2.1. Khái quát về Công ty TNHH Cát Tường Giang
2.1.2.1. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Giám đốc: Giám đốc là người có quyền cao nhất trong cơng ty, có trách nhiệm quản lý, sắp xếp bộ máy tổ chức, trực tiếp điều hành tồn bộ hoạt động của cơng ty theo đúng pháp luật Việt Nam. Giám đốc có tồn quyền quyết định mọi phương án kinh doanh, đứng ra ký kết hợp đồng với các đối tác, tạo và giữ mối quan hệ tốt đẹp với các đại lý nước ngồi sao cho cơng ty hoạt động có hiệu quả nhất. Đồng thời sẽ chịu trách nhiệm với Nhà nước về mọi hoạt động kinh doanh của cơng ty.
Nhiệm vụ các phịng ban:
Phịng chứng từ: Lập chứng từ có liên quan của từng lơ hàng về:
Hàng xuất:
– Đơn xin lưu khoang-Booking note – Vận đơn đường biển B/L (Bill of lading) – Vận đơn hàng không (Airway bill)
– Bản lược khai hàng hóa (Cargo Manifest)
Hàng nhập:
– Thông báo tàu đến (Arrival Notice) – Lệnh giao hàng –D/O (Delivery Order)
– Liên lạc thường xuyên với các hãng tàu qua E-mail để nắm được tình hình lịch trình vận chuyển các lơ hàng để thông báo cho người gửi hàng.
Phịng kế tốn tổng hợp:
– Kiểm tra tài chính nhằm xác định hiệu quả kinh doanh của cơng ty. – Phân tích, tìm ra biện pháp sử dụng đồng vốn hiệu quả nhất.
– Thực hiện cơng tác thanh tốn với khách hàng.
– Tham mưu cho giám đốc sử dụng các nguồn vốn và huy động vốn đạt hiệu suất cao, kiểm tra và thực hiện các chế độ chính sách về tài chính, quản lý, tổ chức và sử dụng lao động hợp lý. Phòng này bao gồm hai bộ phận là bộ phận kế toán và bộ phận hành chính.
Bộ phận giao nhận:
– Giao nhận chứng từ khi chủ hàng ra cảng đối với hàng xuất và giao nhận hàng từ cảng về kho chủ hàng đối với hàng nhập.
– Quản lý việc đóng hàng vào container tại CY (Container Yard: Bãi container) hay CFS (Container Freight Station: Trạm giao nhận hàng lẻ) – Vận chuyển container ra cảng hoặc ICD (Inland Container Depot: Cảng nội
địa)
– Giao container cho hãng tàu và lấy những chứng từ cần thiết. Phòng kinh doanh:
– Tìm kiếm nguồn khách hàng mới. – Tạo mối quan hệ tốt với khách hàng.
– Cập nhật thơng tin về tình hình hàng hóa xuất nhập khẩu và đồng thời đưa ra phương hướng phát triển thị phần.
– Tạo lập mối quan hệ tốt với các hãng tàu để hỗ trợ dịch vụ tốt nhất đáp ứng được nhu cầu khách hàng.
Bộ phận kho bãi container:
Bộ phận này có chức năng lưu giữ và bảo quản hàng hóa trong kho và vỏ container rỗng của các hãng tàu, nhận container và giao container theo lệnh của phòng chứng từ và phòng giao nhận.