Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty Logistics Đại Cồ Việt

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 1.1 Tổng quan về nghiệp vụ giao nhận 1.1.1 Khái niệm về dịch vụ giao nhận Theo quy tắc mẫu của FIATA – Hiệp

HUỲNH VÕ THN NGỌC TUYỀN LỚP:10CKQ1 KHOA:THƯƠNG MẠI CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP

Tên đề tài: Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập kh u bằng đường biển tại công ty Logistics Đại Cồ Việt (DACO LOGISTICS)

CHUYÊN NGÀNH:KINH DOANH QUỐC TẾ

GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN:PHẠM GIA LỘC

TP.HCM,NĂM 2013

KHOA THƯƠNG MẠI

HUỲNH VÕ THN NGỌC TUYỀN LỚP:10CKQ1 KHOA:THƯƠNG MẠI CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP

Tên đề tài: Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập kh u bằng đường biển tại công ty Logistics Đại Cồ Việt (DACO LOGISTICS)

TP.HCM,NĂM 2013

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

……… Ngày tháng năm

Ký tên

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

……… Ngày tháng năm

Ký tên

Sơ đố 1.1: Mối quan hệ của người giao nhận với các bên liên quan……… trang 9

Sơ đồ 1.2: quy trình giao nhận hàng hóa nhập khNu bằng đường biển…… trang 14

Chương 2:

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty DACO Logistics (tháng 2/2013)….…trang 5 Bảng 2.1: Cơ cấu lao động theo độ tuổi……… trang 6 Bảng 2.2: Tình hình nhân sự theo phòng ban tại DACO Logistics (3/2013)…trang 7 Bảng 2.3: Các tuyến đường chính Daco đang cung cấp cho khách hàng trang 9 Bảng 2.4 : Tỷ trọng hàng nhập khNu bằng đường biển và đường hàng không của công ty DACO giai đoạn 2008-2012……… …trang 11 Bảng 2.5: Tỷ lệ hoàn thành doanh thu thực tế/ doanh thu kế hoạch giai đoạn 2008-2012……….……… trang 13 Bảng 2.6: Doanh thu thực tế từ các hoạt động của công ty… trang 14 Bảng 2.7 : Chi phí kinh doanh của công ty giai đoạn 2008-2012………trang 16 Bảng 2.8 : Lợi nhuận của công ty giai đoạn 2008-2012……… trang 18 Bảng 2.9: Thống kê sản lượng xuất nhập khNu đối với hàng nguyên container FCL của công ty giai đoạn 2008-2012……….trang 20 Bảng 2.10: Thống kê sản lượng xuất nhập khNu hàng lẻ LCL của công ty giai đoạn 2008-2012……… trang 21 Hình 2.1 : Trang thông tin chính của phần mềm kê khai điện tử CDS live đã được điền đầy đủ thông tin cần thiết……… trang 27

Hình 2.3 : Trang danh sách mặt hàng trên phần mềm khai báo hải quan điện tử CDS live ……….trang 31 Hình 2.4: Trang tờ khai GATT (phân bổ và tính thuế)……… trang 33 Hình 2.5 : Trang vận tải đơn của phần mềm kê khai điện tử CDSlive…… trang 35 Hình 2.6: Trang hóa đơn thương mại của phần mềm kê khai điện tử CDS

live……… trang 37 Hình 2.7: Trang hợp đồng thương mại của phần mềm kê khai hải quan điện tử CDS live……… trang 39

Sơ đồ 2.2: Quy trình thủ tục hải quan hàng nhập khNu……… trang 44

Sơ đồ 2.2: Quy trình nhận hàng LCL……… trang 49

Chương 3:

Bảng 3.1: Bảng chỉ tiêu doanh thu và lợi nhuận của công ty DACO giai đoạn 2017……… trang 5

2013-CB – CNV: Cán bộ - công nhân viên

PO: Purchasing Order

B/L: Bill of Lading (vận đơn)

LCL: Less Container Load (hàng lẻ)

L/C: Letter of Credit (thư tín dụng chứng từ)

C/O: Certificate of Origin (giấy chứng nhận xuất xứ)

CFS: Container Freight Staion (kho hàng lẻ)

FCL: Full Container Load (hàng nguyên container)

WTO: Word Trade Organization

TEUs: Twenty foot Equivalent Unit : đơn vị đo của hàng hóa được container hóa tương đương 1 container chuNn

DACO Logistics: Công ty cổ phần dịch vụ Logistics Đại Cồ Việt

VIFAS: (Vietnam Freight Forwarders Association): Hiệp Hội giao nhận kho vận Việt Nam

FIATA:( International Federation of Freight Forwarder Association) : Hiệp Hội vận tải giao nhận quốc tế

IATA: (International Air Transport Association: Hiệp Hội vận tải hàng không quốc

tế

D/O :Delivery order: Lệnh giao hàng

CY: Container Yard: Bãi chứa container

Cont : Container : dụng cụ vận tải để chứa hàng để đi biển

Table of Contents

Lời mở đầu Error! Bookmark not defined

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP

KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 9

1.1 Tổng quan về nghiệp vụ giao nhận 9

1.1.1 Khái niệm về dịch vụ giao nhận 9

1.1.2 Đặc điểm của dịch vụ giao nhận 9

1.1.3 Vai trò của hoạt động giao nhận 10

1.1.3.1 Đối với nền kinh tế 10

1.1.3.2 Đối với công ty kinh doanh về xuất nhập kh u 11

1.1.4 Khái niệm về người giao nhận 12

1.1.5 Quyền và nghĩa vụ của người giao nhận 12

1.1.6 Phạm vi dịch vụ của người giao nhận 13

1.1.7 Trách nhiệm của người giao nhận 15

1.1.7.1 Khi là đại lý của chủ hàng 15

1.1.7.2 Khi là người chuyên chở 15

1.1.8 Mối quan hệ của người giao nhận với các bên có liên quan 16

1.2 Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển 17

1.2.1 Cơ sở pháp lý 17

1.2.2 Các nguyên tắc giao nhận hàng hóa xuất nhập kh u 18

1.2.3 Giao nhận hàng hóa xuất nhập kh u bằng đường biển 19

1.3 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập kh u tại cảng biển 22

1.3.2 Đối với hàng không phải lưu kho, lưu bãi tại cảng 23

1.3.3 Hàng nhập bằng container 24

1.3.4 Các loại chứng từ liên quan đến hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khNu bằng đường biển, bảo vệ quyền lợi của chủ hàng 25

1.3.5 Những điều cần lưu ý khi xếp/ dỡ hàng vào container 30

1.4 Các tiêu chí đánh giá về quy trình giao nhận hàng hóa nhập kh u bằng đường biển 31

1.4.1 Nhanh chóng (nguồn “Vận tải quốc tế, bảo hiểm vận tải quốc tế”) 31

1.4.2 Chính xác (nguồn Summary of Information for Shippers of Household, “vận tải quốc tế, bảo hiểm vận tải quốc tế”, “FedEx đua với thời gian”) 32 1.4.3 Tiết kiệm (nguồn www.cnbc.com, “vận tải quốc tế, bảo hiểm vận tải quốc tế”) 33

1.4.4.An toàn (nguồn safety in freight, transport operations, freightbestpractice.org.uk, “vận tải quốc tế, bảo hiểm vận tải quốc tế”) 34

1.5 Bài học kinh nghiệm có thể áp dụng cho hoạt động giao nhận hàng hóa nhập kh u bằng đường biển 35

CHƯƠNG 2: NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS ĐẠI CỒ VIỆT 44

2.1 Tổng quan về công ty Cổ Phần Dịch Vụ Logistics Đại Cồ Việt (Daco Logistics) 44

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 44

2.1.2 Nhiệm vụ, chức năng và phạm vi hoạt động của công ty 46

2.1.2.1 Nhiệm vụ 46

2.1.2.2 Chức năng 46

2.1.2.3 Phạm vi hoạt động của công ty 47

2.1.3 Hệ thống tổ chức của công ty 47

2.1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty Daco Logistics (tháng 2/2013) 48

2.1.3.2 Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban 48

2.1.4 Tổng quan về tình hình nhân sự của công ty 49

2.1.5 Tổng quan vể lĩnh vực hoạt động của công ty 51

2.1.6 Tầm quan trọng của hoạt động giao nhận hàng nhập kh u bằng đường biển đối với công ty 53

2.1.7 Phân tích hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2008-2012 56

2.1.7.1 Doanh thu 57

2.1.7.2 Chi phí 59

2.1.7.3 Lợi nhuận 62

2.1.7.4 Hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty 65

2.2 Giới thiệu về bộ phận thực tập 67

2.3 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập kh u bằng đường biển tại Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Logistics Đại Cồ Việt 68

2.3.1 Tìm kiếm, thiết lập mối quan hệ giao dịch và ký kết hợp đồng dịch vụ 68 2.3.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ hàng nhập 69

2.3.3 Chu n bị hồ sơ khai báo hải quan 70

2.3.3.1 Lên tờ khai Hải quan điện tử 70

2.3.3.2 Bộ hồ sơ làm thủ tục Hải quan 86

2.3.4 Nhận lệnh giao hàng (Delivery Order) 88

2.3.5 Chu n bị phương tiện vận tải để nhận hàng 89

2.3.7 Nhận hàng hóa 97

2.3.7.1 Lấy phiếu EIR (Equipment Interchange Receipt) 97

2.3.8 Giao chứng từ nhận hàng cho người vận tải 98

2.3.9 Bàn giao hồ sơ, hóa đơn, thanh toán với khách hàng 98

2.3.10 Lưu hồ sơ 99

2.4 Đánh giá về quy trình giao nhận hàng hóa nhập kh u bằng đường biển của Công Ty Daco Logistics 99

2.5 Phân tích mô hình SWOT 100

2.5.1 Điểm mạnh (Strengths) 100

2.5.2 Điểm yếu (Weakness) 101

2.5.3 Cơ hội (Opportunity) 102

2.5.4 Thách thức (Threats) 103

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN VÀ CÁC KIẾN NGHN 109

3.1 Mục tiêu đề xuất giải pháp 109

3.2 Định hướng của nhà nước và mục tiêu của công ty trong thời gian tới 109 3.2.1 Định hướng của nhà nước 109

3.2.2 Mục tiêu của công ty trong thời gian tới 112

3.3 Giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động giao nhận tại Công Ty Daco Logistics 113

3.3.1 Chính sách nguồn nhân lực 113

3.3.2 Mở rộng thị phần 117

3.3.3 Nâng cao chất lượng dịch vụ 118

3.3.4 Hạ thấp chi phí 118

3.3.5 Chính sách lương và khen thưởng 119

3.3.6 Nguồn vốn và cơ sở vật chất 120

3.3.7 Hạn chế tính thời vụ của hoạt động giao nhận hàng hóa 122

3.3.8 Phát triển vận tải đa phương thức 123

3.9 Gia tăng nguồn vốn kinh doanh 123

3.10 Tạo uy tín với các cơ quan Hữu quan 124

.3 Kiến nghị đối với Công Ty 125

PHẦN 3: KẾT LUẬN 132

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài nghiên cứu:

Trong xu thế toàn cầu hoá, hội nhập kinh tế giữa các quốc gia diễn ra một cách mạnh mẽ và nhanh chóng đã tạo cơ hội giao thương giữa các nước, thúc đNy hoạt động xuất nhập khNu gia tăng Cùng với sự phát triển về hoạt động ngoại thương này, ngành giao nhận và vận tải hàng hoá xuất nhập khNu cũng đã phát triển mạnh

và đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc lưu chuyển hàng hoá, là chiếc cầu nối giữa người mua, người bán, người sản xuất và người tiêu dùng

Với ưu thế là một trong số ít các quốc gia có bờ biển thuận tiện cho hoạt động vận tải quốc tế bằng đường biển, Việt Nam đã đang và ngày càng chú trọng phát triển các hoạt động này Ngành giao nhận đặc biệt là giao nhận bằng đường biển đã có

bề dày lịch sử và khẳng định sự tồn tại cũng như vai trò của mình trong sự phát triển của kinh tế thế giới

Công ty DACO Logistics được thành lập vào tháng 6 năm 2007, với hệ thống đại

lý mạnh trên toàn cầu cùng những hợp đồng hợp tác chặt chẽ với các cảng, hãng tàu lớn, am hiểu hoạt động kho bãi, đóng kiện, đóng gói, vận chuyển bằng đường hàng không, đường biển Tuy nhiên không phải vậy mà công ty không có những điểm yếu nhất định , nếu không phát hiện và khắc phục kịp thời thì có thể bị đào thải khỏi ngành được coi là cạnh tranh khốc liệt hiện nay Công ty cần có những giải pháp để phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế của mình Đặc biệt là phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển là hoạt động đang chiểm tỷ trọng chủ yếu của công ty

Daco Logistics là một công ty rất trẻ trong ngành logistics Hiện nay, Daco Logistics đã và đang củng cố phát triển hoạt động kinh doanh của mình để đáp ứng tốt những yêu cầu của khách hàng, cạnh tranh để tồn tại, đứng vững trên nền kinh tế thị trường và góp phần phục vụ cho hoạt động kinh tế đối ngoại của các nước

Qua nhiều nỗ lực nhưng tình hình kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khNu bằng đường biển ở Daco vẫn chưa thực sự đạt hiệu quả tối ưu , vậy nguyên nhân là do đâu và phải có biện pháp khắc phục, rút kinh nghiệm như thế nào trong những lô hàng tiếp theo ?

Với mong muốn tự hoàn thiện kiến thức thực tế và đóng góp một phần nhỏ bé cho

sự phát triển của công ty,tác giả đã quyết định chọn đề tài “ Hoàn thiện quy trình

giao nhận hàng hoá nhập kh u bằng đường biển tại công ty Logistics Đại Cồ Việt ” làm đề tài thực tập tốt nghiệp cho mình

2 Mục tiêu nghiên cứu:

- Nghiên cứu lý luận về quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khNu trong hoạt động ngoại thương mà cụ thể là hoạt động giao nhận hàng nhập khNu bằng đường biển

- Đánh giá hoạt động giao nhận hàng hoá nhập khNu bằng đường biển tại công ty Daco Logistics trong thời gian qua

- Hình thành những giải pháp phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khNu trong tương lai

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khNu tại Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Logistics Đại Cồ Việt

vụ logistics tại Daco Logistics từ năm 2009 đến 20012

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp quan sát trên lý thuyết: đọc các tài liệu về vận tải, giao nhận, nghiên cứu kỹ cơ sở lý thuyết đã được học, cập nhật các trang web

về quy trình giao nhận

- Phương pháp quan sát thực tế: Quan sát quy trình, thủ tục Hải quan tại công ty, cảng Ghi nhớ vị trí địa lý của mỗi cảng cũng như vị trí các nơi làm thủ tục và vị trí các kho hàng, bãi chứa container

- Phương pháp ghi chú: Ghi chú lại những quy trình trong thực tế để dễ dàng nhớ lại cũng như vận dụng tốt cho lần sau

- Phương pháp so sánh: so sánh giữa lý thuyết và thực tế; so sánh các quy trình với nhau nhằm rút ra những khác biệt để dễ dàng ghi nhớ

5 Ý nghĩa và đóng góp của nghiên cứu

- Đóng góp cho công ty: Nghiên cứu làm rõ những vấn đề trong hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khNu tại công ty Daco Logistics, và các giải pháp hoàn thiện

- Đóng góp cho cơ sở lý luận: Nghiên cứu dựa trên lý thuyết thực tế nhằm hoàn thiện hơn cho cơ sở lý luận trong đề tài nghiên cứu

6 Kết cấu của báo cáo nghiên cứu

Bố cục báo cáo bao gồm 3 chương, nội dung như sau:

Chương 1: Cơ sở khoa học về giao nhận hàng hóa xuất nhập kh u bằng đường biển

Chương 2: Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập kh u bằng đường biển tại công ty cổ phần Logistics Đại Cồ Việt

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hoạt động giao nhận hàng hóa nhập

kh u bằng đường biển và các kiến nghị

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

1.1 Tổng quan về nghiệp vụ giao nhận

1.1.1 Khái niệm về dịch vụ giao nhận

Theo quy tắc mẫu của FIATA – Hiệp hội giao nhận quốc tế (Federation Internationale des Associations de Transitaries et Assimilaimes) thì dịch vụ giao nhận được định nghĩa như sau: “Dịch vụ giao nhận là bất kì loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ kể trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa”

Theo luật Thương Mại Việt Nam 2005 thì “giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, trong đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, sau đó tổ chức việc vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác (gọi chung là khách hàng) để hưởng thù lao”

Giao nhận hàng hóa là tập hợp những công việc có liên quan đến quá trình vận tải, nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng)

1.1.2 Đặc điểm của dịch vụ giao nhận

Vì dịch vụ giao nhận cũng là một loại hình dịch vụ nên nó cũng mang những đặc điểm chung như sau, đó là hàng hóa vô hình nên không thê cất giữ được, không có tiêu chuNn đánh giá chất lượng đồng nhất, sản xuất và tiêu dùng diễn

ra đồng thời và chất lượng của dịch vụ thì phụ thuộc vào cảm nhận của người tiêu dùng Nhưng bên cạnh đó thì dịch vụ giao nhận cũng có những đặc điểm riêng như :

• Không tạo ra sản phNm vật chất vì nó chỉ làm cho đối tượng thay đổi vị trí về mặt không gian chứ không tác động về mặt kỹ thuật làm thay đổi đối tượng đó Điều này tác động tích cực đến sự phát triển của sản xuất

và nâng cao đời sống nhân dân

• Mang tính thụ động vì dịch vụ này phụ thuộc rất nhiều vào nhu cầu của khách hàng, các quy định của người vận chuyển, các ràng buột về luật pháp, thể chế của chính phủ

• Mang tính thời vụ vì giao nhận chủ yếu phục vụ cho hoạt động xuất nhập khNu mà thường thì hoạt động xuất nhập khNu chỉ mang tính thời vụ nên hoạt động giao nhận cũng chịu ảnh hường của tính thời vụ

Ngoài làm những công việc như thủ tục, lưu cước, thì người làm dịch vụ giao nhận còn tiến hành nhiều công việc khác như: gom hàng, chia hàng, bốc xếp, mà để có thể hoàn thành tốt công việc đó hay không thì còn phụ thuộc rất nhiều vào cơ sở vật chất và kinh nghiệm của người giao nhận

1.1.3 Vai trò của hoạt động giao nhận

1.1.3.1 Đối với nền kinh tế

- Giao nhận tạo điều kiện cho hàng hóa lưu thông nhanh chóng, an tòan và tiết kiệm mà không cần có sự tham gia của người gửi cũng như người nhận

- Giao nhận giúp cho người chuyên chở đNy nhanh tốc độ quay vòng của phương tiện vận tải, tận dụng tối đa và hiệu quả sử dụng của các phương tiện vận tải cũng như các phương tiện hỗ trợ khác

- Giao nhận giúp gia tăng giá trị kinh doanh của các doanh nghiệp vận tải giao nhận vì hoạt động giao nhận có quy mô mở rộng và phức tạp hơn nhiều so với hoạt động vận tải giao nhận thuần túy cho nên các dịch vụ

mà khách hàng yêu cầu từ người kinh doanh vận tải giao nhận cũng phải

đa dạng và phong phú

- Giao nhận góp phần mở rộng thị trường trong buôn bán quốc tế, như chiếc cầu nối trong việc chuyển dịch hàng hóa trên các tuyến đường mới đến các thị trường mới đúng yêu cầu về thời gian và địa điểm đã đặt ra

1.1.3.2 Đối với công ty kinh doanh về xuất nhập kh u

Dịch vụ giao nhận cũng mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích như sau: Giảm thiểu được những rủi ro cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển

vì những người giao nhận là người có nhiều kinh nghiệm trong việc thuê phương tiện, nhất là tàu biển vì họ thường xuyên tiếp xúc nhiều với các hãng tàu nên họ biết rõ hãng tàu nào có uy tín, cước phí phù hợp, lịch trình tàu chạy…

Bên cạnh đó còn giúp cho chủ hàng tiết kiệm được thời gian làm các thủ tục và tìm kiếm người giao nhận, tiết kiệm được chi phí phát sinh cho chủ hàng

Việc sử dụng dịch vụ giao nhận thường xuyên sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp giảm bớt nhân sự, nhất là việc giao nhận không thường xuyên Ngoài ra do tính chuyên môn của lĩnh vực này nên người giao nhận thường tiến hành các công việc một cách nhanh chóng nên do đó tránh được tình trạng chậm trễ trong việc thực hiện hợp đồng xuất nhập khNu Trong trường hợp hàng hóa phải chuyển tải dọc đường thì người giao nhận sẽ đảm trách việc này, giúp doanh nghiệp không cần người đại diện tại nước chuyển tải cũng như đảm bảo sao cho hàng hóa ít bị tổn thất trong quá trình chuyển tải hàng hóa

Bên cạnh đó, người giao nhận có thể thay mặt doanh nghiệp (nếu được doanh nghiệp ủy quyền) để làm các thủ tục khiếu nại với người vận chuyển hoặc cơ quan bảo hiểm khi xảy ra tổn thất hàng hóa, người giao nhận cũng có thể giúp doanh nghiệp ghi chứng từ hợp lý cũng như áp mã thuế (nếu là hàng phải chịu thuế) sao cho số thuế mà doanh nghiệp phải nộp là hợp lý

1.1.4 Khái niệm về người giao nhận

Theo FIATA, người giao nhận được hiểu là “Người lo toan để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác Người giao nhận cũng đảm nhận mọi công việc thực hiện liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa”

Người giao nhận có thể là chủ hàng khi mà chủ hàng tự đứng ra đảm nhận công việc giao nhận hàng hóa của mình, chủ tàu khi chủ tàu thay mặt chủ hàng thực hiện dịch vụ giao nhận, công ty xếp dỡ hay kho hàng

Ngày nay người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa giữ vai trò quan trọng trong vận tải và buôn bán quốc tế Những dịch vụ người giao nhận thực hiện không chỉ dừng lại ở các công việc cơ bản truyền thống như đặt chỗ đóng hàng, nơi dùng để kiểm tra hàng hóa, giao nhận hàng hóa mà còn thực hiện những dịch vụ chuyên nghiệp hơn như tư vấn chọn tuyến đường vận chuyển, chọn tàu vận tải, đóng gói bao bì hàng hóa

1.1.5 Quyền và nghĩa vụ của người giao nhận

Theo điều 235 Luật Thương Mại quy định thì người giao nhận có những quyền

và nghĩa vụ sau đây:

- Người giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác

- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình theo hợp đồng

- Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng

- Sau khi ký kết hợp đồng, nếu thấy không thể thực hiện được chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo cho khách hàng để xin chỉ dẫn thêm

- Phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý, nếu trong hợp đồng không thỏa thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng -

1.1.6 Phạm vi dịch vụ của người giao nhận

Thường thì người giao nhận sẽ thay mặt người gửi hàng hoặc người nhận hàng lo liệu quá trình vận chuyển hàng hóa qua các công đoạn Người giao nhận có thể làm các dịch vụ trực tiếp hay thông qua những đại lý mà họ thuê, những dịch vụ này bao gồm :

Thay mặt người gửi hàng (người xuất kh u)

Theo những chỉ dẫn của người gửi hàng, người giao nhận sẽ:

- Chọn tuyến đường, phương thức vận tải và người chuyên chở thích hợp, lưu cước với người chuyên chở đã chọn lọc

- Nhận hàng và cấp chứng từ thích hợp như: giấy chứng nhận hàng của người giao nhận, giấy chứng nhận chuyên chở của người giao nhận

- Nghiên cứu những điều khoản trong tín dụng thư và tất cả những luật lệ của chính phủ áp dụng cho việc giao hàng ở nước xuất khNu, nước nhập khNu cũng như ở những nước quá cảnh nào và chuNn bị những chứng từ cần thiết

- Đóng gói hàng hóa (nếu việc này do người gửi hàng làm trước khi giao nhận) có tính đến tuyến đường, phương thức vận tải, bản chất của hàng hóa và những luật lệ áp dụng nếu có ở nước xuất khNu, nước nhập khNu hoặc nước gửi hàng đến

- Lo liệu việc lưu kho hàng hóa nếu cần

- Cân đo hàng hóa

- Lưu ý là người gửi hàng cần mua bảo hiểm và nếu người gửi hàng yêu cầu thì mua bảo hiểm cho hàng

- Vận chuyển hàng hóa đến cảng, lo khai báo hải quan, lo các thủ tục chứng từ liên quan và giao hàng cho người chuyên chở

- Lo việc giao dịch ngoại hối (nếu có)

- Thanh toán phí và những phí khác bao gồm cả tiền cước

- Nhận vận đơn đã kí của người chuyên chở , giao cho người gửi hàng

- Thu xếp việc chuyển tải trên đường (nếu cần)

- Giám sát việc vận chuyển hàng hóa trên đường đưa tới người nhận hàng thông qua những mối liên hệ người chuyên chở và đại lý của người giao nhận

- Ghi nhận những tổn thất cua hàng hóa (nếu có)

- Giúp đỡ người gửi hàng tiến hành khiếu nại người chuyên chở về những tổn thất của hàng hóa (nếu có)

Thay mặt người nhận hàng (người nhập kh u)

Theo những chỉ dẫn giao hàng của người nhập khNu người giao nhận sẽ:

- Thay mặt người nhận hàng giám sát việc vận chuyển hàng hóa từ khi người nhận hàng lo liệu vận tải hàng

- Nhận hàng và kiểm tra tất cả chứng từ liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa

- Nhận hàng của người chuyên chở và thanh toàn cước nếu cần

- Khai báo hải quan và trả lệ phí khác cho hải quan

- Thu xếp việc lưu kho, quá cảnh

- Giao hàng đã làm thủ tục hải quan cho người nhận hàng

- Nếu cần giúp đỡ người nhận hàng tiến hành khiếu nại đối với người chuyên chở về những tổn thất của hàng hóa (nếu có)

Đối với những dịch vụ khác:

Ngoài những dịch vụ trên thì người giao nhận cũng có thể làm những dịch vụ khác nảy sinh trong quá trình chuyên chở, và những dịch vụ đặc biệt như gom hàng, cung cấp thiết bị…

Người giao nhận cũng có thể thông báo cho khách hàng của mình về nhu cầu tiêu dùng, những thị trường mới, tình hình cạnh tranh, chiếc lược xuất khNu, nhập khNu,

những điều khoản thích hợp cần đưa vào hợp đồng mua bán ngoại thương và những vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh của khách hàng

1.1.7 Trách nhiệm của người giao nhận

Dù ở vị trí đại lý hay người chuyên chở thì người giao nhận cũng phải chăm lo chu đáo hàng hóa được ủy thác, thực hiện đúng những chỉ dẫn của khách hàng

về những vấn đề có liên quan đến việc giao nhận hàng hóa

1.1.7.1 Khi là đại lý của chủ hàng

Tùy theo chức năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiện đầy

đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệm về: + Giao hàng không đúng chỉ dẫn

+ Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hóa mặc dù đã có hướng dẫn

+ Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan

+ Chở hàng đến sai nơi quy định

+ Giao hàng cho người không phải là người nhận

+ Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng

+ Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế + Những thiệt hại về người và tài sản của người thứ ba mà người giao nhận gây nên Tuy nhiên người giao nhận cũng không chịu trách nhiệm về hành vi lỗi lầm của người thứ ba như người chuyên chở hoặc người giao nhận khác nếu như người đó chứng minh được là đã lựa chọn việc cần

thiết

1.1.7.2 Khi là người chuyên chở

Khi là một người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trò là một nhà thầu độc lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu, và phải chịu trách nhiệm về hành vi và sai trái của người chuyên chở, của người giao nhận khác mà người giao nhận thuê để thực hiện hợp đồng giao nhận hàng hóa

Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở không chỉ trong các trường hợp tự vận chuyển hàng hóa trong các phương tiện vận tải của chính mình mà còn trong trường hợp bằng việc phát hành chừng từ vận tải của mình hay là một cách khác, cam kết đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở Khi người giao nhận cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận tải như đóng gói, lưu kho hay phân phối , thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như người chuyên chở nếu người giao nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng phương tiện của mình ,

Tuy nhiên người giao nhận không chịu trách nhiệm về những mất mát, hư hỏng của hàng hóa phát sinh từ những trường hợp sau đây:

- Do lỗi của khách hàng hoặc do người được khách hàng ủy thác

- Khách hàng đóng gói và ghi ký mã hiệu không phù hơp

1.1.8 Mối quan hệ của người giao nhận với các bên có liên quan

Nói một cách ngắn gọn, người giao nhận là người lo việc vận chuyển hàng hóa

từ nơi này đến nơi khác Trong quá trình vận chuyển hàng hóa thì phải trải qua rất nhiều giai đoạn và chịu sự kiểm soát của rất nhiều cơ quan chức năng Vì vậy, người giao nhận phải tiến hành các công việc có liên quan đến nhiều bên Dựa vào sơ đồ dưới đây ta có thể thấy được các mối liên hệ đó

Hợp đồng Hợp đồng

HĐ dịch vụ HĐ bảo hiểm

Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ của người giao nhận với các bên liên quan

o Sơ đồ trên biểu thị mối quan hệ giữa người giao nhận và các bên có liên quan Đầu tiên là mối quan hệ với khách hàng, có thể là người gửi hàng hoặc người nhận hàng Mối quan hệ này được điều chỉnh bằng hợp đồng

ủy thác giao nhận

o Quan hệ với Chính phủ và các cơ quan chức năng quan hệ với Chính phủ như: Bộ thương mại, Hải quan, Giám định, Cơ quan quản lý ngoại hối, Kiểm dịch, y tế

o Quan hệ với người chuyên chở và đại lý của người chuyên chở: đó có thể

là chủ tàu, người môi giới, hay bất kì người kinh doanh vận tải nào khác, mối quan hệ này được điều chỉnh bằng hợp đồng cung cấp dịch vụ Ngoài ra người giao nhận còn có mối quan hệ nghiệp vụ với ngân hàng, người bảo hiểm

1.2 Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển

Người gửi

hàng

Người nhận hàng

Người chuyên chở

hiểm

- Việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khNu phải dựa trên các cơ sở pháp lý như các quy phạm pháp luật quốc tế và của Việt Nam

- Các công ước về vận đơn, vận tải, công ước quốc tế về hợp đồng mua bán hàng hóa

Ví dụ: Công ước Vienne 1980 về buôn bán quốc tế

- Các văn bản pháp luật của nhà nước Việt Nam về giao nhận vận tải, các loại hợp đồng và L/C mới đảm bảo quyền lợi của chủ hàng xuất nhập khNu

Ví dụ : Luật, bộ Luật, Nghị định, Thông tư

1.2.2 Các nguyên tắc giao nhận hàng hóa xuất nhập kh u

Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc chung trong giao nhận hàng hóa như sau:

- Việc bốc dỡ, giao nhận, bảo quản hàng hóa xuất nhập khNu tại cảng là do cảng tiến hành trên cơ sở hợp đồng giữa chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác với cảng Người được chủ hàng ủy thác thường là người giao nhận

- Đối với hàng không qua cảng (không lưu kho tại cảng) thì có thể do các chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác giao nhận trực tiếp với tàu Trong trường hợp đó, chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác phải kết toán trực tiếp với

người vận tải và chỉ thỏa thuận với cảng về địa điểm bốc dỡ, thanh toán các chi phí

có liên quan

- Việc bốc dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng do cảng tổ chức thực hiện Nếu chủ hàng đưa phương tiện và nhân công vào cảng để bốc dỡ thì chủ hàng phải thỏa thuận với cảng và phải trả lệ phí, chi phí liên quan cho cảng

- Khi được ủy thác nhận hàng từ tàu, cảng nhận hàng bằng phương thức nào thì phải giao hàng bằng phương thức ấy

- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã ra khỏi kho bãi, cảng

- Khi nhận hàng tại cảng thì chủ hàng hoặc người được ủy thác phải xuất trình những chứng từ hợp lệ xác định quyền được nhận hàng và phải nhận được một cách liên tục trong một thời gian nhất định những hàng hóa ghi trên chứng từ

Ví dụ: vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan,…

- Việc giao nhận có thể do cảng làm theo ủy thác hoặc chủ hàng trực tiếp làm

1.2.3 Giao nhận hàng hóa xuất nhập kh u bằng đường biển

Ngành hàng hải của nước ta bắt đầu phát triển từ những năm 1990, khi kinh tế

và thương mại bắt đầu mở cửa Tháng 6 năm 1990, Bộ Luật Hàng Hải Việt Nam ra đời, tạo nền tảng pháp lý cho hoạt động sản xuất kinh doanh của ngành

Nhiệm vụ của các cơ quan tham gia vào quá trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khNu tại cảng biển

Nhiệm vụ của cảng

- Ký kết hợp đồng xếp dỡ, giao nhận, bảo quản, lưu kho hàng hoá với chủ hàng

- Giao hàng xuất khNu cho tàu và nhận hàng nhập khNu từ tàu nếu được uỷ thác

- Kết toán với tàu về việc giao nhận hàng hoá và lập các chứng từ cần thiết khác

để bảo vệ quyền lợi của các chủ hàng

- Giao hàng nhập khNu cho các chủ hàng trong nước theo sự uỷ thác của chủ hàng xuất nhập khNu

- Tiến hành việc xếp dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho trong khu vực cảng

- Chịu trách nhiệm về những tổn thất của hàng hoá do mình gây nên trong quá trình giao nhận vận chuyển xếp dỡ

- Hàng hoá lưu kho bãi của cảng bị hư hỏng, tổn thất thì cảng phải bồi thường nếu có biên bản hợp lệ và nếu cảng không chứng minh được là cảng không có lỗi

- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hoá trong các trường hợp sau:

+ Không chịu trách nhiệm về hàng hoá khi hàng đã ra khỏi kho bãi của cảng

+ Không chịu trách nhiệm về hàng hoá ở bên trong nếu bao kiện, dấu seal vẫn nguyên vẹn

+ Không chịu trách nhiệm về hư hỏng do kỹ mã hiệu hàng hoá sai hoặc không rõ (dẫn đến nhầm lẫn mất mát)

Nhiệm vụ của các chủ hàng xuất nhập kh u

- Ký kết hợp đồng ủy thác giao nhận với cảng trong trường hợp hàng qua cảng

- Tiến hành giao nhận hàng hóa trong trường hợp hàng hóa không qua cảng hoặc tiến hành giao nhận hàng hóa xuất nhập khNu với cảng trong trường hợp hàng qua cảng

- Ký kết hợp đồng bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho hàng hóa với cảng

- Cung cấp cho cảng những thông tin về hàng hóa và tàu

- Cung cấp các chứng từ cần thiết cho cảng để cảng giao nhận hàng hóa

+ Đối với hàng xuất khNu bao gồm các chứng từ sau: Bảng lược khai hàng hóa (Cargo Manifest) do đại lý tàu biển làm,

sơ đồ xếp hàng (Cargo Plan) do thuyền phó phụ trách hàng hóa lập

+ Đối với hàng nhập khNu thì bao gồm các chứng từ sau: bảng lược khai hàng hóa, sơ đồ xếp hàng, chi tiết hầm tàu (Hatch List) , vận đơn đường biển, lệnh giao hàng (Delivery Order

- D/O) trong trường hợp nếu là hàng container

- Theo dõi quá trình giao nhận để giải quyết các vấn đề phát sinh

- Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình giao nhận để có cơ sở khiếu nại các bên có liên quan

- Thanh toán các chi phí cho cảng

Nhiệm vụ của hải quan

- Tiến hành thủ tục hải quan, thực hiện việc kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan đối với tàu biển và hàng hoá xuất nhập khNu

- Ðảm bảo thực hiện các quy định của Nhà nước về xuất nhập khNu, về thuế xuất khNu, thuế nhập khNu

- Tiến hành các biện pháp phát hiện, ngăn chặn, điều tra và xử lý hành vi buôn lậu, gian lận thương mại hoặc vận chuyển trái phép hàng hoá, ngoại hối, tiền Việt Nam qua cảng biển

1.3 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập kh u tại cảng biển

Sơ dồ 1.2 : Quy trình giao nhận hàng hóa nhập kh u bằng đường biển

Theo tài liệu “ Nghiệp vụ giao nhận vận tải và bảo hiểm trong ngoại thương” của tác giả Phạm Mạnh Hiền, nhà giáo ưu tú Phan Hữu Hạnh, Nhà xuất bản lao động xã

Tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng dịch vụ

Nhận và kiểm tra bộ chứng từ hàng nhập ChuNn bị hồ sơ khai báo hải quan

Nhận lệnh giao hàng D/O (Delivery order)

ChuNn bị phương tiện để nhận hàng Làm thủ tục hải quan hàng nhập khNu

Nhận hàng hóa Giao chứng từ nhận hàng cho người vận tải

Bàn giao hồ sơ, hóa đơn, thanh toán với khách

hàng Lưu hồ sơ

hội, có những yêu cầu dành cho trình tự nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khNu như sau:

• Tổ chức dỡ hàng nhanh để giải phóng tàu nhằm giảm bớt tiền phạt do dỡ hàng chậm

• Nhận hàng và quyết toán với tàu đầy đủ và chính xác

• Phát hiện kịp thời những tổn thất của hàng hóa và lập đầy đủ các giấy tờ hợp

lệ, kịp thời gian để khiếu nại các bên có liên quan

1.3.1 Đối với hàng phải lưu kho, lưu bãi tại cảng

- Chủ hàng đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên lai

- Chủ hàng mang biên lai nộp phí, ba bản D/O cùng phiếu đóng gói đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O và tìm vị trí hàng, tại đây lưu 1 bản D/O

- Chủ hàng mang hai bản D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho Bộ phận này giữ một D/O và làm hai phiếu xuất kho cho chủ hàng

- Chủ hàng tiến hành làm thủ tục hải quan( nộp một D/O)

- Sau khi hải quan xác nhận “hoàn thành thủ tục hải quan” chủ hàng có thể mang ra khỏi cảng và chở về kho riêng

1.3.2 Đối với hàng không phải lưu kho, lưu bãi tại cảng

Trong trường hợp này, chủ hàng hoặc người đươc chủ hàng ủy thác đứng ra giao nhận trực tiếp với tàu

• Để có thể tiến hành dỡ hàng, hai mươi bốn giờ trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu, chủ hàng phải trao cho cảng một số chứng từ : bản lược khai hàng hóa ( hai bản), sơ đồ xếp hàng (hai bản), chi tiết hầm hàng (hai bản), hàng quá khổ, quá nặng (nếu có)

• Chủ hàng xuất trình vận đơn gốc cho đại diện của hãng tàu

• Trực tiếp nhận hàng từ tàu và lập các chứng từ cần thiết trong quá trình nhận hàng như:

+ Biên bản giám định hầm tàu (lập trước khi dỡ hàng), nhằm quy trách nhiệm cho tàu về những tổn thất xảy ra sau này

+ Biên bản dỡ hàng (COR – Cargo Outturn Report) đối với tổn thất rõ rệt + Thư dự kháng (LOR – Letter of Reservation) đối với tổn thất không rõ rệt + Bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC – Report on Receipt of Cargo) + Biên bản giám định

+ Giấy chừng nhận hàng thiếu (do đại lý hàng hải lập)

• Khi dỡ hàng ra khỏi tàu, chủ hàng có thể đưa về kho riêng để mời hải quan kiểm hóa Nếu hàng không có niêm phong cặp chì phải mời hải quan áp tải về kho

• Làm thủ tục hải quan

• Chuyên chở về kho hoặc phân phối hàng hóa

1.3.3 Hàng nhập bằng container

- Nếu là hàng nguyên( FCL – Full Container Load )

+ Khi nhận được thông báo hàng đến thì chủ hàng mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy D/O

+ Chủ hàng mang D/O đến hải quan làm thủ tục và đăng kí kiểm hóa Chủ hàng có thể đề nghị đưa cả container về kho riêng hoặc ICD (Inland Container Depot) để kiểm tra hải quan nhưng phải trả vỏ container đúng hạn nếu không sẽ bị phạt

+ Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang bộ chứng từ nhận hàng cùng D/O đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O

+ Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng

- Nếu là hàng lẻ (LCL – Less than a Container Load)

+ Chủ hàng mang B/L đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy D/O, sau đó nhận hàng tại CFS quy định, nộp tiền lưu kho, phí bốc xếp và lấy biên lai Mang biên lai phí lưu kho, ba bản D/O, Invoice, và Packing list đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O

+ Chủ hàng xuống kho tìm vị trí hàng, tại kho lưu một D/O, mang hai D/O còn lại đến phòng thương vụ cảng để làm phiếu xuất kho Bộ phận này lập một D/O và lập hai phiếu xuất kho cho chủ hàng

+ Chuyển hai phiếu xuất kho đến kho để xem hàng, làm thủ tục xuất kho, tách riêng hàng hóa chờ Hải quan kiểm tra Sau khi Hải quan xác nhận “hoàn thành thủ tục hải quan”, hàng được xuất kho mang ra khỏi cảng đưa về kho của chủ hàng

1.3.4 Các loại chứng từ liên quan đến hoạt động giao nhận hàng hóa nhập kh u bằng đường biển, bảo vệ quyền lợi của chủ hàng

Giao nhận hàng hóa nhập khNu bằng đường biển đòi hỏi nhiều loại chứng từ như: Khi nhập khNu hàng hóa bằng đường biển, người giao nhận được ủy thác của người gửi hàng lo liệu cho hàng hóa từ khi thông quan cho đến khi hàng được xếp, dỡ lên xuống tàu Các chứng từ sử dụng trong quá trình này cụ thể như sau:

+ Chứng từ Hải quan: 01 văn bản chính cho phép xuất, nhập khNu của Bộ

Thương Mại hoặc bộ quản lý chuyên ngành để đối chiếu với bản sau phải nộp, 02 bản chính tờ khai Hải quan hàng nhập khNu, 01 bản sao hợp đồng mua bán ngoại thương hoặc giấy tờ có giá trị tương đương như hợp đồng,

01 bản giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh và giấy chứng nhận đăng kí

mã số doanh nghiệp (chỉ nộp một lần khi đăng kí làm thủ tục cho lô hàng đầu tiên tại mỗi điểm làm thủ tục Hải quan, 02 bản chính bản kê chi tiết hàng hóa (đối với hàng không đồng nhất)

Trong chứng từ Hải quan gồm có :

• Tờ khai Hải quan: tờ khai Hải quan là một văn bản do chủ hàng, chủ phương tiện khai báo xuất trình cho cơ quan Hải quan trước khi hàng hoặc phương tiện xuất hoặc nhập qua lãnh thổ quốc gia Thông lệ quốc tế cũng như pháp luật Việt Nam qua định việc khai báo Hải quan là việc làm bắt buộc đối với phương tiện xuất hoặc nhập qua cửa khNu quốc gia Mọi hành vi vi phạm như không khai báo hoặc khai báo không trung thực đều bị cơ quan Hải quan xử lý theo pháp luật hiện hành

• Hợp đồng mua bán ngoại thương: là sự thỏa thuận giữa những đương sự có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau, theo đó bên xuất khNu có nghĩa vụ chuyển vào bên nhập khNu một tài sản nhất định gọi là hàng hóa.Bên nhập khNu có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng

• Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh và giấy chứng nhận mã số doanh nghiệp: hiện giờ doanh nghiệp hội đủ một số điều kiện về pháp lý, về vốn là

có quyền xuất, nhập khNu trực tiếp

• Bản kê chi tiết hàng hóa ( Cargo List): là chứng từ về chi tiết hàng hóa trong kiện hàng Nó tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hóa Ngoài ra

nó có tác dụng bổ sung cho hoá đơn khi lô hàng bao gồm nhiều loại hàng có tên gọi khác nhau và phNm cấp khác nhau

+ Chứng từ với cảng và tàu: Ðược sự uỷ thác của chủ hàng người giao nhận liên hệ với cảng và tàu để lo liệu cho hàng hóa được xếp lên tàu cũng như dỡ xuống tàu Các chứng từ được sử dụng trong giai đoạn này gồm: chỉ thị xếp hàng (shipping note),biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt), vận đơn đường biển (Ocean Bill of Lading), bảng lược khai

hàng hóa (Cargo Manifest), phiếu kiểm đếm (Dock sheet and Tally sheet), sơ đồ xếp hàng (Ship’s Stowage Plan)

Trong chứng từ với cảng và tàu gồm:

• Chỉ thị xếp hàng: đây là chỉ thị của người gửi hàng cho công ty vận tải và cơ quan quản lý cảng, công ty xếp dỡ, cung cấp những chi tiết đầy đủ về hàng hóa được gửi đến cảng và xếp lên tàu và những chỉ dẫn cần thiết

• Biên lai thuyền phó: là chứng từ do thuyền phó phụ trách về gửi hàng cấp cho người gửi hàng hay chủ hàng xác nhận tàu đã nhận xong hàng Việc cấp biên lai thuyền phó là một sự thừa nhận rằng hàng đã được xếp xuống tàu, đã được xử lý một cách thích hợp và cNn thận Do đó trong quá trình nhận hàng người vận tải nếu thấy tình trạng bao bì không chắc chắn thì phải ghi chú vào biên lai thuyền phó.Dựa trên cơ sở biên lai thuyền phó, thuyền trưởng sẽ ký phát vận đơn đường biển là tàu đã nhận hàng để chuyên chở

• Vận đơn đường biển: là một chứng từ vận tải hàng hoá bằng đường biển do người chuyên chở hoặc đại diện của họ cấp cho người gửi hàng sau khi đã xếp hàng lên tầu hoặc sau khi đã nhận hàng để xếp.Vận đơn đường biển là một chứng từ vận tải rất quan trọng, cơ bản về hoạt động nghiệp vụ giữa người gửi hàng với người vận tải, giữa người gửi hàng với người nhận hàng

Nó có tác dụng như là một bằng chứng về giao dịch hàng hoá, là bằng chứng

có hợp đồng chuyên chở

• Bản khai lược hàng hóa: Ðây là bản lược kê các loại hàng xếp trên tàu để vận chuyển đến các cảng khác nhau do đại lý tại cảng xếp hàng căn cứ vào vận đơn lập nên Bản lược khai phải chuNn bị xong ngày sau khi xếp hàng, cũng

có thể lập khi đang chuNn bị ký vận đơn, dù sao cũng phải lập xong và ký trước khi làm thủ tục cho tàu rời cảng.Bản lược khai cung cấp số liệu thống

kê về xuất khNu cũng như nhập khNu và là cơ sở để công ty vận tải (tàu) dùng

để đối chiếu lúc dỡ hàng

• Phiếu kiểm đếm: Dock sheet là một loại phiếu kiểm đếm tại cầu tàu trên đó ghi số lượng hàng hoá đã được giao nhận tại cầu Tally sheet là phiếu kiểm đếm hàng hoá đã xếp lên tàu do nhân viên kiểm đếm chịu trách nhiệm ghi chép công việc kiểm đếm tại tàu tuỳ theo quy định của từng cảng còn có một

số chứng từ khác như phiếu ghi số lượng hàng, báo cáo hàng ngày.Phiếu kiểm đếm là một chứng từ gốc về số lượng hàng hoá được xếp lên tầu Do đó bản sao của phiếu kiểm đếm phải giao cho thuyền phó phụ trách về hàng hoá một bản để lưu giữ, nó còn cần thiết cho những khiếu nại tổn thất về hàng hoá sau này

• Sơ đồ xếp hàng: đây chính là bản vẽ vị trí sắp xếp hàng trên tàu Nó có thể dùng các màu khác nhau đánh dấu hàng của từng cảng khác nhau để dễ theo dõi, kiểm tra khi dỡ hàng lên xuống các cảng Khi nhận được bản đăng ký hàng chuyên chở do chủ hàng gửi tới, thuyền trưởng cùng nhân viên điều độ

sẽ lập sơ đồ xếp hàng mục đích nhằm sử dụng một cách hợp lý các khoang, hầm chứa hàng trên tàu cân bằng trong quá trình vận chuyển

Ngoài các chứng từ xuất trình hải quan và giao dịch với cảng, tàu, người giao nhận được sự uỷ thác của chủ hàng lập hoặc giúp chủ hàng lập những chứng từ về hàng hoá, chứng từ về bảo hiểm, chứng từ về thanh toán, trong đó có thể đề cập đến một

số chứng từ chủ yếu sau: giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin), hóa đon thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), giấy chứng nhận

số lượng/ trọng lượng (Certificate of quantity/ Weight), chứng từ bảo hiểm

• Giấy chứng nhận xuất xứ: là một chứng từ ghi nơi sản xuất hàng do người xuất khNu kê khai, ký và được người của cơ quan có thNm quyền của nước người xuất khNu xác nhận Chứng từ này cần thiết cho cơ quan hải quan để tuỳ theo chính sách của Nhà nước vận dụng các chế độ ưu đãi khi tính thuế

Nó cũng cần thiết cho việc theo dõi thực hiện chế độ hạn ngạch Ðồng thời trong chừng mực nhất định, nó nói lên phNm chất của hàng hoá bởi vì đặc

điểm địa phương và điều kiện sản xuất có ảnh hưởng tới chất lượng hàng hoá

• Hóa đơn thương mại: đó là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả

số tiền hàng ghi trên hóa đơn

• Phiếu đóng gói: là bảng kê khai tất cả các hàng hóa đựng trong một kiện hàng Phiếu đóng gói được sử dụng để mô tả cách đóng gói hàng hóa ví dụ như kiện hàng được chia ra làm bao nhiêu gói, loại bao gói được sử dụng, trọng lượng của bao gói, kích cỡ của bao gói, các dấu hiệu có thể có trên bao gói, cũng có khi để trong một túi gắn bên ngoài bao bì

• Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng: Ðây là một chứng thư mà người xuất khNu lập ra, cấp cho người nhập khNu nhằm xác định số trọng lượng hàng hoá đã giao Tuy nhiên để đảm bảo tính trung lập trong giao hàng, người nhập khNu có thể yêu cầu người xuất khNu cấp giấy chứng nhận số/trọng lượng do người thứ ba thiết lập như Công ty giám định, Hải quan hay người sản xuất

• Chứng từ bảo hiểm: Theo yêu cầu của người xuất khNu có thể mua bảo hiểm cho hàng hoá Chứng từ bảo hiểm là những chứng từ do cơ quan bảo hiểm cấp cho các đơn vị xuất nhập khNu để xác nhận về việc hàng hoá đã được bảo hiểm và là bằng chứng của hợp đồng bảo hiểm Chứng từ bảo hiểm thường được dùng là đơn bảo hiểm (Insurance Policy) hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate)

+ Chứng từ khác phát sinh trong giao nhận hàng nhập khNu:

Khi nhận hàng nhập khNu, người giao nhận phải tiến hành kiểm tra, phát hiện thiếu hụt, mất mát, tổn thất, để kịp thời giúp đỡ người nhập khNu khiếu nại đòi bồi thường Một số chứng từ có thể làm pháp lý ban đầu để khiếu nại bồi thường đó là:

- Biên bản kiểm tra sơ bộ - Survey Record

- Thư dự kháng – Letter of Indemnity/ Reservation

- Biên bản hư hỏng đổ vỡ - Cargo Outturn Report (COR)

- Biên bản quyết toán nhận hàng với tàu – Report on Receipt of Cargo

- Giấy chứng nhận hàng thừa thiếu so với lược khai – Certificate of Shortover landed Cargo and Outturn Report (CSC)

- Biên bản giám định – Survey Report

Khi nhận hàng xong thì chủ hàng mời Vinacontrol ( nếu hàng có bảo hiểm thì mời giám định viên của bảo hiểm) tiến hành giám định toàn bộ lô hàng, mục đích là xác định rõ số lượng hàng hóa bị tổn thất cụ thể của toàn bộ lô hàng để làm cơ sở cho việc khiếu nại đòi bồi thường Nội dung của giấy tờ phải cụ thể chính xác và phải nêu rõ tình trạng và mức độ của tổn thất, chứng

từ này sẽ được cơ quan giám định cấp ngay sau khi giám định xong trong vòng không quá 30 ngày kể từ ngày có yêu cầu giám định.Sau đó sẽ tiến hành thanh toán các chi phí liên quan đến công tác giao nhận và tập hợp các chứng từ cần thiết tiến hành khiếu nại các cơ quan liên quan về tổn thất hàng hóa (nếu có)

1.3.5 Những điều cần lưu ý khi xếp/ dỡ hàng vào container

Xếp hàng vào container là khâu nghiệp vụ đầu tiên trong quá trình giao nhận hàng hóa chuyên chở bằng container, làm tốt công việc này có ảnh hường rất lớn tới hiệu quả kinh doanh và an toàn của hàng hóa trong suốt quá trình chuyên chở Thông thường việc xếp hàng vào container có thể thực hiện tại CY, CFS, Warehouse… nhưng phương án tốt nhất là thuê container đưa về kho riêng để xếp hàng

Tùy theo phương án chuyên chở mà có các phương thức xếp dỡ giao nhận khác nhau

- FCL/FCL (Một người bán/Một người mua)

- LCL/LCL(Nhiều người bán/Nhiều người mua)

- FCL/LCL(Một người bán/Nhiều người mua)

- LCL/FCL(Nhiều người bán/Một người mua)

Niêm phong/cặp chì (Seal)

Theo FCL thì người gửi hàng tự niêm chì có sự giám sát của Hải quan

Theo LCL/LCL : thì người vận tải niêm chì kèm theo niêm chì của Hải quan

Phiếu đóng gói (Packing List)

Địa điểm giao hàng (Transport Terminal)

Thuê và trao trả vỏ container

Qui trình kỹ thuật xếp hàng vào container và dỡ hàng ra khỏi container

Quy trình này phụ thuộc vào các yếu tố như:

- Chủng loại hàng, đặc điểm của bao bì và số lượng hàng cần xếp vào container

- Loại công cụ vận tải và các thiết bị xếp/ dỡ container

- Kiểu, loại cỡ container

- Kiểm tra container áp dụng đối với việc xếp hàng vào container vận chuyển bằng đường biển, hàng không, đường sắt

1.4 Các tiêu chí đánh giá về quy trình giao nhận hàng hóa nhập kh u bằng đường biển

1.4.1 Nhanh chóng (nguồn “Vận tải quốc tế, bảo hiểm vận tải quốc tế”)

Yếu tố thời gian trong giao nhận có thể dưới dạng hai khái niệm khác nhau, đối với người chuyên chở thì đó là thời gian quay vòng của công cụ vận tải (rounding time), đối với chủ hàng thì đó là thời gian giao hàng

Thời gian phương tiện giao nhận dừng lại ở các điểm để xếp dỡ hàng hóa, để thực hiện các nghiệp vụ khác thì phụ thuộc vào năng suất của phương tiện xếp dỡ, chất lượng phục vụ tại các điểm vận tải và trình độ tổ chức của người chuyên chở

Cho nên, rút ngắn thời gian quay vòng của các phương tiện trong giao nhận, thực chất là giảm bớt thời gian hao phí chi phí sản xuất và tăng tốc độ của phương tiện

giao nhận Tức là đồng thời rút ngắn các yếu tố thời gian vận chuyển hàng hóa và

sử dụng các phương tiện xếp dỡ có năng suất cao

Thời gian giao hàng sẽ được tính từ khi xếp hàng lên phương tiện chuyên chở cho đến khi kết thúc việc dỡ hàng và giao cho người nhập khNu, bao gồm:

- Thời gian xếp hàng lên tàu

- Thời gian chuyên chở hàng hóa

- Thời gian dỡ hàng khỏi tàu

- Thời gian tàu dừng lại ở các điểm, không tính thời gian xếp dỡ

- Thời gian hàng hóa chờ đợi tàu ở điểm gửi hàng đầu tiên

• Việc rút ngắn thời gian giao nhận sẽ có lợi cho chủ hàng, góp phần làm giảm hao hụt, đưa hàng vào tiêu dung kịp thời, thu tiền nhanh, quay vòng vốn nhanh, giảm lãi suất ngân hàng, tạo điều kiện giành thị trường tiêu thụ Việc rút ngắn thời gian giao hàng phụ thuộc vào đặc điểm của phương thức vận tải được sử dụng và trình độ tổ chức giao hàng của chủ hàng

• Các trang thiết bị của công ty luôn sẵn có để phục vụ cho nhu cầu của khách hàng, cùng với khả năng theo dõi vận chuyển hàng hóa của công ty

• ĐNy mạnh tốc độ thực hiện dich vụ của công ty một cách nhanh chóng

• Công ty có mối quan hệ tốt với hãng tàu thì sẽ rút ngắn được thời gian lưu thông hàng hóa

• Kiện hàng được giao đúng giờ

• Khiếu nại của khách hàng được giải quyết nhanh và ngay lần đầu

1.4.2 Chính xác (nguồn Summary of Information for Shippers of Household, “vận

tải quốc tế, bảo hiểm vận tải quốc tế”, “FedEx đua với thời gian”)

- Xây dựng các địa điểm, vị trí giao hàng phù hợp

- Ngày giao hàng và ngày hàng đến: nếu người giao nhận không chọn được hàng và giao hàng vào thời điểm ấn định trước đó thì người giao nhận phải thông báo về việc trì hoãn hay một khoảng thời gian khác khi việc chuNn bị hàng và giao hàng được thực hiện