2.1. Khái quát về Công ty TNHH Cát Tường Giang
2.1.3. Hoạt động kinh doanh của công ty
2.1.3.1. Các loại hình dịch vụ của cơng ty
2.1.3.1.1. Dịch vụ vận chuyển đa phương thức (đường biển/đường bộ) Công ty chuyên kinh doanh các dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng nguyên container (FCL) đi đến tất cả các nước trên thế giới, vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ, vận chuyển hàng hóa quá cảnh sang Lào, thủ tục hải quan và các thủ tục khác có liên quan.
2.1.3.1.2. Dịch vụ giao nhận hàng lẻ:
Công ty chuyên kinh doanh các dịch vụ: Gom hàng lẻ xuất trực tiếp từ cảng TP.HCM đến tất cả các cảng trên thế giới mỗi tuần hai chuyến (thứ năm và thứ bảy), xuất nhập khẩu và ủy thác xuất nhập khẩu, giao hàng hóa tận nhà, đóng gói bao bì hàng hóa, khai thuê hải quan, mua bảo hiểm hàng hóa. Cơng ty tập hợp những lô hàng lẻ (LCL) của nhiều chủ hàng, sắp xếp phân loại đóng vào container và vận chuyển đến các cảng biển trên toàn thế giới.
Chuyên kinh doanh các dịch vụ: Đại lý hàng hải, dịch vụ thuê tàu và môi giới tàu biển, kiểm kiện và cung ứng tàu biển. Hiện nay quan hệ hợp tác đại lý với các hãng giao nhận, hãng tàu biển,.. nước ngoài vẫn tiếp tục được giữ vững đảm bảo hệ thống mạng lưới dịch vụ có thể cung cấp đến mọi nơi trên thế giới bằng các phương thức vận tải khác nhau.
2.1.3.2. Hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2009-2011
Các nguồn thu chủ yếu mà CTG có được là do khoản chênh lệch giữa giá mua và giá bán dịch vụ, các khoản hoa hồng hay thu nhập từ hoạt động giao nhận của công ty.
Bảng 2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty CTG qua các năm.
(ĐVT: Triệu đồng) (Nguồn: Phịng kế tốn của CTG) Năm 2009 2010 2011 Chênh lệch 2010/2009 Chênh lệch 2011/2010 TT TĐ (%) TT TĐ (%) Tổng doanh thu 167.890 175.890 180.420 +8.000 4,7 +4.530 2,5 Tổng chi phí 154.312 164.506 164.336 +10.194 6,6 -170 0,1 Lợi nhuận trước
thuế 13.578 11.383 16.084 -2.195 16,2 +4.701 41,3 Thuế thu nhập
doanh nghiệp 3.692 3.274 4.135 -418 11,3 +861 26.3 Lợi nhuận thuần 9.885 8.108 11.948 -1.777 17,9 +3.840 123,
55 Lợi nhuận thuần
tăng trưởng so với kì gốc 2009(%)
82,03 120,86 +38,83
Mức tăng trưởng lợi nhuận thuần qua các năm %
Nhìn chung tình hình doanh thu tăng mỗi năm trong đó năm 2011 đạt cao nhất. Điều này cho thấy năm 2011 cơng ty có những bước phát triển tốt so với năm 2009.
Doanh thu năm 2010 tăng so với 2009 là 8.000 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ tăng là 4,7%. Doanh thu năm 2011 tăng so với 2010 là 4.530 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ tăng là 2,5%.
Mặc dù năm 2010 doanh thu tăng nhưng chi phí cũng tăng 10.194 triệu đồng tương ứng tỷ lệ 6,6% so với năm 2009. Nguyên nhân là do công ty đầu tư quá nhiều vào các văn phòng đại diện như trang thiết bị, nhận sự….. Tuy nhiên năm 2011 doanh thu tăng nhưng chi phí lại giảm 170 triệu đồng tương ứng tỷ lệ 0,1% so với năm 2010 là do công ty đã biết cắt giảm các chi phí khơng thật cần thiết, tiết kiệm chi phí bằng cách tận dụng những cơ sở hiện có để phục vụ khách hàng.
167890 154312 175890 164506 180420 164336 140000 145000 150000 155000 160000 165000 170000 175000 180000 185000 2009 2010 2011
Tổng doanh thu Tổng chi phí
Như đã nói ở trên, năm 2010 doanh thu tăng nhưng mức chi phí lại tăng cao, dẫn đến lợi nhuận giảm hơn so với năm 2009.
Năm 2011 doanh thu tiếp tục tăng nhưng mạnh hơn năm 2010, thay vào đó chi phí lại giảm xuống. Năm 2010 chi phí là 164.506 triệu đồng nhưng năm 2011
Biểu đồ 2.2: Biểu đồ doanh thu và chi phí
Đ V T: T ri ệu đồ ng
chi phí chỉ tốn 164.336 triệu đồng, chính vì thế mà lợi nhuận của năm 2011 cơng ty đạt khá cao, cao hơn so với năm 2010 tới 120.86% về lợi nhuận. Từ đó cho thấy cơng ty đã phát huy được các thế mạnh và hạn chế những chi phí khơng cần thiết, giúp lợi nhuận tăng lên ngay cả trong khi kinh tế toàn cầu lâm vào khủng hoảng.
9885 8108 11948 0 2000 4000 6000 8000 10000 12000 2009 2010 2011
Lợi nhuận thuần
Đ V T: T ri ệu đồ ng
2.2. Quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển tại Công Ty TNHH Cát Tường Giang TNHH Cát Tường Giang
2.2.1. Quy trình giao nhận tại nước xuất khẩu 2.2.2. 2.2.2. SHIPPER (1) B ooki ng r eque st
(2)Email get infomation
(3)Confirm back (4) B ooki ng r equ e st (5) B ooki ng c o nf ir m a tion (6) B ooki ng no te (7) Pick up container (8 ) M ak e cu st o m er (9) F ini sh c u st om e r (11) S e nt pa c ki n g l is t, m ak e H B L , p ay ch ar g e, t ak e H B L (1 2 ) S en t d et ai l S I, m ak e M B L , p ay ch ar g e, t a k e te le x r ele as e (13)Sent pre-alert (HBL, MBL, debit/credit note, telex release) TERMINAL
CTG-LOG ISTICS AG ENT
CTG
CARRIER/CO LOADER CUSTOMER
Sơ đồ 2.4: Quy trình giao nhận tại nước xuất khẩu
(7) Pick up container
Mơ tả quy trình:
(1) Booking request: Nhận thông tin đặt chỗ từ khách hàng
(2) Email get information: Liên hệ đại lý CTG để lấy thơng tin về việc đại lý có handle cảng này khơng?
(3) Confirm back: Đại lý xác nhận lại thông tin
(4) Booking request: Liên hệ hãng tàu để lấy hợp đồng lưu khoang (5) Booking confirmation: Hãng tàu gửi xác nhận lưu khoang (6) Booking note: Gửi lệnh cấp container rỗng cho khách hàng. (7) Pick up container: Khách hàng tổ chức giao hàng ra cảng (8) Make customer: Khách hàng tiến hành làm thủ tục hải quan (9) Finish customer: Hoàn tất thủ tục hải quan
(10) Packing list: Giao container cho CY quy định và lấy biên lai nhận container.
(11) Sent packing list, make HBL, pay charge, take HBL: Gửi thông tin packing list, chi tiết B/L để CTG phát hành HBL, thanh tốn tiền phí, cước tàu cho CTG và nhận HBL.
(12) Sent detail SI, make MBL, pay charge, take telex release: Gửi chi tiết B/L cho hãng tàu, liên hệ làm MBL, trả phí, và lấy điện giao hàng.
(13) Sent pre-alert (HBL, MBL, debit/credit note, telex release) : Gửi bộ chứng từ bao gồm HBL, MBL, giấy báo nợ, báo có, điện giao hàng cho đại lý để đại lý làm thủ tục giao hàng cho người nhận hàng tại nước nhập khẩu.
2.2.1.1. Nhận thông tin đặt chỗ
Sơ đồ 2.5: Quy trình nhận thơng tin đặt chỗ
Bước 1: Khách hàng liên hệ bộ phận kinh doanh CTG để được cung cấp lịch trình tàu chạy, giá cước cho lơ hàng.
Bước 2: Đồng thời về phía hãng tàu nhân viên CTG sẽ liên hệ với hãng tàu và quyết định lựa chọn hãng tàu sẽ đi. Việc lựa chọn hãng tàu nào tùy thuộc vào nhiều yếu tố như: giá cước, chất lượng dịch vụ, tuyến đường, thời gian vận chuyển và mối quan hệ giữa công ty với hãng tàu đó.
Bước 3: Nhân viên CTG cung cấp cho khách hàng lịch trình và giá cước qua đó khách hàng có thể biết được thời gian tàu chạy và thời gian tàu đến để chuẩn bị hàng và đặt chỗ cho số hàng cần xuất. Nhân viên kinh doanh cũng tư vấn cho khách hàng trong việc chuyển chở hàng hóa như xem xét tuyến đường, phương thức vận chuyển cho phù hợp chứng từ quy định (hàng cho phép chuyển tải hay không cho phép chuyển tải). Lịch tàu này do các hãng tàu cung cấp thường theo lịch trình hàng tháng.
Bước 4: Sau khi đã thỏa thuận chi phí vận chuyển, xem xét lịch trình tàu đi. Khách hàng sẽ gửi thông tin đặt chỗ cho cho lô hàng cần xuất đến nhân viên kinh doanh CTG, các thông tin đặt chỗ như sau:
– Tên hãng tàu cần đặt chỗ – Tên hàng
– Số lượng container vận chuyển SHIPPER SALE DEP T CTG CARRIER BOOKING DEP T CTG AGENT CTG 1 3 2 5 6 7 8 4
– Ngày dự kiến giao hàng – Cảng đến (cảng dỡ)
– Địa điểm đóng hàng: Kho hay bãi.
– Khối lượng tấn trên 1 container (tùy thuộc loại hàng và tùy thuộc loại container)
Bước 5: Bộ phận kinh doanh sẽ chuyển thông tin kèm tên khách hàng đến bộ phận booking theo dõi.
Bước 6: B xử lý được lô hàng này tại cảng đến.
Bước 7: Xác nhận từ đại lý CTG việc xử lý lô hàng xuất khẩu này.
Bước 8: Bước kế tiếp bộ phận booking liên hệ khách hàng xác nhận lại các thông tin mà họ cung cấp đã chính xác và yêu cầu họ xác nhận lại bằng email hoặc điện thoại
Trong công đoạn này cần lưu ý các vấn đề sau:
Những trường hợp khách hàng đi hàng thường xuyên qua công ty, họ sẽ trực tiếp liên hệ bộ phận booking để yêu cầu cung cấp thơng tin, lịch trình tàu đi, tàu đến… để có thơng tin chính xác cho việc đặt chỗ. Nhân viên booking phải tiếp nhận yêu cầu và liên hệ với hãng tàu để tìm lịch trình phù hợp với thời gian, tàu đi, tàu đến.. cung cấp đầy đủ thơng tin chính xác đến khách hàng.
Các thơng tin sau đây bộ phận booking cần kiểm tra kĩ trước khi thơng báo về lịch trình và nhận thơng tin đặt chỗ từ khách hàng.
- Hệ thống cảng biển mà hãng tàu này sẽ đến.
- Thời gian chạy của hãng tàu này và thời gian chạy của hãng tàu khác chênh lệch bao nhiêu ngày.
- Chất lượng dịch vụ của hãng tàu này như thế nào? Chuyển tải, delay, hàng hóa có thường xuyên bị rớt lại chuyến sau?
- Hành trình định kì của mỗi hãng tàu như thế nào? ………..
Chính vì vậy bộ phận booking phải thường xuyên cập nhật thông tin về các hãng tàu chính xác để trả lời khách hàng cụ thể, sau đó mới có thể nhận thơng tin để làm bước kế tiếp.
2.2.1.2. Liên hệ lưu khoang
Sơ đồ 2.6: Quy trình liên hệ lưu khoang
Sau khi tiếp nhận thông tin từ bộ phận kinh doanh, bộ phận booking sẽ liên hệ đặt chỗ bằng cách gửi Booking Request cho hãng tàu. Việc gửi Booking Request mỗi hãng tàu có quy trình nhận thơng tin riêng của họ như: gọi điện thoại hoặc email cho bộ phận booking, đặt chỗ online trên trang web của hãng tàu, gửi mail cho bộ phận chăm sóc khách hàng. Việc gửi yêu cầu đặt chỗ qua email sẽ đảm bảo được việc kiểm tra kĩ nội dung đặt chỗ, ngồi ra cịn là bằng chứng đặt chỗ trong trường hợp xảy ra sai sót thơng tin.
Nội dung đặt chỗ ngắn gọn và đầy đủ như sau:
Tên shipper/Booking party (bên đặt chỗ)
Partner code (mã thành viên)
POD (tên cảng đến)
Laden return location (địa điểm đóng hàng và hạ bãi)
Commodity (tên hàng hóa)
Volume (số lượng)
Weight (trọng lượng)
Freight term (hình thức thanh tốn)
ETD (ngày tàu đi)
(Trích dẫn phụ lục số 01- Booking Request)
Để công việc gửi booking request và nhận được xác nhận của hãng tàu nhanh chóng, trong q trình gửi email đặt chỗ nên “cc” đến nhân viên kinh doanh của hãng tàu phụ trách booking này. Như vậy thông tin sẽ được ưu tiên xử lý trước và nếu có sự thay đổi thơng tin về booking cũng dễ dàng sửa đổi nhanh chóng và thuận lợi. Khi ghi chủ để cho mail booking request, cần ghi rõ nội dung cụ thể của booking. Ngoài ra cần ghi chú thêm tên cảng đến (cảng dỡ) hoặc cần thiết có thể thêm ngày tàu dự kiến đi để hãng tàu và CTG dễ dàng theo dõi, tìm kiếm email.
BOOKING DEP T CTG
BOOKING DEP T CARRIER
Ngồi ra cịn đính kèm thêm mail của nhân viên kinh doanh của CTG phụ trách lơ hàng để họ tiện theo dõi q trình và trả lời khách hàng trong trường hợp khách hàng liên hệ với họ về lô hàng.
Trong công đoạn này cần lưu ý các vấn đề sau
Trong một số trường hợp, hãng tàu bắt buộc khách hàng phải đặt chỗ online. Khi đó, nhân viên booking phải thực hiện công việc đặt chỗ qua mạng thông qua trang website của các hãng tàu hoặc thông qua hệ thông Intra (hệ thống dành cho khách hàng làm việc trực tuyến với các hãng tàu). Để có thể đặt chỗ trên các hệ thống trực tuyến như vậy cần đăng kí tài khoản. Để có được tài khoản này bộ phận booking cần liên hệ với bên bộ phận liên quan của hãng tàu xin cấp tài khoản. Sau khi hoàn tất thủ tục gửi Booking request bộ phận booking có nhiệm vụ gọi điện thoại xác nhận, yêu cầi nhân viên hãng tàu gửi sớm xác nhận đặt chỗ.
2.2.1.3. Tổ chức giao hàng lên tàu
Sơ đồ 2.7: Hãng tàu gửi booking confirmation
Sau khi gửi Booking Request cho hãng tàu, theo quy trình thì ngay sau đó khoảng 10 đến 15 phút sẽ nhận được Booking confirmation. Trong trường hợp quá lâu mà chưa nhận được Booking confirmation thì cần liên hệ điện thoại trực tiếp cho nhân viên hãng tàu để kiểm tra lại và yêu cầu họ nhanh chóng gửi sớm. Và Booking thường được gửi lại bằng email hoặc fax. Khi nhận được Booking Confirmation, bộ phận Booking cần kiểm tra tính xác các thơng tin sau:
Số lượng container
Loại container
Ngày tàu đi
Cảng đến ( cảng dỡ) Loại hàng Trọng lượng cont Đóng kho, đóng bãi BOOKING DEP T CARRIER BOOKING DEP T CTG
Bộ phận booking sau khi kiểm tra nội dung trên Booking Confirmation, in một bản lưu lại cho việc theo dõi chứng từ. Trên bản Booking in ra cần ghi rõ tên khách hàng phía trên, tên nhân viên kinh doanh chịu trách nhiệm về lô hàng để theo dõi và thơng báo nếu có vấn đề xảy ra.
(Trích dẫn phụ lục số 02 - Booking confirmation)
Sơ đồ 2.8: Quy trình CTG gửi booking note
Bước kế tiếp gửi lệnh cấp Booking note cho người gửi hàng, cần lưu ý khách hàng kiểm tra các thông tin đặt chỗ trên Booking đã chính xác chưa và nếu có thay đổi thơng tin nào về lơ hàng thì phải thông báo cách nhanh nhất đến bộ phận booking CTG để kịp thời thanh đổi trước khi tới thời gian đóng hàng. Sau đó gọi điện hoặc email yêu cầu khách hàng xác nhận về việc đã nhận được Booking note.
(Trích dẫn phụ lục số 03 - booking note )
Công đoạn này cần lưu ý các vấn đề sau:
– Sau khi nhận được Booking Confirmation, khách hàng yêu cầu thay đổi nội dung Booking vì có sai sót hoặc khách hàng muốn thay đổi thơng tin đặt chỗ. – Khách hàng hủy bỏ Booking vì nhiều lí do (khơng đóng hàng kịp, khơng có
đủ hàng…).
Khi xảy ra các trường hợp như vậy, bộ phận booking phải liên lạc với nhân viên hãng tàu để thay đổi thông tin ngay lập tức, tránh để xảy ra những tổn thất khơng đáng có (phải đền cước cho hãng tàu nếu khơng có hàng đi như dự định…). Cách liên lạc nhanh chóng giải quyết cơng việc kịp thời
– Gửi e-mail hoặc điện trực tiếp đến cho nhân viên hãng tàu để thay đổi hoặc hủy Booking.
– Trong quá trình yêu cầu thay đổi booking cần ghi chú rõ để tránh nhầm lẫn booking cũ và mới.
– Sau khi đã thay đổi hoặc hủy Booking thành công với bên hãng tàu, thay Booking Confirmation cũ bằng Booking mới với thông tin đã thay đổi, hoặc hủy Booking cũ trong trường hợp khách hàng muốn hủy.
BOOKING DEP T CTG
Bước kế tiếp:
Sơ đồ 2.9: Quy trình đưa hàng ra cảng và hồn tất thủ tục hải quan
Bước 1:
ể ủ . Thời hạn lưu container tại kho đóng hàng và hạ bãi tùy thuộc vào từng hãng tàu. Thông thường vỏ container được mượn miễn phí đem về kho khoảng 3 ngày. Sau khi làm xong thủ tục xuất hàng container được lưu tại bãi tối đa khoảng 7 ngày cho đến ngày tàu khởi hành. Thời hạn này cũng tùy thuộc vào từng hãng tàu và tùy từng cảng lấy và hạ container. Giữ container quá hạn cũng như hạ container quá sớm sẽ bị phạt. Nhân viên CTG phải thơng báo rõ với khách hàng tránh tình trạng phát sinh phí.
Bước 2: Chủ hàng làm thủ tục hả
. Sau khi
đ .
Bước 3:
. Chủ hàng sẽ mang tờ khai xuống phòng điều độ cảng để vào sổ tàu. Đây là khâu cuối trong quy trình thủ tục hải quan tải cảng cũng là khâu quan trọng. Vì sau khi vào sổ tàu, nghĩa là lô hàng sẽ được xếp lên tàu để xuất đi.
SHIPPER TERMINAL
CUSTOMER 1
3 2