quy trình chứng từ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và những giải pháp phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển tại công ty tnhh honour lane logistics việt nam

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠOTRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HỒ CHÍ MINHKHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH ------BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP QUY TRÌNH CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU VÀ NHỮNG GIẢI PH

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HỒ CHÍ MINHKHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

- -BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

QUY TRÌNH CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG HÓA

XUẤT NHẬP KHẨU VÀ NHỮNG GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN

HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG QUỐC TẾ

BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH HONOUR LANE LOGISTICS VIỆT NAM

GVHD: ThS Nguyễn Phi KhanhSVTH: Đặng Thị Ngọc ÁnhMSSV: 12H4010010

TP Hồ Chí Minh, Tháng 6 Năm 2014

Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên xin gửi đến quý thầy cô đang giảng dạy và làm việc tại trườngĐại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh, quý thầy cô khoa quản trị kinh doanhcùng tập thể Bna Lãnh Đạo và cán bộ nhân viên Công ty TNHH HonourLane Logistics Việt Nam (Honour Lane Logistics Co., Ltd) lời chức sứckhỏe

Em xin cảm ơn tất cả các thầy cô giáo trong trường đã dạy dỗ, giúp đỡ

và hướng dẫn tận tình cho em trong suốt thời gian em theo học tại trường

Em xin cảm ơn thầy Nguyễn Phi Khanh đã hướng dẫn và giúp đỡ emtrong suốt quá trình thực tập để em có thể hoàn thành tốt bài báo cáo thực tậpcuối khóa theo đúng thời gian và quy định của trường

Em xin chân thành cảm ơn Công ty TNHH Honour Lane LogisticsViệt Nam, đơn vị đã nhận em vào thực tập và hướng dẫn tận tình cho emtrong suốt quá trình thực tập tại công ty

Một lần nữa em xin chúc tất cả mọi người sức khỏe dồi dào và luônthành công trong công việc cũng như trong cuộc sống

Em xin trân trọng kính chào !

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP

Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

MỤC LỤC

Đề mục Trang

MỤC LỤC 5

LỜI MỞ ĐẦU 7

Chương 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH HONOUR LANE LOGISTICS VIỆT NAM 9

1.1 Giới thiệu chung về công ty 9

1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Honour Lane Logistics Việt Nam 9

1.3 Lĩnh vực hoạt động 10

1.4 Cơ cấu tổ chức các phòng ban chức năng 10

1.5 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban 10

1.6 Thị trường của công ty 12

1.7 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 14

Chương 2: QUY TRÌNH CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH HONOUR LANE LOGISTICS VIỆT NAM 16

2.1 Vai trò của bộ phận chứng từ trong công ty 16

2.2 Vai trò của bộ phận chứng từ với những cơ quan, doanh nghiệp ngoài công ty 18

2.2.1 Quy trình nhập khẩu hàng hóa 19

2.2.2 Quy trình xuất hàng hóa nguyên container (FCL) 21

Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd

2.3 Nhiệm vụ của sinh viên thực tập 23

Chương 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA QUỐC TẾ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH HONOUR LANE LOGISTICS VIỆT NAM 25

3.1 Giải pháp về thị trường 25

3.2 Giải pháp về loại hình dịch vụ giao nhận 27

3.3 Nâng cao chất lượng dịch vụ 28

3.4 Giải pháp về xúc tiến thương mại 28

3.5 Đào tạo và nâng cao nguồn nhân lực 29

3.6 Giải pháp về tổ chức quản lý 30

3.7 Hạn chế sự ảnh hưởng của tính thời vụ 30

Chương 4: KẾT LUẬN 33

TÀI LIỆU THAM KHẢO 34

LỜI MỞ ĐẦU

Trong xu hướng hội nhập toàn cầu hiện nay, vận tải quốc tế đang ngàycàng thể hiện rõ vai trò là tiền đề, là điều kiện tiên quyết trong sự ra đời vàphát triển của thương mại quốc tế

Với ưu thế là một trong số ít các quốc gia có tới 3260 km bờ biểnthuận tiện cho hoạt động vận tải quốc tế bằng đường biển, Việt Nam đã, đang

và ngày càng chú trọng phát triển các hoạt động này

Là một ngành quan trọng trong vận tải quốc tế ra đời cách đây gần 500năm tại Thụy Sỹ, có thể nói ngành giao nhận, đặc biệt là giao nhận bằngđường biển đã có bề dày lịch sử và khẳng định sự tồn tại cũng như vai trò củamình trong sự phát triển của kinh tế thế giới Như chúng ta đều biết hoạtđộng xuất nhập khẩu là một quá trình diễn ra đòi hỏi các doanh nghiệp phảinắm vững nghiệp vụ và trình độ chuyên môn, từ khâu giao dịch đàm phánđến khâu thực hiện giao nhận Tất cả đều rất quan trọng và nó quyết định đến

sự thành công hay không của doanh nghiệp Nhập khẩu đóng vai trò thúc đẩyxuất khẩu, tạo đầu vào cho sản xuất hàng xuất khẩu, tạo điều kiện thuận lợi

để hang xuất khẩu Việt Nam vươn ra thị trường nước ngoài Ngược lại, xuấtkhẩu tạo nguồn vốn cho nhập khẩu, phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hóa –hiện đại hóa đất nước Một phần không thể thiếu trong nghiệp vụ xuất nhậpkhẩu là quy trình giao nhận hang hóa Đây là một khâu rất quan trọng đối vớinhững công ty xuất nhập khẩu Thiếu nghiệp vụ này thì coi như hoạt độngmua bán trong nước cũng như ngoài nước không thể thực hiện được

Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Honour Lane LogisticsViệt Nam, nhận thức được tầm quan trọng của khâu giao nhận trong hoạtđộng xuất nhập khẩu, cũng như muốn nâng cao kiến thức của bản thân để khitốt nghiệp có thể làm việc trong lĩnh vực này, em đã chọn đề tài “Quy trìnhchứng từ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và những giải pháp phát triển

Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltdhoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển tại công ty TNHHHonour Lane Logistics Việt Nam” để làm báo cáo thực tập.

Với phương pháp nghiên cứu là kết hợp các cơ sở lý luận và thực tế vềquy trình chứng từ xuất nhập khẩu bằng đường biển cùng với các phươngpháp so sánh, thống kê, phân tích,…Nhằm mục tiêu phân tích quy trìnhchúng từ xuất nhập khẩu này tại công ty, từ đó đưa ra một số giải pháp đểphát triển hoạt động giao nhận này

Trong quá trình thực tập, do kiến thức và thời gian có hạn nên chắcchắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót trong khi thực hiện báo cáo này Vìvậy, em rất mong nhận được sự giúp đỡ của quý thầy cô hướng dẫn thực tập,cũng như các anh chị trong công ty TNHH Honour Lane Logistics Việt Nam,

để em có thể hoàn thành báo cáo một cách tốt nhất Em xin chân thành cảmơn

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH

HONOUR LANE LOGISTICS VIỆT NAM

1.1 Giới thiệu chung về công ty

 Tên công ty: công ty TNHH Honour Lane Logistics Việt Nam

 Tên tiếng Anh: Honour Lane Logistics Co., Ltd

 Địa chỉ: Phòng 12B3 Tòa nhà International Plaza, 343 Phạm NgũLão, Phường Phạm Ngũ Lão, Quận 1, Thành Phố Hồ Chí Minh

1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Honour Lane

Logistics Việt Nam

Công ty Honour Lane Việt Nam là một công ty liên doanh, thuộc tậpđoàn Honour Lane Shipping của Hồng Kông Đây là một trong những nhàcung cấp dịch vụ logistics hàng đầu trong ngành mậu dịch xuyên Thái BìnhDương được thành lập năm 1997

Địa chỉ trụ sở chính: Tower 2, Nina Tower, 8 Yeung Uk, Tsuen, N.T.,Hong Kong

Tháng 5 năm 2008, Honour Lane Shipping mở chi nhánh tại Việt Namvới tên gọi là công ty TNHH Honour Lane Việt Nam

Lúc mới thành lập, công ty chủ yếu làm hàng chỉ định từ công ty mẹ

và dịch vụ giao nhận hàng hóa cho các doanh nghiệp xuất khẩu tại Việt Nam(xuất theo loại hình FOB), chưa có bộ phận kinh doanh hàng free-hand

Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd

Tháng 10 năm 2008, công ty tuyển dụng bộ phận kinh doanh

free-hand

Hiện nay công ty đang trên đà phát triển với nguồn nhân lực trẻ, năng

động và đầy tiềm năng

1.3 Lĩnh vực hoạt động

Chuyên cung cấp các dịch vụ thu gom, hàng rời, hàng vận tải đường

biển và đường hàng không cả về xuất và nhập khẩu Bên cạnh đó còn nhận

làm thủ tục hải quan, đại lý tàu biển và môi giới thuê tàu, dịch vụ chuyển tải,

chuyển phát nhanh, dịch vụ giao hàng từ cảng tới cảng (CY/CY), từ cảng tới

bờ (CY/RAMP), từ cảng tới cửa (CY/DR)

1.4 Cơ cấu tổ chức các phòng ban chức năng

1.5 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban

Là người đứng đầu công ty, là đại diện pháp nhân của công ty trong quan

hệ làm ăn với đối tác, bạn hàng trong và ngoài nước Xây dựng và thực hiện

chiến lược và kế hoạch phát triển của công ty Điều hành hoạt động của công

ty và chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của công ty, quyết định mọichính sách và mục tiêu chiến lược, trực tiếp chỉ đạo công tác tài vụ, sử dụngvốn, tố chức nhân sự,…của công ty tại Việt Nam theo chỉ thị của công ty mẹ.

Chịu trách nhiệm cân đối tài chính kế toán Kiểm tra các chứng từ kế toán có lien quan đến hoạt động của các phòng ban Xây dựng báo cáo tài chính về tình hình thực tế thực hiện kế hoạch tài chính của công ty, cân đối lỗ/lãi,… Thực hiện xây dựng các mức chi phí của công ty Quan hệ với ngân hàng và các tổ chức tài chính

Quản lý chung về trang thiết bị, tài sản cố định, cấp phát văn phòng phẩm, chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, ký kết hợp đồng lao động, bảo hiểm, xây dựng kế hoạch tiền lương, tiền thưởng cho nhân sự của công ty.

Thường xuyên chăm sóc khách hàng , đặc biệt là khách hàng trung thànhphải có những chế độ ưu đãi hợp lý để họ yên tâm và hài lòng khi sử dụngdịch vụ của công ty

Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd

Tư vấn cho khách hàng về các hãng tàu/hãng hàng không tốt nhất, thườngxuyên kiểm tra giá tốt hoặc cập nhật giá mới nhất trong bảng giá cước tàu.Cập nhật thông tin khách hàng cho đại lý và báo giá cho đại lý

o Nhân viên khai báo dữ liệu: Dành cho hàng xuất vào thị trường

Mỹ, chịu trách nhiệm khai báo AMS (Auto Manifest System) – hệ thốngtruyền dữ liệu đến hải quan Mỹ, gửi Debit Note cho khách hàng (đề nghịthanh toán)

o Nhân viên booking: Liên hệ với các bộ phận booking để đặt chỗtrên tàu hay máy bay khi có yêu cầu từ khách hàng, lấy booking gửi cho các

bộ phận liên quan

1.6 Thị trường của công ty

Thị trường của công ty bao gồm:

Quảng Đông –

Trung Quốc

- Diên Điền - Xà Khẩu

- Hoàng Phố - Quảng Châu

- Nam Hải - Thuận Đức

- Phật Sơn - Trung Sơn

- Thượng Hải - Ninh Ba

- Thiên Tân - Thanh Đảo

của Trung Quốc - Đạt Liên

Các khu vực khác của châu Âu, Địa Trung Hải, Trung Đông,

Scandinavia, lục địa Ấn Độ, châu Phi, Pakistan,…

Với kinh nghiệm và lực lượng bán hàng tài năng của công ty, HonourLane đã tạo dựng và thiết lập mối quan hệ than thiết với nhiều hang tàu trênthế giới, có thể kể đến như:

Tuyến đường

mậu dịch Châu

Mỹ

- MSC - MAERSK - COSCO

- EMC - UASC - WANHAI

- PIL - ZIM - HANJIN

- HANJIN - MAERSK - ZIM

- EMC - COSCO - APL

- PIL - CSCL - …

Nhờ vào hệ thống đại lý có mặt ở hầu hết các nước trên thế giới, vớigiá cước cạnh tranh hơn so với những công ty khác, cùng với việc liên lạchằng ngày qua e-mail, điện thoại nên việc giao hàng đến tận nơi của người

Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltdnhận được thực hiện dễ dàng và thuận tiện Với tiêu chí hàng hóa của kháchhàng luôn được công ty chăm sóc cho dù đó là chuyến hàng có số lượng lớn,vài container hay chỉ là một vài khói hàng lẻ Vì vậy nếu có xảy ra bất cứ rắcrối nào, công ty đều sẽ tiến hành giải quyết nhanh nhất nhất có thể theohướng hạn chế tối đa những thiệt hại do các vấn đề đó gây ra.

1.7 Kết quả hoạt động kinh doanh

Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2012 – 2013:

1 Doanh thu thuần về cung cấp dịch vụ 44.121.652.425 49.210.038.519

(Nguồn: Phòng Hành chính – Kế toán)Qua bảng số liệu trên ta thấy tình hình hoạt động kinh doanh của công

ty ngày càng phát triển và mang lại hiệu quả rõ rệt

Tổng lợi nhuận năm sau so với năng trước tăng 250.309.550 VND (tăng45.38%)

- Tổng doanh thu hằng năm tăng

- Đóng góp ngân sách nhà nức tăng

- Thu nhập bình quân đầu người của lao động trong công ty tăng, gópphần gải quyết việc làm cho người lao động trong độ tuổi lao động

Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH

HONOUR LANE LOGISTICS VIỆT NAM 2.1 Vai trò của bộ phận chứng từ trong công ty

Vai trò của bộ phận này là quản lý chung tất cả cấc vấn đề chứng từliên quan đến nghiệp vụ giao nhận ngoại thương Bên cạnh đó, quản lý hệthống chứng từ cho hàng xuất và hàng nhập cho tất cả các văn phòng, đại

lý trong hệ thống tập đoàn

 Nhân viên làm bill: phụ trách phát hành bill cho khách hàng,hang tàu và đại lý, gửi điện giao nhận hàng và gửi file ISF(Import Sercurity Filling – Kê khai an ninh dành cho nhà nhậpkhẩu đến Mỹ)

 Nhân viên khai báo dữ liệu: Dành cho các mặt hàng xuất khẩuvào thị trường Mỹ, chịu trách nhiệm khai báo AMS (AutoManifest System – Hệ thống truyền dữ liệu đến hải quan Mỹ);gửi Debit Note (đề nghị thanh toán) cho khách hàng

 Nhân viên booking: Liên hệ với các bộ phận booking để đặt chỗtrên tàu hay máy bay khi có yêu cầu từ khách hàng, lấy bookinggửi cho các bộ phận liên quan

Hình 1: Quy trình thực hiện công việc tại công ty:

Thông qua quy trình và cách thức công việc tại công ty (Hình 1) có thể

nhận thấy rõ hơn vai trò của bộ phận cũng như mối quan hệ giữa bộ phận nàyvới bộ phận khác trong công ty

 Bước 1: Bộ phận kinh doanh bán giá cước tàu cho người bán (ở đây là

khách hàng) Khi thỏa thuận đã được chấp thuận thì sẽ ký kết hợp đồngthực hiện dịch vụ

 Bước 2: Bộ phận khách hàng nhận thông tin từ bộ phận kinh doanh về

người bán sẽ lien lạc với họ để gửi yêu cầu đặt chỗ (Booking Request).Người bán lúc này xem xét thời gian đóng hàng coi có kịp với thờigian ghi trên Booking Request hay không Nếu đồng ý thì sẽ gửi lạithư xác nhận đặt chỗ (Booking Comfirm) cho bộ phận khách hàng Tạicông ty Honour Lane, sẽ có 3 người chịu trách nhiệm làm công việcnày Hai người phụ ttrachs những chuyến hàng đi Mỹ do số lượng

Bộ phận kinhdoanh

Ngườibán

Người nhận

Bộ phậnkhách hàng

Hãng

tàu

Bộ phậnchứng từ

Đạilý

Bộ phận

kế toán

8

114

5

6

Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltdhàng đi tuyến này rất nhiều Còn một người phụ trách những tuyếnhàng đi đến những nơi khách ngoài Mỹ.

 Bước 3: Bộ phận khách hàng dựa trên yêu cầu của người bán, gửi cho

hang tàu một Booking Request để được sắp xếp chỗ trên tàu Nếu phùhợp với lịch trình tàu chạy thì sẽ gửi lại một Booking Comfirm xácnhận đồng ý giữ chỗ cho hàng hóa đó

 Bước 4: Khi người bán đóng hàng hóa xong chuẩn bị đưa lên tàu, sẽ

gửi SI (Shipment Instruction – Bnagr chỉ dẫn người giao hàng về thôngtin hàng hóa được đưa lên tàu) cho bộ phận chứng từ để họ có cơ sởlàm vận đơn Sauk hi phát hành House B/L và nhận được Master B/L

từ hang tàu, bộ phận chứng từ sẽ cấp phát lại cho người bán

 Bước 5: Bộ phận chứng từ gửi thông tin chi tiết hàng hóa cho hang tàu

để làm cơ sở phát hàng Master B/L gửi trả lại cho bộ phận chứng từ

Tại công ty, các công việc trong bước 4 và bước 5 do hai nhân viênthực hiện Hai người này cũng phụ trách việc giao vận đơn cho kháchhàng khi họ tới công ty lấy

 Bước 6: Bộ phận kế toán lấy thông tin xuất hóa đơn cho khách hàng

(tên, địa chỉ, mã số thuế) Kiểm tra trên hệ thống tài khoản ngân hàng

tự động về tình trạng thanh toán Dựa trên hóa đơn do bộ phận kế toánxuất, bộ phận chứng từ mới phát hành vận đơn (ở bước 5) cho kháchhàng đã thanh toán hóa đơn

 Bước 7: Người bán sau khi giao hàng và nhận được bộ chứng từ từ

hãng tàu sẽ mâng bộ chứng từ đó gửi cho phía người mua để đượcthanh toán (Hoặc mang tới ngân hàng hoặc gửi điện , tùy thuộc vàothỏa thuận thanh toán giữa hai bên)

 Bước 8: Bộ phận chứng từ gửi thông tin lô hàng đã xuất đi cho đại lý

của mình ở nước của người mua để họ chuẩn bị nhận hàng hoặc khaibáo những thông tin cần thiết khác như AMS, FMC, ISF,…đối vớinhững lô hàng xuất quan Mỹ Hai bên cũng dựa trên những thỏa thuận

để phận chia chi phí và lợi nhuận với nhau

 Bước 9: Khi hàng hóa cập bến, đại lý sẽ gửi D/O tới người mua Lúc

này người mua sẽ tới đại lý làm thủ tục để đi lấy hàng

2.2 Vai trò của bộ phận chứng từ với những cơ quan, doanh nghiệp

ngoài công ty

Mối liên hệ giữa bộ phận chứng từ với khách hàng của công ty, hãng tàu,Chi cục Hải quan, được thể hiện thông qua quy trình xuất, nhập hàng hóa tạicông ty