PHẦN II: KHẢO SÁT CÁC CÔNG VIỆC CHUYÊN MÔN VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG TRUYỀN THÔNG VÀ QUAN HỆ DOANH NGHIỆP
1. Khái quát chung về các công việc chuyên môn văn phòng tại Phòng Truyền thông và
1.1 Công tác văn thư
Công tác văn thư là một trong những nội dung công việc của chuyên môn văn phòng, bao gồm các công việc soạn thảo, ban hành văn bản; phân loại, sắp xếp và quản lý hồ sơ tài liệu; sắp xếp lịch làm việc; tổ chức hội họp/hội nghị; thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư...
1.1.1 Soạn thảo văn bản
Văn bản là phương tiện truyền đạt thông tin quan trọng trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức. Văn bản không chỉ là công cụ để giao tiếp một cách hiệu quả mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ thông tin, ghi chép sự kiện; tạo nên tính minh bạch và đáng tin cậy trong quá trình quản lý. Vì vậy, soạn thảo văn bản là một trong những khâu nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn thư. Soạn thảo văn bản phải tuân thủ theo những quy định chung, đảm bảo các yêu cầu về tính chính xác, tính pháp lý và thẩm mỹ.
Soạn thảo văn bản là một trong những nội dung công việc được Phòng TT&QHDN quan tâm và chú trọng thực hiện. Những loại văn bản Phòng chịu trách nhiệm soạn thảo, ban hành gồm:
- Văn bản hành chính: kế hoạch, báo cáo, thông báo, tờ trình...
- Văn bản chuyên ngành: biên bản, giấy mời, thư mời, hợp đồng...
Trong đó, các loại văn bản hành chính được soạn thảo phải đảm bảo đúng thể thức theo quy định của Nhà nước trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ: Về công tác văn thư.
SƠ ĐỒ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN
20
Sơ đồ trên thể hiện quy trình soạn thảo, ban hành văn bản tại Phòng TT&QHDN.
Quy trình đảm bảo thực hiện theo quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư; gồm 6 bước cụ thể như sau:
Bước 1: Xác định hình thức, nội dung; độ mật, độ khẩn của văn bản:
Lãnh đạo căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo để giao cho nhân sự của phòng chủ trì soạn thảo văn bản. Cá nhân soạn thảo văn bản cần xác định tên loại để chọn hình thức trình bày đúng; xác định nội dung văn bản đề cập đến và xác định độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo.
Nhằm thống nhất về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ở các đơn vị trong Trường, Phòng Hành chính – Tổng hợp đã xây dựng các biểu mẫu chuẩn bao gồm mẫu kế hoạch, quyết định, mẫu tờ trình, công văn, thông báo... theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV và đăng tải trên website phòng. Các đơn vị trong Trường áp dụng, tải biểu mẫu phù hợp với nội dung cần soạn thảo theo đường dẫn: https://hcmussh.edu.vn/hcth/bieu_mau.
Bước 2: Thu thập, xử lý thông tin có liên quan
21
Xác định những loại thông tin cần có trong văn bản. Thu thập thông tin từ những nguồn đáng tin cậy: từ văn bản có thẩm quyền, pháp luật, sách, tài liệu nghiên cứu, báo cáo...; đảm bảo tính chính xác, toàn vẹn của thông tin khi cung cấp số liệu, dẫn chứng có liên quan trong văn bản soạn thảo. Ngoài ra, các nguồn thu thập thông tin của Phòng còn chủ yếu đến từ các văn bản đã ban hành trước đó của Trường, của ĐHQG, Bộ Giáo dục và Đào tạo; từ các cổng thông tin điện tử, mạng Internet và các kênh báo chí có mối quan hệ hợp tác với Trường.
Trong trường hợp văn bản cần xin ý kiến các đơn vị, cá nhân có liên quan thì người soạn thảo văn bản phải đề xuất với Hiệu trưởng/lãnh đạo phòng tham khảo ý kiến các đơn vị, cá nhân có liên quan.
Bước 3: Soạn thảo văn bản
Căn cứ vào hình thức, nội dung, tính chất của văn bản đã xác định và dựa vào các thông tin đã thu thập, xử lí để tiến hành soạn thảo văn bản đảm bảo đúng về mặt thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư.
Bước 4: Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung văn bản đã duyệt
Bản thảo trước khi trình Hiệu trưởng ký sẽ được gửi đến Phòng HC-TH, Phòng HC- TH kiểm tra thể thức văn bản và cho ý kiến vào bản thảo. Nếu không phù hợp, trả lại đơn vị soạn thảo để đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo chỉnh sửa lại. Nếu văn bản soạn thảo đã phù hợp thì chuyển đến bước tiếp theo.
Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ban hành
Lãnh đạo phòng kiểm tra văn bản và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng và trước pháp luật về nội dung văn bản đó. Sau đó chuyên viên công tác văn phòng sẽ đánh số, ghi ngày tháng năm ban hành văn bản và đăng ký vào sổ “Đăng ký văn bản đi”.
Bước 6: Ký văn bản
22
Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo đúng quy định của pháp luật, theo văn bản ủy quyền của Hiệu trưởng và chức năng nhiệm vụ của đơn vị.
Đối với Trường ĐH KHXH&NV, người ký ban hành văn bản là người có thẩm quyền, cụ thể sẽ là Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng. Trường hợp ký thay (phải ghi KT.), ký thừa lệnh (phải ghi TL.), ký thừa ủy quyền (phải ghi TUQ.), ký thay mặt (phải ghi TM.).
Khi ký ban hành văn bản không dùng bút chì, bút mực đỏ hay mực dễ phai để ký.
THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG VĂN BẢN PHÒNG TT&QHDN BAN HÀNH TRONG 2021-2022
Tên loại văn bản
Quyết định
Công văn
Thông
báo Báo cáo Kế
hoạch Tờ trình
Năm 2021 15 20 10 12 13 24
Năm 2022 12 17 7 15 15 27
1.1.2 Quản lý văn bản
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, qua phần mềm quản lý văn bản và điều hành, văn bản mật và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
Quản lý văn bản là việc tổ chức thực hiện quản lý hệ thống văn bản đi và văn bản đến của cơ quan theo trình tự và nguyên tắc nhất định. Quản lý văn bản là một trong những công việc quan trọng trong công tác văn thư của cơ quan.
23
Đối với Phòng TT&QHDN, vai trò của công việc quản lý văn bản đi – đến rất quan trọng trong việc đảm bảo thông tin được quản lý, trao đổi một cách hiệu quả và bảo mật.
Giúp xác định, phân loại và tổ chức thông tin đến từ các đối tượng khác nhau; đảm bảo thông tin quan trọng được xử lý kịp thời, chính xác, không bị bỏ sót và phân phối đúng người, đúng thời điểm. Quản lý văn bản đảm bảo chỉ những nhân sự có quyền truy cập mới có thể xem và xử lý văn bản như email, hợp đồng, thông tin nội bộ và các tài liệu quan trọng khác...; nhằm mục đích bảo mật những thông tin nội bộ quan trọng. Bên cạnh đó, việc quản lý văn bản tích hợp công nghệ, phần mềm quản lý là điều tất yếu nhằm theo dõi, giám sát quá trình xử lý, lưu trữ thông tin của văn phòng một cách hiệu quả nhất.
* Quy trình quản lý văn bản đi của Phòng TT&QHDN:
Phòng TT&QHDN áp dụng theo Quy trình quản lý công văn đi do Phòng HC-TH ban hành ngày 25/12/2019 trong phạm vi xây dựng, soạn thảo và ban hành văn bản triển khai nội bộ hoặc gửi ra ngoài Trường. Theo đó, quy trình quản lý văn bản đi được thể hiện qua sơ đồ sau:
Bước 1: Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày tháng của văn bản
Lãnh đạo phòng hoặc người được phân công đọc, xem xét, chỉnh sửa văn bản. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày tháng ban hành văn bản tuân thủ theo Nghị định 30 của Chính phủ.
24
- Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của Trường. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31tháng 12 hàng năm.
- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.
Nếu kiểm tra có sai sót, người soạn thảo văn bản cần điều chỉnh lại. Còn nếu không có gì sửa đổi, người đọc, kiểm tra văn bản kí nháy chịu trách nhiệm ở phần nội dung văn bản. Sau đó, trình cho lãnh đạo Trường thông qua Phòng HC-TH.
Bước 2: Lãnh đạo Nhà trường xem xét, phê duyệt Bước 3: Vào sổ
Văn thư lấy số, đóng dấu, cập nhật vào sổ theo biểu mẫu và lưu vào sổ công văn đi và nhập phần mềm quản lý văn bản của Trường.
Dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, dùng màu mực đỏ tươi, ngay ngắn và rõ. Dấu đóng vào phụ lục kèm theo: dấu đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan/tên của phụ lục hoặc đóng dấu giáp lai theo quy định.
25
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi:
Mẫu nội dung sổ đăng ký văn bản đi:
Số, ký hiệu
văn bản
Ngày tháng văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Người ký
Nơi nhận
văn bản
Đơn vị, người nhận bản
lưu
Số lượng
bản
Ngày chuyển
Ký nhận
Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)
ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
NĂM 20....
Từ ngày: ………đến ngày: ………
Từ số: ...………đến số: ………
Quyển số: ……… tờ
26 Bước 4: Phát hành, chuyển giao, theo dõi
Phát hành qua bưu điện, fax hoặc trực tiếp; đối với các văn abnr nội bộ thì phát hành qua hộp thư điện tử do Phòng HC-TH phụ trách. Văn bản đi của Phòng được lưu lại tại văn thư Phòng HC-TH và tại Phòng.
* Quy trình quản lý văn bản đến của Phòng TT&QHDN:
Phòng TT&QHDN áp dụng theo Quy trình quản lý công văn đến do Phòng HC-TH, Trường ĐH KHXH&NV ban hành ngày 25/12/2019. Theo đó, quy trình quản lý văn bản đến thể hiện qua sơ đồ sau:
Qua sơ đồ trên, quy trình quản lý công văn của Trường ĐH KHXH&NV gồm có 5 bước, cụ thể như sau:
Bước 1: Tiếp nhận công văn đến
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn qua email, fax, thư từ..., Phòng HC-TH Trường tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Văn bản đến được đăng ký
27
vào sổ đăng ký văn bản và nhập vào phần mềm quản lý văn bản đến trên máy tính. Lưu vào Sổ công văn đến – phân phối công văn.
Bước 2: Xử lý và trình duyệt
Văn bản đến sau khi được đăng ký, Văn thư Trường trình Hiệu trưởng (qua Văn phòng Ban Giám hiệu) để xin ý kiến giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Bước 3: Ban Giám hiệu phê duyệt cho các đơn vị thực hiện
Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết của Ban Giám hiệu, Phòng HC-TH đăng ký tiếp và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo đến các địa chỉ liên quan; theo dõi, đôn đốc các đơn vị và cá nhân thực hiện.
Bước 4: Nhân bản, phân phối cho các đơn vị
Số lượng văn bản cần nhân bản để phân phối được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản. Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vuợt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để tham khảo. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.
Bước 5: Lưu văn bản và theo dõi thực hiện
Các văn bản được phân phối đến các đơn vị có thẩm quyền để tiếp nhận và xử lý.
Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo Trường; theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật. Trưởng Phòng HC-TH báo cáo Lãnh đạo Trường về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến và thông báo cho các đơn vị liên quan.
1.1.3 Lập hồ sơ
28
Hồ sơ là một hoặc một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức.
Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành lên hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo các nguyên tắc, phương pháp và đặc trưng nhất định. Lập hồ sơ do người giải quyết công việc lập; được tiến hành đồng thời với quá trình giải quyết công việc. Việc lập hồ sơ hiện hành đảm bảo văn bản, tài liệu phản ánh đúng công việc, chất lượng hồ sơ khi nộp vào lưu trữ đạt yêu cầu.
Công tác lập hồ sơ công việc của các đơn vị ở Trường ĐH KHXH&NV căn cứ vào Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Quy trình lập hồ sơ tại Phòng TT&QHDN sẽ gồm 3 bước:
Bước 1: Mở hồ sơ
Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của Trường và thực tế công việc được giao, CBVC chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ và các thông tin ban đầu về hồ sơ: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ, thời hạn bảo quản. Cán bộ, công chức, viên chức Trường trong quá trình giải quyết công việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.
29
Hình 5: Bìa hồ sơ
Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
- CBVC có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ; kể cả tài liệu là phim, ảnh, ghi âm...
- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý (chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến công việc).
Ví dụ: Hồ sơ với tiêu đề “Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác năm 2022 của Trường ĐH KHXH&NV” sẽ cần thu thập đầy đủ các văn bản như: kế hoạch tổ chức hội nghị;
30
chương trình hội nghị; dự thảo báo cáo tổng kết; các báo cáo tham luận; bài phát biểu của Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng, Trưởng đơn vị.
Bước 3: Kết thúc hồ sơ
- Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. CBVC có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ.
- Đánh số tờ để cố định vị trí các văn bản trong hồ sơ để đảm bảo không bị thất lạc và tra tìm dễ dàng khi thất lạc; số tờ được đánh bằng bút chì góc phải của mỗi tờ văn bản.
Viết mục lục văn bản:
MỤC LỤC VĂN BẢN
Số TT
Số Ký hiệu Văn bản
Ngày tháng
Văn bản Tác giả văn bản Trích yếu nội dung
Văn bản Tờ số Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
- Viết chứng từ kết thúc: đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và trên 20 năm, cán bộ lập hồ sơ phải viết chứng từ kết thúc; ghi số lượng tờ và trạng thái vật lý của tài liệu trong hồ sơ:
CHỨNG TỪ KẾT THÚC
Đơn vị bảo quản này gồm có: ………tờ (Viết bằng chữ:………..) Được đánh từ số: ……….. đến số………
Số trùng:………..
Số khuyết:………..
Mục lục văn bản gồm có: ………tờ (Viết bằng chữ:……… ………..)