PHẦN II: KHẢO SÁT CÁC CÔNG VIỆC CHUYÊN MÔN VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG TRUYỀN THÔNG VÀ QUAN HỆ DOANH NGHIỆP
2. Nhận xét và kiến nghị về công việc chuyên môn văn phòng
2.1.1 Ưu điểm
49
Thứ nhất, nhân sự thực hiện công tác văn phòng tại Phòng TT&QHDN đều có trình độ chuyên môn cao, có bằng cấp, có đầy đủ kinh nghiệm để có thể hoàn thành tốt công tác tại cơ quan do được đào tạo thường xuyên về mặt kỹ năng, kiến thức chuyên môn và tham gia thường xuyên các khóa tập huấn kỹ năng, nghiệp vụ. Có tinh thần trách nhiệm cao, hòa đồng và phối hợp tốt giữa các bộ phận.
Thứ hai, việc quản lý văn bản của Phòng nói riêng và của Trường nói chung đảm bảo thực hiện theo đúng quy trình, thủ tục, tạo nên tính hệ thống chặt chẽ trong công tác văn phòng của cơ quan. Các loại văn bản được soạn thảo và ban hành theo đúng thẩm quyền quy định và tuân thủ theo các quy định về công tác văn thư mà Nhà nước ban hành. Quy trình quản lý văn bản đến – văn bản đi thực hiện theo đúng quy trình được quy định về công tác văn thư – lưu trữ.
Thứ ba, việc quản lý và sử dụng con dấu tại cơ quan đã đảm bảo thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước ban hành. Con dấu được bảo quản an toàn, nghiêm ngặt. Cán bộ, viên chức sử dụng con dấu con dấu thành thạo, chuyên nghiệp. Việc đóng dấu thực hiện tốt, đúng màu mực, rõ ràng, ngay ngắn và chính xác theo quy định.
Thứ tư, không gian làm việc của Phòng TT&QHDN luôn sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp. Nhìn chung, các trang thiết bị tại Phòng TT&QHDN có chất lượng tốt và được trang bị đầy đủ phục vụ cho công tác văn phòng diễn ra trôi chảy. Chúng được sắp xếp, bố trí ở các vị trí thuận tiện cho quá trình sử dụng, ở gần các khu vực bàn làm việc nhưng không làm che mất đường đi di chuyển. Cán bộ tại Phòng sử dụng các trang thiết bị thành thạo, giúp nâng cao hiệu quả làm việc và có ý thức giữ gìn, bảo quản các trang thiết bị tại Phòng. Khi có hư hỏng, cán bộ tại Phòng sẽ liên hệ ngay với Phòng Quản trị thiết bị để có thể sửa chữa, bảo trì thiết bị ngay lập tức.
Thứ năm, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng tại Phòng TT&QHDN đã được phổ biến rộng rãi và mạnh mẽ. Cán bộ của Phòng đều có nền tảng kiến thức vững chắc về công nghệ thông tin; sử dụng thành thạo các ứng dụng, phần mềm máy
50
tính hỗ trợ đắc lực cho công tác văn phòng. Nó giúp nâng cao hiệu suất làm việc của đơn vị;
đồng thời, thúc đẩy quá trình số hóa, hiện đại hóa của Trường ĐH KHXH&NV.
Thứ sáu, công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo tại Phòng TT&QHDN diễn ra rất trôi chảy. Mặc dù lượng thông tin đến mỗi ngày là rất lớn nhưng thông tin truyền đến lãnh đạo không bị phân tán và đảm bảo tính chính xác, kịp thời. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thu thập, xử lý thông tin phần lớn đã giúp tăng hiệu suất của công việc; giảm nguy cơ thông tin bị thiếu sót, mất mát. Tuy nhiên, việc này cũng có thể gây khó khăn trong việc bảo mật thông tin và nếu không thể kiểm soát, nó có thể gây ảnh hưởng đến quá trình xử lý thông tin.
Thứ bảy, công tác tổ chức cuộc họp ở Trường ĐH KHXH&NV rất được chú trọng đầu tư. Nhiều phòng họp với quy mô lớn, nhỏ khác nhau và được trang bị các thiết bị hiện đại, tiên tiến giúp hoạt động hội họp diễn ra trôi chảy và hiệu quả. Các CBVC tổ chức cuộc họp tuân thủ theo đúng quy trình và phối hợp tốt giữa các đơn vị.
51 2.1.2 Nhược điểm
Với những kiến thức của bản thân trong quá trình học tập và trải nghiệm của mình, dưới vai trò là một sinh viên ngành Quản trị văn phòng, em xin được nêu lên những nhược điểm trong công tác văn phòng tại Phòng TT&QHDN nói riêng và Trường ĐH KHXH&NV nói chung mà em cảm thấy qua quá trình thực tập.
Thứ nhất, nhân sự thực hiện công tác văn phòng tại Phòng TT&QHDN vẫn còn hơi ít. Số lượng nhân sự chưa thực sự phản ánh đầy đủ về nguồn lực, điều này có thể ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng các yêu cầu ngày càng phức tạp và đa dạng của công tác văn phòng.
Thứ hai, việc quản lý văn bản vẫn còn chủ yếu bằng hình thức truyền thống nên vẫn còn nhiều yêu cầu về mặt quy trình, thủ tục. Việc tạo lập, xử lý, lưu trữ và truy cập tài liệu vẫn còn phức tạp và chưa được đẩy mạnh tối ưu hóa bằng các phương pháp hiện đại. Một số văn bản vẫn còn những lỗi sai về chính tả, thể thức hoặc lỗi đánh máy. Dù đây chỉ là những lỗi sai nhỏ nhưng khiến cho việc chỉnh sửa văn bản mất thêm thời gian thực hiện. Ngoài ra, một số lỗi sai viết hoa khi được sử dụng thường xuyên và đã trở thành đúng ở các văn bản hành chính.
Thứ ba, công tác lễ tân hiện nay tại Trường vẫn chưa có văn bản quy định rõ về chức năng, nhiệm vụ của phòng, ban hay đơn vị nào quản lý, thực hiện. Việc thực hiện các công việc lễ tân đa số chỉ qua kinh nghiệm mà chưa có khóa đào tạo nghiệp vụ lễ tân văn phòng riêng dành cho các CBVC. Ngoài ra, Nhà trường chưa ban hành những quy định về quy trình, các bước tiến hành thực hiện một số nghiệp vụ của công tác lễ tân mà chủ yếu là thực hiện theo nếp cũ, thói quen từ trước.
2.2 Kiến nghị
Để nâng cao chất lượng và hiệu quả làm việc tại Phòng TT&QHDN, Trường ĐH KHXH&NV, với vị trí là một người học quản trị văn phòng và thực tập sinh tại đây, bản thân em xin được đóng góp những kiến nghị, đề xuất như sau:
Thứ nhất, về nhân sự, Phòng TT&QHDN có thể tuyển thêm chuyên viên có chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn phòng để làm việc để giảm tải khối lượng công việc giấy tờ
52
tại đây; tránh được tình trạng một người kiêm nhiệm nhiều công việc trong cùng một chức danh. Khâu tuyển chọn đầu vào cần sàng lọc kỹ càng để đảm bảo nhân viên nắm vững các kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn và có trách nhiệm cao với công việc.
Thứ hai, Trường ĐH KHXH&NV cần đẩy mạnh hơn về công tác đào tạo, bồi dưỡng CBVC ở tất cả các đơn vị, phòng ban tại cơ quan về cả công tác quản trị văn phòng; văn thư – lưu trữ, chính trị, tin học và ngoại ngữ. Chú trọng hơn nữa về công tác chuyển đổi số văn phòng, chuyển từ các phương thức truyền thống sang các phương pháp hiện đại hơn, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, phần mềm điện tử vào các khâu nghiệp vụ quản trị văn phòng để nâng cao hiệu quả lao động và xây dựng một môi trường đại học hiện đại, tiên tiến.
Thứ ba, tối ưu hóa quy trình làm việc. Thiết kế và cải thiện một số quy trình công việc để giúp vận hành hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và công sức. Đẩy mạnh việc sử dụng phần mềm, công nghệ mới để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại có tính chất quy trình. Ví dụ như phần mềm tự động hóa quy trình phê duyệt văn bản để giúp các văn bản được phê duyệt nhanh chóng hơn và đỡ tốn thời gian qua các bước.
Thứ tư, để tổ chức tốt công tác lễ tân văn phòng cần có một bộ phận nhân sự làm công tác lễ tân có đủ trình độ, năng lực và được quy định rõ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. Nhà trường có thể thường xuyên tổ chức tập huấn hướng dẫn nghiệp vụ hoặc cử CBVC tham gia các khóa đào tạo về nghiệp vụ lễ tân. Các buổi tập huấn có thể kết hợp với các nội dung thuộc công tác hành chính khác như soạn thảo văn bản, văn thư-lưu trữ, thư ký văn phòng... Như vậy, hình ảnh Nhà trường sẽ càng trở nên chuyên nghiệp; tạo ấn tượng tốt đẹp với các đối tác bên ngoài; xây dựng các nghi thức, lễ nghi đóng góp vào văn hóa Người Nhân văn.
53