PHẦN III: THỰC HÀNH CÁC NỘI DUNG NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG
4. Công việc phục vụ cuộc họp
4.1 Tham gia vào công việc phục vụ cuộc họp
Một cuộc họp diễn ra thành công yêu cầu sự chuẩn bị rất kỹ càng ở các khâu nghiệp vụ như: lập kế hoạch chương trình, chuẩn bị thông tin, lễ tân, thư ký cuộc họp, hậu cần... Và bản thân em may mắn đã được tham gia vào một phần công việc phục vụ cho cuộc họp đó là lễ tân cho “Hội nghị sơ kết 02 năm thực hiện Kết luận số 01-KL/TW của Bộ Chính trị và trao giải cuộc thi “Bác Hồ trong trái tim tôi” lần 2 năm 2023” diễn ra vào sáng ngày 06/7/2023 tại Hội trường Văn Khoa, Trường ĐH KHXH&NV. Dù chỉ là một công việc nhỏ trong cuộc họp nhưng đó là một trải nghiệm đáng quý của em khi được tham gia vào một cuộc họp lớn mang tính chất Hội nghị cấp trường.
Qua quá trình thực hành công tác lễ tân dưới vai trò là thực tập sinh và khi tham gia lễ tân một số sự kiện của Trường/Khoa, em đã rút ra được quy trình làm việc của lễ tân tại Trường qua sơ đồ sau:
57 Bước 1: Đón tiếp khách
Để đón tiếp khách được chu đáo, em phải đảm bảo mọi thứ được chuẩn bị sẵn sàng, phục vụ tốt cho công tác lễ tân, bao gồm: bút, giấy và danh sách check-in phải được sắp xếp gọn gàng trên bàn khu vực lễ tân. Bàn lễ tân được đặt trước phòng họp để thuận tiện trong quá trình check-in cho khách mời và không được chắn lối cửa đi vào. Nhằm thực hiện tốt công tác chuẩn bị này, em đã đến sớm 1 tiếng trước khi cuộc họp diễn ra để nắm kịp các yêu cầu của công việc và sẵn sàng hỗ trợ ban tổ chức khi cần.
Vì là Hội nghị cấp trường và khách mời đa số đến từ các đơn vị ngoài Trường nên bộ phận lễ tân sẽ phải mặc áo dài để thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tốt đẹp đến với khách tham dự. Áo dài lễ tân của Trường dành cho bộ phận lễ tân mỗi khi phục vụ các sự kiện sẽ được quản lý chung tại bộ phận Quan hệ doanh nghiệp (Phòng B006). Áo dài có màu xanh ngọc, quần trắng mang lại cảm giác dễ chịu, nhã nhặn, lịch thiệp. Hơn hết, áo dài lễ tân giúp tạo nên sự đồng nhất giúp mọi người dễ nhận diện và thể hiện thái độ chuyên nghiệp, sự đón tiếp nồng hậu đến từ đơn vị tổ chức chương trình.
Khi khách đến, lễ tân đứng lên đón tiếp để thể hiện sự lịch sự, trang trọng và chào đón bằng một nụ cười thân thiện, lời chào lịch thiệp. Sau đó hướng dẫn khách đến bàn check-in.
Bước 2: Kiểm tra thông tin
Khách mời đến cần phải ký tên xác nhận tham dự nhằm giúp ban tổ chức nắm được số lượng người. Trước cuộc họp 1 tuần, thư mời tham dự cuộc họp được gửi đến các đơn vị, khoa, bộ môn trong Trường qua email và các đơn vị xác nhận tham gia bằng cách phản hồi luồng mail. Danh sách đăng ký tham dự sẽ gồm các cột họ tên, tên đơn vị/khoa/bộ môn, cột ký nhận và được in ra để lễ tân kiểm tra thông tin và yêu cầu khách mời ký xác nhận.
Khi khách đến, em chủ động hỏi để nắm bắt các thông tin của khách: “Thầy/cô đến từ đơn vị/khoa/bộ môn nào ạ?”, “Thầy/cô đã xác nhận tham dự qua mail thư mời được gửi đến chưa ạ?”. Nếu thầy/cô trả lời đã đăng ký, em sẽ hỏi họ tên để tìm kiếm trong danh sách và nhờ khách ký xác nhận. Khách mời sau khi đã kiểm tra đúng thông tin đăng ký sẽ được
58
mời vào phòng hội trường. Đối với những vị khách đến trễ sẽ được đưa danh sách ký xác nhận sau. Ngoài ra, em còn ghi chú lại những người tham gia không có tên trong danh sách vì chưa kịp phản hồi qua email để kịp thời báo cáo lại với ban tổ chức. Bên cạnh đó, trong quá trình check-in, em lưu ý danh sách những người trong thành phần phát biểu đã đến hay chưa để đảm bảo hội nghị được diễn ra đúng thời gian và trôi chảy.
Bước 3: Hỗ trợ và hướng dẫn
Khi khách vào phòng họp, lễ tân sẽ theo sát để hướng dẫn vị trí chỗ ngồi và hỗ trợ khách khi cần. Vị trí chỗ ngồi phòng hội trường sẽ được sắp xếp theo nguyên tắc: lãnh đạo Trường ở vị trí trung tâm hàng ghế đầu, các vị trí quan trọng được sắp gần với lãnh đạo. Vì vậy, khi hướng dẫn khách vào chỗ ngồi, em phải đặc biệt lưu ý đến vị trí, chức vụ của họ.
Vì Hội trường Văn Khoa có quy mô rất lớn, thường xuyên tổ chức các sự kiện quan trọng của Trường nên công việc quan sát và hỗ trợ khách ngay khi cần của em gặp một chút khó khăn. Bộ phận lễ tân sẽ chia ra đứng ở các góc hội trường để có cái nhìn bao quát, tổng thể và em đã tập trung quan sát để có thể nhanh chóng đến hỗ trợ khi khách có yêu cầu.
Bước 4: Chăm sóc khách
Lễ tân hỗ trợ và chăm sóc khách như rót nước, đưa giấy, bút, khăn giấy khi cần. Với vai trò là lễ tân, em được yêu cầu phải túc trực trong phòng họp liên tục để có thể giải quyết và kịp thời hỗ trợ những yêu cầu của khách. Chẳng hạn khi những người tham gia phát biểu ý kiến, em sẽ hỗ trợ đưa micro đến. Khi cần thu thập ý kiến bổ sung, em đã phát giấy, bút để mọi người điền thông tin và cuối giờ sẽ tổng hợp lại để cung cấp đến lãnh đạo.
Bước 5: Kết thúc tiếp đón
Khi kết thúc cuộc họp, lễ tân chào tạm biệt lịch thiệp và thân thiện để tạo ấn tượng tốt đẹp về quy trình tổ chức. Sau đó, sẽ dọn dẹp, thu gọn vật dụng để cất giữ; thu thập các tài liệu của cuộc họp và giao nộp cho ban tổ chức. Báo cáo lại quy trình thực hiện công tác lễ tân trong suốt cuộc họp đến lãnh đạo để kịp thời nắm bắt các thông tin.
59
Bên cạnh công tác lễ tân tại hội nghị, em còn được phụ giúp công tác hậu cần trước hội nghị: đóng lồng khung giấy khen, xếp số phiếu thứ tự khách mời, lồng bảng tên và chức vụ của khách mời, sắp xếp thứ tự bằng khen. Dù chỉ thực hiện những công việc nhỏ trong công tác phục vụ cuộc họp nhưng đây là trải nghiệm đáng quý của em khi mà được các thầy cô, anh chị hỗ trợ và giúp đỡ rất tận tình trong lúc thực hiện chương trình. Nó giúp em có thêm nhiều kỹ năng, kinh nghiệm khi được quan sát, thực hành các kiến thức đã học trong lĩnh vực quản trị văn phòng.