Công Ty TNHH Cát Tường Giang
2.3.1. Các ưu điểm
Văn phịng cơng ty được trang bị đầy đủ máy móc thiết bị hiện đại như: Máy vi tính, photocopy, máy fax, máy scan, máy in đặc biệt là mạng internet đường truyền tốc độ cao để tiếp cận thơng tin, tỷ giá hối đối, ngày tàu đi, ngày tàu đến, hệ thống làm vận đơn qua mạng nhanh chóng và phí rẻ.
Vị trí: Cơng ty có trụ sở chính tại 116D Hồng Diệu, Quận 4, là nơi đặt nhiều văn phòng đại diện của các hãng tàu nước ngồi nên cơng ty rất thuận lợi trong việc liên hệ với các hãng tàu, thuận tiện trong việc lấy vận đơn và giải quyết được những vấn đề cấp thiết.
Hiện nay mạng thơng tin tồn cầu Internet phát triển mạnh mẽ, thì những công việc của bộ phận chứng từ ngày một được cải thiện, nhanh chóng và hiệu quả hơn nhiều lần so với trước đây. Cụ thể như sau:
– Thay vì phải khai chi tiết vận đơn theo cách điền vào mẫu trên giấy như cũ, thì hiện nay các hãng tàu đã có web site riêng, và công việc điền chi tiết vận đơn cũng thực hiện online cũng rất dễ dàng và nhanh chóng.
– Ngoài ra việc theo dõi lịch tàu, ngày tàu đi, ngày tàu đến, hải trình tàu và các vấn đề liên quan đến tàu chở hàng hoá cũng tiện lợi và chính xác hơn. – Chất lượng của các nhân viên chứng từ được đào tạo chun mơn cao nên đã
có những kiến thức và nghiệp vụ vững vàng, giúp cơng việc được chính xác và chuyên nghiệp.
– Có quan hệ rộng rãi với các hãng tàu để đảm bảo ký được các hợp đồng vận tải dài hạn có cước phí ưu đãi.
– Có đủ khả năng tài chính để tạo sự tín nhiệm nơi khách hàng.
Đội ngũ nhân viên có trình độ chun mơn nghiệp vụ vững chắc, văn hóa giao tiếp được đào tạo kĩ càng. Giúp cho quy trình giao hàng được liên tục.
Phong trào thi đua của công ty phát triển mạnh với những sáng kiến để cải tạo cơng ty ngày càng hồn thiện. Bên cạnh đó cơng ty cịn có hệ thống đại lý uy tín và chun nghiệp trên khắp tồn cầu. Điều này làm cho quy trình của cơng ty ngày càng hoàn thiện và rút ngắn thời gian cho khách hàng trong việc hoàn tất bộ chứng từ đúng thời hạn.
Các khâu trong quy trình giao hàng xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển hầu hết đã đảm bảo thực hiện tốt. Từ khâu báo giá, thơng báo lịch trình tàu, đến khâu giải quyết thanh toán. Những vấn đề gặp phải trong mỗi khâu đều được các nhân viên cơng ty nhanh chóng khắc phục để hồn thành kịp thời và chính xác trong cả quy trình giao hàng
2.3.2. Các nhược điểm
Cơng tác thanh tốn cịn khó khăn, một số khách hàng đều muốn nhận vận đơn MBL original vào ngày tàu chạy để hoàn thiện bộ chứng từ thanh toán, tuy nhiên những khách hàng này thanh tốn chưa đầy đủ cước phí hoăc vào ngày tàu chạy hãng tàu mới phát hành debit note, hóa đơn, đa số các hãng tàu này đều sử dụng các hệ thống ngân hàng khác với CTG, khi kế tốn chuyển tiền thanh tốn thì phải mất hơn nữa buổi hoặc cả ngày thì bên các hãng tàu mới nhận được tiền. Phần lớn hãng tàu đều áp dụng quy định nếu là cước “ Prepaid” thì phải thanh tốn đầy đủ cước phí trước khi nhận vận đơn. Do đó nếu khách hàng muốn nhận MBL original vào ngày tàu chạy thường rất khó khăn mà phải sau ngày tàu chạy 1 ngày.
Nhân viên khi đã lành nghề thường bỏ ra đi mở công ty mới hoặc đầu quân vào một công ty khác, không bàn giao công việc, người thay thế thường lủng củng và phải mất một thời gian mới nắm bắt được cơng việc, làm ảnh hưởng tới quy trình và khơng có tính chun nghiệp. Nhân viên thay thế không nắm bắt được những thói quen những quy định đối với nhiều khách hàng thân quen của công ty, dẫn đến chậm trễ việc giao chứng từ, sai sót trong cơng tác gửi booking, gửi HBL….
Đội ngũ nhân viên khai báo hải quan cịn ít và thường xuyên thay đổi chỗ làm dẫn đến khâu khai báo hải quan cơng ty cịn hạn chế, thường thì khách hàng tự khai báo hải quan. Đây là một thất thốt cho quy trình giao nhận của CTG
Giữa các phịng ban phải liên kết với nhau để hồn thành cơng việc. Chính vì phải phối hợp như vậy nên đơi khi cơng việc có nhiều vướng mắc mà một bộ phận không thể tự giải quyết được mà phải đợi các bộ phận khác giải quyết nên dẫn đến việc chậm trễ trong công việc.
Đôi khi việc tiếp nhận thơng tin từ hãng tàu cũng cịn chậm và thiếu chính xác, lý do vì các trang web của hãng tàu chưa được đầy đủ hoặc mạng bị tắc nghẽn, hoặc trục trặc kĩ thuật khiến cho thơng tin bị sai lệch, chậm trễ thậm chí khơng có
Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA QUỐC TẾ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH CÁT TƯỜNG GIANG