Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH PCSC

Khóa Luận Tốt Nghiệp i GVHD – TS Nguyễn Ngọc Dương BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHỆ TP HCM KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH PCSC Ngành : QUẢN TRỊ KINH DOANH Chuyên ngành : QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG Giảng viên hướng dẫn : TS NGUYỄN NGỌC DƯƠNG Sinh viên thực : LÊ BÙI CHÍ HỮU MSSV : 1154010356 Lớp : 11DQN03 Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2015 SVTH – Lê Bùi Chí Hữu Khoa – Quản Trị Kinh Doanh Khóa Luận Tốt Nghiệp ii GVHD – TS Nguyễn Ngọc Dương LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan đề tài nghiên cứu Những kết số liệu luận văn tốt nghiệp thực công ty TNHH PCSC, không chép nguồn khác Tơi hồn tồn chịu trách nhiệm trước nhà trường cam đoan TP.Hồ Chí Minh, tháng năm 2015 LÊ BÙI CHÍ HỮU SVTH – Lê Bùi Chí Hữu Khoa – Quản Trị Kinh Doanh Khóa Luận Tốt Nghiệp iii GVHD – TS Nguyễn Ngọc Dương LỜI CẢM ƠN Qua trình học tập Khoa Quản trị Kinh Doanh trường Đại học Cơng Nghệ Tp Hồ Chí Minh, sinh viên tích lũy nhiều kiến thức bổ ích vận dụng kiến thức học vào trình làm luận văn tốt nghiệp Nay sinh viên xin chân thành gửi lời cảm ơn sâu sắc đến:  Tất quý thầy cô Khoa truyền dạy kiến thức kinh nghiệm bổ ích suốt thời gian sinh viên học trường Những kiến thức mà thầy cô truyền đạt giúp cho sinh viên tự tin hịa nhập vào mơi trường làm việc thực tế  Thầy TS Nguyễn Ngọc Dương tận tình hướng dẫn đóng góp ý kiến quý báu suốt trình thực luận văn Sự nhiệt tình Thầy giúp cho sinh viên nhiều niềm tin suốt thời gian thực Một lần xin cảm ơn thầy  Anh Trần Hoàng Quân – Giám đốc công ty TNHH PCSC anh Huỳnh Văn Lĩnh – Trưởng phịng xuất nhập cơng ty TNHH PCSC tận tình giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên làm việc thực tế tìm kiếm thơng tin cho luận văn  Và cuối cùng, sinh viên xin chân thành cảm ơn gia đình, bạn bè giúp đỡ động viên suốt trình làm luận văn Xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Lê Bùi Chí Hữu SVTH – Lê Bùi Chí Hữu Khoa – Quản Trị Kinh Doanh Khóa Luận Tốt Nghiệp iv GVHD – TS Nguyễn Ngọc Dương NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Hồ Chí Minh, ngày tháng .năm 2015 GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN TS NGUYỄN NGỌC DƯƠNG SVTH – Lê Bùi Chí Hữu Khoa – Quản Trị Kinh Doanh Khóa Luận Tốt Nghiệp v GVHD – TS Nguyễn Ngọc Dương MỤC LỤC MỤC LỤC V LỜI MỞ ĐẦU DANH SÁCH HÌNH ẢNH, BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ, SƠ ĐỒ DANH SÁCH CÁC BẢNG SỬ DỤNG CHƯƠNG 1: TRÌNH BÀY LÝ THUYẾT VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 11 1.1 TỔNG QUAN VỀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU ĐƯỜNG BIỂN 11 1.1.1 Khái niệm – vai trị hoạt động giao nhận hàng hóa nhập đường biển 11 1.1.1.1 Khái niệm 11 1.1.1.2 Vai trò dịch vụ giao nhận thương mại quốc tế 11 1.1.2 Phạm vi dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập 12 1.1.3 Các yếu tố tác động đến hoạt động giao nhận hàng hóa nhập đường biển 12 1.2 NGƯỜI GIAO NHẬN 13 1.2.1 Khái niệm – vai trò, đặc điểm người giao nhận 13 1.2.1.1 Khái niệm 13 1.2.1.2 Vai trò người giao nhận 14 1.2.1.3 Đặc điểm người giao nhận 14 1.2.2 Quyền hạn, nghĩa vụ trách nhiệm bên hoạt động giao nhận hàng hóa 15 1.2.2.1 Doanh nghiệp làm dịch vụ giao nhận hàng hoá 15 1.2.2.2 Quyền, nghĩa vụ khách hàng 15 1.2.2.3 Giới hạn trách nhiệm 16 1.2.2.4 Các trường hợp miễn trách nhiệm 16 1.2.2.5 Quyền cầm giữ định đoạt hàng hoá 16 1.3 CÁC CHỨNG TỪ CƠ BẢN SỬ DỤNG TRONG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NK BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 16 1.3.1 Phiếu đóng gói (Packing List – P/L) 16 1.3.2 Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L) 17 1.3.3 Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice – C/I) 18 1.3.4 Chứng từ bảo hiểm 18 1.3.5 Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O) 18 1.3.6 Tờ khai HQ 18 1.3.7 Giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice) 19 1.3.8 Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O) 19 1.4 QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA NK BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 19 1.4.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa NK đường biển 19 1.4.2 Các thao tác để chuẩn bị nhận hàng nhập 20 1.4.2.1 Ðối với hàng lưu kho, bãi cảng 20 1.4.2.2 Ðối với hàng phải lưu kho, lưu bãi cảng 20 1.4.3 Tổ chức nhận hàng 22 1.4.3.1 Nếu hàng nguyên (FCL/FCL) 22 1.4.3.2 Nếu hàng lẻ (LCL/LCL) 22 SVTH – Lê Bùi Chí Hữu Khoa – Quản Trị Kinh Doanh Khóa Luận Tốt Nghiệp vi GVHD – TS Nguyễn Ngọc Dương TÓM TẮT CHƯƠNG 22 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VỀ “QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY TNHH PCSC” 23 2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH PCSC 23 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển 23 2.1.1.1 Lịch sử hình thành 23 2.1.1.2 Quá trình phát triển 23 2.1.2 Ngành nghề - Lĩnh Vực hoạt động Kinh Doanh 23 2.1.3 Mạng lưới hoạt động 24 2.1.4 Chức năng, mục tiêu, nhiệm vụ cấu tổ chức công ty 24 2.1.4.1 Chức công ty 24 2.1.4.2 Mục tiêu, nhiệm vụ 24 2.1.4.3 Cơ cấu tổ chức 25 2.1.5 Tình hình hoạt động giao nhận công ty từ năm 2012 đến 2014 27 2.1.5.1 Giá trị NK hàng LCL 27 2.1.1.1 Giá trị NK hàng FCL 30 2.2 PHÂN TÍCH “QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH PCSC” 32 2.2.1 Quy trình Nhập Khẩu mặt hàng Đệm đá massage theo phương thức LCL công ty Kopulse Line 32 2.2.1.1 Sơ đồ quy trình nhập mặt hàng đệm đá massage theo phương thức LCL Công ty Kopulse Line 32 2.2.1.2 Các bước thực quy trình 32 2.2.2 Quy trình thực dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập đường biển công ty TNHH PCSC 33 2.2.2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập cơng ty 33 2.2.2.2 Các bước thực quy trình 33 2.2.2.2.1 Nhận kiểm tra chứng từ 33 2.2.2.2.2 Lấy D/O đại lý hãng tàu 38 2.2.2.2.3 Khai HQ 40 2.2.2.2.4 Nộp thuế Nhập 50 2.2.2.2.5 Nhận hàng cảng 51 2.2.2.2.6 Quyết toán bàn giao chứng từ cho khách hàng, lưu hồ sơ 58 2.3 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH PCSC 59 2.3.1 Thành Công 59 2.3.2 Tồn 60 2.3.3 Các yếu tố tác động 61 TÓM TẮT CHƯƠNG 64 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH VÀ CÁC KIẾN NGHỊ 65 3.1 GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH 65 3.1.1 Giải pháp việc kiểm tra áp mã HS hàng hóa 65 3.1.1.1 Nội dung giải pháp 65 3.1.1.2 Điều kiện để thực tốt giải pháp 65 3.1.1.3 Dự kiến hiệu giải pháp mang lại 65 3.1.2 Giải pháp việc chuẩn bị, kiểm tra chứng từ 66 SVTH – Lê Bùi Chí Hữu Khoa – Quản Trị Kinh Doanh Khóa Luận Tốt Nghiệp vii GVHD – TS Nguyễn Ngọc Dương 3.1.2.1 Nội dung giải pháp 66 3.1.2.2 Điều kiện để thực tốt giải pháp 66 3.1.2.3 Dự kiến hiệu giải pháp mang lại 66 3.1.3 Giải pháp để đầu tư phát triển phương tiện vận tải hiệu 66 3.1.3.1 Nội dung giải pháp 66 3.1.3.2 Điều kiện để thực tốt giải pháp 66 3.1.3.3 Dự kiến hiệu giải pháp mang lại 67 3.1.4 Giải pháp chăm sóc khách hàng hiệu 68 3.1.4.1 Nội dung giải pháp 68 3.1.4.2 Điều kiện để thực tốt giải pháp 68 3.1.4.3 Dự kiến hiệu giải pháp mang lại 69 3.2 CÁC KIẾN NGHỊ 70 TÓM TẮT CHƯƠNG 71 TÀI LIỆU THAM KHẢO 75 PHỤ LỤC 77 SVTH – Lê Bùi Chí Hữu Khoa – Quản Trị Kinh Doanh Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD – TS Nguyễn Ngọc Dương LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Khi Việt Nam trở thành thành viên WTO, thị trường xuất – nhập Việt Nam phát triển theo chiều rộng lẫn chiều sâu; hàng hóa Việt Nam xuất sang 219 nước nhập từ 151 nước thành viên WTO Năm 2014, tổng kim ngạch xuất nhập hàng hoá nước đạt 298,24 tỷ USD, tăng 12,9%, tương ứng tăng 34,17 tỷ USD so với năm 2013; xuất đạt kim ngạch 150,19 tỷ USD, tăng 13,7%, tương ứng tăng 18,15 tỷ USD; nhập đạt 148,05 tỷ USD, tăng 12,1%, tương ứng tăng 16,02 tỷ USD Cán cân thương mại hàng hóa năm 2014 đạt mức thặng dư 2,14 tỷ USD Tính từ đầu năm đến hết ngày 15/6/2015 tổng kim ngạch xuất nhập hàng hóa nước đạt 144,34 tỷ USD, tăng 13,2% (tương ứng tăng 16,8 tỷ USD) so với kỳ năm 2014 Một dịch vụ phục vụ đắc lực cho hoạt động xuất nhập giao nhận vận tải quốc tế Chính sách mở cửa hội nhập với nước tạo hội cho kinh tế Việt Nam, tạo thị trường to lớn đầy tiềm đặt nhiều thách thức cho doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập Giao nhận hàng hoá khâu vơ quan trọng, thúc đẩy q trình dịch chuyển hàng hố từ người bán đến người mua diễn nhanh chóng hơn, thuận tiện hơn, góp phần khơng nhỏ vào việc thực có hiệu hợp đồng mua bán ngoại thương Cho nên, đời trở thành phận thiếu ngành vận tải kinh tế quốc dân Đây loại hình dịch vụ thương mại khơng cần đầu tư nhiều vốn lợi nhuận tương đối ổn định Ta nhận định việc phát triển kinh doanh dịch vụ giao nhận kho vận nước ta mang lại hiệu kinh tế thiết thực Người làm dịch vụ giao nhận kịp thời xâm nhập thị trường, mở rộng quan hệ hợp tác với nước ngoài, tổ chức tuyến đường vận tải, đưa hàng hoá đến đáp ứng yêu cầu người xuất nhập Tuy nhiên, dù đạt thành đáng ghi nhận hoạt động ngành giao nhận Việt Nam cịn q trình hồn thiện phát triển nên cịn tồn khơng bất cập, lên vấn đề doanh nghiệp ngành việc quản lý kiểm soát hoạt động giao nhận hàng hoá xuất nhập Việt Nam Chính lẽ đó, việc nghiên cứu, hồn thiện SVTT – Lê Bùi Chí Hữu Khoa – Quản Trị Kinh Doanh Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD – TS Nguyễn Ngọc Dương nghiệp vụ nâng cao hiệu quản lý hoạt động giao nhận hàng hoá xuất nhập Việt Nam vấn đề cấp thiết cần phải đưa nghiên cứu nhằm tìm biện pháp để tạo tảng ổn định cho phát triển ngành Và lý sinh viên chọn đề tài “Hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập đường biển Công ty TNHH PCSC” Mục tiêu nghiên cứu: - Phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập đường biển - Tìm hiểu ưu nhược điểm cịn tồn quy trình - Đưa giải pháp, kiến nghị nhằm hồn thiện cho Cơng ty q trình thực quy trình giao nhận hàng hóa nhập đường biển Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài : a Đối tượng nghiên cứu: - Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập đường biển Công ty TNHH PCSC b Phạm vi nghiên cứu: - Tập trung tìm hiểu phân tích quy trình giao nhận mặt hàng đệm đá massage nhập đường biển góc độ nhà giao nhận Công ty TNHH PCSC - Thời gian thực từ ngày 8/6/2015 đến ngày 30/8/2015 - Được thực Công ty TNHH PCSC, địa số 302/2 Nơ Trang Long, Bình Thạnh, HCM Tân Cảng - Cát Lái, địa Nguyễn Thị Định, Phường Cát Lái, Quận 2, HCM Phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp nghiên cứu bàn: Tìm hiểu sách, giáo trình trường Đại học; tài liệu đơn vị thực tập cung cấp SVTH – Lê Bùi Chí Hữu Khoa – Quản Trị Kinh Doanh Khóa Luận Tốt Nghiệp - GVHD – TS Nguyễn Ngọc Dương Phương pháp phân tích thống kê: So sánh số liệu thu thập để đánh giá hoạt động công ty như: kết hoạt động kinh doanh, tình hình kinh doanh cơng ty thị trường - Phương pháp chuyên gia: Tham khảo ý kiến GVHD, đại diện đơn vị thực tập Kết cấu đề tài: Kết cấu đề tài gồm phần: Chương 1: Trình bày lý thuyết quy trình giao nhận hàng hóa nhập đường biển - Trong chương đến lý thuyết liên quan đến hoạt động giao nhận hàng hóa nhập đường biển quy trình tổng quát để thực quy trình Chương 2: Phân tích quy trình giao nhận hàng hóa nhập đường biển Công ty TNHH PCSC - Trong chương giới thiệu khái quát lịch sử hình thành phát triển, tổng quan Công ty, cấu tổ chức Cơng ty PCSC Bên cạnh em phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập hàng lẻ Cơng ty nêu lên thành công tồn tại, yếu tố tác động đến quy trình Chương 3: Giải pháp hồn thiện quy trình Kiến nghị - Trong chương đưa giải pháp khắc phục tồn nêu chương kiến nghị để hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập phát triển Cơng ty SVTH – Lê Bùi Chí Hữu Khoa – Quản Trị Kinh Doanh Khóa Luận Tốt Nghiệp 63 GVHD – TS Nguyễn Ngọc Dương - Cơ sở vật chất đại, xem tương đương với hãng giao nhận vận tải lớn giới - Đội ngũ cán lành nghề, giàu kinh nghiệm - Có chinh nhánh văn phịng đại diện hầu hết trung tâm kinh tế lớn đất nước, Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Huế bên cạnh trở đặt Hồ Chí Minh  VIETRANS Là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ thương mại, có trụ sở Hà Nội Là tổ chức Việt Nam hoạt động lĩnh vực giao nhận hàng hóa quốc tế Trước năm 1986, VIETRANS tổ chức hoạt động lĩnh vực giao nhận kho vận ngoại thương phục vụ cho tất công ty XNK nước hoạt động chủ yếu giới hạn ga, cảng, cửa Sau năm 1986, Việt Nam thực chuyển đổi nên kinh tế, VIETRANS có hội vươn lên thành công ty giao nhận quốc tế có quan hệ đại lý rộng khắp giới cung cấp dịch vụ vận tải giao nhận kho vận cho khách nước Tuy nhiên VIETRANS độc quyền thị trường giao nhận vận tải quốc tế bước vào cạnh tranh gay gắt tổ chức kinh tế khác ngành So với nhiều doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực VIETRANS hẵn quy mô lẫn thị phần chiếm giữ  GEMATRANS Là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bô Giao Thông Vận Tải Là công ty tương đối lớn thị trường với mạng lưới phủ kín phạm vi tồn quốc, chiếm khoảng 20% thị phần giao nhận kho vận nội địa GEMATRANS đại gia đáng kể làng vận tải Container Việt Nam Công ty liên kết với hãng tàu “K” – Line Nhật chở hàng chuyển tải cho hãng tàu Neddloyd (Hà Lan), hãng Hapag Lloyd (Đức), P&O (Anh), CMA (Pháp), DSR (Đức), Dịch Vụ GEMATRANS – “K”-Line nối Hồng Kông, Kaohsiung với thành phố Hồ Chí Minh; dịch vụ GEMATRANS – RCL lại nhắm tuyến Singapore – thành phố Hồ Chí Minh Một số ưu điểm GEMATRANS là: - Sở hữu đội tàu quốc tế - Phát triển mạnh dịch vụ gom hàng xuất - Tận dụng vận chuyển hai chiều, mạnh bật GEMATRANS so với công ty giao nhận khác nước Sự cạnh tranh gay gắt doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực giao nhận với mà diễn doanh nghiệp giao nhận nước nước Thị phần hoạt động doanh nghiệp giao nhận vận tải Việt Nam so với nước ngồi cịn nhỏ bé, lực cạnh tranh cịn thấp SVTH – Lê Bùi Chí Hữu Khoa – Quản Trị Kinh Doanh Khóa Luận Tốt Nghiệp 64 GVHD – TS Nguyễn Ngọc Dương TÓM TẮT CHƯƠNG Trong chương sinh viên giới thiệu sơ lược công ty TNHH PCSC tình hình hoạt động kinh doanh công ty theo mặt hàng phân tích chi tiết quy trình thực nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập đường biển Chỉ vướng mắc, bất cập, ưu, nhược điểm nguyên nhân tồn nhược điểm hoạt động giao nhận hàng hóa nhập đường biển công ty SVTH – Lê Bùi Chí Hữu Khoa – Quản Trị Kinh Doanh Khóa Luận Tốt Nghiệp 65 GVHD – TS Nguyễn Ngọc Dương CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH VÀ CÁC KIẾN NGHỊ 3.1 Giải pháp hồn thiện quy trình 3.1.1 Giải pháp việc kiểm tra áp mã HS hàng hóa 3.1.1.1 Nội dung giải pháp Một vấn đề khó khăn mà cơng ty gặp phải việc giao hàng cho kịp tiến độ vấn đề áp mã HS Mặc dù doanh nghiệp có chuẩn bị nghiên cứu kỹ mã HS hàng hóa NK, phía HQ muốn áp mã hàng hóa mức thuế suất cao cịn doanh nghiệp muốn áp mã HS mức thuế suất thấp Do gây cho việc làm thủ tục kéo dài thời gian kéo theo qui trình tốn nhiều thời gian chi phí Vì giải pháp đưa nhằm làm giảm thiểu thời gian tranh luận việc áp mã HS quan HQ người giao nhận 3.1.1.2 Điều kiện để thực tốt giải pháp Trước tiến hành làm thủ tục hải quan, nhân viên giao nhận cần chuẩn bị hồ sơ cần thiết catalogue, tài liệu kỹ thuật, đồng thời nắm rõ hình dạng, đặc tính, cấu tạo, cơng dụng…của hàng hóa thực tế nhằm tạo thuận lợi cho việc giải trình với cán HQ Cơng ty cần phải có nhân viên giàu kinh nghiệm áp mã H.S hàng hóa Để áp mã hàng hóa (mã HS) xác, cần nắm rõ cơng dụng, tính năng, mục đích sử dụng, nguyên lý hoạt động, cấu tạo, chất liệu…của hàng hóa Điều địi hỏi nhân viên chứng từ phải có kiến thức tổng quát loại hàng hóa cấu biểu thuế NK Đây nội dung quan trọng tờ khai ảnh hưởng trực tiếp đến số tiền thuế NK thuế GTGT mà doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước Trên thực tế, áp mã hàng hóa khơng phải cơng việc đơn giản nên yêu cầu hỗ trợ khách hàng thơng tin liên quan đến đặc điểm, tính chất hàng hóa, kết hợp vận dụng kiến thức khả linh hoạt nhân viên giao nhận để đưa mã HS thích hợp cho hàng hóa Nhân viên chứng từ cần phải ln ln trau dồi cập nhật văn thuế ngành liên quan như: - Thông tư số 26/ 2015/ TT – BTC hướng dẫn nội dung thuế GTGT, quản lý thuế hóa đơn - Luật số 71/ 2014/QH13 sửa đổi, bổ sung số điều luật Thuế - Thông tư số 72/2015/TT – BTC quy định áp dụng chế độ ưu tiên việc thực thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan hàng hóa xuất khấu, nhập doanh nghiệp 3.1.1.3 Dự kiến hiệu giải pháp mang lại Giảm thời gian việc tranh luận mã HS, giảm chi phí “thống nhất” mã HS hải quan người giao nhận SVTH – Lê Bùi Chí Hữu Khoa – Quản Trị Kinh Doanh Khóa Luận Tốt Nghiệp 66 GVHD – TS Nguyễn Ngọc Dương Qui trình hoạt động tiến độ kịp thời giao hàng cho khách hàng Chi phí giao nhận giảm giúp cho khách hàng giảm chi phí đầu vào hàng hóa, giá thành hàng hóa thấp số đối thủ cạnh tranh họ dễ dàng tiêu thụ hàng hóa 3.1.2 Giải pháp việc chuẩn bị, kiểm tra chứng từ 3.1.2.1 Nội dung giải pháp Hiện nay, việc sai sót chứng từ thủ tục HQ gây cho qui trình chậm dự kiến cơng ty phải thời gian khoảng ngày làm việc để chỉnh sửa, ký đóng dấu lại chứng từ Khi HQ phát sai sót chứng từ họ trả chứng từ để chỉnh sửa lại Giải pháp đặt làm để phát sai sót chứng từ làm thủ tục hải quan 3.1.2.2 Điều kiện để thực tốt giải pháp Vì cơng ty nhỏ nên để tiết kiệm chi phí ban giám đốc giao cho phịng XNK bố trí nhân viên chứng từ vừa phụ trách chứng từ nhập xuất Cần phải chun mơn hóa phận chuẩn bị kiểm tra chứng từ Phịng XNK nên bố trí tăng cường thêm đội ngũ nhân viên để người đảm nhiệm riêng cho mảng công việc cụ thể Sau nhân viên phụ trách hoàn thành việc chuẩn bị chứng từ, trưởng phòng nên dành thời gian để kiểm tra lại đồng chứng từ Nhân viên chứng từ điền đầy đủ xác tiêu thức tờ khai hàng hóa NK Và làm việc phải cẩn thận, tập trung cao độ rà soát chứng từ NK 3.1.2.3 Dự kiến hiệu giải pháp mang lại Phát sai sót chứng từ làm thủ tục HQ, kịp thời hiệu chỉnh trước HQ phát Mang đến lòng tin yên tâm cho người sử dụng dịch vụ công ty Giảm thời gian chi phí thực cơng việc 3.1.3 Giải pháp để đầu tư phát triển phương tiện vận tải hiệu 3.1.3.1 Nội dung giải pháp Sự cạnh tranh lĩnh vực kinh doanh dịch vụ giao nhận ngày khốc liệt, địi hỏi cơng ty phải nỗ lực để nâng cao chất lượng dịch vụ đồng thời giá phải cạnh tranh nhằm giữ thu hút khách hàng chưa sử dụng dịch vụ công ty Đầu tư phát triển phương tiện vận tải vấn đề cần thiết cho cơng ty để hồn thiện cho chất lượng dịch vụ 3.1.3.2 Điều kiện để thực tốt giải pháp Công ty nên đầu tư mua sắm phương tiện vận tải riêng phù hợp với nhu cầu lượng hàng hóa NK dự kiến hàng năm mà cơng ty đảm nhận Cơ sở vật chất cần cho trình giao nhận nhiều song khơng thể lúc mà đầu tư hết đầu tư ban đầu cần lượng vốn lớn Cơng ty nên có biện pháp tích lũy dần sở vật chất qua năm hoạt động, đầu tư theo SVTH – Lê Bùi Chí Hữu Khoa – Quản Trị Kinh Doanh Khóa Luận Tốt Nghiệp 67 GVHD – TS Nguyễn Ngọc Dương nhu cầu thực tế cơng việc địi hỏi, dự tính lượng khách hàng thân thiết năm trước để có kế hoạch đầu tư phương tiện phù hợp Đây biện pháp mà công ty phải thực thường xuyên song hành với tồn Cơ sở vật chất đại cơng việc diễn nhanh đạt hiệu cao Bên cạnh đầu tư đội xe cơng ty cần tuyển dụng người có kinh nghiệm am hiểu vận tải nhằm quản lý chặt chẽ hệ thống vận tải chun chở hàng hóa, tính tốn chi phí phát sinh trình sử dụng phương tiện chi phí xăng dầu, sửa chữa, chi phí thuê tài xế tất cho hợp lý vận hành theo vịng trịn khép kín tránh lãng phí Nhưng trước tiên ban giám đốc cần phải có kiến thức quản lý vận tải học hỏi mơ hình quản lý vận tải hãng vận tải thành công ngành như: Công ty CP Tiếp Vận Cát Lái, Công ty Vận tải Thành Hưng, Cơng ty CP CPN Tín Thành, Cơng ty TNHH DV Vận tải Trọng Tấn, Công ty TNHH Vận tải Nam Thịnh Hình 3.01 – Hệ thống quản lý phương tiện vận tải (Nguồn: http://www.elcom.com.vn/en/products/68.html/ ) Hiện phần mềm quản lý phương tiện vận tải từ xa đời hệ thống quản lý vận tải FBS, ELCOM, DSS Những phần mềm giúp cho quản lý hệ thống trở nên dễ dàng xác nhiều mang lại yên tâm khách hàng sử dụng dịch vụ cơng ty tìm hiểu ứng dụng hệ thống quản lý từ xa để tăng tính hiệu khâu quản lý vận tải 3.1.3.3 Dự kiến hiệu giải pháp mang lại Tăng tính linh hoạt tính tự chủ phương tiện Khi hàng hóa thơng quan lúc sẵn sàng có phương tiện vận tải để chuyển hàng kho Giúp kịp thời giao hang Không bị lệ thuộc giá thuê phương tiện bên dịch vụ vận tải ngoài, dễ dàng thực chiến lược giá phân khúc khách hàng khác nhau, tăng tính SVTH – Lê Bùi Chí Hữu Khoa – Quản Trị Kinh Doanh Khóa Luận Tốt Nghiệp 68 GVHD – TS Nguyễn Ngọc Dương cạnh tranh so với đối thủ ngành Bên cạnh đó, cơng ty cho thuê phương tiện vận tải mùa thấp điểm để tận dụng tối đa hiệu suất sử dụng để tăng doanh thu cho công ty Ứng dụng hệ thống quản lý từ xa phần mềm giúp tối ưu hối hiệu suất hoạt động phương tiện vận tải chủ động việc xếp phương tiện vận tải 3.1.4 Giải pháp chăm sóc khách hàng hiệu 3.1.4.1 Nội dung giải pháp Khách hàng người sử dụng dịch vụ cơng ty kênh truyền bá thông tin hiệu Nên việc thành lập thêm phận dịch vụ chăm sóc khách hàng riêng biệt cần thiết Nhằm kịp thời hỗ trợ thông tin cần thiết sau khách hàng sử dụng dịch vụ Đồng thời phận chịu trách nhiệm thiết kế chương trình marketing tìm kiếm khách hàng mới, chương trình ưu đãi dành cho khách hàng sử dụng dịch vụ cơng ty để khuyến khích họ quay trở lại kênh truyền thơng mạnh mẽ họ lại giới thiệu cho đối tác hay bạn bè đồng nghiệp họ sử dụng chung dịch vụ công ty 3.1.4.2 Điều kiện để thực tốt giải pháp Ban giám đốc phải vạch kế hoạch cụ thể làm tương lai để hình thành bảng danh sách yêu cầu công việc cho phận này, ngân sách hợp lý để thành lập phịng ban chăm sóc khách hàng cho hiệu khơng gây lãng phí Cơng ty cần có khóa đào tạo ngắn hạn nhằm nâng cao nhận thức đội ngũ chăm sóc khách hàng dịch vụ kiến thức chuyên môn nghiệp vụ khác để cung cấp tư vấn khách hàng sử dụng dịch vụ có hiệu Ln có hoạt động trợ giúp khách hàng như: Thơng tin đầy đủ gói sản phẩm, giá cước, hướng dẫn cách sử dụng dịch vụ… để khách hàng tiện nắm bắt Thường xuyên tư vấn miễn phí cho khách hàng quy định pháp luật ngành hàng mà khách hàng xuất nhập khẩu, giá thị trường nước ngồi Từ khách hàng đưa giải pháp tối ưu hàng xuất nhập cách thức xuất nhập cho hàng thông quan, nhận hàng nhanh với chi phí thấp Làm việc với phịng kinh doanh nắm bắt thông tin khách hàng sử dụng dịch vụ cơng ty để có sách ưu đãi tốt nhất, tổ chức hội thảo công ty với khách hàng nhằm lắng nghe ý kiến khách hàng Từ hội thảo đó, cơng ty biết điểm mạnh, điểm yếu dịch vụ mà SVTH – Lê Bùi Chí Hữu Khoa – Quản Trị Kinh Doanh Khóa Luận Tốt Nghiệp 69 GVHD – TS Nguyễn Ngọc Dương công ty thực thông qua lời nhận xét khách hàng vướng mắc sử dụng dịch vụ, đồng thời cơng bố sách dịch vụ thời gian tới Cơng ty quan tâm đến yêu cầu khách hàng giữ mối quan hệ song phương Thiết lập đường dây nóng nhiều hình thức như: điện thoại, e-mail, cơng cụ chat trực tuyến, để có kết nối liên tục khách hàng công ty nhằm nắm bắt thông tin phản hồi họ từ có sách chiến lược hiệu hợp lý Mọi khiếu nại hay thắc mắc khách hàng đội chăm sóc khách hàng công ty phải phúc đáp giải thỏa đáng Thái độ lịch sự, nhã nhặn nhân viên khách hàng yêu cầu bắt buộc phải thực khách hàng thượng đế Khi nhận thông tin công ty thành lập có nhu cầu nhập hàng, xuất hàng cơng ty cần có kế hoạch tiếp cận, nhanh chóng nắm bắt mong muốn mà khách hàng cần để đề xuất giá phù hợp Đưa chương trình khuyến giảm giá 10% cho lần sử dụng dịch vụ lần đầu, giảm giá 50% phí vận chuyển lần sử dụng dịch vụ Trong trình thực hợp đồng dịch vụ giao nhận với khách hàng, nhân viên giao nhận cần phải thực tiến độ kiểm tra chất lượng hàng hóa, đảm bảo tuyệt đối số lượng chất lượng Chăm sóc khách hàng hậu bán hàng: Tạo quan hệ thân thiết với khách hàng thông qua việc: thăm hỏi, quan tâm chia sẻ khách hàng gặp khó khăn hay có niềm vui Đây cách quảng cáo hiệu nhất, tốn chi phí trì khách hàng cũ có thêm khách hàng thơng qua mối quan hệ phương thức “truyền miệng” Nhưng trước tiên chăm sóc khách hàng phải bắt rễ từ văn hóa niềm tin Công ty, giải pháp mang tính tình để đối phó với phàn nàn khiếu nại khách hàng Công ty phải tạo cho từ cấp cao đến thấp có nếp “Văn hóa chăm sóc khách hàng”, hình tượng khách hàng ln định hướng để cán nhân viên tận tâm chăm sóc Nếp văn hóa thể lĩnh vực từ thông tin, giao dịch, trao đổi với khách hàng đến thái độ phục vụ, thời gian giải linh hoạt tình xảy Nếp “Văn hóa chăm sóc khách hàng” phải cam kết từ cấp lãnh đạo cao công ty qn phịng ban, tránh tình trạng phịng ban cam kết đằng phòng ban khác thực thi nẻo Văn hóa đặc trưng công ty làm cho “thượng đế” cơng ty hài lịng 3.1.4.3 Dự kiến hiệu giải pháp mang lại Thúc đẩy kết nối công ty khách hàng cách thường xuyên Tạo hình ảnh vững tâm trí khách hàng Mang lại thỏa mãn SVTH – Lê Bùi Chí Hữu Khoa – Quản Trị Kinh Doanh Khóa Luận Tốt Nghiệp 70 GVHD – TS Nguyễn Ngọc Dương khách hàng chất lượng dịch vụ công ty đồng thời có tín nhiệm từ khách hàng Hình thành nên lượng khách hàng trung thành đáng kể cho công ty, tăng doanh thu Thu hút nhiều khách hàng tiềm hơn, tạo đà cho việc tăng doanh thu tương lai 3.2 Các kiến nghị Mục đích cơng ty kinh doanh kiếm lợi nhuận cơng ty thường xun làm việc với khách hàng quen thuộc Điều làm hạn chế khả cạnh tranh công ty thị trường Vì vậy, cơng ty nên nhanh chóng tìm thêm khách hàng mới, cách không ngừng nâng cao dịch vụ thật tốt, đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng, mở rộng phạm vi hoạt động công ty, ngày nâng cao vị uy tín thương trường Ví dụ cơng ty quảng bá hình ảnh cơng ty thơng qua phương tiện thông tin đại chúng báo chí hay giới thiệu rõ nét hoạt động cơng ty website cơng ty nhịp cầu nối hữu hiệu để đưa hình ảnh công ty đến với đông đảo khách hàng biện pháp marketing hiệu Công ty nên có sách, chiến lược lâu dài giá cả, thị trường, thời gian, chất lượng… quan tâm đến nhu cầu khách hàng, giữ mối quan hệ làm ăn, thường xuyên liên lạc để nắm bắt thông tin phản hồi từ khách hàng Những sách ưu đãi giá ví dụ sách giảm giá khách hàng lâu năm khách hàng thường xuyên ký hợp đồng Đây sách thiết thực đề thu hút khách hàng Khi sách thực thi tốt cơng ty vừa đảm bảo khách hàng quen thuộc vừa thu hút khách hàng Ngồi ra, cơng ty nên quan tâm đến đời sống vật chất tinh thần cán cơng nhân viên Vì nhân tố quan trọng tác động đến thái độ làm việc tích cực giữ mối quan hệ thân thiết Tạo môi trường làm việc thật thoải mái, không áp lực với việc đưa sách khen thưởng khuyến khích để tạo động lực cho nhân viên ln nổ lực hết mình, phấn đấu hồn thành tốt cơng việc ý định gắn bó lâu dài với cơng ty Cơng ty nên có lịch phân bố làm việc cho thật phù hợp để tránh nhiều lô hàng bị trễ so với hợp đồng nhận làm uy tín cơng ty Hiện nói trang thiết bị văn phịng cơng ty trang bị tốt phương tiện chun chở cơng ty cịn hạn chế cơng ty cần đầu tư phương tiện chuyên chở Vì phương diện cơng ty cịn phụ thuộc bên ngồi nhiều Cụ thể công ty cần tăng cường trước mắt loại xe tải nhỏ, sau phát triển dần lên xe đầu kéo, mở rộng hệ thống kho bãi, bổ sung cho lượng xe có (cơng ty thường phải đóng thêm phí SVTH – Lê Bùi Chí Hữu Khoa – Quản Trị Kinh Doanh Khóa Luận Tốt Nghiệp 71 GVHD – TS Nguyễn Ngọc Dương lưu kho, lưu bãi khơng có xe vận chuyển hàng hóa làm xong thủ tục HQ) Theo tìm hiểu nhân viên cơng ty tốt nghiệp từ trường đại học, cao đẳng danh tiếng nước, nhiều kinh nghiệm công ty cần tận dụng tốt nguồn nhân lực công ty để đẩy mạnh hoạt động kinh doanh Cụ thể tạo điều kiện nhiều cho cán công nhân viên học tập nghiên cứu thông qua đợt thực tập ngắn hạn trung hạn nước ngồi nhằm nâng cao trình độ ngoại ngữ, nghiệp vụ chuyên môn kỹ ngoại thương Yếu tố thời gian yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chiến lược cạnh tranh cơng ty, muốn rút ngắn thời gian làm hàng, phối hợp chặt chẽ, hỗ trợ phòng ban thật cần thiết Một yếu tố ảnh hưởng đến trình làm hàng việc ứng tiền trước để tiến hành q trình làm hàng Vì cơng ty giao nhận nên công ty đảm nhận thực nhiều lô hàng có trường hợp nhiều lơ hàng làm lúc, công ty gặp trở ngại việc ứng trước tiền cho nhân viên làm hàng không đủ lượng tiền mặt Để khắc phục tình trạng cơng ty cần xây dựng quỹ dự phòng để dự phòng trường hợp phát sinh khơng có đủ tiền mặt phục vụ cho q trình làm hàng Phần lớn hợp đồng công ty hàng NK cơng ty cần khai thác, nắm bắt nguồn hàng nước để hỗ trợ đối tác XK nước nghiên cứu thị trường nước ngồi Điều góp phần tăng thêm uy tín cho cơng ty đồng thời làm tăng ngoại tệ cho quốc gia TÓM TẮT CHƯƠNG Trong chương đưa giải pháp để tháo gỡ hạn chế cịn tồn quy trình giải pháp việc kiểm tra áp mã HS hàng hóa; giải pháp việc chuẩn bị, kiểm tra chứng từ; giải pháp đầu tư phát triển phương tiện vận tải; giải pháp chăm sóc khách hàng Đồng thời kiến nghị đưa nhằm hoàn thiện phát triển công ty SVTH – Lê Bùi Chí Hữu Khoa – Quản Trị Kinh Doanh Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH – Lê Bùi Chí Hữu 72 GVHD – TS Nguyễn Ngọc Dương Khoa – Quản Trị Kinh Doanh Khóa Luận Tốt Nghiệp 73 GVHD – TS Nguyễn Ngọc Dương KẾT LUẬN Dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK nghề xuất Việt Nam khoảng 10 năm Người kinh doanh dịch vụ giao nhận vừa người thiết kế, tổ chức làm thủ tục liên quan đến vận chuyển hàng hóa XNK Dịch vụ phải sử dụng phương thức vận tải đường biển, hàng không, đường bộ, đường sắt Loại hình dịch vụ đưa lại việc làm cho nhiều người lao động mà không cần nhiều vốn đầu tư kỹ thuật đại Có thể nói, qui trình giao nhận hàng hóa XNK mắt xích quan trọng hoạt động XNK Sự tăng trưởng mạnh mẽ thương mại quốc tế Việt Nam phát triển nhanh chóng dịch vụ đặt doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực dịch vụ giao nhận hàng hóa trước hội thách thức khơng nhỏ Cơng Ty TNHH PCSC cịn doanh nghiệp non trẻ, khó tránh khỏi việc thiếu kinh nghiệm lĩnh vực hoạt động Lợi nhuận chủ yếu công ty phụ thuộc vào việc kinh doanh dịch vụ đại lý; dịch vụ tiềm khác gom hàng, kinh doanh kho bãi,…vẫn hạn chế Qui trình giao nhận mà cơng ty thực khơng nằm ngồi mục đích đem lại hài lịng cho khách hàng, giảm thiểu chi phí thời gian thực Tuy nhiên, thực không tồn mặt thiếu sót Hy vọng để giải cơng ty cần phải thực số giải pháp đề trên; tương lai gần với đề tài giúp công ty phát triển tốt SVTH – Lê Bùi Chí Hữu Khoa – Quản Trị Kinh Doanh Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH – Lê Bùi Chí Hữu 74 GVHD – TS Nguyễn Ngọc Dương Khoa – Quản Trị Kinh Doanh Khóa Luận Tốt Nghiệp 75 GVHD – TS Nguyễn Ngọc Dương TÀI LIỆU THAM KHẢO a Sách giáo trình chuyên khảo  GS.TS Võ Thanh Thu, Sách “Kỹ Thuật Kinh Doanh XNK” (2011), Nhà xuất Tổng Hợp TP HCM  Ths Hà Minh Hiếu, Giáo trình “Vận tải bảo hiểm” (2014), Lưu hành nội trường ĐH Công Nghệ Tp HCM  Luật thương mại 2005  Biểu thuế Xuất nhập 2015 b Các Trang Web  Luật Thương Mại, ngày 14 tháng năm 2005, Chương mục Điều 166 – 177 quy định quyền hạn, nghĩa vụ trách nhiệm bên hoạt động giao nhận hàng hóa http://moj.gov.vn/vbpq/Lists/Vn%20bn%20php%20lut/View_Detail.aspx?Ite mID=18140#Dieu_163/  Tra cứu biểu thuế NK tổng hợp http://www.customs.gov.vn/SitePages/Tariff.aspx/  Cách tính thuế NK, thuế GTGT http://ketoanthienung.vn/cach-tinh-thue-gia-tri-gia-tang-hang-nhapkhau.htm/  Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm ECUS5 – VNACCS http://thaison.vn/webs/users/ECUS5VNACCS.aspx/  Văn hướng dẫn Thuế http://www.gdt.gov.vn/wps/portal/!ut/p/b1/04_Sj9Q1MTc2MzA0MDHXj9C Pykssy0xPLMnMz0vMAfGjzOKdA72dw7zDDAws3IJcDTx9LR3DLExcD Q1CTIAKIoEKDHAARwNCsP1oyBK3B09TMx9gEpM3A0MPE2c_P08nAMNDTyNoQrwWOHnkZbqp8blWPpqeuoCAAzfpTG/dl4/d5/L2dBISEvZ0FBIS9nQSEh/  Sơ tình hình xuất khẩu, nhập hàng hố việt nam tháng 12 12 tháng năm 2014 SVTH – Lê Bùi Chí Hữu Khoa – Quản Trị Kinh Doanh Khóa Luận Tốt Nghiệp 76 GVHD – TS Nguyễn Ngọc Dương http://www.customs.gov.vn/Lists/ThongKeHaiQuan/ViewDetails.aspx?ID=7 95&Category=Tin%20v%E1%BA%AFn%20th%E1%BB%91ng%20k%C3 %AA&Group=Ph%C3%A2n%20t%C3%ADch/  Khối lượng hàng hóa qua hệ thống cảng biển Việt Nam 2014 http://www.baogiaothong.vn/hang-hai-nam-2014-tang-truong-khad92459.html/ SVTH – Lê Bùi Chí Hữu Khoa – Quản Trị Kinh Doanh Khóa Luận Tốt Nghiệp 77 GVHD – TS Nguyễn Ngọc Dương PHỤ LỤC SVTH – Lê Bùi Chí Hữu Khoa – Quản Trị Kinh Doanh ... 2.2.2 Quy trình thực dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập đường biển cơng ty TNHH PCSC 2.2.2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập cơng ty Hình 2.05 – Quy trình giao nhận hàng hóa nhập cơng ty Lập... TRÌNH BÀY LÝ THUYẾT VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 1.1 Tổng quan dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập đường biển 1.1.1 Khái niệm – vai trị hoạt động giao nhận hàng hóa nhập. .. Các bước thực quy trình 32 2.2.2 Quy trình thực dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập đường biển cơng ty TNHH PCSC 33 2.2.2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập công ty 33 2.2.2.2