp giữa các bên.

d Tranh chấp phát sinh do ngời bán không thực hiện nghĩa vụ sau bánhàng:

Sau khi giao hàng cho ngời mua ngời bán vẫn có thể phải thực hiện một sốnghĩa vụ nh bảo hành, hớng dẫn sử dụng hàng hoá, vận hành máy móc thiết bịv v Điều khoản bảo hành có vai trò rất quan trọng trong các hợp đồng mua bánmáy móc, thiết bị toàn bộ, hàng điện tử, ô tô trong các điều khoản này thờngquy định ngời bán có nghĩa vụ bảo đảm khả năng làm việc bình thờng của hànghoá trong một thời gian nhất định phù hợp với những tiêu chuẩn kỹ thuật đã thoảthuận trong hợp đồng Những nghĩa vụ này có thể đợc quy định cụ thể trong hợpđồng nhng cũng có thể đợc quy định điều ớc quốc tế hoặc trong các nguồn luậtcó liên quan.

Nh vậy đối với các hợp đồng XNK có quy đinh vấn đề bảo hành, hớng dẫnsử dụng sau bán hàng mà ngời bán lại không thực hiện tốt nghĩa vụ này thì ng-

ời có quyền phản đối, yêu cầu ngời bán phải làm tròn nhiệm vụ để bảo đảmquyền lợi cho mình do đó các tranh chấp giữa ngời bán và ngời mua sẽ phát sinh.Ngoài ra rủi ro và tranh chấp nối liền trong quá trình thực hiện nghĩa vụcủa ngời bán còn có thể phát sinh các tranh chấp liên quan đến việc chuyển giaoquyền sở hữu hàng hoá, việc cung cấp bao bì và kẻ kí mã hiệu hàng hoá

Trên đây là những cơ sở lý luận toạ tiền đề cho các doanh nghiệp XNKnói chung và công ty XNK vật t đờng biển nói riêng có những biện pháp nhằmhạn chế các tranh chấp xẩy ra Nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh trong quátrình nhập khẩu.

Trụ sở chính của công ty tại số 1A đờng giải phóng – Hà Nội Qua trìnhhình thành của công ty đợc chia làm ba giai đoạn nh sau:

Ngày 27/3/1973 Bộ giao thông vận tải ra quyết định số 1459/QĐTC làthành lập nhà máy phụ tùng đờng biển dựa trên nề tảng là xởng bổ trợ cũ củacông ty đờng biển Nhà may chủ yếu tập hợp lực lợng lao động d thừa từ dâychuyền sản xuất kinh doanh của các đơn vị trong ngành đờng biển khu vực Hảiphòng Lãnh đạo cấp trên cùng với lánh đạp nhà máy đã tiến hành nghiên cứu vàsản xuất một số sản phẩm nh: Cót ép, má phanh ô tô, gioăng phốt cao su kín dầu,kín nớc, phao cứu sinh nhằm giải quyết công ăn việc làm cho cán bộ côngnhân viên, đồng thời có vật t phụ tùng cho ngành và cho xã hội.

Ngày 03/01/1983, xuất phat từ tình hình phát triển và yêu cầu của ngànhđờng biển Bộ giao thông vận tải ra quyết định số 003/QĐ-TCCB chuyển nhàmáy phụ tùng đờng biển thành công ty kỹ thuật vật t đờng biển Công ty vừalàm nhiệm vụ sản xuất của nhà máy phụ tùng đờng biển đồng thời làm nhiệm vụcung ứng vật t thiết bị cho công tác sửa chữa, đóng mới tầu biển

Sự tăng trởng về mọi mặt của ngành hàng hải và đặc biệt là nhu cầu hiệnđại hoá cơ sở vật chất kỹ thuật đòi hỏi công tác XNK phải vơn lên theo kịp đàphát triển của các ngành trong cả nớc Do đánh giá đúng vài trò của hoạt độngXNK trong giai đoạn này nên ngày 03/9/1996 Bộ giao thông vận tải đã ra quyếtđịnh số 1801/TCCB chuyển công ty kỹ thuật đờng biển thành công ty XNK vật tđờng biển Công ty là đơn vị thực hiện hoạt động XNK trực tiếp đầu tiên củangành hàng hải Việt Nam.

Sự thay đổi trên đã đánh dấu bớc chuyển hoá về lợng của một số doanhnghiệp làm công tác thơng mại chuyên ngành Đó là điều kiện thuật lợi khôngchỉ cho phép công ty thực hiện cả hai nhiệm vụ sản xuất và kinh doanh mà còngiúp đơn vị tiếp cận nhanh chóng với thơng trờng quốc tế.

2 Quá trình phát triển

Là đơn vị vừa sản xuất vừa cung ứng vật t , năm 1985 cơ sở vật chất củacông ty chỉ có 1499 m2 nhà xởng và kho, các loại may đơn giản nh máy may,mồi hấp phao, các loại khuôn máy ép cót, phục vụ vận tải có 5 ô tô Zin và mộtcần cẩu 10 tấn Năng lực sản xuất chủ yếu gồm 15000-30.000 phao cứu sinh,8000-10.000 m2 cót ép, ngoài ra còn có một số mặt hành nh quần áo bảo hộ,găng tay Năng lực cung ứng vật t có doanh số 2.180.000 đồng.

Với việc chuyển hớng lấy công tác XNK và cung ứng vật t làm nhiệm vụtrung tâm Công ty mở rộng không chỉ cung ứng vật t cho các đơn vị trong ngànhmà còn phục vụ các đơn vị ngoài ngành và các địa phơng trong cả nớc đồng thờimở rộng thị trờng giao dịch quốc tế các thị trờng nh: Nhật bản, Đài loàn,Singapo, Philipin, Indonexia, Nga và một số thị trờng khác Cơ sở vật chất củacông ty đã đợc cải thiện Công ty xây dựng mới 1170 m2 nhà xởng, văn phòng vànhà kho, vay mua lắp đặt trạm ô xy với khả năng sản xuất là 90 m3/ h trị giá1.000.000 USD huy động vốn đào 150 m lạch kéo tàu và xà lan để làm chỗ phádỡ tàu.

Từ khi chính thức đợc công nhận là doanh nghiệp Nhà nớc vào năm 1994đến nay, công ty đã có những bớc phát triển đáng ghi nhân, công ty mở

rộng công tác XNK tổng hợp không chỉ trong những thị trờng mới mà ở ChâuÂu, Trung Quốc và một số nớc khác Công ty thực hiện liên doanh liên kết, tậndụng cơ sơ vật chất kỹ thuật sẵn có để làm công tác phá dỡ tầu cũ lấy sắt vụnxuất khẩu Đồng thời đơn vị mở rộng mặt hàng mới để xuất khẩu và khai thác tốtcác mặt hàng phục vụ nhu cầu nội địa.

Nhìn chung trong suốt thời gian hoạt động của mình, công ty càng ngàycàng tỏ rõ sự vững vàng trong cơ chế thị trờng đầy biến động và cạnh tranh gaygắt Công ty chẳng những hoàn thành đợc nhiệm vụ tổng công ty giao mà cònphát triển hơn và đã chiếm đợc niềm tin của khách hàng

Hiện nay tổng số vốn kinh doanh của công ty đã lên tới 30 tỷ

Ii chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức hiện tại của côngty

1 Chức năng của công ty.

Trong thời gian mới thành lập, công ty XNK vật t đờng biển là doanhnghiệp duy nhất trực tiếp tổng công ty hàng hải Việt nam đảm nhiệm chức năngXNK vật t thiết bị cho ngành hàng hải, đồng thời sản xuất phao cứu sinh và phádỡ tàu cũ.

Tuy nhiến sự xuất hiện ngày càng nhiều doanh nghiệp trực thuộc tổn côngty cũng có chức năng XNK đã phần nào giảm bớt khả năng XNK vật t hàng hảicủa đơn vị Trong khi đó, sự phát triển của nền kinh tế đang đẩy nhanh nhu cầuXNK ngoài ngành ý thức rõ đợc điều nay ban lãnh đạo đơn vị đã đề ghị tổngcông ty cho phép kinh doanh một số mặt hành ngoài ngành Sau khi đánh giákhả năng của công ty lãnh đạo tổng công ty đã đồng ý bổ sung thêm chức năngcho doanh nghiệp

1 kinh doanh XNK: Phơng tiện vật tải, thiết bị vật t, phụ tùng thiết bị thịtrờng , điện tử tiêu dùng.

2 Xuất nhập khẩu sắt thép phế phẩm, hàng nông sản, lâm thuỷ sản.

3 Tam nhập, tái xuất, chuyển khẩu: phơng tiện thiết bị, vât t nông nôngnghiệp.

4 Kinh doanh các loại vật t hàng hoá, lơng thực, vật t nông nghiệp vàchất đốt trong nớc.

5 Đại lý tàu biển và môi giới hàng hải, dịch vụ vận chuyển giao nhậnhàng hoá và khai thác kho bãi, dịch vụ hàng hản va cung ứng tàu biển.6 Sản xuất phao cu sinh, phá dỡ tàu cũ

7 Chế biến nông sản thực phẩm và sản xuất vât liệu xây dựng dân dụng

2 Nhiệm vụ của công ty

a) Sử dụng có hiệu quả, bảo đảm và phát triển các nguông vốn của nhà nớc dotổng công ty giao lại hoặc đứng tên bảo lãnh cho công ty vay khai thác cóhiệu quả tài sản và các nguồn lực khác do tổng công ty giao để thực hiện mụctiêu, nhiệm vụ kinh doanh.

b) Thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh do tổng công ty giao và tham ra thựchiện các kế hoạch của tổng công ty về đầu từ, phát triển phố hợp sản xuấtkinh doanh, phân chia, bảo vệ, phát triển thị trờng hoặc những kế hoạch độtxuất khác do Nhà nớc giao theo sự phân công của tổng công ty.

c) Kinh doanh đúng ngành nghè đã đợc cấp giấy phép và chấp hành đầy đủ cácchế độ do pháp luật và “Điều lệ về tổ chức, hoạt động của tổng công ty hàng

hải Việt nam” quyết định về hoạt động kinh doanh quản lý doanh nghiệpthuế, tài chính, lao động, tiềnlơng

d) Thực hiện quy chế quản lý kinh doanh, quy chế tài chính của tổng công tynhằm nâng cao hiệu quả và tính hợp pháp trong mọi hoạt động của mình,phối hợp chặt chẽ với các doanh nghiệp thành viên khác của tổng công tytrong hoạt động sản xuất kinh doanh và không áp dụng các biện pháp cạnhtranh thị trờg trong nội bộ tổng công ty, nếu xét thấy có thể gây thiệt hại vềvật chất và uy tín của công ty hoặc các doanh nghiệp thành viên khác.

e) Chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra, giám sát của ban kiểm soát, tổng giám đốc,tổng công ty và các cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền theo quy định của “Điềulệ tổ chức, hoạt động của tổng công ty hành hải Việt nam ”

f) Thực hiện các quy định của Nhà nớc về bảo vệ môi trờng tài nguyên, quốcphòng và an ninh quốc gia, làm các báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ theoquy định của Nhà nớc và báo cáo bất thờng theo quy định của tổng công ty vàchịu trách nhiệm về tính chính xác của báo cáo Công bố công khai các báocáo tài chính hàng năm, các thông tin để đánh giá kết quả về hoạt động củacông ty theo các quyết định liên quan của chính phủ.

g) Tuân thủ tất cả quyết định luật khác của nớc cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việtnam và điều ớc quốc tế mà Nhà nớc Việt nam chính thức tham gia và côngnhận

3 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của công ty

Công ty XNK vật t đờng biển hiện nay có 4 chi nhánh và văn phòng trêncả nớc bao gồm:

1 Văn phòng công ty tại Hà Nội2 Chi nhánh tại thành phố Hải Phòng

3 Chi nhánh tại thành phố Hạ Long-tỉnh Quản Ninh4 Chi nhánh tại thành phố Đà nắng

5 Chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh

Bộ máy quản lý của công ty XNK vật t đờng biển hiện nay bao gồm:Giám đốc, một phó giám đốc và kế toán trởng do tổng công ty hàng hải Việtnam trực tiếp bổ nhiệm ở văn phòng ngoài ban giám đốc, công ty có 4 phòng

+ Phòng tổng hợp

+ Phòng Thơng Mại và Dịch Vụ

+ Phßng kÕ to¸n - tµi chÝnh+ Phßng cung øng nhiªn liÖu

Mô hình cơ cấu tổ chức.

Theo mô hình tổ chức các chi nhánh gần nh là một đơn vị độc lập Cácgiám đốc chi nhánh chựu trách nhiệm trực tiếp trớc giám đốc công ty Ngoài ra,các chi nhánh hàng năm có nhiệm vụ báo cáo số liệu về hoạt động kinh doanhcủa mình cho các phòng ban để tổng hợp số liệu thống kê.

Mỗi phòng đều có chắc năng và nhiệm vụ chuyên trách theo sự chỉ đạocủa ban giám đốc.

+ Ban giám đốc: Gồm một giám đốc và một phó giám đốc Giám đốccông ty là ngời đại diện pháp nhân, chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc và pháp luậtvề quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, là ngời chịugiao cho Đây là ngời quan trọng nhất quyết định sự tồn tại và phát triển củacông ty Giúp việc cho giám đốc là một phó giám đốc có nhiệm vụ giúp giámđốc điều hành đơn vị.

+ Phòng TM và DV: là phòng có chức năng tham mu cho giám đốc về cácgiao dịch thơng mại Ngoài ra còn kiêm chức năng xây dựng kết khoạch chiến l-ợc.

Ban giám đốc

Phòng tài chính-kế toánPhòng TM-DV

Phòng cung ứng nhiên liêu

Phòng tổng hợp

Các chi nhánh

Từ những chức năng trên phòng có những nhiệm vụ chính: Nghiên cứu thịtrờng, thực hiện các nghiệp vụ thơng mại tổng hợp số liệu và lập các kế hoạchchiến lợc.

+ Phòng kế toán-tài chính: Là phòng chuyên trách về quản lý tài sản tiềnvốn, tổ chức bộ máy kế toán giữa văn phòng công ty và các chi nhánh cho phùhợp Do vậy nhiệm vụ của phòng rất nặng nề bao gồm: cân đối các nguồn vốn đểgiải quyết vốn kinh doanh quản lý các hoạt động chi tiêu của doanh nghiệp kếtoán phát sinh và lập các chứng từ hoá đơn, xác định kết quả hoạt động kinhdoanh.

+ phòng tổng hợp tham mu cho giám đốc về tổ chức nhân sự toàn bộ côngty Phòng tổng hợp làm nhiệm vụ lập kế hoạch báo cáo về tiền lơng, xây dựngchiến lợc đào tạo cán bộ công ty Phòng tổng hợp xây dựng chiến lợc đào tạocán bộ công nhân viên, thực hiện và tiến hành các thủ tục cho cán bộ công nhânviên nghỉ hu, cấp phát tiền lơng Thực hiện các giao dịch thơng mại Ngoài racòn kiêm cả chức năng xây dựng kế hoạch chiến lợc Từ những chức năng trênphòng có nhiệm vụ chính là nghiên cứu thị trờng, thực hiện các nghiệp vụ thơngmại, tổng hợp số liệu và lập kế hoạch chiến lợc.

+ Phòng cung ứng tham mựu cho giám đốc về các hoạt động kinh doanhnhập khẩu và tiêu thụ nhiên liệu Ngoài ra còn có nhiệm vụ lập phơng án và xâydựng chiến lợc kinh doanh nhiên liệu cho công ty.

III kết quả kinh doanh của công ty

1 Công tác thị trờng của công ty

Khi còn hoạt động trong nền kinh tế kế hoạch hoá tập chung bao cấp,công ty XNK vật t thơng mại đờng biển giống nh một tổng kho vật t của ngànhhàng hải làm nhiệm vụ tiếp nhận cấp phát vật t theo chỉ đạo cấp trên Vì

vậy hàng hoá vật t của công ty thời gian này đều có kế hoạch cụ thể và hầu nh ợc bao tiêu toàn bộ Nhờ đó mà đơn vụ hoạt động, thuật lợi, có đối tợng kháchhành lớn, ổn định không phải cạnh tranh.

đ-Từ đầu những năm 1991 trong nớc dần dần xoá bỏ bao cấp chuyển sangnền kinh tế mở cửa Hoạt động trong điều kiện thị trờng hoàn toàn mới, công tykhông còn là nhà cung ứng độc quyền nữa Vì thực tế, khắp các nhà địa phơng,các ngành và các cấp ngày càng xuất hiện nhiều các công ty XNK với đủ loạiquy mô và đủ loại ngành hàng Các khách hàng trớc đây của công ty nay đã tìm

đến nguồn vật t của các đơn vị khác trong cùng khu vực, khong còn là kháchhàng chủ yếu và thờng xuyên nữa.

Để giải quyết những khó khăn trên công ty đã thực hiện công tác nghiêncứu, thị trờng nớc cũng nh thị trờng nớc ngoài một cách cụ thể để từ đó có nhữngphơng án kinh doanh sao cho phù hợp với khả năng hiện đại của công ty Đối vơikhách hàng nội địa của công ty, công ty thờng áp dụng phơng pháp nghiên cứuthị trờng bằng cách khảo sát trực tiếp Bởi vì khoảng cách giữa khách hàng nộiđịa của công ty mở rộng không tập trung ở một hoặc một vài đơn vị ngành nghềmà mở rộng quan hệ với nhiều công ty khác nh: Công ty vật liệu xây dựng NamHà, công ty thiết bị áp lực, công ty vật liệu điện Hà Nội, công ty hỗ trợ và pháttriển công nghệ, công ty XNK thanh niên thành phố Hồ Chí Minh, công ty thơngmại Đà Nẵng Đây là một u thế tạo đà cho công ty phát triển trên thị trờngquốc tế.

Đối với việc nghiên cứu thị trờng nớc ngoài công ty thờng áp dụng hài ơng pháp: nghiên cứu tại bàn và khảo sát thực tế Việc nghiên cứu tại bàn côngty thờng thông qua nguồn thông tin chủ yếu là cái tài liệu trữ từ những lần nhậpkhẩu trớc đó và các tài liệu có đợc từ hồ sơ chào hành của nhà cung cấp truyềnthống hoặc các nhà trung gian môi giới Ngoài ra, đối vớ việc nhập khẩu cáchàng hoá có tính chất phức tạp và đòi hỏi tiêu chuẩn kỹ thuật cao và có giá trịlớn nh các hàng, thì công ty thờng áp dụng phơng pháp nghiên cứu thị

ph-trờng dới hình thức khảo sát trực tiếp, bằng cách cử một vài càn bộ có nghiệp vụchuyên ngành để đi sang thị trờng của các nhà cung cấp.

Tất cả các tông tin có đợc từ bớc nghiên cứu thị trờng đợc đơn vị tổng hợplại, số bộ lựa chọn thị trờng nhập khẩu và lập phơng án kinh doanh.

Trớc đây thị trờng XK chủ yếu là Nhật Bản, công ty thờng xuất sang NhậtBản một lợng sắt phế thải tới hàng chục trấn lợng sắt đợc công ty thu mua trongnớc và nhập khẩu từ Liên xô cũ Trong những năm 1985-1993, với mặt hàng XKchủ yếu đó đơn vị đã thu đợc nguồn lợi lớn mà không phải mất nhiều công sứ đểkhai thác nguồn hàng và tìm kiếm thị trờng

Từ năm 1993 trở lại đây thị trờng xuất khẩu đã có thay đổi đế năm 1997(hình 1), Nhật Bản Không còn là bạn hàng XK , thay vào là Trung Quốc , ĐàiLoan , SNG Trong đó Trung Quốc chiếm thị trờng lớn nhất 65% Nguyên nhândo từ năm 1994 nhà nớc cấm xuất khẩu sắt vụn Phát triển thị trờng xuất khẩu là

một giải pháp để nâng cao kim ngạch xuất khẩu Tuy nhiên việc chiếm lính thịphần xuất khẩu khó hơn nhập khẩu nhiều Mặt hàng xuất khẩu phải có tính cạnhtranh về giá, chất lợng

Năm 1999 (hình 2 trang sau), bổ sung thêm 2 thị trờng Hông Công vàSingpo, năm 2000 có thêm thị trờng Lào sự đa dạng hoá nhập khẩu đã dẫn tới sựđa dạng về thị trờng NK (hình 3 trang sau) Từ năm 1997 trở lại đây, cơ cấu thịtrờng nhập khẩu của đơn vị ngày càng đa dạng có xu hớng dịch chuyến về khuvực Đông Âu Cũng giống nh thị trờng xuốt khẩu, các nớc Châu á vẫn là thị tr-ờng nhập khẩu lớn nhât Năm 2000, đứng đầu thị phần Châu á là Hàn Quốc, nhỏnhất là thị phần của các nớc nh Đức, Pháp, Italia, Australia Điều này chứng tỏnhu cầu hàng hoá của những nớc công nghiệp ở Tây âu vẫn còn quá cao so vớikhả năng của công ty.

Năm 2001, công ty đã mở rộng cơ cấu mặt hàng kinh doanh t thực nghiêncứu nhu cầu thị trờng trong nớc Do đó ngoài các mặt hàng nhập khẩu vật t hànghoá, máy móc thiết bị thông thờng nh những năm trớc, năm 2001 công ty đãthực hiện nhập khẩu 19.982 tấn thép các loại, 4988 tấn Amiăng, và

một số mặt hàng khác, ngoài ra công ty còn NK lợng dầu DO với trị giá 5.200.00USD Điều đó cho thấy rằng công ty đã mở rộng cơ cấu ngành hàng và ngaycàng phát triển.

Một vài đánh giá về một số thị trờng điển hình.

+ Nhật Bản: Đây đã từng là thị trờng chính của công ty trong suốt quátrình hình thành và phát triển, từ khi công ty còn lấy xuất khẩu sắt vụ là chủ yếu.Hiện nay hàng hoá nhập khẩu sắt vụn là chủ yếu Hiện nay hàng hoá nhập khẩuchủ yếu từ Nhật Bản là xe máy, xe ôtô, máy xúc, cáp thép, thép ống Tuynhiên, tỷ trọng hàng hoá nhập khẩu tử Nhật Bản đang giảm mạnh vào năm 1998và 1999 nhng tới năm 2000 đã tăng lên gấp 5 lần năm 1999 Năm 2001 tỷ trọnghàng nhập khẩu của công ty ở thị trờng này đã giảm sút rất lớn so năm 2000.

+ SNG: Trong thời gian gần đây, do nhận định thị trờng SNG có nhiều mặthàng máy móc, vật t thiết bị phục vụ sản xuất phù hợp với ngành hàng kinhdoanh của công ty , đợc nhiều ngời tiêu dùng a chuộng về mặt chất lợng, giá cả,chủng loại Công ty đã tìm hiểu nghiên cứu thị trờng và nhập khẩu đợc nhiềumáy móc thiết bị từ SNG.

SNG cũng là một quốc gia có ngành công nghiệp luyện kim phát triển.Mặt hàng kim khí sản xuất tại SNG đang có u thế giá rẻ, dễ mua bán Điều này

rất phù hợp với nhu cầu của công ty Do đó định hớng coi SNG là thị trờng nhậpkhẩu chủ yếu, là phơng châm đúng đắn và hiệu quả Tỷ trọng hàng hoá nhập từthị trờng SNG tơng đối lớn trong cơ cấu hàng hoá NK của công ty.

SNG đợc đánh giá là thị trờng dễ tính và có sức tiêu thụ hàng hoá lớn Tuynhiên tỷ trọng hàng hoá xuất khẩu của công ty sang thị trờng này đang giảm sút,vì vậy công ty cần khắc phục dần

- Thị trờng Singapo: Hiện nay công ty đã có hàng hoá xuất khẩu sangSingapo nhng chủng loại vẫn còn nghèo nàn, chỉ có Sameguel và mây đã qua sơchế Việt nam và Singapo cùng ở trong khu vực Đông Nam á, do đó công ty nêntạn dụng điều kiện địa lý này để xuất khẩu hàng hoá với chi phí vận chuyển thấp

- Công ty cũng đã nhập khẩu nhiều loại hàng hoá từ thị trờng Singapo.Năm 1999-2000 chủ yếu là nhập khẩu máy móc, thiết bị cho ngành điện, buchính viễn thông Nhng tới năm 2001 tỷ trọng nhập khẩu các mặt hàng trên giảmsút là do các mặt hàng đó hiện nay công ty đã chuyển sang NK từ SNG do giá rẻhơn, chất lợng tơng đơng Cuối năm 2001 công ty đã nhập khẩu từ Singapo lợngdầu có giá trị tơng đối lớn để cung ứng cho tàu biển nớc ngaòi cập cảng Việtnam và các ngành công nghiệp trong nớc.

- Thị trờng Đài Loan: Mặt hành sản xuất chủ yếu của đơn vị là phao cứusinh cho ngành hành hải lam từ nguyên liệu chính: nhựa EPS loại nhựa này trớcđây đợc nhập khẩu từ Liên xô cũ hoặc từ Nhật Bản

- Sau một thời gian nghiên cứu thị trờng Đài Loan, công ty đã quyết địnhchuyển hớng nhập khẩu nhựa EPS từ Đài Loan, với lý do chất lợng vẫn đảm bảomà giá lại rẻ bằng 40% nhựa ND từ Nhật Bản, Liên xô Bên cạnh đó, công ty cònnhập khẩu một số loại máy móc nhỏ sản xuất tại Đài Loan

- Hàng xuất khẩu của công ty sang Đài Loan là các sản phẩm từ gỗ, cao suvà tre Tuy nhiên, hạn ngạch của Nhà nớc về loại sản phẩm này đã hạn chế khảnăng xuất khẩu Việc tìm kiếm mặt hàng mới để xuất khẩu sang thị trờng nàyđang là điều trăn trở của công ty

- Thị trờng Hàn Quốc: Tỷ trọng nhập khẩu hàng hoá của Hàn Quốc đangdần dần tăng lên Công ty nhập khẩu từ Hàn Quốc các phơng tiện xếp dỡ vận tải,đặc biệt là các xe vật tải cỡ nhỏ Ngoài ra, công ty còn nhập khẩu từ thị trờngnày các loại sắt thép xây dựng, tôn đóng tàu, nhôm nguyên liêu hiện nay côngty vẫn cha xuất khẩu đợc một mặt hành nào sang Hàn Quốc.

- Thị trờng Trung Quốc: Do tính chất đặc biệt của ngành hàng trớc đây nêncông ty hầu nh không nhập hàng hoá từ Trung Quốc Quan hệ thơng mại chủyế là xuất khẩu, thị phần hàng hoá xuất khẩu sang Trung Quốc vẫn ổn định,bao gồm những mặt hàng trái cây, mây sơ chế, chỉ sơ dừa với định hớngtăng cờng xuất khẩu hay tiêu dùng, công ty vẫn cha khai thác đợc u thế giá rẻ

của hàng tiêu dùng Trung Quốc nh địa lý thuận lợi giữa Trung Quốc và Nhà nớcQua việc phân tích một số thị trờng chính ta thấy rằng sau mỗi năm, côngty càng vơn rộng ra thị trờng quốc tế, càng có nhiều kinh nghiệm hơn trong buônbán ngoại thơng, đây là một u thế của công ty Tuy nhiên cơ cấu thị trờng xuấtkhẩu còn ít, công ty cha tậm dụng đợc mối quan hệ thơng mại của mình với cácnớc bạn hành nhập khẩu để từ đó xuất khẩu trở lại hàng hoá của Việt Nam.

2 Quy trinh nhập khẩu của công ty.

Công ty XNK vật t đờng biển trực tiếp thực hiện công tác kinh doanh vớicác đối tác Qua việc nghiên cứu thị trờng đội ngũ cán bộ có nghiệp vụ trong línhvực kinh doanh XNK thực hiện quy định nhập khẩu qua các bớc sau

1-Bớc 1: Tập hợp nhu cầu khách hàng: Dựa trên kết quả của việc nghiên

cứu thị trờng, nghiên cứu giá cả, phân tích sự biến động của thị trờng giá cả.Phòng thơng mại – dịch vụ sau khi xem xét lại các đơn chào hàng của đơn vịđặt hàng Phòng thơng mại-dịch vụ tiến hành nhận định nhu cầu về quy cách,chủng loại hàng hoá , thời gian nhận hàng để lập biểu đơn hàng Theo quy địnhcủ công ty, đơn hàng phải chựu đựng những nội dung chủ yếu sau:

- Tên hàng

- Quy cách, phẩm chất- Mẫu mã chủng loại- Điều kện giao hàng- Phơng thức thanh toán- Bao bì đóng gói

- Điều kiện chào giá.

Các đơn chào hàng đợc kiểm tra lại và đợc trình lên giám đốc hoặc phógiám đốc công ty xem xét, phê duyệt Khi trình duyệt đơn hàng, phòng TM-DV

phải gửi kèm theo báo cáo phân tích lựa chọn những nhà cung cấp để gửi đơnhàng Đơn hàng phải đợc gửi ít nhất tới ba nhà cung cấp

2-Bớc 2: Chào hàng: sau khi đơn hàng đợc giám đốc hoặc phó giám đốc

ký duyệt, phòng TM-DV gửi ngay đơn hàng cho các nhà cung cấp đã lựa chọn(đối với các đơn hàng đợc đặc chủng phục vụ cho những công tác đặc biệt độcquyền cung cấp thì phòng TM-DV phải báo cáo giám đốc hoặc phó giám đốcphê duyệt thêm đơn chào hàng của các nhà cung cấp khác hoặc gia hạn thêmđợn hỏi hàng Nếu nh sau khi gia hạn thêm thời hạn của đơn hỏi hàng mà côngty vẫn cha nhận đợc đủ ba đơn chào hàng th giấy báo thì phòng TM-DV sẽ báocáo giám đốc chọn chào hàng cạnh tranh nh một giải pháp

Công tác tổ chức chào hàng tới các nhà cung cấp đợc phòng TM-DV thựchiện và sắp xếp hệ thống từ việc nghiên cứu, tìm hiểu uy tín của nhà cung cấpđến khả năng cung ứng hàng hoá đảm bảo đúng quy cánh chủng loại hàng hoácủa họ:

3-Bớc 3: Lập phơng án kinh doanh

Sau khi xem xét tất cả các thông tin từ việc nghiên cứu thị trờng, xác địnhnhu cầu của khách hàng và nhà cung cấp Công ty XNK vật t đờng biển đã tiếnhành lập phơng án kinh doanh Mặt khác phơng án kinh doanh đợc xây dựng dựavào các căn cứ: dựa vào chiến lợc kinh doanh tổng quát của công ty, dựa và khảnăng của công ty , dựa và việc xác định các đối thủ cạnh tranh trên thị trờng từđó xây dựng phơng án kinh doanh cho doanh nghiệp.

Sau khi xây dựng phơng án kinh doanh xong phòng TM - DV trình duyệtlên giám đốc để phê duyệt.

4-Bơc 4: Công tác đàm phán:

Sau khi có quyết định phê duyệt của giám đốc về phơng án kinh doanh dophòng TM-DV lập Công ty đã đi đến việc đàm phám với các đối tác về các điềukhoản để đi đến ký kết hợp đồng

Công tác đàm phán thờng do giám đốc kinh doanh phụ trách với sự thamgia của các cán bộ trong phòng thơng mại- dịch vụ thực hiện.Trong trờng hợpphó giám đốc đi vắng, một trởng phong hoặc phó phòng TM-DV sẽ chủ trì việcđàm phán, thơng lợng của hai bên.