PHẦN I: CÔNG VĂN......................................................................................................... 1 1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản........................................................................ 2 1.1 Thể thức.................................................................................................................... 2 1.2 Kỹ thuật trình bày văn bản ....................................................................................... 4 2. Cơ sở pháp lý ............................................................................................................... 5 3. Cơ sở thực tế ................................................................................................................ 5 4. Nội dung: Bố cục, Ngôn ngữ, Văn phong.................................................................... 6 5. Phương pháp soạn thảo công văn................................................................................. 8 PHẦN II: THÔNG BÁO .................................................................................................... 9 1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản...................................................................... 10 1.1 Thể thức.................................................................................................................. 10 1.2 Kỹ thuật trình bày văn bản ..................................................................................... 12 2. Cơ sở pháp lý ............................................................................................................. 13 3. Cơ sở thực tế .............................................................................................................. 13 4. Nội dung: Bố cục, Ngôn ngữ, Văn phong ................................................................. 14 PHẦN III: QUYẾT ĐỊNH................................................................................................ 15 1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản...................................................................... 17 1.1 Thể thức.................................................................................................................. 17 1.2 Kỹ thuật trình bày văn bản ..................................................................................... 19 2. Cơ sở pháp lý ............................................................................................................. 20 3. Cơ sở thực tế .............................................................................................................. 21 4. Nội dung: Bố cục, Ngôn ngữ, Văn phong.................................................................. 22 5. Phương pháp soạn thảo công văn............................................................................... 23
ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA LƯU TRỮ HỌC – QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÀI THU HOẠCH GIỮA KỲ MÔN: VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN GIẢNG VIÊN: TS ĐỖ VĂN HỌC SINH VIÊN: BÙI PHƯƠNG NHI MÃ SỐ SINH VIÊN: 2056230071 THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, THÁNG 02 NĂM 2023 LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân Văn, Đại học Quốc Gia Thành phố Hồ Chí Minh đưa mơn học “Văn quản lý nhà nước kỹ thuật soạn thảo văn bản” vào chương trình giảng dạy Đặc biệt hết, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên hướng dẫn – TS Đỗ Văn Học nhiệt tình dạy dỗ, truyền đạt kiến thức, kinh nghiệm q báu giúp em có nhìn sâu sắc ngành học Từ kiến thức thầy truyền tải, em dần trả lời câu hỏi ngành học Quản trị văn phòng ngành nghề tương lai sau Thơng qua thu hoạch, em xin trình bày tiếp thu suốt trình học tập, dành quan tâm, hứng thú định mơn học Có lẽ kiến thức vô hạn tiếp thu kiến thức thân tồn hạn chế định Trong trình thực thu hoạch, làm em không tránh khỏi thiếu sót số chỗ chưa thật xác Kính mong thầy xem xét góp ý để làm em hồn thiện Sau cùng, em xin kính chúc thầy gia đình thật nhiều sức khỏe Chúc thầy hạnh phúc thành công đường nghiệp giảng dạy MỤC LỤC PHẦN I: CƠNG VĂN 1 Thể thức kỹ thuật trình bày văn 1.1 Thể thức 1.2 Kỹ thuật trình bày văn Cơ sở pháp lý Cơ sở thực tế Nội dung: Bố cục, Ngôn ngữ, Văn phong Phương pháp soạn thảo công văn PHẦN II: THÔNG BÁO Thể thức kỹ thuật trình bày văn 10 1.1 Thể thức 10 1.2 Kỹ thuật trình bày văn 12 Cơ sở pháp lý 13 Cơ sở thực tế 13 Nội dung: Bố cục, Ngôn ngữ, Văn phong 14 PHẦN III: QUYẾT ĐỊNH 15 Thể thức kỹ thuật trình bày văn 17 1.1 Thể thức 17 1.2 Kỹ thuật trình bày văn 19 Cơ sở pháp lý 20 Cơ sở thực tế 21 Nội dung: Bố cục, Ngôn ngữ, Văn phong 22 Phương pháp soạn thảo công văn 23 PHẦN 1: CƠNG VĂN LIÊN ĐỒN LAO ĐỘNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH CƠNG ĐỒN NGÀNH GIÁO DỤC Số: 73/CĐGD CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 27 tháng năm 2022 V/v tuyên truyền, vận động cán bộ, đồn viên Cơng đồn người lao động tham gia Cuộc thi triển lãm ảnh nghệ thuật cấp Quốc gia với chủ đề Tự hào dải biên cương năm 2022 Kính gửi: Cơng đồn sở trường THPT, Trung cấp, Cao đẳng đơn vị trực thuộc Căn Công văn số 322/LĐLĐ-TG ngày 27 tháng năm 2022 Ban Tuyên giáo Liên đồn Lao động Thành phố Hồ Chí Minh tun truyền, vận động cán bộ, đồn viên Cơng đoàn người lao động tham gia Cuộc thi triển lãm ảnh nghệ thuật cấp Quốc gia với chủ đề Tự hào dải biên cương năm 2022; Ban Thường vụ Cơng đồn ngành Giáo dục Thành phố Hồ Chí Minh đề nghị Cơng đồn sở tun truyền, vận động Nhà giáo người lao động tích cực tham gia Cuộc thi phù hợp với tình hình quan, đơn vị; Các đơn vị truy cập website www.anhnghethuatbiengioi2022.com để tìm hiểu thơng tin thể lệ Cuộc thi Ban Thường vụ Cơng đồn ngành Giáo dục Thành phố Hồ Chí Minh đề nghị đơn vị thực nội dung trên./ Nơi nhận: - Như “để thực hiện”; - Thường trực LĐLĐTP “để báo cáo”; - BTG LĐLĐ “để báo cáo”; - Luu VT TM BAN THƯỜNG VỤ PHÓ CHỦ TỊCH Nguyễn Mỹ Phi Phụng PHÂN TÍCH VĂN BẢN: Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: 1.1 Thể thức: a) Quốc hiệu Tiêu ngữ: - Quốc hiệu “CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” trình bày theo kiểu chữ “Times New Roman” đứng đậm, in hoa, cỡ chữ 12; phía cùng, bên phải trang văn - Tiêu ngữ “Độc lập – Tự – Hạnh phúc” trình bày theo kiểu chữ “Times New Roman” đứng đậm, in thường, cỡ chữ 13 Phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dòng tiêu ngữ b) Tên quan, tổ chức ban hành văn bản: - Tên quan “LIÊN ĐỒN LAO ĐỘNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH” trình bày theo kiểu chữ “Times New Roman” đứng, in hoa, cỡ chữ 13 - Cơ quan trực tiếp ban hành văn “CƠNG ĐỒN NGÀNH GIÁO DỤC” viết theo kiểu chữ “Times New Roman”, đứng, đậm, in hoa, cỡ chữ 13 Phía đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài 1/3 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ c) Số, ký hiệu văn bản: “Số: 73/CĐGD” bao gồm đủ hai phần phần số phần ký hiệu văn bản; trình bày theo kiểu chữ “Times New Roman” đứng, in thường, cỡ chữ 13 d) Địa danh thời gian ban hành văn bản: “Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 27 tháng năm 2022” trình bày dịng với số, ký hiệu văn chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ nghiêng; chữ đầu địa danh viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy (,); địa danh ngày, tháng, năm đặt dưới, canh so với Quốc hiệu Tiêu ngữ e) Tên loại trích yếu nội dung văn bản: Đối với cơng văn, trích yếu nội dung văn trình bày sau chữ “V/v” chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng; đặt canh số ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số ký hiệu văn LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH CƠNG ĐỒN NGÀNH GIÁO DỤC CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: 73/CĐGD Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 27 tháng năm 2022 V/v tuyên truyền, vận động cán bộ, đồn viên Cơng đồn người lao động tham gia Cuộc thi triển lãm ảnh nghệ thuật cấp Quốc gia với chủ đề Tự hào dải biên cương năm 2022 f) Nội dung văn bản: trình bày chữ in thường, canh hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ 14; xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào cm; khoảng cách đoạn văn tối thiểu 6pt (văn 10pt); khoảng cách dòng tối thiểu dòng đơn, 1,15 lines g) Chức vụ, họ tên người có thẩm quyền - Quyền hạn người ký thực sau: Trường hợp ký thay mặt tập thể ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo tên quan, tổ chức “TM BAN THƯỜNG VỤ” trình bày theo kiểu chữ “Times New Roman” đứng, đậm, in hoa, cỡ chữ 14 - Chức vụ: ghi văn chức vụ lãnh đạo thức người ký văn quan, tổ chức; không ghi chức vụ mà Nhà nước khơng quy định “PHĨ CHỦ TỊCH” trình bày theo kiểu chữ “Times New Roman” đứng, đậm, in hoa, cỡ chữ 14 - Họ tên người ký văn bản: bao gồm họ, tên đệm (nếu có) tên người ký văn bản; trình bày theo kiểu chữ “Times New Roman” đứng, đậm, in thường, cỡ chữ 14 “Nguyễn Mỹ Phi Phụng” h) Nơi nhận: - Trình bày cỡ chữ 12, in nghiêng, đậm, chữ thường; trình bày góc bên trái phía văn bản, bao gồm nơi nhận văn bản, nơi lưu văn theo quy định Tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn in thường, đứng, cỡ chữ 11 Trường hợp văn gửi cho hai quan, tổ chức cá nhân trở lên xuống dịng, tên quan, tổ chức, cá nhân nhóm quan, tổ chức, cá nhân trình bày dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng (-), cuối dịng có dấu chấm phẩy (;), cuối dịng cuối có dấu chấm (.); gạch đầu dịng trình bày thẳng hàng với dấu hai chấm (:) - Từ “Kính gửi” tên quan, tổ chức cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng; sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm (:) Kính gửi: Cơng đồn sở trường THPT, Trung cấp, Cao đẳng đơn vị trực thuộc Nơi nhận: - Như “để thực hiện”; - Thường trực LĐLĐTP “để báo cáo”; - BTG LĐLĐ “để báo cáo”; - Luu VT TM BAN THƯỜNG VỤ PHÓ CHỦ TỊCH Nguyễn Mỹ Phi Phụng 1.2 Kỹ thuật trình bày văn bản: - Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm) - Kiểu trình bày: Theo chiều dài khổ A4 - Định lề trang: Cách mép mép 25 mm, cách mép trái 30 mm, cách mép phải 15 mm - Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen - Cỡ chữ kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho yếu tố thể thức - Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đặt canh theo chiều ngang phần lề văn bản, không hiển thị số trang thứ Cơ sở pháp lý: Căn Công văn số 322/LĐLĐ-TG ngày 27 tháng năm 2022 Ban Tuyên giáo Liên đoàn Lao động Thành phố Hồ Chí Minh tuyên truyền, vận động cán bộ, đồn viên Cơng đồn người lao động tham gia Cuộc thi triển lãm ảnh nghệ thuật cấp Quốc gia với chủ đề Tự hào dải biên cương năm 2022 Căn Mục 4, Điều 19 Quyết định số 174/QĐ-TLĐ Về việc ban hành điều lệ Cơng đồn Việt Nam (Khóa XII) ngày 03 tháng 02 năm 2020, Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam quy định nhiệm vụ, quyền hạn Liên đoàn lao động tỉnh, thành phố Theo đó, nhiệm vụ, quyền hạn là: “Vận động đồn viên người lao động học tập nâng cao trình độ chun mơn, kiến thức pháp luật, rèn luyện tác phong kỹ nghề nghiệp; quản lý tổ chức hoạt động văn hóa, thể dục thể thao, sở văn hóa công nhân, sở giáo dục nghề nghiệp, giới thiệu việc làm trung tâm tư vấn - hỗ trợ người lao động cơng đồn theo quy định Nhà nước tổ chức Cơng đồn” Từ đó, Liên đồn lao động Thành phố Hồ Chí Minh ban hành “Công văn việc tuyên truyền, vận động cán bộ, đồn viên Cơng đồn người lao động tham gia Cuộc thi triển lãm ảnh nghệ thuật cấp Quốc gia với chủ đề Tự hào dải biên cương năm 2022” thẩm quyền giao, đảm bảo tính pháp lý sở pháp lý văn Cơ sở thực tế: - Văn soạn thảo nhằm đề nghị Cơng đồn sở tun truyền, vận động Nhà giáo người lao động tích cực tham gia Cuộc thi “Tự hào dải biên cương” - Theo Báo điện tử Chính phủ, sáng ngày 31/3 Ban Tuyên giáo Trung ương phối hợp với Ban Đối ngoại Trung ương, Uỷ ban Đối ngoại Quốc hội, Bộ Quốc phòng, Bộ Ngoại giao, Bộ Thông Truyền thông, Bộ VHTT&DL… tổ chức khai mạc Triển lãm thực tế ảo với chủ đề “Tự hào dải biên cương” đồng thời phát động Cuộc thi Triển lãm ảnh nghệ thuật cấp quốc gia lần thứ với chủ đề - Hình ảnh Phát động Cuộc thi Triển lãm ảnh “Tự hào dải biên cương” Nội dung: Bố cục, Ngôn ngữ, Văn phong: 4.1 Bố cục: Dựa vào mục Kỹ thuật soạn thảo số loại văn hành Giáo trình Văn quản lý văn nhà nước kỹ thuật soạn thảo văn (2012) TS Lê Văn In (Chủ biên) cộng sự: TS Nghiêm Kỳ Hồng - TS Đỗ Văn Học vào góc độ tiếp cận đặc trưng công văn Tùy theo loại công văn mà người soạn thảo lựa chọn bố cục cho thích hợp Ở đây, cơng văn soạn thảo em công văn đề nghị nên có bố cục phần gồm: Mở đầu – Nội dung – Kết thúc a Phần mở đầu: Nêu làm sở cho đề nghị, yêu cầu: “Căn Công văn số 322/LĐLĐ-TG ngày 27 tháng năm 2022 Ban Tuyên giáo Liên đoàn Lao động Thành phố Hồ Chí Minh tuyên truyền, vận động cán bộ, đồn viên Cơng đồn người lao động tham gia Cuộc thi triển lãm ảnh nghệ thuật cấp Quốc gia với chủ đề Tự hào dải biên cương năm 2022;” b Phần nội dung: Nội dung đề nghị, yêu cầu phải thực gồm: - Tuyên truyền vận động người lao động tích cực tham gia thi - Đề nghị đơn vị truy cập website để tìm hiểu thơng tin thể lệ Cuộc thi “Ban Thường vụ Cơng đồn ngành Giáo dục Thành phố Hồ Chí Minh đề nghị Cơng đồn sở tuyên truyền, vận động Nhà giáo người lao động tích cực tham gia Cuộc thi phù hợp với tình hình quan, đơn vị; Các đơn vị truy cập website www.anhnghethuatbiengioi2022.com để tìm hiểu thơng tin thể lệ Cuộc thi.” c Phần kết thúc: Mong muốn quan tâm xem xét giải “Ban Thường vụ Cơng đồn ngành Giáo dục Thành phố Hồ Chí Minh đề nghị đơn vị thực nội dung trên./.” 4.2 Ngôn ngữ, văn phong: - Từ ngữ ngắn gọn, súc tích, có tính thuyết phục, trình bày theo quy định nhà nước - Công văn đề cập đến vấn đề (tuyên truyền tham gia thi) nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người nhận người xử lý đảm bảo tính cơng vụ PHÂN TÍCH VĂN BẢN THƠNG BÁO: Thơng báo hình thức văn hành dùng để thơng tin hoạt động quan nhà nước, tổ chức xã hội cho đối tượng quản lý biết để thi hành, thơng tin tin tức khác mà người có liên quan cần biết Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: 1.1 Thể thức: a Quốc hiệu Tiêu ngữ: Quốc hiệu “CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” trình bày theo kiểu chữ “Times New Roman” đứng đậm, in hoa, cỡ chữ 12; phía cùng, bên phải trang văn Tiêu ngữ “Độc lập – Tự – Hạnh phúc” trình bày theo kiểu chữ “Times New Roman” đứng đậm, in thường, cỡ chữ 13 Phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dịng tiêu ngữ b Tên quan, tổ chức ban hành văn bản: Tên quan “SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH” trình bày theo kiểu chữ “Times New Roman” đứng, in hoa, cỡ chữ 13 Cơ quan trực tiếp ban hành văn “TRƯỜNG THPT VÕ TRƯỜNG TOẢN” viết theo kiểu chữ “Times New Roman”, đứng, đậm, in hoa, cỡ chữ 13 Phía đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ c Số, ký hiệu văn bản: “Số: 123/TB-THPT.VTT” bao gồm đủ hai phần phần số phần ký hiệu văn bản; trình bày theo kiểu chữ “Times New Roman” đứng, in thường, cỡ chữ 13 d Địa danh thời gian ban hành văn bản: 10 “Quận 12, ngày 27 tháng năm 2022” trình bày dịng với số, ký hiệu văn chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ nghiêng; chữ đầu địa danh viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy (,); địa danh ngày, tháng, năm đặt dưới, canh so với Quốc hiệu Tiêu ngữ SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG THPT VÕ TRƯỜNG TOẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Quận 12, ngày 27 tháng năm 2022 Số: 123/TB-THPT.VTT e Tên loại trích yếu nội dung văn bản: trình bày giữa, tên loại văn viết in hoa, đứng đậm ghi rõ loại văn ban hành “THƠNG BÁO” cỡ chữ 14 trích yếu nội dung ghi phía chữ thường, in đậm cỡ chữ 14 nêu nội dung mà văn kế hoạch muốn truyền đạt tới người đọc Bên trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dịng chữ THƠNG BÁO Về việc tập trung học sinh đầu năm học 2022 – 2023 f Nội dung văn bản: Trình bày chữ in thường, canh hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ 14; xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào cm; khoảng cách đoạn văn tối thiểu 6pt; khoảng cách dòng dòng đơn, 1,15 lines g Chức vụ, họ tên người có thẩm quyền Chức vụ: ghi văn chức vụ lãnh đạo thức người ký văn quan, tổ chức; không ghi chức vụ mà Nhà nước không quy định “HIỆU TRƯỞNG” trình bày theo kiểu chữ “Times New Roman” đứng, đậm, in hoa, cỡ chữ 14 11 Họ tên người ký văn bản: bao gồm họ, tên đệm (nếu có) tên người ký văn bản; trình bày theo kiểu chữ “Times New Roman” đứng, đậm, in thường, cỡ chữ 14 “Lương Văn Định” h Nơi nhận: “Nơi nhận” trình bày cỡ chữ 12, in nghiêng, đậm, chữ thường; trình bày góc bên trái phía văn bản, bao gồm nơi nhận văn bản, nơi lưu văn theo quy định Tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn in thường, đứng, cỡ chữ 11 Trường hợp văn gửi cho hai quan, tổ chức, cá nhân trở lên xuống dòng, tên quan, tổ chức, cá nhân nhóm quan, tổ chức, cá nhân trình bày dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng (-), cuối dịng có dấu chấm phẩy (;), cuối dịng cuối có dấu chấm (.); gạch đầu dịng trình bày thẳng hàng với dấu hai chấm (:) Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG - Ban lãnh đạo trường, - Toàn thể HĐSP; - CMHS, HS khối (Đã ký) - Đăng web trường, - Lưu: VT Lương Văn Định 1.2 Kỹ thuật trình bày văn bản: - Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm) - Kiểu trình bày: Theo chiều dài khổ A4 - Định lề trang: Cách mép mép 25 mm, cách mép trái 30 mm, cách mép phải 15 mm - Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen - Cỡ chữ kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho yếu tố thể thức 12 - Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đặt canh theo chiều ngang phần lề văn bản, không hiển thị số trang thứ Cơ sở pháp lý: Thông báo đề cập vào nội dung cần thông tin mà không cần nêu lý do, pháp lý, nêu tình hình chung văn khác Cơ sở thực tế: Văn soạn thảo nhằm mục đích thơng báo thơng tin đến học sinh trường buổi tập trung đầu năm học 2022 – 2023 hoạt động trở lại nhà trường; gồm thông tin buổi tập trung: ngày, giờ, địa điểm, trang phục, nội dung sinh hoạt Quyết định số 2159/QĐ-BGDĐT Bộ Giáo dục Đào tạo Ban hành khung kế hoạch thời gian năm học 2022-2023 giáo dục mầm non, giáo dục phổ thông giáo dục thường xuyên Căn theo Điều Quyết định tập trung học sinh trường sớm tuần so với ngày khai giảng (5/9/2022) thơng báo soạn thảo ban hành phù hợp, lúc với thời gian cần ban hành (30/8/2022) phù hợp với hoàn cảnh Nội dung: Bố cục, Ngôn ngữ, Văn phong: 4.1 Bố cục: Dựa vào mục Kỹ thuật soạn thảo số loại văn hành Giáo trình Văn quản lý văn nhà nước kỹ thuật soạn thảo văn (2012) TS Lê Văn In (Chủ biên) cộng sự: TS Nghiêm Kỳ Hồng - TS Đỗ Văn Học vào góc độ tiếp cận đặc trưng văn thông báo Tùy theo loại thông báo mà người soạn thảo lựa chọn bố cục cho thích hợp Ở đây, thơng báo soạn thảo có bố cục phần gồm: Mở đầu – Nội dung – Kết thúc a Mở đầu thơng báo: khơng cần nói lý do, mục đích văn khác mà giới thiệu trực tiếp nội dung vấn đề cần thơng báo Nêu mục đích, chủ thể thẩm 13 quyền thông báo, đối tượng tiếp nhận thông báo: “Trường THPT Võ Trường Toản thông báo đến em học sinh khối việc tập trung đầu năm học 2022 - 2023 sau:” b Nội dung thông báo: ngày, giờ, địa điểm, trang phục, nội dung sinh hoạt buổi tập trung “- Thời gian: 7h00 sáng thứ Ba (30/8/2022) - Nội dung: • 7h00 – 8h30: tập trung sân trường theo đơn vị lớp để sinh hoạt nội quy nhà trường • 8h30 – 10h00: sinh hoạt theo đơn vị lớp giáo viên chủ nhiệm • 10h00 – 11h00: vệ sinh lớp học.” c Kết thúc thơng báo: nhắc lại nội dung chính, ý trọng tâm cần nhấn mạnh, lưu ý cho người đọc: “Học sinh lưu ý đến trường thời gian thông báo mặc đồng phục khóa.” 4.2 Ngơn ngữ, văn phong: - Do yêu cầu thông báo thông tin nhanh, kịp thời đến đối tượng nên văn viết ngắn, cụ thể, dễ hiểu, dùng thể loại văn mô tả, tường thuật, không yêu cầu phải lập luận hay nhận định dài dịng - Thơng báo sử dụng Tiếng Việt phổ thông Từ ngữ văn sử dụng hợp lí, phổ thơng, dễ hiểu tả theo từ ngữ Việt Nam - Văn phong rõ ràng, dễ hiểu, mang tính đại chúng cao khơng dùng cấu trúc phức tạp, gây khó hiểu cho người đọc 14 PHẦN III: QUYẾT ĐỊNH ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HCM TRƯỜNG ĐẠI HỌC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Số: 02/QĐ-XHNV-TTPC-SHTT Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 01 năm 2022 QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành Quy định trích dẫn chống đạo văn Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Căn Luật Giáo dục Đại học số 08/2012/QH13 Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ thơng qua ngày 18/6/2012, sửa đổi bổ sung theo Luật số 34/2018/QH14 ngày 19/11/2018; Căn Luật Sở hữu trí tuệ số 50/2005/QH11 Quốc hội khóa XI, kỳ họp thứ thông qua ngày 29/11/2005 sửa đổi, bổ sung theo Luật số 36/2009/QH12 ngày 19/6/2009 Luật số 42/2019/QH14 ngày 14/6/2019; Căn Quyết định số 26/2014/QĐ-TTg ngày 26/3/2014 Thủ tướng Chính phủ “Ban hành Quy chế tổ chức hoạt động Đại học Quốc gia sở giáo dục đại học thành viên”; Căn Quyết định số 78/2008/QĐ-BGDĐT ngày 29/12/2008 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành quản lý hoạt động sở hữu trí tuệ sở giáo dục đại học; Căn Quyết định số 84/2015/QĐ-ĐHQG ngày 06/02/2015 Giám đốc Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh “Ban hành Quy chế quản trị tài sản trí tuệ Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh”; Căn Quyết định số 1000/QĐ-XHNV-TCCB ngày 09/12/2016 Hiệu trưởng Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Đại học Quốc gia Thành 15 phố Hồ Chí Minh “Ban hành Quy chế tổ chức hoạt động Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh”; Xét đề nghị Trưởng Phòng Thanh tra - Pháp chế - Sở hữu trí tuệ, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định “Quy định trích dẫn chống đạo văn Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh” Điều Quyết định có hiệu lực từ ngày 01/9/2020, thay Quyết định số 02/QĐ-XHNV-TTPC-SHTT ngày 19/01/2018 Hiệu trưởng việc ban hành Quy định trích dẫn chống đạo văn Điều Ông (bà) Trưởng đơn vị, viên chức, người lao động người học thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG - ĐHQG TPHCM (để báo cáo); - Ban giám hiệu (để báo cáo); - Như Điều 3; - Các đơn vị; - Lưu: HCTH, TTPC-SHTT Ngơ Thị Phương Lan 16 PHÂN TÍCH VĂN BẢN: Quyết định hình thức văn quan, tổ chức dùng để ban hành chủ trương, biện pháp lãnh đạo điều hành hoạt động; định chủ trương, chế độ, thể lệ; bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, khen thưởng, kỷ luật cán bộ; phê chuẩn; đình thi hành bãi bỏ định trái với Hiến pháp, Luật văn quan nhà nước cấp định vấn đề khác theo thẩm quyền quan, tổ chức luật pháp quy định Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: 1.1 Thể thức: a Quốc hiệu Tiêu ngữ: Quốc hiệu “CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” trình bày theo kiểu chữ “Times New Roman” đứng đậm, in hoa, cỡ chữ 12; phía cùng, bên phải trang văn Tiêu ngữ “Độc lập – Tự – Hạnh phúc” trình bày theo kiểu chữ “Times New Roman” đứng đậm, in thường, cỡ chữ 13 Phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dịng tiêu ngữ b Tên quan, tổ chức ban hành văn bản: Tên quan “ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HCM” trình bày theo kiểu chữ “Times New Roman” đứng, in hoa, cỡ chữ 13 Cơ quan trực tiếp ban hành văn “TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN” viết theo kiểu chữ “Times New Roman”, đứng, đậm, in hoa, cỡ chữ 13 Phía đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ c Số, ký hiệu văn bản: “Số: 02/QĐ-XHNV-TTPC-SHTT” bao gồm đủ hai phần phần số, phần ký hiệu văn bản; trình bày theo kiểu chữ “Times New Roman” đứng, in thường, cỡ chữ 13 17 d Địa danh thời gian ban hành văn bản: “Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 01 năm 2022” trình bày dịng với số, ký hiệu văn chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ nghiêng; chữ đầu địa danh viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy (,); địa danh ngày, tháng, năm đặt dưới, canh so với Quốc hiệu Tiêu ngữ ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HCM TRƯỜNG ĐẠI HỌC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Số: 02/QĐ-XHNV-TTPC-SHTT Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 01 năm 2022 e Tên loại trích yếu nội dung văn bản: Trình bày giữa, tên loại văn viết in hoa, đứng đậm ghi rõ loại văn ban hành “QUYẾT ĐỊNH” cỡ chữ 14 trích yếu nội dung ghi phía chữ thường, in đậm cỡ chữ 14 nêu nội dung mà văn kế hoạch muốn truyền đạt tới người đọc Bên trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành Quy định trích dẫn chống đạo văn Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh f Nội dung văn bản: Trình bày chữ in thường, canh hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ 14; xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào cm; khoảng cách đoạn văn tối thiểu 6pt; khoảng cách dòng dòng đơn, 1,15 lines g Chức vụ, họ tên người có thẩm quyền Chức vụ: ghi văn chức vụ lãnh đạo thức người ký văn quan, tổ chức; không ghi chức vụ mà Nhà nước không quy định “HIỆU TRƯỞNG” trình bày theo kiểu chữ “Times New Roman” đứng, đậm, in hoa, cỡ chữ 14 18 Họ tên người ký văn bản: bao gồm họ, tên đệm (nếu có) tên người ký văn bản; trình bày theo kiểu chữ “Times New Roman” đứng, đậm, in thường, cỡ chữ 14 h Nơi nhận: “Nơi nhận” trình bày cỡ chữ 12, in nghiêng, đậm, chữ thường; trình bày góc bên trái phía văn bản, bao gồm nơi nhận văn bản, nơi lưu văn theo quy định Tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn in thường, đứng, cỡ chữ 11 Trường hợp văn gửi cho hai quan, tổ chức, cá nhân trở lên xuống dòng, tên quan, tổ chức, cá nhân nhóm quan, tổ chức, cá nhân trình bày dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng (-), cuối dịng có dấu chấm phẩy (;), cuối dịng cuối có dấu chấm (.); gạch đầu dịng trình bày thẳng hàng với dấu hai chấm (:) Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG - ĐHQG TPHCM (để báo cáo); - Ban giám hiệu (để báo cáo); - Như Điều 3; - Các đơn vị; - Lưu: HCTH, TTPC-SHTT Ngô Thị Phương Lan 1.2 Kỹ thuật trình bày văn bản: - Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm) - Kiểu trình bày: Theo chiều dài khổ A4 - Định lề trang: Cách mép mép 25 mm, cách mép trái 30 mm, cách mép phải 15 mm - Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen - Cỡ chữ kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho yếu tố thể thức 19 - Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đặt canh theo chiều ngang phần lề văn bản, không hiển thị số trang thứ Cơ sở pháp lý: Phần pháp lý Quyết định bao gồm cứ: “Căn Luật Giáo dục Đại học số 08/2012/QH13 Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ thơng qua ngày 18/6/2012, sửa đổi bổ sung theo Luật số 34/2018/QH14 ngày 19/11/2018; Căn Luật Sở hữu trí tuệ số 50/2005/QH11 Quốc hội khóa XI, kỳ họp thứ thông qua ngày 29/11/2005 sửa đổi, bổ sung theo Luật số 36/2009/QH12 ngày 19/6/2009 Luật số 42/2019/QH14 ngày 14/6/2019; Căn Quyết định số 26/2014/QĐ-TTg ngày 26/3/2014 Thủ tướng Chính phủ “Ban hành Quy chế tổ chức hoạt động Đại học Quốc gia sở giáo dục đại học thành viên”; Căn Quyết định số 78/2008/QĐ-BGDĐT ngày 29/12/2008 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành quản lý hoạt động sở hữu trí tuệ sở giáo dục đại học; Căn Quyết định số 84/2015/QĐ-ĐHQG ngày 06/02/2015 Giám đốc Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh “Ban hành Quy chế quản trị tài sản trí tuệ Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh”; Căn Quyết định số 1000/QĐ-XHNV-TCCB ngày 09/12/2016 Hiệu trưởng Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh “Ban hành Quy chế tổ chức hoạt động Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh” Xét đề nghị Trưởng Phòng Thanh tra - Pháp chế - Sở hữu trí tuệ,” 20 Phần văn xếp theo thứ tự giá trị pháp lý văn việc ban hành văn từ văn có tính chất pháp lý cao Luật, đến Quyết định từ quan ban hành theo trình tự từ cao đến thấp; pháp lý liên quan trực tiếp đến ban hành định, pháp lý liên quan trực tiếp đến nội dung cần giải văn đến thực tế (Theo Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 10/2018) Những tiền đề cho ban hành Quyết định Về việc Quy định trích dẫn chống đạo văn Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Việc phải có tính chất liên quan tới hoạt động sở hữu trí tuệ trường đại học, cụ thể khối Đại học Quốc gia, Trường Đại học KHXH&NV Trước tiên luật liên quan trực tiếp đến nội dung Luật Giáo dục Đại học, Luật Sở hữu trí tuệ Tiếp theo văn quan cấp quy định chức năng, nhiệm vụ quan ban hành (cụ thể khối ĐHQG) Quyết định Quyết định Thủ tướng Chính phủ “Ban hành Quy chế tổ chức hoạt động Đại học Quốc gia sở giáo dục đại học thành viên”; Quyết định Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành quản lý hoạt động sở hữu trí tuệ sở giáo dục đại học; Quyết định Giám đốc Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh “Ban hành Quy chế quản trị tài sản trí tuệ Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh” Tiếp đến sở thực tế liên quan đến ban hành định quản lý hành chính: Quyết định Hiệu trưởng Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh “Ban hành Quy chế tổ chức hoạt động Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh” Cuối đề nghị Trưởng Phòng Thanh tra - Pháp chế - Sở hữu trí tuệ: “Xét đề nghị Trưởng Phòng Thanh tra - Pháp chế - Sở hữu trí tuệ,” Cơ sở thực tế: 21 Việc ban hành định cần vào nhiều từ sở pháp lý đến sở thực tế quan Trong văn này, việc ban hành văn định ban hành quy định trích dẫn chống đạo văn đảm bảo tính phù hợp với thực tế: Thực tế, số thực trạng phổ biến sở giáo dục việc người học sử dụng tác phẩm người khác đưa vào viết mà khơng trích dẫn nguồn, trích dẫn sai cách thức, trích dẫn vượt tỷ lệ cho phép,… Nguyên nhân thực trạng xuất phát từ thiếu thơng tin dẫn đến vi phạm cố tình vi phạm Song, xuất phát từ vi phạm cố ý hay vơ ý bị xử lý theo quy định Căn pháp lý hoàn thiện việc đưa văn có yếu tố quy định việc tổ chức, trách nhiệm, nhiệm vụ, quyền hạn giáo dục đại học, khối Đại học Quốc gia cụ thể Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh Nội dung: 4.1 Bố cục: Phần nội dung Quyết định trình bày theo dạng văn điều khoản theo trật tự logic: quy định khái quát nêu trước, quy định chi tiết, cụ thể nêu sau Thông thường Quyết định có từ – điều, tùy theo nội dung định Văn có điều trình bày theo trật tự sau: QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định “Quy định trích dẫn chống đạo văn Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh” Điều Quyết định có hiệu lực từ ngày 01/9/2020, thay Quyết định số 02/QĐ-XHNV-TTPC-SHTT ngày 19/01/2018 Hiệu trưởng việc ban hành Quy định trích dẫn chống đạo văn 22 Điều Ông (bà) Trưởng đơn vị, viên chức, người lao động người học thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Các điều khoản phải trình bày tuân theo trật tự logic: Điều 1: Quyết định vấn đề gì, việc định nào? Ở ban hành quy định trích dẫn chống đạo văn Điều 2: Thời gian hiệu lực Quyết định Vì định có hiệu lực muộn thời gian ban hành (hiệu lực: 01/9/2020; thời gian ban hành: 20/01/2020) nên cần ghi rõ thành điều văn trước điều cuối định Điều (điều cuối định): quy định trách nhiệm thi hành định Điều văn quy định rõ có trách nhiệm thi hành định (cơ quan, đơn vị, cá nhân) 4.2 Ngơn ngữ, văn phong: - Từ ngữ xác, ngắn gọn, súc tích, có tính thuyết phục, trình bày theo quy định nhà nước - Quyết định soạn thảo tiếng Việt phổ thông (là ngơn ngữ sử dụng thức để ban hành văn - phương tiện giao tiếp quan, tổ chức với nhau, quan, tổ chức với công dân ngược lại) - Sử dụng văn phong hành - cơng vụ (dùng văn văn quản lý nhà nước) Ngôn ngữ văn thể tính quyền lực đơn phương, quyền uy - phục tùng tính thi hành “chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này” Phương pháp soạn thảo: - Bước 1: Xác định mục đích, tính chất vấn đề cần văn hóa Tiến hành thu thập, phân tích, lựa chọn thơng tin liên quan đến văn 23 - Bước 2: Bộ phận cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo tiến hành viết dự thảo văn phù hợp với nội dung, hình thức, thể thức văn theo quy định nhà nước - Bước 3: Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (Trưởng Phó) phịng, ban Văn phịng xét duyệt trước trình lãnh đạo quan ký duyệt cho ý kiến thức vào dự thảo Bước 4: Hoàn chỉnh dự thảo cuối, đánh máy, kiểm tra lại văn bản, sửa chữa sai sót thể thức, lỗi tả trước trình ký - Bước 5: Trình lãnh đạo quan ký theo thẩm quyền - Bước 6: Sao chụp, nhân theo số lượng nơi nhận làm thủ tục phát hành văn theo quy định 24