Công ty XNK vật t đờng biển trực tiếp thực hiện công tác kinh doanh với các đối tác. Qua việc nghiên cứu thị trờng đội ngũ cán bộ có nghiệp vụ trong lính vực kinh doanh XNK thực hiện quy định nhập khẩu qua các bớc sau
1-Bớc 1: Tập hợp nhu cầu khách hàng: Dựa trên kết quả của việc nghiên cứu thị trờng, nghiên cứu giá cả, phân tích sự biến động của thị trờng giá cả. Phòng thơng mại – dịch vụ sau khi xem xét lại các đơn chào hàng của đơn vị đặt hàng. Phòng thơng mại-dịch vụ tiến hành nhận định nhu cầu về quy cách, chủng loại hàng hoá , thời gian nhận hàng để lập biểu đơn hàng. Theo quy định củ công ty, đơn hàng phải chựu đựng những nội dung chủ yếu sau:
- Tên hàng
- Quy cách, phẩm chất - Mẫu mã chủng loại - Điều kện giao hàng - Phơng thức thanh toán - Bao bì đóng gói
- Điều kiện chào giá.
Các đơn chào hàng đợc kiểm tra lại và đợc trình lên giám đốc hoặc phó giám đốc công ty xem xét, phê duyệt. Khi trình duyệt đơn hàng, phòng TM-DV
phải gửi kèm theo báo cáo phân tích lựa chọn những nhà cung cấp để gửi đơn hàng. Đơn hàng phải đợc gửi ít nhất tới ba nhà cung cấp
2-Bớc 2: Chào hàng: sau khi đơn hàng đợc giám đốc hoặc phó giám đốc ký duyệt, phòng TM-DV gửi ngay đơn hàng cho các nhà cung cấp đã lựa chọn (đối với các đơn hàng đợc đặc chủng phục vụ cho những công tác đặc biệt độc quyền cung cấp thì phòng TM-DV phải báo cáo giám đốc hoặc phó giám đốc phê duyệt thêm đơn chào hàng của các nhà cung cấp khác hoặc gia hạn thêm đợn hỏi hàng. Nếu nh sau khi gia hạn thêm thời hạn của đơn hỏi hàng mà công ty vẫn cha nhận đợc đủ ba đơn chào hàng th giấy báo thì phòng TM-DV sẽ báo cáo giám đốc chọn chào hàng cạnh tranh nh một giải pháp
Công tác tổ chức chào hàng tới các nhà cung cấp đợc phòng TM-DV thực hiện và sắp xếp hệ thống từ việc nghiên cứu, tìm hiểu uy tín của nhà cung cấp đến khả năng cung ứng hàng hoá đảm bảo đúng quy cánh chủng loại hàng hoá của họ:
3-Bớc 3: Lập phơng án kinh doanh
Sau khi xem xét tất cả các thông tin từ việc nghiên cứu thị trờng, xác định nhu cầu của khách hàng và nhà cung cấp. Công ty XNK vật t đờng biển đã tiến hành lập phơng án kinh doanh. Mặt khác phơng án kinh doanh đợc xây dựng dựa vào các căn cứ: dựa vào chiến lợc kinh doanh tổng quát của công ty, dựa và khả năng của công ty , dựa và việc xác định các đối thủ cạnh tranh trên thị trờng từ đó xây dựng phơng án kinh doanh cho doanh nghiệp.
Sau khi xây dựng phơng án kinh doanh xong phòng TM - DV trình duyệt lên giám đốc để phê duyệt.
4-Bơc 4: Công tác đàm phán:
Sau khi có quyết định phê duyệt của giám đốc về phơng án kinh doanh do phòng TM-DV lập. Công ty đã đi đến việc đàm phám với các đối tác về các điều khoản để đi đến ký kết hợp đồng
Công tác đàm phán thờng do giám đốc kinh doanh phụ trách với sự tham gia của các cán bộ trong phòng thơng mại- dịch vụ thực hiện.Trong trờng hợp phó giám đốc đi vắng, một trởng phong hoặc phó phòng TM-DV sẽ chủ trì việc đàm phán, thơng lợng của hai bên.
Việc đàm phán, thơng lợng của hai bên có thể trực tiếp hoặc thông qua Fax, Telex hay các công văn giao dịch khác (Fax, telex đều phải qua giám đốc duyệt, ký)
Nội dung của cuộc đàm phán:
Các điều kiện đó là giá cả, phơng thức giao hàng, giấy phép và thủ tục nhận hàng, phơng thức thành toán, khiếu nại, bảo hiểm, phơng thức vận chuyển....
- Đàm phán về hàng hoá + Tên hàng
+ Số lợng, chất lợng, quy cách, phẩm chất - Đàm phán về giá cả, và khả năng thanh toán + Đồng tiền tính giá
+ Phơng pháp tính giá
Các bên trong hợp đồng có thể chọn một trong ba phơng thức thanh toán tính gia là : Giá xác định ngay (giá cố đinh)
Giá quy định sau Giá xét lại
Ngoài việc xác định giá cả, hai bên còn phải thoả thuận về đơn giávà điều kiện cơ sơ giao hàng tơng ứng (theo Incoterm 2001)
VD: Unit price: 130.000 USD/MT CIF HP PORT Total Amont: 130.000 USD
- Đàm phán về giao hàng: Đây là điều khoản quan trọng nhất của hợp đồng vì nó sẽ quy định cụ thể nghĩa vụ của ngời mua và ngời bán đồng thời cũng là ràng buộc các bên giao hàng xong mới có thể nhận đợc tiền và ngời mua mới có cơ sở để nạn hàng nh mong muốn.
Đàm phán giao hàng thờng bao gồm 5 bớc
+ Địa điểm: Nơi giao hàng và các địa điểm thay thế + Vận chuyển: Các phơng tiện vận chuyển đợc sử dụng + Rủi ro: Quyền sở hữu, bảo hiểm, di chuyển rủi ro
+ Điều khoản Incoterm: Đàm phán về tranh chấp khiếu nại (nếu có)
5-Bớc 5: Công tác ký kết hợp đồng
Công ty thờng thực hiện công tác ký kết hợp đồng trực tiếp với các đối tác. Theo quy định của công ty hợp đồng nhập khẩu đợc chính thức ký kết với nhà cung cấp khi có một trong các điều kiện sau:
Xác nhận của đơn vị đặt hàng hoặc phê duyệt của công ty về giá cả và xác nhận của đơn vị đặt hàng công ty về giá cả và xác nhật của đơn vị đặt hàng về số l- ợng, chủng loại chỉ tiêu kỹ thuật, thời hạn giao hàng đợc công ty ký với đơn vị đặt hàng
Khi đáp ứng đợc đầy đủ các điều kiện trên phòng TM-DV báo cáo phó giám đốc kiểm tra thống nhất để giám đốc ký
6-Bớc 6: Thực hiện hợp đồng nhập khẩu:
1. Xin giấy phép nhập khẩu
Theo dùng quy định hiện hành của nhà nớc việc thực hiện hoạt động nhập khẩu hàng hoá đợc bắt đầu bằng việc xim giấy phép nhập khẩu của các cơ quan quản lý Nhà nớc. Do đó phòng TM-DV phải đảm nhiệm việc xin giấy phép nhập khẩu tại tổng cục hải quan của Việt nam.
Tuỳ theo từng hợp đồng nhập khẩu, việc mởi L/C có thể có một số quy định khác nhau. Tuu nhiên, nhìn chung thì sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu có hiệu lực một số, ngày nhất định (không quá 30 ngay) thì công ty xuất khẩu vật t đờng biển mở một th tín dụng không huỷ nganh lại Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn cho ngời hởng lợi là bên bán thông qua một ngân hàng thông báo của nớc xuất khẩu theo sự chỉ định của bên bán. Th tín dụng đợc phát hành bằng đồng đô la Mỹ với 100% giá trị của hợp đồng và sẽ có hiệu lực tối thiểu trong một khoảng thời gian nhất định (từ 5 đến 10 tháng) kể từ ngày mở th tín dụng và sẽ đợc bên mua giao hạn theo yêu cầu của bên bán (nếu cần) . Tất cả các chi phí cho việc mở L/C tại Việt Nam do công ty bên mua chịu , các chi phí ngân hàng ngoài Việt Nam do bên bán chịu . Sau khi L/C đợc mở và có hiệu lực , bên mua tiến hành theo dõi và đôn đốc nhà cung cấp thực hiện theo đúng lịch trình thời gian và yêu cầu trong hợp đồng . Đồng thời bên mua cũng chuẩn bị các điều kiện cơ sở vật chất cho bớc tiếp theo trong quá trình thực hiện hợp đồng giao hàng .
3. Công tác giao nhận hàng tại cảng Hải Phòng .
Do công ty luôn nhập kẩu theo điều kiện (cơ sở giao hàng ) CIF và C $ F ()nên trong quy trình nhập công ty có trách nhiệm làm những công việc sau :
Theo quy trình của công ty thì chậm nhất là 5 ngày trớc khi tàu trở hàng đến cảng , phòng Thơng Mại Dịch Vụ có trách nhiệm hoà tất các thủ tục , giấy tờ liên quan đến việc nhận hàng và cung cấp cho chi nhánh ở Hải Phòng . Khi chi nhánh nhận đợc giấy tờ phải kiểm tra lại để phát hiện những thiếu xót cần bổ xung . Phòng TM _DV có trách nhiệm thông báo cho chi nhánh biết ngày dự kiến tàu đến cảng .Chi nhánh có nhiệm vụ liên hệ với các cơ quan chức năng của công ty cảng nơi tàu đến để hỗ trợ , sắp xếp phơng tiện bốc dỡ hàng . Mọi thủ tục phải hoàn tất chậm nhất là 3 ngày kể từ ngày lô hàng đợc dỡ xuống cảng và trớc khi tàu sẵn sàng làm hàng đối với hàng giao sang mạn
Ngoài việc căn cứ vào B/L trong quá trình giám định hàng hoá nếu phát hiện thấy hàng có dấu hiệu tổn thất hoặc d hại phải lập biên bản ROROCvà yêu cầu ngay co quan bảo hiểmlàm giám định để xác nhận .
Chậm nhất là 3 ngày đối với biên bản giao nhận hàng với tàu và chậm nhất là 15 ngày đối với toàn bộ hồ sơ chuyển hàng . Chi nhánh ở Hải Phòng phải chuyển về công ty để phòng thơng mại _ dịch vụ thực hiện các khâu tiếp theo . Sau khi nhận xong , phòng TM_DV lập bản kế toán giao nhận hàng hoá với tàu .các phòng trong công ty phải có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với chi nhánh đại diện của công ty để thực hiện tốt việc giao nhận hàng .