2.2. Quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển tại Công Ty
2.2.1.1. Nhận thông tin đặt chỗ
Sơ đồ 2.5: Quy trình nhận thơng tin đặt chỗ
Bước 1: Khách hàng liên hệ bộ phận kinh doanh CTG để được cung cấp lịch trình tàu chạy, giá cước cho lơ hàng.
Bước 2: Đồng thời về phía hãng tàu nhân viên CTG sẽ liên hệ với hãng tàu và quyết định lựa chọn hãng tàu sẽ đi. Việc lựa chọn hãng tàu nào tùy thuộc vào nhiều yếu tố như: giá cước, chất lượng dịch vụ, tuyến đường, thời gian vận chuyển và mối quan hệ giữa cơng ty với hãng tàu đó.
Bước 3: Nhân viên CTG cung cấp cho khách hàng lịch trình và giá cước qua đó khách hàng có thể biết được thời gian tàu chạy và thời gian tàu đến để chuẩn bị hàng và đặt chỗ cho số hàng cần xuất. Nhân viên kinh doanh cũng tư vấn cho khách hàng trong việc chuyển chở hàng hóa như xem xét tuyến đường, phương thức vận chuyển cho phù hợp chứng từ quy định (hàng cho phép chuyển tải hay không cho phép chuyển tải). Lịch tàu này do các hãng tàu cung cấp thường theo lịch trình hàng tháng.
Bước 4: Sau khi đã thỏa thuận chi phí vận chuyển, xem xét lịch trình tàu đi. Khách hàng sẽ gửi thông tin đặt chỗ cho cho lô hàng cần xuất đến nhân viên kinh doanh CTG, các thông tin đặt chỗ như sau:
– Tên hãng tàu cần đặt chỗ – Tên hàng
– Số lượng container vận chuyển SHIPPER SALE DEP T CTG CARRIER BOOKING DEP T CTG AGENT CTG 1 3 2 5 6 7 8 4
– Ngày dự kiến giao hàng – Cảng đến (cảng dỡ)
– Địa điểm đóng hàng: Kho hay bãi.
– Khối lượng tấn trên 1 container (tùy thuộc loại hàng và tùy thuộc loại container)
Bước 5: Bộ phận kinh doanh sẽ chuyển thông tin kèm tên khách hàng đến bộ phận booking theo dõi.
Bước 6: B xử lý được lô hàng này tại cảng đến.
Bước 7: Xác nhận từ đại lý CTG việc xử lý lô hàng xuất khẩu này.
Bước 8: Bước kế tiếp bộ phận booking liên hệ khách hàng xác nhận lại các thông tin mà họ cung cấp đã chính xác và yêu cầu họ xác nhận lại bằng email hoặc điện thoại
Trong công đoạn này cần lưu ý các vấn đề sau:
Những trường hợp khách hàng đi hàng thường xuyên qua công ty, họ sẽ trực tiếp liên hệ bộ phận booking để yêu cầu cung cấp thơng tin, lịch trình tàu đi, tàu đến… để có thơng tin chính xác cho việc đặt chỗ. Nhân viên booking phải tiếp nhận yêu cầu và liên hệ với hãng tàu để tìm lịch trình phù hợp với thời gian, tàu đi, tàu đến.. cung cấp đầy đủ thơng tin chính xác đến khách hàng.
Các thơng tin sau đây bộ phận booking cần kiểm tra kĩ trước khi thơng báo về lịch trình và nhận thơng tin đặt chỗ từ khách hàng.
- Hệ thống cảng biển mà hãng tàu này sẽ đến.
- Thời gian chạy của hãng tàu này và thời gian chạy của hãng tàu khác chênh lệch bao nhiêu ngày.
- Chất lượng dịch vụ của hãng tàu này như thế nào? Chuyển tải, delay, hàng hóa có thường xuyên bị rớt lại chuyến sau?
- Hành trình định kì của mỗi hãng tàu như thế nào? ………..
Chính vì vậy bộ phận booking phải thường xuyên cập nhật thông tin về các hãng tàu chính xác để trả lời khách hàng cụ thể, sau đó mới có thể nhận thơng tin để làm bước kế tiếp.