2.2. Quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển tại Công Ty
2.2.1.3. Tổ chức giao hàng lên tàu
Sơ đồ 2.7: Hãng tàu gửi booking confirmation
Sau khi gửi Booking Request cho hãng tàu, theo quy trình thì ngay sau đó khoảng 10 đến 15 phút sẽ nhận được Booking confirmation. Trong trường hợp quá lâu mà chưa nhận được Booking confirmation thì cần liên hệ điện thoại trực tiếp cho nhân viên hãng tàu để kiểm tra lại và yêu cầu họ nhanh chóng gửi sớm. Và Booking thường được gửi lại bằng email hoặc fax. Khi nhận được Booking Confirmation, bộ phận Booking cần kiểm tra tính xác các thơng tin sau:
Số lượng container
Loại container
Ngày tàu đi
Cảng đến ( cảng dỡ) Loại hàng Trọng lượng cont Đóng kho, đóng bãi BOOKING DEP T CARRIER BOOKING DEP T CTG
Bộ phận booking sau khi kiểm tra nội dung trên Booking Confirmation, in một bản lưu lại cho việc theo dõi chứng từ. Trên bản Booking in ra cần ghi rõ tên khách hàng phía trên, tên nhân viên kinh doanh chịu trách nhiệm về lô hàng để theo dõi và thơng báo nếu có vấn đề xảy ra.
(Trích dẫn phụ lục số 02 - Booking confirmation)
Sơ đồ 2.8: Quy trình CTG gửi booking note
Bước kế tiếp gửi lệnh cấp Booking note cho người gửi hàng, cần lưu ý khách hàng kiểm tra các thông tin đặt chỗ trên Booking đã chính xác chưa và nếu có thay đổi thông tin nào về lơ hàng thì phải thơng báo cách nhanh nhất đến bộ phận booking CTG để kịp thời thanh đổi trước khi tới thời gian đóng hàng. Sau đó gọi điện hoặc email yêu cầu khách hàng xác nhận về việc đã nhận được Booking note.
(Trích dẫn phụ lục số 03 - booking note )
Công đoạn này cần lưu ý các vấn đề sau:
– Sau khi nhận được Booking Confirmation, khách hàng yêu cầu thay đổi nội dung Booking vì có sai sót hoặc khách hàng muốn thay đổi thông tin đặt chỗ. – Khách hàng hủy bỏ Booking vì nhiều lí do (khơng đóng hàng kịp, khơng có
đủ hàng…).
Khi xảy ra các trường hợp như vậy, bộ phận booking phải liên lạc với nhân viên hãng tàu để thay đổi thông tin ngay lập tức, tránh để xảy ra những tổn thất khơng đáng có (phải đền cước cho hãng tàu nếu khơng có hàng đi như dự định…). Cách liên lạc nhanh chóng giải quyết cơng việc kịp thời
– Gửi e-mail hoặc điện trực tiếp đến cho nhân viên hãng tàu để thay đổi hoặc hủy Booking.
– Trong quá trình yêu cầu thay đổi booking cần ghi chú rõ để tránh nhầm lẫn booking cũ và mới.
– Sau khi đã thay đổi hoặc hủy Booking thành công với bên hãng tàu, thay Booking Confirmation cũ bằng Booking mới với thông tin đã thay đổi, hoặc hủy Booking cũ trong trường hợp khách hàng muốn hủy.
BOOKING DEP T CTG
Bước kế tiếp:
Sơ đồ 2.9: Quy trình đưa hàng ra cảng và hoàn tất thủ tục hải quan
Bước 1:
ể ủ . Thời hạn lưu container tại kho đóng hàng và hạ bãi tùy thuộc vào từng hãng tàu. Thông thường vỏ container được mượn miễn phí đem về kho khoảng 3 ngày. Sau khi làm xong thủ tục xuất hàng container được lưu tại bãi tối đa khoảng 7 ngày cho đến ngày tàu khởi hành. Thời hạn này cũng tùy thuộc vào từng hãng tàu và tùy từng cảng lấy và hạ container. Giữ container quá hạn cũng như hạ container quá sớm sẽ bị phạt. Nhân viên CTG phải thông báo rõ với khách hàng tránh tình trạng phát sinh phí.
Bước 2: Chủ hàng làm thủ tục hả
. Sau khi
đ .
Bước 3:
. Chủ hàng sẽ mang tờ khai xuống phòng điều độ cảng để vào sổ tàu. Đây là khâu cuối trong quy trình thủ tục hải quan tải cảng cũng là khâu quan trọng. Vì sau khi vào sổ tàu, nghĩa là lô hàng sẽ được xếp lên tàu để xuất đi.
SHIPPER TERMINAL
CUSTOMER 1
3 2
2.2.1.4. Nhận chi tiết làm vận đơn (SI) và phát hành vận đơn nhà (HBL) cho khách hàng
Sơ đồ 2.10: Quy trình nhận SI và phát hành HBL
Bước 1: Sau khi đã gửi Booking Note cho khách hàng, bộ phận booking chuyển chứng từ qua cho bộ phận chứng từ, bộ phận này theo dõi ngày tàu chạy của lô hàng trên Booking. Trước ngày tàu chạy 2 ngày kiểm tra xem khách hàng đã đóng hàng và hạ bãi xong chưa, nếu khách hàng đã hạ bãi rồi thì gửi e-mail yêu cầu khách hàng gửi thông tin về lô hàng để làm vận đơn đường biển (Bill of Lading: B/L), trong trường hợp hàng chưa được hạ bãi thì cần phải liên hệ lại gấp để tìm hiểu nguyên nhân vì sao?
(Trích dẫn phụ lục số 04 - Yêu cầu gửi SI)
Công đoạn này cần lưu ý các vấn đề sau:
Khi khách hàng không hạ cont tại bãi đúng như kế hoạch, một số nguyên nhân đó có thể như sau:
– Khơng đóng kịp hàng vì khơng có đủ hàng, bao bì thiếu, có vấn đề….
– Bên cảng khơng cho hạ bãi với nhiều lí do: container bị hư hỏng, thủng lỗ, bị móp méo…, container khơng có kĩ mã hiệu, khơng nguyên vẹn…
Khi biết được nguyên nhân chính xác về việc chậm trễ, bộ phận chứng từ cần liên hệ hệ lại khách hàng và tìm biện pháp để 2 bên cùng đưa ra phương hướng giải quyết tốt nhất, để tránh tình trạng hủy chuyến đi.
Ngồi ra, khách hàng cũng thường yêu cầu xin thêm thời gian để hạ bãi chậm hơn, để có thêm thời gian chuẩn bị hàng, kéo cont hạ bãi trong trường hợp kẹt xe... Khi đó, nhân viên chứng từ kết hợp bộ phận booking liên hệ hãng tàu và thỏa thuận thêm, để đem đến khách hàng dịch vụ tốt nhất. SHIPPER DOCS DEP T CTG BOOKING DEP T CTG 1 3 2
Khi yêu cầu khách hàng gửi SI, nếu khách hàng có sự chậm trễ cần phải hối thúc họ gửi nhanh chóng, tránh trường hợp phát sinh phí do việc gửi SI chậm so với quy đinh. Nhắc nhở khách hàng một vài thông tin quan trọng như ghi chú loại B/L, …
(Trích dẫn phụ lục số 05 - SI)
Bước 2: Sau khi nhận được SI từ khách hàng nhân viên chứng từ CTG cần xem xét kĩ thông tin tránh trường hợp sai sót sửa đi sửa lại mất thời gian của 3 bên và phát sinh chi phí sửa Sau đó tiến hành phát hành HBL nháp gửi khách hàng.
Khi lập HBL để giao cho chủ hàng, nhân viên chứng từ chú ý đến điều kiện về cước phí đã được thỏa thuận trong Booking Note:
Nếu là Freight Prepaid: khi nào cước phí được thanh tốn xong, CTG mới giao B/L gốc hoặc surrender B/L, Sea Waybill (tùy theo khách hàng yêu cầu phát hành loại B/l mào.
Nếu là Freight collect: có thể giao ngay cho chủ hàng sau khi đã lập xong và đã thanh toán chứng từ.
Trong q trình nhập thơng tin phát hành HBL nếu phát hiện ra những thơng tin có thể khơng chính xác trên chi tiết B/L của khách hàng, ví dụ: tên nước và địa chỉ người nhận tại nơi đến không trùng với nước nhập khẩu, hoặc số lượng container khơng chính xác, tên hàng hóa khơng đúng như đã yêu cầu đặt chỗ ban đầu… (bất cứ chi tiết nào có vẻ khơng hợp lý, tùy vào sự nhạy bén của mỗi nhân viên chứng từ có thể phát hiện ra) thì nhân viên chứng từ phải liên lạc với khách hàng ngay để nhận được thơng tin chính xác. Những chi tiết cần lưu ý khi xem xét chi tiết B/L:
– Tên người gửi hàng (Shipper): – Tên người nhận hàng (Consignee): – Tên hàng (Commodity): Gạo, xuất xứ…
– Các chi tiết về đóng hàng: trọng lượng hàng, số bao, kí mã hiệu… để việc ghi chú vào B/L được chính xác.
Hiện nay cơng ty CTG chưa có hệ thống phần mềm phát hành HBL nên tất cả vẫn làm trên phầm mềm excel của Microsoft Office.
Tất cả các dữ liệu cần nhập vào đúng vị trí form mẫu. Sau đó được in dưới mẫu HBL của CTG.
Trong quá trình phát hành vận đơn tất cả các bản in sai, thơng tin khơng chính xác đều phải được hủy trước khi in ra lại một bản khác, tránh xảy ra nhầm lẫn giữa bản HBL đúng và các bản HBL sai. In HBL nháp và gửi khách hàng kiểm tra thông tin, chỉnh sửa nếu khách hàng có thanh đổi. Trong q trình gửi HBL nháp bộ phận chứng từ phải ghi chú các thông tin sau:
Khách hàng cần xem xét kĩ các thông tin trên HBL nháp, kiểm tra để phát hiện ra những chi tiết sai sót, nếu có thay đổi bất kì thơng tin nào phải thơng báo bằng cách nào sớm nhất có thể để cơng việc sửa đổi được chính xác, nhanh chóng và kịp thời. Vì sau khi HBL đã phát hành thì cơng việc sửa chữa sẽ tốn một khoản chi phí của khách hàng.
(Trích dẫn phụ lục số 08 - HBL nháp)
Bước 3: Sau khi khách hàng xác nhận HBL đã chính xác, phịng kế tốn CTG sẽ phát hành debit note, hóa đơn cước phí và các phụ phí. Sau khi khách hàng thanh toán đầy đủ, nhân viên CTG sẽ giao HBL đến văn phịng khách hàng tại nơi u cầu. Ngồi ra khi giao HBL cần yêu cầu khách hàng kí nhận vào một bản sao của HBL và chứng từ CTG lưu lại bản đó vào hồ sơ của lơ hàng.
(Trích phụ lục số 09 - phát hành HBL)
2.2.1.5. Gửi chi tiết làm vận đơn (SI) và nhận vận đơn chủ (MBL) từ hãng tàu.
Sơ đồ 2.11: Quy trình gửi SI và nhận MBL
CTG sẽ dựa vào chi tiết trên HBL để cung cấp SI cho hãng tàu để phát hành MBL. Vận đơn này phải hoàn hảo “ clean”, xác nhận hàng đã lên tàu “ On Board” . Sau đó hãng tàu sẽ fax hoặc email để chúng ta kiểm tra. Tùy theo yêu cầu mà hãng tàu sẽ phát hành Surrender MBL, Original MBL, hay seaway bill. Cách gửi SI đến hãng tàu.
DOCS DEP T CTG
DOCS DEP T CARRIER
– Gửi các thông tin về lô hàng qua e-mail đến bộ phận chứng từ hãng tàu, và tự động hệ thống bên hãng sẽ xác nhận và gửi lại MBL nháp.
– Nhập thông tin của lô hàng trực tuyến trên mạng, theo hệ thống của hãng tàu (ví dụ: http://www.oocl.com, đăng nhập và thực hiện nhập chi tiết lô hàng, trang http://www.shipmentlink.com/ …) hoặc theo hệ thống nhập chi tiết B/L online INTRA (https://www.inttraworks.inttra.com/). Sử dụng phương pháp nhập chi tiết B/L online sẽ tiết kiệm được chi phí chứng từ cho cơng ty. Tùy hãng tàu mà chi phí tiết kiệm được sẽ khác nhau. Ví dụ: hãng OOCL, nếu khai thường tốn 650.000 đồng/bộ B/L, khai online 450.000 đồng/bộ B/L, hoặc hãng CMA-CGM khai thường 600.000 đồng/ bộ B/L, khai online 500.000 đồng/ bộ B/L…
Lưu ý khi gửi mail:
- NOTE: SEAWAY B ILL.
Trong trường hợp này, gửi kèm yêu cầu lấy SEAWAY sẽ giảm bớt khoản chi phí gửi chứng từ.
Công đoạn này cần lưu ý thêm.
SI gửi cho hãng tàu khác SI nhận từ khách hàng, do đó phải điều chỉnh lại trước khi gửi cho hãng tàu, tránh việc sai sót và sửa đổi về sau. Sự khác nhau là: người gửi hàng trên SI của khách hàng là tên và địa chỉ của khách hàng, còn người gửi hàng trên SI gửi cho hãng tàu là tên và địa chỉ của CTG, tương tự với người nhận hàng, người nhận hàng trên chi tiết B/L của khách hàng gửi là đối tác ở
ủa khách hàng, và người nhận hàng trên chi tiết B/L gửi cho hãng tàu là tên và địa chỉ của Đạ
Cần ghi chú loại B/L, số bản cần cấp phát mà khách hàng yêu cầu.
Trong trường hợp nhập SI online, sau khi nhập xong các thông tin cần thiết, phải kiểm tra lại và rà soát các lỗi, trước khi nhấn vào nút “SUBMIT SI” (xác nhận chi tiết B/L), nếu hệ thống báo lỗi, cần phải chỉnh sửa thông tin một lần nữa để được chính xác. Sau khi đã nhập SI thành công, hệ thống sẽ cung cấp một dãy số xác nhận (Reference Number), bộ phận chứng từ lưu số này lại trên Booking để kiểm tra với hãng tàu, trong trường hợp nhân viên hãng tàu khơng tìm thấy trên hệ thống.
Ngay sau khi nhập SI trực tuyến, cần xác nhận lại với bộ phận chứng từ hãng tàu, thông báo số Reference Number để xác nhận thông tin về lô hàng. Sau khi nhận B/L nháp từ hãng tàu, bộ phận chứng từ phải kiểm tra những thông tin trên B/L và gửi yêu cầu sửa đổi nếu có sai sót.
(Trích dẫn phụ lục số 10 - Kiểm tra chi tiết B/L)
Có rất nhiều lỗi có thể xảy ra khi hãng tàu phát hành B/L nháp, vì vậy cần xem xét thật kĩ càng những thông tin thể hiện trên B/L nháp để phát hiện ra lỗi và yêu cầu hãng tàu chỉnh sửa. Những thông tin cần kiểm tra vẫn luôn là:
Tên người gửi hàng
Tên người nhận hàng
Cảng xếp, cảng dỡ
Số lượng container
Trọng lượng container
Số lượng bao trên 1 container,…
Bất kì sự sai sót nào cũng cần phải chỉnh sửa và yêu cầu hãng tàu chỉnh sửa ngay sau đó. Tránh tình trạng khơng nhận được hàng tại cảng đến. Sau khi đã kiểm tra chính xác mọi chi tiết, thanh tốn cước phí, phụ phí và yêu cầu hãng tàu cấp phát Seaway B/L.
2.2.1.6. Gửi Pre-Alert cho đại lý của Công ty TNHH Cát Tường Giang
Sau khi có đầy đủ chứng từ: điện giao hàng, HBL, MBL, debit/credit not. CTG gửi mail cho đại lý CTG tại cảng đến, thông báo chi tiết thêm về lô hàng. Cần lưu ý đại lý theo dõi ngày tàu đến, liên lạc hãng tàu để nắm thêm thông tin và theo dõi lô hàng. Đại lý CTG sẽ dùng những chứng từ này nhận hàng và giao hàng cho người nhận hàng. Yêu cầu đại lý gửi mail xác nhận về việc nhận được bộ chứng từ, thông tin thường xuyên các vấn đề liên quan đến lô hàng để CTG và đại lý CTG hỗ trợ nhau cách tốt nhất và việc phát hành lệnh giao hàng, thủ tục khác để khách hàng nhận hàng được thuận lợi.
(Trích dẫn phụ lục số 11 - Gửi Pre-Alert)
2.2.1.7. Theo dõi hàng hóa
Đối với MBL: Nếu cước trên MBL là “ prepaid” nhân viên phụ trách sẽ theo dõi thời gian tàu đến để kịp thời thanh tốn cho hãng tàu tiền cước và phí bill. Sau đó hãng tàu sẽ gửi điện cho đại lý để giải phóng lơ hàng cho người nhận trên MBL.
Nếu cước trên MBL là “ Collect” nhân viên phụ trách chỉ cần thanh tốn phí bill để có điện giao hàng.
Đối với HBL: Theo dõi điều kiện trả cước trên HBL để nhắc nhở khách hàng thanh toán tiền cước và những phụ phí khác. Sau đó, thơng báo với đại lý của CTG tại nước nhập khẩu giải phóng hàng kịp thời. Theo dõi hành trình của con tàu, để thông báo kịp thời cho shipper nếu thời gian vận chuyển chậm hơn dự kiến do bão, tàu hư tại cảng chuyển tải hoặc dọc đường.. Nếu tàu chuyển tải tại cảng trung chuyển, theo dõi tình trạng container được xếp lên tàu kế tiếp.
Theo dõi sự giao hàng của đại lý tại nước nhập khẩu.
Nếu có bất kỳ sự thay đổi sửa chữa nào trên HBL từ yêu cầu của người gửi hàng, chúng ta phải hỗ trợ họ kịp thời điều chỉnh. Vì nếu tàu đã cập cảng đến, HBL đã được trình cho hải quan, việc sửa đổi sẽ tốn chi phí và ảnh hưởng tới thời gian nhận hàng của người mua. Dù đây không phải lỗi của chúng ta, nhưng sự hỗ trợ kịp thời tạo niềm tin của khách hàng vào dịch vụ và tính chun nghiệp cao của cơng ty.
2.2.2. Quy trình giao nhận tại nước nhập khẩu AG ENT-CTG AG ENT-CTG CTG-LOG ISTICS CA RRI E R/ CO LO A D ER CONSIGNEE 1. Sent pre-alert (MBL, HBL, debit/credit note, telex release) 2. Checking docs and confirm
4. Sent arrival notice
7. Show
recommedation letter, take delivery order, pay charges
CA RRI E R/ CO LO A D ER 5. S e nt a rr iv a l n o tic e 8. Show recommedation letter, take delivery order, pay charges 3. Sent HBL 6. C onf ir m ba c k
Mơ tả quy trình:
(1) Sent pre-alert (HBL, MBL, debit/credit note, telex release): Đại lý CTG gửi bộ chứng từ hàng nhập bao gồm (Vận đơn nhà, vận đơn chủ, giấy báo và ghi nợ, điện giao hàng)
(2) Check docs and confirm: Kiểm tra chứng từ và xác nhận lại. (3) Sent HBL: Gửi HBL cho hãng tàu để khai báo hải quan (4) Sent arrival notice: Hãng tàu gửi thông báo tàu đến cho CTG (5) Sent arrival notice: CTG gửi thông báo tàu đến cho Consignee