PHẦN II: KHẢO SÁT CÁC CÔNG VIỆC CHUYÊN MÔN VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG TRUYỀN THÔNG VÀ QUAN HỆ DOANH NGHIỆP
1. Khái quát chung về các công việc chuyên môn văn phòng tại Phòng Truyền thông và
1.7 Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo
44
Hàng ngày, luồng thông tin đến Phòng TT&QHDN vô cùng đa dạng. Các chuyên viên phụ trách công tác văn phòng chính là đầu mối của nguồn thông tin đến; bao gồm những thông tin nội bộ bằng văn bản, tin tức, sự kiện, yêu cầu hợp tác từ doanh nghiệp, yêu cầu hỗ trợ truyền thông... Việc thu thập và xử lý những thông tin đó là vô cùng cần thiết để phục vụ cho hoạt động chung của Phòng. Các chuyên viên công tác văn phòng chính là người tổng hợp và cung cấp nguồn thông tin đến lãnh đạo Phòng và có nhiệm vụ thông tin đến các đơn vị/cá nhân có liên quan. Trong đó, các nguồn thông tin của Phòng TT&QHDN có thể đến từ:
- Thông tin đến từ đường lối, chủ trương của Đảng, pháp luật; văn bản từ Đảng ủy ĐHQG-HCM, Đảng ủy Trường và văn bản của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
- Thông tin đến từ các doanh nghiệp, đối tác: Đó là các văn bản của các doanh nghiệp, đối tác liên hệ công tác. Loại văn bản này thường có nội dung mang tính chất quan hệ hợp tác, giao dịch hoặc phối hợp công việc.
- Thông tin đến từ dư luận của xã hội.
- Thông tin đến từ báo chí, sách, Internet trong và ngoài nước...
Quy trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo
45
Bước 1: Xác định nhu cầu sử dụng thông tin của lãnh đạo
Để có thể cung cấp cho lãnh đạo thông tin đúng và chính xác, trước khi tiến hành thu thập thông tin, chuyên viên công tác văn phòng cần xác định nhu cầu sử dụng thông tin của lãnh đạo; bao gồm các thông tin cơ bản sau: nội dung vấn đề, đối tượng, số liệu, loại thông tin, thời gian cung cấp, hình thức cung cấp thông tin (văn bản, báo cáo, trực tiếp...),...
Bước 2: Thu thập thông tin cần thiết
Sau khi xác định nhu cầu thông tin, tiến hành việc thu thập thông tin từ các nguồn phù hợp. Các nguồn thông tin có thể bao gồm thông tin từ văn bản của Trường/phòng/ban (kế hoạch, quyết định, báo cáo...); hệ thống văn bản đi – văn bản đến của Phòng; biên bản, tài liệu trong họp, hội nghị; thông tin đại chúng (báo chí, Internet...); thư viện, lưu trữ; tài nguyên mạng... Sau đó, chuyên viên thu thập thông tin xác định các phương pháp, công cụ thu thập sao cho phù hợp, tiết kiệm, nhanh chóng và đảm bảo thông tin được thu thập đầy đủ, chính xác. Khi lấy thông tin từ bất cứ nguồn nào đều phải ghi rõ nguồn của thông tin đó để kiểm tra tính xác thực hoặc tra cứu khi cần thiết.
Bước 3: Xử lý thông tin
Đây là bước vô cùng quan trọng trong việc cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lý. Từ dữ liệu thô sơ cấp, thông tin cần phải qua quá trình phân loại, sắp xếp, xử lý để trở thành thông tin có ích cho tổ chức. Thông tin phải đảm bảo các yêu cầu: tính đầy đủ, tính chính xác, tính tối ưu, tính kịp thời, tính cô đọng, tính logic, tính hệ thống, tính có ích, tính phù hợp, tính bảo mật, tính hiệu quả.
Phương pháp được Phòng áp dụng nhiều nhất để xử lý thông tin là phương pháp so sánh, tổng hợp. Phương pháp này thể hiện được hiệu quả, khoa học, kinh tế và phù hợp với điều kiện thực tế của Phòng. Cách thức là thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm nguồn nội bộ và ngoại vi để có cái nhìn tổng quan về vấn đề; so sánh thông tin từ các nguồn này để kiểm tra tính chính xác.
46
Để xử lý thông tin một cách hiệu quả, đòi hỏi nhân viên phải tận dụng các nguồn tin khác nhau, không chỉ dựa trên một nguồn thông tin duy nhất. Để có cái nhìn tổng quan và đầy đủ về tình hình hoặc vấn đề cụ thể, phải tiếp nhận nguồn thông tin từ nhiều phía, từ nhiều nguồn thông tin khác nhau theo chiều dọc và chiều ngang.
Bên cạnh việc phổ biến thông tin đã được xử lý thì chuyên viên phụ trách cũng phải đảm bảo chế độ bảo mật thông tin, có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra và thực hiện công tác này. Mọi thông tin, tài liệu, tư liệu nếu chưa được sự cho phép của cấp trên hoặc chưa được ban hành đều được xem là những tài liệu, tư liệu, thông tin chưa chính thức. Các nhân viên không được tiết lộ với bất kỳ hình thức nào, trừ trường hợp được sự đồng ý của lãnh đạo.
Bước 4: Cung cấp thông tin
Thông tin được cung cấp đến lãnh đạo phải đảm bảo các yêu cầu về thông tin phục vụ cho lãnh đạo, quản lý. Nắm rõ nhu cầu sử dụng thông tin của lãnh đạo để có thể chọn lọc những thông tin quan trọng và cung cấp đến lãnh đạo qua những hình thức phổ biến của Phòng là: báo cáo, biểu đồ, danh sách, lời nói, văn bản...
Bước 5: Lưu trữ thông tin
Những thông tin phục vụ cho hoạt động của Phòng sẽ được lưu trữ trên máy tính với mục đích sử dụng lâu dài. Sau quá trình xử lý, những thông tin không có ích, thông tin nhiễu sẽ được loại bỏ.
Qua quá trình tìm hiểu và trải nghiệm, em đã rút ra một số lưu ý về công việc tổng hợp thông tin cung cấp cho lãnh đạo như sau:
- Tập trung vào mấu chốt: trong quá trình tổng hợp thông tin, tập trung vào các điểm quan trọng và những quyết định, cam kết được đưa ra. Đồng thời, nắm rõ nhu cầu của người lãnh đạo để đảm bảo thông tin được tổng hợp, tóm tắt phản ánh đúng nhu cầu; tránh việc bỏ sót những thông tin quan trọng hoặc sa đà vào những thông tin không cần thiết.
47
- Sử dụng từ ngữ súc tích và rõ ràng để diễn đạt, trình bày thông tin; tránh việc sử dụng ngôn ngữ phức tạp, dài dòng.
- Sử dụng đa dạng hình thức trình bày thông tin như lập bảng, biểu đồ, đồ thị, hình ảnh để tạo cái nhìn tổng quát, trực diện và minh họa sinh động cho thông tin thay vì chỉ diễn đạt bằng văn viết.
- Xây dựng cấu trúc trình bày logic bằng việc sử dụng tiêu đề, đánh số thứ tự các ý chính hoặc lên danh sách để tạo sự liên kết giữa các thông tin được tóm tắt.
- Chú trọng đến tính kịp thời và tính bảo mật của thông tin. Thông tin phải được cung cấp đúng thời điểm đến lãnh đạo để có thể đưa ra các quyết định chính xác và kịp thời.
Thông tin như là tài sản quý báu của tổ chức; vì vậy, thông tin chỉ được chia sẻ với những người có thẩm quyền và có liên quan đến thông tin của tổ chức và trong quá trình tổng hợp thông tin, em phải đảm bảo tuân thủ các quy tắc và quy định về bảo mật thông tin của cơ quan.