PHẦN II: KHẢO SÁT CÁC CÔNG VIỆC CHUYÊN MÔN VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG TRUYỀN THÔNG VÀ QUAN HỆ DOANH NGHIỆP
1. Khái quát chung về các công việc chuyên môn văn phòng tại Phòng Truyền thông và
1.2 Hoạt động phân loại sắp xếp và quản lý hồ sơ tài liệu
Với số lượng lớn hồ sơ, giấy tờ, hoạt động phân loại sắp xếp và quản lý tài liệu tại Trường ĐH KHXH&NV là vô cùng cần thiết và quan trọng; nhằm giúp quản lý một cách hợp lý, dễ dàng tra cứu, tìm kiếm khi cần và đảm bảo tiết kiệm chi phí. Quy trình phân loại, sắp xếp và quản lý tại cơ quan sẽ gồm các bước sau:
33 Bước 1: Thu thập hồ sơ, tài liệu
Quá trình hoạt động của Phòng TT&QHDN sẽ tạo ra nhiều loại hồ sơ tài liệu khác nhau như hồ sơ công việc, hồ sơ doanh nghiệp, hồ sơ tổ chức sự kiện... Số hồ sơ này sẽ được thu thập định kì (ngày, tháng, năm, quý...). Ngoài ra, hồ sơ tài liệu cũng được thu thập theo nội dung công việc, yêu cầu của lãnh đạo.
Bước 2: Phân loại, sắp xếp hồ sơ tài liệu
Phân loại hồ sơ tài liệu ở Phòng TT&QHDN sẽ theo các danh mục đã xác định và sắp xếp theo trật tự cụ thể: theo thời gian, theo dự án, theo loại hồ sơ. Tại Phòng TT&QHDN có 2 bộ phận chính là Truyền thông và Quan hệ doanh nghiệp. Hồ sơ, tài liệu của mỗi bộ phận sẽ được phân loại riêng và sắp xếp riêng theo từng bộ phận ở các vị trí khác nhau.
Hình 8: Tủ đựng hồ sơ
34
Cụ thể ở bộ phận Quan hệ doanh nghiệp, hồ sơ tài liệu được phân loại theo hồ sơ doanh nghiệp, hồ sơ học bổng Trường, biên bản họp Hợp tác xã, biên bản họp Ban liên lạc Cựu Sinh viên... và được sắp xếp theo từng năm.
Tủ đựng hồ sơ bằng gỗ, chắc chắn; có nhiều vách ngăn và hộc tủ để dễ dàng trong việc phân loại và sắp xếp. Có ổ khóa chắc chắn để bảo mật và an toàn trước các tác động từ môi trường có thể ảnh hưởng đến tài liệu. Hồ sơ được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp và được bảo quản tốt. Bên ngoài mỗi bìa hồ sơ viết ký hiệu và nội dung hồ sơ kèm theo năm để dễ dàng nhận diện, tra cứu. Tuy nhiên, hồ sơ vẫn chưa được sắp xếp theo trình tự thời gian hợp lý của các năm.
Bước 3: Xác định thời hạn của hồ sơ tài liệu
Tùy vào loại hồ sơ tài liệu khác nhau sẽ có quy định về thời gian lưu trữ riêng. Một số thời hạn hồ sơ thường gặp như 3 năm, 5 năm, 10 năm, … hoặc vĩnh viễn.
Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của Trường là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu gồm hai mức sau:
- Bảo quản vĩnh viễn: Hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được lưu giữ cho đến khi tài liệu tự hủy hoại và không thể phục chế.
- Bảo quản có thời hạn: Hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được lưu giữ với thời hạn tính bằng số năm cụ thể hoặc khoảng thời gian nhất định.
- Thời hạn bảo quản các nhóm hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của Trường được quy định cụ thể tại Bảng thời hạn bảo quản.
Bước 4: Lưu trữ hồ sơ tài liệu
Bước 5: Quản lý, theo dõi và cập nhật
35
Hồ sơ phải liên tục được cập nhật theo các số liệu phát sinh. Đồng thời, phải kiểm tra hồ sơ định kỳ để có kế hoạch điều chỉnh phù hợp, bổ sung các chứng từ, giấy tờ còn thiếu cho các bộ hồ sơ hiện tại.
Bước 6: Hủy bỏ hồ sơ
Khi hồ sơ đã hết thời hạn bảo quản, lưu trữ hủy bỏ theo quy định tại Điều 28 Luật Lưu trữ 2011. Thực hiện hủy bỏ theo các cách sau:
- Tài liệu hồ sơ bình thường: gạch bỏ, cắt, xé nhỏ hoặc sử dụng máy hủy chuyên dụng.
- Với hồ sơ tài liệu quan trọng: trình duyệt cấp trên và tiến hành hủy bằng cách xé nhỏ, dùng máy chuyên dụng, đốt,…