2.2. Quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển tại Công Ty
2.2.1.2. Liên hệ lưu khoang
Sơ đồ 2.6: Quy trình liên hệ lưu khoang
Sau khi tiếp nhận thông tin từ bộ phận kinh doanh, bộ phận booking sẽ liên hệ đặt chỗ bằng cách gửi Booking Request cho hãng tàu. Việc gửi Booking Request mỗi hãng tàu có quy trình nhận thơng tin riêng của họ như: gọi điện thoại hoặc email cho bộ phận booking, đặt chỗ online trên trang web của hãng tàu, gửi mail cho bộ phận chăm sóc khách hàng. Việc gửi yêu cầu đặt chỗ qua email sẽ đảm bảo được việc kiểm tra kĩ nội dung đặt chỗ, ngồi ra cịn là bằng chứng đặt chỗ trong trường hợp xảy ra sai sót thơng tin.
Nội dung đặt chỗ ngắn gọn và đầy đủ như sau:
Tên shipper/Booking party (bên đặt chỗ)
Partner code (mã thành viên)
POD (tên cảng đến)
Laden return location (địa điểm đóng hàng và hạ bãi)
Commodity (tên hàng hóa)
Volume (số lượng)
Weight (trọng lượng)
Freight term (hình thức thanh tốn)
ETD (ngày tàu đi)
(Trích dẫn phụ lục số 01- Booking Request)
Để công việc gửi booking request và nhận được xác nhận của hãng tàu nhanh chóng, trong q trình gửi email đặt chỗ nên “cc” đến nhân viên kinh doanh của hãng tàu phụ trách booking này. Như vậy thông tin sẽ được ưu tiên xử lý trước và nếu có sự thay đổi thơng tin về booking cũng dễ dàng sửa đổi nhanh chóng và thuận lợi. Khi ghi chủ để cho mail booking request, cần ghi rõ nội dung cụ thể của booking. Ngoài ra cần ghi chú thêm tên cảng đến (cảng dỡ) hoặc cần thiết có thể thêm ngày tàu dự kiến đi để hãng tàu và CTG dễ dàng theo dõi, tìm kiếm email.
BOOKING DEP T CTG
BOOKING DEP T CARRIER
Ngồi ra cịn đính kèm thêm mail của nhân viên kinh doanh của CTG phụ trách lơ hàng để họ tiện theo dõi q trình và trả lời khách hàng trong trường hợp khách hàng liên hệ với họ về lô hàng.
Trong công đoạn này cần lưu ý các vấn đề sau
Trong một số trường hợp, hãng tàu bắt buộc khách hàng phải đặt chỗ online. Khi đó, nhân viên booking phải thực hiện công việc đặt chỗ qua mạng thông qua trang website của các hãng tàu hoặc thông qua hệ thông Intra (hệ thống dành cho khách hàng làm việc trực tuyến với các hãng tàu). Để có thể đặt chỗ trên các hệ thống trực tuyến như vậy cần đăng kí tài khoản. Để có được tài khoản này bộ phận booking cần liên hệ với bên bộ phận liên quan của hãng tàu xin cấp tài khoản. Sau khi hoàn tất thủ tục gửi Booking request bộ phận booking có nhiệm vụ gọi điện thoại xác nhận, yêu cầi nhân viên hãng tàu gửi sớm xác nhận đặt chỗ.