PHẦN III: THỰC HÀNH CÁC NỘI DUNG NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG
5. Sử dụng các ứng dụng phần mềm công tác văn phòng
Trong thời đại công nghệ số như hiện nay, Trường ĐH KHXH&NV đã và đang đẩy mạnh thực hiện đề án chuyển đổi số nhằm nâng cao chất lượng và tối ưu hóa hiệu quả công tác quản trị văn phòng. Tất cả các văn phòng làm việc đều được trang bị đầy đủ các thiết bị công nghệ số máy tính, laptop, PC để đáp ứng nhu cầu làm việc của Phòng. Đi kèm đó là sự hỗ trợ đắc lực từ các phần mềm ứng dụng văn phòng phục vụ nhu cầu trong việc soạn thảo văn bản, xử lý hồ sơ, trao đổi thông tin... Phòng TT&QHDN cũng là một trong những đơn vị của Trường đã áp dụng mạnh mẽ các ứng dụng phần mềm trong công tác văn phòng.
Trong quá trình thực tập, em đã được tiếp xúc và sử dụng những phần mềm công việc sau:
- Microsoft Word: thực hành soạn thảo văn bản, viết báo cáo, viết tin. Đây là phần mềm được sử dụng nhiều nhất trong công tác văn phòng vì tính ứng dụng cao và dễ dàng sử dụng. Khi soạn thảo xong văn bản, em sẽ dùng các lệnh trên thanh công cụ để căn chỉnh thể thức và định dạng trình bày văn bản. Sau khi hoàn tất nhấn vào nút Save As để lưu trên máy tính và đặt tên file. Trong quá trình làm, em sẽ lưu văn bản liên tục bằng nút Save để tránh việc máy tính sập nguồn sẽ bị mất dữ liệu đang soạn thảo. Trong trường hợp muốn in văn bản, em sẽ chọn nút Print, kết nối Bluetooth của laptop với máy in trong phòng và chọn các thông số in mình mong muốn để in.
60
- Google Docs: đây cũng là phần mềm cho việc soạn thảo văn bản nhưng nó có chức năng lưu tự động và chỉnh sửa file bởi nhiều người cùng lúc. Em sử dụng phần mềm này nhiều nhất trong việc viết tin bài. Sau khi viết tin xong trên Google Docs, em sẽ chia sẻ quyền truy cập đến lãnh đạo phòng và các anh, chị hướng dẫn để có thể chỉnh sửa và nhận xét trực tiếp trên bài của em. Đây là phần mềm rất tiện lợi, dễ sử dụng; tuy nhiên vì nhiều người có thể chỉnh sửa trực tiếp lên file nên em cần phải đặc biệt lưu ý và chỉ cung cấp quyền truy cập đến những người có thẩm quyền và có liên quan.
- Microsoft Excel: phần mềm bảng tính được sử dụng nhiều trong việc lập danh sách, tính toán, thống kê, quản lý dữ liệu... Em sử dụng Excel trong công việc lập bảng danh sách chi thù lao, dự trù kinh phí và xây dựng kế hoạch truyền thông. Excel chứa các ô tính giúp em phân chia, sắp xếp các đầu công việc rất dễ dàng và dễ theo dõi, quản lý tiến độ làm việc. Bên cạnh đó, Google Sheets cũng với những chức năng tương tự và cho phép nhiều người tham gia chỉnh sửa cùng một lúc. Google Sheets là phần mềm phù hợp để em thao tác trên đó và chia sẻ quyền truy cập cho những bên liên quan để có thể cùng chỉnh sửa, tạo nên hoạt động làm việc nhóm hiệu quả và nhanh chóng. Các đầu công việc được phân loại bằng cách tô màu dải ô để nhận dạng và cột tiến độ để theo dõi, giám sát quá trình làm việc:
Hình 11: Màn hình làm việc của Google Sheets
61
- Gmail: là không gian mạng để trao đổi công việc chính chủ yếu. Những thông tin quan trọng cần truyền đạt đến các thành viên sẽ được gửi qua mail có đuôi
“hcmussh.edu.vn”; để đảm bảo thông tin lưu hành nội bộ và chỉ những người thẩm quyền mới có thể truy cập. Bên cạnh đó, Gmail còn được em sử dụng để tạo lời mời tham gia cuộc họp và lên lịch hẹn. Chọn mục Tạo sự kiện, Gmail sẽ chuyển qua Google Calendar để dễ dàng tùy chỉnh ngày, giờ. Sau đó là đặt tiêu đề cuộc họp, tóm tắt nội dung cuộc họp và thêm mail của những người tham dự, thêm đường link Google Meet (trường hợp họp online). Sau khi hoàn thành điền đầy đủ các trường thông tin đó, em bấm nút lưu và gửi mail đến mọi người. Người nhận mail chỉ cần xác nhận tham gia qua mail bằng cách chọn nút Yes/No và sẽ được Google quản lý, gửi thông báo nhắc nhở trước thời gian họp. Ngoài ra, Gmail còn giúp em trong việc quản lý email, lưu trữ những thông tin quan trọng để thực hiện công tác quản trị văn phòng hiệu quả nhất.
- Zalo là ứng dụng trò chuyện rất phổ biến, đặc biệt là trong hoạt động văn phòng – nơi cần trao đổi rất nhiều thông tin và kết nối nhiều người. Việc trao đổi thông tin diễn ra vô cùng nhanh chóng chỉ bẳng một nút gửi. Zalo cho phép gửi file văn bản, hình ảnh, video, ghi âm và tài liệu. Trong môi trường làm việc nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng, việc trò chuyện, trao đổi thông tin là vô cùng cần thiết. Nhóm chat zalo giúp kết nối nhiều người, trao đổi về công việc sẽ nhanh gọn hơn. Khi em hoàn thành xong một công việc và cần xin ý kiến chỉnh sửa, em sẽ gửi tài liệu vào nhóm chat Zalo để nhờ mọi người hỗ trợ.
Zalo có tính năng ghim tin nhắn để đảm bảo những thông tin quan trọng không bị bỏ lỡ.
Trong trường hợp cần khảo sát lấy ý kiến từ nhiều người, Zalo có tính năng tạo cuộc bình chọn giúp việc thu thập thông tin của em được thực hiện một cách nhanh chóng. Ngoài ra, em còn thể tạo cuộc hẹn nhắc nhở nhóm trên Zalo bằng nút Tạo nhắc hẹn; giúp quản lý thời gian và lịch hẹn hiệu quả hơn. Tuy nhiên, một số tin nhắn trên Zalo không đồng bộ giữa điện thoại và máy tính nên khiến cho việc chuyển đổi sử dụng giữa hai thiết bị gặp một chút khó khăn.
- Google Drive: lưu trữ và chia sẻ tài liệu trực tuyến. Google Drive là phần mềm phổ biến để lưu trữ các tài liệu từ văn bản, hình ảnh, video clip... Thay vì gửi nhiều tài liệu, văn
62
bản, hình ảnh... em sẽ tải tất cả lên và tạo thư mục trên Drive. Sau đó sao chép đường link đến người mình muốn chia sẻ hoặc chia sẻ bằng cách thêm email. Phần mềm cho phép bản thân chọn những đối tượng chỉnh sửa, đối tượng xem, đối tượng nhận xét nên rất tiện lợi trong việc hoạt động nhóm và cần xin ý kiến chỉnh sửa từ cấp trên. Tuy nhiên, vì dung lượng drive có giới hạn nên đối với những tài liệu có dung lượng quá nặng sẽ không thể tải lên và chia sẻ được.
- Google Meet: tổ chức cuộc họp trực tuyến. Trong trường hợp cần giải quyết công việc từ xa, em sẽ sử dụng Google Meet để tạo cuộc họp online trao đổi thông tin. Nó giúp việc kết nối từ xa trở nên dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian đi lại. Bên cạnh đó, ứng dụng có nút Ghi màn hình để có thể lưu lại những thông tin quan trọng trong buổi họp. Tuy nhiên, trong quá trình thực tập, em không sử dụng Google Meet nhiều vì đa số đều là làm việc, trao đổi thông tin trực tiếp.