quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển tại công ty tnhh cát tường giang

Theo quy tắc mẫu vủa Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế FIATA: Giáo trình vận tải giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu – PGS.TS Hoàng Văn Châu Dịch vụ giao nhận Freight forwarding ser

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TP HCM

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH

CÁT TƯỜNG GIANG

Giảng viên hướng dẫn :TH.S Ngô Ngọc Cương Sinh viên thực hiện :Hoàng Thị Minh Xuân MSSV: 0834030018 Lớp: 08VQT1

Tôi cam đoan rằng khóa luận tốt nghiệp này là do chính tôi thực hiện, các số liệu thu thập và kết quả phân tích trong báo cáo là trung thực, không sao chép từ bất cứ đề tài nghiên cứu khoa học nào

Ngày … tháng … năm … Sinh viên th ực hiện

HOÀNG THỊ MINH XUÂN

Để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này, trước hết em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trường Đại Học Kỹ Thuật Công Nghệ - Tp Hồ Chí Minh, cũng như các thầy cô của khoa Quản Trị Kinh Doanh đã tận tụy giảng dạy và truyền đạt những kiến thức cần thiết cho em trong bốn năm qua

Đặc biệt, em xin được gửi lời cám ơn trân trọng nhất của em đến cô, Thạc sĩ Ngô Ngọc Cương đã không ngại bớt chút thời gian của mình để hướng dẫn cho em Những sự chỉnh sửa, nhắc nhở bổ sung bài của cô đã là một nguồn động viên tinh thần rất lớn đối với em để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này thật tốt

Em cũng xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty TNHH CÁT TƯỜNG GIANG và các anh chị đồng nghiệp đã giúp đỡ và tạo điều kiện cho em trong suốt quá trình làm khóa luận tốt nghiệp tại công ty, góp phần giúp cho em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này

Cuối cùng, em xin gửi lời chúc sức khỏe, hạnh phúc và thành công tới toàn thể quý thầy cô trường Đại Học Kỹ Thuật Công Nghệ - Tp Hồ Chí Minh và ban lãnh đạo, các anh chị đồng nghiệp tại Công ty TNHH CÁT TƯỜNG GIANG

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT iv

DANH MỤC CÁC BẢNG v

DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH, ĐỒ THỊ vi

LỜI MỞ ĐẦU: 1

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA QUỐC TẾ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 3

1.1 Dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển 3

1.1.1 Khái niệm 3

1.1.2 Đặc điểm 3

1.1.3 Vai trò 4

1.2 Người giao nhận 4

1.2.1 Khái niệm và địa lý pháp lý của người giao nhận 4

1.2.2 Phạm vi dịch vụ của người giao nhận 5

1.2.3 Vai trò người giao nhận trong thương mại quốc tế 6

1.3 Giao nhận ngoại thương đường biển 6

1.3.1 Cơ sở pháp lý 6

1.3.2 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu 8

1.3.2.1 Đối với hàng hóa không phải lưu kho, lưu bãi của cảng 8

1.3.2.2 Đối với hàng hóa phải lưu kho, lưu bãi của cảng 9

1.3.2.3 Đối với hàng xuất khẩu đóng trong container 10

1.3.2.4 Các chứng từ liên quan 11

1.3.3 Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu 15

1.3.3.1 Đối với hàng hóa không phải lưu kho, lưu bãi của cảng 15

1.3.3.2 Đối với hàng hóa phải lưu kho, lưu bãi của cảng 15

1.3.3.3 Đối với hàng nhập khẩu đóng trong container 17

1.3.3.4 Các chứng từ liên quan 17

Chương 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA QUỐC TẾ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH CÁT TƯỜNG GIANG 20

2.1 Khái quát về Công ty TNHH Cát Tường Giang 20

2.1.2 Cơ cấu tổ chức 20

2.1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban 21

2.1.2.2 Tình hình nhân sự của công ty 22

2.1.3 Hoạt động kinh doanh của công ty 23

2.1.3.1 Các loại hình dịch vụ của công ty 23

2.1.3.2 Hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2009-2011 24

2.2 Quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển tại Công Ty TNHH Cát Tường Giang 27

2.2.1 Quy trình giao nhận tại nước xuất khẩu 27

2.2.1.1 Nhận thông tin đặt chỗ 29

2.2.1.2 Liên hệ lưu khoang 31

2.2.1.3 Tổ chức giao hàng lên tàu 32

2.2.1.4 Nhận chi tiết làm vận đơn và phát hành vận đơn nhà cho khách hàng 35

2.2.1.5 Gửi chi tiết làm vận đơn và nhận vận đơn chủ từ hãng tàu 37

2.2.1.6 Gửi Pre-Alert cho đại lý của Công ty TNHH Cát Tường Giang 39

2.2.1.7 Theo dõi hàng hóa 39

2.2.2 Quy trình giao nhận tại nước nhập khẩu 41

2.2.2.1 Trước khi tàu cập cảng 42

2.2.2.2 Khi tàu cập cảng 42

2.2.2.3 Tổ chức nhận hàng và giao hàng cho chủ hàng 44

2.3 Đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển tại Công t y TNHH Cát Tường Giang 45

2.3.1 Các ưu điểm 45

2.3.2 Các n hược điểm 46

Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA QUỐC TẾ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH CÁT TƯỜNG GIANG 47

3.1 Phương hướng phát triển của công ty 47

3.1.1 Xây dựng văn hóa doanh nghiệp 47

3.1.3 Nâng cao chất lượng dịch vụ 47

3.1.4 Hiện đại hóa hệ thống thông tin 47

3.2 Một số giải pháp đề xuất nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển tại Công ty TNHH Cát Tường Giang 48

3.2.1 Xây dựng văn hóa doanh nghiệp 48

3.2.2 Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ 49

3.2.2.1 Hoàn thiện công tác quản lý 49

3.2.2.2 Tuyển dụng nhân viên 50

3.2.2.3 Đào tạo hoàn thiện quá trình tác nghiệp của nhân viên 50

3.2.2.4 Hoàn thiện phương pháp đánh giá và đãi ngộ nhân viên 52

3.2.2.5 Giải pháp marketing 53

3.2.2.6 Hoàn thiện quy trình xuất khẩu 54

3.2.2.7 Phát triển dịch vụ khai thuê hải quan 55

3.2.2.8 Giải pháp cho hệ thống thông tin 55

3.2.3 Một số giải pháp khác 56

3.2.3.1 Xây dựng mối quan hệ với các đối tác liên quan 56

3.2.3.2 Hạn chế sự ảnh hưởng của tính thời vụ 57

3.2.3.3 Hoàn thiện khâu kiểm tra, giám sát, giải quyết khiếu nại 58

3.2.3.4 Nâng cao và giữ ổn định khả năng tài chính 58

KẾT LUẬN 60

TÀI LIỆU THAM KHẢO 62

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

A/N : Arrival Notice- Thông báo tàu đến

AWB : Air Way Bill – Vận đơn hàng không

B/L : Bill Of Lading- Vận đơn đường biển

CFS : Container Freight Station- Kho hàng lẻ

CTG : Cát Tường Giang

CY : Container Yard – Bãi container

D/O : Delivery Order- Lệnh giao hàng

DEP T : Department – P hòng, ban

DOCS : Document – Chứng từ

ETA : Estimated Time Arival – Dự kiến thời gian đến

ETD : Estimated Time Departue – Dự kiến thời gian khởi hành

FCL : Full Container Load – Hàng nguyên container

HBL : House Bill Of Lading – Vận đơn nhà

ICD : Inland Container Depot – Cảng nằm sâu trong nội địa

LCL : Less Than Container Load- Hảng lẻ

MBL : Master Bill Of Lading – Vận đơn chủ

POD : Port of Discharge – cảng dỡ hàng

SI : Shipping Instructions – Chi tiết làm vận đơn

TNHH : Trách nhiệm hữu han

XNK : Xuất nhập khẩu

Danh mục Trang 1) Bảng 2.1 : Tình hình nhân sự của công ty CTG 22 2) Bảng 2.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của CTG 24

Danh mục Trang

3) Sơ đồ 2.1 : Cơ cấu tổ chức của công ty CTG 20

4) Biểu đồ 2.2: Biểu đồ doanh thu và chi phí 25

5) Biểu đồ 2.3: Biểu đồ lợi nhuận qua các năm 26

6) Sơ đồ 2.4: Quy trình giao nhận tại nước xuất khẩu 27

7) Sơ đồ 2.5: Quy trình nhận thông tin đặt chỗ 29

8) Sơ đồ 2.6: Quy trình liên hệ lưu khoang 31

9) Sơ đồ 2.7: Quy trình hãng tàu gửi booking confirmation 32

10) Sơ đồ 2.8: Quy trình CTG gửi booking note 33

11) Sơ đồ 2.9 : Quy trình đưa hàng ra cảng và hoàn tất thủ tục hải quan 34

12) Sơ đồ 2.10: Quy trình nhận SI và phát hành HBL 35

13) Sơ đồ 2.11: Quy trình gửi SI và nhận MBL 37

14) Sơ đồ 2.12: Quy trình giao nhận tại nước nhập khẩu 41

15) Sơ đồ 2.13: Quy trình đại lý gửi Pre-Alert 42

16) Sơ đồ 2.14: Quy trình chứng từ khi tàu cập cảng đến 43

LỜI MỞ ĐẦU

Để xây dựng đất nước giàu mạnh và phát triển trong bối cảnh toàn cầu hoá, khu vực hoá, hội nhập kinh tế quốc tế chúng ta không thể xem nhẹ hoạt động ngoại thương vì nó đảm bảo sự giao lưu hàng hoá, thông thương với các nước bè bạn năm châu, giúp chúng ta khai thác có hiệu quả tiềm năng và thế mạnh của cả nguồn lực bên trong và bên ngoài trên cơ sở phân công lao động và chuyên môn hoá quốc tế Khi nhắc đến hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá chúng ta không thể không nói đến dịch vụ giao nhận vận tải hàng hoá quốc tế vì đây là hai hoạt động không tách rời nhau, chúng có tác động qua lại thống nhất với nhau Qui mô của hoạt động xuất nhập khẩu tăng lên nhanh chóng trong những năm gần đây là nguyên nhân trực tiếp khiến cho giao nhận vận tải nói chung và giao nhận vận tải biển nói riêng phát triển mạnh mẽ cả về chiều rộng và bề sâu Bên cạnh đó, với hơn 3000

km bờ biển cùng rất nhiều cảng biển lớn nhỏ rải khắp chiều dài đất nước, ngành giao nhận vận tải biển Việt Nam thực sự đã có những bước tiến rất đáng kể, chứng minh được tính ưu việt của nó so với các phương thức giao nhận vận tải khác Khối lượng và giá trị giao nhận qua các cảng biển luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị giao nhận hàng hóa quốc tế của Việt Nam Điều này có ý nghĩa rất lớn, nó không chỉ nối liền sản xuất với tiêu thụ, giúp đưa hàng hoá Việt Nam đến với bạn bè quốc

tế mà còn góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh của hàng hoá nước ta trên thị trường thế giới

Trải qua hơn 07 năm hoạt động, Công Ty TNHH Cát Tường Giang đã từng bước hoàn thiện và củng cố hoạt động kinh doanh của mình Tuy vậy, để tồn tại và phát triển lâu dài, công ty cần có giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ của mình

để thúc đấy hiệu quả hoạt động kinh doanh hơn nữa

Trong thời gian thực tập và tìm hiểu tại Công Ty TNHH Cát Tường Giang, với kiến thức của một sinh viên khoa Quản Trị Kinh Doanh trường ĐH Kỹ Thuật Công Nghệ TP.HCM, cùng với mong muốn đóng góp một phần nhỏ vào sự phát triển của công ty, em đã chọn đề tài: “Quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển tại Công Ty TNHH Cát Tường Giang – (CTG-Logistics)”

Thông qua đề tài này em muôn đi sâu vào chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển của Công ty TNHH Cát Tường Giang để làm sáng tỏ vai trò quan trọng của dịch vụ này Mong rằng qua khóa luận này bản thân em có

cơ hội mở rộng kiến thức và học hỏi được những kinh nghiệm quý báu trong hoạt động kinh doanh tại công ty

Mục tiêu nghiên cứu:

– Hệ thống lý thuyết và thực tế dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển tại Công ty TNHH Cát Tường Giang

– Đánh giá thực trạng dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển tại Công ty TNHH Cát Tường Giang tìm ra điểm mạnh, điểm yếu

– Đề xuất một số giải pháp nhằm phát huy điểm mạnh, khắc phục điểm yếu để nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển tại Công ty TNHH Cát Tường Giang Giữ khách hàng hiện có, phát triển khách hàng trung thành, nâng cao sự hài lòng cho khách hàng, thu hút thêm khách hàng mới giúp doanh nghiệp phát triển bền vững, nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường

Phạm vi nghiên cứu:

– Công ty TNHH Cát Tường Giang trụ sở chính tại TP.HCM

– Nghiên cứu các vấn đề dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển

Cấu trúc bài khóa luận tốt nghiệp:

– Chương 1: Cơ sở lý luận chung về dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển

– Chương 2: Quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển tại Công

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA QUỐC TẾ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

1.1 Dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển

1.1.1 Khái niệm

Đặc điểm nổi bật của buôn bán quốc tế là người mua và người bán ở các quốc gia khác nhau Để hàng hóa từ tay người bán đến được tay người mua phải thông qua vận tải hàng hóa quốc tế Giao nhận là một khâu quan trọng trong vận tải hàng hóa quốc tế Vậy giao nhận là gì?

Hàng hải có rất nhiều định nghĩa về giao nhận

Theo quy tắc mẫu vủa Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế (FIATA): (Giáo trình vận tải giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu – PGS.TS Hoàng Văn Châu) Dịch vụ giao nhận (Freight forwarding service) là bất cứ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ hoặc có liên quan đến các dịch vụ trên kể cả các vấn đề hải quan tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu nhập chứng từ liên quan đến hàng hóa

Theo điều 163 Luật Thương mại Việt Nam: Dịch vụ giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc người làm dịch vụ giao nhận khác (gọi chung là khách hàng)

Như vậy, về cơ bản: Giao nhận hàng hóa là tập hợp những công việc có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng)

Mang tính thời vụ: Hoạt động giao nhận phụ thuộc vào hoạt động xuất nhập khẩu Mà hoạt động xuất nhập khẩu mang tính thời vụ nên hoạt động giao nhận mang tính thời vụ

 Giao nhận giúp cho người chuyên chở đẩy nhanh tốc độ quay vòng của phương tiện vận tải tận dụng tối đa và hiệu quả sử dụng của các phương tiện vận tải cũng như các phương tiện hỗ trợ khác

 Giao nhận giúp giảm giá thành các hàng hóa xuất nhập khẩu do đó giúp các nhà xuất khẩu giảm bớt chi phí như: Chi phí đi lại, chi phí đào tạo nhân công, chi phí cơ hội,…

1.2 Người giao nhận

1.2.1 Khái niệm và địa lý pháp lý của người giao nhận

Hiện nay có rất nhiều định nghĩa về người giao nhận nhưng chưa có một định nghĩa thống nhất nào về người giao nhận được quốc tế chấp nhận

Theo quy tắc mẫu của (FIATA): (Giáo trình vận tải giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu – PGS.TS Hoàng Văn Châu) người giao nhận là người lo toan để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác mà bản thân anh ta không phải người chuyển chở Người giao nhận cũng đảm nhận thực hiện mọi công việc liên qua đến hợp đồng giao nhận như: Bảo quản, lưu kho, trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa,…

Người giao nhận có thể là:

 Chủ hàng: Khi chủ hàng tự đứng ra đảm nhận công việc giao nhận hàng hóa của mình

 Chủ tàu: Khi chủ tàu thay mặt người chủ hàng thực hiện dịch vụ giao nhận

 Đại lý hàng hóa, công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ người nào khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận

Vậy người giao nhận là người:

 Hoạt động theo hợp đồng ủy thác với chủ hàng, bảo vệ lợi ích của chủ hàng

 Lo việc vận tải nhưng chưa hẳn là người vận tải Anh ta có thể là người có hoặc không có phương tiện vận tải, có thể sử dụng, thuê mướn người vận tải hoặc trực tiếp tham gia vận tải Nhưng anh ta ký hợp đồng ủy thác giao nhận với chủ hàng là người giao nhận chứ không phải là người vận tải

 Làm một số việc khác nhau trong phạm vi ủy thác của chủ hàng

Ở các nước khác nhau tên gọi của người giao nhận có khác nhau ( Forwarder, Freight forwarder, Forwarding agent) nhưng đều có chung một tên giao dịch quốc tế là: người giao nhận hàng hóa quốc tế (International freight forwarder)

và cùng làm dịch vụ giao nhận

Do chưa có luật lệ quốc tế quy định về địa vị pháp lý của người giao nhận nên ở các nước khác nhau thì địa lý pháp lý của người giao nhận có khác nhau Theo các nước sử dụng luật Common Law: Người giao nhận có thể lấy danh nghĩa của người ủy thác (người gửi hàng hay người nhận hàng) chỉ địa vị người giao nhận dựa trên khái niệm về địa lý Hay có thể đảm nhận vai trò của người ủy thác (nhân danh và hành động bằng lợi ích của chính minh) Tự mình chịu trách nhiệm trong quyền hạn của chính minh

Theo các nước sử dụng luật Civil law: Có quy định khác nhau nhưng thông thường người giao nhận lấy danh nghĩa của mình giao dịch cho công việc của người

ủy thác họ vừa là người ủy thác và vừa là đại lý

1.2.2 Phạm vi dịch vụ của người giao nhận

 Chuẩn bị hàng hóa để chuyên chở, gom hàng, lựa chọn tuyến đường vận tải, phương thức vận tải và người chuyên chở thích hợp

 Tổ chức xếp dỡ, chuyên chở hàng hóa trong phạm vi ga, cảng

 Tư vấn, nhận và kiểm tra các chứng từ cần thiết liên quan đến hàng hóa

 Ký hợp động vận tải với người chuyên chở, thuê tàu, lưu cước

 Làm thủ tục nhận, gửi hàng, thủ tục hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch

 Mua bảo hiểm cho hàng hóa, thanh toán thu đổi ngoại tệ

 Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình gửi hàng, nhận hàng, thanh toán

 Nhận hàng từ chủ hàng, giao cho người chuyển chở và giao cho người nhận hàng; nhận hàng từ người chuyên chở và giao cho người nhận hàng

 Thu xếp chuyển tải hàng hóa Thông báo tổn thất với người chuyên chở

 Đóng gói bao bì, phân loại, tái chế hàng hóa, lưu kho, bảo quản hàng hóa

 Thanh toán cước phí, chi phí xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi…

 Thông báo tình hình đi và đến của phương tiện vận tải, giúp chủ hàng trong việc khiếu nại đòi bồi thường,

 Ngoài ra, người giao nhận còn cung cấp các dịch vụ đặc biệt theo yêu cầu của chủ hàng như: vận chuyển máy móc thiết bị cho các công trình xây dựng lới (giao nhận công trình), vận chuyển hàng triển lãm…

 Thêm vào đó người giao nhận còn đóng vai trò trong MTO (Ministry of Transportation of Ontario là bất kỳ một hợp đồng vận chuyển đa phương thức và nhận trách nhiệm thực hiện hợp đồng đó như là một người chuyên chở) và phát hành cả chứng từ vận tải

1.2.3 Vai trò người giao nhận trong thương mại quốc tế

Ngày nay cùng với sự mở rộng trong thương mại quốc tế thì các phương thức vận tải ngày càng phát triển: vận tải container, vận tải đa phương thức (VTĐPT), người giao nhận không chỉ làm đại lý, người nhận ủy thác mà còn cung cấp dịch vụ vận tải và đóng vai trò như một vai chính (Principal) – người chuyên chở (Carrier) Người giao nhận đã đóng vai trò:

 Môi giới hải quan: Người giao nhận thay mặt người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu làm thủ tục hải quan như một môi giới hải quan

 Đại lý: Người giao nhận đóng vai trò như một đại lý của người chuyên chở

để thực hiện các hoạt động khác nhau như: nhận hàng, giao hàng, lập chứng

từ, làm thủ tục hải quan, lưu kho… trên cở sở hợp đồng ủy thác

 Người gom hàng: người chuyên chở đóng vai trò là đại lý hoặc người chuyên chở Đặc biệt là không thể thiếu trong vận tải container nhằm thu gom hàng

lẻ thành hàng nguyên để tận dụng sức chở của container và giảm cước phí vận tải

 Người chuyên chở: Trong nhiều trường hợp người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở (người thầu chuyên chở hoặc người chuyên chở thực tế) Hoặc trong trường hợp người giao nhận cung cấp vận tải đa phương thức

1.3 Giao nhận ngoại thương đường biển

Hoạt động giao nhận về thực chất là hoạt động tác nghiệp liên quan đến nhiều vấn đề như vận tải, hợp đồng mua bán, thanh toán, thủ tục Hải quan cho nên khi thực hiện nghiệp vụ giao nhận cần quan tâm đến những cơ sở pháp lý trực tiếp

và gián tiếp điều tiết hoạt động đó

Cơ sở pháp lý cho việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bao gồm các quy phạm pháp luật quốc tế (các công ước về vận đơn vận tải, công ước về hợp đồng mua bán hàng hóa); các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt Nam về giao nhận vận tải, các loại hợp đồng và tín dụng thư

Các công ước quốc tế bao gồm:

- Công ước Viên 1980 về buôn bán quốc tế

- Các công ước về vận tải như Công ước quốc tế để thống nhất một số quy tắc về vận đơn đường biển ký tại Brussels ngày 25/8/1924 còn được gọi là quy tắc Hague Công ước này cho đến nay đã được sửa đổi chỉnh lý hai lần, lần thứ nhất

1968 tại Visby nên được gọi là nghị định thư Visby 1968 và lần sửa đổi thứ hai vào năm 1979 gọi là Nghị định thư SDR Ngoài ra còn có Công ước Liên hợp quốc về chuyên chở hàng hóa bằng đường biển ký tại Hamburg ngày 31/3/1978 thường gọi tắt là Công ước Hamburg hay qui tắc Hamburg 1978

- Điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn Incoterm 2000 giải thích các điều kiện thương mại của phòng thương mại quốc tế

- Quy tắc và thực hành thống nhất tín dụng chứng từ UPC 500 của phòng thương mại quốc tế Paris

Bên cạnh luật pháp quốc tế, Nhà nước Việt Nam đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến vận tải, giao nhận hàng hàng hóa xuất nhập khẩu như Bộ luật Hàng hải Việt Nam 1990, Luật thương mại Việt Nam 1997, Quyết định 2106/QĐ-GTVT quy định thể lệ bốc dỡ, giao nhận và bảo quản hàng hóa tại cảng biển Việt Nam, điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn Việt Nam (do VIFAS ban hành trên

cơ sở của FIATA), luật kinh doanh bảo hiểm, rồi Luật thuế…

Các hợp đồng làm cơ sở cho hoạt động giao nhận bao gồm hợp đồng mua bán ngoại thương, hợp đồng thuê tàu, hợp đồng ủy thác giao nhận, hợp đồng bảo hiểm

Các nguyên tắc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc chung trong giao nhận hàng hóa

Việc bốc dỡ, giao nhận, bảo quản hàng hóa XNK tại cảng là do cảng tiến hành trên cơ sở hợp đồng giữa chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác với cảng Người được chủ hàng ủy thác thường là người giao nhận

Đối với hàng không qua cảng (không lưu kho tại cảng) thì chủ hàng hoặc người được ủy thác có thể giao nhận trực tiếp với tàu, chỉ thỏa thuận với cảng về địa điểm bốc dỡ, thanh toán chi phí bốc dỡ và các chi phí phát sinh khác

Việc bốc dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng do cảng tổ chức thực hiện Nếu chủ hàng đưa phương tiện và nhân công vào cảng để bốc dỡ thì chủ hàng phải thỏa thuận với cảng và phải trả lệ phí liên quan, nếu có

Khi được ủy thác nhận hàng từ tàu, cảng nhận hàng bằng phương thức nào thì phải giao hàng bằng phương thức ấy

Người giao nhận hàng phải xuất trình chứng từ hợp lệ xác nhận quyền được nhận hàng và phải nhận liên tục trong một thời gian nhất định khối lượng hàng hóa

ghi trong chứng từ Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa khi đã ra khỏi cảng

Việc giao nhận được tiến hành trên cơ sở ủy thác của chủ hàng tức là chủ hàng ủy thác việc gì thì chỉ làm việc đó

Ngoài ra còn có những quy tắc cơ bản như việc giao nhận phải đảm bảo định mức xếp dỡ của cảng, hàng thông qua cảng phải có đầy đủ ký mã hiệu

1.3.2 Qu y trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu

1.3.2.1 Đối với hàng hóa không phải lưu kho, lưu bãi của cảng

Đây là hàng hóa xuất khẩu do chủ hàng vận chuyển từ các nơi trong nước để xuất khẩu, có thể để tại các kho riêng của mình chứ không qua các kho của cảng Từ kho riêng, các chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác có thể giao trực tiếp cho tàu Các bước giao nhận cũng diễn ra như đối với hàng qua cảng

 Đưa hàng đến cảng

 Làm thủ tục xuất khẩu, giao hàng cho tàu

 Chủ hàng phải đăng ký với cảng về máng, địa điểm, cầu tàu xếp dỡ

 Làm các thủ tục liên quan đến xuất khẩu như hải quan, kiểm dịch…

 Tổ chức vận chuyển, xếp hàng lên tàu

 Tiến hành xếp hàng lên tàu do công nhân của cảng làm, nhân viên giao nhận phải theo dõi quá trình để giải quyết các vấn đề xảy ra, trong đó phải xếp hàng lên tàu và ghi vào tally sheet ( phiếu kiểm kiện)

 Lập biên lai thuyền phí ghi số lượng, tình trạng hàng hóa xếp lên tàu (là cơ

sở để cấp vận đơn) Biên lai phải sạch

 Người chuyên chở cấp vận đơn, do chủ hàng lập và đưa thuyền trưởng ký, đóng dấu

 Lập bộ chứng từ thanh toán tiền hàng được hợp đồng hoặc L/C quy định

 Thông báo cho người mua biết việc giao hàng và phải mua bảo hiểm cho hàng hóa (nếu cần)

 Tính toán thưởng phạt xếp dỡ hàng nhanh chậm ( nếu có)

1.3.2.2 Đối với hàng hóa phải lưu kho, lưu bãi của cảng

Đối với loại hàng này, việc giao hàng gồm hai bước lớn: chủ hàng giao hàng xuất khẩu cho cảng, sau đó cảng tiến hành giao hàng cho tàu

Giao hàng xuất khẩu cho cảng bao gồm các công việc:

 Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác ký kết hợp đồng lưu kho bảo quản hàng hóa với cảng

 Trước khi giao hàng cho cảng, phải giao cho cảng các giấy tờ

 Danh mục hàng hóa xuất khẩu (cargo list)

 Thông báo xếp hàng của hãng tàu cấp (shipping order) nếu cần

 Chỉ dẫn xếp hàng (shipping note)

 Giao hàng vào kho, bãi cảng

 Cảng giao hàng cho tàu

 Trước khi giao hàng cho tàu, chủ hàng phải:

o Làm các thủ tục liên quan đến xuất khẩu: hải quan, kiểm dịch, kiểm nghiệm

o Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến (ETA), chấp nhận NOR

o Giao cho cảng sơ đồ xếp hàng

 Tổ chức xếp và giao hàng cho tàu:

 Trước khi xếp, phải tổ chức vận chuyển hàng từ kho ra cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định số máng xếp hàng, bố trí xe và công nhân, người áp tải nếu cần

 hành bốc và giao hàng cho tàu Việc xếp hàng lên tàu do công nhân cảng làm Hàng sẽ được giao dịch cho tàu dưới sự giám sát của đại diện hải quan Trong quá trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm của cảng phải ghi số lượng hàng giao vào Tally Report, cuối ngày phải ghi vào Daily Report và khi xếp xong một tàu cũng có nhân viên kiểm đếm và ghi kết quả vào Tally Sheet.Việc kiểm đếm cũng có thể thuê nhân viên của công ty kiểm kiện

 Khi giao nhận xong một lô hoặc tại tàu, cảng phải lấy biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt) để trên cơ sở đó lập vận đơn (B/L)

 Lập bộ chứng từ thanh toán

 Thông báo cho người mua về việc giao hàng

 Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng

 Tính toán thưởng phạt, xếp dỡ nếu có

1.3.2.3 Đối với hàng xuất khẩu đóng trong container

1.3.2.3.1 Gửi hàng nguyên (FCL) Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác điền vào booking note và đưa cho đại diện hãng tàu để xin ký cùng với bản danh mục xuất khẩu (cargo list)

Sau khi đăng ký booking note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ container để chủ hàng mượn

Chủ hàng lấy container rỗng về địa điểm đóng hàng của mình

Mời đại diện hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám định (nếu có) đến kiểm tra và giám sát việc đóng hàng vào container Sau khi đóng xong, nhân viên hải quan sẽ niêm phong, kẹp chì container

Chủ hàng vận chuyển và giao container cho tàu tại CY quy định, trước khi hết thời gian quy định (closing time) của từng chuyến tàu (thường là 8 tiếng trước khi tàu bắt đầu xếp hàng) và lấy biên lai nhận container

Sau khi container đã xếp lên tàu thì mang Mate’s Receipt để đổi lấy vận đơn

1.3.2.3.2 Gửi hàng lẻ (LCL) Chủ hàng gửi booking note cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu, cung cấp cho họ những thông tin cần thiết về hàng xuất khẩu Sau khi booking note được chấp nhận, chủ hàng sẽ thỏa thuận với hãng tàu về ngày, giờ, địa điểm giao nhận

Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác mang hàng đến giao cho người chuyển chở hoặc đại lý tại CFS hoặc ICD quy định

Các chủ hàng mời đại diện hải quan kiểm tra, kiểm hóa, giám sát việc đóng hàng vào container của người chuyên chở hoặc người gom hàng Sau khi hải quan niêm phong kẹp chì container, chủ hàng hoàn thành thủ tục để bốc container lên tàu

và yêu cầu cấp vận đơn

Người chuyên chở cấp biên lai nhận hàng hoặc một vận đơn chung chủ Người chuyên chở xếp container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến

• 02 bản chính tờ khai hải quan hàng xuất khẩu

• 01 bản sao hợp đồng mua bán ngoại thương hoặc giấy tờ có giá trị tương đương như hợp đồng

• 01 bản giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký

mã số doanh nghiệp (chỉ nộp một lần khi đăng ký làm thủ tục cho lô hàng đầu tiên tại mỗi điểm làm thủ tục hải quan)

• 02 bản chính bản kê chi tiết hàng hoá (đối với hàng không đồng nhất)

 Tờ khai hải quan: là một văn bản do chủ hàng, chủ phương tiện khai báo xuất trình cho cơ quan hải quan trước khi hàng hoặc phương tiện xuất hoặc nhập qua lãnh thổ quốc gia

Thông lệ quốc tế cũng như pháp luật Việt nam quy định việc khai báo hải quan là việc làm bắt buộc đối với phương tiện xuất hoặc nhập qua cửa khẩu quốc gia Mọi hành vi vi phạm như không khai báo hoặc khai báo không trung thực đều bị cơ quan hải quan xử lý theo luật pháp hiện hành

 Hợp đồng mua bán ngoại thương là sự thoả thuận giữa những đương sự có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau, theo đó bên xuất khẩu có nghĩa vụ chuyển vào quyền sở hữu của bên nhập khẩu một tài sản nhất định gọi là hàng hoá Bên nhập khẩu có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng

 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp Trước đây doanh nghiệp XNK phải nộp giấy phép kinh doanh XNK loại 7 chữ số do Bộ Thương mại cấp Hiện giờ tất cả các doanh gnhiệp hội đủ một số điều kiện (về pháp lý, về vốn ) là có quyền xuất nhập khẩu trực tiếp

 Bản kê chi tiết hàng hoá (cargo list): là chứng từ về chi tiết hàng hoá trong kiện hàng Nó tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hoá Ngoài ra

nó có tác dụng bổ sung cho hoá đơn khi lô hàng bao gồm nhiều loại hàng có tên gọi khác nhau và phẩm cấp khác nhau

Chứng từ với cảng và tàu

Ðược sự uỷ thác của chủ hàng Người giao nhận liên hệ với cảng và tàu để lo liệu cho hàng hóa được xếp lên tàu Các chứng từ được sử dụng trong giai đoạn này gồm:

 Chỉ thị xếp hàng (shipping note): Ðây là chỉ thị của người gửi hàng cho công

ty vận tải và cơ quan quản lý cảng, công ty xếp dỡ, cung cấp những chi tiết đầy đủ về hàng hoá được gửi đến cảng để xếp lên tầu và những chỉ dẫn cần thiết

 Biên lai thuyền phó (Mate’s receipt): Biên lai thuyền phó là chứng từ do thuyền phó phụ trách về gửi hàng cấp cho người gửi hàng hay chủ hàng xác nhận tàu đã nhận xong hàng Việc cấp biên lai thuyền phó là một sự thừa nhận rằng hàng đã được xếp xuống tàu, đã được xử lý một cách thích hợp và cẩn thận Do đó trong quá trình nhận hàng người vận tải nếu thấy tình trạng bao bì không chắc chắn thì phải ghi chú vào biên lai thuyền phó

Dựa trên cơ sở biên lai thuyền phó, thuyền trưởng sẽ ký phát vận đơn đường biển là tàu đã nhận hàng để chuyên chở

 Vận đơn đường biển (Ocean Bill of Lading): Vận đơn đường biển là một chứng từ vận tải hàng hoá bằng đường biển do người chuyên chở hoặc đại

diện của họ cấp cho người gửi hàng sau khi đã xếp hàng lên tàu hoặc sau khi

đã nhận hàng để xếp

Vận đơn đường biển là một chứng từ vận tải rất quan trọng, cơ bản về hoạt động nghiệp vụ giữa người gửi hàng với người vận tải, giữa người gửi hàng với người nhận hàng Nó có tác dụng như là một bằng chứng về giao dịch hàng hoá, là bằng chứng có hợp đồng chuyên chở

 Bản lược khai hàng hoá (Cargo Manifest): Ðây là bản lược kê các loại hàng xếp trên tàu để vận chuyển đến các cảng khác nhau do đại lý tại cảng xếp hàng căn cứ vào vận đơn lập nên

Bản lược khai phải chuẩn bị xong ngày sau khi xếp hàng, cũng có thể lập khi đang chuẩn bị ký vận đơn, dù sao cũng phải lập xong và ký trước khi làm thủ tục cho tàu rời cảng

Bản lược khai cung cấp số liệu thông kê về xuất khẩu cũng như nhập khẩu và

là cơ sở để công ty vận tải (tầu) dùng để đối chiếu lúc dỡ hàng

 Phiếu kiểm đếm (Dock sheet & Tally sheet): Dock sheet là một loại phiếu kiểm đếm tại cầu tàu trên đó ghi số lượng hàng hoá đã được giao nhận tại cầu

Tally sheet là phiếu kiểm đếm hàng hoá đã xếp lên tàu do nhân viên kiểm đếm chịu trách nhiệm ghi chép

Công việc kiểm đếm tại tàu tuỳ theo quy định của từng cảng còn có một số chứng từ khác như phiếu ghi số lượng hàng, báo cáo hàng ngày

Phiếu kiểm đếm là một chứng từ gốc về số lượng hàng hoá được xếp lên tàu

Do đó bản sao của phiếu kiểm đếm phải giao cho thuyền phó phụ trách về hàng hoá một bản để lưu giữ, nó còn cần thiết cho những khiếu nại tổn thất

về hàng hoá sau này

 Sơ đồ xếp hàng (Ship’s stowage plan): Ðây chính là bản vẽ vị trí sắp xếp hàng trên tàu Nó có thể dùng các màu khác nhau đánh dấu hàng của từng cảng khác nhau để dễ theo dõi, kiểm tra khi dỡ hàng lên xuống các cảng Khi nhận được bản đăng ký hàng chuyên chở do chủ hàng gửi tới, thuyền trưởng cùng nhân viên điều độ sẽ lập sơ đồ xếp hàng mục đích nhằm sử dụng một cách hợp lý các khoang, hầm chứa hàng trên tàu cân bằng trong quá trình vận chuyển

Chứng từ khác

Ngoài các chứng từ xuất trình hải quan và giao dịch với cảng, tàu, người giao nhận được sự uỷ thác của chủ hàng lập hoặc giúp chủ hàng lập những chứng từ về hàng hoá, chứng từ về bảo hiểm, chứng từ về thanh toán Trong đó có thể đề cập đến một số chứng từ chủ yếu sau:

 Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin): Giấy chứng nhận xuất xứ là một chứng từ ghi nơi sản xuất hàng do người xuất khẩu kê khai, ký và được người của cơ quan có thẩm quyền của nước người xuất khẩu xác nhận

Chứng từ này cần thiết cho cơ quan hải quan để tuỳ theo chính sách của Nhà nước vận dụng các chế độ ưu đãi khi tính thuế Nó cũng cần thiết cho việc theo dõi thực hiện chế độ hạn ngạch Ðồng thời trong chừng mực nhất định,

nó nói lên phẩm chất của hàng hoá bởi vì đặc điểm địa phương và điều kiện sản xuất có ảnh hưởng tới chất lượng hàng hoá

 Hoá đơn thương mại (Commercial invoice): Sau khi giao hàng xuất khẩu, người xuất khẩu phải chuẩn bị một hoá đơn thương mại Ðó là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hoá đơn

 Phiếu đóng gói (Packing list): Phiếu đóng gói là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng Phiếu đóng gói được sử dụng để mô tả cách đóng gói hàng hoá ví dụ như kiện hàng được chia ra làm bao nhiêu gói, loại bao gói được sử dụng, trọng lượng của bao gói, kích cỡ bao gói, các dấu hiệu

có thể có trên bao gói Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi để trong một túi gắn bên ngoài bao

bì

 Giấy chứng nhận số lương/trọng lượng (Certificate of quantity/weight): Ðây

là một chứng thư mà người xuất khẩu lập ra, cấp cho người nhập khẩu nhằm xác định số trọng lượng hàng hoá đã giao

Tuy nhiên để đảm bảo tính trung lập trong giao hàng, người nhập khẩu có thể yêu cầu người xuất khẩu cấp giấy chứng nhận số/trọng lượng do người thứ

ba thiết lập như Công ty giám định, Hải quan hay người sản xuất

 Chứng từ bảo hiểm: Người giao nhận theo yêu cầu của người xuất khẩu có thể mua bảo hiểm cho hàng hoá Chứng từ bảo hiểm là những chứng từ do cơ

quan bảo hiểm cấp cho các đơn vị xuất nhập khẩu để xác nhận về việc hàng hoá đã được bảo hiểm và là bằng chứng của hợp đồng bảo hiểm

Chứng từ bảo hiểm thường được dùng là đơn bảo hiểm (Insurance Policy) hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate)

1.3.3 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu

1.3.3.1 Đối với hàng hóa không phải lưu kho, lưu bãi của cảng

Trong trường hợp này, chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác đứng ra giao nhận trực tiếp với tàu

Ðể có thể tiến hành dỡ hàng, 24 giờ trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu, chủ hàng phải trao cho cảng một số chứng từ:

 Bản lược khai hàng hoá (2 bản)

 Sơ đồ xếp hàng (2 bản)

 Chi tiết hầm hàng (2 bản)

 Hàng quá khổ, quá nặng (nếu có)

 Chủ hàng xuất trình vận đơn gốc cho đại diện của hãng tàu

Trực tiếp nhận hàng từ tàu và lập các chứng từ cần thiết trong quá trình nhận hàng như:

 Biên bản giám định hầm tàu (lập trước khi dỡ hàng) nhằm quy trách nhiệm cho tàu về những tổn thất xảy sau này

 Biên bản dỡ hàng (COR) đối với tổn thất rõ rệt

 Thư dự kháng (LOR) đối với tổn thất không rõ rệt

 Bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC)

1.3.3.2 Đối với hàng hóa phải lưu kho, lưu bãi của cảng

Cảng nhận hàng từ tàu:

 Dỡ hàng và nhận hàng từ tàu (do cảng làm)

 Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận (nhân viên giao nhận phải cùng lập)

 Ðưa hàng về kho bãi cảng

Cảng giao hàng cho các chủ hàng

 Khi nhận được thông báo hàng đến, chủ hàng phải mang vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (D/O – delivery order) Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại vận đơn gốc và trao 3 bản D/O cho người nhận hàng

 Chủ hàng đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên lai

 Chủ hàng mang biên lai nộp phí, 3 bản D/O cùng hoá đơn và phiếu đóng gói đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để ký xác nhận D/O và tìm vị trí hàng, tại đây lưu 1 bản D/O

 Chủ hàng mang 2 bản D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho Bộ phận này giữ 1 D/O và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng

 Làm thủ tục hải quan qua các bước sau:

• Xuất trình và nộp các giấy tờ:

– Tờ khai hàng NK – Giấy phép nhập khẩu – Bản kê chi tiết

– Lệnh giao hàng của người vận tải – Hợp đồng mua bán ngoại thương – Một bản chính và một bản sao vận đơn – Giấy chứng nhận xuất xứ

– Giấy chứng nhận phẩm chất hoặc kiểm dịch nếu có – Hoá đơn thương mại

• Hải quan kiểm tra chứng từ

• Kiểm tra hàng hoá

• Tính và thông báo thuế

• Chủ hàng ký nhận vào giấythông báo thuế (có thể nộp thuế trong vòng 30 ngày) và xin chứng nhận hoàn thành thủ tục hải quan

Sau khi hải quan xác nhận “hoàn thành thủ tục hải quan” chủ hàng có thể mang ra khỏi cảng và chở về kho riêng

1.3.3.3 Đối với hàng nhập khẩu đóng trong container

1.3.3.3.1 Hàng nguyên cont (FCL)

 Khi nhận được thông báo hàng đến (NOA) thì chủ hàng mang vận đơn gốc

và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tầu để lấy D/O

 Chủ hàng mang D/O đến hải quan làm thủ tục và đăng ký kiểm hoá (chủ hàng có thể đề nghị đưa cả container vè kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải quan nhưng phải trả vỏ container đúng hạn nếu không sẽ bị phạt)

 Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang bộ chứng từ nhận hàng cùng D/O đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O

 Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng

1.3.2.7.2 Hàng lẻ (LCL) Chủ hàng mang vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng đến hãng tàu hoặc đại

lý của người gom hàng để lấy D/O, sau đó nhận hàng tại CFS quy định và làm các thủ tục như trên

1.3.3.4 Các chứng từ liên quan

Chứng từ phát sinh trong giao nhận hàng nhập khẩu

Khi nhận hàng nhập khẩu, người giao nhận phải tiến hành kiểm tra, phát hiện thiếu hụt, mất mát, tổn thất để kịp thời giúp đỡ người nhập khẩu khiếu nại đòi bồi thường

Một số chứng từ có thể làm cở sở pháp lý ban đầu để khiếu nại đòi bồi thường, đó là:

 Biên bản kết toán nhận hàng với tàu: (Report on receipt of cargo- ROROC) Ðây là biên bản được lập giữa cảng với tàu sau khi đã dỡ xong lô hàng hoặc toàn bộ số hàng trên tàu để xác nhận số hàng thực tế đã giao nhận tại cảng dỡ hàng qui định

Văn bản này có tính chất đối tịch chứng minh sự thừa thiếu giữa số lượng hàng thực nhận tại cảng đến và số hàng ghi trên bản lược khai của tàu Vì vậy đây là căn cứ để người nhận hàng tại cảng đến khiếu nại người chuyên chở hay công ty bảo hiểm (nếu hàng hoá đã được mua bảo hiểm) Ðồng thời đây cũng là căn cứ để cảng tiến hành giao nhận hàng nhập khẩu với nhà nhập

khẩu và cũng là bằng chứng về việc cảng đã hoàn thành việc giao hàng cho người nhập khẩu theo đúng số lượng mà mình thực tế đã nhận với người chuyên chở

 Biên bản kê khai hàng thừa thiếu: (Certificate of shortlanded cargo- CSC) Khi giao nhận hàng với tàu, nếu số lượng hàng hoá trên ROROC chênh lệch

so với trên lược khai hàng hoá thì người nhận hàng phải yêu cầu lập biên bản hàng thừa thiếu Như vậy biên bản hàng thừa thiếu là một biên bản được lập

ra trên cơ sở biên bản kết toán nhận hàng với tàu và lược khai

 Biên bản hàng hư hỏng đổ vỡ: (Cargo outum report- COR)Trong quá trình

dỡ hàng ra khỏi tàu tại cảng đích, nếu phát hiện thấy hàng hoá bị hư hỏng đổ

vỡ thì đại diện của cảng (công ty giao nhận, kho hàng) và tàu phải cùng nhau lập một biên bản về tình trạng đổ vỡ của hàng hoá Biên bản này gọi là biên bản xác nhận hàng hư hỏng đỏ vỡ do tàu gây nên

 Biên bản giám định phẩm chất:(Survey report of quality) Ðây là văn bản xác nhận phẩm chất thực tế của hàng hoá tại nước người nhập khẩu (tại cảng đến) do một cơ quan giám định chuyên nghiệp cấp Biên bản này được lập theo qui định trong hợp đồng hoặc khi có nghi ngờ hàng kém phẩm chất

 Biên bản giám định số trọng lượng: Ðây là chứng từ xác nhận số lượng, trọng lượng thực tế của lô hàng được dỡ khỏi phương tiện vận tải (tàu) ở nước người nhập khẩu Thông thường biên bản giám định số lượng, trọng lượng do công ty giám định cấp sau khi làm giám định

 Biên bản giám định của công ty bảo hiểm: là văn bản xác nhận tổn thất thực

tế của lô hàng đã được bảo hiểm do công ty bảo hiểm cấp để làm căn cứ cho việc bồi thường tổn thất

 Thư khiếu nại: Ðây là văn bản đơn phương của người khiếu nại đòi người bị khiếu nại thoả mãn yêu sách của mình do người bị khiếu nại đã vi phạm nghĩa vụ hợp đồng (hoặc khi hợp đồng cho phép có quyền khiếu nại)

 Thư dự kháng (Letter of reservation): Khi nhận hàng tại cảng đích, nếu người nhận hàng thấy có nghi ngờ gì về tình trạng tổn thất của hàng hoá thì phải lập thư dự kháng để bảo lưu quyền khiếu nại đòi bồi thường các tổn thất về hàng hoá của mình Như vậy thư dự kháng thực chất là một thông báo về tình

trạng tổn thất của hàng hoá chưa rõ rệt do người nhận hàng lập gửi cho người chuyên chở hoặc đại lý của người chuyên chở

 Sau khi làm thư dự kháng để kịp thời bảo lưu quyền khiếu nại của mình, người nhận hàng phải tiến hành giám định tổn thất của hàng hoá và lập biên bản giám định tổn thất hoặc biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng để làm cơ sở tính toán tiền đòi bồi thường

Tóm lại, Giao nhận vận tải hàng hoá xuất nhập khẩu chuyên chở bằng đường biển là nghiệp vụ phức tạp trong buôn bán quốc tế Hợp đồng xuất nhập khẩu chỉ

có thể thực hiện được khi hoạt động giao nhận vận tải được thực hiện Hợp đồng xuất nhập khẩu là hợp đồng thay đổi quyền sở hữu song quyền sở hữu di chuyển như thế nào phải cần đến giao nhận và vận tải Giao nhận và vận tải đóng vai trò hết sức quan trọng trong buôn bán quốc tế

Ch ương 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA QUỐC TẾ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH CÁT TƯỜNG GIANG

2.1 Khái quát về Công ty TNHH Cát Tường Giang

2.1.1 Giới thiệu về công ty

Tên chính thức: Công ty TNHH Cát Tường Giang

Tên giao dịch đối ngoại: CTG LOGISTICS & SHIPPING AGENCIES

Tên viết tắt: CTG LOGISTICS

BỘ PHẬN GIAO NHẬN

PHÒNG CHỨNG

TỪ

VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CONTAINER KHO B ÃI

2.1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban

Giám đốc: Giám đốc là người có quyền cao nhất trong công ty, có trách nhiệm quản lý, sắp xếp bộ máy tổ chức, trực tiếp điều hành toàn bộ hoạt động của công ty theo đúng pháp luật Việt Nam Giám đốc có toàn quyền quyết định mọi phương án kinh doanh, đứng ra ký kết hợp đồng với các đối tác, tạo và giữ mối quan hệ tốt đẹp với các đại lý nước ngoài sao cho công ty hoạt động có hiệu quả nhất Đồng thời sẽ chịu trách nhiệm với Nhà nước về mọi hoạt động kinh doanh của công ty

Nhiệm vụ các phòng ban:

Phòng chứng từ: Lập chứng từ có liên quan của từng lô hàng về:

 Hàng xuất:

– Đơn xin lưu khoang-Booking note

– Vận đơn đường biển B/L (Bill of lading)

– Vận đơn hàng không (Airway bill)

– Bản lược khai hàng hóa (Cargo Manifest)

 Hàng nhập:

– Thông báo tàu đến (Arrival Notice)

– Lệnh giao hàng –D/O (Delivery Order)

– Liên lạc thường xuyên với các hãng tàu qua E-mail để nắm được tình hình lịch trình vận chuyển các lô hàng để thông báo cho người gửi hàng

Phòng kế toán tổng hợp:

– Kiểm tra tài chính nhằm xác định hiệu quả kinh doanh của công ty

– Phân tích, tìm ra biện pháp sử dụng đồng vốn hiệu quả nhất

– Thực hiện công tác thanh toán với khách hàng

– Tham mưu cho giám đốc sử dụng các nguồn vốn và huy động vốn đạt hiệu suất cao, kiểm tra và thực hiện các chế độ chính sách về tài chính, quản lý, tổ chức và sử dụng lao động hợp lý Phòng này bao gồm hai bộ phận là bộ phận

– Quản lý việc đóng hàng vào container tại CY (Container Yard: Bãi container) hay CFS (Container Freight Station: Trạm giao nhận hàng lẻ) – Vận chuyển container ra cảng hoặc ICD (Inland Container Depot: Cảng nội địa)

– Giao container cho hãng tàu và lấy những chứng từ cần thiết

Phòng kinh doanh:

– Tìm kiếm nguồn khách hàng mới

– Tạo mối quan hệ tốt với khách hàng

– Cập nhật thông tin về tình hình hàng hóa xuất nhập khẩu và đồng thời đưa ra phương hướng phát triển thị phần

– Tạo lập mối quan hệ tốt với các hãng tàu để hỗ trợ dịch vụ tốt nhất đáp ứng được nhu cầu khách hàng

Bộ phận kho bãi container:

Bộ phận này có chức năng lưu giữ và bảo quản hàng hóa trong kho và vỏ container rỗng của các hãng tàu, nhận container và giao container theo lệnh của phòng chứng

từ và phòng giao nhận

2.1.2.2 Tình hình nhân sự của công ty

Bảng 2.1 Tình hình nhân sự của Công ty CTG năm 2011

(Nguồn: Bảng tổng kết tình hình nhân sự năm 2011)

Nhân sự các phòng

và bộ phận

Số lượng (người)

Tỷ trọng (%)

Trình độ Đại học Cao đẳng Trung

Tính đến cuối năm 2011 tổng số nhân viên của công ty là 25 người, trong đó

có 10 nữ và 15 nam Nhân viên có hợp đồng lao động thường xuyên là 15 người, nhân viên có hợp đồng lao động từ 1 năm là 7 người, nhân viên có hợp đồng lao động ngắn hạn 3 người Nhìn chung, đội ngũ nhân viên của công ty khá trẻ và hết sức năng đông Sau khi gia nhập WTO, trước sự cạnh tranh gay gắt của nhiều doanh nghiệp forwarder trong nước và trên thế giới thì việc cải tiến hệ thống nhân sự ở toàn công ty là một yêu cầu trước mắt

Hiện nay, công ty đang thực hiện trẻ hóa lực lượng nhân sự, đào tạo những sinh viên mới ra trường xin vào làm việc và tạo cơ hội để họ gắn bó với công ty lâu dài Gửi nhân viên đi đào tạo trong nước và nước ngoài Tham gia các buổi hội thảo quốc tế về giao nhận và vận tải Nhìn chung tỷ lệ nhận viên có trình độ đại học của công ty cao hơn so với trình độ cao đẳng và trung cấp

Tuy nhiên một bộ phận nhỏ vẫn chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu công việc về khả năng ngoại ngữ, khả năng giao tiếp mà đây là một trong những yếu tố trong thời kì hội nhập yêu cầu Công ty nên tạo điều kiện để lực lượng nhân sự này

tự hoàn thiện năng lực và kĩ năng của bản thân trong tương lại

2.1.3 Hoạt động kinh doanh của công ty

2.1.3.1 Các loại hình dịch vụ của công ty

2.1.3.1.1 Dịch vụ vận chuyển đa phương thức (đường biển/đường bộ) Công ty chuyên kinh doanh các dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng nguyên container (FCL) đi đến tất cả các nước trên thế giới, vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ, vận chuyển hàng hóa quá cảnh sang Lào, thủ tục hải quan và các thủ tục khác có liên quan

2.1.3.1.2 Dịch vụ giao nhận hàng lẻ:

Công ty chuyên kinh doanh các dịch vụ: Gom hàng lẻ xuất trực tiếp từ cảng TP.HCM đến tất cả các cảng trên thế giới mỗi tuần hai chuyến (thứ năm và thứ bảy), xuất nhập khẩu và ủy thác xuất nhập khẩu, giao hàng hóa tận nhà, đóng gói bao bì hàng hóa, khai thuê hải quan, mua bảo hiểm hàng hóa Công ty tập hợp những lô hàng lẻ (LCL) của nhiều chủ hàng, sắp xếp phân loại đóng vào container và vận chuyển đến các cảng biển trên toàn thế giới

2.1.3.1.3 Dịch vụ làm đại lý hàng hải:

Chuyên kinh doanh các dịch vụ: Đại lý hàng hải, dịch vụ thuê tàu và môi giới tàu biển, kiểm kiện và cung ứng tàu biển Hiện nay quan hệ hợp tác đại lý với các hãng giao nhận, hãng tàu biển, nước ngoài vẫn tiếp tục được giữ vững đảm bảo

hệ thống mạng lưới dịch vụ có thể cung cấp đến mọi nơi trên thế giới bằng các phương thức vận tải khác nhau

2.1.3.2 Hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2009-2011

Các nguồn thu chủ yếu mà CTG có được là do khoản chênh lệch giữa giá mua và giá bán dịch vụ, các khoản hoa hồng hay thu nhập từ hoạt động giao nhận của công ty

Bảng 2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty CTG qua các năm

(ĐVT: Triệu đồng)

Chênh lệch 2010/2009

Chênh lệch 2011/2010

TT TĐ

(%) TT

TĐ (%) Tổng doanh thu 167.890 175.890 180.420 +8.000 4,7 +4.530 2,5 Tổng chi phí 154.312 164.506 164.336 +10.194 6,6 -170 0,1 Lợi nhuận trước

thuế 13.578 11.383 16.084 -2.195 16,2 +4.701 41,3 Thuế thu nhập

doanh nghiệp 3.692 3.274 4.135 -418 11,3 +861 26.3

Lợi nhuận thuần 9.885 8.108 11.948 -1.777 17,9 +3.840 123,

55 Lợi nhuận thuần

Nhìn chung tình hình doanh thu tăng mỗi năm trong đó năm 2011 đạt cao nhất Điều này cho thấy năm 2011 công ty có những bước phát triển tốt so với năm

Tổng doanh thu Tổng chi phí

Như đã nói ở trên, năm 2010 doanh thu tăng nhưng mức chi phí lại tăng cao, dẫn đến lợi nhuận giảm hơn so với năm 2009

Năm 2011 doanh thu tiếp tục tăng nhưng mạnh hơn năm 2010, thay vào đó chi phí lại giảm xuống Năm 2010 chi phí là 164.506 triệu đồng nhưng năm 2011

Biểu đồ 2.2: Biểu đồ doanh thu và chi phí

chi phí chỉ tốn 164.336 triệu đồng, chính vì thế mà lợi nhuận của năm 2011 công ty đạt khá cao, cao hơn so với năm 2010 tới 120.86% về lợi nhuận Từ đó cho thấy công ty đã phát huy được các thế mạnh và hạn chế những chi phí không cần thiết, giúp lợi nhuận tăng lên ngay cả trong khi kinh tế toàn cầu lâm vào khủng hoảng

2.2 Quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển tại Công Ty TNHH Cát Tường Giang

2.2.1 Quy trình giao nhận tại nước xuất khẩu

TERMINAL

CTG

CARRIER/CO LOADER CUSTOMER

Sơ đồ 2.4: Quy trình giao nhận tại nước xuất khẩu

(7) Pick up container

(10)Packing list

Mô tả quy trình:

(1) Booking request: Nhận thông tin đặt chỗ từ khách hàng

(2) Email get information: Liên hệ đại lý CTG để lấy thông tin về việc đại lý

có handle cảng này không?

(3) Confirm back: Đại lý xác nhận lại thông tin

(4) Booking request: Liên hệ hãng tàu để lấy hợp đồng lưu khoang

(5) Booking confirmation: Hãng tàu gửi xác nhận lưu khoang

(6) Booking note: Gửi lệnh cấp container rỗng cho khách hàng

(7) Pick up container: Khách hàng tổ chức giao hàng ra cảng

(8) Make customer: Khách hàng tiến hành làm thủ tục hải quan

(9) Finish customer: Hoàn tất thủ tục hải quan

(10) Packing list: Giao container cho CY quy định và lấy biên lai nhận container

(11) Sent packing list, make HBL, pay charge, take HBL: Gửi thông tin packing list, chi tiết B/L để CTG phát hành HBL, thanh toán tiền phí, cước tàu cho CTG và nhận HBL

(12) Sent detail SI, make MBL, pay charge, take telex release: Gửi chi tiết B/L cho hãng tàu, liên hệ làm MBL, trả phí, và lấy điện giao hàng

(13) Sent pre-alert (HBL, MBL, debit/credit note, telex release) : Gửi bộ chứng từ bao gồm HBL, MBL, giấy báo nợ, báo có, điện giao hàng cho đại lý để đại lý làm thủ tục giao hàng cho người nhận hàng tại nước nhập khẩu

2.2.1.1 Nhận thông tin đặt chỗ

Sơ đồ 2.5: Quy trình nhận thông tin đặt chỗ

Bước 1: Khách hàng liên hệ bộ phận kinh doanh CTG để được cung cấp lịch trình tàu chạy, giá cước cho lô hàng

Bước 2: Đồng thời về phía hãng tàu nhân viên CTG sẽ liên hệ với hãng tàu và quyết định lựa chọn hãng tàu sẽ đi Việc lựa chọn hãng tàu nào tùy thuộc vào nhiều yếu tố như: giá cước, chất lượng dịch vụ, tuyến đường, thời gian vận chuyển và mối quan hệ giữa công ty với hãng tàu đó

Bước 3: Nhân viên CTG cung cấp cho khách hàng lịch trình và giá cước qua đó khách hàng có thể biết được thời gian tàu chạy và thời gian tàu đến để chuẩn bị hàng và đặt chỗ cho số hàng cần xuất Nhân viên kinh doanh cũng tư vấn cho khách hàng trong việc chuyển chở hàng hóa như xem xét tuyến đường, phương thức vận chuyển cho phù hợp chứng từ quy định (hàng cho phép chuyển tải hay không cho phép chuyển tải) Lịch tàu này do các hãng tàu cung cấp thường theo lịch trình hàng tháng

Bước 4: Sau khi đã thỏa thuận chi phí vận chuyển, xem xét lịch trình tàu đi Khách hàng sẽ gửi thông tin đặt chỗ cho cho lô hàng cần xuất đến nhân viên kinh doanh CTG, các thông tin đặt chỗ như sau:

AGENT CTG

– Ngày dự kiến giao hàng

– Cảng đến (cảng dỡ)

– Địa điểm đóng hàng: Kho hay bãi

– Khối lượng tấn trên 1 container (tùy thuộc loại hàng và tùy thuộc loại container)

Bước 5: Bộ phận kinh doanh sẽ chuyển thông tin kèm tên khách hàng đến bộ phận booking theo dõi

này tại cảng đến

Bước 7: Xác nhận từ đại lý CTG việc xử lý lô hàng xuất khẩu này

Bước 8: Bước kế tiếp bộ phận booking liên hệ khách hàng xác nhận lại các thông tin mà họ cung cấp đã chính xác và yêu cầu họ xác nhận lại bằng email hoặc điện thoại

Trong công đoạn này cần lưu ý các vấn đề sau:

Những trường hợp khách hàng đi hàng thường xuyên qua công ty, họ sẽ trực tiếp liên hệ bộ phận booking để yêu cầu cung cấp thông tin, lịch trình tàu đi, tàu đến… để có thông tin chính xác cho việc đặt chỗ Nhân viên booking phải tiếp nhận yêu cầu và liên hệ với hãng tàu để tìm lịch trình phù hợp với thời gian, tàu đi, tàu đến cung cấp đầy đủ thông tin chính xác đến khách hàng

Các thông tin sau đây bộ phận booking cần kiểm tra kĩ trước khi thông báo

về lịch trình và nhận thông tin đặt chỗ từ khách hàng

- Hệ thống cảng biển mà hãng tàu này sẽ đến

- Thời gian chạy của hãng tàu này và thời gian chạy của hãng tàu khác chênh lệch bao nhiêu ngày

- Chất lượng dịch vụ của hãng tàu này như thế nào? Chuyển tải, delay, hàng hóa có thường xuyên bị rớt lại chuyến sau?

- Hành trình định kì của mỗi hãng tàu như thế nào?

………

Chính vì vậy bộ phận booking phải thường xuyên cập nhật thông tin về các hãng tàu chính xác để trả lời khách hàng cụ thể, sau đó mới có thể nhận thông tin để làm bước kế tiếp

2.2.1.2 Liên hệ lưu khoang

Sơ đồ 2.6: Quy trình liên hệ lưu khoang

Sau khi tiếp nhận thông tin từ bộ phận kinh doanh, bộ phận booking sẽ liên

hệ đặt chỗ bằng cách gửi Booking Request cho hãng tàu Việc gửi Booking Request mỗi hãng tàu có quy trình nhận thông tin riêng của họ như: gọi điện thoại hoặc email cho bộ phận booking, đặt chỗ online trên trang web của hãng tàu, gửi mail cho bộ phận chăm sóc khách hàng Việc gửi yêu cầu đặt chỗ qua email sẽ đảm bảo được việc kiểm tra kĩ nội dung đặt chỗ, ngoài ra còn là bằng chứng đặt chỗ trong trường hợp xảy ra sai sót thông tin

Nội dung đặt chỗ ngắn gọn và đầy đủ như sau:

 Tên shipper/Booking party (bên đặt chỗ)

 Partner code (mã thành viên)

 POD (tên cảng đến)

 Laden return location (địa điểm đóng hàng và hạ bãi)

 Commodity (tên hàng hóa)

 Volume (số lượng)

 Weight (trọng lượng)

 Freight term (hình thức thanh toán)

 ETD (ngày tàu đi)

(Trích dẫn phụ lục số 01- Booking Request)

Để công việc gửi booking request và nhận được xác nhận của hãng tàu nhanh chóng, trong quá trình gửi email đặt chỗ nên “cc” đến nhân viên kinh doanh của hãng tàu phụ trách booking này Như vậy thông tin sẽ được ưu tiên xử lý trước và nếu có sự thay đổi thông tin về booking cũng dễ dàng sửa đổi nhanh chóng và thuận lợi Khi ghi chủ để cho mail booking request, cần ghi rõ nội dung cụ thể của booking Ngoài ra cần ghi chú thêm tên cảng đến (cảng dỡ) hoặc cần thiết có thể thêm ngày tàu dự kiến đi để hãng tàu và CTG dễ dàng theo dõi, tìm kiếm email

BOOKING DEP T

CTG

BOOKING DEP T CARRIER